Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole. Del 1: Planlegging, prosjektering og anskaffelser. - Kragerø kommune -

Transkript

1 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole Del 1: Planlegging, prosjektering og anskaffelser - Kragerø kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Bakgrunn for forvaltningsrevisjonsprosjektet Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensninger Avgrensning i tid Avgrensing mot byggfaglige forhold Avgrensning mot skolestrukturvurderinger og beslutninger 5 2 Metode og kvalitetsikring Metode Gjennomføring Høring Saksutredningen Revisjonskriterier til saksutredningen Fakta og funn til saksutredningen Behovsanalyse Konkretisering av byggeprosjektet Hensynet til livssykluskostnader og miljø under planleggingen Beregning av kostnader og investeringsbehov Revisors vurderinger av saksutredningen Anskaffelser Revisjonskriterier Fakta og funn Rådgivere og konsulenter Anskaffelse av entreprise Revisors vurderinger Konkurranse og kunngjøring Tildeling Protokoll og journalføring 15 5 Økonomisk styring, oppfølging og rapportering Revisjonskriterier om økonomisk styring, oppfølging og rapportering Fakta og funn Revisors vurderinger Revisors anbefalinger...18 Litteratur og kildereferanser...19 Vedlegg...19 Telemark kommunerevisjon IKS 1

3 Sammendrag Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i Kragerø , etter innstilling fra kontrollutvalget. Det framgår av planen at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon av et byggeprosjekt i kommunen, og vi har på den bakgrunn revidert ombygging og rehabilitering av Kragerø barne- og ungdomsskole. I denne første delrapporten har vi undersøkt om planlegging, prosjektering og anskaffelser er gjennomført i samsvar med gjeldende lover, reglement og vedtak. Rapporten dekker perioden fra anskaffelse/utarbeidelse av romprogram fram til og med kontraktsinngåelse med hovedentreprenør. Vi har sett på følgende problemstillinger: 1. Er saksutredningen i samsvar med gjeldende krav, og gir den tilstrekkelig grunnlag for kommunestyrets vedtak i saken? 2. Er anskaffelse av rådgivningstjenester, entreprise og andre leveranser gjennomført i samsvar med lov om offentlige anskaffelser? 3. Er det etablert tilfredsstillende systemer for administrativ og økonomisk styring, oppfølging og rapportering til politisk organ? Vi har undersøkt saksutredninger til kommunestyret, og sentrale dokument vedrørende anskaffelsene. Vi beskriver tiltak for oppfølging av framdrift, økonomistyring og rutiner for rapportering. Vi har gjennomført intervjuer med sentrale aktører i prosjektet og undersøkt brukermedvirkningen ved hjelp av spørreskjema til brukerrepresentanter. Hovedinntrykket er godt. Behovet for ombyggingen er omfattende utredet gjennom skolestrukturutredningen, og prosjektet er tilstrekkelig konkretisert gjennom planløpet med romprogram, skisseprosjekt og forprosjekt. Kommunen har hatt en god modell for brukermedvirning, men den praktiske kommunikasjonen med brukerne kan forbedres til senere prosjekt. Prosjektet er vedtatt med knappest mulige tidsmarginer for gjennomføringen. Knappe tidsmarginer kan virke fordyrende og/eller svekke kvaliteten i prosjektet. Kragerø kommune har et reglement for anskaffelser som er i samsvar med kravet om livssyklus- og miljøhensyn i planleggingen. Det er tatt et visst hensyn til livssykluskostnader og miljø i planleggingen av anskaffelsene, men kun etter leverandørenes initiativ. Både lovverket og kommunens reglement forutsetter at kommunen er aktiv og stiller tydelige krav på dette feltet. Kostnadene ved prosjektet er beregnet og beskrevet gjennom hele utrednings- og planleggingsperioden, men har økt kraftig fra første bevilgningsvedtak og fram til byggestart. Dette har flere årsaker, og det er beskrevet i saksfremstilling til kommunestyret. De største kontraheringene er i hovedsak gjennomført i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser, og kontrakt er tildelt i samsvar med tildelingskriteriene. En av anskaffelsene kan være delt opp for å komme under terskelverdi, etter rådgivning innhentet fra den aktuelle Telemark kommunerevisjon IKS 2

4 tilbyderen. Det kan være i strid med FOA 1 å søke eller motta slikt råd fra en aktuell tilbyder og det er også ulovlig å dele opp anskaffelser dersom det gjøres for å komme under terskelverdi. Enkelte kontrakter er signert etter vedståelsesfristens utløp. Når kontrakt signeres etter vedståelsesfristens utløp, anses hele anskaffelsen som en ulovlig direkte anskaffelse. Det skal føres protokoll som beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det er stort sett ført protokoll for anbudsåpningen for alle anskaffelsene, og det er også skrevet tilbudsevalueringer. Disse dokumentene dekker ikke kravet til innhold i protokollen etter FOA. Det bør være ett samlet protokolldokument som tilfredsstiller innholdskravene i FOA for hver anskaffelse. Det ligger særskilte utfordringer i å ivareta kommunens ansvar for journalføring og offentlighet når sakshåndteringen skjer hos ekstern konsulent. Kommunen bør vurdere hvordan ansvaret etter arkivlov og offentlighetslov best kan ivaretas også i slike tilfeller. Byggeprosjektet har en framdriftsplan med klare og relevante milepæler. Organisering og ansvarsdeling mellom byggleder/prosjekteringsgruppe og byggherre er tydelig beskrevet i kontraktene og i prosjektadministrativ håndbok. Revisjonen anbefaler kommunen å treffe tiltak på følgende områder: - Kommunen bør sikre bedre etterlevelse av kravet om å ta hensyn til livssyklus og miljøkostnader i planleggingen. Miljøvurderinger og eventuelle målsetninger bør komme tydeligere fram både i saksutredning og i kravspesifikasjon overfor rådgivere, prosjekterende og entrepriseleverandører. - Kommunen bør for fremtiden ha et bevisst forhold til vedståelsesfrister, både beregning av tilstrekkelig/nødvendig frist og overholdelse av fristen. - Kommunen bør treffe tiltak for å sikre at det for framtidige anskaffelser føres en samlet protokoll som er i samsvar med regelverket. - Kommunen bør vurdere hvordan ansvaret etter arkivlov og offentlighetslov best kan ivaretas i saker der dokument- og sakshåndtering skjer hos ekstern aktør. Skien, Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson fagansvarlig forvaltningsrevisor 1 FOA er forskrift om offentlige anskaffelser. Gjeldende forskrift er fastsatt 7. april 2006 og trådte i kraft 1. januar Telemark kommunerevisjon IKS 3

