Til rektorrådets medlemmer UiT arkivref: Dato: 10.06.2015 INNKALLING TIL MØTE I REKTORRÅDET:15. JUNI 2015 kl 11.00. Møtet avholdes på rom 265, Hovedbygget, Høgskolen i Harstad Følgende saker er til behandling: Sak RR 11-15 Godkjenning av mandat for arbeidsgruppe organisasjon Sak RR 12-15 Endring av mandat for faggruppe sosialfag Sak RR 13-15 Godkjenning av måldokument for fusjonen Diskusjonssaker; Milepælsplan (notat vedlagt) Følgeforskning Tromsø 08.06.15 Anne Husebekk leder Britt Elin Steinveg sekretær
Til Rektorrådet Dato: 08.06.2015 UiT arkivref: RR 11-15: Mandat AG Org Sakens bakgrunn Det vises til RR sak 07-15: Oppnevning av arbeidsgrupper og mandat, hvor det under punkt 2 fremgår: Mandatet til arbeidsgruppen Organisasjon sendes på sirkulasjon til Rektorrådet for endelig godkjenning. I etterkant av møtet ble mandatene for AG organisasjon og undergruppene styring og ledelse, campus og administrasjon sammenstilt og revidert i henhold til innspill fremkommet i møtet. Mandatet ble så sendt på sirkulasjon for endelig godkjenning 18. mai. Flere av Rektorrådets medlemmer har kommet med innspill til endringer i mandatet for AG organisasjon. De innkomne endringsforslagene er gjennomgått og en ny versjon av mandatet for AG organisasjon er utarbeidet. Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: 1) Mandat AG Organisasjon
Mandat og sammensetning av arbeidsgruppe (AG) for organisasjon Arkivref: Dato: 15.06.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på Melding til Stortinget nr. 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet, samt eventuelle vedtak i regjeringen og Stortinget. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av arbeidsgruppa er gjort i rektorråd 29.04.15 Organisering - AG Organisasjon Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: Lise Bang Ericsson, HiN Børre Bang, HiN Jan-Arne Pettersen, Tekna, HiN Turid Eilertsen, HiH Rikke Rindahl Bendiksen, HiH Harald Torsteinsen, tillitsvalgt, HiH (Vara: Synnøve Vestli) Mats Beldo, student, UiT Kjetil Kvalsvik, UiT Wenche Kjæmpenes, UiT Marit Martinsen Dahle, NTL, UiT Leder for arbeidsgruppa: Wenche Kjæmpenes, UiT Sekretær for arbeidsgruppa: Viggo Johannessen, UiT Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Arbeidsgruppa rapporterer til rektorrådet via fusjonssekretariatet Arbeidsgruppa kan opprette nødvendige undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig kompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av arbeidsgruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling.
Mandat AG Organisasjon Arbeidsgruppe Organisasjon skal overlevere sitt arbeid til Rektorrådet. Arbeidsgruppa skal se på hvordan administrasjonen ved campusene i Narvik og Harstad på en god måte kan gå inn i den helhetlige administrasjon ved universitetet, videre på behov for styring, ledelse og campusfunksjoner ved de samme campus. Administrasjon: Anbefale en god og hensiktsmessig integrasjon av administrativt ansatte og de oppgaver som har vært utført ved de fusjonerte høgskolene i hele universitetet. Foreslå organisering av de administrative tjenestene ved campus Narvik og Harstad og herunder anbefale administrative enhetlige funksjoner som kan ledes og driftes fra Harstad og Narvik. Styring og ledelse: Beskrive stedlig ledelse ved campus i Narvik og Harstad. Campusfunksjoner: Beskrive hvordan det enkelte campus kan og bør ivareta deler av universitetets rolle i forhold til næringsliv, offentlige aktører og andre i regionen rundt campus. Gruppen skal særlig se på denne rollen i forbindelse med campus Harstad og Narvik. For å sikre og skape et godt arbeidsmiljø både ved og mellom campusene, skal gruppen foreslå tiltak som bidrar til å bygge en felles kultur for det nye universitetet som også inkluderer et fellesskap på de enkelte campusene. Arbeidsgruppen bes om å se til øvrige arbeidsgrupper og koordinere sitt arbeid med disse der hvor det er relevant. Arbeidsgruppen bes benytte erfaringene fra fusjonen mellom UiT og Høgskolen i Finnmark i sitt arbeide. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i Intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr. 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppen spesielt se på: Det forutsettes at arbeidet koordineres med pågående prosess med Adm2020- prosjektet ved UiT. Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram mot fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppen peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016.
