TILBUDSMAPPE Firma: Driftsassistanse og akkreditert prøvetaking på renseanlegg sak 15/1995 Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Internettadresse: Kontaktperson: E-post kontaktperson: for Andebu kommune Holmestrand kommune Horten kommune Larvik kommune Sandefjord kommune Stokke kommune Tønsberg renseanlegg IKS (Oppdragsgivere og deltakere) Innhold 1. Erklæring fra tilbyder 2. Kvalifikasjonskrav 3. Kontraktsgjennomføringskrav 4. Tildelingskriterier 5. Forbehold. Bedriftshemmeligheter 7. ved innlevering av tilbudet
1. ERKLÆRING FRA TILBYDER I overensstemmelse med konkurransedokumentene, tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransedokumentene gjelder for denne konkurransen. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Vi har også signert og bekreftet følgende punkter i denne tilbudsmappen: Punkt 1: Erklæring fra tilbyder Punkt 3.1: Gjennomføringskrav Punkt 3.2: Spesielle kontraktsvilkår Punkt 3.3: Kravspesifikasjon Punkt 3.4: Kommentarer Punkt 5: Forbehold Punkt : Bedriftshemmeligheter Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud og oppfølgingen av dette, er for egen regning og risiko. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende med en vedståelsesfrist på 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. Vi er inneforstått med at avtale ikke anses inngått før den er signert av begge parter. Tilbudet vil sammen med konkurransedokumentene utgjøre en del av en eventuell avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 2 av 17
2. KVALIFIKASJONSKRAV Kravene skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, vil tilbyder bli vurdert som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-14) der tilbyder har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. For utenlandske tilbydere gjelder: Bevis for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandøren er etablert, eller i Norge. Det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt av en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemlandet. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatteattest 1 Merverdiavgiftsattest 2 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Kvalifikasjonskrav 2: Yrkesskadeforsikring og ILO Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyder følger lovbestemte krav i Norge Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Leverandøren skal dokumentere at han har gyldig yrkesskadeforsikring for alle ansatte, og gir Oppdragsgiver rett til å 3 kontrollere opplysningene. Egenerklæring ILO konvensjon 94 4 B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 3 av 17
2.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav 4: Lovlig etablert foretak Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyderen har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Norske selskap: Firmaattest fra Foretaksregisteret Utenlandske selskap: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. Bekreftes dokumentert i vedlegg 2.3 Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav 5: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har tilstrekkelig soliditet slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Følgende vil være gjenstand for vurdering: Tilbyderens soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere informasjon som anses nødvendig for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering). Dersom tilbyder har nyere regnskapstall kan dette vedlegges for å underbygge kvalifikasjonen. De nyere tallene må være signert/bekreftet skriftlig av revisor. For nyetablerte firmaer må det leveres en nyere regnskapsutskrift signert av revisor. Bekreftes dokumentert i vedlegg Tilbyder kan under gi sine kommentarer til egen økonomisk situasjon: B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 4 av 17
2.4 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav : Om kvalifikasjonskravet: Tilbyder skal ha god erfaring fra tilsvarende avtaler/oppdrag. