KONKURRANSEGRUNNLAG Sikkerhetsstudie for innlandshelikoptre 1
Innholdsfortegnelse 1. Generell beskrivelse... 3 1.1. Oppdragsgiver... 3 1.2. Studiens formål og omfang... 3 1.3. Krav til tilbyder... 3 1.4. Lønns- og arbeidsforhold... 4 1.5. Referanser... 4 1.6. Ansvar for underleverandører... 4 2. Generelle bestemmelser... 4 2.1. Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2. Anbudsprosessen... 5 2.2.1. Kunngjøring... 5 2.2.2. Tilleggsopplysninger... 5 2.2.3. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget... 5 2.2.4. Tilbakekallelse eller endringer i innsendte tilbud... 5 2.2.5. Absolutte krav til innlevert materiale... 5 2.2.6. Forbehold fra konkurransegrunnlaget... 6 2.2.7. Alternative tilbud... 6 2.2.8. Tilbud på deler av oppdraget... 6 2.2.9. Innlevering/Frist... 6 3. Kvalifikasjonskrav (ufravikelige og obligatoriske)... 7 3.1. Krav: attester, erklæringer... 7 3.2. Krav: Sikkerhetsstudie for innlandshelikoptre... 8 3.3 Krav: Erfaring... 8 4. Kriterier for valg av tilbud... 8 4.1. Pris... 8 4.2. Gjennomføring... 8 5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 9 5.1. Tilbudsåpning... 9 5.2. Avvisningsgrunner... 9 5.3. Vedståelsesfrist... 9 5.4. Språk... 9 2
1. Generell beskrivelse 1.1. Oppdragsgiver Flysikkerhetsforum for operatører av innlandshelikoptre (heretter forkortet til FsF) ble etablert i mai 2009 for å sette fokus på sikkerhet for innlandshelikoptre. Forumet skal være en pådriver overfor myndigheter, kundegrupper og operatører i saker som kan fremme sikkerheten for innlandshelikoptre. Geir Hamre, seksjonssjef Operativ helikopter i Luftfartstilsynet (LT), er utpekt av Luftfartsdirektøren som leder av FsF. Alle selskap med tillatelse til å drive kommersiell virksomhet med innlandshelikoptre er invitert til å stille med medlemmer i FsF. I tillegg er et medlem representant for privatflygermiljøet. 1.2. Studiens formål og omfang Kommersiell virksomhet med innlandshelikoptre i Norge drives av ca 20 forskjellige selskap med godkjenning av Luftfartstilsynet. Bransjen har dessverre blitt rammet av mange alvorlige ulykker. Sikkerhetsarbeid rettet mot innlandshelikoptre er derfor en prioritert oppgave for Luftfartstilsynet. Derav opprettelsen av FsF i 2009. Innlandsoperasjoner med helikoptre er komplekse og med stor variasjon. Det er noen få store og mange små operatører. Disse har varierende økonomisk styrke. Det er mange forskjellige helikoptertyper med forskjellige bruksområder og ytelser, som brukes for oppdragene. Flygernes erfaringsnivå er også svært varierende. Sikkerhetsstudier for innlandsoperasjoner med helikoptre har aldri blitt gjennomført i Norge. Denne studien blir derfor den første i sitt slag. FsF ønsker å få kartlagt helikopteroperasjoner for innlandet i Norge. Formålet er å belyse risikoområder og komme med tilrådninger for å forbedre sikkerheten basert på resultater av studien. Studien skal estimere fremtidig sikkerhetsnivå og analysere effekt av tiltak. FsF har nedsatt en styringsgruppe som vil følge opp status og fremdrift på prosjektet. 1.3. Krav til tilbyder Tilbyder plikter å gjennomgå dette konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, og leveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra FsF for feil eller unnlatelser fra leverandørens side. Oppdages feil eller uklarheter i konkurransedokumentene, skal tilbyder opplyse FsF om dette. Dersom FsF ber om det, skal tilbydere som ikke får kontrakt returnere alle mottatte dokumenter. Videre pålegges tilbyder i slike tilfeller å makulere eventuelle kopier av utsendt grunnlagsmateriale. 3
1.4. Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandørens ledelse har ansvaret for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen inntil det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på forespørsel fremlegge dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. 1.5. Referanser FsF vil inngå avtale med en forskningsorganisasjon som har relevant erfaring med sammenlignbare studier, og høy serviceinnstilling. Leverandøren må være pålitelig, ha høy faglig kompetanse og være effektiv. Vi ber tilbyder om å oppgi minst tre referanser for sammenlignbare studier, med navn på kunde, navn på kontaktperson og kontaktpersonens e-postadresse og telefon. FsF forbeholder seg retten til å avvise tilbud fra tilbydere som ikke gjennom referanser og/eller ved besøk, overbeviser om at kravene ovenfor i første avsnitt er oppfylt. 