Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/2011 SAK NR 050-2011 Virksomhetsrapportering pr 30.09.2011 Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 30.september 2011 til etterretning.. Skien 20.oktober 2011 Marit Kobro Administrerende direktør
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Samlet viser status pr 30.09.11 en positiv utvikling på de fleste områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 2. Faktabeskrivelse Saksinngangen i september ble 64 000, dette er ca. 6,9 % under budsjett for september. Til og med september er saksinngangen ca 3,9 % under budsjett. Saksbehandlingskøen pr. 30.september var ca.17 000, dvs. at den totale restansen er redusert med ca. 15 000 saker fra forrige virksomhetsrapportering som var pr.31.07.11. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid pr. 30.10 var ca.11 dager. Pr. 30.09 er det et akkumulert positivt kostnadsavvik på 10,3 mill., som er 12,7 % avvik mot budsjett. Avviket er forklart under punkt.2.8. Opplevd nedetid for programvarene NISSY og PRO har vært lav i august og september. 2.1. Sammendrag er Snitt saksbehandlingstid 10,70 15,04 Andel omgjorte klager 83,0 % 91,2 % God økonomistyring 15,7 % 12,7 % Opplevd nedetid NISSY 122 314 Opplevd nedetid PRO 0 152 Tilstedeværelse 97,4 % 94,7 %
2.2. Aktivitet 2.2.1. Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang 2011 vs 2010 100 000 90 000 80 000 70 000 Antall saker 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 - Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk saksinngang 2010 Faktisk saksinngang 2011 Budsjettert saksinngang 2011 Saksinngangen i september ble 64 000 saker, dette er 6,9 % under budsjettert saksinngang. Saksinngangen pr. september er 3,9 % under akkumulert budsjett. Pr 30.09.11 er saksinngangen 567 000 mot 559 000 i samme periode i fjor, tilsvarende en økning på ca 1,4 %. Pasientreiser ANS har levert iht. SLA-krav i 2011, og er à jour med skanning og oppgaveregistrering.
2.3. Saksbehandlingstid Snitt saksbehandlingstid 10,70 15,04 Saksbehandlingstiden har hatt en svært positiv utvikling i september og på landsbasis er nå gjennomsnittlig saksbehandlingstid i september innenfor nasjonalt mål på14 dager. Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid pr. september 2011 Saksbehandlingstid Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Gjennomsnitt alle regioner 19 14 14 14 13 15 17 19,1 10,7 Helse Sør Øst RHF 16 10 8 10 11 17 20 24,2 12,4 Helse Vest RHF 20 17 18 19 18 17 19 18,7 12,2 Helse Midt Norge RHF 21 16 15 10 9 11 10 8,1 6,7 Helse Nord RHF 19 17 19 17 13 15 16 17 6,2 2.4. Tilleggstjenester: saksbehandlingstjenester Graf: Oversikt leverte månedsverk saksbehandlingstjenester pr. 30.09 60 48 50 Månedsverk 40 30 20 10 31 31 18 13 11 11 10 4 5 0 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Faktisk månedsverk 2010 Faktisk månedsverk 2011 I september ble det levert 4,1 månedsverk til saksbehandlingstjenester til ett pasientreisekontor. Det var pr. 30.september bestilt saksbehandlingstjenester tilsvarende 5 månedsverk fordelt på 2 kontorer for levering i oktober. Etterspørselen etter saksbehandlingstjenester har vært lav i perioden mai september. Pr. september er saksbehandlingstiden på landsbasis innenfor nasjonalt krav på 14 dager. Saksbehandlingsenheten i Skien er operativ og bistand kan bestilles herfra ved behov. Det tas jevnlig kontakt med pasientreisekontor med lang saksbehandlingstid for å avklare evt behov for bistand.
