Utkast til kontrakt. mellom. Departementenes servicesenter (DSS) (oppdragsgiver) xxxx (leverandør)

Transkript

1 Utkast til kontrakt mellom (DSS) (oppdragsgiver) og xxxx (leverandør) om levering av kontorrekvisita til departementsfellesskapet Kontrakten består av denne underskrevne side med etterfølgende "spesielle kontraktsvilkår". Kontraktsvilkårene er fastlagt i denne kontrakt, der følgende vedlegg utgjør en del av kontrakten: Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget (kravspesifkasjonen) Bilag 2: Leverandørs beskrivelse av Oppdraget Bilag 3: Administrative bestemmelser Bilag 4: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Bilag 6: Opsjoner Dersom det foreligger uoverensstemmelse mellom vilkårene i de forskjellige kontraktsdokumentene, skal de spesielle kontraktsvilkårene i denne kontrakt gjelde foran vilkårene i vedleggene, mens vilkårene i vedleggene skal ha rang i den rekkefølge de er oppført ovenfor. <Leverandør > Sted/dato Sted/dato Navn Tittel Kjell Arne Knutsen direktør Side 1 av 9

2 Spesielle kontraktsvilkår for kjøp av datarekvisita for departementsfellesskapet på avtale inngått av (DSS) Innholdsfortegnelse: 1 Avtalens formål Beskrivelse av tjenesten Hvem avtalen skal omfatte Samarbeidsplikt Bestillings- og faktureringsrutiner Nettbutikk og e-handel Leveringsbetingelser Levering Leveringssteder Leveringstid Priser Generelt Prisregulering Miljø Medlemskap i returordning Returordninger - emballasje Rutiner for å sikre reduksjon av farlige kjemikalier Oppfølging miljødokumentasjon Tilfang av nye produkter, oppdateringer, m.m Reklame / offentliggjørelse Opplæring Statistikk Garanti Varighet / Opsjon Opsjon på fylling av varelager Mislighold Hva som anses som mislighold Varslingsplikt Tilleggsfrist Avhjelp Sanksjoner ved mislighold Erstatning Erstatningsbegrensning Oppdragsgivers mislighold Hva som anses som mislighold Varslingsplikt Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett Erstatning Overdragelse av kontrakt Oppsigelse Tvister, lovvalg og verneting... 9 Side 2 av 9

3 1 Avtalens formål Formålet med denne rammeavtale er å legge forholdene til rette for å dekke departementsfellesskapet behov for kostnadseffektive anskaffelse i forbindelse med kjøp av kontorrekvisita. Avtalen skal forenkle innkjøpsprosessen og redusere transaksjonskostnadene for departementsfellesskapet, samtidig som de sikrer kvaliteten på produktene og gode leveringsbetingelser sikres i samsvar med brukernes behov og forventninger. Rammeavtalen er ment å være dynamisk og oppdateres etter hvert som nye produkter tilkommer eller utskiftes. Leverandøren skal til enhver tid tilby hele sitt produktspekter innenfor kontorrekvisita, slik at det også kan kjøpes andre produkter enn de som er direkte tilbudt i konkurransefasen. Prismekanismen i konkurransefasen skal beholdes, slik at Kunden sikres like gode priser gjennom avtalens gang. Følgende enheter innenfor departementsfellesskapet omfattes av denne avtalen: Statsministerens kontor Arbeidsdepartementet Barne-, likestillings og inkluderingsdepartementet Finansdepartementet Fiskeri- og kystdepartementet Fornyings-, administrasjons og kirkedepartementet Forsvarsdepartementet Helse- og omsorgsdepartementet Justis- og politidepartementet Kommunal- og regionaldepartementet Kunnskapsdepartementet Landbruks- og matdepartementet Miljøverndepartementet Nærings- og handelsdepartementet Olje- og energidepartementet Regjeringsadvokaten Samferdselsdepartementet Utenriksdepartementet 2 Beskrivelse av tjenesten Avtalen gir departementsfellesskapet rett til å kjøpe kontorrekvisita basert på vilkårene i denne kontrakt med bilag. 3 Hvem avtalen skal omfatte Avtalen skal være tilgjengelig for samtlige brukere/bestillere i departementsfellesskapet. Hver enkel virksomhet bestemmer hvem som er bestiller(e). 4 Samarbeidsplikt Partene skal samarbeide og vise aktsomhet under gjennomføring av kontrakten. Side 3 av 9

