Økonomireglement og budsjettfullmakter Vedtatt versjon 18. juni 2012. Eventuelle forslag til justeringer vil bli fremmet i tilleggsinnstillingen. 1 INNLEDNING Økonomireglementet samler og oppdaterer overordnede reglementer og forskrifter i Bergen, og omfatter Bergen kommunes bykasse og kommunale foretak. I budsjettfullmaktene delegerer bystyret fullmakter til politiske organ (byråd, styre i kommunalt foretak, forretningsutvalg, kontrollutvalg) til å disponere kommunens finansielle midler. Budsjettfullmaktene i Bergen kommune er utformet slik at bystyret i så stor grad som mulig blir skjermet fra detaljpregete budsjettsaker, samtidig som det ikke går ut over bystyrets behov og mulighet for tilstrekkelig kontroll av virksomheten. Bystyret vedtok i juni 2011 (B.sak 125/11) nye fullmakter til byrådet for driftsbudsjett 2012, med noen justeringer i budsjettets tilleggsinnstilling og i sak om budsjettjusteringer etter 1. kvartal 2012 (B.sak 187/12 vedtakspkt. 7). 56 2 BUDSJETTFULLMAKTER TIL BYRÅDET 2.1 Generelt Gjennom fullmaktene delegeres myndighet til å justere budsjettet innenfor eget rammeområde. Av dette følger også en plikt til å finne dekning, innenfor eget rammeområde, for budsjettjusteringer som følge av endrede forhold. Kravet til å holde budsjettrammene skal gå foran kravet til å oppfylle mål- og resultatkravene, dvs. at mål- og resultatkravene må være i samsvar med inntektsrammen, og ikke omvendt. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Budsjettendringer som er vedtatt ved delegert budsjettmyndighet, må normalt ikke binde kommunen til bevilgninger i senere års budsjetter. Dersom ikke annet fremgår av lover og reglement, kan de enkelte politiske organer foreta videredelegering. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag/kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte investeringsprosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. 2.2 Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet a. Byrådet gis fullmakt - innen sitt rammeområde - til å viderefordele til tjenester og arter det nettobudsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdene og de rammer som bystyret har vedtatt for de kommunale foretakene. For de kommunale foretakene skjer dette som følge av egne budsjettfullmakter som fastsettes av bystyret. b. Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - uten beløpsbegrensninger - innenfor en enkelt tjeneste og mellom alle tjenester som inngår i byrådets rammeområde. Fullmakten gjelder såfremt den totale nettoutgiften for det enkelte tjenesteområde på nivå 1 ikke endres. Eventuelle vedtak i byrådet om endringer mellom tjenesteområder på nivå 2, innenfor samme tjenesteområde, skal rapporteres til bystyret i tertialrapportene. Fullmakten omfatter ikke budsjettjusteringer som endrer den totale nettoutgiften for tjenesteområdene 1A Barnehage og 1B Skole, med unntak av oppveksttun. 56
c. Byrådet gis fullmakt til å gjøre de nødvendige tekniske budsjettmessige omdisponeringer mellom tjenesteområder/rammeområder i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. d. Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle artsgrupper innenfor de enkelte særbudsjetter (kommunale foretak), slik det går fram av fullmakter for foretakene vedtatt av bystyret. Denne fullmakten kan byrådet delegere. Dersom det i foretaket er budsjettert med en overføring til bykassen (et "resultatkrav"), og det i forbindelse med årsregnskapsavslutningen viser seg at foretaket - helt eller delvis - ikke vil bli i stand til å tilfredsstille dette, får byrådet fullmakt til å gjøre de nødvendige budsjettjusteringer både i foretaket og bykassen. Melding om slike budsjettjusteringer sendes bystyret i forbindelse med tertialrapporteringen. e. Byrådet har fullmakt til å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en avsetning til vedkommende formål. f. Byrådet kan vedta tilleggsbevilgninger på alle tjenesteområder når dekning skjer ved å redusere konto for tilleggsbevilgninger på tjeneste 18090 Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. (inkl. sentralt avsatte midler til dekning av lønnsoppgjør), og i forbindelse med viderefordeling av øvrige sentralt avsatte midler (til klassetallsvekst m.m.). g. Byrådet gis i driftsbudsjettet fullmakt til å fordele øremerkede tilskudd til tjenester og tiltak i tråd med de forutsetninger som ligger til grunn for den enkelte bevilgning. h. Byrådet gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenhets årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som er ført opp i driftsbudsjettet, i tråd med god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap). 