5 1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Bakgrunn for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kommunestyret i Kragerø vedtok Plan for forvaltningsrevisjon , etter innstilling fra kontrollutvalget. Det framgår av planen at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon av et byggeprosjekt i kommunen, og vi har gjort forvaltningsrevisjon av rehabiliteringen og ombyggingen av Kragerø barne- og ungdomsskole. Mandatet for forvaltningsrevisjonsprosjektet er å følge utbyggingen fra begynnelse til slutt, og gi jevnlig rapport om utviklingen til kontrollutvalget. Vi vil legge fram tre delrapporter: 1. om kommunens beslutningsgrunnlag og prosessen fram til kontraktsinngåelser og byggestart 2. om byggefasen kontroll, rapportering og oppfølging fra kommunen 3. Sluttrapport om ferdigstillelse/overtakelse og sluttregnskap Delrapport to vil bli lagt fram når byggearbeidene er ferdig, dvs. etter sommeren Den tredje delrapporten vil bli lagt fram når sluttregnskap for prosjektet foreligger. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Den overordnede problemstillingen for forvaltningsrevisjonsprosjektet er følgende: Er rehabilitering og ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole gjennomført i samsvar med gjeldende lover, reglement og vedtak? For denne første delrapporten er den overordnede problemstillingen: Er planlegging, prosjektering og anskaffelse gjennomført i samsvar med gjeldende lover, reglement og vedtak? For å belyse dette vil vi undersøke følgende problemstillinger nærmere: 2 Standarden er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Den bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 4

6 1. Er saksutredningen i samsvar med gjeldende krav, og gir den tilstrekkelig grunnlag for kommunestyrets vedtak i saken? (rapportens kapittel 3) 2. Er anskaffelse av rådgivningstjenester, entreprise og andre leveranser gjennomført i samsvar med lov om offentlige anskaffelser? (rapportens kapittel 4) 3. Er det etablert tilfredsstillende systemer for administrativ og økonomisk styring, oppfølging 3 og rapportering til politisk organ? (rapportens kapittel 5) Revisjonskriterier 4 til disse problemstillingene framgår av kapittel 3, 4 og Avgrensninger Avgrensning i tid Vedtaket om rehabilitering og ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole ble truffet Vurderinger, planlegging og vedtak vedrørende rehabilitering finnes tilbake til I rapporten har vi lagt hovedvekt på perioden etter kommunestyrets vedtak om skolestruktur Rapporten dekker dermed perioden fra anskaffelse og utarbeidelse av romprogram i 2006, fram til og med anskaffelse og kontraktsinngåelse for entreprisen Avgrensing mot byggfaglige forhold Rapporten omfatter ikke vurderinger av byggfaglige forhold eller de økonomiske kalkylene som er lagt til grunn for ombyggingen. Men vi har undersøkt om kommunen har etterspurt leveranser som sikrer etterlevelse av kravet om at det skal tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser i planleggingsfasen Avgrensning mot skolestrukturvurderinger og beslutninger Parallelt med beslutningsprosessen vedrørende ombygging og rehabilitering av Kragerø barne- og ungdomsskole har det pågått en debatt og utredning av skolestrukturen i kommunen. Beslutninger om skolestruktur har hatt avgjørende betydning for de beslutninger som er tatt når det gjelder løsninger knyttet til skolebygg. Vi har lagt dette til grunn som gjeldende rammebetingelser, uten å undersøkelse utredning og prosess. 2 Metode og kvalitetsikring 2.1 Metode Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å undersøke om det er avvik mellom revisjonskriteriene og de faktiske forhold. Metodene vi har benyttet er dokumentanalyse og intervju. 2.2 Gjennomføring Vi har undersøkt utredninger og kommunestyrevedtak om planlegging og ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole i perioden , med særlig vekt på utredningene i forkant av kommunestyrets vedtak og fram til byggestart. 3 Med økonomisk styring og oppfølging mener revisjonen de aktivitetene som gjelder beslutninger, overvåking og rapportering av prosjektaktiviteter. 4 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Kriteriene ligger til grunn for de vurderinger og konklusjoner som blir gjort. Telemark kommunerevisjon IKS 5

7 Videre har vi undersøkt prosessene ved anskaffelse av rådgivningstjenester, prosjektering og entreprise. I den forbindelse har vi gjenomgått utlysninger, konkurransegrunnlag, kontrakter og annen dokumentasjon knyttet til anskaffelsene. Vi har sett på prosjektorganiseringen og systemene for økonomisk styring og oppfølging. Kontroll av om rapporteringssystemene har fungert i praksis blir aktuelt for neste delrapport. Vi har hatt samtaler med kommunens eiendomssjef, skolesjef, rektor ved Kragerø barne- og ungdomsskole og byggeleder fra Asplan Viak. Til representanter for foreldre og ansatte ved skolen har vi sendt ut spørreskjema med spørsmål om brukermedvirkning 2.3 Høring Rapporten er sendt på høring til kommunen v/ rådmann før ferdigstillelse, jf. revisjonsforskriften 8. Kommentarer fra rådmann ligger i sin helhet som vedlegg til rapporten. 3 Saksutredningen Følgende problemstilling gjelder saksutredningen: Er saksutredningen i samsvar med gjeldende krav, og gir den tilstrekkelig grunnlag for kommunestyrets vedtak i saken? 3.1 Revisjonskriterier til saksutredningen I kommunelovens 23 nr. 2 heter det at: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. I lov om offentlige anskaffelser kreves det i 6 at kommunen skal ta hensyn til livssykluskostnader og miljø under planleggingen av den enkelte anskaffelse. Dette er også slått fast i kommunens anskaffelsereglement. På denne bakgrunn har vi utledet følgende revisjonskriterier: Det bør foreligge behovsanalyser og utredninger som konkretiserer byggeprosjektet. Vurderinger og hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser og eventuelle miljøkrav bør framgå av saksutredning, vedtak eller oppdrag/kravspesifikasjoner til eksterne oppdragstakere. Det bør foreligge beregninger som viser hva prosjektet vil koste. Telemark kommunerevisjon IKS 6

