Til medlemmer av Trepartsorganet MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Lunner rådhus, Kommunestyresalen Torsdag 31.03.2016 kl. 08:00-10.30 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Kl. 8.00 Møtet settes Saksbehandling Roa, 23.3.16 Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 18
SAKER TIL BEHANDLING: Sak 3/16 16/113 - Sak 4/16 14/998 - Ny medarbeiderundersøkelse og revisjon av kommunedelplan kommuneorganisasjon 10 FAKTOR - ta i bruk verktøyet som resultatmålemetode - drøfting Sykefraværsutviklingen hos Lunner kommune Informasjons og drøftingssak relatert til revisjon av kommunedelplan KommuneOrganisasjon i 2016 Sak 5/16 Revisjon av kommunedelplan Kommuneorganisasjon, oppstartsmøte i styringsorganet NB! Saken ettersendes. Side 2 av 18
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 16/113-4 Ark.: 44 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 3/16 Trepartsorganet 31.03.2016 Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver NY MEDARBEIDERUNDERSØKELSE OG REVISJON AV KOMMUNEDELPLAN KOMMUNEORGANISASJON 10 FAKTOR - TA I BRUK VERKTØYET SOM RESULTATMÅLEMETODE DRØFTING Rådmannens innstilling: Trepartsorganet vedtar å ta i bruk score fra medarbeiderundersøkelsen 10 FAKTOR til måling av resultater i forhold til ambisjonsnivå i kommunedelplan KommuneOrganisasjon der det er hensiktsmessig. Side 1 av 18
Sammendrag: KS har utviklet i samarbeid med professor Linda Lai, BI, en helt ny, utviklingsorientert medarbeiderundersøkelse. 10-FAKTOR skal danne grunnlag for medarbeider-, organisasjons- og lederutvikling. Trepartsorganet har vedtatt å ta i bruk den nye medarbeiderundersøkelsen fom 2016. Medarbeiderundersøkelsen 10 FAKTOR er nå gjennomført med en svarprosent på 86 % (592 av 690 svarte). Så mange ansatte har aldri tidligere svart. 16. desember ble ledere og tillitsvalgte skolert i medarbeiderundersøkelsen, hvordan analysere egne resultater og hvordan komme i gang på egen arbeidsplass med oppfølgingen og utarbeiding av handlingsplan for dette. Det var stort engasjement blant de om lag 80 deltagerne. 1. EN ORIENTERING OM 10-FAKTOR EN NY MEDARBEIDERUNDERSØKELSE FRA KS Målsetting og innhold: Tilby norske kommuner og fylkeskommuner et godt, forskningsbasert verktøy for å måle variabler som er avgjørende for å oppnå gode resultater og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid. Undersøkelsen skal være fokusert og avgrenset kun ti faktorer og kun tre til fem påstander (måleindikatorer) knyttet til hver faktor. Undersøkelsen er både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert og legger spesiell vekt på mestring, motivasjon og bruk av kompetanse. Undersøkelsen har fem-delt skala med påstander hvor 1 er svært uenig og 5 er svært enig. Hva skal vi måle? Følgende ti faktorer er avgjørende for utvikling av god ledelse og et godt arbeidsmiljø. Forskning viser at disse faktorene er avgjørende for å oppnå gode resultater og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid. Side 2 av 18
1. Oppgavemotivasjon motivasjon for selve oppgavene («indre motivasjon»). 2. Mestringstro tiltro til egen jobbkompetanse. 3. Selvstendighet opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig («autonomi»). 4. Bruk av kompetanse opplevd bruk av egen kompetanse («kompetansemobilisering») 5. Mestringsorientert ledelse - ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra sine forutsetninger. 6. Rolleklarhet tydelig kommuniserte forventninger. 7. Relevant kompetanseutvikling. 8. Fleksibilitetsvilje villighet til å være fleksibel på jobb. 9. Mestringsklima - kultur for å samarbeide og gjøre hverandre gode. 10. Nyttemotivasjon ønske om å bidra til andres måloppnåelse («prososial motivasjon»). 2. Resultater fra årets medarbeiderundersøkelse BAKGRUNNSINFORMASJONEN fra undersøkelsen sammenlignes mot faktisk fordeling blant fast ansatte hos Lunner kommune. Ditt kjønn: Svar Prosent Fast ansatte 1. Kvinne 478 81.8 81,1 2. Mann 106 18.2 18,9 Din omtrentlige alder: 1. Under 30 år 60 10.4 8,5 2. 31-49 år 271 46.9 47,3 Side 3 av 18