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Oppgitte leveranser vil kunne bli kontaktet ved behov. Dersom en underleverandørs erfaring skal legges til grunn for tilbyders kvalifikasjon, må tilbyder framlegge en forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører eller legge ved tilsvarende dokumentasjon som viser at tilbyder har råderett over disse ressursene. Bekreftes dokumentert i vedlegg Kvalifikasjonskrav 7: Om kvalifikasjonskravet: Tilbyder skal ha god gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Redegjørelse for bemanning som tilbyder disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Dersom en underleverandørs gjennomføringsevne og kapasitet skal legges til grunn for tilbyders kvalifikasjon, må tilbyder framlegge en forpliktelseserklæring fra aktuelle underleverandører eller legge ved tilsvarende dokumentasjon som viser at tilbyder har råderett over disse ressursene. Bekreftes dokumentert i vedlegg Kvalifikasjonskrav 8: Akkreditering for prøvetaking av kommunalt avløpsvann Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyder at leverandør kan dokumentere akkreditering for prøvetaking av kommunalt avløpsvann ihht. NS-EN ISO/ICE 17025 og NA Dok 30a, eventuelt at det kan dokumenteres at slik akkreditering vil foreligge innen 1. januar 201 Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Akkrediteringsbevis fra Norsk Akkreditering, evt. dokumentasjon fra Norsk Akkreditering om at akkreditering vil foreligge innen 1.1.201 Bekreftes dokumentert i vedlegg 5 B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 5 av 17
3 KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSKRAV Det er satt en rekke gjennomføringskrav, spesielle kontraktsvilkår og minimumskrav til det som skal leveres som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen. Disse er listet opp her under punkt 3. Tilbyder skal signere på at kravene ivaretas. Eventuelle kommentarer til kravene gis under punkt 3.4. 3.1 Gjennomføringskrav Nr Krav 1 E-faktura Tilbyder skal kunne tilby elektronisk faktura på Elektronisk handelsformat (EHF format) eller annen standard bestemt av DIFI uten kostnad for oppdragsgiver. Beskrivelse av formatet EHF kan lastes ned hos DIFI. 2 Taushetsplikt Alle personer som er involvert i en eventuell avtale har taushetsplikt. Oppdragsgiver vil kunne kreve at taushetserklæring signeres ved eventuell kontraktsinngåelse. 3 Alminnelige kontraktsvilkår Oppdragsgivers alminnelige kontraktsvilkår skal følges. Ved avvik mellom krav satt i konkurransedokumentene og kontraktsvilkårene har konkurransedokumentene høyere rang og går foran de alminnelige kontrakts bestemmelser/vilkår. Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av gjennomføringskravene nevnt over. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte gjennomføringskravene, vil dette kunne medføre at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side av 17
3.2 Spesielle kontraktsvilkår Nr Krav 1 Priser De avtalte prisene er å anse som faste i 1 år. Prisene kan reforhandles etter 1 år, dersom det har påløpt uforutsette kostnader. Eventuelt krav om reforhandling av pris skal skje med 2 måneders varsel, kostnadsøkningen må være dokumentert. Prisendring skjer fra det tidspunkt partene er enige om ny pris. 2 Bruk av underleverandører Dersom tilbyder engasjerer underleverandører til å utføre deler eller hele omfanget av denne avtalen, er tilbyder ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. Bruk av underleverandører skal alltid godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra leverandøren Leverandør plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egneansatte, enmannsforetak, innleid arbeidskraft og krav om dokumentasjon av fagbrev inntas i kontrakter med underleverandører. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljøloven 14-12a og 14-13. Arbeidet skal utføres av leverandør og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Tilbyder skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Tilbyder skal dokumentere at majoriteten av de ansatte har fagbrev innfor sitt fagområde 3 Arbeidsvilkår Leverandør skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jfr 5 i forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Dette innebærer krav til bekreftelse på etterlevelse av ILO konvensjon nr. 94 om arbeidsklausuler i offentlige kontrakter. Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår og som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende dokumentasjon. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene og forholdet ikke er rette innen en fastsatt frist har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør og størrelsen fastsettes samme måte som i punkt 11. Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt av tilbyderen dersom han selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr. 1 000,- pr. hverdag. Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av de angitte spesielle kontraktsvilkårene nevnt over. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte vilkår, vil dette kunne medføre at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 7 av 17
