Bokføring, fakturering og bilag 1
2015 Miniforetak AS Send gjerne dette e-heftet til andre, blogg om det eller del det i sosiale medier men pass på ikke å endre noe av innholdet før du gjør det. miniforetak.no 2
Vi går i retning av mer automatisering av bilags- og bokføringsarbeidet. Samtidig er det viktig ikke å ta for lett på denne delen av bedriften. Mange har lett for å undervurdere og nedprioritere det regnskapsmessige arbeidet. Pass på å sette av tid nok til det. Regnskapet viser nemlig hvordan det står til med økonomien i bedriften din. At det blir mer automatisering, gjør også at det er lettere å gjøre dette arbeidet selv nå, enn det var tidligere. Direkte import av opplysninger fra kontoutskrifter, forslag til kontoføring, eksport av rapporter til Altinn og mye annet gjør at også ikke-økonomer kan utføre mange av oppgavene i moderne regnskapsføring. NB! Dette betyr ikke at du skal ta lett på dette arbeidet. Det er fortsatt et omfattende regelverk å forholde seg til. 3
Det du må vurdere, er om du har lyst, tid og kunnskap nok til å gjøre dette selv i din egen bedrift, eller om du i hvert fall skal la en autorisert regnskapsfører gjøre en del av jobben, 2. hvilket system du eventuelt skal bruke for å gjøre jobben, Du kan velge å kjøpe tjenester fra en autorisert regnskapsfører til alt du har å gjøre, eller du kan ta deg av faktureringa selv og kjøpe regnskapstjenester til resten. Eller du kan bruke et nettbasert system eller et regnskapsprogram og gjøre regnskapsjobben selv. NB! Vær klar over at det er du selv/ditt firma som uansett har ansvaret for at regnskapet til sjuende og sist er korrekt. 4
Ha gode rutiner for fakturering Av: Paal Stavrum Hovedregelen når det gjelder fakturering, er at du skal sende faktura senest innen 30 dager etter at tjenesten/varen er levert. Denne regelen kom for noen år siden, og henvis gjerne til den hvis dine kunder ber deg sende fakturaen om noen måneder, «når de får penger inn på kontoen». Skattemyndighetene har neppe tenkt på din fordel av dette, men de ønsker at inntekter og kostnader skal bli registrert på riktig periode. Formelle krav til fakturaen Hvis du vil unngå bråk i en eventuell skattekontroll, bør du se til å holde deg innenfor kravene til hva en faktura skal inneholde. I dag er ikke dette noe problem. Det finnes flere tjenester som sørger for at fakturaene dine holder seg innenfor lovverket. Du kan lese mer om disse på Miniforetak.no. 5
Myndighetene krever at fakturaen/salgsdokumentet minst inneholder disse elementene: Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen. Angivelse av partene. Ytelsens art og omfang. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen. Vederlag og betalingsforfall. Eventuell spesifisering av merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Ordet Foretaksregisteret, hvis du har AS eller NUF. Dette skal skrives på norsk også hvis du fakturerer til utlandet, eventuelt med engelsk oversettelse i parentes. Det er ingen krav til hvor på dokumentet du plasserer ordet. For NUF og AS: Hovedkontorets adresse må framgå av salgsdokumentet, og hvis selskapet er under utvikling må dette også opplyses. Som nevnt: Det meste av dette sørger faktureringstjenestene for, såfremt du legger inn de riktige opplysningene om bedriften. Det er altså ingen grunn til å knote med egenutviklede fakturaløsninger. 6
Ha god kvalitet på bilagene Det er greit så lenge skattekontrollen (tidligere bokettersynet) ikke banker på døra. Da kan du tillate deg det meste. Skatteetaten selv peker imidlertid på at de ofte kommer over dårlig bilagskvalitet under sine skattekontroller. Det er for eksempel ikke lurt å skrive «Diverse arbeid» når du skal vise hva du fakturerer for. Skatteetaten opplever også at noen bedrifter legger merverdiavgift oppå salgssummen selv om bedriften ikke er registrert i merverdiavgiftsregisteret. NB! Du kan som hovedregel ikke registrere bedriften i merverdiavgiftsregisteret før du har hatt momspliktig omsetning på 50.000 kroner de siste 12 månedene (løpende 12-månedersperiode). Det handler altså ikke om kalenderår. 7
Kreditnota når du skriver feil Det kan av ulike årsaker hende at du ønsker å «nullstille» en faktura og sende en ny faktura. Det kan være hvis du har oppgitt gale opplysninger eller feil pris på den opprinnelige fakturaen. Det er da kreditnotaen kommer inn. Du kan nemlig ikke slette eller endre en faktura som allerede er produsert i systemet ditt. Denne fakturaen har fått tildelt sitt nummer, og for å unngå at nummerserien brytes, lar du faktureringssystemet produsere en kreditnota. Faktureringssystemet du bruker har ganske sikkert et valg for kreditnota eller kreditfaktura, som du bruker til å reversere den opprinnelige fakturaen. Kreditfakturaen går inn i din ordinære nummerserie og blir et bilag i regnskapet. Deretter kan du lage en ny og korrekt faktura som du sender til kunden din. 8
