Rehabilitering av Stridsklevhallen

Rehabilitering av Stridsklevhallen - Porsgrunn kommune - Delrapport 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr: 705012 2009

Innholdsfortegnelse Sammendrag - delrapport 2...iii Problemstillinger...iii 1 Innledning...1 1.1 Bakgrunn...1 1.2 Problemstillinger...1 1.3 Revisjonskriterier...2 1.4 Avgrensing...2 2 Metode og gjennomføring...2 2.1 Metodevalg...2 2.2 Gjennomføring...2 2.3 Høring...2 3 Framdrift...2 3.1 Revisjonskriterier...2 3.2 Fakta og funn...3 3.3 Revisors vurderinger...3 4 Kontroll med kontrakter, økonomisk styring og rapportering...3 4.1 Revisjonskriterier...3 4.2 Fakta og funn...4 4.2.1 Prosjektadministrative rutiner - dokumentasjon 4 4.2.2 Kontrakter, forsikringer og garantier 4 4.2.3 Økonomisk styring budsjett og regnskap 5 4.2.4 Rapportering 6 4.3 Revisors vurderinger...6 5 Overtakelse av byggene og aksept av sluttfaktura...7 5.1 Revisjonskriterier...7 5.2 Fakta og funn...8 5.3 Revisors vurderinger...8 6 Revisors konklusjoner og anbefalinger...8 Litteratur og kildereferanser...9 Vedlegg...9 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag - delrapport 2 Kontrollutvalget i Porsgrunn valgte ut rehabilitering av Stridsklevhallen som tema for forvaltningsrevisjon i sak 21/05: Kontrollutvalget ønsker at oppdraget utføres som forvaltningsrevisjon med vekt på prosessen, prosedyrer og rutiner. Prosjektene skal følges fra start til avslutning. Revisor rapporterer regelmessig til kontrollutvalget og tilpasser rutinene og opplegget til prosjektledelsen. Delrapport 1 omhandlet de to første fasene i byggeprosessen: bestillings- og prosjekteringsfasen og ble behandlet av kontrollutvalget 19.2.08 i sak 8/08. Delrapport 2 omhandler bygge- og sluttfasen i rehabiliteringen, herunder overtakelsen av bygget. Problemstillinger 1. Er rehabiliteringsarbeidene ved Stridsklevhallen gjennomført i henhold til planer for framdrift? 2. Er rutiner for oppfølging av kontrakter, økonomisk styring og rapportering fulgt? 3. Er overtakelsen av byggene tilfredsstillende gjennomført? Resultater Problemstilling 1: Framdrift Framdriften i prosjektet har vært under kontroll. Da det ble oppdaget nye forhold og behov knyttet til byggeprosjektet, ble det umiddelbart gjort justeringer av framdriftsplanen i samsvar med dette, slik at framdriftsplanen var realistisk og styrende. Problemstilling 2: Kontrakter, økonomisk styring og rapportering De bygningsmessige arbeidene ble påbegynt før det forelå signert kontrakt og før entreprenøren hadde dokumentert at forsikringene var i orden. Dette er i strid med kommunens byggereglement. Det er stilt sikkerhet for alle fag. Sikkerheten er stilt av finansinstitusjoner. Byggeprosjektet ble kr. 6,760 mill dyrere enn budsjettert. En ubudsjettert refusjon fra Norges revmatikerforbund på kr 3,5 mill har redusert overskridelsen til kr 3,260 mill. De forventede overskridelsene ble rapportert til bystyret i forbindelse med kvartalsrapporteringene. Vi har funnet fakturaer som er betalt to ganger. Slike feil viser at det er svakheter i økonomistyringen. Dobbeltbetalingene ble tilbakebetalt i løpet av november 2009. Rapporteringen har i hovedsak skjedd i samsvar med gjeldende rutiner og i samsvar med bystyrevedtak 02/08. Rapporteringskravene framgår av byggereglement, investeringsreglement og et bystyrevedtak. De samlede kravene er uoversiktlige, og det er noe motstrid mellom kravene i de ulike regelsettene. Det er ikke utarbeidet sluttregnskap til bystyret innenfor fristen i byggereglementet. Telemark kommunerevisjon IKS iii