3.3 Kravspesifikasjon Oppdragsgivernes renseanlegg med tilhørende antall prøveomganger fremgår av tabellen nedenfor. I de to siste kolonnene fremgår hvilke anlegg som skal ha driftsassistanse og hvilke som skal ha akkreditert prøvetaking. Oppdragsgiver Anlegg Tilknytning (antall pe) BOF5 KOF Tot-P Driftsassistanse Akkreditert prøvetaking Andebu Andebu ra 2100 12 12 12 Kodal ra Høyjord ra Torp ra 900 500 20 3 3 3 Holmestrand Holmestrand ra 9000 Horten Åsgårdstrand ra Nykirke ra Falkensten ra 800 800 2000 12 12 12 Larvik Lillevik ra Kvelde ra Hvarnes ra 43000 850 170 Sandefjord Sandefjord ra 77000 2 Stokke Vårnes ra Fossnes ra Løke ra. 8700 00 50 Tønsberg renseanlegg IKS Tønsberg ra 108000 2 2 2 Det kan bli endringer i antall oppdragsgivere, anlegg og omfang av prøvetaking. Oppgitt antall pe er omtrentlige tall og kan ikke benyttes direkte til kostnadsberegning. Larvik benytter laboratoriet ALcontrol (LabNett), de øvrige benytter Eurofins. B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 8 av 17
3.3.1 Driftsassistanse Driftsassistansen omfatter (skal være inkludert i tilbud): 1. Besøk på renseanleggene 2. Oppfølging av prøvetaking, vurdering av analyseresultater og kontakt med laboratoriet 3. Utarbeidelse av årsrapporter for renseanleggene 4. Teknisk assistanse ved henvendelser fra anleggene 5. Arrangering av fagtreff for driftsoperatører og ansatte i teknisk etat 1. Besøk på renseanleggene Et halvdagsbesøk innenfor driftsassistansen med tema drift av anlegget/anleggene. (For anlegg med akkreditert prøvetaking vil besøket kunne kombineres med besøk for internrevisjon etc.) 2. Oppfølging av prøvetaking, vurdering av analyseresultater og kontakt med laboratorie Prøveresultater skal følges opp fortløpende, tilbyder skal få oversendt kopier av analyseresultater direkte fra laboratoriet og skal ta kontakt med laboratoriet ved mistanke om feil. Det kreves at tilbyders system støtter Gurusoft Report. Tilbyder skal etter innspill fra det enkelte anlegg utarbeide forslag til prøvetakingsplan, følgebrev til laboratoriet og etiketter til flasker. 3. Utarbeidelse av årsrapporter for renseanleggene På grunnlag av driftsjournaler, driftsbesøk og utslippskontrollprøver, utarbeider tilbyder en årsrapport for hvert renseanlegg. Årsrapporten skal ha følgende hovedinndeling: 1. Sammendrag inkludert forslag til tiltak som bør gjennomføres på anlegget 2. Oppsummering av rapporteringsåret (kontrollprøver, resultater vann/slambehandling, akkreditert prøvetaking, spesielle hendelser og eventuelle forslag til tiltak). 3. Nøkkeltall for anlegget i tabellform: a. Prosessdata; prosessoppbygging, kapasitet og tilknytning til anlegget b. Resultater fra utslippskontrollen; konsentrasjon, renseeffekt og tilførsler/ utslippsmengder c. Viktige driftsparametere; vannmengder, kjemikalieforbruk, sand- og ristgodsproduksjon d. Slamkvalitet; tungmetallinnhold, næringsstoffer, hygieniske parametere 4. Grunnlag for KOSTRA-rapportering (med referanse til de ulike punktene i KOSTRAskjema) 5. Diverse vedlegg (tabeller fra Gurusoft/PVSS med detaljerte analyseresultater) Årsrapportene sendes kommunen og renseanlegget. 4. Teknisk assistanse ved henvendelser fra anleggene Spørsmål formidlet pr telefon eller e-post utenom faste besøk og oppfølging av utvalgte områder i driften etter avtale, innenfor en ramme på 10 timer pr. år pr. kommune/iks. For de anlegg som ønsker dette skal det utarbeides en enkel halvårsrapport for oppfølging (antall prøver og overholdelse av krav). Dette skal inngå i rammen på 10 timer. Arbeid utover dette inngår ikke i fast pris og skal avtales særskilt med anleggseier. 5. Arrangere fagtreff for driftsoperatører og ansatte i teknisk etat Gi tilbud om deltagelse på minimum ett årlig fagtreff med aktuelle tema for driftsoperatører og andre ansatte (deltagerne betaler kost og losji til selvkost). B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 9 av 17
3.3.2 Akkreditert prøvetaking Flere av renseanleggene har krav om akkreditert prøvetaking ihht. 14.11 i Forurensningsforskriften, se oversikt i tabellen foran. Tilbyder må dokumentere at akkreditering for prøvetaking av kommunalt avløpsvann, eventuelt at det kan dokumenteres at slik akkreditering vil foreligge innen 1. januar 201. Det vises ellers til standard NS-EN ISO/ICE 17025 og NA Dok 30a. Norsk Akkreditering (NA) godkjenner og følger opp tilbyders kvalitetssystem for prøvetaking. NA skal også godkjenne at tilbyder innehar den nødvendige kompetanse. Selve den fysiske prøvetakingen utføres av kontrahert personell på renseanlegget. Ved uttak av prøver er kontrahert personell en