16 / 333 1-2 Konkurransegrunnlag ANSKAFFELSE AV LEASINGBILER 2017-2020 Desember 2016 Vedlegg: - Evalueringsmatrise - HMS egenerklæring - Egenerklæring lønns - og arbeidsvilkår
1.1 Oppdragsgiver Hemne kommune v/rådmannen. Kommunen ligger i Sør - Trøndelag på grensen til Møre og Romsdal fylke, og har ca 4.200 innbyggere. Administrasjonsstedet er Kyrksæterøra med ca 2.700 innbyggere. 1.2 Kunngjøring/annonsering Konkurransen kunngjøres i Doffin 1.3 Anskaffelsens f ormål Formålet med anskaffelsen er at den skal bidra til at Hemne kommune til enhver tid har disponible kjøretøy til hjemmetjenesten og barnevern, samt administrative kjøretøyer. 1.4 Anskaffelsens gjelder Anskaffel sen omfatter levering 10 leasingbiler til Hemne kommune i 3 år fra ca 1. mars 2017. 1.5 Antall leverandører Hemne kommune vil inngå kontrakt med en leverandør. 1.6 Kontraktens varighet Leasingperioden er på 3 år fra den enkelte bil er levert. 1.7 Anskaffelsens omfang Anskaffels en er en vare -/tjenes tekontrakt med en anslått verdi på NOK 1,45 mill eks mva for avtaleperioden. 1.8 Gjennomføring av konkurransen 1.8.1 Regelverk ifm offentlige anskafelse Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser ( LOA ) og Forskrift om offentlige anskaffelser ( FOA ), som er gjeldende på utlysningstidspunktet. Da anskaffelsen ligger under EØS terskelverdi, gjennomføres konkur r ansen iht FOA del I og II. 1.8.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1, jf. 4-2, bokstav a. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud, jf. FOA 12-1(1). 1.9 Leverandørens kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, adresse, telefon og e - postadresse til tilbyderens primære kontaktperson. 1.10 Oppdragsgi vers kontaktperson Enhetsleder Teknisk, Landbruk og Miljø Magne Jøran Belsvik. Hemne kommune Epost: magne.belsvik@hemne.kommune.no Telefon: 72460324 Mobil: 41333 353 Side 2 av 8
1.11 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, oppfordres tilbyder til å rette en skriftlig forespørsel per epost til oppdragsgivers kontaktperson. Slik f orespørsel kan r ettes til oppdragsgiver inntil 5 dager før leveringsfristens utløp. Alle som har meddelt sin interesse i å delta i konkurransen i Doffin, vil få ti lsendt informasjon på lik linje gjennom meldingssystemet i Doffin. 1.12 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen leveringsfristens utløp har oppdragsgiverett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegru nnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse skal umiddelbart legges ut gjennom meldingssystemet i Doffin.. Dersom rettelsene, suppleringen eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til dette i tilbudet, vil det fa stsettes en forholdsmessig forlengelse av leveringsfristen. 1.13 Spesielle bestemmelser Forskrift om lønns - og arbeidsvilkår i off. kontrakter gjelder og det vises spesielt til 5 som omtaler krav til kontrakts klausul om lønns - og arbeidsvilkår. Egenerklæri ng vil bli krevd av den valgte leverandør 2 KRAV TIL TILBUDET 2.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudsbrev skal være signert av ansvarlig representant for leverandøren, Tilbudet skal inneholde all etterspurt dokumentasjon. Tilbyder må nøye gjennomgå konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg og redegjøre for, og besvare de spørsmål som er stilt. 2. Tilbudet skal sendes eller levers i lukket forsendelse, og skal tydelig merkes «Tilbud Lesingbiler 2017-2020 Hemne kommune». Post -/leveringsadresser «Hemne kommune, Postmottak, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra» 3. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det i samme forsendelse/leveranse vedlegges en kopi som er sladdet for det leverandøren anser som taushetsbelagte opp lysninger. 4. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. Fremlagte attester skal være på et skandinavisk språk eller engelsk. Korrespondanse i avtaleperioden skal foregå på norsk. 2.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være mottatt av oppdragsgiver innen: 13. 12.2016 kl 1200 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Alternative tilbud/deltilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Det er likevel tillatt å levere tilbud på flere biler som oppfyller kravene i kravspesifikasjonen. Side 3 av 8
