Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 25/04/2012 SAK NR 22-2011 Revidert strategiplan for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 2012-2014 Forslag til vedtak: 1. Det fremlagte strategiplan legges til grunn for virksomheten i Pasientreiser ANS 2012-2014. 2. Strategiplanen sendes RHF-ene for styrebehandling i de respektive RHFstyrene. 3. Strategiplanen legges frem for styret til revisjon i april 2013. Skien 18. april 2012 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 5
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Styret behandlet strategiplanen for Pasientreiser ANS i sitt møte 11.04.11 og vedtok bl.a. at revidert dokument skulle fremlegges i april 2012. Foreliggende forslag til revidert strategiplan for perioden 2012-2014 er utarbeidet i løpet av vinteren 2012. I tråd med styrets føringer er gjeldende plan lagt til grunn men revidert og oppdatert i forhold til aktuelt utfordringsbilde og justert oppgaveportefølje for selskapet. Pasientreisekontorene, de regionale helseforetakene gjennom samarbeidsforumet og brukerpanelet har deltatt i prosessen. Administrerende direktør anbefaler at foreliggende strategiplan legges til grunn for virksomheten i Pasientreiser ANS 2012-2014. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Styret behandlet i møte 11.04.11 (sak 024-2011) forslag til strategiplan for Pasientreiser ANS. Styret sluttet seg der til den fremlagte planen og ba om at planen ble lagt frem for styret til revisjon innen april 2012. I styremøtet 08.12.11 (sak 070-2011) la styret føringer for arbeidet med rullering av strategiplanen. Der inngikk bl.a. følgende punkter: Ha et overordnet brukerfokus i strategidokumentet Videreføre arbeidet for å sikre stabile og velfungerende IKT-systemer Delta i HOD`s arbeid med regelverksforenkling Opplæring Videreføre prosesser for å tydeliggjøre mål og prioriteringer gjennom forankring, samhandling og relasjonsbygging Videreutvikle funksjoner innen rapportering og analyse Senere er også vedtatt videreføring av arbeidet med kontinuerlig forbedring som også er førende for den reviderte planen. Regelverk, oppdragsdokument, SLA-avtale og andre styrende dokumenter er også del av rammeverket for plandokumentet. Det er nå utarbeidet forslag til revidert strategiplan for Pasientreiser ANS for perioden 2012-2014. Dokumentet er basert på styrets føringer, selskapets egne vurderinger og innspill fra pasientreisekontorene, de regionale helseforetakene gjennom samarbeidsforum og brukerpanelet. Som ledd i prosessen ble det avholdt en strategikonferanse for de nevnte aktørene 09.02.12. Konferansen ga konkrete innspill til revisjon av strategiplanen. I forkant var deltakerne anmodet om å spille inn synspunkter til viktige elementer i revidert strategiplan for Pasientreiser ANS. Gjennom konferansen ble dette sammenfattet og oppsummert til punkter som inngår i foreliggende strategiplan. I etterkant av konferansen har selskapet bearbeidet aktuelt materiale og deretter gjennomført en møterunde med de fire regionene og de respektive pasientreisekontorene for ytterligere forankring av innholdet i det dokumentet som nå legges frem. Slik Pasientreiser ANS oppfatter de tilbakemeldinger som er gitt gjennom den beskrevne prosessen er det nå i stor grad oppslutning fra pasientreisekontorene og RHF-ene v/samarbeidsforum om valg av hovedelementene i strategiplanen. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Planperioden er definert til 2012-2014, men hovedfokus er lagt på de to første årene. Viktige rammebetingelser for i første rekke reiser uten rekvisisjon er gjennom dialog med Helse- og omsorgsdepartementet til vurdering for mulige endringer. Dette kan få virkning mot slutten av planperioden, men pr april 2012 er ikke denne prosessen kommet langt nok til at eventuelle endringer for selskapet er lagt konkret inn i planen. Det tenkes her bl.a. på arbeidet med regelverksforenkling og mulighet for å ta i bruk elektroniske løsninger ved innsending av krav relatert til reiser uten rekvisisjon. Side 2 av 5
Planen har hovedfokus på følgende tre områder: - Et tydelig brukerperspektiv - Sikre likebehandling - Målbar kostnadseffektivisering Dette er i tråd med hovedfokus i eksisterende strategidokument, men er spisset ytterligere for en presisering av hva som anses som mest vesentlig for selskapet de nærmeste to-tre år. Flere av elementene inngikk i gjeldende dokument, men med noen andre betegnelser. Samtidig opplever selskapet at man pr april 2012 er i god rute med tanke på leveranser til eier relatert til SLA-avtalen. Gjennomført revisjon av SLA-avtalen i 2011 og sist avholdte driftsmøte med RHF-ene og HF-ene som kunder ultimo 2011 bekrefter dette synet. Med utgangspunkt i selskapets kjerneoppgaver er viktige deler av planen rettet inn mot enkeltoppgjør. Imidlertid