Bruk av fonds- og gavemidler i Øystre Slidre kommune

Side 1 av 6 Forvaltningsrevisjonsrapport fra Bruk av fonds- og gavemidler i Øystre Slidre kommune Område: Pleie- og omsorgssektoren Kommune: Øystre Slidre Utført i perioden: Juni-August 2006 Revisor: Dagny Thon Hovrud Innhold 1. Bakgrunn og oppsummering... 2 2. Rådmannens kommentar... 2 3. Dagens praksis i Øystre Slidre... 3 4. Revisjonens vurdering... 4 5. Revisjonens anbefaling... 6

Side 2 av 6 1. Bakgrunn og oppsummering Av hensyn til kommunens anseelse, og for å legge til rette for at kommunen mottar gavemidler i fremtiden, er det viktig at innbyggerne har tillit til at fonds- og gavemidler styres og brukes iht givers intensjon. Kontrollutvalget i Øystre Slidre kommune har bedt vurdere hvorvidt dagens vedtekter vedrørende bruk av fonds- og gavemidler, og praktiseringen av disse, er egnet for å skape slik tillit hos innbyggerne. Vi har basert vår vurdering på samtaler med rådmannen, samtaler med ledere for sykehjemmet og hjemmetjenesten samt årsmeldinger og informasjon fra økonomisystemet. Vi har ikke grunnlag for å vurdere om innbyggerne generelt har tillit til dagens rutiner for disponering av fonds- og gavemidler eller om midlene faktisk er brukt iht givers intensjon. Vi kan imidlertid påpeke hvilke forhold som rent intuitivt er viktige for at innbyggerne skal ha tillit til kommunens håndtering av midlene, og vurdere praktiseringen av dagens vedtekter i forhold til det. Våre anbefalinger er som følger: Vi mener kommunen har funnet en praktisk ordning for omsorgsfondet hvor styringen av midlene kan sies å være iht. opprinnelig giveres intensjon, og vi anbefaler derfor at denne praksisen videreføres. Når det gjelder gaver mener vi at personer uten budsjettansvar bør involveres direkte i beslutningsprosessene. Dette ved at rådmannen delegerer avgjørelsesmyndighet til om bruk av gavemidler til et gavestyre i den tjenesteenheten som mottar gaver fra ekstern giver. Rådmannen bør informeres om bruk av større gaver (for eksempel over 50.000) før midlene faktisk brukes. Vi anbefaler at kommunen styrker intern og ekstern informasjon vedrørende rutiner og faktisk bruk av både omsorgsfondet og gavemidlene. Beslutnings- og informasjonsprosesser knyttet til fonds- og gavemidler bør beskrives i interne rutiner. 2. Rådmannens kommentar Rapporten er diskutert med rådmannen, og rådmannen er gitt anledning til å kommentere rapporten. Rådmannens kommentarer er gjengitt nedenfor. Tillit til kommunen sin bruk av gåvemiddel Eg er samd med revisjonen i at det er viktig at publikum har tillit til kommunen sin forvalting av gåvemiddel. Eg meiner midla er forvalta på ein måte som gjer at publikum kan ha tillit til denne. Eg er samd med revisjonen i at denne tilliten kan sikrast gjennom å betre informasjonen. Kommunen er mottakar av gåver Eg er samd med revisjonen når han peiker på at det er kommunen som er mottakar av gåver. Det er altså organisasjonen sjølv som avgjer bruken av midla. Dette står ikkje i konflikt med at gåvemiddel nyttast på det tenesteområdet dei er gjeve til, og til føremål gjevaren har fastsett. Gåvemiddel vs. ordinær drift Revisjonen legg til grunn at gåvemiddel skal nyttast til noe man ellers ikke ville hatt rom for og peiker på at det er vanskeleg å skilje mellom ordinær drift og kva som er ut over dette. Vi meiner at noverande praktisering sikrar at vanlege gåver vert nytta som eit tillegg til ordinær drift. Informasjon Eg meiner betre ekstern informasjon er det viktigaste tiltaket for å sikre tilliten til kommunen sin forvalting. Slik informasjon gjer at gåvegjevarar, pårørande og andre ser kva kommunen nyttar midla til og får stadfesta at desse vert nytta etter ønskja til gjevar og til glede for brukarane. Eg er samd med revisjonen i at god intern informasjon er viktig. Eg stør difor revisjonen sin tilråding. Avgjerdsprosess Eg stør revisjonen sin tilråding om å involvere direkte i avgjerdsprosessen tilsette utan direkte budsjettansvar frå det aktuelle tenesteområdet. Samstundes vil rådmannen formalisere kva for gåver som vert disponert av det einskilde tenesteområde (ut frå gåva sin storleik). Eg legg til grunn at kommunen, som har fått gåva, avgjer bruk; vedtaksmynde må difor ligge i politisk organ, hjå rådmannen eller ein han delegerer til. I tillegg er rasjonell forvalting viktig.