Tabell: Regnskap tilleggstjenester pr. 30.09. Tall i hele 1000 Tilleggstjenester Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Resultat hittil Driftsinntekter Inntekter tjenester 1 947 1 379 1 359 636 599 427 447 478 179 7 451 Driftsutgifter Produksjonskostnader - - - - 1 - - - - 1 Innleie av personell 1 361 876 889 345 321 250 109 348-4 500 Lønnskostnader 269 325 264 252 142 184 191 156 144 1 927 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 84 102 82 79 44 59 60 49 45 605 Andre personalkostnader 17 17 15 11 8 8 10 8 4 99 Andre driftskostnader 116-89 15 6 11 - - - - 59 Sum driftskostnader 1 856 1 222 1 265 694 527 501 370 561 194 7 191 Driftsresultat 91 157 94-58 72-74 77-83 -15 261 Regnskap for tilleggstjenester viser et positivt resultat på ca.kr. 261 000 pr. 30.09. Dette resultatet skal bidra til å dekke overhead kostnadene som ikke er belastet regnskapet for tilleggstjenester. 2.5. Kvalitet i saksbehandling Andel omgjorte klager 83,0 % 91,2 % Indikatoren viser hvor mange av klagesakene som omgjøres til gunst for pasienten av pasientreisekontorene uten at klagene oversendes Helsetilsynet. Det er grunn til å tro at en av årsakene til en så høy omgjøringsprosent, skyldes feilregistrering i PRO. Graf: Andel omgjorte klager til gunst for pasient uten oversendelse til HT 100 % 90 % 93 94 90 91 92 94 93 91 83 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Antall omgjorte klager Mål 2011
Det har vært iverksatt tiltak for å bedre registreringskvaliteten. Dette viser seg nå å ha hatt noe effekt, ved at andel omgjorte klager til pasientens gunst er redusert til 83%. Det observeres imidlertid fortsatt variasjon i registeringspraksisen på de ulike pasientreisekontorene. Det forventes en ytterligere reduksjon i % av omgjorte klager som følge av iverksatte tiltak, som skal sikre standardisert praksis. I tillegg ser man at det er noen flere saker som oversendes Helsetilsynet for videre behandling. Dette kan indikere at de vedtakene som er fattet i 1. instans er korrekte og at kvaliteten på vedtakene er bedret. Graf: Utvikling klager og reviderte saker 3,5 % 3,0 % 2,5 % 2,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Andel reviderte saker i % Andel klager i % (innvilget + HT) Tabellen viser en endring i registreringspraksis mellom klagesaker og revidert sak. Endringen er tydelig i september, dette er et resultat av iverksatte tiltak.
2.6. IKT rapportering PRO og NISSY 2.6.1. Opplevd nedetid PRO i minutter Opplevd nedetid PRO 0 152 Sammendrag Det er ikke registrert nedetid eller tregheter i PRO for september måned. 2.6.2. Opplevd nedetid NISSY i minutter Opplevd nedetid NISSY 122 314 Sammendrag Det er registrert 122 min., fordelt på to hendelser, nedetid i NISSY i september. 2.6.3. Årsak til nedetid/treghet Nedetid i september er utelukkende knyttet til endringshåndtering hos driftsleverandør. Årsak er identifisert og tiltak iverksatt for hendelsen som sto for majoriteten av nedetiden. I det andre tilfellet har ikke driftsleverandør vært i stand til å identifisere årsak. Dette følges opp i ukentlig driftsmøte. 2.6.4. Gjennomførte og planlagte tiltak Som ledd i handlingsplanen for IKT - området har Pasientreiser ANS igangsatt en gjennomgang av eksisterende avtaler med leverandører for å sikre et omforent tjenesteinnhold og detaljerte tjenestebeskrivelser. Innledende samtaler med Norsk Helsenett vedrørende ny driftsavtale er gjennomført og ny driftsavtale ventes inngått innen utgangen av 2011. Det er gjøres nå en gjennomgang av systemenes arkitektur med formål å avdekke mulige tiltak for økt ytelse, stabilitet og fleksibilitet for nye endringer.
