Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i gruppe for studentutveksling 04. april 2011 Til stede: Espen Kristensen, UiT Ute Vogel, UiT Pål Erik Megaard, UiO Oddrun Maaø, NTNU Jan Rønning, NTNU Karianne Omdahl, UiB Sara Mauland, UiS Magdalena Brekke, UiS Cathrine Strømø, UMB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Aune Moe, USIT Tonje Fredriksson, USIT (til stede under sak 7) Forfall: Anna Kolberg Buverud, UiO Marte Nørve Årvik, UiB Møteleder: Referent: Julie Myhre Barkenæs Aune Moe Dato: 16. mai 2011 Sist endret: 27.09.2011
Dagsorden 1. Referat fra møte 25.10.2010 2. Orientering om Mobility Project v/geir Vangen 3. Oppsummering fra gruppens formøte? 4. Infotekster for mobilitet, forslag fra UiT og tilbakemeldinger fra institusjonene 5. Gjennomgang av endringer i godkjenningsmodulen FS-versjon 6.8 (Student ekstern studium). Endringsnotat vil bli sendt ut senere. 6. Søknadsweb for utenlandske søkere Ferdigstille kravspesifikasjon for silingsprosessen. Demo av resultatet så langt. 7. Endringsønske rapport FS208.001 Utvekslingsavtaler v/hist 8. Opptak til utveksling 9. Starte arbeidet med Learning Agreement Dersom tid, ev. utsettes til neste møte. 10. Neste møte 11. Eventuelt Side 2
1. Referat fra møte 25.10.2010 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orientering om Mobility Project Geir Vangen orienterte om status for arbeidet. Det er avholdt 2 møter i Mobility Project siden sist. Det ene møtet hadde sikkerhet rundt tjenester for utveksling av studentinformasjon som tema. Det andre møtet var en 3-dagers Code Camp. Den første dagen var avsatt til diskusjoner med representanter fra institusjonenes internasjonale avdeling. Tema var bl.a. arbeidsoppgaver, hvilke utfordringer institusjonene har i forbindelse med utveksling av dokumenter. De 2 siste dagene arbeidet utviklere med testing av datautveksling mellom institusjonene. Der ble konklusjonen at det lages et business card for institusjonene rundt Erasmusutveksling før sommeren. UiO er pilot for FS. 3. Oppsummering fra gruppens formøte Gruppen hadde ikke formøte denne gangen. Saken utgår. 4. Infotekster for mobilitet forslag fra UiT og tilbakemeldinger fra institusjonene Gruppen hadde fått forslag til infotekster til utvekslingsavtaler fra UiT, og hadde sendt inn kommentarer til disse. Et samlenotat over tilbakemeldingene var sendt til gruppen, og det ble gjennomgått på møtet. Forslag fra UiO: S-SPESIELL utgår L-SPESIELL utgår A-VARIGHET deles i 2 koder til A-VARIGHET og A-GODKJENNING Forslag fra UiS: A-GENERELL utgår A-SPRÅKKRAV innføres i tillegg til A-UNDSPR Språkkrav er mest hensiktsmessig å angi som fritekst. Eksportrutinen 200.040 er utvidet med avtaleinfo. Konklusjon: Forslag fra UiO og UiS innføres med de endringer som ble bestemt på møtet. Side 3
5. Gjennomgang av endringer i godkjenningsmodulen i FS-versjon 6.8 (Student ekstern studium). Endringsnotatet for versjon 6.8 inneholder oversikt over endringer i Godkjenningsmodulen. Gruppen fikk presentert et nytt bilde for Person Ekstern Studium: - Hovedendringen i øvre del av bildet er at person knyttes til en institusjon istedenfor et løpenr. - Flere felt er fjernet. Merknadsfelt er oppdatert med innholdet som var der fra før. - All data vedrørende nedre del av bildet er konvertert. - Mulighet for å importere tekstlig informasjon om et emne. Ikke mulig å legge det inn manuelt. Når det foreligger informasjon om et emne, vil et info-symbol vises bak Emne-feltet. - URL til emne - Terminkode: Det er i første omgang innført egen tabell for ekstern tid - Feltet Resultat er nå et fritekstfelt - Det er innført flere infofelt under Detaljer I øvre del av bildet er noen av feltene beholdt inntil det kommer en avklaring på strukturen i øvrige deler av godkjenningsmodulen. Dette gjelder feltene NUSkode, Dato siste eksamen og utvekslingsprogram. Dette er informasjon som resultat av selve godkjenningsprosessen, og ikke med i resultatinformasjonen fra den eksterne institusjonen. 