Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 27.09.2016, Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 20:20 Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 16/25 16/35 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Torbjørn Østby (Ap), leder X Jan Aage Moen (H), nestleder X Rannveig Lade (R) X Eirik Milde (H) X Turid Eriksen (Ap) Forfall Odd Riise Håvard Tafjord (H) Forfall Arne Hornæs Ellen Simensen (Ap) Forfall Bente Cathrine Gulbrandsen Antall stemmeberettigede fremmøtte 7 av 7. Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen Møtende fra revisjon ØKR IKS Anders Svarholt Deloitte AS Bente Toftum Møtende fra administrasjonen: Rådmann Roar Vevelstad, leder kommunikasjon og service Martin Vik og regnskapssjef Lars Hennum Hansen Merknader Merknader til innkalling og dagsorden framgår av behandlingen av sak 16/25. Torbjørn Østby, leder. Jan Aage Moen
Kontrollutvalget Haldens møte 27.09.2016 Sakliste PS 16/25 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 16/26 Godkjenning av protokoll fra møtet 21.6 2016 PS 16/27 PS 16/28 PS 16/29 Informasjon fra rådmann om møte- og reiseaktiviteten, Svingenskogen og varsling og antikorrupsjonsarbeid. Henvendelse til kontrollutvalget vedrørende Halden Arbeid og Vekst Vedlegg: 1. Brev med vedlegg fra Arve Sigmundstad, gruppeleder i Halden Arbeiderparti, datert 26.08 2016. 2. Epost fra avdelingsdirektør NAV Fellestjenester Østfold, datert 15.09 2016 Prosjektplan "Mottak av flyktninger" PS 16/30 Deloitte AS - Revisjonsstrategi for 2016 PS 16/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 PS 16/32 PS 16/33 PS 16/34 PS 16/35 Kontrollutvalgets høringsinnspill til NOU Ny kommunelov Konkurranseutsetting av revisjonen- utarbeidelse av anbudsgrunnlaget Referater og meldinger Eventuelt PS 16/25 Godkjenning av innkalling og saksliste (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Innkalling: Ingen merknader Dagorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden. Det ble bestemt at sak 16/33 skulle behandles for lukkede dører Hjemmel: Offl. 13 og Fvl 13, første ledd Saken ble behandlet som siste sak.
1. Innkalling og saksliste godkjennes PS 16/26 Godkjenning av protokoll fra møtet 21.6 2016 1. Protokoll fra møtet 21.6 2016, godkjennes Vedtaket ble som innstillingen 1. Protokoll fra møtet 21.6 2016, godkjennes PS 16/27 Informasjon fra rådmann om møte- og reiseaktiviteten, Svingenskogen og varsling og antikorrupsjonsarbeid. 1. Rådmannens informasjon om møte- og reiseaktiviteter, avtale angående Svingenskogen og kommunens varslingssystem og antikorrupsjonsarbeid tas til orientering. Leder for kommunikasjon og service, Martin Vik, informerte om møte- og reiseaktivitet. Rådmann Roar Vevelstad redegjorde for kommunens varslingssystem og antikorrupsjonsarbeid Informasjon om status for avtale angående Svingenskogen, ble utsatt til neste møte 1. Rådmannens informasjon om møte- og reiseaktiviteter og kommunens varslingssystem og antikorrupsjonsarbeid, tas til orientering. PS 16/28 Henvendelse til kontrollutvalget vedrørende Halden Arbeid og Vekst (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalgets leder la fram et forslag til vedtak som kontrollutvalget sluttet seg til Det ble gitt noen presiseringer knyttet til vedtaket: Det er viktig å få fram hvem eventuelle varslingsrutiner gjelder for (gjelder rutinene f. eks også for styremedlemmer i et heleid selskap?)