del av tilbyder sin organisasjon, og skal følge de prosedyrene for prøvetaking mv. som finnes i tilbyders kvalitetssystem. Tilbyder må inneha nødvendig kompetanse for å følge opp både kvalitet og teknisk ledelse under prøvetaking. Med teknisk ledelse menes den som tar det faglige ansvaret for prøvetakingen inklusiv verifiseringer, lokaliteter, utstyr, personalets kompetanse osv. I revisjoner fra NA er det tilbyder som får eventuelle avvik og som må lukke disse (renseanleggene vil selvsagt gjøre sitt beste for å etterleve kvalitetssystemet for akkreditert prøvetaking - og lover og forskrifter for øvrig - slik at det ikke blir gitt unødvendige avvik). Ved evt. skifte av akkreditert organisasjon kan ikke kvalitetssystem, rutiner og prosedyrer mv. utarbeidet av den forrige akkrediterte organisasjonen benyttes. 1. Normal årlig oppfølging for akkreditert prøvetaking (skal være inkludert i tilbud): En normal årlig oppfølging av akkreditert prøvetaking på et avløpsrenseanlegg skal dekke: Oppfølging av prøvetaking, inkl. gjennomgang av prøvetakingsjournaler Avviksbehandling for avvik rapportert inn av renseanlegget eller gitt i interne revisjoner Rapportering fra prøvetaking (enkeltrapport ved ikke godkjente prøver, halvårsrapport og årsrapport) Spørsmål/ henvendelser fra anleggene (telefon eller e-post) En årlig internrevisjon inkludert internrevisjonsrapport Rekvalifisering av kontrahert personell 2. Følgende kostnader skal legges inn i den faste prisen (skal være inkluderes i tilbud): Kostnader som NA fakturerer i forbindelse med årlig revisjon av tilbyder Kostnader tilbyder har i forbindelse med årlig revisjon fra NA: Forberedelser, revisjon og etterarbeid forbundet med lukking av avvik Oppdatering av tilbyders kvalitetssystem pga. avvik eller nye krav 3. Følgende kan komme i tillegg til normal årlig oppfølging (faktureres i tillegg) En normal årlig oppfølging innen akkreditert prøvetaking dekker ikke: Utredninger/valideringer/ombygginger på det enkelte anlegg som følge av avvik/ nye krav Utvidet oppfølging pga. endringer på anlegget (utstyr, bemanning etc.), for eksempel ekstra opplæring, ekstra internrevisjoner, utarbeidelse av notater og saksbehandling utover normal revisjonsrapport Ekstra internrevisjoner/tettere oppfølging av renseanlegg hvor internrevisjon eller revisjon fra NA har avdekket at kvalitetssystemet ikke gjennomføres godt nok Prøvetakerutstyr til bruk ved akkreditert prøvetaking herunder ekstraordinære kontroller og kalibreringer (prøvetaker, termometer osv.) B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 10 av 17
4. Opphør av akkrediteringsstatus Dersom tilbyders akkrediteringsstatus opphører, vil også kontrakten om akkreditert prøvetaking måtte opphøre. Hvor stor prisreduksjon det skal bli for gjenstående del av kontrakten (kun driftsassistanse) vil da bli gjenstand for en forhandling. Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av kravene nevnt over. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte kravene, vil dette kunne medføre at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 11 av 17
3.4 Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte punkter under kapittel 3.1 3.3 ovenfor (se nr. referanse i tabellene ovenfor): Punkt Utdypende informasjon Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av kravene nevnt over. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte kravene, vil dette kunne medføre at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 12 av 17
4. TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting % Priser 50 % Kvalitet 50 % Alle de ovenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hvert kriterie eventuelt delkriterie (eventuelt punkt der det er hensiktsmessig) vil bli gitt en karakter (0-10 som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder) etter oppdragsgivers totalinntrykk av de angitte kriteriene. Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger: Punkt Tildelingskriterier Priser Karakter Delvekt Sum Totalvekt Sum Priser 4.1 Vurdering av tilbudte priser 5 + Tillegg andre prissatte forbehold = Totalkostnad og grunnlag for 100 50 evaluering av tildelingskriteriet Kvalitet 4.2.1 Fremdriftsplan 34 4.2.2 Service og oppfølging 33 4.2.3 Tjenestekvalitet og innhold 33 Totalvurdering av tilbyderens 100 50 besvarelse av de underliggende delkriterier SUM 100 Evaluering av tildelingskriteriet Pris/Totalkostnad Prisen justert for eventuelle prismessige forhold og forbehold vil bli lagt til grunn ved evaluering. Scoren på kriteriet pris vil bli beregnet etter følgende metode: Billigste/beste tilbyder / tilbud * 10 = Score B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 13 av 17
