VIKARTJENESTE SYKEPLEIERE

Transkript

1 15/ Konkurransegrunnlag ANSKAFFELSE AV VIKARTJENESTE SYKEPLEIERE (2020) Januar 2016 Vedlegg: - Tilbudsskjema - HMS egenerklæring - Kontrakt

2 1.1 Oppdragsgiver Hemne kommune v/rådmannen. Kommunen ligger i Sør-Trøndelag på grensen til Møre og Romsdal fylke, og har ca innbyggere. Administrasjonsstedet er Kyrksæterøra med ca innbyggere. 1.2 Kunngjøring/annonsering Konkurransen kunngjøres i Doffin 1.3 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er at den skal bidra til at Hemne kommune til enhver tid og herunder i skolens ferier - har tilgang til den bemanning som er nødvendig for å sikre forsvarlig og lovlig drift enhet for Pleie og omsorg. 1.4 Anskaffelsens gjelder Anskaffelsen omfatter levering av sykepleiere til pleie og omsorg i Hemne kommune. 1.5 Antall leverandører Dersom det er tilstrekkelig antall egnede tilbydere og tilbud, vil oppdragsgiver inngå avtale med inntil 3 leverandører. 1.6 Kontraktens avropsregler: Vinneren av anbudskonkurransen får førsteretten til oppdragene. Dersom ikke vinneren kan levere avrop innen angitte frister, skal leverandør nr 2 tilbys oppdragene. Dersom heller ikke nr 2 kan levere avrop innen angitte frister, skal leverandør nr 3 tilbys oppdragene. 1.7 Kontraktens varighet Rammeavtalen har en varighet på 2 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil ytterligere 2 år. 1.8 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen har en anslått verdi på NOK 3,8 mill eks mva for avtaleperioden. Det anslåtte behovet er på ca 1800 timer per år i avtaleperioden. Behov er kun veiledende, og ikke forpliktende for oppdragsgiver. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av vedlagte kravspesifikasjon. 1.9 Gjennomføring av konkurransen Regelverk ifm offentlige anskafelse Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. Denne anskaffelsen gjelder en uprioritert tjeneste. FOA del I og II, samt 17-3 og 18-4 i del III kommer således til anvendelse Regelverk ifm med arbeidsmiljø Anskaffelsen er omfattet av AML 2-2 (1) b) om at innleier og utleier skal samarbeide for å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø for innleide arbeidstakere. Anskaffelsen er også omfattet av AML a) Likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår ved utleie fra bemanningsforetak b) Opplysningsplikt og innsynsrett ved leie av arbeidstaker fra bemanningsforetak c) Solidaransvar for innleier

3 1.9.3 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1, jf. 4-2, bokstav a. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud, jf. FOA 12-1(1) Leverandørens kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, adresse, telefon og e-postadresse til tilbyderens primære kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson Enhetsleder Teknisk, Landbruk og Miljø Magne Jøran Belsvik. Hemne kommune Epost: magne.belsvik@hemne.kommune.no Telefon: Mobil: Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, oppfordres tilbyder til å rette en skriftlig forespørsel per epost til oppdragsgivers kontaktperson. Slik forespørsel kan rettes til oppdragsgiver inntil 7 dager før leveringsfristens utløp. Alle som har meddelt sin interesse i å delta i konkurransen i Doffin, vil få tilsendt informasjon på lik linje gjennom meldingssystemet i Doffin Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen leveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse skal umiddelbart legges ut gjennom meldingssystemet i Doffin.. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til dette i tilbudet, vil det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av leveringsfristen Spesielle bestemmelser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i off. kontrakter gjelder og det vises spesielt til 5 som omtaler krav til kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår. Egenerklæring vil bli krevd av den valgte leverandør

4 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudsbrev skal være signert av ansvarlig representant for leverandøren, Tilbudet skal inneholde all etterspurt dokumentasjon. Tilbyder må nøye gjennomgå konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg og redegjøre for, og besvare de spørsmål som er stilt. 2. Tilbudet skal primært sendes pr. e-post til Format for elektronisk tilbud skal være PDF eller Microsoft Office standard filformat. 3. Alternativt kan tilbudet sendes pr post/leveres til: Hemne kommune, Postmottak, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra 4. E-posten/konvolutt merkes «Tilbud Vikartjeneste Sykepleiere Hemne kommune» 5. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. Fremlagte attester skal være på et skandinavisk språk eller engelsk. Korrespondanse i avtaleperioden skal foregå på norsk. 3.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være mottatt av oppdragsgiver innen: kl 1200 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Alternative tilbud/deltilbud Alternative tilbud eller tilbud på deler av oppdraget vil ikke bli akseptert. 3.4 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av det samlede konkurransegrunnlaget, skal dette klart framgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Tiltak mot sosial dumping Tiltak mot sosial dumping (herunder forbud mot bruk av underleverandører, bestemmelser som regulerer trekk i lønn samt faktura med lønnsinformasjon) fremgår av kravspesifikasjonen. Forbehold i forhold til disse bestemmelser anses som vesentlige. 3.5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (Offentleglova). Protokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig, med unntak for opplysninger iht Offentleglova 23, jfr. Forvaltningsloven 19b.