2.6.5. Godkjenning av PRO Terminering av oppdrag i forbindelse med avtale om godkjenning av PRO av 1.3.2010 I forbindelse med endelig godkjenning av PRO/programutviklingsavtale (0800488) av 1.3.2010 ble Acando og Helse Sør-Øst RHF i fellesskap enige om utførelse av en teknisk gjennomgang av PRO. Målet med oppdraget var å identifisere eventuelle tiltak for å forbedre ytelsen i PRO. For å gjennomføre de eventuelle tiltak som ble foreslått, skulle Acando avsette opptil 1000 timer i 2011 som Helse Sør-Øst kunne benytte kostnadsfritt. Den tekniske vurderingen ble utført av ekstern tredjepart der Pasientreiser ANS forvaltet og fulgte opp avtalen. Som følge av juridiske begrensninger ble det kun aktuelt å gjennomføre ønskede automatiserte tester i testmiljø. Foreløpig funn etter disse testene avdekket manglende relevans til produksjonsmiljø. I lys av disse resultatene inngikk Acando og Helse Sør-Øst RHF 21.9.2011 avtale om terminering av oppdraget i avtale om godkjenning av PRO. Pasientreiser ANS har i stedet fått 400 timer til fri disposisjon skal må benyttes innen utgangen av 2012. Pasientreiser ANS har øremerket disse timene til tiltak for å bedre stabilitet og ytelse. I samarbeid med Acando vil det gjøres en vurdering av bruken av dagens infrastruktur og optimalisering av denne (blant annet bruken av Sonic ESB). 2.6.6. SONIC utfordringer Pasientreiser ANS har påbegynt et arbeid for å transportere vedlikeholdsavtalen mellom de regionale helseforetakene og Norsk helsenett for Sonic ESB. Sonic ESB er en sentral komponent i infrastrukturen som benyttes av PRO og NISSY. Mellomvaren ble anskaffet for å tilby sentrale tjenester på tvers av helseregionene. Per i dag er det kun NISSY og PRO som benytter tjenester på Sonic ESB og det foreligger ingen konkrete planer om å eksponere tjenester for andre systemer utover PRO og NISSY. Ved driftsproblemer i PRO og NISSY er det i stor grad Sonic ESB som er årsaken. Dette skyldes til dels arkitekturvalg og til dels manglende kompetanse hos drifts- og programvareleverandør. Pasientreiser ANS anser det som en betydelig risiko at selskapet ikke har myndighet over en komponent som er helt avgjørende for stabilitet og ytelse i systemer selskapet har systemeieransvaret for. Manglende styring over Sonic ESB ble også påpekt som en betydelig risiko ved intern revisjonen av Pasientreiser ANS. De økonomiske konsekvensene rundt en slik transport vil i praksis trolig ikke bety noen vesentlig endring for de regionale helseforetakene. Tvert i mot vil Pasientreiser ANS i større grad være i stand til å identifisere gevinstrealiserende tiltak rundt Sonic ESB med et aktivt eierskap til avtalen. De teknologiske konsekvensene vil derimot bety at ansvaret for å forvalte avtalen ligger hos den aktøren som benytter teknologien og som skal forvalte systemeieransvaret både på kort og lang sikt.
2.7. Egenandelsrapportering nasjonalt Egenandelsinnrapportering, hyppighet 97,95 % Tabell: grenseverdier for indikator Grenseverdier Egenandelsinnrapportering, hyppighet > 98 % > 95 % < 95 % I henhold til syketransportregisterforskriften har Pasientreiser ANS en plikt til å innrapportere alle betalte egenandeler til Egenandelsregisteret slik at pasientene får godskrevet betalte egenandeler slik at frikort utstedes når dette er opptjent. Helsedirektoratet har stilt opp tre indikatorer for måling av rapporteringen definert som hyppighet, kvalitet og kompletthet. For å sikre fortsatt fokus på oppfyllelse av dette målkravet tas det nå inn en styringsindikator i rapporteringen knyttet til målet om hyppighet Hyppighet Iht. syketransportregisterforskriften 15 skal alle egenandeler innrapporteres innen 14 dager. Egenandelene blir automatisk innrapportert fra PRO og NISSY. For PRO regnes det 14 dager fra vedtaksdato. For NISSY vil alle egenandeler som forhåndsregistreres meldes inn dagen etter og dermed i henhold til målkravet med god margin. Egenandeler som ikke er forhåndsregistrert må etterregistreres før 14 dager har gått for å overholde kravet. Graf: Egenandelsrapportering hyppighet