Problemstilling 3: Overtakelse Overtakelsen av byggene og sluttoppgjøret er gjennomført i samsvar med kommunens reglement og gjeldende kontraktsstandard. Anbefalinger Kommunen bør sørge for at det blir samsvar mellom kravene i byggereglementet og etablert praksis for byggestart i forhold til kontraktssignering, garantier og forsikringer. Kommunen bør revidere reglementskravene om rapportering, slik at rapporteringsplikten til politiske organer i forbindelse med investerings- og byggeprosjekt i kommunen blir beskrevet oversiktlig og samlet. Kommunen bør forbedre rutinene for fakturakontroll. Kommunen bør sikre at sluttregnskap til bystyret blir utarbeidet så fort som mulig etter at et byggeprosjekt er ferdig, og senest innen fristen i byggereglementet. Skien, 03.12.2009 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson fagansvarlig forvaltningsrevisor Lisbet Fines oppdragsrevisor Telemark kommunerevisjon IKS iv

1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 1. 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Porsgrunn valgte ut rehabilitering av Stridsklevhallen som tema for forvaltningsrevisjon i sak 21/05: Kontrollutvalget ønsker at oppdraget utføres som forvaltningsrevisjon med vekt på prosessen, prosedyrer og rutiner. Prosjektene skal følges fra start til avslutning. Revisor rapporterer regelmessig til kontrollutvalget og tilpasser rutinene og opplegget til prosjektledelsen. Porsgrunn kommune deler opp byggeprosessen i fire faser: bestillingsfase, prosjekteringsfase, byggefase og sluttfase. Delrapport 1 Rehabilitering av Stridsklevhallen ble ferdigstilt 4. februar 2008 og ble behandlet av kontrollutvalget 19.2.08 i sak 8/08. Delrapport 1 omhandlet de to første fasene i byggeprosessen: bestillings- og prosjekteringsfasen. Delrapport 2 omhandler bygge- og sluttfasen i rehabiliteringen, herunder overtakelsen av bygget. 1.2 Problemstillinger Problemstillingene for bygge- og sluttfasen er formulert slik: 1. Er rehabiliteringsarbeidene ved Stridsklevhallen gjennomført i henhold til planer for framdrift? 2. Er rutiner for oppfølging av kontrakter, økonomisk styring og rapportering fulgt? 3. Er overtakelsen av byggene tilfredsstillende gjennomført? 1 RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 1

1.3 Revisjonskriterier 2 Revisjonskriteriene for dette prosjektet er utledet fra kommunestyrets vedtak om rehabiliteringen, kommunens byggereglement 3 og investeringsreglement 4 og kontraktsvilkårene etter NS 8405. Revisjonskriteriene beskrives nedenfor under hvert kapittel. 1.4 Avgrensing Vi foretar ikke byggfaglige vurderinger av utførte arbeider. Rapporten behandler heller ikke oppfølging i garantiperioden. 2 Metode og gjennomføring 2.1 Metodevalg Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å undersøke om det er avvik mellom vedtak, økonomiske rammer og rutiner på den ene siden, og de faktiske forhold. Metodene som er benyttet er dokumentanalyse, regnskapsanalyse og intervju. 2.2 Gjennomføring Vi har undersøkt følgende: - vedtak som gjelder rehabilitering av Stridsklevhallen, herunder sakspapirer, utredninger om rehabiliteringen og møtereferater - regnskap og kvartal-/årsrapporteringer - konkurransegrunnlag, avtaler med leverandører og protokoller fra overtakelsen av byggene Vi har hatt samtaler/intervju med fagleder i kommunen, ekstern prosjektleder og byggeleder. 2.3 Høring Vi har gjennomført et sluttmøte med kommunen, og rapporten er sendt på høring til kommunens administrasjon før ferdigstillelse. Administrasjonens kommentarer til høringen ligger som vedlegg 1 rapporten, og er delvis innarbeidet i pkt 4.2.2 og 4.2.3. 3 Framdrift 3.1 Revisjonskriterier Problemstilling nr. 1 er om rehabiliteringen av Stridsklevhallen ble gjennomført i henhold til planer for framdrift. Byggereglementet 2 krever at det skal utarbeides framdriftsplan fra og med bestillingsfasen. 2 Revisjonskriterier er de krav og forventninger som objektet for forvaltningsrevisjonen skal revideres/vurderes i forhold til. Revisjonskriterier skal være begrunnet i eller utledet av autoritative kilder innenfor det reviderte området, og være i samsvar med de kravene som faktisk gjelder i den aktuelle tidsperioden. 3 Byggereglement 25. mars 2004, vedtatt av bystyret 4 Investeringsreglement, vedtatt av bystyret 15. mai 2003 med senere endringer, sist 29. mars 2007 Telemark kommunerevisjon IKS 2