8 3.2 Fakta og funn til saksutredningen Behovsanalyse Kragerø ungdomsskole holdt til i et gammelt skolebygg fra 1890 fram til ombyggingen startet i Det har i lenger tid vært et stort behov for å oppgradere dette skolebygget, og kommunestyret vedtok å utrede oppgradering allerede i Kommunestyret traff vedtak om skolestruktur for Kragerø I forkant av dette vedtaket hadde Telemarksforskning og Multiconsult på oppdrag fra kommunen gjort omfattende utredninger av behov knyttet til ulike alternativer for skolestruktur i kommunen. Skolestrukturvedtaket fra 2005 innebar at daværende barneskole og ungdomsskole på Feierheia ble slått sammen til en 1-10-skole, med felles ledelse for skolen etablert fra Den gamle ungdomsskolen på Feierheia skulle renoveres og bygges sammen med eksisterende bygningsmasse på området og utgjøre et nytt skolesenter som skal huse Kragerø barne- og ungdomsskole. Kommunestyret vedtok 5 at rådmannen skulle fremme forslag om romprogram og standard tilpasset Kunnskapsløftet for 1-10 skole, SFO, kulturskole og ungdomsklubb på skolesenteret. Investeringsbehovet skulle legges inn i økonomiplanen for Konkretisering av byggeprosjektet Romprogram og skisseprosjekt Forslag til romprogram for ombyggingen til nytt skolesenter ble utarbeidet av Multiconsult 6. Romprogrammet beskriver en mulig løsning og estimerer kostnader for prosjektet. Romprogrammet med framdriftsplan ble vedtatt av kommunestyret , med en presisering av at uteområdene skal disponeres til beste for barn og unge. På grunnlag av romprogrammet og kommunestyrets vedtak utarbeidet Multiconsult et skisseprosjekt. Et skisseprosjekt er en mer detaljert beskrivelse og planlegging av et byggeprosjekt. Skisseprosjektet ble presentert for formannskapet, relevante hovedutvalg og skolens ansatte i møte Arbeidet med forprosjekt og detaljeringsprogram En prosjekteringsgruppe ledet av arkitektfirmaet Børve & Borchsenius utarbeidet forprosjekt/detaljering, basert på skisseprosjektet. Brukermedvirkning I forbindelse med planleggingen ble det etablert en prosjektorganisasjon 8 i kommunen. Arbeidet ble organisert med ekstern konsulent, og det ble etablert en prosjektgruppe og en referansegruppe i kommunen. I prosjektgruppen satt kommunens eiendomssjef, skolesjef og rektorene ved barneskolen og ungdomsskolen. I referansegruppa var i tillegg skolefritidsordningen (SFO), foreldrenes arbeidsutvalg (FAU), tillitsvalgte og verneombud ved de to skolene representert. Elevene ble involvert i referansegruppa for skisseprosjektet. 5 Jf. kommunestyrets vedtak i sak 34/05. 6 Anskaffelsen av konsulentoppdraget fra Multiconsult er nærmere omtalt under pkt.4. 7 Sak 34/06 8 Organisasjonskart i vedlegg 1 til rapporten. Telemark kommunerevisjon IKS 7

9 Administrasjonen mener at sammensetningen av prosjektgruppen har vært som den skal være. Arbeidet har vært tidkrevende, men positivt. For skolen var det en særskilt utfordring at to skoler ble omorganisert til én skole svært kort tid før planleggingsprosessen, og at de derfor ikke hadde noen egen pedagogisk plattform. Ideelt sett burde det vært lenger tid mellom den organisatoriske sammenslåingen og ombyggingen. Vi har sendt ut et enkelt spørreskjema til deltakerne i referansegruppa (vedlegg 3). De som svarte 9, har gitt uttrykk for at representasjonen/sammensetningen av brukergruppa var god. Deltakerne i referansegruppa opplevde at det var korte tidsfrister og lite tid til diskusjoner. Ansatte framstår som mer fornøyd med prosessen enn FAU. FAU har opplevd at informasjon ofte har kommet for sent til å fremme synspunkter før avgjørelsene er tatt, og også at informasjonen har kommet i ettertid. Innkallinger til møter og befaringer har kommet per post og så sent at man rent praktisk ikke har hatt reell mulighet til å delta Hensynet til livssykluskostnader og miljø under planleggingen Kragerø kommune har i forkant av byggearbeidene gjennomført en miljøkartlegging av eksisterende bygg for å kartlegge helse- og miljøfarlige stoff i bygningsmassen, med tanke på gjennomføring av byggearbeid og avfallshåndtering. Av kommunestyrets vedtak 36/07 om igangsetting av ombyggingen, framgår det at det nye skolesenteret skal ha et anlegg for oppvarming som er energiøkonomisk og har strenge krav til utslipp og klimapåvirkning. Ut over dette har vi ikke funnet noen formulert eller vedtatt målsetning, krav eller forespørsel fra kommunens side, som ivaretar hensynet til livssykluskostnader og miljø under planleggingen av anskaffelsene knyttet til byggeprosjektet. Vi kan heller ikke se at dette har vært tema i kravspesifikasjonene knyttet til anskaffelser av rådgivningstjenester i planleggingsfasen. Muligheten for å ta slike hensyn er omtalt av i dokumentene fra prosjekteringsgruppa, jf. for eksempel forprosjektet pkt B 1.1. I forprosjektet har prosjekteringsgruppa lagt til grunn at energibehovet skal minimaliseres, og at kravet til miljøriktig prosjektering skal legges til grunn, jf. forprosjektet pkt D Beregning av kostnader 10 og investeringsbehov Byggekostnadene for ombyggingen ble anslått til 95 mill kroner av Multiconsult i forbindelse med skolestrukturutredningen Totalkostnaden for forslaget i romprogrammet er anslått til 108,8 mill kroner 11. I skisseprosjektet er kostnadene kalkulert til 109,5 mill kroner, med en anbefaling om å sette av ytterligere 7,7 mill pga prisstigning og situasjon i markedet. 9 Kun to av syv svarte, noe som gir en svarprosent på under 25 %. Vi har likevel valgt å beskrive svarene. 10 Alle kostnader i rapporten er angitt uten mva. 11 Kostnadsanslag for deler av romprogrammet er kr 90,9 mill for ombygging av bygg A og B og nytt vestibylebygg, samt gymsal i bygg B. Alternativet med ombygging av bygg A og vestibylebygg er kalkulert til kr 68,1 mill. Telemark kommunerevisjon IKS 8