2.4 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av det samlede ko nkurransegrunnlaget, skal dette klart framgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse - eller k ontr aktsbestemmelser. 2.5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (Offentleglova). Protokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem ti l l e verandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig, med unntak for opplysninger ih t Offentleglova 23, jfr. Forvaltningsloven 19b. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysninger er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem for offentlighet. 2.6 Taushetsplikt Opp dragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts - og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 01.03.2017 Side 4 av 8
3 KONKURRANSEGRUNNLAGET 3.1 Tilbudsmateriell Konkurransegrunnlag med oppgitte vedlegg Utlysning i Doffinbasen 3.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre konkurransen. Leverandørens kreditt - rating skal være på minimum A eller tilsvarende karakteren Kredittverdig. 2. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 3. Leverandøren skal ha ordnede forhold mht skatt og merverdiavgift 4. Leverandører som skal utføre arbeider i Norge, må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter 5. Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag 6. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres Dokumentasjonskrav Kredittvu rdering/rating, ikke eldre enn 6 mnd som baserer seg på siste kjente regnskapstall Firmaattest sk al levers sammen med tilbudet Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgift attest (ikke eldre enn 6 mnd) Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en signert egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og eventuelt størrelsen på denne. HMS egenerklæring Leverandøren skal levere en liste over minst 3 oppdrag som er sammenlignbare med skisserte oppdrag fra Hemne kommune fra de siste 3 år inkludert dets ve r di, tidspunkt og oppdragsgive r Det skal oppgis navn, telefonnr og e - postadresse til referanseperson hos oppdragsgiver for hver av disse. Oppdragsgiver tar forbehold om å kontakte referansepersoner. Kort beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem/ - styringssystem ELLER Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Side 5 av 8
3.3 Manglende dokumentasjon Foreligger ikke den etterspurte dokumentasjon kan tilbudet bli avvist. 3.4 Prisjustering Priser skal oppgis som en fast månedlig sum for hele kontraktsperioden, og skal ikke reguleres mtp renter, avgifter e.l. 3.5 Forhandlinger Det er ikke tillatt med forhandlinger. 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Generelt Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere, og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransekriteriet, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 4.2 Tildelingskriterier Tildeling vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på pris og kvalitet. Alle priser vil bli evaluert etter vedlagte vektingsmatrise. Kontrakt tildeles den leverandøren som oppnår høyest samlet score. Score finnes basert på vekttall etter evalu ering av den enkelte bil, der vekttall er kvalitetspoeng delt på pris per år per bil. Vekttall multipliseres med antall biler av hver type, og deretter summere samlet score for hver biltype. Kvalitet vil bli vurdert av Hemne kommune etter en besiktigelse /prøvekjøring av bilene. 5 FRAMDRIFT (KAN BLI ENDRET ) Kunngjøring i DOFFIN 02.12.2016 Tilbudsfrist 13. 12.2016 kl 1200 Evaluering og tildeling 50 Karensperiode 7 Kontraktsinngåelse Uke 51 Start leveranse 01.03.2017 Side 6 av 8