5 Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysninger er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem for offentlighet. 3.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Tilbudsmateriell Konkurransegrunnlag med oppgitte vedlegg Utlysning i Doffinbasen 4.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre konkurransen. Leverandørens kreditt-rating skal være på minimum A eller tilsvarende karakteren Kredittverdig. 2. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 3. Leverandøren skal være et godkjent bemanningsbyrå 4. Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne 5. Leverandøren skal ha ordnede forhold mht skatt og merverdiavgift Dokumentasjonskrav Foretakets siste årsregnskap Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 mnd som baserer seg på siste kjente regnskapstall Firmaattest skal levers sammen med tilbudet Attest for registrering i Arbeidstilsynets register for godkjente bemanningsbyråer skal leveres sammen med tilbudet. Leverandøren skal redegjøre for sin gjennomsnittlige arbeidsstyrke innenfor fagområdet sykepleie i løpet av de siste tre år Leverandøren skal redegjøre for hvordan rekruttering av personell opp mot dette oppdraget vil bli gjennomført. Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgift attest (ikke eldre enn 6 mnd) Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert

6 6. Leverandører som skal utføre arbeider i Norge, må oppfylle de krav til helse, miljø og sikkerhet som norske myndigheter til enhver tid fastsetter 7. Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag 8. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres 9. Leverandøren skal ha et system for å forbygge og unngå brudd på bestemmelser i AML som regulerer vikarens arbeids- og hviletid 10. Vikarene skal være ansatt i det byrået oppdragsgiver har avtale med (juridisk enhet). avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike attester, må leverandøren fremlegge en signert egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og eventuelt størrelsen på denne. HMS egenerklæring Leverandøren skal levere en liste over minst 3 oppdrag som er sammenlignbare med skisserte oppdrag fra Hemne kommune fra de siste 3 år inkludert dets verdi, tidspunkt og oppdragsgiver Det skal oppgis navn, telefonnr og e- postadresse til referanseperson hos oppdragsgiver for hver av disse. Oppdragsgiver tar forbehold om å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal beskrive virksomhetens organisering, med særlig vekt på ledelse, planlegging, gjennomføring og sluttføring av oppdrag. Timelisteføringsrutiner fremlegges. Det skal fremgå av timelisteføringsrutinene at vikar er forpliktet til å føre timer på daglig basis samt til å legge inn sin turnus straks den foreligger. Det skal også framgå hvordan varsel sendes til utleier, oppdragsgiver og den enkelte vikar dersom timelisteføring indikerer brudd på bestemmelser i AML Leverandør skal bekrefte at det ikke vil bli brukt underleverandører, og at vikarene vil være ansatt i det byrået oppdragsgiver har avtale med (juridisk enhet)

7 4.3 Underleverandører Oppdragsgiver vil presisere at det ikke er tillatt at vikarene er ansatt hos underleverandører. Vikarene skal være ansatt i det byrået oppdragsgiver har avtale med (juridisk enhet). Dette er et tiltak for å minske faren for sosial dumping, og som gjør at oppdragsgiver har en reell mulighet for å føre kontroll. 4.4 Manglende dokumentasjon Foreligger ikke den etterspurte dokumentasjon kan tilbudet bli avvist. 4.5 Prisjustering Oppgitt administrasjonsgebyr er per og står fast fram til Deretter reguleres administrasjonsgebyret en gang årlig, første gang med endring i konsumprisindeksen. Basis for prisregulering er konsumprisindeks per Forhandlinger Det er ikke tillatt med forhandlinger. 5 TILDELINGSKRITERIER 5.1 Generelt Kommunen vil inngå rammeavtale med de inntil 3 leverandørene som er inngir lavest administrasjonsgebyr. 6 FRAMDRIFT (KAN BLI ENDRET) Kunngjøring i DOFFIN 28. januar 2015 Tilbudsfrist 26. februar 2016 kl 1200 Evaluering og tildeling Uke 9 Karensperiode 14 dager Kontraktsinngåelse Uke 12 Start leveranse

