Årsmøte Dugnad Filtvet, 8. mai 2012 Kjære alle hytteeiere! Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2011, samt forslag til budsjett for 2012 Årsmøtet 2012 Årsmøtet for 2012 finner sted lørdag 26. mai kl 10:00 12:00 i klubbhuset til Filtvet/Fremad. (Ta av til høyre vis a vis avkjørselen til øvre felt, deretter bratt sving opp til banen). Vi ønsker spesielt nye medlemmer i vellet velkomne! Dugnad Dugnaden gjennomføres samme dag som årsmøtet, lørdag 26. mai kl 14:00 16:00. Vanlige oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. Hovedoppgaver: Grøfte lang sidene av veiene i vellet. Sørge for fri tilgang slik at regnvann ikke finner vei over veiene, men i grøftene Rydde langs veiene. Ta med grensakser, sag og lignende Dugnad på Bjørnstadveien (Veien som går ned fra Fuglebakk og til postkassestativet øverst i Støaveien) Vedlikehold av veien ved gamle pumpehus i Sevjedammen Bedre tilgjengeligheten i de to passasjene mellom øvre og nedre del av vellet Vedlikeholde postkassestativene og infotavler i Sevjedammen og Støaveien Opprydning på stranden Ulf Stigen Styreleder Røedstøa vel Tel: 93011366, E post: ulf.stigen@gmail.com Erfa Konsulent AS Forretningsfører Tel: 67064310, Postboks 58, 1483 Hagan, E post: firmapost@erfa.no 1
ÅRSMØTE Lørdag 26. mai 2012 kl 10:00 12:00 Klubbhuset til Filtvet/Fremad Dagsorden: 1. Åpning og registrering av fremmøtte 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen 4. Årsmelding 2011/2012 5. Regnskap for 2011 (se vedlegg) 6. Fastsettelse av kontingent for 2012 7. Fastsettelse av dugnadsgebyr for 2012 8. Fastsettelse av honorar til styret og komitemedlemmer 9. Innkomne forslag 10. Budsjett for 2012 (se vedlegg) 11. Valg 2
1. Åpning og registrering av fremmøtte Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll Styret vil ved møtets start foreslå møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen Styrets forslag er at innkallingen godkjennes 4. Årsmelding 2011 2012 Styret og komiteer har i 2011 2012 bestått av følgende medlemmer: Styret: Ulf Stigen, leder. (til 2012) Bjørn Grøtlien, styremedlem. (til 2012) Leif Buene, styremedlem (til 2013) Merete M. Larsen, styremedlem. (til 2013) Vannkomiteen: Egil Nilsen Jan Pettersen Claus Fasting Jens Borrebæk Joachim Schiøtt Veikomiteen: Thorleif Halden (leder) Steinar Hem Per Svege Oddvar Tobiassen Strandkomiteen: Ellen B. Ellingsgard Carla Schiøtt Turi Arnesen Astrid Johnsen Øivind Schulstock Gry Halden 3
A. Styremøter Det har vært avholdt fire styremøter. (25.08.11, 10.11.11, 29.03.12, 20.05.12). Møtet 29. mars 2012 var et fellesmøte/utvidet styremøte der også alle komitemedlemmene var invitert. B. Informasjonsskriv Styret har også sist år sendt ut to informasjonsskriv til vellets medlemmer. Dette for å holde medlemmene oppdatert om hva som skjer utenom sesongen og om viktige saker som blir diskutert i styret. Vi håper hytteeierne setter pris på dette. C. Status på vellets veier Styret ser behov for en langsiktig plan for vedlikehold og utbedringer av veiene i vellet. Dette for at det skal være lettere å forholde seg til hva som er planlagt for de neste årene. Se eget forlag fra styret. Asfalten i Støaveien har ikke fått særlig med ytterligere skader siste år. Men her må det gjøres noe, spesielt på kantene av veien. Fremdeles har ikke Hegna sendt faktura på arbeidet utført for noen år tilbake. Styret mener penger må holdes tilbake hvis det må foretas utbedringer. Gjenstående arbeider i Skogveien (Sevjedammen) er ennå ikke utført. Lykkmyr AS er i gang med gjenstående grusing og rørlegging. Honorar utbetales først når dette arbeidet er fullført. Sammen med fastboende og Vestre Rød Vel har vi utbedret veien fra Fuglebakk og ned til postkassestativet øverst i Støaveien. Vi avventer tilbud fra Florholmen angående møteplass i Støaveien og i Sevjedammen. D. Viktige stier på vellets område Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfellet i dag. Spesielt gjelder dette passasjen mellom nedre og øvre del av vellet. Sist sommer fikk vi laget en ny trapp i dette området, som vi håper at alle våre medlemmer vil få glede av. Styret mottar gjerne forslag på andre områder som bør oppgraderes! E. Bruk av hovedveiene/fellesveiene Kjøring utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøy så som anleggsmaskiner eller trailere, må på forhånd varsles til styret eller veikomiteen. Det vil kunne bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. F. Status på vannsituasjonen Vannet ble satt på den, 31/3 12 slik at vannet kom på til påske. Ingen lekkasjer i år på vårt nett. To tre hytteeiere har senere meldt tilbake at de har hatt problemer med sitt eget 4