10 I forprosjektet fra mai 2007 er rammekostnaden beregnet til ca 134 mill kroner. Avvikene i kalkylene blir forklart i forprosjektets kapittel E.2 og E.3. Årsakene til økningen i kalkulert kostnad er dels generell prisstigning i markedet, dels tilleggskostnader for elektrotekniske anlegg m.m. og dels avvik mellom arealberegning i skisseprosjektet og forprosjektet. Det framgår både av skisseprosjektet og forprosjektet at det ikke er gjennomført risikoanalyse av kalkylene. Det framgår videre av administrasjonens saksframlegg for kommunestyret at det knytter seg usikkerhet til kostnadene, men at foreliggende tall er de best tilgjengelige. Kommunestyret vedtok at investeringsbehov skulle beskrives i økonomiplanen. I økonomiplanen for er det budsjettert med 102,2 mill kroner. I økonomiplanen er dette økt til 135,6 mill kroner. I forbindelse innhenting av tilbud på entreprisen er kostnaden estimert til 143,7 mill kroner Revisors vurderinger av saksutredningen Behovsanalyse og konkretisering av prosjektet Behovsanalysen for prosjektet er omfattende utredet gjennom skolestrukturutredningen. Prosjektet er tilstrekkelig konkretisert gjennom planløpet med romprogram, skisseprosjekt og forprosjekt. Kommunen valgte i en tidlig fase en anskaffelsesprosess som kun gav ett løsningsalternativ. Ved så vidt omfattende byggeprosjekter kunne det være naturlig å velge andre anskaffelsesprosedyrer som arkitektkonkurranse og parallelle tilbud. På den andre siden tar slike prosesser tid, og medfører gjerne ekstra kostnader i den tidlige fasen. Revisor mener at kommunen har hatt en god modell for brukermedvirning, men at kommunikasjonen med medlemmene kan forbedres til senere prosjekt. Knappe tidsfrister er hovedregelen i slike prosjekt, og da burde e-post og sms tas i bruk som kommunikasjonsmiddel for utsendelse av dokument, innkallinger og beskjeder. Miljøhensyn i planleggingen Lovverket krever at det blir tatt hensyn til blant annet livssykluskostnader og miljø under planleggingen av anskaffelser, jf. lov om offentlige anskaffelser Kravet gjaldt opprinnelig kun statlige organ, men ble utvidet til å gjelde også for kommunene i Et av formålene med dette kravet er å styrke og synliggjøre en etterspørsel etter miljøvennlige varer og tjenester 14. Kragerø kommune har anskaffelsesreglement som er i samsvar med dette kravet, både tidligere anskaffelsesreglement (fra 2004) og gjeldende anskaffelsesreglement (2007). Ut fra dokumentasjonen er det revisjonens inntrykk at livssykluskostnader og miljø delvis er ivaretatt i planleggingen, men kun etter leverandørenes initiativ. Etter revisors vurdering forutsetter både lovverket og kommunens rutiner at kommunen er aktiv og stiller tydelige krav knyttet til miljøhensyn m.m., og dermed gir klarere premisser for planleverandører i byggeprosjekt enn hva kommunen har gjort i dette prosjektet. 12 Dette er lagt fram for formannskapet og beskrevet i tertialrapporten for april Se også FOA 8-3 nr. 1 og 17-3 nr. 1 som krever at det skal legges vekt på dette ved utforming av kravene til ytelsen/leveransen. 14 Jf. Ot.prp nr. 71 ( ) og Ot.prp nr. 3 ( ), Regjeringens handlingsplan Miljø- og samfunnsansvar i anskaffelser og Innkjøpspanelet for miljøbevisste offentlige innkjøp. Telemark kommunerevisjon IKS 9

11 Kostnadsberegning og tidsfrister Ombyggingen av Kragerø barne- og ungdomsskole har vært en sak i kommunen over flere år. Saksutredningen for kommunestyret i sak 36/07 inneholder vurderinger av framdriftsplanen, og hvor lang tid som minimum trengs for å sikre en lovlig prosess. Prosjektet ble vedtatt med knappest mulige tidsmarginer for gjennomføringen i sak 36/07. Knappe tidsmarginer innebærer en økt risiko for at fristene styrer valg av løsninger og dermed kan virke fordyrende eller svekke kvaliteten i prosjektet. Kostnadene har økt kraftig gjennom utredningen, fra første vedtak og fram til byggestart. Kostnadsøkningen har flere årsaker, og administrasjonen har beskrevet grunnene i sin saksfremstilling, jf. vedtak 36/07 om igangsetting av ombyggingen. 4 Anskaffelser For anskaffelsene gjelder følgende problemstilling: Er anskaffelse av rådgivningstjenester, entreprise og andre leveranser gjennomført i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser? 4.1 Revisjonskriterier Regelverket om offentlige anskaffelser er omfattende. Vi har utledet følgende kriterier på grunnlag av lov og forskrift om offentlige anskaffelser 15 og kommunens anskaffelsesreglement Alle anskaffelser skal så vidt mulig bygge på konkurranse 17 og alle leverandører skal likebehandles. - Anskaffelser over kr skal settes ut på anbud. Utlysningen skal skje i Norsk Lysningsblad database Doffin 18. Anskaffelser over EØS/WTO-terskelverdiene 19 skal i tillegg lyses ut i EUs TED-database. - Kontrakten skal tildeles den leverandøren som har den laveste prisen eller som har det tilbudet som etter fastsatte kriterier anses som økonomisk mest fordelaktig. - Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. De valg som er gjort skal 15 Ny forskrift om offentlige anskaffelser trådte i kraft En del av anskaffelsene i dette prosjektet er gjort under regimet til tidligere forskrift, mens noen er omfattet av ny forskrift. Enkelte anskaffelser har mangler i henhold til reglene som trådte i kraft , men var lovlige da anskaffelsen skjedde. Der regelverket er endret ved ny forskrift, kommenteres det særskilt. Ellers viser til paragrafene i ny forskrift uten særskilt kommentar. 16 Anskaffelsesreglement for Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien kommuner, gjeldende fra Før 2007 hadde Kragerø kommune et eget anskaffelsesreglement gjeldende fra Lov om offentlige anskaffelser 5 og kommunens anskaffelsesreglement kapittel Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 2-1, jf. kapittel 9 og Terskelverdi for bygge- og anleggsarbeider var kr i 2006 og kr i Terskelverdi på delarbeid er kr i Telemark kommunerevisjon IKS 10