Prosess Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres fusjonssekretariatet som har ansvar for å gjennomføre korte høringer før saken legges fram for Rektorrådet for fusjon. Tidsfrist Fastsettes av rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med arbeidsgruppas sekretær for gruppa.
Til rektorrådet Dato: 15.06.15 Arkivref.: RR 12-15 Endring av mandat for faggruppe sosialfag Rektorene ved UiT, HiH og HiN har besluttet at det skal nedsettes arbeidsgrupper og undergrupper for å ivareta ulike integrasjons- og utviklingsområder som er nødvendig å få på plass før fusjonstidspunktet. Med bakgrunn i diskusjoner mellom de tre virksomhetene, legges mandat for faggruppe sosialfag frem for godkjenning i rektorrådet. Etter en vurdering er mandatet endret slik at sammensetningen/representasjon fra virksomhetene er den samme. Rektorrådet ber gruppen se spesielt på hvordan fremtidig organisasjon skal ivareta og øke den faglige kvaliteten relatert til de eksisterende master-, bachelor- og etter og videreutdanninger på de respektive institusjoner. Ved behov, oppretter arbeidsgruppen selv undergrupper. Innstilling til vedtak: Rektorrådet godkjenner mandatet for faggruppe sosialfag, med forslag til representanter. Tromsø, 15.06.2015 Britt Elin Steinveg Sekretær rektorrådet Vedlegg: Forslag til mandat og sammensetning for faggruppe Sosialfag
Mandat og sammensetning for faggruppe (FG) Sosialfag Arkivref: Dato: 15.06.2015 Bakgrunn Styrene ved UiT, HiH og HiN besluttet å føre samtaler om fusjon med virkning fra 1.1.2016. Det videre arbeidet skal bygge på intensjonserklæring om fusjon og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Styrene ved UiT, HiH og HiN har opprettet et rektorråd som har den overordnede styringen av fusjonsprosessen. Vedtak av mandat og sammensetning av faggruppa er gjort i rektorråd 20.04.15 Organisering FG sosialfag Det oppnevnes ei faggruppe med følgende sammensetning: Vivi-Ann Pettersen, HiH Rikke Rindahl Bendiksen, HiH Amy Holtan, UiT Nina Hermansen, UiT Trond Eriksen, HiN Ole Greger Lillevik, HiN Rolf Markussen, Utdanningsforbundet, HiN Aina Kane, Forskerforbundet, UiT Emil Høyforslett, student, HiH Kerstin Erika Ekmann, student, UiT Leder for faggruppa: Vivi-Ann Pettersen Sekretær for faggruppa:..
Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner selv én representant fra hver institusjon. Studentene kan oppnevne én representant fra hver institusjon, dersom de ønsker det. Faggruppa rapporterer rektorrådet via fusjonssekretariatet. Faggruppa kan opprette nødvendige faglige (og administrative) undergrupper etter behov, og må sikre at tilstrekkelig fagkompetanse kommer til uttrykk i utredningsarbeidet. Arbeidet fra eventuelle undergrupper behandles av faggruppa før det sendes videre til rektorrådet, via fusjonssekretariatet, for videre behandling. Mandat - FG sosialfag Faggruppa for sosialfag skal gi en helhetlig anbefaling til rektorrådet på organisering og integrasjon av følgende områder: Sikre god og hensiktsmessig integrasjon av aktuelle miljøer ved HiN, HiH og UiT. Sikre integrering og organisering som ivaretar utdanning, FoU, innovasjon og entreprenørskap. Etablere felles studieplaner innen samme utdanningsprogram. Se på muligheter for ulik profilering innen samme utdanningsprogram ved studiestedene Foreslå en organisering som sikrer fleksibilitet og muliggjør tverrfaglig samhandling Gi innspill på hensiktsmessige løsninger som sikrer styrings- og ledelsesordninger tilpasset enhetens størrelse, kompleksitet og geografiske forhold. Peke på mulighetsrommet for videre utvikling, herunder å identifisere og synliggjøre fagmiljøets kompetanse og kompetanseutviklingsbehov. Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet. Gjennom fusjonsprosessen styrke dagens etter- og videreutdanninger og sørge for å bidra til å dekke behov i næringsliv og offentlig sektor. Forutsetninger og avgrensinger Rammene for det videre arbeidet ligger i intensjonserklæringen og Melding til Stortinget nr 18 (2014-15) Konsentrasjon for kvalitet. Utover dette bes gruppa spesielt se på: Beskrive hva som må gjøres av arbeid fram fusjonstidspunktet (1.1.2016) og hvilke oppgaver som kan tas etter dette tidspunktet. Legge til rette for faglige synergier ved fusjonen. Det er også ønskelig at gruppa peker på mulige utviklingsoppgaver for det videre arbeidet etter 1.1.2016 Prosess
Prosjektplan Det utarbeides en framdriftsplan som sikrer tilstrekkelig involvering og at arbeidet blir gjennomført innen oppgitt tidsfrist. Leveranse Rapport leveres Rektorrådet via fusjonssekretariatet. Tidsfrist Fastsettes av Rektorrådet Møter Fusjonssekretariatet innkalles til møtene og møter med tale- og forslagsrett. Fusjonssekretariatet innkaller til første møte i samråd med faggruppens sekretær for gruppa.
Til Rektorrådet Dato: 09.06.2015 UiT arkivref: RR 13-15: Måldokument fusjon Sakens bakgrunn Det vises til RR sak 06-15: godkjenning av intensjonserklæring, hvor Rektorrådet beslutter å utsette saken om intensjonserklæring til neste møte. Intensjonserklæringens hensikt var å sette overordna rammer for fusjonen og gi felles innspill til Kunnskapsdepartementets (KD) arbeid med Kongelig resolusjon om fusjon mellom de tre institusjonene (jf. sak RR 06-15). Nå behandles Meld St 18. (2014-2015) i Stortinget den 11.6 og muligheten for å komme med en felles intensjonserklæring som grunnlag for KDs arbeid er derfor ikke til stede lenger. Kunnskapsdepartementet legger til grunn i sitt arbeid saksforeleggene og -vedtakene fra de respektive styrene og de forutsetninger som ligger til grunn for disse, samt føringer i Meld. St.18 (2014-2015). Sekretariatet ser likevel gode grunner for at vi må ha felles mål for arbeidet, og noen overordna rammer. Med bakgrunn i diskusjoner i møtet og mellom de tre virksomhetene fremlegges måldokument for fusjon frem for Rektorrådet til godkjenning. Måldokumentet baser seg på tidligere utgaver av intensjonserklæringen, men har fått nytt navn og et mer overordnet fokus. Måldokumentet for fusjon vil erstatte Intensjonserklæringen i arbeidsgruppene og faggruppenes mandat og være en ramme for det videre arbeidet. Innstilling til vedtak: Rektorrådet godkjenner det fremlagte måldokumentet for fusjon. Britt Elin Steinveg sekretær rektorrådet Vedlegg: 1) Måldokument for fusjon