anlegg, altså på ledningsnettet inn til sin hytte fra vår 32mm tilførsels ledning. Dette er jo hytteeiers ansvar, men passer det er vannkomiteen selvfølgelig behjelpelig. Vi har fått hjulpet en hytteeier med «ny» reduksjonsventil slik at de fikk vann inn til sin hytte. Leder av vannkomiteen var utenlands i hele påsken, og fikk melding om kalde netter på Hurum. Mulig vi satte på vannet noe tidlig, men avgjørelsen ble tatt pga. flere henvendelser fra hytteeiere som skulle bruke sin hytte. Tidligere nevnte branntilkoblings punkter vil bli montert i løpet av inneværende sesong. Hyller/reol samt div. plastbokser til oppbevaring av rørdeler mv. ble kjøpt inn og montert i fjor. Det er innkjøpt noen glass til reduksjonsventilene da noen hytteeiere har hatt frostskader på sine. Vi må igjen få minne alle om følgende; det er hytteeiers ansvar å koble i fra og ta vare på sin egen reduksjonsventil. Hver høst opplever vi at en eller fler av hytteeierne ikke har demontert sin ventil, når vi går vår nedtappingsrunde om høsten. Husk også på å montere silene på de frakoblede rørendene. Dette for å hindre små kryp i å komme inn i ledningene under vinteren/våren. G. Stranden I sesongen 2011 ble det av ulike årsaker gjort svært lite på stranden. Strandkomiteen hadde ett møte. Komiteen bestemte at den lille stranden skulle prioriteres. Tiltak og status: 1. Steinene rundt røret som går ut i sjøen skulle stables bedre utført. 2. Grave ned rør over tomten til Gry og Thorleif Halden for å hindre at veien ned til stranden skulle bli ødelagt av høst/vårflom igjen ikke utført. 3. Badetrapp til stupebrett ikke utført 4. Montere rist foran røret som går ut i sjøen ikke utført 5. Undersøke muligheter for å få senket/fjernet røret som stikker opp fra sjøen ikke utført H. Utestående krav på Vestre Røed Vel (VRV) Styret har det siste år vært i dialog med VRV angående utestående krav i forbindelse med utbedring av Støaveien i 2009. Dette er blitt en kjedelig og krevende sak der det er vanskelig å finne beviser på at VRV har akseptert å betale sin del av kostnadene i forkant av utbedringene som ble gjort. Styret anser det som lite sannsynlig at vårt opprinnelige krav på kr. 134.000, vil kunne støttes i forliksrådet. Gjennom samtaler har VRV foreslått å betale kr. 45.000,. Styret anser dette som et fornuftig kompromiss og legger dette frem som et eget forslag til årsmøtet. (Se under) 5
I. Søknadsplikt etter plan og bygningsloven Styret viser til årsmeldingen for 2008, og minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på forhånd. J. Søppelsortering Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige brune containere), papir (grønn container merket med navn), og husholdningsavfall (grønn container merket med navn). Slike typer containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes. Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller liknende er ikke husholdningsavfall, og skal fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi. Spesialavfall som f.eks. bilbatterier, maling, olje, lim eller liknende, kan bare kastes/deponeres på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at containerne ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet. K. Trefelling Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder på fellesareal, innebærer en samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. Alt støyende arbeid bør gjøres utenom sommersesongen. L. Sikkerhet og innbrudd Vi fikk tak i to nye låser til bommene våre i fjor sommer. Disse har fungert godt. Likevel opplever vi at reglene for låsing av bom ikke følges. Oppslag om dette skal stå på infotavlene våre. Mulig bommen i Sevjedammen etter hvert må flyttes. Styret vil følge opp dette. Styret har valgt å ikke jobbe videre med nye elektroniske bomløsninger, men ser ikke bort fra at dette kan være aktuelt på et senere tidspunkt M. Internettside og Facebook Røedstøa Vel har nå fått egne Internettsider. Her er linken: www.roedstoa.no. Passord for enkelte deler av sidene er: Hytt1e Vi har også opprette en egen Facebookside: www.facebook.com/roedstoa. Merk at alle hytteeiere fremdeles vil få all viktig informasjon per post eller e post. Internett er kun ment som et supplement for de som er interesserte. Kom gjerne med innspill, bilder, historier fra gamle dager etc. 6
5. Regnskap for 2011 Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (Se vedlegg) 6. Kontingent 2012 Styret anbefaler at kontingenten på kr. 1.800, opprettholdes. 7. Dugnadsgebyr 2012 Styret anbefaler at dugnadsgebyret forblir kr 500,. 8. Honorar styret og komiteer Styret anbefaler at honorar til styret og komitemedlemmer opprettholdes. 9. Innkomne forslag Forslag fra styret i Røedstøa vel: Forslag 1: Styret ser behov for en langsiktig og godt gjennomtenkt plan for vedlikehold av vellets veier. Styret utarbeider et mandat som veikomiteen og styret skal jobbe med. Den endelige planen for vedlikehold av vellets veier for perioden 2013 2018 legges frem for årsmøtet i mai 2013. Forslag 2: Vestre Rød vel har kommet med et tilbud om å betale Røedstøa vel kr 45.000, for utbedring av Støaveien gjort i 2009. Styret mener dette er et akseptabelt kompromiss og anbefaler medlemmene i vellet å stemme for dette forslaget. 10. Budsjett for 2012 Styret anbefaler at budsjettet godkjennes. (Se vedlegg) 11. Valg for perioden 2012 2013 Ulf Stigen (leder) og Bjørn Grøtlien (styremedlem) er på valg. Revisor Steinar Hem er også på valg. Nye tillitsvalgte skal velges for to år. Valgkomiteens leder vil legge frem forslag til kandidater på årsmøtet. 7