Side 3 av 6 3. Dagens praksis i Øystre Slidre 3.1. Dagens vedtekter Øystre Slidre kommune reviderte sine vedtekter vedrørende fonds- og gavemidler til pleie- og omsorgssektoren siste gang 5.10.2004. Det skilles mellom omsorgsfondet og gaver øremerket til spesielle fond/tiltak/enheter: Omsorgsfondet: I 1994 slo kommunen sammen flere mindre fond til et omsorgsfond, den gang på i underkant av 2 mill. kr. Fondet besto dels av legater (1.161 ), dels av gavemidler (677 ) og dels av et bilfond (127 ). Alle gaver pleie- og omsorgssektoren mottar inngår i omsorgsfondet dersom dette ikke kan antas å være i strid med givers ønsker. Fondsmidler skal gå til det beste for mottakarane av pleie- og omsorgstenester, og kan dekke velferdstiltak, utdanningsformål og varige investeringer til det beste for brukeren. Levekårsnemda er styre for omsorgsfondet, men det er delegert til rådmannen å bestemme bruken av midlene innenfor en budsjettramme. Levekårsnemda kan vedta bruk ut over budsjettramma, dog skal fondet være på minimum 1,5 mill. kr. Rådmannen skal rapportere bruken til levekårsnemda. Øremerkede gaver (fond/tiltak/legat): Midlene skal gå til det beste for mottakarane av pleie- og omsorgstenester, og kan dekke velferdstiltak, utdanningsformål og varige investeringer til det beste for brukeren. Kommunestyret delegerer til rådmannen å avgjøre hva midlene konkret skal brukes til. Rådmannen skal rapportere bruken til levekårsnemda. 3.2. Praktisering av dagens vedtekter Kommunen har ikke noe underliggende regelverk for hvordan vedtektene skal praktiseres internt, men dagens praksis ser ut stil å være som følger: Mindre gaver disponeres og anvises av den enkelte leder, og brukes i hovedsak løpende med utgangspunkt i forslag fra ansatte. Midlene går ikke til velferdsgoder for ansatte, med mindre det er et klart uttrykt fra giver. Større gaver disponeres av ledergruppen i kommunen. Det synes å være ulik oppfatning av om, og i hvilken grad, ledere og ansatte for det enkelte tjenesteområde involveres i prosessen. Avkastning fra omsorgsfondet disponeres av ledergruppen i kommune. Det fremgår av årsmeldinga at renteinntektene fra fondet i stor grad er brukt til utdanningsformål. Disse midlene har de siste årene blitt plusset på opplæringsbudsjettet til pleie- og omsorgssektoren, og fremstår dermed for lederne som en del av det ordinære opplæringsbudsjettet. Lederne synes ikke å være kjent med dette forholdet. Kommunen har ikke mottatt nye legatmidler de siste årene og dette forholdet er derfor ikke kommentert eller vurdert.