har selskapet som systemeier og databehandleransvarlig også ansvar for saksbehandlingssystemet NISSY som benyttes innen direkteoppgjør, og er også ansvarlig for elementer innen dette området som må utvikles i planperioden. Planen forsøker å ta høyde for en riktig tilnærming også til dette området i kommende periode. Utviklingen i sykdomsbildet med større andel av kroniske sykdommer, økning i andel poliklinikk og dagbehandling samt usikkerhet rundt effektene av samhandlingsreformen er viktige elementer å hensynta når videreutvikling av pasientreiseområdet skal planlegges. Demografien kommer som et annet moment som forventes å generere økning i antall pasientreiser. Aldersprofilen på eksisterende brukere av reiser uten rekvisisjon og gjennomførte spørreundersøkelser indikerer at overgang til elektroniske løsninger for bruker kan ha store effektiviseringsmuligheter. 2.3 Mer om hovedpunktene Et tydelig brukerfokus Brukernes opplevelse av tjenesten er forsøkt belyst bl.a. gjennom spørreundersøkelser både i 2011 og i 2012 i forkant av utarbeidelse av sluttdokumentet. I dialog med pasientreisekontorene og RHF-ene som ledd i planprosessene er viktigheten av dette fokusområdet sterkt betonet. Utvikling av tiltak tar sikte på å legge til rette for at brukerne skal oppleve tjenestene som forenklet og forbedret. I dialogen med Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet om forenkling og standardisering har brukernes interesser stor plass. Brukerpanelet for pasientreiseområdet er informert om valg av strategi og fokusområder og har gitt sin tilslutning til dette. En annen kategori brukere av Pasientreiser ANS sine tjenester er helseforetakene/rhf-ene og pasientreisekontorene i rollen som kunder. Dette skje innenfor rammen av tjenesteleveranseavtalen (SLA-avtalen) der selskapets oppgave som tjenesteleverandør er beskrevet. Det er sentralt for Pasientreiser ANS å videreutvikle kvalitet og effektivitet i sine tjenesteleveranser overfor kundene. De halvårlige driftsmøtene mellom kunder og leverandør er viktige arenaer i så måte. Målt ut fra tilbakemeldinger fra kundene i de driftsmøter som er avholdt så langt er det ikke grunnlag for omfattende endringer i måten selskapet utøver sin tjenesteleveranse på. Internrevisjonens gjennomgang av SLA-avtalen i 2011 har imidlertid medført et behov for å reforhandle enkelte deler av SLA-avtalen i 2012. Det blir da viktig bl.a. å få tydelig nok frem kundenes forventninger til kvalitet og effektivitet i tjenesteleveransen og å utvikle KPI-er som best mulig kan måle dette. Sikre likebehandling Et av hovedmålene ved reformeringen av administreringen av pasientreiseområdet fra 2009 var å sikre likebehandling av like saker. Pasientreiser ANS har i sine styrende dokumenter Side 3 av 5
nedfelt bestemmelser om selskapets rolle i relatert til dette. Det er derfor naturlig at dette er et sentralt fokusområde i selskapet reviderte strategiplan. De fleste prosessene innenfor området reiser uten rekvisisjon inkluderer både helseforetakene og selskapet. Dette er krevende med tanke på å få til mest mulig effektive tiltak. Bl.a. derfor har det slik styret har vært opptatt av, vært lagt ned ressurser fra selskapets side i form av samhandling og forankring med samarbeidsaktørene for å finne frem til omforente tiltak som kan bidra til å oppnå disse viktige målene. Målbar kostnadseffektivisering En ryddig økonomi gir et godt grunnlag for videreutvikling og nødvendige investeringer for å oppnå ytterligere forbedringer innenfor selskapets ansvarsområde. Regnskapene for 2010 og 2011 har vist at effektiviseringstiltak disse årene har hatt de effekter man har hatt som mål. Det er sentralt for Pasientreiser ANS å fortsette denne utviklingen for derigjennom å kunne videreføre viktige effektiviseringstiltak med sikte på fortsatt å kunne vise til målbare positive økonomiske resultater som i sin tur kommer pasientene til gode. 2.4 Status for sentrale områder i gjeldende planperiode En rekke av tiltakene som er gjennomført det siste året har sitt utspring i gjeldende strategiplan. Her nevnes kort noen sentrale punkter som f eks at HOD nå etter initiativ fra Pasientreiser ANS har igangsatt arbeidet med å utrede regelverksforenkling med sikte på innføring av elektronisk innsending av refusjonskrav samt innføring av standardsatser for reiser uten rekvisisjon. Videre er løsning for optisk lesing (OCR) av innkomne saker til Pasientreiser ANS på plass og den nye forvaltningsmodellen for samhandling mellom regionene, pasientreisekontorene og selskapet er innført og bidrar til systematisk forankring av prosesser og tiltak. Enkelte tiltak fra gjeldende plan er ikke fullført og videreføres i forslaget for perioden 2012-2014, bl.a. arbeidet med automatisk innkallings- og oppmøteregistrering. Når det gjelder arbeidet