Ditt kjønn: Svar Prosent Fast ansatte 3. 50 år eller eldre 247 42.7 44,2 Gjennomsnittsalder fast ansatte: 46,4 år Din høyeste fullførte utdanning (utdanningsnivå): Svar Prosent Fast ansatte 1. Grunnskole 46 8.0 20,7 2. Videregående opplæring (fagutdanning eller 257 44.5 generell studiekompetanse) 32,4 3. Bachelorgrad/cand.mag. grad - eller tilsvarende 238 41.2 43,8 4. Mastergrad/hovedfag eller høyere 36 6.2 5,2 Din stillingsprosent 1. Mindre enn 20 prosent 42 7.2 2. 21-40 prosent 34 5.8 3. 41-60 prosent 68 11.6 4. 61-80 prosent 102 17.5 5. 81-99 prosent 35 6.0 6. 100 prosent 303 51.9 9,8 (10,2 årsverk) 4,3 (8,7 årsverk) 9,2 (34,1 årsverk) 15,4 (79,1 årsverk) 4,2 (26,1 årsverk) 57,1 (396 årsverk) Gjennomsnittlig stillingsstørrelse fast ansatte: 79,9 % Side 4 av 18
Skole og Familie- Barne- Admini- Norge LK Har du lederansvar? Svar Prosent Fast ansatte 1. Nei 502 86.9 600 86,5 % 2. Ja, jeg har en formell lederstilling med personal-, økonomi- og fagansvar 3. Ja, jeg har personalansvar (medarbeidersamtaler o.l.), men ikke økonomiansvar 42 7.3 34 5.9 45 6,5 % 49 7,1 % Ser en på bakgrunnsinformasjonen kan en konkludere med følgende: - Menn er litt underrepresentert - Ansatte med fagbrev ol er veldig overrepresentert og de med grunnskole, realskole ol er meget underrepresentert - De yngste er litt overrepresentert og de eldste litt underrepresentert - De med minst (under 20 %) og størst stillingsprosent (100 %) er noe underrepresentert 3. Resultater (score) på de 10 FAKTORENE Fargene betyr følgende: Gult er score på snitt «Norge». Rødt er score under landssnittet. Grønt er score over landssnittet. Understreket grønn er høyeste score. Faktor Navn Beskrivelse Faktor 1 Oppgavemotivasjon Motivasjonen for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene oppleves som en drivkraft og som spennende 4,3 4,3 4,5 4,4 4,5 4,4 og stimulerende (Også kalt indre jobbmotivasjon) Side 5 av 18
Faktor 2 Mestringstro Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. 4,3 4,3 4,5 4,3 4,3 4,3 Faktor 3 Selvstendighet Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. 4,3 4,2 4,6 4,3 4,4 4,4 Faktor 4 Bruk av kompetanse Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. 4,3 4,3 4,5 4,4 4,5 4,4 Faktor 5 Mestringsorientert ledelse Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. 3,9 3,9 3,9 3,9 4,3 3,9 Faktor 6 Rolleklarhet Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. 4,4 4,3 4,3 4,5 4,3 4,3 Faktor 7 Relevant kompetan seutvikling Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjenester som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. 3,7 3,7 4,2 3,7 4,1 3,7 Faktor 8 Fleksibilitetsvilje Medarbeiderens villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. 4,5 4,4 4,7 4,5 4,5 4,4 Faktor 9 Mestringsklima I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. 4,2 4,1 4,4 4,3 4,3 4,3 Faktor 10 Nytteorientert motivasjon Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte, positive effekter. 4,7 4,7 4,7 4,7 4,7 4,6 I Lunner scorer vi på eller over landsnittet på alle faktorer. Enkelte tjenesteområder scorer litt under landsnittet på enkelte faktorer. En bør legge merke til forholdsvis lav score (3,9) både på mestringsorientert ledelse (5) og kompetanseutvikling (7). Side 6 av 18
4. Sammenhenger mellom faktorene Når en ser på sammenhenger mellom faktorene står «Mestringsorientert ledelse» helt sentralt. I arbeidet med revisjon av Kommunedelplan KommuneOrganisasjon ser en her hvordan faktorene både ensidig og gjensidig påvirker «Nærvær», «Lojalitet», «Turn over (intensjonen)», «Ytelse» og måloppnåelsen. Relatert til revisjonsarbeidet gir dette interessante perspektiver på strategiske valg, ambisjoner og målstruktur. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: Ingen Øvrige dokument: Kommunedelplaner http://www.lunner.kommune.no/kommunedelplaner.301510.no.html Side 7 av 18
DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: Øvrige dokument: 16/4146 Søknad om OU - midler. Avsender: KS Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 8 av 18