Forslag til måldokument fusjon 15.06.15 Måldokument for fusjonen mellom Høgskolen i Harstad, Høgskolen i Narvik og UiT Norges arktiske universitet En fusjon mellom Høgskolen i Harstad (HiH), Høgskolen i Narvik (HiN) og UiT - Norges Arktiske Universitet (UiT) skal skape et universitet med regional styrke, nasjonal posisjon og internasjonal tyngde innen utdanning og forskning. Denne dokumentet beskriver begrunnelser, mål og forutsetninger for dette arbeidet. Bakgrunn Regjering og storting har gjennom arbeidet med Meld. St. 18 (2014-2015) Konsentrasjon for kvalitet pekt på viktigheten av forskning og utdanning av høy kvalitet for å kunne sikre fremtidens arbeidsplasser og for å fremme omstilling og verdiskapning i norsk økonomi. Meldingen legger opp til strukturelle endringer, herunder en sammenslåing av Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik, for å oppnå de overnevnte mål. Meldingen er nå ferdigbehandlet i Stortinget. Mål Det nye universitetet, skal være nasjonalt ledende breddeuniversitet, samtidig skal rollen som profesjonsuniversitet styrkes og videreutvikles gjennom fusjonen. Det fusjonerte universitetet skal bidra til en kunnskapsbasert utvikling regionalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom forskning, utdanning og formidling på et høyt internasjonalt nivå. Blant våre særlige fortrinn i møtet med fremtidige utfordringer er faglig bredde og kvalitet, tverrfaglighet og sentral beliggenhet i nordområdene. Det fusjonerte universitetet skal: Forsyne landsdelen med kompetanse, gjennom å tilby relevante studier av høy kvalitet Styrke institusjonens fagmiljø Være nasjonalt og internasjonalt ledende på enkelte områder Sørge for solide fagmiljø og tverrfaglig samarbeid Ha fokus på økt kvalitet og faglig bærekraft Skape et attraktivt lærings- og arbeidsmiljø Ha god gjennomføring og lavt frafall blant studentene Tilby fleksible studier og geografiske distribuerte tilbud Bidra til økt innovasjon og omstillingsevne Ha en sterk tilstedeværelse i landsdelen Utnytte ressursene godt Være godt rustet til å hente eksterne forskningsinntekter Være en synlig bidragsyter i det internasjonale kunnskapssamfunnet Nye muligheter Som en del av arbeidet vil det være relevant å arbeide med fagområdene på et mer tverrfaglig overbyggende nivå og se på samspillet mellom profesjonsfag og disiplinfag og hvordan dette best kan utnyttes i den nye organisasjonen. For å sikre at man får sett nærmere på dette mulighetsrommet vil det som en del av fusjonen, etableres en 2020-gruppe. Rammer og forutsetninger Det fusjonerte universitetet skal ha hovedaktivitet i Alta, Narvik, Harstad og Tromsø. Universitetsvirksomheten i Hammerfest, Kirkenes, Bardufoss, Longyearbyen, Mo i Rana og Bodø opprettholdes og videreutvikles der det er behov og økonomi til det. Universitetet skal tilby distribuerte og fleksible studietilbud utviklet i samarbeid med samfunns- og næringsliv i hele landsdelen. Organisering, styring og ledelse av den nye institusjonen skal bygge opp under den fusjonerte institusjonens målsettinger.
Det skal etableres styrings- og ledelsesfunksjoner ved campusene i Harstad og Narvik som bidrar til faglig utvikling, styrking av den regionale rollen og som gir strategisk innflytelse i den nye organisasjonen. Ansattes rettigheter og plikter Ingen ansatte skal sies opp som følge av fusjonen eller mot sin vilje flytte fra en campus til en annen som følge av fusjonen. Ansattes rettigheter og plikter avklares i samarbeid med de ansattes organisasjoner i henhold til lov, hovedavtale og tariffavtale og eventuelle særavtaler. Det skal utformes egen omstillingsavtale i samarbeid med organisasjonene. Fusjonen er å anse som en virksomhetsoverdragelse. Dette utløser rettigheter i forhold til arbeid og lønn som ikke automatisk følger av en fusjon jfr. Arbeidsmiljøloven og Tjenestemannsloven. Ingen ansatte skal gå ned i lønn som følge av fusjonen. Individuelle, midlertidige avtaler vedr. funksjonstillegg/lederlønn/b-tillegg avvikles dersom funksjonen bortfaller. Studentenes rettigheter (og plikter) Alle studenter har rett til å fullføre påbegynte studieprogram etter gjeldende studieplaner, og grad utstedes av UiT etter fusjonstidspunktet. Universitetet skal legge til rette for et godt studentdemokrati som fungerer på tvers av campusene. Adgangen til å få studiepoenguttelling for tillitsvalgte studentverv videreføres i det nye universitetet. Overgangsordninger Det skal rettes en henvendelse til Kunnskapsdepartementet for å undersøke muligheten for styresammensetning som ivaretar representasjon fra tidligere styrer ved HiN og HiH i styret for den fusjonerte institusjonen Økonomiske forutsetninger Fusjonen skal i seg selv ikke ha en omfordelende effekt mellom campusene, men sikre videre faglig drift.