6 KRAVSPESIFIKASJON 1. Definisjon av slitasje skal legges til grunn for kontrakt om leasing. Definisjon normal slitasje Dekk som er slitt, men som har lovlig mønsterdybde. I praksis vil dette si at ved tilbakelevering av biler kan ikke leverandør kreve at kommunen bekoster nye dekk. Små bulker i dører, der lakk ikke har sprukket Småbulker i støtfanger Riper i lakkoverflaten etter vask og lignende Flassing fra lakkerte støtfangere Fargeforskjeller i lakk etter eventuelle folie/klistermerker Mindre hull og merker etter alminnelig plasserin g av mobiltelefon, internradio mv Riper i glass etter vindusviskere og isskrape, som normalt ikke krever skifte av glass Riper rundt og på håndtak Steinsprut på karosseri som normalt vil bli reparert med lakkstift/flekking Definisjon unormal slitasje Karosseriskader, herunder bulker med sprukket lakk Knust eller sprukket glass Skader der lakkering er nødvendig for å hindre rustdannelse Skader i frontrute som ikke godkjennes av Biltilsynet/takstmann Skader på innredning og seter av mer alvorlig karakter enn nevnt ovenfor 2. Pris : Pris skal være en fast månedlig pris eks mva i hele avtaleperioden. Alle kostnader med servicer, herunder oljeskift, og eventuelt reparasjoner som ikke skyldes leier skal være inkludert i pris tilbudet. Det samme gjelder årsavgi ft, faktureringsutgifte r, toll, tilbakelevering av bil, klargjøring for videresalg m.v 3. 4. 5. Fakturering: Fakturering skal skje etterskuddsvis og ikke oftere enn hver måned. Betalingsfrist minimum 20 dager, og faktura skal ikke inneholde gebyrer eller andre tillegg ut over det som måtte framgå av konkurransegrunnlaget. Levering - / hentebetingelser: Levering og henting skal være vederlagsfritt Kyrksæterøra. Annet som skal inkluderes i tilbud Henting/bringing ved reparasjon av leasingbiler når reparasjon/skade skyldes leier. Prisen spesifiseres per henting/bringing. Pris pr km for kjøring utover avtalt distanse. Side 7 av 8
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Alternativ bil: Leverandør skal stille alternativ bil til disposisjon ved verkstedopphold. Bil som minimum tilsvarer spesifikasjonen, skal stilles til disposisjon. Dette gjelder verkstedopphold som skyldes service/garantireparasjoner, eller reparasjoner eter skader. Bilen e skal leveres/hentes på Kyrksæterøra, om ikke annet blir avtalt. Dekkskifter: Nødvendige dekkskifter utføres av leverandør Forsikring: Ansvar -/kaskoforsikring holdes av Hemne kommune, gjennom kommunens forsikringsselskap for tiden KLP. Levering : Det er ønskelig at biler kan leveres innen 1. mars 2017. Det er et absolutt krav at biler kan leveres innen 1. april 2017 Det skal angis tidligste l everansetidspunkt på tilbudsskjema Felles obligatoriske krav til kjøretøy/leveranse: Kun fabrikknye biler er aktuelle Skal være minimum ha 5 seter og være registrert for minimum 5 personer Skal ha firehjulsdrift Skal leveres med 4 stk sommerdekk og 4 stk vinterdekk med pigg Skal ha lydanlegg med DAB radio Skal ha handsfree funksjonalitet med bluetooth op pkobling mot Android og Apple Skal ha k limaanlegg Skal ha gummimatter foran og bak, samt i bagasjerom Skal ha e lektrisk motorvarmer, kupevarmer og batterilader med støpsel i bilens front. Skal ha r yggekamera Skal kunne merkes med kommunens logoer på framdø rer på begge sider. Motor/drivstoff: Følgende alternativer er aktuelle bensin/diesel/hybrid/plugin hybrid. Rene elektriske kjøretøy aksepteres ikke, da bilene har en beredskapsrolle. Miljø: Alle biler skal tilfredsstille miljøkrav som stilles til den aktue lle kjøretøytypen av norske myndigheter. Sterkt ønskelig med høy bakkeklaring (vil tillegges vekt i kvalitetsvurdering) Krav til biler hjemmetjenesten /ergo/psykiatritjenesten/administrative ( 8 stk) i tillegg til felles obligatoriske krav Samme type bil benyttes for alle kjøretøyer innenfor denne kategorien Kjørelengde 30.000 km per år Krav til vaktbil hjemmetjenesten ( 1 stk) i tillegg til felles obligatoriske krav Skal ha høy bakkeklaring, og være en større stabil type bil som er godt egnet til å ta s eg fram på dårlig vei på dårlig føre (type SUV eller tilsvarende) Kjørelengde 40 000 km per år. Krav til bil barnevern (1 stk) i tillegg til felles obligatoriske krav Sterkt ønskelig med integrerte barneseter (vil tillegges vekt i kvalitetsvurdering) Skal ha plass til sammenslått bag - barnevogn med hjul påmontert i bagasjerom. Kjørelengde 30 000 km per år Side 8 av 8