Kontrakten som ligger til grunn for arbeidene, NS 8405, krever at entreprenørene skal legge fram framdriftsplan for egne arbeider innen seks uker etter kontraktsinngåelse (jf. NS 8405 pkt. 18.1). Entreprenørens plan skal holde seg innenfor kontraktsfristene, og skal justeres dersom endringer eller samordning gjør det nødvendig. Revisjonskriteriet til denne problemstillingen er: Det skal foreligge en realistisk framdriftsplan, og rehabiliteringsarbeidene skal være gjennomført innen fristen i planen. 3.2 Fakta og funn Hovedframdriftsplan for rehabiliteringen ble lagt fram for bystyret 1.03.07. I følge denne planen skulle byggearbeidene gjennomføres i perioden 1.10.07 til 25.09.08. I kontraktene med entreprenørene er oppstartfristen 1.10.07, med sluttfrist 25.9.08. Ved byggestart ble det avdekket at bygningene var i en dårligere forfatning enn antatt under prosjekteringen, bl.a. ble det avdekket dårlig betongdekke og det ble gjort funn av asbest. På bakgrunn av møter og varsler fra entreprenøren ble det ganske raskt forhandlet fram en ny sluttfrist. Det ble utarbeidet nye framdriftsplaner, og sluttfristen ble justert til 25.10.08, jf. PAboka 5. Kommunen og den eksterne prosjektledelsen er enige om at disse forholdene delvis burde vært klarlagt på forhånd, og at prosjekteringen ikke var bra nok. Kommunen gjennomfører en intern evaluering for å lære av erfaringene fra byggeprosjektet. Det framgår av protokollen fra overtakelsesforretningen at de bygningsmessige arbeidene er overtatt innenfor justert kontraktsdato 25.10.08. Det ble tatt forbehold om og satt frist for utbedring av enkelte gjenstående arbeider. Disse manglene ble i følge kommunen og prosjektleder utbedret innen fristene som ble satt i overtakelsesprotokollen. 3.3 Revisors vurderinger Framdriften i prosjektet har vært under kontroll. Da det ble oppdaget nye forhold og behov knyttet til byggeprosjektet, ble det umiddelbart gjort justeringer av framdriftsplanen i samsvar med dette, slik at framdriftsplanen var realistisk og styrende. 4 Kontroll med kontrakter, økonomisk styring og rapportering 4.1 Revisjonskriterier Problemstilling nr. 2 er om rutiner for oppfølging av kontrakter, økonomisk styring og rapportering er fulgt. Kommunens byggereglement og investeringsreglement inneholder regler om byggefasen, kontraktshåndtering, rapportering og sluttregnskap, og danner grunnlaget for revisjonskriteriene til denne problemstillingen. I byggereglementet (br) reguleres bygge- og 5 Prosjektleders og byggeleders prosjektadministrative håndbok for byggeprosjektet. Telemark kommunerevisjon IKS 3