1.6. Ansvar for underleverandører Dersom leverandøren skal bruke underleverandør til tjenesten, skal denne tilfredsstille de samme kvalitetskrav som leverandøren. Leverandøren står ansvarlig for arbeid som utføres av underleverandør på samme måte som for egne ansatte. 2. Generelle bestemmelser Anbudet følger Lov om offentlige anskaffelser (lov 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402). 2.1. Anskaffelsesprosedyre Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Tilbyderne må således gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp da det etter tilbudsfristen ikke er lov til å endre tilbudene. Tilbyderne er også ansvarlige for at tilbudet ikke inneholder uklarheter og forbehold som kan medføre avvisning. 4
2.2. Anbudsprosessen 2.2.1. Kunngjøring Anbudsinnbydelsen og konkurransegrunnlaget er kunngjort på DOFFIN/TED. 2.2.2. Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger pr e-post til gha@caa.no eller mki@caa.no. Tilsvarende dersom grunnlaget har mangler eller uklarheter som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting osv. Spørsmålene må være mottatt senest 10 virkedager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte fristen vil ikke bli besvart. Eventuelle spørsmål/henvendelser blir besvart gjennom DOFFIN/TED. Det blir således ikke sendt svar til den enkelte tilbyder direkte. All korrespondanse påføres DocuLive ref.: 201104293 Tilbud sikkerhetsstudie for innlandshelikoptre 2.2.3. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget FsF forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til anbudsfristens utløp. Hvis suppleringer/endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til disse ved utarbeidelsen av tilbudet, vil anbudsfristen bli forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil bli skriftlig meddelt samtlige tilbydere gjennom DOFFIN/TED. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. 2.2.4. Tilbakekallelse eller endringer i innsendte tilbud Eventuelle tilbakekallelser eller endringer i tilbudet før anbudsfristens utløp, må være kommet frem til mottaker på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av anbudsfristen for å være gyldige. Tilbakekallelser og endringer skal skje skriftlig, og endringer av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud. 2.2.5. Absolutte krav til innlevert materiale Tilbudet skal leveres i henhold til disposisjonen nedenfor. Rekkefølgen i tilbudet skal være i henhold til kapitteldisposisjonen under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Kapitteldisposisjon: 1. Tilbudsbrev, datert og undertegnet av tilbyder. a. Tilbudsbrevet skal være datert og undertegnet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som har fullmakt til å forplikte tilbyder i henhold til firmaattesten, bør tilbyder vedlegge fullmakt. 5
b. I tilbudsbrevet skal det gis en oppsummering av hovedtrekkene i tilbudet. Videre skal det angis om eventuelle forbehold/avvik som er tatt. 2. Prisspesifikasjon 3. Fremdriftsplan/milepeler/møteplan med styringsgruppe. 4. Dokumentasjon i forhold til kvalifikasjonskravene 5. Tilbyderens forbehold og forutsetninger 6. Etterspurt dokumentasjon i følgende rekkefølge: 7. Referanser a. Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall b. Årsregnskap for de siste tre årene eller utdrag fra disse c. Firmaattest i henhold til vedkommende lands bestemmelser d. Skatteattester i henhold til vedkommende lands bestemmelser e. HMS egenerklæring f. Beskrivelse av kvalitetssystem g. Eventuelle andre relevante dokumenter 2.2.6. Forbehold fra konkurransegrunnlaget Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side og tilbyder kan i den senere kontraktsmessige oppfølgingen ikke gjøre gjeldende slike forbehold. Dersom leverandør tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget eller det som fremgår av sammenhengen for øvrig, må forbeholdene beskrives entydig, presist og prissettes slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Merk at FsF har plikt til å avvise tilbud dersom en slik situasjon skulle oppstå. 2.2.7. Alternative tilbud Det er ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. 2.2.8. Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.2.9. Innlevering/Frist Tilbudet skal leveres i 1 ett komplett skriftlig eksemplarer samt i elektronisk format (CD 6