12 begrunnes, og det skal føres protokoll fra konkurransen som beskriver hele anskaffelsesprosessen. 4.2 Fakta og funn Rådgivere og konsulenter I forbindelse med ombyggingen av Kragerø barne- og ungdomsskole er det inngått en rekke kontrakter. Vi har undersøkt de kontraktene som var verdsatt til over kr eks mva. Kommunen har inngått avtaler med verdi over kr med følgende rådgivere og konsulenter i tilknytning til ombyggingen av Kragerø barne- og ungdomsskole i perioden : Leverandør Tjeneste Prosedyre Kontraktsdato Kontraktsbeløp eks mva Multiconsult Romprogram Direkte og Kr anskaffelse Multiconsult Begrenset Direkte Kr skisseprosjekt anskaffelse Multiconsult Anskaffelse av Direkte Kr byggeledelse og prosjekteringsgruppe anskaffelse Børve og Prosjekteringsgruppe/ Konkurranse med Kr Borchsenius forprosjekt Asplan Viak Prosjektledelse forhandling Konkurranse med forhandling Kr Romprogrammet Avtalen med Multiconsult om romprogram er en tilleggsavtale til en avtale fra Avtalen fra 2004 lå under terskelverdi for utlysning, og ble den gang anskaffet ved konkurranse uten kunngjøring. Saksmappen inneholder tilbud datert fra Multiconsult, men ikke avtaledokument. Skisseprosjektet Avtalen med Multiconsult om skisseprosjekt er inngått ved Kragerø kommunes aksept av tilbud fra Multiconsult. Anskaffelsens verdi er kr , og anskaffelsen er gjennomført som en direkte anskaffelse, jf. FOA del I. Anskaffelsen er ikke basert på konkurranse, slik kravet er etter FOA 3-1 nr. (1) og kommunens reglement fra 2004, pkt. 3-1 b). Det framgår av e-post fra Multiconsult til Kragerø kommune 20 at prisen for oppdraget er tilpasset terskelverdiene for kunngjøring, og at den tilbudte tjenesten med skisseprosjekt har begrenset innhold sammenliknet med normale framgangsmåter i byggeprosjekt (det omtales av Multiconsult som et begrenset skisseprosjekt ). 20 Kommunens jnr. 08/1514-6, Gjennomføringsplan og videre arbeid, journalført Telemark kommunerevisjon IKS 11

13 Oppdragsgiver (kommunen) har brukt Multiconsult som rådgiver i spørsmålet om mulighetene for å gjennomføre en lovlig og rask anskaffelse, slik at en kan gjennomføre prosjektet i henhold til ønsket framdriftsplan. Rådgivningen fra Multiconsult berører både juridiske spørsmål om anskaffelsesreglene og hva som eventuelt kan være spesifikasjonene for en mulig leveranse. Anskaffelse av prosjekteringsgruppe og byggeledelse Det ble inngått avtale mellom kommunen og Multiconsult om bistand til gjennomføring av anskaffelse av prosjekteringsgruppe og byggeledelse. Avtalen ble inngått og har en verdi på kr Det er senere fakturert ytterligere kr Vi kan ikke se at det er gjennomført noen konkurranse for denne anskaffelsen, jf. FOA 3-1. Kommunens anskaffelsesreglement fra 2004, jf. pkt. 3-1 b) krever at minst tre leverandører skal forespørres ved anskaffelser over kr (inntil kr etter reglementet fra 2007). Prosjekteringsgruppe Avtalen med Børve & Borchsenius om prosjekteringsgruppe er inngått etter prosedyren konkurranse med forhandling, jf. FOA 5-1. Konkurransen ble utlyst i oktober 2006, men ble avlyst pga få prekvalifiserte tilbydere, jf. FOA 13-1 nr. 2. Ny konkurranse ble gjennomført uten ny utlysning, ved at en inviterte ytterligere deltakere til konkurransen. Vedståelsesfristen var Arkitektfirmaet Børve & Borchsenius, hadde høyest poengsum etter vekting i samsvar med konkurransegrunnlaget, jf. FOA Kontrakt etter NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser om prosjekteringsoppdrag 21 ble signert , nesten to måneder etter vedståelsesfristen. Avtalen har en verdi på kroner, og omfatter også underleverandører som deltar i prosjekteringsgruppen. Saksmappen inneholder ikke dokumentasjon og protokoll vedrørende avlysningen. Byggeledelse Avtalen med Asplan Viak om byggeledelse er inngått etter prosedyren konkurranse med forhandling, jf. FOA 5-1. Konkurransen ble kunngjort , med vedståelsesfrist Det meldte seg to tilbydere. Konkurransen ble gjennomført, og det ble inngått avtale med Asplan Viak etter NS 8402 Kontrakt om rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid 22. Kontrakten har en verdi på kroner, og ble signert , nesten en måned etter vedståelsesfristen. Protokoll for anskaffelsen ligger ikke i saksmappen og er ikke journalført Anskaffelse av entreprise Kommunen har inngått avtaler med følgende entreprenører: 21 Det er utviklet faglige Norske standarder (NS) som skal være et virkemiddel for bedre kvalitet og/eller bedre økonomi i byggeprosjekter. Hovedmålet har vært å oppnå en fornuftig likhet i dokumenter og måten å utarbeide dem på. Ifølge lov om offentlige anskaffelser bør kontraktsstandardene brukes ved bygge- og anleggskontrakter. 22 Det er utviklet faglige Norske standarder (NS) som skal være et virkemiddel for bedre kvalitet og/eller bedre økonomi i byggeprosjekter. Hovedmålet har vært å oppnå en fornuftig likhet i dokumenter og måten å utarbeide dem på. Ifølge lov om offentlige anskaffelser bør kontraktsstandardene brukes ved bygge- og anleggskontrakter. Telemark kommunerevisjon IKS 12