sluttfasen gjennom 6-9. I investeringsreglementet (ir) er de relevante reglene 8 og 9 om byggefasen, rapportering og sluttregnskap. I tillegg til rapporteringskravene i bygge- og investeringsreglementene er det vedtatt av bystyret i vedtak 02/08 at det skal rapporteres kvartalsvis på kostnad og framdrift til formannskapet i større og/eller utvalgte prosjekt. Revisjonskriteriene for problemstilling 2 er: Kontrakter, forsikringer og garantier skal være i orden før arbeidene starter. Prosjektet skal gjennomføres i henhold til byggebudsjettet og vedtatt ramme. Vesentlige endringer og uforutsette forhold skal være rapportert til og håndtert av rette vedkommende i samsvar med kommunens reglement. Det skal være rapportert til formannskapet og bystyret i henhold til kommunens reglement og vedtak, avhengig av prosjektets verdi. Det skal rapporteres i årsberetningen. Det skal føres et prosjektregnskap og sluttregnskap i samsvar med kommunens reglement og etter kommunens særskilte prosedyre for føring av prosjektregnskap. 4.2 Fakta og funn 4.2.1 Prosjektadministrative rutiner - dokumentasjon Det foreligger en Prosjekthåndbok, utarbeidet av Bygge- og eiendomsetaten. Den inneholder rutiner for de ulike fasene av byggeprosjekter og beskriver bl.a. hvem som har ansvar for gjennomføringen, hva som er hensikten med rutinene og lister der gjennomførte tiltak skal kvitteres ut. Kommunen opplyser at denne prosjekthåndboken skal revideres. I praksis brukes ikke denne håndboken på en slik måte at det kan dokumenteres om arbeidsoperasjoner som beskrives er gjennomført eller ikke. Prosjekt- og byggeledelsen (ekstern konsulent) har en egen prosjektadministrativ håndbok, PA-boka, som de tilpasser til hvert prosjekt. Denne beskriver rutinene som gjelder for prosjektet. 4.2.2 Kontrakter, forsikringer og garantier Byggestart for rehabiliteringen var 25.09.07. Kontrakt for de bygningsmessige arbeidene ble signert 27.11.07. I kontrakten om de bygningsmessige arbeidene er det stilt krav om sikkerhet fra entreprenøren på ca kr 2,7 mill. Administrasjonen opplyser at kommunen alltid stiller krav om sikkerhet ved entrepriser. Tidligere har de hatt egne formular for dette, men er nå i ferd med å gå over til å benytte Norsk Standards garantiformular. Garantiene er prosjektunike. Det betyr at den er knyttet opp til kontraktssummen i hvert enkelt prosjekt. Administrasjonen opplyser at normalt vil ikke kommunen betale avdrag for kontraktsarbeidene før garantien foreligger. Garantien stilles av en finansieringsinstitusjon og kan ikke trekkes tilbake uten samtykke fra byggherren. Kommunen har garanti for alle entreprisene for Stridsklevhallen. Telemark kommunerevisjon IKS 4