eller minnepenn) i lukket nøytral konvolutt/pakke, og være tydelig merket med: DocuLive ref.: 201104293 Tilbud sikkerhetsstudie for innlandshelikoptre Tilbudet leveres/sendes til: Flysikkerhetsforum for operatører av innlandshelikoptre (FsF) c/o Luftfartstilsynet Postboks 243 8001 Bodø Kontoradresse: Sjøgata 45-47 Frist for innlevering av tilbud er 14.11.2011 kl. 12.00. Tilbud som ikke foreligger hos FsF innen fastsatt frist, vil bli avvist, og tilbud sendt på telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. FsF vil ikke refundere utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 3. Kvalifikasjonskrav (ufravikelige og obligatoriske) For at mottatte tilbud skal bli vurdert må følgende krav være oppfylt: 3.1. Krav: attester, erklæringer Krav Leverandørene skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Leverandøren skal være registrert. Dokumentasjonskrav - Skatteattest utstedt av skatteoppkreveren i tilbyders kommune. Skal ikke være eldre enn 6 måneder - Merverdiavgiftsattest utsteders av skattefogdekontoret i tilbyders fylke. Skal ikke være eldre enn 6 måneder. - HMS-egenerklæring som bekrefter at tilbyder oppfyller lovbestemt krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant fra de ansatte. - Attest for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor virksomheten er etablert, eks Foretaksregisteret i Brønnøysund Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomi til å gjennomføre oppdraget på en god måte. - Erklæring om foretakets totale omsetning, og dets omsetning de Siste tre regnskapsår. 7
3.2. Krav: Sikkerhetsstudie for innlandshelikoptre Studien skal i sin helhet gjennomføres på norsk. Studien skal inneholde, men ikke være begrenset til, følgende elementer: 1. Kartlegge dagens situasjon i innlandsmarkedet. Aktører, helikoptertyper, oppdragstyper Innhente data fra andre relevante studier/rapporter Statistikk Estimere dagens risikonivå 2. Identifisere risikofaktorer. Herunder alle forhold som påvirker helikoptersikkerheten Etablere modell for risikoinfluerende faktorer 3. Foreslå risikoreduserende tiltak. Identifisere og anbefale tiltak basert på foregående faser (inkl. kost/nytte effekt). 4. Effekt av tiltak Analysere effekt av tiltak Utarbeide verktøy for å måle effekt av tiltak Det skal utarbeides en rapport og en presentasjon på norsk, med engelsk sammendrag. 3.3 Krav: Erfaring Tilbyder skal ha relevant erfaring med sammenlignbare studier. 4. Kriterier for valg av tilbud Valg av leverandør skjer på basis av det mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra følgende kriterier og kriterienes relative vekting i % angitt nedenfor: Pris, se pkt. 4.1 (40 %) Graden av oppfyllelse av FsF s krav i pkt. 3.2. (30 %) Leverandørens faglige kvalifikasjoner, se pkt 3.3 (20%) Leverandørens kapasitet til å gjennomføre leveransen i henhold til framdriftsplan, se pkt 4.2 (10 %) 4.1. Pris Det skal gis en totalpris for hele studien. Prisen skal spesifiseres for hvert enkelt punkt i henhold til pkt 3.2. Prisen skal inkludere sluttrapport, reisekostnader og andre utgifter for tilbyder, samt mva. Prisen skal være i NOK. 4.2. Gjennomføring Studien skal være gjennomført innen 12 måneder fra kontraktsinngåelse. 8
Vi ber om at tilbyder utarbeider en fremdriftsplan for oppdraget. 5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1. Tilbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. 5.2. Avvisningsgrunner FsF vil ved gjennomgangen av tilbudene avvise: Tilbud som ikke tilfredsstiller alle minimumskravene i kravspesifikasjonen. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud. Tilbydere som er konkurs, under gjeldsforhandling eller under avvikling, eller som har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som er begjært konkurs, hvor det er begjært åpning av gjeldsforhandlinger eller begjært tvangsoppløsning eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter. Tilbydere som ved rettskraftig dom er kjent skyldige i forhold som angår den yrkesmessige vandel. Tilbydere som i sitt yrke har gjort seg skyldige i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter, i samsvar med lovbestemmelsene i den stat hvor tilbyder er etablert, eller i Norge. Tilbydere som ikke er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund eller i det faglige register som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert. Det gjøres oppmerksom på at leverandøren har ansvar for å innhente tilsvarende dokumentasjon fra eventuelle underleverandører. FsF forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer på dette. 5.3. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 6 måneder fra anbudsfristens utløp. 5.4. Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 9