Side 4 av 6 3.3. Bruk av fonds- og gavemidlene Av økonomisystemet og årsmeldinger fremgår følgende om tilgang og bruk av fonds- og gavemidler: IB 03 Inn 03 Ut 03 UB/IB 04 Inn 04 Ut 04 UB/IB 05 Inn 05 Ut 05 UB 05 Omsorgsfondet* 1 720 143 70 751-198 934 1 591 960 28 385-28 385 1 591 960 31 240-31 240 1 591 960 Kvileheimen: - SUM 186 131 34 754-101 890 118 995 410 904-399 435 130 464 473 112-15 968 587 608 Gåve Kvileheimen: Gunvor Irgens 92 671 0-92 671 0 0 0 0 0 0 0 Gåve Kvileheimen: Ranisete 14 988 0 0 14 988 0 0 14 988 0 0 14 988 Gåver Sjukeheimen 0 17 400 0 17 400 4 000 0 21 400 2 550 0 23 950 Gåver Nordlys 3 222 5 700-199 8 723 679-904 8 498 2 824-461 10 861 Gåver Kårstogo 5 277 4 620-2 871 7 026 6 455-1 959 11 522 3 328-5 239 9 611 Gåver Midtstogo 9 280 4 246 0 13 526 2 445-2 990 12 981 3 919-2 973 13 927 Gåver Utsikten 14 428 2 788 0 17 216 2 445 0 19 661 695-4 832 15 524 Gåver Rehab 16 057 0-6 149 9 908 1 860-562 11 206 4 000-2 463 12 743 Gåve Kvileheimen: OK Lund 30 208 0 0 30 208 0 0 30 208 0 0 30 208 Torstein Moens Dødsbu 0 0 0 0 393 020-393 020 0 0 0 0 Olav Haugstads bo 0 0 0 0 0 0 0 455 796 0 455 796 Heimetjenesta: SUM 17 313 43 000-42 000 18 313 100 760 0 119 073 9 177 0 128 250 Gåver Heimesjukepleia 17 038 43 000-42 000 18 038 50 760 0 68 798 9 177 0 77 975 Gåver Heimehjelpen 0 0 0 0 50 000 0 50 000 0 0 50 000 Gåver ansatte Heimetjenesten 275 0 0 275 0 0 275 0 0 275 SUM 1 923 587 148 505-342 824 1 729 268 540 049-427 820 1 841 497 513 529-47 208 2 307 818 Bruk av gaver og omsorgsfondet: 2003 2004 2005 - Omsorgsfondet: Utskifting av motor i buss** -34 469 - Omsorgsfondet: Sunrice Medical - 10 nye senger -187 135 - Omsorgsfondet - renter: Opplæring -70 000-28 385-31 240 - Trygghetsalarmer - Sollien -42 000 - Aggregat - Kvileheimen -176 813 - Kjølerom - Kvileheimen -115 000 - Parkeringsplass - Kvileheimen -101 207 - Diverse mindre bruk -9 220-6 415-15 968-342 824 0 0-427 820 0 0-47 208 * I denne perioden er det kun renter som er gått inn på omsorgsfondet. Andre gaver er ført på egne konti. ** Rest av "bussfond" kroner 27' + renter kroner 8' ble innlemmet i omsorgsfondt ved opprettelsen i 1994. Disse pengene ble brukt da motoren til bussen havarerte. 4. Revisjonens vurdering Vi har ikke grunnlag for å vurdere om innbyggerne generelt har tillit til dagens rutiner for disponering av fonds- og gavemidler eller om midlene faktisk er brukt iht givers intensjon. Vi kan imidlertid påpeke hvilke forhold som rent intuitivt er viktige for at innbyggerne skal ha tillit til kommunens håndtering av fonds- og gavemidlene, og vurdere praktiseringen av dagens vedtekter i forhold til det. Vi ser først på løpende gavemidler, deretter på omsorgsfondet. 4.1. Gavemidler Når det gjelder innbyggernes tillit til bruk av gavemidler ser vi følgende momenter som sentrale: Mottaker av gaven: Juridisk sett gis gaver til Øystre Slidre kommune. Det er følgelig formelt riktig slik det er fastsatt i vedtektene at kommunestyret disponerer midlene og har delegert disponeringen til rådmannen så lenge midlene brukes på det tjenesteområdet giveren har spesifisert. Ut fra en mer folkelig rettsoppfatning kan det hevdes at ettersom gavene gis til et konkret tjenesteområde bør også personer fra dette tjenesteområdet være delaktige i beslutningsprosessen mht. bruk av midlene. Bruk av midlene: Så lenge giver/pårørende ikke spesifiserer hva midlene er tenkt brukt til kan man vanskelig fastslå hva gavegivers intensjon har vært. Det er imidlertid rimelig å forutsette at midlene er tenkt brukt til noe som man ellers ikke ville hatt rom for, dvs. tiltak ut over ordinær drift. Ovenfor har vi vist hva gavemidler er brukt til de tre siste årene. Det er umulig å fastslå om, og eventuelt i hvilken form, disse tiltakene ville blitt gjennomført dersom kommunen ikke hadde mottatt gavemidler. Ettersom det er vanskelig å sette et klart skille for når et tiltak er ordinær drift eller ikke blir det viktig å etablere tillitsvekkende beslutningsprosesser. Hvorvidt bruk av gavemidlene er budsjettert eller ikke kan vi ikke se har stor betydning, ettersom det alltids kan stilles spørsmål ved om det ordinære driftsbudsjettet er lagt på riktig nivå.