14 Leverandør Tjeneste Prosedyre Kontraktsdato Kontraktsbeløp eks mva Oddmund Grunn og Begrenset ,00 Farsjø & sønner AS spreningsarbeider anbudskonkurr anse LKC AS Bygningsmessig Åpen anbuds ,00 Porsgrunn Rørleggerforr etning AS K.E.Kolberg AS arbeid Rørleggerarbeid konkurranse Åpen anbudskonkurranse Luftbehandlingsanlegg Åpen anbudskonkurranse Kone AS Heis Åpen anbudskonkurranse Kragerø Elektroteknisk elektriske AS arbeid Konkurranse uten forutgående utlysning, jf FOA , , , ,98 Grunnarbeidene Anskaffelsen av grunn- og sprengingsarbeidene er utlyst og gjennomført i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser. Det var tre interesserte tilbydere til grunn- og sprengingsarbeidene, men bare en som leverte tilbud. Dette ene tilbudet lå ca 25 % høyere enn forventet pris. Kontrakt etter NS ble signert Protokollen tilfredsstiller ikke kravet til innhold i FOA 3-2, jf. forskriftens vedlegg 4. Generelt om øvrig entreprise Konkurranse for alle de andre entreprisene i byggeprosjektet ble kunngjort som åpen anbudskonkurranse i Doffin og TED. Tilbudsfristen var , og vedståelsesfristen var fire måneder etter tilbudsfristen, dvs Bygningsmessig arbeid Det var tre interesserte tilbydere i konkurransen, men to av dem ble avvist fordi det var forhold ved tilbudene som skapte tvil om bedømming i forhold til andre tilbud, jf. FOA nr. 1 bokstav f). I tilbudsevalueringen er det vist til paragrafer i gammel forskrift. Det er lagt til grunn at tilbudet i slike tilfeller kan avvises, mens forskriften krever at tilbudet skal avvises når det er åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Annen protokoll og dokument vedrørende avvisningen framgår ikke av journalen og ligger heller ikke i saksdokumentene. Kontrakt ble tildelt LKC AS. Standardkontrakt NS 8405 med tilpasninger beskrevet i konkurransegrunnlaget er benyttet. I kontraktene er det vist til anbudsbeskrivelsene og angitte presiseringer. Kontrakten ble signert Det er utviklet faglige Norske standarder (NS) som skal være et virkemiddel for bedre kvalitet og/eller bedre økonomi i byggeprosjekter. Hovedmålet har vært å oppnå en fornuftig likhet i dokumenter og måten å utarbeide dem på. Ifølge lov om offentlige anskaffelser bør kontraktsstandardene brukes ved bygge- og anleggskontrakter. Telemark kommunerevisjon IKS 13

15 Rørleggerarbeid Det meldte seg bare en tilbyder til rørleggerarbeidet, og kostnadene ble vurdert som akseptable i dagens markedssituasjon. Standardkontrakt NS 8405 med tilpasninger som beskrevet i konkurransegrunnlaget ble signert Det er utarbeidet åpningsprotokoll og tilbudsevaluering for anskaffelsen. Dokumentene tilfredsstiller ikke fullt ut innholdskravet til protokoll i FOA. Luftbehandlingsanlegg og heis Det meldte seg tre tilbydere til luftbehandlingsanlegg, og kontrakt ble tildelt Kolberg AS i samsvar med tildelingskriteriene. Kontrakt NS 8405 med tilpasninger som beskrevet i konkurransegrunnlaget er signert Det meldte seg to tilbydere til heisleveransen. Kontrakt ble tildelt Kone i samsvar med tildelingskriteriene. Kontrakt NS 8405 med tilpasninger som beskrevet i konkurransegrunnlaget er signert først Protokoll for anbudsåpning og tilbudsevaluering foreligger, men tilfredsstiller ikke fullt ut innholdskravene til protokollen i FOA 3-2, jf. vedlegg 4. Elektroteknisk arbeid For det elektrotekniske arbeidet ble konkurransen avlyst etter en klage. Klagen ble vurdert som rettmessig av kommunen, og det ble gjennomført ny konkurranse etter FOA 14-4, med tilbudsfrist Tre tilbydere ble invitert, og av disse gav to tilbud. Kontrakt ble tildelt Kragerø Elektriske AS i samsvar med tildelingskriteriene. Kontrakt etter NS8405 i henhold til anbudsbeskrivelse m.m. ble signert Protokoll og dokumentene om avlysning av konkurransen og klage er ikke journalført. Det foreligger en tilbudsevaluering for anskaffelsen, men den tilfredsstiller ikke fullt ut innholdskravene til protokollen i FOA 3-2, jf. vedlegg Revisors vurderinger Konkurranse og kunngjøring De største kontraheringene er i hovedsak kunngjort og gjennomført i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser. Der det er inngått skriftlig kontrakt er det gjennomgående brukt standardiserte kontrakter for oppdragene. Forbud mot oppdeling og rådgivning Ved anskaffelsen av skisseprosjektet hadde kommunen behov for å finne en løsning som gjorde det mulig å overholde de vedtatte fristene for ferdigstillelse av skolen. Revisjonen mener at denne anskaffelsen kan være delt opp for å komme under terskelverdi, jf. FOA 3-1 nr. (3), slik at anskaffelsen kunne gjennomføres uten kunngjøring. Anskaffelsen er gjennomført uten konkurranse. Multiconsult hadde en åpenbar interesse i anskaffelsen, og deres råd om spesifikasjoner for skisseprosjektet innebærer at konkurranse ved den anskaffelsen blir utelukket. Det er derfor i strid med FOA 3-8 dersom kommunen søker eller mottar råd fra Multiconsult om spesifikasjoner for leveransen, og deretter inngår kontrakt med dem. Telemark kommunerevisjon IKS 14