I følge kontrakten skulle forsikringsattester legges fram for byggherren innen 01.12.07. Kommunen opplyser at alle entreprenørene har forsikring for å drive sin virksomhet, og at det ikke er vanlig at forsikringene er prosjektrelaterte. Dekningsomfanget er vanligvis 10 mill for bedriftsansvar og 10 mill for produktansvar i de enkelte skadetilfellene. Kommunen opplyser at dette er sjekket og dokumentert. Det framgår av kommunens høringsuttalelse at kommunens praksis knyttet til byggestart og kontraktssignering gjør at en vinner tid i byggeprosjekt, og at anleggene dermed blir ferdige tidligere. Risikoen knyttet til denne praksisen vurderes som svært liten, blant annet fordi en får god kjennskap til entreprenørenes økonomiske stilling gjennom krav om villighetserklæring fra banke/garantist i forbindelsen med anskaffelsesprosessen. 4.2.3 Økonomisk styring budsjett og regnskap På bakgrunn av innhentet anbud ble det utarbeidet et byggebudsjett på kr 43 444 000 etter anbud. Byggebudsjettet ligger til grunn for forpliktelsesregnskapet. Investeringsreglementet krever at det skal etableres en egen prosedyre for føring av forpliktelsesregnskap i kommunen. Kommunen har anskaffet et program for oppfølging av økonomien i investeringsprosjekter som vil bli tatt i bruk. Dette var ikke tatt i bruk for Stridsklevhallen. Kommunen opplyser ellers at det er en del av byggeleders prosjektoppdrag for kommunen å føre forpliktelsesregnskapet, men at det ikke er 100 % dekkende. Dette regnskapet skal føres i henhold til kontrakten mellom kommunen og entreprenøren. Byggeleder har ført slikt regnskap med kolonner for budsjett, kontrakt og tilleggsarbeider. Det gjøres innen særskilt kontroll av økonomien i kommunen, ut over den kontrollen som er lagt til byggeleder og prosjektleder. Regnskapet for Porsgrunn kommune viser at de totale utgiftene for rehabiliteringen av Stridsklevhallen fra 2005 2009 er kr 50 204 279 (pr 18.11.09 - se oversikt over utgiftsfordelingen i vedlegg 2). Investeringsrapporten til bystyret for 3. kvartal 2009 viser at det er påløpt kr. 50,136 mill, og at prognosen er kr 50,150 mill. Dette innebærer en overskridelse på kr 6 760 279. Norsk revmatikerforbund har gitt kommunen tilskudd for utgifter på kr 3 500 000. Dette tilskuddet var det ikke budsjettert med. Overskridelsen av bevilget ramme blir dermed redusert til kr 3,260 mill. En gjennomgang av kommunens regnskap viser at noen fakturaer er betalt to ganger. For dette prosjektet har vi funnet sluttfakturaer for bygningsmessige arbeider og for elektriske arbeider som er betalt to ganger. Telemark kommunerevisjon IKS har sendt revisjonsnotat til kommunen om disse utbetalingene. Kommunen opplyser at det er tatt skritt for å kreve tilbake pengene fra mottaker, og i høringsbrevet opplyses det at disse pengene nå er tilbakebetalt til kommunen. Byggereglementet krever at sluttregnskap skal utarbeides innen utgangen av første garantiår. Sluttregnskapet skal legges fram for bystyret. Første garantiår på byggeentreprisen løper fra 25. oktober 2008. Sluttregnskap for rehabiliteringen av Stridsklevhallen er ikke utarbeidet pr. november 2009. Det er dermed ikke lagt fram sluttregnskap for rehabiliteringen i samsvar med byggereglementet. Kommunen opplyser i høringsbrevet at sluttregnskap vil bli lagt fram til politisk behandling i de første møtene i 2010. Telemark kommunerevisjon IKS 5

4.2.4 Rapportering Prosjektadministrativ håndbok er distribuert til alle aktørene, fra byggherre (kommunen) til leverandører. I henhold til håndboka har prosjektet hatt byggemøter og framdriftsmøter hver 14. dag, slik at det har vært ett møte i uka. Referater fra møtene har blitt sendt til kommunen. Videre har det vært skriftlig rapport hver måned fra byggeleder til prosjektleder og kommunen. Byggereglementet sier at for investeringer over kr 5 mill skal det rapporteres månedlig til formannskapet i byggefasen (br 8 tredje ledd). Det er ikke rapportert månedlig til formannskapet i samsvar med byggereglementet. Kommunen opplyser at den rapporteringen ikke praktiseres. Det er imidlertid rapportert til formannskapet i samsvar med bystyrevedtak 02/08, som sier at det skal rapporteres hvert kvartal for større og/eller utvalgte prosjekt. Det er rapportert om prosjektet i kvartalsrapportene til bystyret. Det meldes om avvik fra framdriftsplanen og overskridelse av budsjett på kr 2-2,5 mill i første og andre kvartalsrapport 2008, og dette øker til kr 4,5 mill i tredje kvartalsrapport 2008. Det er rapportert på status for helse, miljø og sikkerhet i kvartalsrapportene fra og med 1. kvartalsrapport 2008, og det er i byggeperioden rapportert om to arbeidsmiljøhendelser som ble håndtert i avvikssystemet. Porsgrunn kommunes årsberetning for 2008 inneholder informasjon om Stridsklevhallen på side 12. Det framgår at påløpt sum i prosjektets levetid var kr 46,7 mill per 31.12.08. Bevilget sum slik det framgår av årsberetningen var kr 46,9 mill. Dette inkluderer tilskuddet på kr 3,5 mill fra Revmatikerforbundet. 4.3 Revisors vurderinger De bygningsmessige arbeidene ble påbegynt ca en måned før det forelå signert kontrakt og ca to måneder før entreprenøren pliktet å dokumentere at forsikringene var i orden. Dette er i strid med kommunens byggereglement. Det er stilt sikkerhet for alle fag. Sikkerheten er stilt av finansinstitusjoner. Byggeprosjektet ble kr. kr 6 760 279 dyrere enn budsjettert. En ubudsjettert gave fra Norges revmatikerforbund har redusert overskridelsen til kr. 3 260 279. De forventede overskridelsene ble rapportert til bystyret i forbindelse med kvartalsrapporteringen etter hvert som de ble synlige. Vi mener at det er en alvorlig svikt at en sluttfaktura, som burde være gjenstand for ekstra oppmerksomhet og kontroll, blir betalt to ganger. Det er uheldig at det er teknisk mulig å registrere samme faktura i kommunens regnskapssystem to ganger uten varsel. Slike feil viser at det er svakheter i økonomistyringen. Feilene kan bidra til for høye utgifter for kommunen generelt, og til budsjettoverskridelser dersom de ikke blir rettet opp. Retting av slike feil påfører kommunen økt ressursbruk, og det gir også en risiko for at penger kan gå tapt. Dersom slike feil ikke blir oppdaget og rettet, vil byggets regnskapsmessige verdi framstå som høyere enn den faktisk er. I skrivende stund er det ikke lagt fram sluttregnskap for prosjektet. Det innebærer brudd på fristen for slikt regnskap i byggereglementet. Rapportering av økonomiske transaksjoner bør Telemark kommunerevisjon IKS 6