Grafen viser at man fra februar har vært innenfor målkravet på 14 dager for innrapportering av betalte egenandeler på reiser i både NISSY og PRO. Kvalitet i egenandelsrapportering viser til at egenandelene som rapporteres inn skal være gyldige og korrekte. Dette er kravet har vært oppfylt siden januar 2011. Kompletthet i egenandelsrapportering viser til at alle gyldige egenandeler skal rapporteres. Dette er kravet har vært oppfylt siden januar 2011 2.8. Økonomirapportering 30.09 God økonomistyring 15,7 % 12,7 % 2.8.1. Resultat nasjonale oppgaver Tabell: Resultat pr.30.09. Tall i hele 1000 Regnskap Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Driftsinntekter - - - - - - - - - - - - - Inntekter tjenester 8 840 8 992 8 325 7 596 8 364 5 844 6 872 7 102 7 339 69 273 80 711 11 438 8 % Driftsutgifter Produksjonskostnader 488 597 640 352 406 419 350 422 455 4 128 3 993-136 -3 % Innleie av personell 1 126 497 651 480 549 604 508 226 380 5 021 2 809-2 212-79 % Lønnskostnader 2 016 1 843 2 067 2 024 2 169 682 1 872 2 044 2 029 16 745 22 220 5 475 25 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad 575 643 585 593 647 349 647 715 632 5 388 6 967 1 580 23 % Andre personalkostnader 80 95 246 32 178 79 64 102 65 940 1 749 809 46 % Avskrivninger 186 212 214 215 214 214 214 213 213 1 896 2 199 303 14 % Trykkeritjenester 169 287 139 137 221 238 93 35 136 1 455 1 928 474 25 % Nissy, PRO og 05515 1 533 4 033 2 267 2 747 2 798 2 752 2 641 2 600 2 634 24 005 26 019 2 014 8 % Andre driftskostnader 2 773 855 1 654 1 154 1 364 684 671 939 998 11 093 13 096 2 004 15 % Sum driftskostnader 8 945 9 061 8 463 7 733 8 545 6 021 7 060 7 298 7 543 70 669 80 981 10 312 13 % Driftsresultat -105-69 -138-138 -181-177 -188-196 -204-1 396-270 1 126 Netto finansinntekter -105-69 -138-138 -181-168 -188-196 -204-1 386-270 1 116 247 % Avvik mot budsjett i % (Bud - avvik) 6 % 6 % 12 % 20 % 9 % 17 % 17 % 13 % 16 % 13 % 0 Resultat hittil Budsjett hittil Avvik Avvik i % Regnskapet pr. 30.09 viser et positivt kostnadsavvik på ca.10,3 mill kroner. Kommentarer til de mest sentrale avvik: Inntekter: Inntekter er periodisert likt som kostnadene siden selskapet har en allokeringsmodell. Produksjonskostnader negativt avvik på 136 : Det negative avviket skyldes at det ble produsert langt flere vedtak enn budsjettert som følge av stor saksinngang i desember, som igjen gir økte portokostnader. Posten har i tillegg økt prisene på håndtering av straffeporto utover det som var budsjettert. Det er i gangsatt tiltak for å begrense avviket vedr. straffeporto. Personalkostnad positivt avvik på 4 842 : Dette positive avviket fordeles som følger: 3.563 av disse skyldes økning i produktivitet i driftsavdelingen som følge av arbeidet med kontinuerlig forbedring og at PRO oppleves mer stabilt og med bedre ytelse. Saksinngangen har også vært lavere enn budsjettert så langt i år.
De resterende 1.279 skyldes vakante stillinger som er besatt senere enn planlagt. Andre personalkostnader positivt avvik 809 På grunn av prioritet og fokus på ulike arbeidsoppgaver i alle avdelinger, har kurs og seminarer blitt utsatt. I tillegg har det vært lavere kostnader knyttet til andre personalkostnader enn budsjettert. Kostnader NISSY/PRO/05515 positivt avvik 2 014 : - Herav leiekostnader 272 Pasientreiser har prioritert å sikre stabilitet i systemene Nissy og Pro. Dette medfører utsettelse av planlagte utviklingsaktiviteter. Investeringene knyttet til utvikling vil derfor påløpe senere enn planlagt, noe som igjen vil føre til lavere leiekostnad enn budsjettert. - Herav drift og vedlikeholdskostnader 1 644 Avviket skyldes lavere vedlikeholdskostnader PRO, da systemet ikke ble godkjent før juni 2011. Dette medførte en lavere vedlikeholdsavgift enn budsjettert og vil være et permanent mindreforbruk i 2011. Det er foreløpig mindre kjøp av konsulenttjenester vedrørende PRO og Nissy enn budsjettert, dette forventes å påløpe i 2011. - Herav 05515 125 Lavere telefonkostnader enn budsjettert. Andre driftskostnader positivet avvik 2 004 : Avviket skyldes ulike periodiseringer på øvrige poster.