8 7 KRAVSPESIFIKASJON 1. Generelle krav: Alle tjenester som leveres innenfor avtalen skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter på området og av ansatte som har den nødvendige faglige kompetanse og kvalifikasjoner for å utføre tjenesten. 2. Pris: Hemne kommune skal faktureres en timepris per netto time levert sykepleiervikar ved Hemne helsesenter. Timepris til oppdragsgiver = KS tariff timelønn * 1,3 + administrasjonsgebyr (der faktoren 1,3 tar høyde for sosiale utgifter) Administrasjonsgebyret skal være per netto time levert sykepleiervikar ved Hemne helsesenter. Timebetaling beregnes fra det tidspunkt vikaren møter opp på tjenestestedet. Alle indirekte kostnader som administrasjon, opplæring, transport, kost og lignende, skal være regnet inn i dette administrasjonsgebyret. Fakturering av kostnader utover administrasjonsgebyr aksepteres ikke. Det er kun administrasjonsgebyret eks mva per time (i NOK) som skal oppgis i tilbudet. 3. Krav til bestilling og leveranse: Ved bestilling før kl 1200, må leverandør må kunne levere etterspurt tjeneste innen 2 dager etter bestilling. Bestilling skal gjøres på norsk. Tilbyder skal bekrefte mottatt bestilling umiddelbart, og senest innen 30 minutter. Hvis oppdragsgiver ikke mottar slik bekreftelse, kan oppdragsgiver henvende seg til neste leverandør. Tilbyder skal sende ordrebekreftelse, navn og CV på vikar til oppdragsgiver innen 3 timer der det er behov for leveranse 2 til 4 dager etter bestilling, og innen 24 timer der det er behov for leveranse mer enn 4 dager etter bestilling. Bestilling skal kunne skje via én e-postadresse og ett telefonnummer. Respons til oppdragsgiver skal gis både på e-post og sms, alternativt fasttelefon dersom oppdragsgiver krever det. All kommunikasjon skal foregå primært på norsk, sekundært på annet skandinavisk språk. 4. Avbestilling: Absolutte minstekrav: For kortere oppdrag (inntil 7 dager) 24 timer før oppmøte For lengre oppdrag (utover 7 dager) 48 timer før oppmøte

9 5. Krav om opplæringsvakter: Med opplæringsvakt menes at vikaren får opplæring av oppdragsgiver, som inneholder ett eller flere av følgende element: Opplæring i sikkerhetsrutiner, spesielle arbeidsoppgaver, spesielt utstyr eller særlige forhold, som er nødvendige for å være i stand til å utføre vikariatet tilfredsstillende. På opplæringsvaktene skal vikaren komme i tillegg til ordinær bemanning. Oppdragsgiver definerer opplæringsbehovet, og gir opplysninger om dette ved bestilling. Tilbyder skal dekke utgifter for inntil to opplæringsvakter pr oppdrag, avhengig av oppdragets lengde og kompleksitet: For oppdrag av minimum én ukes varighet kan oppdragsgiver kreve inntil én opplæringsvakt. For oppdrag av to ukers varighet kan oppdragsgiver kreve inntil to opplæringsvakter. Oppdragsgiver og tilbyder kan avtale kortere opplæringstid, dersom oppdragsgiver finner dette hensiktsmessig. 6. Utbytting av personell: Tilbyder kan ikke bytte ut vikaren i oppdragsperioden, med mindre det foreligger særskilte forhold som sykdom hos vikaren eller lignende. Ved slikt fravær hos formidlet vikar, forplikter leverandøren å skaffe ny vikar til oppdraget. Hvis ny vikar har behov for opplæring, skal tilbyder betale dette Reise og bosted: Tilbyder må selv organisere reise og bosted for sine vikarer. Disse utgiftene skal inkluderes i administrasjonsgebyret. Kommunens vaktsykluser: Oppdragsgivers virksomheter er døgnkontinuerlige. Turnusplaner vil variere for den enkelte virksomhet. Det er et krav at innleid personell følger norsk arbeidsmiljølov i henhold til arbeidstid og det enkelte arbeidsteds turnusplaner