Det er også viktig å få fram om bestemmelsene i kommunes eiermelding etterleves: Selskaper som i sin helhet eies av Halden kommune skal etter bestemmelsene i eiermeldingen, ha varslingsregler som er i tråd med Halden Kommunes etiske krav. Det var enighet om at NAVs endelige konklusjon mht. bonusene som er gitt, blir forelagt utvalget. 1. Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon IKS om å gi en utredning om avvik fra kommunens regler for varsling i egen organisasjon og i heleide selskap, i sak om bonusutbetaling i Arbeid og vekst AS. Kontrollutvalget peker særlig på Oppfølging av varsling Saksbehandlingsregler Vern av varslere 2. Kontrollutvalgets leder og sekretariatet gis fullmakt til å diskutere oppdragsforståelse og ressursrammer med revisjonen. PS 16/29 Prosjektplan "Mottak av flyktninger" 1. Prosjektplan «Mottak av flyktninger», vedtas Seksjonsleder i ØKR IKS, Anders Svarholt redegjorde for innholdet i prosjektplanen. Han informerte om at det gjenstår ca. 250 timer (av 700) til forvaltningsrevisjon i 2016. Barnevernsprosjektet fullføres og prosjekt om mottak av flyktninger påbegynnes, i 2016. Det ble også presisert at vinkling og omfanget på undersøkelsene knyttet til problemstillingen om introduksjonsordningen, tilpasses resultatene etter fylkesmannens tilsyn i 2016. 1. Prosjektplan «Mottak av flyktninger», vedtas PS 16/30 Deloitte AS - Revisjonsstrategi for 2016 1. Revisors muntlige redegjørelse om overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering. Revisor Bente Toftum fra Deloitte AS, gjennomgikk revisjonsstrategien. Kontrollutvalget fikk utdelt presentasjonen. 1. Revisors overordnede revisjonsstrategi for 2016, tas til orientering.
PS 16/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 på kr. 2 256 803.-, godkjennes 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Kontrollutvalget var enig om å synliggjøre usikkerheten knyttet til revisjonskostnader i et nytt pkt. 3. Vedtaket ble ellers som innstillingen 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 på kr. 2 256 803.-, godkjennes 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» 3. Det er usikkerhet knyttet til revisjonskostnader fordi disse skal ut på anbud fra 2017 PS 16/32 Kontrollutvalgets høringsinnspill til NOU Ny kommunelov (saken legges fram uten forslag til vedtak) Jan Moen redegjorde for NOU 2016:4 endringsforslag når det gjelder kontrollutvalget. Han opplyste om at han ikke hadde fått noen innspill til høringsuttalelse. Kontrollutvalget ble enige om at utvalget kunne slutte seg til rådmannens forslag til høringsuttalelse på området som omhandler «egenkontrollen» til kommunen. 1. Kontrollutvalget slutter seg til rådmannens høringsuttalelse på området som omhandler «egenkontrollen» til kommunen.
PS 16/33 Konkurranseutsetting av revisjonen- utarbeidelse av anbudsgrunnlaget (Saken legges fram uten forslag til vedtak). Saken ble behandlet for lukkede dører Hjemmel: Offl. 13 og Fvl 13, første ledd Rådmann Roar Vevelstad og regnskapssjef Lars Hennum Hansen, var tilstede under behandlingen Jan Moen ba om at hans habilitet ble vurdert pga. hans verv som styremedlem i Østfold kommunerevisjon IKS. Han ble erklært inhabil og han forlot møtet. Leder Torbjørn Østby redegjorde kort for prosessen med konkurransegrunnlaget, og at administrasjonen ved innkjøpsavdelingen har bistått han og Håvard Tafjord i utarbeidelsen. Han redegjorde for hovedinnholdet og punktene i grunnlaget som er endret på i forhold til gjeldene avtaler. Kontrollutvalget sluttet seg til redegjørelsen. Det var enighet om at konkurransegrunnlaget kunne sendes til administrasjonen v/innkjøpsavdelingen for utlysning. Leder vil være tilstede ved åpningen av innkomne tilbud. Det ble presisert at videre prosess derifra er at kontrollutvalget behandler innkomne tilbud og sender en innstilling om valg av revisor til kommunestyret. 1. Konkurransegrunnlaget sendes til administrasjonen ved innkjøpsavdelingen for videre saksbehandling PS 16/34 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget ble i august underrettet om at Østfold kommunerevisjon IKS har forespurt Østfold kontrollutvalgssekretariat om å gjennomføre eierskapskontrollen av Halden Byutvikling AS, som kontrollutvalget har bestilt. Kontrollutvalget godkjente per mail at Østfold kontrollutvalgssekretariat utfører oppdraget for revisjonen. Vedtaket ble som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/35 Eventuelt Ingen saker