Bokføring Mange som driver egen bedrift engasjerer en autorisert regnskapsfører til å ta seg av bokføringa. Dette betyr ikke at du er fri alt ansvar. Det er nemlig du, eller selskapet ditt, som er ansvarlig for at regnskapet er riktig. Selv om denne delen av det å drive bedrift kan virke dørgende kjedelig, anbefaler jeg deg å snu det på hodet: Bruk regnskapet som ditt viktigste styringsverktøy. Det viser deg hva du tjener penger på, og hvor kronene går ut. Denne kunnskapen kan du bruke til å justere kursen for virksomheten din. Eller kanskje du har perfekt retning?. Resultatregnskapet og balansen Resultatregnskapet og balansen er hovedrapportene i et regnskap. Resultatregnskapet viser resultatet av det bedriften har gjort i en periode (vanligvis et kalenderår). Det viser Inntektene Kostnadene Overskudd eller underskudd Balansen sier noe om hvilke ressurser bedriften din råder over på et gitt tidspunkt, og hvordan de er finansiert. 9
Det som bedriften eier kan være finansiert på to måter: med egenkapital eller gjeld, eller en kombinasjon. Summen av eiendelene og summen av egenkapital og gjeld skal være i balanse, altså like stor. Lønnsomhet og likviditet Hvis din næringsvirksomhet ikke er egnet til å gi overskudd, vil den per definisjon ikke bli godkjent som næringsvirksomhet. Perioden før du begynner å tjene penger er likevel ikke fast bestemt. Det vil variere etter hva slags bedrift du driver. Starter du en konsulentvirksomhet, kan du tjene penger fra første dag. Hvis du investerer mye penger i et nytt produkt, vil det sannsynligvis ta (mye) lenger tid. Poenget er at din bedrift ikke har mulighet til å overleve dersom den ikke blir lønnsom etter hvert. Samtidig kan du oppleve at bedriften tilsynelatende «går så det griner», samtidig som du ikke har penger til å betale regningene som kommer. Da snakker vi om likviditet, det vil si bedriftens evne til å betale regningene som kommer inn. 10
NB! Hvis du ikke har penger til å betale regningene, kan du risikere konkurs (selv om du vet at pengene på et tidspunkt vil begynne å sildre inn på kontoen). Derfor er det nå et krav i aksjeloven at både kapitalen og likviditeten skal være tilfredsstillende ut fra bedriftens virksomhet og omfang. I tillegg til et resultatbudsjett, gjør du også lurt i å sette opp et likviditetsbudsjett, som sier hjelper deg å se hvordan kostnadene fordeler seg ut over regnskapsperioden (ofte kalenderåret). Bokføring i praksis Bokføring blir mer og mer automatisert, som vi var inne på i starten av guiden. Flere regnskapstjenester gjør det nå lettere for deg å gjøre jobben selv. Dette gjelder blant annet vår samarbeidspartner Fiken.no, som etter vår mening har tatt automatisering et langt skritt videre. Det dobbelte boholderis prinsipp ligger til grunn for bokføringa, det vil si at transaksjonen alltid skal registreres på minst to kontoer. Regnskapet er i balanse når bilagene føres med like store beløp til debet og kredit. Hvert bilag øker eller reduserer en eiendel, egenkapital eller gjeldspost. 11
Bilagshåndtering Bilagene du får når du kjøper noe til bedriften innebærer en verdi for deg. Derfor bør du sørge for å ta godt vare på dem. Selv har jeg helt gått bort fra papirbilag. Jeg får mest mulig inn digitalt. De få bilagene som kommer i form av papir, skanner jeg umiddelbart inn. Bilagene samler jeg i mapper på maskinen og i skya, slik at jeg har full kontroll på dem. NB! Det hender seg at jeg ikke ser noe poeng i å ta vare på bilag med små summer, fordi kostnaden ved å behandle dem langt overgår det jeg får igjen. Derfor forsøker jeg blant annet også å gjøre samleinnkjøp hvis det er noe jeg trenger. Dette sparer tid, og det reduserer antall bilag. Hvis du driver et enkeltpersonforetak, for eksempel, kan du ta penger ut og sette penger inn akkurat som du selv vil. Det er uansett lurt å lage bilag på privatuttakene. Dette gir bedre oversikt for den som fører regnskapet. 12
Selv har jeg denne mappestrukturen for mine bilag: 1. Ikke betalt (ubetalte fakturaer) 2. Til sending a. Bilag termin 1 i. Ordinære bilag ii. Innbetalinger iii. Kontoutskrifter/-bilag iv. Utgående fakturaer b. Bilag termin 2 osv 3. Sendt a. Bilag termin 1 b. Bilag termin 2 osv NB! Hvis du har færre enn 600 bilag i året, holder det i prinsippet å bokføre én gang per år. Har du flere, må du ajourføre oftere. Hvis du er registrert i merverdiavgiftsregisteret, må du likevel ajourføre regnskapet ditt hver tomånederstermin, såfremt du ikke søker om årlig momsoppgjør. Dette kan du søke om hvis du har mindre enn 1 million årlig i momspliktig omsetning. 13
Er du klar for å ta din bedrift noen steg videre? Klikk her for å finne ut mer Guiden du nettopp har lest, dekker bare litt av det du kan ha bruk for som driver eller eier av en liten bedrift eller som rådgiver for de minste bedriftene. Vi har lagt til rette, forenklet innhold og gjort offentlige tekster mer forståelige for de minste bedriftene siden 2005. Nå tar vi det enda lenger. Kanskje du er interessert i å ta del i dette, og høste av erfaringene vi og andre gründere har gjort. Hva om du kunne bli oppdatert på nye lover og regler a v noen utenfor det offentlige systemet? Hva om du kunne få tilgang til opplæringsvideoer, skjemamaler, fagartikler og andre ressurser skreddersydd for de minste bedriftene? Hva om du kunne være med på å bygge et kraftfullt nettverk av gründere, etablerere, næringsdrivende og bedriftseiere som alle arbeider mot de samme målene som deg? Vi vil gjerne vise deg Miniforetak PLUSS. Det er den største satsinga vi har gjort overfor de minste bedriftene i Norge. Klikk her for å se hva Miniforetak PLUSS kan gjøre for din bedrift. 14