Departementenes servicesenter DepKjøp Vedlegg 1: Kravspesifikasjoner for kontor- og datarekvisita Versjon 0.2 13.11.2007
Veiledning til besvarelse For hvert av punktene i tabellene nedenfor skal leverandør beskrive egen løsning/forslag til løsning. elsene skal være fyllestgjørende slik av oppdragsgiver kan vurdere de enkelte punkter. Alle kostnader knyttet til levering av statistikk, service o.l skal inkluderes i produktene som oppgis i prismatrisen, se vedlegg 2. Dersom det er spesielle forhold som ikke er dekket av pristabellen skal disse synliggjøres. G1 Generelle krav Ja Nei Leverandørens beskrivelse Statistikk Leverandøren er forpliktet til å gi statistikk over det totale uttak av datarekvisita for hvert halvår. Statistikken skal inneholde opplysninger om det totale uttak av kjøpte enheter/produkter fra leverandøren, totalt uttak av kjøpte enheter/produkter etter spesialprisliste, samt total omsetning i kroner for hvert departement/bestiller, fakturert med kontraktspriser eksklusive merverdiavgift. G2 Statistikken skal sendes oppdragsgiver innen utgangen av september og mars, siste gang senest en måned etter at avtaleperioden er utløpt. Tilsvarende statistikker skal også sendes til det enkelte departement, med oversikt over eget uttak på avtalen. Nettbutikk Tilbyderne skal gi oppdragsgiver tilgang til sin nettbutikk eller en demo-versjon av denne, ved å oppgi lenke til aktuell side, samt navn og passord. Oppdragsgiver vil benytte seg av denne i forbindelse med evaluering, og vil være opptatt av brukervennlighet, enkelhet ved søk og manøvrering mellom bildene. Også produktbeskrivelsen av de enkelte produkt og eventuelle linker til ytterligere informasjon vil evalueres. Ved en avtale skal leverandør kunne foreta en merking av avtaleproduktene, slik at det er klart for bruker hvilke produkt det er inngått avtale på ved innkjøp. Tilbyder foreslår en løsning på merking av avtaleprodukt. Oppdragsgiver vil også ha adgang til å Vedlegg en beskrivelse, foreslå løsning på merking av avtaleprodukt og hvordan avtalepris vises eller kan hentes frem. Side 2 av 7
kunne se avtalepris på nettportalen ifm bestilling. G3 G4 G5 G6 G7 G8 Oppfølgingsplan Leverandør skal avholde et oppstartsmøte med innkjøpere i departementene etter inngått avtale, der leverandør og avtaleprodukter skal presenteres. Leverandør skal også kunne tilby opplæring i bruk av elektronisk innkjøpsløsning, samt delta ved informasjonsmøter. Servicegrad Avtaleproduktene skal ha status som høyfrekvensvarer med servicegrad mellom 98-99%, dette innebærer at avtaleproduktene skal har en garantert leveringstid. Fakturering Leverandør skal kunne tilby differensierte faktureringsmåter. Avtaleenhetene i departementsfellesskapet kan ha forskjellige ønsker for fakturering. For eksempel vil det være ønske om månedsfakturering, fakturering pr bestilling, fakturering pr avdeling (innen et departement). Lagervedlikehold Leverandør skal kunne tilby vedlikehold av rekvisitalager hos den eller de avtaleenhet(er) som ønsker å kjøpe denne tjenesten. Vedlikeholdet består i å etterfylle rekvisita og ta med tomemballasje. Kontaktperson Leverandør skal tilby en fast kontaktperson til dep.fellesskapet. Denne personen skal ha god innsikt i de kontraktsmessige forhold og kunne besvare eventuelle henvendelse i forhold til disse. Vedkommende skal også ha god kjennskap til egne produkter, produktegenskaper, priser og leveringssituasjon og kunne besvare spørsmål rundt dette. Kundeservice Leverandør skal tilby ordremottakere som har oversikt over dep.fellesskapets avtaleprodukter, samt rabattordninger på produktgruppene. Vedlegg en oppfølgingsplan Gi en beskrivelse av bedriftens målsetninger og faktiske resultat Bekreft og beskriv hvilke faktureringsløsninger som tilbys. Foreslå en løsning og oppgi pris på tjenesten. Side 3 av 7
G9 G10 Leverandør skal svare raskt på henvendelser på telefon og e-post. Leveranser Det skal oppgis fra leverandørs side når levering skal skje. Hvis det oppstår uforutsette forsinkelser av leveranser, skal dette gis beskjed om, for eksempel pr. e- post. Leverandør skal også tilby hasteleveranser. Rabatt på produktgrupper Leverandør skal, i tillegg til prising av produktene i produkt- og prismatrisen, også tilby rabattsatser på sine produktgrupper. Det vil si at produktgrupper som delvis er dekket inn via produktene i matrisen får en generell rabattsats for de øvrige produktene, samt at leverandørens øvrige produktgrupper forsynes med en rabattsats ift listepris. Oppgi målsetninger og faktiske målinger på tiden det tar å besvare henvendelser pr telefon og e-post. Oppgi målsetninger for leveringstider og hasteleveranser. når og hvordan kunden orienteres om forsinkelser eller andre endringer. Utarbeid egen liste med produktgruppe og rabattsats. Side 4 av 7