4 Leverandøren skal ha en fast kontaktperson når det gjelder oppfølging og henvendelser i henhold til denne kontrakt med vedlegg. Leverandøren forplikter seg til å utvise fleksibilitet med hensyn til behov for endringer som måtte oppstå i kontraktsperioden. 5 Bestillings- og faktureringsrutiner Det enkelte departement gjennomfører avrop (bestilling) direkte hos valgt Leverandør. Avrop skal skje i henhold til beskrivelsen i kravspesifikasjonen, bilag 1. Faktura sendes etterskuddsvis etter ferdig godkjent kontraktsmessig levering og betalingsfristen er 30 dager etter mottatt korrekt kontraktsmessig faktura. Leverandør skal kunne utstede og sende e-faktura når dette er ønskelig for Oppdragsgiver. Ved bruk av e-faktura kan betalingsfristen settes kortere enn 30 kalenderdager, såfremt partene skriftlig har avtalt dette. Fakturaadresse er oppført i hver enkelt bestilling. Dersom bestillingen har henvisning til avdeling, seksjon, person eller bestillingsnummer, skal dette fremkomme på fakturaen. Fakturaen skal inneholde leverandørens organisasjonsnummer. Fakturerings-, ekspedisjonsgebyr eller andre gebyrer skal ikke beregnes. Andre rutiner for bestilling og fakturering, kan avtales med den enkelte enhet. 6 Nettbutikk og e-handel Leverandør skal stille sin nettbutikk kostnadsfritt til rådighet for oppdragsiver når oppdragsgiver ønsker det. Øvrige kostnader forbundet med nettbutikkens ytelser er beskrevet i bilag 3. Difi planlegger i løpet av kontraktsperioden å gjenoppta arbeidet med en e-markedsplass for det offentlige. Intensjonen med denne vil være å gjennomføre avrop på det produktspekter rammeavtalen omfatter. Leverandør plikter i så fall å tilpasse seg en kommende e- markedsplass. 7 Leveringsbetingelser 7.1 Levering Leverandør skal til enhver tid ha de tilbudte varer på lager, slik at leveringstiden som er avtalt ikke overskrides. Leveringsklausuler skal tolkes i samsvar med "Incoterms 2000", utgitt av International Chamber of Commerce. Leveringsklausul er DDP, varemottak som beskrevet i pkt Leveringssteder Ved endringer i departementsfellesskapet kan flere leveringssteder i Oslo være aktuelle. Leverandør må i så fall levere kostnadsfritt på ny(e) adresse(r). Se for øvrig kravspesifikasjonens punkt GS Leveringstid Se kravspesifikasjonens punkt GS15. Side 4 av 9

5 8 Priser 8.1 Generelt Leverandørs produktportefølje skal faktureres i henhold til bilag 3.1 Produkt- og prismatrise. Dette gjelder både for eksisterende produkter som Leverandør kan levere ved kontraktsinngåelse og nye produkt som kommer til i kontraktsperiode og ved eventuell utløsing av forlengelsesopsjon, se punkt 10. Leverandør forplikter seg dermed til å tilby sitt til en hver tid fulle varespekter på kontorrekvisita, til de rabatter som er definert for hver enkelt varegruppe. Nye produkter som erstatter produkter i prismatrisen, skal tilbys til samme pris som det opprinnelige produkt. Alle priser er oppgitt i NOK eksklusive mva. For varer som ikke direkte passer inn i varegruppene etablert i konkurransefasen, skal prises i henhold til den varegruppe der de nærmest hører hjemme. Øvrige betingelser i forbindelse med bruk av avtalen skal være faste i avtaleperioden. 8.2 Prisregulering Eventuell prisregulering kan skje en gang per år, første gang ett år etter kontraktsinngåelse. Prisreguleringen knyttes til konsumprisindeksen for de siste 12 tilgjengelige måneder og endringen må overstige +/- 1%. Prisreguleringen skal varsles skriftlig og være skriftlig godkjent av oppdragsgiver minimum 30 kalenderdager før endringen skjer. Prisregulering gjelder for Leverandørs angitte produktpriser, men ikke for rabattsatsene angitt i samme bilag. Leverandør plikter lojalt og etterlevere prismekanismen, slik at Kunden sikres like gode vilkår gjennom avtaleperioden. Oppdragsgiver kan til enhver tid kreve dokumentasjon og revisjon hos Leverandør for å sikre at Leverandøren overholder prisbestemmelsene i dette kapittelet, eventuelt ved bekreftelse fra en uavhengig revisor eller fra Leverandørs revisor. 9 Miljø 9.1 Medlemskap i returordning Leverandør plikter å ha en returordning for retur av emballasje og skal kostnadsfritt ta med emballasje mv. 9.2 Returordninger - emballasje Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 9.3 Rutiner for å sikre reduksjon av farlige kjemikalier Leverandør skal etablere rutiner for å sikre at de ferdige produktene ikke inneholder kjemikalier myndighetene har mål om å redusere. 9.4 Oppfølging miljødokumentasjon Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å etterspørre dokumentasjon på at krav og kriterier til produkt og leverandør er oppfylt i kontraktsperioden. Side 5 av 9