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/998-5 Ark.: B34 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 4/16 Trepartsorganet 31.03.2016 Saksbehandler: Ole Øystein Larsen, rådgiver SYKEFRAVÆRSUTVIKLINGEN HOS LUNNER KOMMUNE INFORMASJONS OG DRØFTINGSSAK RELATERT TIL REVISJON AV KOMMUNEDELPLAN KOMMUNEORGANISASJON I 2016 Rådmannens innstilling: Trepartsorganet uttrykker bekymring for det høye sykefraværsnivået og tendensen til økning i sykefraværet. Organet ber om at arbeidet med forebygging av sykefravær og økt nærvær forsterkes. I arbeidet med revisjon av Kommunedelplan KommuneOrganisasjon utarbeides strategier, aktivitets- og resultatmål i tråd med grunnlaget i inngått samarbeidsavtale om et inkluderende arbeidsliv. Side 9 av 18
Saksutredning: 1. FAKTA: Lunner kommune er IA -virksomhet og har inngått samarbeidsavtale med NAV og arbeidstakerorganisasjonene lokalt om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtalen gjelder perioden 24.4.2014 31.12.2018. Avtalen inneholder følgende overordnet mål for virksomhetens IA-arbeid: «Å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet.» IA-avtalens tre delmål på nasjonalt nivå er: 1. Reduksjon av sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i 2. kvartal 2001. 2. Hindre frafall og øke sysselsettingen av personer med nedsatt funksjonsevne. 3. Yrkesaktivitet etter 50 år forlenges med 12 måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Lunner kommune har gjennom avtalen forpliktet seg til å fastsette egne mål for IAarbeidet basert på de tre nasjonale delmålene i IA-avtalen. Det vil være naturlig at disse målene fastsettes/revideres ved den forestående revisjon av kommunedelplan KommuneOrganisasjon. Den nasjonale IA-avtalen understreker at de ulike delmålene må sees i sammenheng for å oppnå intensjonen om et mer inkluderende arbeidsliv. Virksomheten skal så langt det er hensiktsmessig sette mål på alle tre delmål. Delmål 1: Sykefravær Utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Side 10 av 18
Kommentar: Skal Lunner kommune nå nasjonalt mål for sin virksomhet (reduksjon på 20 % fra 2. kv 2001) vil resultatkravet være 7,6 % (9,2 % i 2015). Delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. Kommentar: Jf. Statistikken fra KLP for utviklingen i arbeidsuførhet blant ansatte, turn over mm.) (Jf. Arbeidsmiljølovens 4-6) b) Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Delmål 3: Avgangsalder - Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å stå lengre i arbeid. - Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematisk forebyggende arbeidet. Kommentar: Jf. Seniorpolitiske retningslinjer, mål og tiltak) Fra årsmeldingen gjengis følgende: Sykefraværsutviklingen hos Lunner kommune 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 9,5 % 8,5 % 8,4 % 7,4 % 8,2% 10,3% 8,4% 8,1% 8,4% 8,4% 9,3% 7,3% 9,3% 9,2% År Egenmeldt fravær Arbeidsgiverperioden Legemeldt sykefravær Utover arbeidsgiverperioden Sum sykefravær i % 2006 0,6 1,2 6,4 8,2 2007 0,6 0,9 8,8 10,3 2008 0,8 1,0 6,6 8,4 Side 11 av 18
2009 0,9 1,6 5,6 8,1 2010 0,8 2,1 5,5 8,4 2011 0,9 2,5 5,0 8,4 2012 0,9 2,7 5,7 9,3 2013 0,9 1,9 4,5 7,3 2014 0,9 2,2 6,2 9,3 2015 1,1 2,6 5,5 9,2 2016 1,2 2,9 7,5 11,6 2016 er tilføyd etter at årsmeldingen ble skrevet med gjennomsnittet sykefravær for januar og februar måned. Følgende tabell viser: Sykefraværet sammenlignet måned for måned ÅR MÅNED Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Snitt/ år 2016 11,3 12,0 11,6 2015 10,3 11,4 9,9 8,3 7,6 6,9 4,3 6,7 8,5 8,8 10,3 9,9 9,2 2014 9,6 10,3 10,9 9,7 10,3 10,4 6,0 6,6 7,8 8,7 9,4 9,3 9,3 2013 8,2 8,6 8,0 7,2 6,6 6,4 3,6 5,0 6,7 7,8 9,0 10,2 7,3 2012 11,6 11,5 11,2 10,3 11,0 10,1 6,3 6,2 7,7 7,6 9,6 7,4 9,3 2. VURDERINGER Fra årsmeldingen 2015 refereres: Samarbeidet med NAV og Arbeidslivstjenesten er forsterket og virkemiddelapparatet vesentlig forenklet og forbedret. Dialogsamtaler er innarbeidet i sykefraværs-oppfølgingen. Internt i organisasjonen blir arbeidsplasser og oppgaver søkt lagt slik til rette at medarbeidere med redusert arbeidsevne kan beholde sitt arbeid helt eller delvis. Hvis tilrettelegging ikke er løsningen, søkes arbeidstaker gjennom arbeidsutprøving og eventuell kompetanseheving overført til annen type arbeid internt i organisasjonen. Egenmeldt sykefravær har økt siden 2006 og ligger nå omtrent på landssnittet for kommunene. Det har vært en ønsket utvikling. Allikevel øker legemeldt sykefravær i Side 12 av 18
