Rådmann og staber Økonomiavdelingen og IKT 15 årsverk Informasjonsavdeling 10,4 årsverk Personalavdelingen 6 årsverk 1
Rådmannen og staber Oppgaver Budsjettseminar Rådmannen, Personalavdelingen, Økonomi- og IKT- avdelingen og Informasjonsavdelingen. Personalavdelingen: Rådgivning i lov- og avtaleverk Overordnet ansvar for fagsystemer og utvikling av dette Lønnsadministrasjon Oppfølging av pensjon Drøftinger og forhandlinger ihht. Lov og avtaleverk Ansvar for lærlingordningen Arbeidsmiljøutvalg (AMU) Frikjøpsordning tillitsvalgte Intern kursing Helse- miljø og sikkerhetsarbeid KF Kvalitetsportal Sykefraværsregistrering og refusjoner 2
Budsjettseminar Oppgaver Økonomi- og IKT- avdelingen: Regnskap/budsjett Fakturering Innfordring Finansforvaltning Innkjøp/rammeavtaler Intern kursing i øk. Systemer Eiendomsskatt Vederlagsberegning Drift av felles IKT- ressurser og telefoniløsning Brukerstøtte IKT- rådgivning Drift av servere og nettverk 3
Budsjettseminar Oppgaver: Informasjonsavdelingen: Journalføring og fagansvar for kommunens arkiv Sentralbord, informasjon og enklere saksbehandling i kommunetorget Kommunikasjon, web og sosiale medier Strategisk kommunikasjon Systematisk klarspråkarbeid Bistår med innholdsproduksjon og korrektur informasjonsmateriell Tilrettelegging for politiske møter Gjennomføring av valg Informasjonssikkerhet Drift, opplæring, brukerstøtte og utvikling innenfor sosiale medier, webog sakarkivsystem Sekretariat internasjonalt utvalg 4
Budsjettseminar Oppgaver direkte underlagt rådmannen: Investeringsprosjekter Ett årsverk med ansvar for utvalgte byggeprosjekter Styring, fornying og innovasjon 0,75 årsverk arbeider med videreføring av Vi i Gran SFI 5
Hva vil vi? Mål for virksomheten Kommentarer Å løfte organisasjonen Gran kommune slik at vi kan følge den digitale utviklingen som skjer i offentlig sektor. God styring med økonomien gjennom gode rapporteringsrutiner. Informasjon fra kommunen til innbyggerne skal være nyttig, lett å forstå og lett å finne. Forenkling av rutiner og arbeidsmåter for personalforvaltning. Øke nærværet i hele organisasjonen til minimum 95 %. Gran kommune har anskaffet svar ut og jobber med å få på plass fulldigital ekspedering i løpet av høsten. Det er samtidig anskaffet egen «sikker sone» database for digitalisering av objektarkiv mm. Det er også anskaffet sikker sone løsning for barnevern og NAV som gjør det mulig å drive fulldigital saksbehandling i fagsystemene og samtidig nyttegjøre seg løsningen for fulldigital ekspedering også fra fagsystemene. Månedlig rapport til formannskapet er innført fra mars 2016. Søkt KS om midler til klarspråk-arbeid. Planlegger ny organisering av arbeidet med kommunens nettsider. Målet er å få økt kompetanse og prioritert kapasitet til å arbeide med videreutvikling av nettsidene og digital selvbetjening for innbyggerne. Det jobbes med å forenkle antall skjemaer og å få skjemaer og arbeidsflyt digitalt. Rådmannen ser ikke at det er økonomi til å innføre digital løsning for reiseregning og tidsregistrering i 2016. Integrering av dataflyt mellom saksbehandlingssystemet og personalsystemet/rekruteringsmodulen arbeides det for forbedringer i 2016. Nærværet er lavere i 1. tertial enn målsatt, 91,0%. Se foil HA 6
Hva er krevende i drifta Mange gjøremål og stort arbeidspress gjør oss avhengige av at alle er på jobb til enhver tid. Dokumentasjonskrav og regelverksendringer øker presset og kompleksiteten i forholdet mellom stab og virksomhetene Behov for større og mer faglig bistand til virksomhetene 7
Utfordringer hvilke endringer i samfunnet må vi møte? Digital utvikling ( fra Kommuneproposisjonen) Den teknologiske utviklingen skaper nye muligheter. Regjeringen er opptatt av digitalisering i offentlig sektor og har lagt fram en stortingsmelding om IKT-politikk våren 2016. En av regjeringens hovedprioriteringer i IKT-politikken er å sette brukeren i sentrum og å få en effektiv digitalisering av offentlig sektor. Ved å ta utgangspunkt i brukernes behov kan det offentlige lage tjenester som brukerne har nytte av og som dekker et reelt behov. Målet er at de digitale løsningene er så gode at de aller fleste velger bort manuelle kanaler. Gjennom informasjons- og kommunikasjonsteknologi vil regjeringen skape et enklere møte med en døgnåpen offentlig sektor, høyere kvalitet i tjenestene, økt verdiskaping og bedre beslutninger. 8
Utfordringer hvilke endringer i samfunnet må vi møte? Å være en attraktiv arbeidsgiver Framtidas medarbeidere ønsker å jobbe mer sjølstendig, ta mer ansvar. De tilbyr større tilgjengelighet og krever større frihet. De vil ha større innflytelse på arbeidsdagen, de forventer mobile løsninger og forventer regelmessig påfyll av kompetanse. (og framtida har alt begynt) Dokumentasjon og kontrollrutiner Jussen får stadig større plass i det arbeidet vi utfører, og kravet til dokumentasjon og kontroll øker. Dette vil kreve mer faglig støtte til virksomhetene, mer internopplæring og flere kontrollrutiner på stabsnivå. 9
Hva må vi prioritere? 1. Digital utvikling Mot innbyggerne og internt i organisasjonen Ressurser og kompetanse på IKT området Digitalisering koster men målet er «et enklere møte med en døgnåpen offentlig sektor, høyere kvalitet i tjenestene, økt verdiskaping og bedre beslutninger» Bare noen eksempler: SvarUT - fagsystemene må kobles på. Eks. barnehagebetaling, kommunale avgifter Ny nettside mobil tilpasning innsynstjenester - selvbetjeningsløsninger Velferdsteknologi Elektroniske styringssystemer eks ventilasjon og varme Digitale verktøy og skjema for mer effektiv kommunikasjon mot ansatte og ledere Digitalt verktøy for konkurransegjennomførings er pålagt fra 2018 Digitalisering av gamle papirarkiv plan og bygg / landbruk 10
Hva må vi prioritere? 2. Det nye arbeidslivet lederutvikling Nye krav nye muligheter Profilering og synliggjøring Lederutvikling Arbeidsformer - Lederutvikling11