2.3 Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet a. Følgende gjelder generelt (punktene b-n.) for alle delegerte investeringsfullmakter: Justeringer av investeringsbudsjettet må være fullfinansiert i årsbudsjettet Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag og kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte prosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. 57 b. Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom samtlige prosjekter/arter/sekkeposter innenfor hver enkelt tjeneste som inngår i byrådets rammeområde. c. Byrådet gis i investeringsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor sitt rammeområde for alle utgiftsarter. d. Byrådet gis fullmakt til å omdisponere investeringsmidler fra tidligere års budsjetter, mellom samtlige tjenester i byrådets rammeområde. Fullmakten er oppad begrenset til kr 20 mill. e. Byrådet gis fullmakt til å oppjustere kostnadsoverslag med inntil 10 %, og maksimalt kr 5 mill., i forhold til det kostnadsoverslag bystyret har vedtatt, mot å redusere kostnadsoverslaget for andre prosjekt tilsvarende. Bystyret skal informeres om eventuelle justeringer av kostnadsoverslagene. f. Byrådet gis fullmakt til å overføre bevilgninger fra ett prosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre prosjekter innenfor sitt rammeområde, når beløpet som overføres 57
ikke overstiger kr 20 mill. Fullmakten omfatter også fordeling fra budsjetterte sekkeposter til enkeltprosjekter innenfor et formål. g. Byrådet kan flytte poster for finansiering av investeringsprosjekter til tilsvarende poster på andre prosjekter eller tjenester, dersom dette skjer i forbindelse med budsjettendringer etter byrådets fullmakter. h. Som ledd i kommunens eierskapsforvaltning gis byrådet fullmakt til kjøp av aksjer (herunder også nytegning av aksjer) innenfor en ramme på kr 100.000 i hvert tilfelle. Fullmakten forutsetter at det kan finnes dekning ved omdisponeringer innenfor det vedtatte investeringsbudsjett, ubrukte fondsmidler eller merinntekter på investeringsbudsjettet. Alle slike aksjekjøp (og nytegning av aksjer) skal meldes til bystyret, fortrinnsvis i forbindelse med tertialrapporteringen. i. Før et budsjettbeløp kan disponeres, må byrådet ha fattet gjennomføringsvedtak med bevilgning innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. 58 j. Byrådet skal selv i forbindelse med alle investeringsprosjekter større enn kr 10 mill - gjøre avslutningsvedtak basert på prosjektregnskap i hht foregående punkt i. Byrådet kan i slike saker godkjenne overskridelser på slike prosjekt med inntil 10 % av opprinnelig kostnadsanslag, og dersom overskridelsen på prosjektet er budsjettmessig inndekket. Sluttregnskap med overskridelser utover 10 % av opprinnelig kostnadsanslag må fremmes for bystyret. k. Byrådet kan gjøre gjennomføringsvedtak for salg av fast eiendom for beløp inntil kr 100 mill. innenfor eget rammeområde. l. Byrådet gis fullmakt til å inngå de nødvendige kontrakter innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. m. Byrådet gis fullmakt til å justere investeringsbudsjettet for å skaffe budsjettmessig dekning for utgifter som skal finansieres ved bruk av øremerkede investeringsfond (bundne fonds). 3 ØVRIGE FULLMAKTER TIL BYRÅDET 3.1 Leiemål/kontrakter/leasing Ved inngåelse av kontrakter (f.eks. leiekontrakter) skal utgifter knyttet til dette ligge innenfor de totale driftsrammer for tjenesteområdene, slik disse rammene fremkommer i økonomiplanen. Byrådet kan vedta nødvendige omdisponeringer. Byrådet har fullmakt til å inngå avtaler om leasing (inkl. operasjonell leasing). Unntatt er avtaler om finansiell leasing ). 3.2 Videredelegering Byrådet gis fullmakt til å videredelegere fullmakter gitt av økonomireglement og budsjettfullmakter. 3.3 Opprettelse/inndragning av stillinger Byrådet gis fullmakt til å opprette og inndra stillinger i samsvar med økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. KRS nr 8 Foreløpig standard (F) Leieavtaler:Kap. 4 nr 1: En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. 58