arbeidsgiverperioden og er nå mer enn doblet siden 2006. Legemeldt sykefravær utover arbeidsgiver går imidlertid ned i 2015. Sammenhengen her kan være at sykemeldte kommer raskere enn tidligere helt/delvis tilbake i jobb. Dette kan igjen henge sammen med at vi har blitt flinkere til å legge til rette for medarbeidere som gjør dette mulig. Forebygging og inkludering Det arbeides med kartlegging og risikoanalyse av arbeidsmiljøet på tjenestesteder. Det arbeides med bedre involvering av medarbeiderne i et forsterket Medarbeiderskap. Ref. Utviklingsprogrammet «Lea`n i Lunner!». Det samarbeides godt med Bedriftshelsetjenesten og det lages nå årlig tiltaksplan for de aktiviteter som prioriteres gjennomført og som blir gjennomført. Kommentar: Utviklingen i sykefravær og nærvær I 2013 da organisasjonen hadde fullt trykk på arbeidet med medarbeiderskap og utviklingsarbeid ute i avdelinger/på tjenestesteder, overoppfylte vi faktisk IA målet med et totalt sykefravær på 7,3 %. Siden da har vi av ulike årsaker hatt hovedfokus på andre prosesser og aktiviteter (økonomi/nedbemanning, OU-prosess, innovasjon og tjenestedesign, Kommunereform, PILOTen, kommunevalg, Tjenesteoptimal, Internt tilsyn i TT mm). Skal ikke her spekulere i hvor vi kunne vært hvis trykket hadde fortsatt på Lea`n, men det er ikke tvilsomt at vi på et faglig grunnlag bør fastholde utviklingsplattformen «Lean`n i Lunner!» både for bygging av endringskultur, brukerfokusering og utviklingsprosesser. Dette med utgangspunkt både i ledelsesutvikling (mestringsledelse), medarbeiderskap (mestringstro/indre motivasjon/nærvær), kompetanse- og organisasjonsutvikling. Det er urovekkende at vi ligger høyt i sykefravær og at det i tillegg er økende. Vi må ta IAavtalen og de felles forpliktelsene som ligger der på alvor i revisjonenen av kommunedelplan KommuneOrganisasjon. Det vil alle tjene på: - Medarbeidere - Ledere - Arbeidsgiver - Brukere - De som har falt utenfor arbeidslivet Side 13 av 18
IA-arbeidet må integreres helhetlig i Kvalitetssystemet og i arbeidet med Internkontroll/egenkontroll. Rapporteringsrutiner og prosedyrer må legges på plass og tas i bruk. Viktig at systemer som er etablert/under etablering blir tatt i bruk som forutsatt. 1. Forholdet til befolkningsutvikling, som satsingsområde i kommunal planstrategi Viktig å relatere et inkluderende arbeidsliv til også inkludering av flyktninger og asylsøkere. 2. Forhold til folkehelse, som satsingsområde i kommunal planstrategi En stor andel av kommunens innbyggere er arbeidstakere hos Lunner kommune. Et inkluderende arbeidsliv vil være et vesentlig bidrag til folkehelsen. 3. Forholdet til næringsutvikling, som satsingsområde i kommunal planstrategi Et samarbeid med andre kommuner og private næringsdrivende om et inkluderende arbeidsliv vil kunne bidra til kunnskaps- og ideutveksling og til implementering av «Best praksis» på området. 4. Forhold til trafikksikkerhet, jfr. kommunen som Trafikksikker kommune? 5. Personalmessige forhold Et inkluderende arbeidsliv vil både kunne lette trykket på rekrutteringen og kampen om arbeidskraften og føre til en ønsket kompetansemobilisering og mer mangfold. 6. Økonomiske forhold/forhold til budsjett og økonomiplan For hvert prosentpoeng sykefraværet blir redusert med sparer kommunen minst 1 mill. kroner/år. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: Henvisning til Kommunedelplaner Side 14 av 18
http://www.lunner.kommune.no/kommunedelplaner.301510.no.html Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 15 av 18
Sak 5/16 ettersendes Side 16 av 18