16 4.3.2 Tildeling Kontraktene er tildelt den tilbyder som hadde det mest økonomisk fordelaktige tilbudet, i samsvar med tildelingskriteriene. Vedståelsesfristen Kontraktene med byggeleder, prosjekteringsgruppe og heisleverandør ble signert etter vedståelsesfristen i tilbudsskjemaet. Vi har ikke sett at det foreligger dokumentasjon som forlenger fristen. Overholdelse av vedståelsesfristen er svært viktig, og det er signering av skriftlig kontrakt som er skjæringspunktet, selv om det var etablert avtaleforpliktelser på annen måte mellom partene. Ved vedståelsesfristens utløp anses tilbudene som falt bort. Når tilbudene har falt bort, er konkurransen avsluttet, uten at leverandør er valgt. I følge flere avgjørelser i KOFA 24 må det i slike tilfeller lyses ut ny konkurranse. Kontrakt som inngås etter vedståelsesfristens utløp anses derfor som en ulovlig direkte anskaffelse, der en kan risikere erstatningskrav fra andre deltakere i konkurransen og overtredelsesgebyr fra KOFA dersom saken blir klaget inn. Overtredelsesgebyret kan utgjøre inntil 15 % av kontraktens totale verdi Protokoll og journalføring Journalføring Sakens dokumenter er journalført hos kommunen relativt lang tid etter dokumentenes dato, mottak eller avsendelse. Journalføring av kommunens saksdokumenter er ikke omfattet av problemstillingene eller revisjonskriteriene for dette prosjektet. Vi ønsker likevel å bemerke at det ligger særskilte utfordringer i å ivareta kommunens ansvar for journalføring og offentlighet når sakshåndteringen skjer hos ekstern konsulent. Protokoll Regelverket om offentlige anskaffelser krever at det skal føres protokoll som beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Mal for protokoll framgår av vedlegg 3 og 4 i FOA. Det er stort sett ført protokoll for anbudsåpningen for alle anskaffelsene, og det er også skrevet tilbudsevalueringer. Det er positivt. Men disse dokumentene dekker ikke kravet til innhold i protokollen etter FOA 3-2, jf forskriftens vedlegg 3 og 4. For hver anskaffelse bør det finnes ett samlet protokolldokument som tilfredsstiller kravene i FOA vedlegg Økonomisk styring, oppfølging og rapportering Følgende problemstiling gjelder for økonomisk styring, oppfølging 26 og rapportering: Er det etablert tilfredsstillende systemer for administrativ og økonomisk styring, oppfølging og rapportering til politisk organ? 24 Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) 25 Eventuelt FOA vedlegg 3 for anskaffelser mellom kr og Mal for protokoll finnes også hos Fornyings- og administrasjonsdepartementet. 26 Med økonomisk styring og oppfølging mener revisjonen de aktivitetene som gjelder beslutninger, overvåking og rapportering av prosjektaktiviteter. Telemark kommunerevisjon IKS 15

17 I denne første rapporten gir vi en beskrivelse av etablerte rutiner. Den faktiske rapporteringen vil vi se på i neste delrapport. 5.1 Revisjonskriterier om økonomisk styring, oppfølging og rapportering Kommuneloven 23 pålegger administrasjonssjefen å påse at vedtak blir iverksatt. Loven inneholder videre krav om økonomiplan og årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning, jf. kommuneloven kap. 8. Faglitteratur om byggeprosjekt 27 slår fast følgende: - Det bør foreligge en organisasjonsplan som opplyser om ansvarsfordelingen mellom administrasjonen (prosjektutredning og iverksetting) og politisk nivå (beslutning). - Systemer for planlegging av framdrift og økonomi bør være etablert. - Budsjettet bør brukes som et styringsverktøy. På denne bakgrunn har vi stilt opp følgende revisjonskriterier: - Det bør foreligge en framdriftsplan for gjennomføring av prosjektet. - Det bør foreligge en prosjektplan med klare beskrivelser av ansvarsforhold og rutiner, og et system for oppfølging og kvalitetssikring av eventuelle avvik i prosjektet mht. kostnader og framdrift. - Kommunen bør ha rutiner eller en plan for rapportering til politisk nivå. 5.2 Fakta og funn Det er utarbeidet en prosjektadministrativ håndbok for byggeprosjektet. Håndboken gjelder for og distribueres til navngitte aktører som har kontraktsforhold til kommunen i tilknytning til byggeprosjektet. Framdrift Det foreligger en detaljert framdriftsplan for prosjektet, jf. vedlegg 2. Framdriftsplanen ble først presentert i romprogrammet i 2006, og senere revidert i skisseprosjekt og forprosjekt. Planen beskriver planleggingsfasen med romprogram, skisseprosjekt, prosjektering, og den beskriver byggefasen, inkludert kontrahering, politisk behandling og myndighetsbehandling. Planen er i samsvar med frister vedtatt av kommunestyret. Det er etablert faste møter med beskrevne formål for å sikre framdrift og oppfølging. Møteplan med formål og deltakere er beskrevet i prosjektadministrativ håndbok. Organisering Organisasjonsplan for utbyggingen foreligger per mars 2006, og framgår av vedlegg 1, s.1. Fra februar 2007 er byggeprosjektet organisert med prosjekt/byggeleder fra Asplan Viak og prosjekteringsgruppe v/arkitektkontoret Børve & Borchsenius (med underleverandører). Ansvar og funksjon beskrives standardkontrakt NS 8402 og NS 8401, som henviser til beskrivelse i kunngjøring, konkurransegrunnlag, tilbud/revidert tilbud og referat fra forhandlings- og kontraktsmøter. 27 OPAK, byggebransjens kompetansesenter mv. Telemark kommunerevisjon IKS 16

18 Håndboken inneholder opplysninger om organisering og ansvarsforhold i byggefasen, og beskriver rammebetingelser og rutiner for prosjektet. Organisasjonsplan for byggefasen framgår av vedlegg 1, s.2. Rapportering Rapporteringsrutiner for aktørene er beskrevet i prosjektadministrativ håndbok. I håndboken er det satt kvalitetsmål for rapporteringen. Den skal være tilstrekkelig til å skape tillit til at entreprenørene gjennomfører oppdraget innenfor de kontraktsmessige milepælsdatoer. Rapporteringen skal basere seg på oppdelinger i henhold til hovedaktiviteter eller objekter i framdriftsplanen. Rapporteringen skal være et ekstrakt av entreprenørenes styringssystem. Håndboken beskriver retningslinjer og maler for rapportering, hvem som er ansvarlig og når eller hvor ofte rapportering skal skje. Det er stilt krav om månedsrapportering, ukesrapportering, HMS-rapport og økonomirapport fra byggeleder. Det er etablert særskilt varslingsplikt for entreprenørene dersom det oppstår fare for forsinkelser. Byggeleder skal hver måned rapportere økonomi til eiendomssjefen i kommunen. Rapportering skjer i tilknytning til månedlig byggherremøte. Eiendomssjefen skal rapportere hver annen måned til rådmannen. Rådmannen rapporterer hver tredje måned til politisk nivå i forbindelse med tertialrapporteringen. Denne rapporteringen er beskrevet i et vedlagt notat fra Kragerø kommune, jf. vedlegg 3. Økonomistyring Avtalene med byggeleder og prosjekteringsgruppe inneholder bestemmelser om fastpris, satser for etterarbeid og angivelse av hva som skal faktureres i tillegg. Begge kontraktene inneholder opsjon for tjenester i garantiperioden. Kontraktene har bestemmelser om prisregulering. Det foreligger fakturaplan for prosjekteringsgruppe og byggeleder, og det framgår betalingsfrist på 30 dager av fakturaplanen. For grunnarbeidene og entreprisen er det inngått avtale om fastpris. Det foreligger faktura/betalingsplan for grunnarbeidene fastsatt i møte med entreprenør. Det er avtalt fastpris for entreprisene, med fast påslag for pris- og lønnsøkning. Avtalt faktureringsordning for entreprisen er beskrevet i konkurransegrunnlaget og prosjektadministrativ håndbok. Det skal faktureres hver måned med mindre annet er bestemt, og det er angitt hvordan fakturaer for ulike kostnader skal deles. I følge standardkonkrakt NS 8504 er det forfall per 28 dager. Attestering og anvisning av fakturaer i tilknytning til byggingen skjer ved attestering av ekstern byggeleder. Deretter attesterer en ansatt i eiendomsavdelingen, før eiendomssjefen anviser, i samsvar med vanlige rutiner etter økonomi- og delegasjonsreglementet. 5.3 Revisors vurderinger Prosjektet har en framdriftsplan med klare og relevante milepæler. Organisering og ansvarsdeling mellom byggleder/prosjekteringsgruppe og byggherre er avtalt i kontraktene og tydelig beskrevet og i prosjektadministrativ håndbok. Telemark kommunerevisjon IKS 17