3.4 Fastsetting av rentesatser Byrådet gis fullmakt til å fastsette rentesatser for utlån fra lånefondet og bykassen og for oppgjør mellom kommunens ulike virksomheter. 3.5 Bestillings- og anvisningsmyndighet Bystyret delegerer bestillings- og anvisningsmyndighet til byrådet for byrådets budsjettansvarsområde (inklusive de kommunale foretakene). Byrådet kan selv innføre ulike former for konkurranse, herunder konkurranseutsetting og fritt brukervalg, Dette gjelder på alle områder som er underlagt byrådet (B.sak. 260/11) 3.6 Finansreglement Finansreglementet inneholder Bergen kommunes vedtatte rammer og rutiner for kommunens finansforvaltning. Dette omfatter følgende områder: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens låneportefølje inkl. derivater. 3.7 Lån All innlånsvirksomhet i Bergen kommunes navn skal foretas sentralt i kommunen innenfor rammen av bystyrets lånevedtak. Dette gjelder også for innlån til lånefinansierte investeringer i kommunale virksomheter som har eget styre. Bergen Bolig og Byfornyelse KF gis fullmakt til selv å ta opp lån i Den Norske Stats Husbank og Kommunalbanken A/S til finansiering av investeringsprosjekter innenfor rammer gitt av bystyret. 4 INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN I BYRÅDET 4.1 Generelt 59 Byrådet har ansvar for at alle deler av administrasjonen administrerer i overensstemmelse med budsjettets forutsetninger, mål og resultatkrav og innenfor dets ramme. Bystyret gir ved sitt budsjettvedtak, eller andre vedtak, underliggende politiske organer fullmakt til å disponere og forplikte kommunen økonomisk. Fullmakt avgrenses av lov, forskrift, instruks og delegerte fullmakter. Av disse kan spesielt nevnes budsjettfullmaktene. Byrådet har ansvar for å føre tilsyn med kommunens økonomiforvaltning, herunder: - holde seg løpende orientert om utviklingen i de enkelte virksomheter - påse at bystyrets vedtak blir iverksatt - sørge for tilfredsstillende budsjettoppfølging - sørge for at ressursene anvendes optimalt og i tråd med kommunens overordnede mål og - aktivitetsplaner - følge opp at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 4.2 Årsbudsjett og økonomiplan Byrådet skal legge fram et forslag til årsbudsjett for kommende kalenderår og økonomiplan for de tre påfølgende budsjettår. Forslaget skal omfatte bykassen og de kommunale foretak. 59
Byrådet skal i budsjettet foreslå netto driftsrammer for tjenesteområder og rammeområder. For tjenesteområdene skal det i tillegg settes mål for virksomheten, og det skal gis en oversikt over plangrunnlaget. Bystyret presiserer at tallbudsjettet er det overordnede styringselement, og understreker at vedtatt tallbudsjett skal overholdes. Merutgifter og/eller inntektsbortfall må dekkes innenfor virksomhetenes ansvarsområder. Byrådets forslag til tallbudsjett skal bygge på politiske vedtak på overordnede planer og på aktivitetsplaner for det kommende år. Planene skal vise hvilke tiltak som skal gjennomføres og omfanget av disse. Det vises til gjeldende Planinstruks. Budsjettet skal til enhver tid være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Årsbudsjett og økonomiplan er det viktigste økonomiske styringsdokument på overordnet nivå. Styringsinformasjonen må generelt tilpasses beslutningsnivå. Generelt bør tallbudsjettet spesifiseres og reguleres slik at dette utgjør et godt nok grunnlag for rapportering av forventet økonomisk status ved årsskiftet, og perioderapportering til bystyret. 4.3 Budsjettjustering 60 Dersom det i løpet av året skjer endringer i forutsetninger, eller det foretas disposisjoner som kan føre til at enkeltposter i budsjettet endres vesentlig, skal budsjettet justeres. Byrådet skal så langt mulig, og uten at det er i strid med bystyrets mål og resultatkrav, finne dekning innenfor samme tjenesteområde. Budsjettfullmaktene gir regler for slike budsjettjusteringer. Skulle det vise seg at de endrete forutsetningene er av en slik karakter at byrådet ikke kan finne slik dekning, må forslag om inndekning fremmes for bystyret. Dette skal fortrinnsvis skje i forbindelse med tertialrapportering til bystyret. Dette gjelder både drifts- og investeringsbudsjett. Overdreven detaljjustering av budsjettet må unngås. Det presiseres at budsjettet ikke kan justeres etter årsslutt. 4.4 Rapportering Byrådet skal etter første og andre tertial legge fram for bystyret en rapport som beskriver den økonomiske utviklingen og utviklingen av tjenesteproduksjonen inkl. målrapportering, sett i forhold til tallbudsjett og aktivitetsplaner. Tertialrapportene skal inneholde en sammenstilling av justert driftsbudsjett, akkumulert driftsregnskap og driftsprognose for året. Tertialrapportene skal også gi en oversikt over regnskap, budsjett og oppfølging av investeringene og de øvrige hovedposter i investeringsbudsjettet. Parallelt med tertialrapporten skal byrådet også legge fram sak med forslag til budsjettjusteringer dersom det er oppstått forhold som byrådet ikke selv kan håndtere innenfor gjeldende fullmakter. Vesentlige endringer i budsjettets forutsetninger skal alltid rapporteres, med forslag til justering av budsjettet. I enkeltsaker - utenom tertialrapportene - skal eventuelle forslag om budsjettjusteringer være salderte. Byrådet plikter også å underrette bystyret dersom det viser seg at det vedtatte budsjettet ikke tillater en forsvarlig ivaretakelse av kommunens lovpålagte oppgaver. Det vises til gjeldende planinstruks vedtatt i bystyret 26.4.2010 - Bystyresak 110/10. En oversikt over gjeldende planer, med oppsummering av økonomiske konsekvenser, legges fram i den årlige Byproposisjonen som legges fram før sommeren. 60
