Kvalifikasjonsgrunnlag Tjenestekonsesjonskontrakt anskaffelse av: Driftsavtale bar Sarpsborg scene
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Kunngjøring... 4 1.4 Oppdeling av leveransen... 4 1.5 Avtale... 4 2 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.1 Språk... 4 2.2 Konkurranseform... 4 2.3 Fremdrift for anskaffelsen... 5 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader... 5 2.5 Offentlighet... 5 3 Krav til leverandøren... 5 3.1 Kvalifikasjonskrav... 5 3.1.1 Signert tilbudsbrev... 5 3.1.2 Juridiske og organisatoriske forhold... 6 3.1.3 Juridisk og finansiell stilling... 6 3.1.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 3.2 Eventuelle forbehold... 7 3.3 Eventuell avvisning... 7 4 Kriterier for tildeling av tjenestekonsesjon... 7 5 Rettelse, supplering eller endring av grunnlaget... 7 6 Frist for levering av tilbud... 7 7 Krav til utforming av tilbudet... 8 8 Avvisning... 8 Retur av tilbud... 8 VEDLEGG: Vedlegg 1: HMS-egenerklæring Side 2 av 10
1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Sarpsborg bystyre har vedtatt at Sarpsborg scene (tidligere Folkets Hus) skal være kommunens store kulturarena. I Sarpsborg scene gjennomføres i dag ca. 100 større og mindre arrangementer årlig. Det er nylig gjennomført tiltak som vil gjøre Sarpsborg scene mer attraktiv for både arrangører og publikum: - Oppussing av teatersal og foaje/inngangsparti, skuespillergarderober, scene, galleri og konferansesal. - To nye barer - Betydelige teknisk oppgraderinger Gjennomførte oppgraderinger er godt mottatt av utøvere og publikum og vi opplever nå at interessen for å leie lokalene til konserter og arrangementer er økende. Det er i tillegg planlagt at ytterligere oppgraderinger skal gjennomføres. Sarpsborg kommune v/enhet kultur har ansvar for videre utvikling av Sarpsborg scene. Det søkes etter samarbeidspartnere som er interessert i å delta i arbeidet med å utvikle lokalene til en attraktiv møteplass og kulturarena. Vi inviterer potensielle drivere til inngåelse av tjenestekonsesjonskontrakt for drift av bar på Sarpsborg scene. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Inngåelse av tjenestekonsesjonskontrakt for drift av bar på Sarpsborg scene. Arealene det skal serveres i er foaje, teatersal og galleri på Sarpsborg scene. Det er bardisker i foaje og på galleri. Barene er fra eier utstyrt som følger: - Vann- og strømtilførsel - Lagerrom - Bardisker, stoler, krakker og bord - Diverse glass og annet serveringsutstyr Utstyr utover dette må drifter selv anskaffe. Drifter får etter kontrakten det fulle og hele ansvaret for bardrift med skjenking og eventuelt lettere servering. Driftsoppgavene vil inkludere: - Drift av bar på alle åpne arrangement på Sarpsborg scene. - Rydding og renhold av de aktuelle arealer etter nærmere avtale. - Løpende vedlikehold av faste eiers og drifters barinstallasjoner. - Eventuelt å forestå enkel matservering. - Representere kommunen på en god måte og bistå som godt og ansvarlig vertskap. Driftskontrakten overfører alt driftsansvar og all økonomisk risiko for driften av barene over på leverandøren i kontraktsperioden. Side 3 av 10
1.3 Kunngjøring Tjenestekonsesjonen er kunngjort på Sarpsborg kommunes internettside og i lokalpressen. 1.4 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. 1.5 Avtale Det skal inngås tjenestekonsesjonskontrakt med 1 leverandør. Avtalens varighet vil bli nærmere avklart i forhandlingene, men som utgangspunkt ses det på en driftshorisont på 3 år med mulighet for opsjon på ytterligere 3 år Avtalens tekst vil bli gjenstand for forhandlinger. Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart (arrangementsansvarlig, konsertarrangører m.v) i den utstrekning oppdragsgiver finner det nødvendig for utførelsen av arbeidsoppgavene i henhold til denne avtalen. 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Anskaffelsen gjelder en tjenestekonsesjonskontrakt og er etter FOA 1-3 (2) bokstav j og rettspraksis ikke underlagt lov 16. juni 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Selv om anskaffelsen ikke er underlagt LOA og FOA vil oppdragsgiver tilstrebe å ivareta grunnleggende krav til forretningsmessighet, likebehandling, ikke-diskriminering, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Denne anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i et trinn, dvs at tilbudet som leveres skal inneholde svar på kvalifikasjonskravene samt et tilbud på driften, se punkt 7. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall leverandører som blir funnet til å være best kvalifisert for deltakelse i selve forhandlingene. Antall deltakere som blir invitert til forhandlinger vil kunne bli begrenset, dersom det viser seg at det er mange kvalifiserte potensielle drivere som leverer tilbud. 1. Vurdering av kvalifikasjoner. Evt en første avklaring om konsesjonsbetingelser. Det kan være at antallet deltakere i konkurransen reduseres allerede i denne fasen. 2. Forhandlingene. Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Det kan forhandles om alle forhold ved tilbudet. 3. Levering av endelig tilbud Side 4 av 10