19 Det er etablert regelmessige og gode rapporteringsrutiner for prosjektet. 6 Revisors anbefalinger Revisjonen anbefaler kommunen å treffe tiltak for å sikre bedre etterlevelse av kravet om å ta hensyn til livssyklus og miljøkostnader. Vurderinger og eventuelle målsetninger bør komme tydeligere fram både i saksutredning og i kravspesifikasjon overfor konsulenter og leverandører. Kommunen bør for fremtiden ha et bevisst forhold vedståelsesfrister, både beregning av tilstrekkelig/nødvendig frist og overholdelse av fristen. Kommunen bør vurdere hvordan ansvaret etter arkivlov og offentlighetslov best kan ivaretas i saker der dokument- og sakshåndtering skjer hos ekstern aktør. Revisjonen vil anbefale at kommunen treffer tiltak for å sikre at det for framtidige anskaffelser føres protokoll som er i samsvar med regelverket. Telemark kommunerevisjon IKS 18

20 Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: - Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) - Forskrift 15. juni 1994 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv - Lov 16. juli 1999 om offentlige anskaffelser - Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (i kraft 1. januar 2007) - Forskrift 15. juni 2001 om offentlige anskaffelser (opphevet fra 1. januar 2007) Offentlige dokument: - Veileder om offentlige anskaffelser (Fornyings- og administrasjonsdepartmentet, november 2006) - Reglement for anskaffelser i Kragerø Reglement for anskaffelser i Grenlandskommunene 2007 Litteratur: Dragsten, Marianne og Lindalen, Esther (2005): Offentlige anskaffelser Kommentarutgave (Universitetsforlaget, Oslo) Cappelen, Hans (2001): Byggherren og kontraktene (Byggherreforlaget AS, Drammen) NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt Kommunestyrevedtak og kommunale dokument: 034/05 Skolestruktur i Kragerø 064/05 Økonomiplan og budsjett 034/ skole på Feierheia 036/07 om igangsetting av bygging 047/08 Tertialrapport økt bevilgning Økonomiplan Økonomiplan Økonomiplan Prosjektadministrativ håndbok for ombyggingen av Kragerø barne- og ungdomsskole Vedlegg Vedlegg 1: Organisasjonsplan for prosjektet Vedlegg 2: Framdriftsplan for prosjektet Vedlegg 3: Notat om avviksrapportering i Kragerø kommune Vedlegg 4: Spørreskjema om brukermedvirkning Vedlegg 5: Høringsuttalelse fra kommunen v/ rådmann Telemark kommunerevisjon IKS 19

21 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 1 ORGANISASJONSKART FOR PROSJEKTET Telemark kommunerevisjon IKS 1

22 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 1 ORGANISASJONSKART FOR PROSJEKTET Telemark kommunerevisjon IKS 2

23 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 2 FRAMDRIFTSPLAN Telemark kommunerevisjon IKS 1

24 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 3 AVVIKSRAPPORTERING I KOMMUNEN Telemark kommunerevisjon IKS 1

25 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 3 AVVIKSRAPPORTERING I KOMMUNEN Telemark kommunerevisjon IKS 2

26 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 4 SPØRRESKJEMA OM BRUKERMEDVIRKNING Spørreskjema om brukermedvirkning ved ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole Kontrollutvalget i Kragerø kommune har bedt Telemark kommunerevisjon IKS om å undersøke ombyggingen av Kragerø barne- og ungdomsskole. Undersøkelsen blir gjennomført som forvaltningsrevisjon. Som et ledd i dette arbeidet ønsker vi å vite litt om hvordan brukerne er tatt med i planleggingen av det nye skolesenteret i Kragerø. Vi har derfor laget et enkelt spørreskjema som vi har sendt til referansegruppe 2 (til skisseprosjektet). Resultatene fra spørreundersøkelsen vil vi bruke i rapporten til kontrollutvalget og kommunestyret. Det enkelte skjema og svarene blir behandlet fortrolig. Vennligst send utfylt skjema til oss innen 29. september Mvh Telemark kommunerevisjon IKS v/ Kirsti Torbjørnson fagansvarlig forvaltningsrevisor telefon / kirsti.torbjornson@tekomrev.no TAKK FOR AT DU SVARER PÅ SPØRREUNDERSØKELSEN! Telemark kommunerevisjon IKS 1

27 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 4 SPØRRESKJEMA OM BRUKERMEDVIRKNING Hvem representerte du i referansegruppa? Elever og foreldre Ansatte lærere Ansatte SFO Andre ansatte Hva mener du om sammensetningen av referansegruppa? God Burde endres Vet ikke Eventuelle kommentarer: Hva mener du om informasjonen dere fikk til arbeidet med prosjektet? God Dårlig Vet ikke Eventuelle kommentarer: Telemark kommunerevisjon IKS 2

28 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 4 SPØRRESKJEMA OM BRUKERMEDVIRKNING Hadde dere god nok tid til forberedelse og innspill? Ja Vet ikke Nei Eventuelle kommentarer: Ble dere hørt/fikk dere gjennomslag? Ja Vet ikke Nei Eventuelle kommentarer: Har du andre kommentarer? Telemark kommunerevisjon IKS 3

29 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 5 HØRINGSUTTALELSE FRA KOMMUNEN Telemark kommunerevisjon IKS 1

30 Ombygging av Kragerø barne- og ungdomsskole VEDLEGG 5 HØRINGSUTTALELSE FRA KOMMUNEN