4.5 Tilskudd Bystyret understreker at de bevilgninger som gis til organisasjoner o.l., er ment som et driftstilskudd for hele året. Driften må tilpasses etter tilskuddets størrelse. Tilskudd gis under forutsetning av at kommunen i nødvendig grad kan utøve kontroll med bruken av midlene, for eksempel ved innsyn i budsjett og regnskap. Det vises for øvrig til bystyrets vedtak i sak 232-06 Felles retningslinjer for budsjettering og utbetaling av tilskudd til organisasjoner. 4.6 Opprettelse/inndragning av stillinger Opprettelse og inndragning av stillinger skal være basert på økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Årsbudsjettet baseres på et anslag på antall årsverk i de respektive virksomheter. Ved eventuelle stillingsopprettelser i løpet av budsjettåret, forutsettes den enkelte virksomhet selv å skaffe varig budsjettmessig dekning. Opprettelse/inndraging forutsettes på forhånd drøftet med berørte arbeidstakerorganisasjoner, jf hovedavtalens 3-4. 4.7 Anskaffelser/innkjøp Kommunens anskaffelser skal gjøres innenfor rammer gitt i Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrifter samt følge de prinsipper som er fastsatt i Bergen kommunes innkjøpsstrategi. Dette skal sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Både bestilling og varemottak skal dokumenteres. I forkant av ethvert innkjøp skal alle virksomheter foreta en kritisk behovsanalyse og nøye vurdere de totale anskaffelseskostnadene og levetidskostnadene i forhold til virksomhetens budsjett. Med kostnader i forbindelse med anskaffelsene menes både direkte utgifter til de enkelte varer og/eller tjenester, samt alle kostnader som oppstår i forbindelse med gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. 4.8 Årsavslutning Byrådet gis fullmakt til å foreta delvise strykninger i regnskapet ved årsavslutningen i en eventuell situasjon med regnskapsmessig underskudd, kfr. forskrift om årsregnskap og årsberetning 9. Strykninger av driftsfinansiering av utgifter i investeringsregnskapet skal foretas før eventuelle avsetninger til fonds strykes. 61 Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Byrådet får fullmakt til - i forbindelse med årsavslutningen - å avsette til eller gjøre bruk av "Bufferfond pensjon" slik at det oppstår nullavvik i forhold til justert budsjett (ref. bystyresak 283-07). Det sendes ut egne retningslinjer som skal følges ved den årlige regnskapsavslutningen. 61
4.9 Årsregnskap og årsberetning Byrådet skal ved regnskapsårets slutt avgi et årsregnskap i henhold til Kommunal- og regionaldepartementets forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet viser regnskapstall i forhold til bystyrets vedtatte budsjett og justert budsjett. Årsregnskapet skal iht. lov avsluttes innen 15. februar det påfølgende år. Byrådet skal til bystyrets junimøte legge fram sak om årsregnskapet. I tilfeller der driftsregnskapet viser regnskapsmessig overskudd, skal overskuddet avsettes til disposisjonsfond, og byrådet skal i budsjettjusteringssaken som følger tertialrapport nr. 1 (i samme møte), foreslå bruk av disse midlene som her avsettes. På tilsvarende måte skal byrådet, i en situasjon med regnskapsmessig underskudd, foreslå inndekning av dette underskuddet i budsjettjusteringssaken. Byrådet skal til det samme junimøtet også legge fram Årsberetning som gjør rede for kommunens virksomhet og resultater i året i forhold til overordnede mål og aktivitetsplaner. I beretningen skal det også gis en vurdering av den økonomiske situasjonen ved årets slutt. Beretningen skal vise hvordan tjenester og tiltak er tilpasset behovene blant kommunens innbyggere. Byrådet gis fullmakt til å godkjenne regnskaper for private institusjoner som får driftstilskudd fra Bergen kommune. 4.10 Ytterligere spesifikasjon 62 Byrådet gis fullmakter til evt ytterligere nødvendig detaljering og spesifikasjon av økonomireglement, budsjettfullmakter og instrukser for økonomiforvaltningen. 62