Side 5 av 6 Beslutningsprosesser: Tjenesteområdene oppfatter ikke at de i dag har reell innflytelse på disponeringen av større gaver. Lederne for tjenestene disponerer imidlertid de mindre gavene, (og indirekte midler fra omsorgsfondet ved at de får en påplussing på opplæringsbudsjettet). Ettersom vi forutsetter at gavemidler ikke skal brukes til ordinær drift, og det er vanskelig å skille mellom ordinær drift og andre tiltak, fremstår det som uheldig at bare personer med budsjettansvar (ledergruppa og den enkelte tjenesteleder) deltar i beslutningsprosessen vedrørende disponering av gavemidlene. Samtidig må beslutningsprosessene bidra til at innbyggerne har tillit til at midlene brukes iht en helhetlig tankegang. Noe som tilsier at ledelsen må ha et visst tilsyn med, eller en viss innflytelse på, hva midlene brukes til. Med denne bakgrunn er det vår oppfatning at ledere, ansatte og eventuelt brukere og pårørende innenfor det aktuelle tjenesteområdet bør involveres sterkere i beslutningsprosessene vedrørende bruk av gavemidler. Etter vår oppfatning er det hensiktsmessig at rådmannen delegerer avgjørelsesmyndighet om bruk av gavemidler til et gavestyre i den tjenesteenhet som har mottatt gaver fra eksterne givere. Gavestyret bør ledes av budsjettansvarlige for tjenesten og i tillegg bestå av to medarbeidere. Det må søkes å finne praktiske ordinger som ikke krever for mye ressurser, men gavestyret bør i fellesskap bestemme hva gavemidlene skal brukes til og dokumentere dette skriftlig. Budsjettansvarlige legger ved kopi av dette vedtaket ved anvisning når gavemidlene skal benyttes som finansiering. Vi mener at beslutningsprosessen i prinsippet bør være lik for små og store gaver, men at rådmannen bør informeres om bruk av større gaver (f.eks. over 50.000) før midlene faktisk brukes. Ekstern informasjon: Uansett beslutningsprosess må det antas at den reelle bruken av midlene er viktig for hvorvidt innbyggerne har tillit til kommunen i slike saker. Dermed blir det sentralt å informere om bruken av gavemidlene på en hensiktsmessig måte. Det gis i dag noe informasjon i kommunens årsmelding og i årsmeldinga til levekårsnemda, men det kan også være hensiktsmessig å legge ut informasjon på kommunens hjemmesider, lage oppslag på sjukeheimen ol. Etter vår oppfatning bør man være relativt detaljert når man informerer om hva midlene er gått til. Intern informasjon: Lederne for tjenestene uttrykker et behov for å få bedre oversikt over hvilke gavemidler som kommer inn, hva de brukes til og hvilke midler som er disponible. Dette er viktig bla. for å kunne takke eventuelle gavegivere/ pårørende og gi dem informasjon om hva midlene er brukt til. Informasjon om hvordan og hvor lederne søker i økonomisystemet ville tilfredsstilt dette behovet. Enklere er det kanskje at økonomiavdelingen innfører som fast prosedyre å oversende en periodisk rapport med nødvendig informasjon. 