10 9. Lønns og arbeidsvilkår. Leverandøren plikter minst å gi sine ansatte lønns- og arbeidsvilkår som gjelder hos oppdragsgiver (kunden), jf. arbeidsmiljøloven a, - 10 og Hovedtariffavtalen i KS kapittel , kapittel 3.4, 3.6 og 3.7, kapittel 4 med vedlegg 1, 4 B og 4 C, kapittel 5 pkt. 5.0 og 5.1 og kapittel 6, samt særavtalene i KS-tariffområde. Leverandøren skal sørge for at de ansatte hos leverandøren, når de utfører oppdrag for innleier (kunden), får/har: Har arbeidstid etter Hovedtariffavtalen 4 og Arbeidsmiljølovens kapittel 10 Får lønn som om vedkommende er ansatt hos kunden, samt ulike ulempetillegg etter Hovedtariffavtalen kap. 1 5 og overtidsgodtgjørelse etter Hovedtariffavtalen kap. 1 6 Ferie og feriepengegodtgjørelse etter Hovedtariffavtalen kap. 1 7 (den femte ferieuke) Forskutterte fulle sykepengerettigheter og svangerskapsfødselspermisjonsrettigheter etter Hovedtariffavtalen kap. 1 8 Lønn under avtjening av verneplikt etter Hovedtariffavtalen kap. 1 9 Gruppelivsforsikring etter Hovedtariffavtalen kap Erstatning ved yrkesskade, yrkesskadesykdom etter Hovedtariffavtalen kap.1 11 Permisjon etter Hovedtariffavtalen kap Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren dokumenterer hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte har. Oppdragsgiver har rett til innsyn i relevante dokumenter, som timelister og lønnsslipper. Oppdragsgiver har rett til å foreta andre undersøkelser for å gjennomføre kontroll med at kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Kunden har rett til å foreta meldte og uanmeldte besøk hos leverandøren med hensyn til kontroll knyttet til om overnevnte bestemmelser er oppfylt. Dersom oppdragsgiver som følge av solidaransvaret fra 1. juli 2013 må utbetale forfalt lønn og feriepenger til innleid arbeidstaker har oppdragsgiver en regressrett overfor bemanningsbyrået. Ved manglende oppfyllelse av denne bestemmelse påløper en dagsmulkt for hver dag frem til forholdet blir rettet av leverandøren. Dagsmulkten utgjør 5 prosent av det samlede vederlag som skal betales av det enkelte avrop/kjøp. Samlet sum skal ikke overstige 100 prosent av vederlaget. I tillegg presiseres følgende: Oppdragsgiver tillater ikke at vikarer blir trukket i lønn utover skatt, pensjon, evt erstatninger for skade eller tap og evt fagforeningstrekk. Det presiseres at trekk i lønn som er forbundet med tilbakebetaling av gjeld (gjeldsordning), barnebidrag og tilbakebetaling av andre skatter/avgifter til det offentlige er tillatt. Tilbakebetaling av gjeld (gjeldsordning) o.l er å forstå som en form for påleggstrekk. Vikarens brutto timelønn skal klart framgå av ordrebekreftelse og faktura. Vikarens lønnsslipp som skal være på et skandinavisk språk eller engelsk skal inneholde tilstrekkelig informasjon til enkelt å kunne fastslå at vikaren er likebehandlet i henhold til AML a herunder vikarens bruttolønn i NOK, alle trekk (eksplisitt, slik at det fremgår at innleiers trekk-praksis etterleves), feriepengegrunnlag samt vikarens nettolønn i NOK. Timelønn skal oppgis i NOK og valuta dato og valuta kurs skal framgå av vikarens lønnslipp om lønnsutbetaling ikke skjer i NOK.

11 Autorisasjon: Alle vikarer skal være autoriserte sykepleiere i Norge i henhold til norske lover og regler. Det er et krav at tilbyder fremlegger autorisasjonsstatus og HPR-nr (ID nummer) for helsepersonell som "leveres" oppdragsgiver. Ordrebekreftelse og timelister som fremlegges skal inneholde: Vikarens HPR-nr. Dato (som skal være identisk med dokument-dato) og klokkeslett for autorisasjonsforespørsel mot HPR-registeret i Autorisasjonsregisterets svar Språk: Alle vikarer skal beherske det norsk, skriftlig og muntlig, tilsvarende norskprøve B2. Oppdragsgiver skal gis anledning til å ringe vikarer for å kontrollere deres språkferdigheter. Vikarer som etter oppdragsgivers vurdering ikke oppfyller kravene til språkkunnskaper kan avvises gjennom dialog med leverandør. Politiattest: Alle vikarer skal kunne legge fram politiattest av nyere dato. Taushetsplikt: Vikarer skal signere oppdragsgivers erklæring om taushetsplikt ved oppdragets oppstart Vaksinasjoner: Det stilles krav om at innleid helsepersonell skal kunne forelegge gyldig vaksinasjonsattest for tuberkulose der dette er aktuelt. For vikarer til sykehjem skal det foreligge gyldig MRSA-test der dette er aktuelt. Leverandør skal beskrive sine rutiner for å sikre gyldige vaksinasjoner. Kontraktsansvarlig: Leverandøren skal utpeke én kontraktsansvarlig for avtalen i avtaleperioden. Fakturering: Timelister skal alltid være vedlagt faktura Faktura skal leveres i elektronisk handelsformat (EHF-format) Fakturering skal skje 1 gang per måned, med betalingsfrist 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt av oppdragsgiver. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg, utover eventuelle forsinkelsesrenter i medhold av norsk lov dersom oppdragsgiver oversitter betalingsfrist.