4. Tildeling av tjenestekonsesjonen. Alle deltakere vil bli tilskrevet med opplysninger om hvilket firma som er tildelt oppdraget med en kort begrunnelse i henhold til tildelingskriteriene, jfr. punkt 5. Oppdragsgiver vil sikre at forhold rundt denne prosessen dokumenteres, for å ivareta kravet om likebehandling og etterprøvbarhet. 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Dato: Aktivitet: 23.09.14 Kunngjøring av anskaffelsen 02.10.14, kl. 09.00 Frist for å melde interesse/påmelding til befaring på Sarpsborg scene. Sendes på e-post til heeu@sarpsborg.com. 07.10.14, kl. 12.00 Befaring på Sarpsborg scene 08.10.14, kl. 12.00 Frist for spørsmål til grunnlaget/kunngjøringen. Sendes på e-post til os@sarpsborg.com. Spørsmålene vil bli samlet opp og svar blir sendt til alle som har meldt interesse. 17.10.14, kl.12.00 Tilbudsfrist Ca uke 43 og 44 Forhandlinger Ca uke 44 Konsesjonstildeling 2.4 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som leverandør pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Offentlighet a) Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 3 Krav til leverandøren 3.1 Kvalifikasjonskrav Tilbyderen må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: 3.1.1 Signert tilbudsbrev Dokumentasjonskrav: Brev med tilbud som deltagelse i konkurransen med signatur fra person som er bemyndiget til å forplikte tilbyderen. Side 5 av 10
3.1.2 Juridiske og organisatoriske forhold Krav: Tilbyder skal ikke ha restanser på skatt/arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra kvalifikasjonsfrist. Med skatteattester menes: - For norske leverandører: skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift og skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner-/kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. - For utenlandske leverandører: Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). 3.1.3 Økonomisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves tilstrekkelig finansiell styrke til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav: Tilbyder må gjennom siste årsregnskap eller på annen måte dokumentere finansiell styrke til drift av bar. Konsesjonsgiveren forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. 3.1.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Tilfredsstillende gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav: a) Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. Herunder; en redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen, en oversikt over selskapets historikk, organisering og en beskrivelse av dagens virksomhet. b) Tilbyder må dokumentere erfaring/kompetanse knyttet til drift av bar, alternativt fra drift av overnattingssteder, serveringssteder og liknende. c) Tilbyder må kunne sannsynliggjøre at de vil oppfylle vilkårene for å få serverings og skjenkebevilling etter gjeldnde regelverk. Dersom valgt leverandør i ettertid ikke oppnår de nødvendige bevillinger, er dette opphørgrunn for kontrakten. Side 6 av 10
3.2 Eventuelle forbehold Dersom leverandøren har absolutte forbehold/forutsetninger for tilbudet, må dette fremkomme klart i denne dokumentasjonen 3.3 Eventuell avvisning Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist. 4 Kriterier for tildeling av tjenestekonsesjon I forhandlinger om ny driftsavtale, med påfølgende tildeling, vil det legges på vekt følgende: Hvordan tilbudet bidrar til videreutvikling av Sarpsborg scene som en attraktiv kultur- og arrangementarena. Konsept og erfaring som tilsier at man kan representere og bli et godt og ansvarlig vertskap for Sarpsborg kommune. Økonomisk vederlag Sarpsborg kommune (% andel av inntjeningen). Tidspunkt for oppstart. 5 Rettelse, supplering eller endring av grunnlaget Evt. rettelser, suppleringer eller endringer av grunnlaget vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle leverandører som har meldt interesse for å delta i konkurransen. 6 Frist for levering av tilbud Tilbudet må være oss i hende innen 17.10.14, kl.12.00. Leveringsadresse Tilbudet skal sendes: (nb! fristen er i hende ): Sarpsborg kommune Enhet kultur V/ Olof Svensson Postboks 237 1702 Sarpsborg eller leveres til: Sarpsborg kommune Sarpsborg rådhus, Servicetorget Glengsgata 38 Sarpsborg Merking Tilbudet skal merkes: Tilbud drift av bar Sarpsborg scene» Side 7 av 10
7 Krav til utforming av tilbudet Kvalifikasjonssøknaden skal i lukket forsendelse fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer; 1- en - signert original, og 1 en kopi. Søknaden skal være inndelt på følgende måte: 1. Signert tilbudsbrev 2. Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav 3. Svar på krav til juridisk og finansiell stilling 4. Svar på tekniske og faglige kvalifikasjonskrav 5. Tilbud på drift av bar på Sarpsborg scene basert på dette grunnlaget, inkludert en beskrivelse av driftskonsept og idè. Tilbudet skal også inneholde hvilke opplysninger tilbyderen mener er underlagt taushetsplikt etter offentleglova 13, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyderen bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. 6. Relevante vedlegg 8 Avvisning Tilbud som ikke tilfredsstiller punktene i kvalifikasjonsgrunnlaget kan bli avvist. 9 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud. Side 8 av 10
Vedlegg 1 HMS-erklæring for leverandører til Sarpsborg kommune Denne bekreftelsen gjelder: Firma : Adresse : Postnr./-sted : Land * : Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse,- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato: Daglig leder (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato: Representant for de ansatte (sign.) * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold at lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Dato: Daglig leder (sign.) Side 9 av 10
Side 10 av 10