4.2. Omsorgsfondet Ovenstående momenter kan i prinsippet også anvendes på disponering av midler fra omsorgsfondet. Opprinnelsen for omsorgsfondet er imidlertid en annen enn bakgrunnen for gaver som mottas løpende. Gjenstående midler i omsorgsfondet kan i hovedsak sies å være gamle legater. En mindre del av omsorgsfondet består av gavemidler mottatt før 1994. Ettersom midlene er så vidt gamle kan det være vanskelig å argumentere for at dagens ansatte og dagens brukere skal ha sterk innvirkning på bruken. Vi har derfor valgt å vektlegge at hoveddelen av omsorgsfondet består av gamle legater. Legatmidler er tradisjonelt blitt disponert av et styre, og avkastningen benyttet til formål spesifisert av giver. Levekårsnemda er i dag styre for omsorgsfondet, og kan således sies å erstatte de opprinnelige legatstyrene. Av praktiske grunner er det delegert til rådmannen å bestemme hva midlene skal brukes til. Gjennom års- og årsrapporter har styret kontroll med hvor store beløp som benyttes og hvilke formål midlene går til. Med denne bakgrunn kan det sies at omsorgsfondet blir styrt i tråd med opprinnelige giveres intensjon, og at kommunen har funnet en praktisk - og lite ressurskrevende - måte å administrere midlene på. Med hensyn til innbyggernes tillit til disponeringen av midlene blir det viktig at det, som påpekt ovenfor, blir informert om hva midlene brukes til.

Side 6 av 6 5. Revisjonens anbefaling Som påpekt ovenfor har vi ikke grunnlag for å vurdere om innbyggerne generelt har tillit til dagens rutiner for disponering av gavemidler eller om gavemidlene faktisk er brukt til tiltak iht givers intensjon. Vårt utgangspunkt når, det gjelder gaver, har vært at givers intensjon er at midlene skal brukes til tiltak ut over ordinær drift innenfor det tjenesteområdet gaven er gitt til. Ettersom det er umulig å fastslå hva som er ordinær drift, mener vi det er uheldig at det kun er personer med budsjettansvar som bestemmer hva midlene skal brukes til. Med denne bakgrunn anbefaler vi følgende endringer: Det kan med fordel etableres beslutningsprosesser vedrørende bruk av gavemidler hvor personer uten direkte budsjettansvar fra aktuelle tjenesteområder er direkte involvert. Etter vår oppfatning er det hensiktsmessig at rådmannen delegerer avgjørelsesmyndighet om bruk av gavemidler til et gavestyre bestående av tjenesteleder og to ansatte i den tjenesteenhet som har mottatt gaver fra eksterne givere. Det må søkes å finne praktiske ordinger som ikke krever for mye ressurser, men gavestyret bør i fellesskap bestemme hva gavemidlene skal brukes til og dokumentere dette skriftlig. Vi mener at beslutningsprosessen i prinsippet bør være lik for små og store gaver, men at rådmannen bør informeres om bruk av større gaver (f.eks. over 50.000) før midlene faktisk brukes. Både intern- og ekstern informasjon om rutiner og faktisk bruk av gavemidlene kan med fordeles styrkes både i omfang og detaljeringsgrad. Når det gjelder omsorgsfondet mener vi at kommune har funnet en praktisk ordning hvor styringen av midlene kan sies å være iht opprinnelige giveres intensjon. Det blir imidlertid viktig at man informerer detaljert om hva midlene brukes til. Beslutnings- og informasjonsprosesser vedrørende bruk av fonds- og gavemidler bør beskrives i interne rutiner. Rutinene blir således en presisering av hvordan dagens vedtekter skal praktiseres. * * * * * * * Fagernes 14. august 2006... Revisor Dagny Thon Hovrud