Personal- og organisasjonskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 24.02.2014 12781/2014 2013/1292 610 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/29 Formannskapet 05.03.2014 Etablering av kommunalt eiendomsforetak - anskaffelse av prosjektledelse Forslag til vedtak 1. Rammen for innkjøp av prosjektledelse for etablering av kommunalt eiendomsforetak settes til kr. 1.000.000 for 2014. 2. Prosjektledelsen finansieres ved de midler som til nå er avsatt, kr. 300.000, samt en reduksjon av driftsbudsjettet på inntil kr. 700.000 i behandlingen av tertial 1. 3. Estimater over de samlede prosjektkostnader forelegges formannskapet i møte 23.4.2014. Sammendrag Vedtak om opprettelse av prosjekt for etablering av kommunalt eiendomsforetak ble fattet av bystyret i møter 31.10.2013 og 13.2.2014. Erfaringer fra andre kommuner viser at det er spesielt viktig å være oppmerksom på opprettelse, styring og drift av et nytt kommunalt eiendomsforetak. Prosjektet skal sørge for kunnskap, involvering og helhetlige vurderinger slik at det kommunale eiendomsforetaket opprettes under de beste forutsetninger. Et slikt arbeid krever prosjektlederkompetanse som kommunen ikke råder over pr. dags dato, og kommunen må derfor anskaffe slik kompetanse hos et anerkjent konsulentselskap. Rådmannen har utarbeidet et anbudsdokument for anskaffelse av prosjektledelse, godkjent av interimsstyret. Gjennom denne saken ønsker rådmannen formannskapets avklaring på dette finansieringsspørsmålet. Side66
Saksopplysninger Vedtak om opprettelse av kommunalt eiendomsforetak gjennom et prosjekt: 1. Det opprettes et kommunalt eiendomsforetak (KF) med formål om å forvalte og utvikle hele eller deler av kommunens bygnings- og eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. 2. En organisatorisk endring av ansvarsforholdene rundt eiendomsforvaltningen gjennom opprettelse av KF må ses i sammenheng med andre viktige rammevilkår for god eiendomsforvaltning. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er prosjektansvarlig, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak kan opprettes under de beste forutsetninger. 3. Rådmannen utarbeider endelig prosjektmandat som fremlegges bystyret for avgjørelse innen utgangen av 2013. Bystyret vedtok i møte den 13.2. 2.2014 bl.a. å etablere et interimsstyre for styring av prosjektet, jf. vedtak om «Opprettelse av utredningsprosjekt, kommunalt eiendomsforetak»: 1. Det opprettes et prosjekt, hvor bystyret er prosjekteier og rådmannen er sekretær for interimsstyret, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak skal opprettes. Prosjektoppstart settes til 13.02.2014. Interimsstyret skal bestå av 3 politikere. 2. Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer som bl.a. styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. 3. Prosjektet skal sørge for at alt nødvendig grunnlagsmateriale for opprettelse av foretaket er til stede, herunder formulering av vedtektene. 4. Det kommunale eiendomsforetaket stiftes og etableres innen utgangen av juni 2014. 5. Prosjektet skal sikre en god oppstart og igangsettelse av foretaket, samt hensiktsmessig kompetanseoverføring fra prosjekt til drift. Prosjektet sluttes innen februar 2015. 6. Administrasjonen søker å finne prosjektfinansiering innen driftsbudsjettet. 