2.9 Tilstedeværelse Tilstedeværelse 97,4 % 94,7 % Graf: Tilstedeværelse 2011 100,0 % 98,0 % 96,0 % 94,0 % 92,0 % 90,0 % 88,0 % 86,0 % 84,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Tilstedeværelse totalt Tilstedeværeselse driftsavdeling Mål 2010 Tilstedeværelse i Pasientreiser for september er 97,4 %, som er over målet på 95 %. Dette gir grønn styringsindikator. Totalt er fraværet på 2,6 %, hvor 1,7 % skyldes langtidsfravær. Tabell: Tilstedeværelse 2011 Tilstedeværelse Jan Feb Mars April Mai Juni Juli August Tilstedeværelse totalt 92,1 % 91,4 % 90,5 % 94,6 % 98,4 % 96,4 % 94,6 % 96,9 % 97,4 % Tilstedeværelse drift 93,4 % 93,3 % 89,1 % 95,4 % 98,7 % 96,5 % 93,8 % 93,8 % 94,9 %
2.10 Investeringer Internt Tabell: faktiske investeringer vs budsjett pr. 30.09 Investeringer, faktisk vs budsjett 2010 2011 Sum investert Budsjett Fakstisk Budsjett Faktisk pr. aug. 11 IKT nytt serverrom 1 700 000 - - - Klargjøring av linjer 100 000 - Web portal 850 000 328 900-376 700 705 600 AV utstyr 100 000 - - 150 000 150 000 Arkivsystem 725 000 479 348 479 348 Software, Sharepoint 100 000 - - Telefonisystem 450 000 251 000 251 000 Timeregistrering 25 000 - - IKT utstyr - 415 974 415 974 Inventar - 286 538 286 538 Inventar Flytteprosjekt 400 000 210 208 56 501 266 709 Andre driftsmidler - 59 646-59 646 Servicedesk 1 200 000 - - Implem. Lønns- og pers.portal 163 600 163 600 OCR 1 200 000 299 500 299 500 Diverse utstyrsanskaffelse 500 000 - - SUM 5 650 000 2 195 214 1 700 000 882 701 3 077 915 Selskapet har et investeringsbudsjett for 2011 med en ramme på 1,7 mill kroner. Hittil i år er det investert for 882.701 kroner, og av dette er ca 582.701 knyttet til sluttføring av investeringer påbegynt i 2010. Det er investert 299.500 kroner så langt knyttet til implementering av OCR-teknologi i driftsavdelingen for å effektivisere arbeidsprosesser som forventes implementert siste kvartal 2011.
NISSY og PRO Tabell: faktiske investering vs budsjett NISSY og PRO pr. 30.09 Investeringer, faktisk vs budsjett 2011 Budsjett Faktisk PRO Budsjettert i 2010 777 517 Budsjettert i 2010 1 987 110 Ny fuksjonalitet, PRO FA 2 400 000 1 050 000 Myndighetskrav, sytemendringer 400 000 200 000 Hardware 400 000 Innkalling og oppmøte register 2 000 000 MinSide 800 000 OCR forprosjekt 600 000 SUM 6 600 000 4 014 627 NISSY NISSY, funksjonell arbeidsgruppe 2 500 000 586 000 NHN, Lovendringer etc 800 000 106 000 NISSY, ytelse, stabilitet, oppgraderinger 440 000 Oppgradering av kapasitet på kartsevere 540 000 NISSY HW, diverse anskaffelser 400 000 Tilpasninger innkallingsregisteret 400 000 Primærhelsetjenesten - integrert e-rekvirering 1 000 000 NHN, infrastruktur, oppgradering av servere 594 000 SUM 6 674 000 692 000 Som følge av at stabilitets- og ytelsesutfordringer har blitt prioritert i 2011 har det medført utsettelse av funksjonelle endringer og forsinkelser på øvrige prosjekter. I siste kvartal vil det påløpe investeringer knyttet til planlagt release i PRO og NISSY. Det estimeres at det vil bli investert for ca 5-6 mill totalt innen utgangen av 2011, dvs ca halvparten av planlagte investeringer.
2.11 Likviditet Tabell: Likviditetsregnskap vs. Budsjett kr 35 000 kr 30 000 kr 25 000 kr 20 000 kr 15 000 kr 10 000 kr 5 000 kr - Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des IB Likviditetsregnskap Likviditetsbudsjett Likviditetssituasjonen er god og skyldes i hovedsak at investeringsutbetalinger kommer senere enn forutsatt, samt lavere kostnader enn budsjettert. Vedlegg: er og grenseverdier (ref.styresak 013-2011)