4.1 Pris Om pris: Innenfor tildelingskriteriet pris vurderes tilbyders priser/rabatter, samt justeringer som følge av forbehold. Hvordan pris skal angis og evalueres er beskrevet i punktene under. Nr Angivelser og evaluering av pris 1 Prisangivelse Prisskjemaet i vedlegg 2 i konkurransegrunnlaget er fylt ut og vedlagt som vedlegg i tilbudsmappen. 2 Prisevaluering ved manglende prising Alle felter i prisskjema skal besvares. 4.2 Kvalitet Om kvalitet: Innenfor tildelingskriteriet kvalitet vurderes tilbyders besvarelse av følgende delkriterier: 4.2.1 Fremdriftsplan 4.2.2 Service og oppfølging 4.2.3 Tjenestekvalitet og innhold 4.2.1 Fremdriftsplan Tilbyder skal legge frem en begrunnet fremdriftsplan for oppdraget, herunder - hvor mange timer tilbyder beregner et evt. bytte til tilbyder som akkreditert organisasjon vil kreve pr. anlegg. - når overgangen til tilbyder som ny akkreditert organisasjon vil være ferdig pr. anlegg. Besvarelsen vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom ett eller flere av de nevnte punktene ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på delkriteriet. 4.2.2 Service og oppfølging Tilbyder skal beskrive hvilken grad av service og oppfølging anleggene kan forvente, det være seg tilgjengelighet og responstid på henvendelser på telefon eller mail, hvordan halvdagsbesøk tenkes gjennomført, antall deltagere fra tilbyder mv. Besvarelsen vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom punktet ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på delkriteriet. 4.2.3 Tjenestekvalitet og -innhold Tilbyder skal fremlegge CV for de medarbeiderne som skal være ansvarlig/engasjert i leveransen, og for øvrig beskrive innhold og kvalitet på tjenesten best mulig. For eksempel vil kompetanse på problematikk rundt drift av råtnetanker være viktig. Besvarelsen vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom punktet ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på delkriteriet. B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 14 av 17
5. FORBEHOLD Om forbehold: Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder skal oppgi hvilken prismessig konsekvens forbeholdet innebærer dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom linjen Konsekvens i pris ikke er fylt ut, vil oppdragsgiver legge til grunn at forbeholdet er av frivillig karakter og det derfor er fritt for oppdragsgiver å akseptere forbeholdet eller ikke. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at forbehold av vesentlig karakter vil medføre avvisning av tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold og konsekvens av forbeholdet Inneholder tilbudet forbehold: Ja: Nei: Hvis ja, spesifiser forbeholdene under. Om det ikke er plass, legges forbeholdene i et eget vedlegg. et må settes opp i henhold til malen under. Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Det bekreftes herved at forbeholdene nevnt ovenfor er en total opplisting av samtlige av våre forbehold til denne konkurransen. Underskrift: Dato Stempel og signatur B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 15 av 17
. BEDRIFTSHEMMELIGHETER Om bedriftshemmeligheter: I forbindelse med ny Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 200 nr 1 og i henhold til Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) av 10. februar 197, nr 00 med seinere endringer, kan ikke oppdragsgiver unnta tilbudene fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig. I denne forbindelse må tilbyder legge ved et komplett ferdig sladdet tilbud. Det er kun den informasjonen tilbyder anser som bedriftshemmeligheter som kan sladdes. I denne forbindelse gjøres det oppmerksom på at tilbyderens totalpris nesten alltid ikke kan unntas fra offentligheten. Tilbyderens enhetspriser er alltid unntatt offentligheten. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Det bekreftes herved at det er lagt ved et komplett ferdig sladdet tilbud i en fil/dokument. Underskrift: Dato Stempel og signatur B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 1 av 17
7. VEDLEGG 1 Skatteattest 2 Merverdiavgiftattest 3 HMS-egenerklæring 4 Dokumentasjon for yrkesskadeforsikring 5 Egenerklæring ILO konvensjon 94 Akkrediteringsbevis fra Norsk Akkreditering Foretakets siste årsregnskap Andre vedlegg fra tilbyder: B1 - Tilbudsmappe over terskel - åpent anbud - Driftsassistanse og Akkreditert prøvetaking 2015 - Engangs tjenestekjøp (131081) Revidert 11.4.2015 Side 17 av 17