M1 Miljøkrav Ja Nei Leverandørens beskrivelse Sertifisering Leverandør skal gi opplysninger om tilbyder og tilbyders merkevareleverandører eller -produsenter har ISO 14001, EMAS-sertifisering og/eller andre tilgjengelige miljøsertifiseringsordninger. M2 M3 M4 M4 M5 Svanemerking Leverandør skal oppgi om Svanemerkede produkter tilbys. I så fall vise til hvilken produktgruppe det skal søkes etter på www.svanen.nu Eventuell alternativ miljødokumentasjon skal også oppgis. Gjenbruk/resirkulering All emballasje skal være gjenbrukbar eller resirkulerbar, dette gjelder også ved bruk av paller. Returordning Oppdragsgiver krever at leverandør har system for retur av emballasje som naturlig blir generert ved varemottak, kostnadsfritt for oppdragsgiver. Eksempelvis paller, krympeplast og metallstrips, kartong og isopor. Leverandør må også kunne tilby kostnadsfri retur av tonerkassetter og blekkpatroner. Grønt Punkt Leverandør skal være medlem av Grønt Punkt Norge AS, alternativt kunne dokumentere eget system for innsamling og gjenvinning av emballasje som ikke koster oppdragsgiver noe ekstra. http://www.grontpunkt.no/ Levering Leverandør skal foreslå, så sant det er mulig, å samle bestillinger fra flere departementer og levere dem samtidig. Bekreft, beskriv og dokumenter Gi en beskrivelse av returordning og dokumenter retursystemet (hva som skjer etter at emballasje er returnert) Bekreft medlemskap eller beskriv tilsvarende alternativ muligheter for flere leveranser samtidig og hvordan dette kan koordineres fra leverandørs side. Side 5 av 7
MP1 Miljøhensyn på produktnivå Ja Nei Leverandørens beskrivelse Papp, kartong, papir Alle papp-, kartong- og papirprodukt skal være Svanemerket, eller ha 3. parts dokumentasjon på at de tilfredsstiller tilsvarende kriterier, der slike er utarbeidet. MP2 MP3 MP4 Ut over det bør de være helt eller delvis produsert av returfiber, der drikkekartongfiber er å foretrekke, gitt at det er de sterkeste og stiveste fibrene innen returfiberfraksjonen. Tensider som brukes til avsverting av returfiber skal være lett nedbrytbare, i henhold til OECD testmetode nr. 301 A-F. Unntatt er tensider som anvendes i mengder mindre enn 100g/tonn 90 % masse. Papirproduksjonen skal minimum være ECF (elementært klorfritt). Plast Plastartikler skal ikke innholde polyvinylklorid (PVC). Treblyanter Råvare skal ikke stamme fra regnskog eller lignende skogsmiljøer med høye biologiske og/eller sosiale verneverdier. De skal ikke være overflatebehandlet eller foliert utover det som er nødvendig for tekst/logo. Andre skriveredskaper Blekk skal være vann- eller alkoholbasert. Skaft og kappe skal produseres av materialer som er lette å atskille ved gjenvinning. Materiale i skaft og kappe skal ikke inneholde klorerte plasttyper. Fargen i skaft og kappe skal ikke være basert på antimon, arsen, barium, kadmium, kvikksølv, selen, bly og/eller seksverdig krom. Det skal være mulig å benytte refill til skriveredskapen, og dette skal kunne skje uten bruk av spesialverktøy. Produsenten skal produsere og kunne tilby refill. Refilltanken/blekkhuset skal inneholde minst like mye blekk/trykkfarge som trengs for å fylle blekk- eller trykkfargebeholderen i den originale Side 6 av 7
skriveredskapen. MP5 MP6 MP7 MP8 MP9 MP10 MP11 Trykkfarger Trykkfarger skal ikke innholde tungmetall. Batterier Skal ikke være merket miljø- eller helseskadelig. Rundcellebatterier skal max. innholde 1 ppm kvikksølv og 1ppm kadmium og knappcellebatterier max. 1 ppm kvikksølv. Lim o.l. Forbud mot ftalater, alkylfenoletoxilater, alkylfenoler og halogenerende løsningsmiddel. Korrekturlakk Vannløselig. Tonerkassetter Nytt tonerpulver, som tilsettes i forbindelse med gjenvinningen av kassettene, skal ikke inneholde 2 % eller mer av stoffer som er klassifisert som miljøfarlige kjemiske stoffer. Kassettene skal tydelig merkes med opplysning om at de etter bruk ikke skal kastes, men leveres til gjenvinning. Datautstyr/-tilbehør Bør være fri for brommerte flammehemmere, i alle fall PBB, penta- BDE og okta-bde. Kaffe Det skal tilbys såkalt rettferdig kaffe, hvilket innebærer at kaffen skal produseres ihht prinsippene om rettferdig handel. Side 7 av 7