med å forbedre avtaler med transportører (reiser med rekvisisjon) har bl.a. KF-prosjektet avdekket at det er store utfordringer relatert til oppfølging av transportkontrakter. Det er videre ingen felles nasjonal tilnærming til hvordan anbud utformes. Med dette utgangspunktet er det også en utfordring å utvikle felles standardiserte tekniske løsninger for 18 pasientreisekontor med stor grad av lokale løsninger pr i dag. Det er imidlertid ingen omforent holdning i regionene til om, og i tilfelle hvordan, Pasientreiser ANS skal ta et initiativ her og bidra til en mer hensiktsmessig og standardisert tilnærming. Det er derfor valgt ikke å videreføre tiltaket i revidert plan. 2.5 Viktige tiltak i revidert strategiplan Som det fremgår av dokumentet er det anført en rekke tiltak i tilknytning til fokusområder og målsettinger. Sentralt står også i foreliggende dokument tiltak rettet inn mot forbedring av tjenesten overfor brukerne. I den forbindelse er det som i fjor gjennomført en brukerundersøkelse med spørsmål relatert til mulige tiltak for å forbedre tjenestene. Brukerundersøkelsene i 2011 og 2012 viser at 35-40% av respondentene kunne tenke seg innsending av refusjonssøknad via internett. På spørsmål om man ønsker utbetaling via standardsats og derved raskere utbetaling fremfor ordinær saksbehandling og lengre saksbehandlingstid, avviker svarene de to årene imellom. I 2011 ønsket 51% standardsats, mens dette tallet falt til 28% i 2012. Det er derfor vanskelig å trekke en entydig konklusjon på hva brukerne foretrekker basert på disse to undersøkelsene. Tiltak i tilknytning til disse eksemplene er bl.a. Pasientreiser ANS deltakelse i prosessen i regi av HOD for regelverksforenkling og fortsatt kartlegging av brukernes opplevelse av tjenestetilbudet. Nasjonal kartlegging av etablert saksbehandlingspraksis to ganger pr år vil yterligere bidra til å legge grunnlag for likebehandling. Andre viktige tiltak vil være innenfor rapportering og analyse inkl ny IKT-løsning og utredning av muligheten for å øke andel e-rekvireringer. Innenfor IKT generelt er et sentralt tiltak implementering av tiltak fra kvalitetsgjennomgangen i 2011. Videreføring av prinsipper i Side 4 av 5
tilknytning til kontinuerlig forbedring blir viktig for å sikre nasjonal effekt av nedlagt ressursinnsats. Pasientreisekontorene og RHF-ene v/sf-representantene har bl.a. gitt innspill til prioritering av tiltak i planen. Tiltak som av disse prioriteres høyest føyer seg inn under de sentrale fokusområdene i planen; enklere løsning for bruker, sikre likebehandling og bidra til kostnadseffektivisering. 3. Administrerende direktørs vurderinger: 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Gjelden strategiplan har vært et viktig element for utviklingen av selskapet siste år. Det er derfor viktig for Pasientreiser ANS å få utarbeidet og vedtatt en revidert strategiplan som basis for videre drift og fortsatt utvikling av selskapet. Prosessen frem mot ferdig dokument har bl.a. inneholdt en rekke innspill og forslag fra pasientreisekontorene. Tilbakemeldinger på fremlagt skisse til plandokument har i det store og hele blitt godt mottatt i de møter som er holdt med regionene og pasientreisekontorene om dette i etterkant av avholdt strategikonferanse. Arbeidet med regelverksforenkling og standardiserte løsninger i regi av Helse- og omsorgsdepartementet og Helsedirektoratet har startet i 2012 og Pasientreiser ANS er anmodet om å bidra i prosessene. Utfallet av disse prosessene kan få innvirkning på sentrale rammebetingelser for organiseringen av driften i Pasientreiser ANS. Det anbefales følgelig at man vurderer en revisjon av dokumentet i løpet av et år. Foreliggende plan er utformet med basis i gjeldende finansieringsmodell for selskapet. Denne er besluttet å skulle videreføres inneværende år. En eventuell ny modell vil måtte hensyntas ved fremtidige revisjoner av strategiplanen. 3.2 Evt dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Foreliggende dokument anses for godt forankret slik dette er omtalt i saken. Brukerpanelet for pasientreiseområdet er orientert om arbeidet i tillegg til de prosesser som er ført mot pasientreisekontorene og de regionale helseforetakene. 3.4 Konklusjon Administrerende direktør vurderer den fremlagte strategiplanen som et godt grunnlag for videre utvikling av Pasientreiser ANS. Gjennomføring av de tiltak som skisseres i planen vil være viktig for videre utvikling av selskapet og pasientreiseområdet som sådan. Viktige avgjørelser om videre utvikling av pasientreiseområdet skal tas i løpet av kommende år, og styret vil inviteres til å fatte vedtak om konkrete tiltak etter hvert som arbeidet innen de ulike områdene i planen fullføres. Trykt vedlegg: Revidert strategiplan for Pasientreiser ANS for perioden 2012-2014. Side 5 av 5