skje så nært som mulig i tid. Det er svært uheldig at rapporteringen til bystyret skjer så sent at interessen for kostnaden og prosjektet er borte. Øvrig rapportering har i hovedsak skjedd i samsvar med gjeldende rutiner og i samsvar med bystyrevedtak 02/08. Rapporteringskravene er etter revisors vurdering ganske uoversiktlige, og det er noe sprik mellom den rapportering som praktiseres og det som står beskrevet i de ulike reglementene og vedtaket som gjelder på området. Byggereglementet, investeringsreglementet og bystyrets vedtak 02/08 innholder ulike innslagspunkt og krav til rapporteringen. I bystyrets vedtak 02/08 er det vedtatt en frittstående rapporteringsplikt til formannskapet, men reglementenes rapporteringsbestemmelser er ikke endret i samsvar med dette vedtaket. Det er uklart om det skulle vært rapportert på helse, miljø og sikkerhet i byggeprosjekt også i forbindelse med årsrapporteringen, jf. br 8 og ir 9. Revisor anbefaler at kommunen skjerper inn rutinene for utarbeidelse av sluttregnskap og fakturakontroll, og at reglementskravene om rapportering blir revidert, slik at rapporteringsplikten i investerings/byggeprosjekt til politiske organer i kommunen blir beskrevet oversiktlig og samlet. 5 Overtakelse av byggene og aksept av sluttfaktura 5.1 Revisjonskriterier Problemstilling nr. 3 er om overtakelsen av bygget er tilfredsstillende gjennomført. Her undersøker vi om bestemmelsene i byggereglement og kontraktens bestemmelser om gjennomføring av overtakelse av bygget er fulgt. Byggereglementet 7 sier følgende: o I sluttfasen overtas bygget fra entreprenør, bruker av bygget flytter inn, byggeprosjektet evalueres og garantiperioden håndteres. Bygge- og eiendomssjefen kan beslutte at sluttoppgjør ikke skal utbetales før avtalt dokumentasjon på forvaltning, drift og vedlikehold av bygget er mottatt og godkjent. NS 8405 er den kontraktsstandarden som i hovedsak er brukt i forbindelse med rehabiliteringen av Stridsklevhallen. Kontraktsstandarden inneholder bestemmelser om rutiner mv. som skal følges i forbindelse med overtakelsen, herunder formelle krav til overtakelsesforretningen, jf. punkt 32 i NS 8405 og krav til sluttfaktura, jf. pkt 33 i NS 8405. Revisjonskriteriene til problemstilling 3 blir: Overtakelse av bygget skal gjennomføres i henhold til kommunens byggereglement og relevante bestemmelser i NS 8405. Det skal føres protokoll fra overtakelsen. Sluttfaktura skal foreligge senest to måneder etter overtakelse, dersom ikke annen frist er skriftlig avtalt, og skal vise en total oppstilling av mellomværende mellom byggherre og leverandør. Sluttfaktura skal betales senest to måneder fra mottakelse av sluttoppstillingen (NS 8405 pkt. 33). Telemark kommunerevisjon IKS 7