6 10 Tilfang av nye produkter, oppdateringer, m.m. Rammeavtalen er ment å være dynamisk og skal kunne oppdateres etter hvert som den løper slik at Kunden skal kunne handle hele Leverandørs sortiment innenfor avtalens virkeområde. Produktene som er tilbudt over avtalen i konkurransefasen, er å anse som eksempelkonfigurasjoner og det skal være mulig å kjøpe også andre lignende produkter over avtalen. Det forutsettes at produktlisten blir oppdatert om det kommer til nye modeller, typer eller lignende med forbedret eller ny funksjonalitet, så lenge disse naturlig hører innenfor avtalens kategorier. Om det tilkommer nye produkter som ligger utenfor produktgruppene, skal disse også kunne leveres på avtalen om de har tilstrekkelig nær sammenheng med det andre som leveres. For slike produkter skal eksisterende prisstruktur gjelde. 11 Reklame / offentliggjørelse Begge parter har en gjensidig plikt til å markedsføre avtalen og gi departementsfellesskapet tilknyttet avtalen informasjon om innhold og eventuelle endringer i avtalen som kan ha betydning for avrop på avtalen. Leverandør skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre Oppdragsgiver har godkjent formuleringen av det som ønskes utsendt. Brosjyrer og prislister forutsettes utarbeidet ved samarbeid mellom Leverandør og Oppdragsgiver. Materiellet skal inneholde tekniske spesifikasjoner og gi opplysninger om anvendelsesområde for produktene. Slikt materiell skal stilles til disposisjon uten omkostninger og i de formater som Oppdragsgiver angir. 12 Opplæring Leverandør skal delta i informasjonsmøter og temadager, samt foreta nødvendig opplæring i bruk av egen nettbutikk, som gjennomføres for bestiller/innkjøper (ca. 300 bestillere) uten ekstra kostnader for disse. Opplæringen vil primært finne sted i de ulike departementene. 13 Statistikk Leverandør er forpliktet til å gi statistikk over det totale uttak av kontorrekvisita for minimum hvert halvår. Statistikken skal inneholde opplysninger om det totale uttak av kjøpte enheter/ produkter fra Leverandør, samt total omsetning i kroner for hvert departement/bestiller, fakturert i henhold til kontrakt, eksklusive merverdiavgift. Statistikken skal sendes oppdragsgiver ved DSS innen utgangen av februar og august, siste gang senest en måned etter at avtaleperioden er utløpt. Tilsvarende statistikker skal også sendes til det enkelte departement over eget uttak på denne avtalen. Ved utløp av kontraktsperioden, plikter Leverandør kostnadsfritt å stille all tilgjengelig statistikk tilgjengelig for oppdragsgiver, i papirformat og elektronisk. Side 6 av 9

7 14 Garanti Leverandør garanterer at produktene som omfattes av denne kontrakt er feilfrie ved levering. Leverandør plikter å erstatte produkter beheftet med feil og mangler uten omkostninger for kjøper. 15 Varighet / Opsjon Rammeavtalen gjelder fra avtaledato og deretter i to år. Oppdragsgiver har opsjon på ytterligere to års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunkt. Partene har gjensidig rett til å si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Avtalen kan sies opp delvis, slik at de enkelte virksomheter kan velge å fratre avtalen etter reglene i dette punkt. Leverandør kan ikke si opp avtalen i kontraktsperioden på to år. Varsel om forlengelse skal gis skriftlig innen 3 måneder før utløpet av hver periode. Avrop på rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Hvert avrop innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, og da slik at bestemmelser i rammeavtalen som angår det enkelte avrop gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør. 16 Opsjon på fylling av varelager Oppdragsgiver har i avtaleperioden opsjon på å bestille fylling og rydding av varelager. Dette gjøres iht. til betingelser i leverandørens tilbud på dette punkt. Utløsing av denne opsjon skal skje skriftlig og minst 2 måneder før oppstart. 17 Mislighold 17.1 Hva som anses som mislighold Det foreligger mislighold fra Leverandørs side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de formål, krav, spesifikasjoner og frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom Leverandør ikke oppfyller øvrige plikter etter avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Oppdragsgivers forhold eller force majeure. Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget Varslingsplikt Hvis Leverandørs ytelser ikke kan leveres som avtalt, skal Leverandør så raskt som mulig gi Oppdragsgiver varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. Leverandør skal kunne dokumentere når og hvordan varselet er gitt Tilleggsfrist Hvis Leverandør skriftlig ber om tilleggsfrist, anses den akseptert hvis Oppdragsgiver ikke har sendt skriftlig svar innen 10 (ti) virkedager fra og med mottaksdagen. Tilleggsfrist har ingen virkning for Oppdragsgivers rett til dagbot eller erstatning. Side 7 av 9