6. Søknadsweb for utenlandske søkere Tonje Fredriksson presenterte arbeidet som er gjort hittil med tilrettelegging av søknadsweb for utenlandske søkere. - Dokumentopplasting gjelder både for norske og utenlandske søkere. - Dokumentene er knyttet til personen, ikke søknaden - Forhåndsvisning av dokumenter foreslås endret til at linken viser dokumentet når man fører musen over linken. Sparer plass. - I Dokumenttype kan man definere hvilke dokumenttyper som søker kan laste opp. - Hovedkategoriene vil være felles for alle institusjonene (vitnemål/karakterutskrift, praksis, annet) - Tittelen Vitnemål/karakterutskrift endres til Utdanning - Tittelen Praksis endres til Praksis/arbeidserfaring - Filter på hvilke filformat som kan lastes opp er ønskelig, og bør kunne styres av institusjonen. - Ønskelig å kunne se når et dokument er lastet opp slik at det kan kontrolleres i forhold til ettersendingsfrist. Ettersendingsfrist for den enkelte søknad bør vises i dokumentopplastingsbildet. Det er ikke ønskelig med en sperre mot at søkere laster opp dokumenter etter fristen. Det kan evt. gis et varsel om at dokument muligens ikke kommer til å bli tatt hensyn til i behandlingen dersom det lastes opp etter frist. - Ønskelig å kunne registrere periode, og ikke bare fullføringsåret for en utdanning. Periode ønskes da med måned-år. - Sensitiv informasjon skal ikke lastes opp. Opplyse søkere at enkelte typer dokumentasjon må sendes inn manuelt av søkeren. Innføre en sjekkboks der søkeren bekrefter at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. - Vitnemål og praksis skal sendes som pdf-filer Side 4
- Dokumentasjon under Annet må kunne sendes som ulike typer filer, ev. ha tilgang via en link. Sjekke hvilken type filer institusjoner med kunstutdanning mottar fra søkere. USIT sendte et notat til institusjonene 28.12.2010 med beskrivelse av hvordan søknadsweb kan videreutvikles for å tilfredsstille kravene til applikasjonene der utenlandske søkere skal kunne søke om studieplass. På bakgrunn av tilbakemeldingene fra institusjonene, har USIT laget et forslag til innlogging og søkeprosess med siling. Dette ble delt ut på møtet. Spørreskjemaet der siling skal foretas kan bli komplisert. Det er fortsatt ikke helt klart hvilke krav som skal stilles til funksjonalitet for siling. Søkerens klagerett ble diskutert. På gruppens formøte 3. mai 2010 fikk alle i oppgave å sjekke med institusjonens jurister med hensyn til klagerett. Det er viktig å få avklart når i søkeprosessen klageretten oppstår. Konklusjon: USIT sender ut mail til studentutvekslingsgruppen og søknadswebgruppen om behov for å begrense tilgangen til hvilke opptak den enkelte søker har anledning til å velge, og om utenlandske søkere eventuelt kun skal ha anledning til å søke enkelte opptak. Gruppen sender inn eksempler på silingsprosessen til USIT. Fristen settes til mandag 11. april kl. 12:00. 7. Endringsønske rapport FS208.001 Utvekslingsavtaler HiST har sendt inn et ønske om å få ut en rapport over alle aktive utvekslingsavtaler på et sted i en bestemt periode. HiST foreslår en hake for kun aktive avtaler i rapporten FS208.001 Utvekslingsavtaler, alternativt et datofelt som viser hvor lenge en avtale skal være aktiv. Infotyper (selve teksten) skal ikke med i rapporten. Konklusjon: Gruppen går inn for ønsket fra HiST. Gruppen ønsker også at rapporten kan angi hvilke avtaler som går ut innenfor en gitt periode. 8. Opptak til utveksling UiO presenterte hvordan de registrerer opptak til utveksling i Opptak studieprogram samlebilde. Noen kommentarer: - Lager søknadsalternativ til alle avtaler. Alternativene knyttes til en avtale - Når søkeren har takket ja til opptak, kjøres rutinen FS159.001, som også oppretter søkerne som utvekslingspersoner. - Vedlikehold av opptakstudieprogram må i dag gjøres manuelt. Det er ønskelig å få på plass en rutine som vedlikeholder opptakstudieprogram for utvekslingsavtaler. Det meste skal være på plass i databasen for å kunne legge til rette for en slik rutine. Dette kan styres av informasjon som oppdateres i rammen Opptak for betingelser i bildet Utvekslingsavtale. Side 5
- UiO legger inn det utenlandske institusjonsnr. i feltet øverst i Opptakstudieprogram samlebilde, noe som en slik oppdateringsrutine også vil gjøre. - Feltet Studietypenr.: tall lavere enn 1000 er forbeholdt SO! 9. Arbeid med Learning Agreement Utsettes til neste møte. 10. Neste møte Neste møte: Tirsdag 6. september 2011 på USIT 11. Eventuelt a. Kobling mellom utvekslingsavtaler for forskere og for studenter v/uit UiT etter lyser en tettere kobling mellom utvekslingsavtaler for forskere og for studenter. Dette for å kunne benytte samme funksjonalitet til publisering av informasjon om forskningsavtaler. UiT mener det er mulig å legge inn alle typer avtaler i FS, men ønsker å få dette avklart med de andre institusjonene først. Avtalene skal kunne registreres i Utvekslingsvtale samlebilde, med en lokal kode for avtaletype, for eksempel FORSKAVTALE. UiB ønsker også å legge inn all avtaleporteføljen i FS for å kunne generere informasjon om avtalene, og er i gang med dette. Forskere rapporterer sin forskerutveksling i Cristin. USIT sjekker hvordan dette gjøres i Cristin. Bruk av lokale koder er uproblematisk. Side 6