5.2 Fakta og funn Det er gjennomført overtakelsesforretning for samtlige fag, og det er ført protokoll over forretningene. Protokollene viser dato for overtakelse og de er signert av partene som var til stede. Protokollene angir avdekkede mangler og frister for utbedring. Vi har sett på sluttfakturaene for de største oppdragene bygningsmessige arbeider og elektriske arbeider. Sluttfakturaen for de elektriske arbeidene forelå i november/desember 2008. Den inneholder en sluttoppstilling og er i samsvar med innholdskravet i NS 8405 pkt. 33.1. Overtakelsen av de elektriske arbeidene fant sted 03.04.09 etter prøvedriftsperiode på tre måneder. Sluttfakturaen ble betalt i april og mai 2009, etter prøvedriftsperioden. Dette var i samsvar med overtakelsesprotokollen. Kommunen opplyser at tidspunktet for den sene betalingen av faktura for elektriske arbeider også har sammenheng med at fakturaen ble feilsendt direkte til kommunen og ikke til byggeleder for kontroll som avtalt. Administrasjonen opplever feiladressering av fakturaer som et generelt problem, og har vært i kontakt med den aktuelle entreprenøren svært mange ganger for å få en riktigere adressering av fakturaene. Overtakelse av de bygningsmessige arbeidene fant sted 31.10.08. Første utkast til sluttavregning forelå 14.01.09. Endelig sluttfaktura for bygningsmessige arbeider forelå 20.03.09. Det var gitt fristutsettelse i e-post 18.03.09. Sluttfakturaen for de bygningsmessige arbeidene viser totalsummen som er fakturert samt anbudsprisen inkludert endringer og reguleringer. Byggeleder opplyser at et av bilagene til sluttfakturaen viser sluttsummene av postene, endringer, avtalte reguleringer og påslag slik som NS krever. Det forelå over 100 endringsmeldinger og krav, og det ville derfor vært upraktisk om sluttfakturaen skulle inneholde alt underlag og alle bilag for de oppgitte summene. Alle endringsmeldinger var løpende godkjent og utbetalt gjennom byggeperioden. 5.3 Revisors vurderinger Overtakelsen av byggene og sluttoppgjøret er gjennomført i samsvar med kommunens reglement og kontraktsstandarden. 6 Revisors konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Det ble utarbeidet realistisk framdriftsplan som har vært styrende for prosjektets framdrift. Arbeidene ble startet opp før alle kontrakter var signert og før kontraktskrav om sikkerhetsstillelse og dokumentasjon av forsikring var gjennomført. Det er etablert byggebudsjett og det er rapportert i samsvar med bystyrets vedtak om rutiner for rapportering. Det er ført prosjektregnskap av ekstern konsulent. Det forekommer at samme faktura er betalt to ganger. Overtakelsen av bygget har skjedd i samsvar med gjeldende prosedyrer. Det er ikke utarbeidet sluttregnskap til bystyret i samsvar med byggereglementet. Telemark kommunerevisjon IKS 8

Anbefalinger Kommunen bør sørge for at det blir samsvar mellom kravene i byggereglementet og etablert praksis for byggestart i forhold til kontraktssignering, garantier og forsikringer. Kommunen bør revidere reglementskravene om rapportering, slik at rapporteringsplikten til politiske organer i forbindelse med investerings- og byggeprosjekt i kommunen blir beskrevet oversiktlig og samlet. Kommunen bør forbedre rutinene for fakturakontroll. Kommunen bør sikre at sluttregnskap til bystyret blir utarbeidet så fort som mulig etter at et byggeprosjekt er ferdig, og senest innen fristen i byggereglementet. Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: - Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) - Forskrift 15. juni 1994 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv Offentlige dokument: - Investeringsreglement for Porsgrunn kommune - Byggereglement for Porsgrunn kommune - NS 8405 Alminnelige kontraktsbestemmelser om utførelse av bygg- og anleggsarbeider (Norges Standardiseringsforbund) Litteratur: - Advokatfirmaet Cappelen& Krefting DA (2005) NS 8405 og byggherrene en enkel innføring i en vanskelig standard, Bergen: Fagbokforlaget Vedlegg Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra administrasjonen Vedlegg 2: Oversikt over regnskap, budsjett og rapportering Vedlegg 3: Oversikt over overtakelsesforretninger Telemark kommunerevisjon IKS 9