DISKUSJONSSAK MILEPÆLSPLAN Rektorrådet ble i møtene 22. og 29. april orientert om milepælsplan i forbindelse med fusjonen. Arbeidet med fusjonen er nå ca 1 måned forsinket og det vil ikke være realistisk å komme i mål med alle fag og arbeidsgrupper innen 1.1.2016. Det er henstilt overfor alle arbeidsgrupper om å tilstrebe å avholde første møte før vårsemesteret, men det rapporteres at dette kan bli vanskelig fra flere av disse. Sekretær for rektorrådet vurderer at de fleste faggrupper vil kunne klare å levere sine rapporter slik at en kan ha ansatte innplassert innen 1.1.2016. Hvorvidt det er realistisk å levere innen 9.oktober slik det fremgår av milepælsplanen må avklares i løpet av første møte i gruppene. Det bør uansett tilstrebes å tilpasse møter i Rektorrådet slik at flest mulig innplasseringer kan foretas innen 1.desember. Sekretariatets vurdering er at det primært vil være FG ingeniørvitenskap og teknologi og AG organisasjon som håndterer noe mer komplekse problemstillinger som vil ha problemer med å sluttføre sitt arbeid innen 1.1.2016. Når det gjelder driftskritiske funksjoner er sekretariatets vurdering at arbeidet i AG sikker drift går i henhold til plan slik at ansvarsområdene innen sikker drift vil være ivaretatt innen fusjonstidspunktet 1.1.2016. Det er avtalt mellom rektorene at det skal være et møte mellom styrene ved de tre institusjonene. Styrene ved UiT og HiN har satt opp styrermøter 30.september og det foreslås at et felles styreseminar avholdes i tilknytning til dette. Dette betyr at HiH henstilles om å endre dato for sitt styremøte 23 24. september til 30.september. Sekretariatet ser for seg at det da blir et styreseminar 29.september med påfølgende styremøter 30.september. Blant annet bør styrene diskutere mandat og sammensetning av 2020 gruppene.
Milepælsplan fusjon UiT, HiN, og HiH Oppgave Prosess Oppstart varighet Frist Nettside 16.mar.15 15 31.mar.15 Kom.plan 01.apr.15 19 11.mai.15 Intensjonserkl til rektorråd 16.mar.15 27 14.apr.15 Mandat sikkertil rektorråd 01.apr.15 13 14.apr.15 Mandat øvrige grupper 16.mar.15 30 29.apr.15 Rektorrådmøte 1 20.apr.15 1 20.apr.15 Intensjonserkl til styrene 20.apr.15 2 15.jun.15 Gruppe omstilutnevnelses 10.apr.15 11 24.apr.15 Sammensetning arb.gr. (adm 21.apr.15 4 15.mai.15 Sammensetning faggr. 21.apr.15 4 15.mai.15 Omstillingsavtale 20.apr.15 12 01.jun.15 Omstillingshåndbok 20.apr.15 12 01.jun.15 Arbeidsstart grupper 27.apr.15 5 15.mai.15 Rektorrådmøte 2 (statusmø 15.jun.15 1 15.jun.15 Status/del.lev arb.gr 01.mai.15 112 01.sep.15 Status/del.lev faggrupper 01.mai.15 112 01.sep.15 Rekorrådmøte 3 01.sep.15 1 01.sep.15 Opprettelse av 2020 grupper 20.aug.15 12 01.sep.15 Lev. arb. gr. 20.aug.15 31 09.okt.15 Lev. Faggrupper 20.aug.15 42 09.okt.15 Beslutninger Styremøter ve 15.okt.15 1 01.nov.15 Innplassering ledelse 15.okt.15 16 01.nov.15 Innplassering medarb. 20.nov.15 30 01.des.15