8 17.4 Avhjelp Leverandør skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe misligholdet uten ugrunnet opphold. Det er et mål for avhjelpen at ytelsen skal få den spesifiserte kvalitet. Avhjelp kan for eksempel skje ved retting eller omlevering. I den utstrekning avhjelp ikke ytes, kan Oppdragsgiver kreve forholdsmessig prisavslag eller heve avtalen Sanksjoner ved mislighold Tilbakehold av betaling Ved mislighold kan Oppdragsgiver holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det misligholdet synes å utgjøre av det samlede vederlaget. Prisavslag Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandør å avhjelpe en mangel, kan Oppdragsgiver kreve forholdsmessig avslag i kontraktssummen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og kommer i tillegg til eventuell erstatning. Heving Er misligholdet av en slik art at det har vesentlig betydning for Oppdragsgiver, og det ikke kan avhjelpes uten at Oppdragsgiver påføres vesentlig kostnad eller ulempe, kan Oppdragsgiver etter å ha gitt Leverandør skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Oppdragsgiver kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis ytelsen er vesentlig forsinket. Vesentlig forsinkelse foreligger når levering ikke er skjedd når maksimal dagbot er nådd, eller innen utløpet av en tilleggsfrist hvis den utløper senere. 18 Erstatning Oppdragsgiver kan kreve erstattet ethvert sannsynliggjort tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra Leverandørs side, med mindre Leverandør godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes ham. Erstatningen skal omfatte Oppdragsgivers direkte tap. Tap som skyldes merarbeid og andre kostnader eller utlegg Oppdragsgiver er påført ved misligholdet regnes som direkte tap. Dagbøter kommer til fradrag i erstatningen Erstatningsbegrensning Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tapt fortjeneste, tapt omsetning og tapte forventede besparelser anses som indirekte tap. Har Leverandør eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, gjelder ikke de nevnte erstatningsbegrensningene. 19 Oppdragsgivers mislighold 19.1 Hva som anses som mislighold Det foreligger mislighold fra Oppdragsgivers side hvis Oppdragsgiver ikke oppfyller sine plikter etter avtalen. Side 8 av 9

9 Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Leverandørs forhold, eller forhold som anses som force majeure. Leverandør skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget Varslingsplikt Hvis Oppdragsgiver ikke kan overholde sine plikter etter avtalen, herunder frister, skal Kunden så raskt som mulig gi Leverandør varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når Kunden igjen kan overholde avtalt plikt. Oppdragsgiver skal kunne dokumentere når og hvordan varselet er gitt Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett Leverandør kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Oppdragsgivers mislighold Erstatning Leverandør kan kreve erstattet ethvert sannsynliggjort tap som med rimelighet kan tilbakeføres til misligholdet, med mindre Oppdragsgiver kan godtgjøre at misligholdet ikke kan tilskrives Oppdragsgiver. Erstatningsbegrensningen i punkt 18.1 gjelder tilsvarende. Betalte forsinkelsesrenter kommer til fradrag i erstatningen. 20 Overdragelse av kontrakt Leverandør kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakt uten forutgående skriftlig godkjennelse fra Oppdragsgiver. 21 Oppsigelse Partene har gjensidig rett til å si opp avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Leverandør kan ikke si opp avtalen i den første to-årsperioden. Avtalen kan sies opp delvis, slik at de enkelte virksomheter kan velge å fratre avtalen etter reglene i dette punkt. 22 Tvister, lovvalg og verneting Dersom det oppstår tvister i forbindelse med kontrakten, skal saken søkes løst med forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre en av partene krever at saken avgjøres ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller ved voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen reguleres i sin helhet av norsk rett. Oslo tingrett er verneting. Side 9 av 9