VEDLEGG 1 HØRINGSUTTALELSE FRA KOMMUNEN Telemark kommunerevisjon IKS 1

VEDLEGG 1 HØRINGSUTTALELSE FRA KOMMUNEN Telemark kommunerevisjon IKS 2

VEDLEGG 1 HØRINGSUTTALELSE FRA KOMMUNEN Telemark kommunerevisjon IKS 3

VEDLEGG 2 OVERSIKT REGNSKAP, BUDSJETT OG RAPPORTERING Utgiftsfordeling 2005-2009 Periode Rapportering i kvartalsrapport (akk, i hele tusen) Rapportert påløpt sum i årsrapport (akk. for alle år) Regnskapet (Kilde: Agresso) Budsjett (i hele tusen) pr år 1. kvartal 05 15 735 2. kvartal 05 348 623 3. kvartal 05 50 449 4. kvartal 05 354 039 Totalt 2005 768 846 2 500 000 1. kvartal 06 366 000 365 640 2. kvartal 06 517 000 151 392 3. kvartal 06 517 000 74 4. kvartal 06 109 151 Totalt 2006 Ikke nevnt 626 257 14 144 000 1. kvartal 07 177 000 6 301 500 2. kvartal 07 1 974 000 1 672 456 3. kvartal 07 2 147 000 173 463 4. kvartal 07 3 144 142 Totalt 2007 6,7 mill 5 291 561 23 000 000 1. kvartal 08 7 262 000 7 262 376 2. kvartal 08 21 129 000 14 237 553 3. kvartal 08 28 379 000 6 878 967 4. kvartal 08 11 682 131 Totalt 2008 46,7 mill 40 061 027 3 800 000 1. kvartal 09 1 836 000 7 1 857 856 2. kvartal 09 3 391 000 1 532 681 3. kvartal 09 3 388 000-2 711 8 4. kvartal pr 68 761 18.11.09 Totalt 2009 3 387 826 SUM ALLE ÅR 50 136 000 50 204 279 43 444 000 Ref. utenom 3 500 000 budsjett 9 Sluttregnskap foreligger ikke ved utløpet av første garantiår. 6 Avvik omtalt i delrapport I, forklart i brev fra kommunen til Kontrollutvalget 08.04.08 7 Avvik pga tidspunkt for uttak av regnskapstall til kvartalrapporten, jf. brev til Kontrollutvalget 08.04.08. 8 Inntekt i 2. kvartal skyldes tilbakebetaling av dobbeltbetalt faktura og rettelser i regnskapet. 9 Fra Norsk revmatikerforbund Telemark kommunerevisjon IKS 1

VEDLEGG 3 OVERSIKT OVER OVERTAKELSESFORRETNINGER Arbeid Overtakelsestidspunkt Bygningsmessige arbeider Vannbehandlingsanlegg Protokolldato Frist for retting av mangler 25.10.08 28.11.08 31.12.08 Ja 12.11.08 Ikke datert (ferdigbefaring 05.11.08) Ventilasjon 21.11.08 Ikke datert (ferdigbefaring 06.11.08) Rørtekniske arbeider Automatisering og SD-anlegg 05.11.08 Ikke datert (ferdigbefaring 05.11.08) 16.03.09 Ikke datert (utskriftsdato 16.03.09) Elektro 03.04.09 Ikke datert (befaringsdato 03.04.09) 31.12.08 Ja 31.12.08 Ja 31.12.08 Ja 01.04.09 Ja 03.04.09 Ja 11 Retting gjennomført 10 10 Opplyst av prosjektleder og byggeleder 10.06.09. 11 Opplyst av kommunen 2.9.09 Telemark kommunerevisjon IKS 1