7. De ansattes organisasjoner involveres i arbeidet, og saken skal drøftes etter gjeldende bestemmelser. Interimsstyre er etablert og hadde sitt første møte den 21.2.2014. Interimsstyret erstatter styringsgruppen slik det i utgangspunktet er skissert i prosjektmandatet. Inntil ordinært styre for det kommunale eiendomsforetaket er på plass vil interimsstyret være ansvarlig for bl.a. å fastsette mål i prosjektet beslutte planer (milepæler og ressurser) foreta overordnede prioriteringer mht. innsats og resultater regelmessig følge opp prosjektet og tilpasse planer, milepæler og delresultater Prosjektet skal sikre helhetlige vurderinger av sentrale innsatsfaktorer som bl.a. styringslogikk, finansielle verktøy, organisering, rollefordeling, FDVU-systemer, ledelse og husleieavtaler. Et slikt arbeid krever prosjektlederkompetanse som kommunen ikke råder over pr. dags dato, og kommunen må derfor anskaffe slik kompetanse hos et anerkjent konsulentselskap. Et slikt kjøp må følge lov om offentlige anskaffelser og gjennomgå vanlige anbudsrutiner. Rådmannen har utarbeidet et forslag til anbudsdokument som ble presentert for interimsstyret den 21.2.2014. Interimsstyret godkjenner anbudets innhold med forbehold om finansiering. Anbudsdokumentet offentliggjøres på DOFFIN i løpet av uke 9 med forbehold om finansiering. Side67
Vurderinger Rammen for innkjøpet er i anbudsdokumentet estimert til mellom 600.000 og 1.000.000. Rådmannen foreslår å finansiere prosjektledelsen ved de midler som er avsatt i budsjettet, kr. 300.000, samt en reduksjon av driftsbudsjettet på inntil kr. 700.000. Rådmannen foreslår at en reduksjon av driftsbudsjettet skjer ved behandlingen av tertial 1. Interimsstyret ønsker at formannskapet tar stilling til dette finansieringsforslaget i møte 5.3.2014. Forventede samlede prosjektkostnader vil omfatte kostnader til prosjektledelse og drift av prosjektet. Rådmannen anslår grovt disse kostnadene til ca. 2.000.000 for 2014, og vil søke finansiering gjennom tertial 1-behandlingen av budsjettet. Interimsstyret vil søke behandling av samlede prosjektkostnader i formannskapets møte den 23.4.2014. Konklusjon og anbefaling Rådmannen anbefaler å finansiere prosjektledelsen ved de midler som er avsatt i budsjettet, kr. 300.000, samt en reduksjon av driftsbudsjettet på inntil kr. 700.000. Rådmannen anbefaler at en reduksjon av driftsbudsjettet skjer ved behandlingen av tertial 1. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Anbudsdokument, konkurransegrunnlag for innkjøp av prosjektledertjenester. Utrykte vedlegg: Revidert prosjektmandat Side68
Prosjektledertjenester for etablering av Bodø Kommunale Eiendomsforetak (KF) 1. Innledning Anskaffelsen følger Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Del 2 - konkurranse over nasjonal terskelverdi Kr 500 000 eks. mva. Utlyst gjennom Doffin. Oppdragsgiver er rådmann på vegne av bystyret Bodø kommune. Estimert volum: 0,6 1 mill. kr eks. mva. Estimert tidsbruk: Ca. 800-1000 timer Tilbudsfrist: 10.03.2014 kl. 14:00 Spørsmålsfrist (dersom feil/uklarheter i Frist for innsending av spørsmål er 7 dager før grunnlag): tilbudsfrist. Spørsmål skal sendes pr. e-post til primær- og sekundærkontakt. Krav til tilbudets utforming og innlevering: Tilbudet må leveres i papirutgave pr. post eller fysisk på leveringsadressen innen fristen i en lukket forsendelse/konvolutt, merket «Prosjektledertjenester Bodø Eiendom KF «. Leveringsadresse: Bodø kommune Servicetorget i Postgården Havnegata 9, 8006 Bodø Postadresse: Bodø kommune Servicetorget Postgården Pb. 319, 8001 BODØ Primærkontakt Innkjøpssjef Øystein Nilsen oystein.nilsen@bodo.kommune.no 75 59 36 05 Sekundærkontakt/administrativ kontraktspart Innkjøpsrådgiver Torstein Vik Sundsfjord torstein.vik.sundsfjord@bodo.kommune.no 75 59 36 08 1 Side69
2. TILBUDSBREV FIRMANAVN: Postadresse: Besøksadresse: Foretaksnummer: KONTAKTPERSON: Navn Ansvarsområde Telefon E-post VEDSTÅELSESERKLÆRING: Vedståelse av dette tilbud er satt til 30 dager etter tilbudsfristen.. Sted/dato:. Tilbyders underskrift 2 Side70
3. Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Ikke utestående skatter og avgifter til det offentlige Dokumentasjon vedlegges tilbudet. Skatteattest for skatt og skatteattest for mva., ikke eldre enn 6 måneder ved tilbudsfristens utløp. Skatteattest for skatt utestedes av kemneren og skatteattest for mva. utestedes av skatteetaten. Vedlegg nr: Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet HMS-egenerklæring (siste side) 4. Kravspesifikasjon: Oppdragsgiver tar forbehold om godkjenning av økonomiske rammer. Tilbydere skal ha lest gjennom vedleggene: Vedlegg 1 Vedtak i Bodø bystyre PS 14/5 Vedlegg 2 Prosjektmandatet PS 14/4 tilsendt. Bekreft lest: Forutsetninger: Tilbudt prosjektleder skal primært ha arbeidssted på rådhuset Bodø kommune i aktuell prosjektperiode, men fleksible løsninger kan avtales nærmere etter avtaleinngåelse. Tilbudt prosjektleder skal ha: Betydelig prosjektledererfaring Erfaring med selskapsetablering, fortrinnsvis kommunale foretak. Kompetanse innen FDVU Forståelse for kommunal eiendomsdrift, både strategisk og operativt Dokumenterte ferdigheter til å kunne utarbeide dokumentasjon. Dokumenterte ferdigheter til å gjennomføre presentasjoner av ulik karakter i både politiske og administrative fora. Prosjektleder bør ha: Erfaringer med styrearbeid er en fordel Gode erfaringer med relasjonsbygging Evne til å gjennomføre og drive frem nødvendige endringer Dokumenter kompetanse i egne vedlegg: CV Kort beskrivelse av punktene over 3 Side71
Presentasjon av prosjektledererfaring, kort beskrivelse av hver enkelt prosjektfase (mandat, budsjettramme og resultatet i forhold til mål). Eventuelle forbehold må klart fremkomme i tilbudet. (Forbehold som medfører at tilbudene ikke kan sammenlignes vil bli avvist.) Oppstart skal skje så tidlig som mulig, men før 1. april 2014. 5. Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekting Pris 20 % Oppdragsforståelse 20 % Kompetanse på tilbudt prosjektleder CV (formalkompetanse) 50 % Referanser på tilbudt konsulent 50 % Presentasjon av tilbudt prosjektleder Personlig egnethet 40 % 20 % 4.1 Tildelingskriterium - Pris (20 %) Prisen skal oppgis i norske kroner (NOK) og ekskl. mva. Reisekostnader faktureres etter statens satser. Timespris Kr Beregning av poeng: Beste timespris Leverandørens timespris 10 4.2 Tildelingskriterium Oppdragsforståelse (20 %) Beskriv nødvendig prosjektledelse som ligger til grunn for løsning av oppdraget. Maks 5 sider. 4 Side72
4.3 Tildelingskriterium Kompetanse på tilbudt prosjektleder (40 %) 4.3.1 CV (formalkompetanse) 50 % - Vi vil vektlegge blant annet: - CV som dekker: o Skal krav o Bør krav - Relevant høyskole på masternivå 4.3.2 Referanser på tilbudt prosjektleder 50 % For å evaluere kompetanse på tilbudt hovedkonsulent ber vi om relevante oppdrag tilbudt konsulent har gjennomført tidligere. Oppgi minst 3 referanser på relevante oppdrag siste 5 år, med kort beskrivelse (1 side). Det er ønskelig med tilgang til sluttrapport på referanseprosjekter. Det vil bli valgt ut minst en referanse som vil bli kontaktet for hver tilbyder. Bedrift Beskrivelse av oppdraget (maks 1 side) Benyttet konsulent Kontaktperson navn hos kunde Kontaktinformasjon kunde tlf. og e-post Kontaktpersonen vil bli bedt om å uttale seg om følgende: 1. I hvilken grad var dere fornøyd med leveransen? 2. Kunne dere tenkt å benytte samme konsulent for tilsvarende oppdrag i fremtiden. 4.4 Tildelingskriterium Presentasjon av tilbudt prosjektleder (20 %) Prosjektleder skal presentere o Egen CV og erfaringer o Beskrivelse av hvordan prosjektleder ser for ser å løse oppdraget Vi vektlegger formidlingsevne til aktuell prosjektleder. Bodø kommune dekker reise og timestapet for den aktuelle dagen for intervju. Vedlegg: 1. HMS-egenerklæring (neste side) 5 Side73
EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 6 Side74