STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet F-salen, Rådhuset Dato: 18.09.2014 Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til hanne.elin.ovesen@stjordal.kommune.no eller på SMS til 452 62 440. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; https://www.stjordal.kommune.no/saksdokumenter/sider/default.aspx MERK!! EKSTRA FORMANNSKAPSMØTE!! Stjørdal, 12.09.2014 Ivar Vigdenes/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær Side1
Saksliste for Formannskapet i møte 18.09.2014 Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Saker til behandling PS 120/14 Drift av kino, kafe og kiosk i Kimen Kulturhus 2013/4049 PS 121/14 Godkjenning av protokollen Side2
Sakertilbehandling Side3
Sakertilbehandling Side4
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: D12 Arkivsaksnr: 2013/4049-5 Saksbehandler: Jomar Ertsgaard Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 120/14 18.09.2014 Drift av kino, kafe og kiosk i Kimen Kulturhus Rådmannens forslag til vedtak: Det inngås avtale med Trondheim Kino for drift av kino, kafe og kiosk i Kimen Kulturhus Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Anbud Regional Kulturhus Stjørdal drift av kino, kiosk og kafe Saksopplysninger Kommunestyret gjorde følgende vedtak 13.02.14: Rådmannen gis myndighet til å utlyse anbudskonkurranse for ekstern drift av kino, kiosk og kafe i nytt regionalt kulturhus etter gjeldende lover og regler. Anbudsprosessen har vært en del av NHO s program for Innovative offentlige anskaffelser. Det er et nasjonalt og regionalt program for leverandørutvikling. Programmets visjon er å utnytte offentlige anskaffelser på en mer aktiv måte som stimulerer til konkurranse, næringsutvikling og innovasjon i næringslivet, og for å legge til rette for mer behovsrettede produkter og tjenester til bedre betingelser for offentlige kunder. I den forbindelse ble det arrangert en dialogkonferanse og «en til en møter» før anbudskonkurransen ble utlyst. Det ble gjennomført dialogmøter med tre kinoselskaper. Det er avholdt anbudskonkurranse med forhandling, og innen fristen kom det inn tilbud fra Trondheim Kino AS. Side5
Forhandlingsmøte er gjennomført 28.08.14, og revidert tilbud ble mottatt 05.09.14. Tilbudet vil bli grundig gjennomgått i formannskapet. Vurdering Stjørdal kommune har hatt en visjon om at fremtidens kinotilbud består av et totalkonsept som omfatter tre elementer (kino, kafe, kiosk) i regi av èn leverandør, eller flere leverandører i samarbeid, men som èn kontraktspart. Formålet med dialogprosessen har vært å utfordre potensielle leverandører gjennom dialog i forkant av anbudsutlysningen, til å ta et nytt steg og finne nye løsninger. Med dette tenkes både dagens og fremtidens behov på både innhold, tjenester og teknologi. Formålet med dialogprosessen var å teste ideen om totalkonseptet i forkant av utformingen av den endelige anbudsutlysningen slik at den ville treffe både oppdragsgiverens behov for nytenking og tilbydernes muligheter til å levere det som etterspørres. Evalueringen av mottatt tilbud fra Trondheim Kino AS viser at tilbyder er kvalifisert og svarer godt på denne utfordringen. Tilbudet er levert komplett og er godt dokumentert og gjennomarbeidet. Tilbudet viser at kinoopplevelsen er i sterk endring. Dette gjelder ny teknologi, satsing på totalopplevelsen, (filmopplevelse kombinert med tilleggstjenester), spissing av innholdet mot ulike målgrupper og tilbud om et alternativt innhold i kinosalene som visning av konserter, idrettsarrangement m.m. Et konsept av rett type og standard når det gjelder kino og servering er en avgjørende del av det samlede tilbudet i Kimen Kulturhus. Tilbyder beskriver at filmopplevelsen også avhenger av en god møteplass, godt kiosk- og serveringstilbud, og atmosfære kan bety like mye for totalopplevelsen som det som blir formildet i salene. Et godt, variert og tilgjengelig konsept for kino, kafe og kiosk vil sikre at Kimen kulturhus har en pulserende kjerne, tilgjengelig for alle de ulike brukergrupper. Driften av totalkonseptet skal tilpasses driften og tilbudene ellers i bygget både når det gjelder innholdet, tidspunkt og brukergrupper. Trondheim Kino presenterer et konsept som har et bredt og sammensatt innhold, og som etter rådmannens vurdering vil bidra til et godt og variert kinotilbud for regionen. Trondheim Kino har i sitt tilbud følgende målsetninger for Stjørdal Kino: øke antall filmer pr. år til mer enn 200, øke antall forestillinger med 500 %, best i fylket på de 20 største filmene, best på norsk film, viktigste målgrupper: barn- og familie, ungdom, kvalitetsbevisste voksne, tilby alternativt innhold og mangfold: bredde og variasjon i tilbudet, mersalg: selge gavekort, innlemme Stjørdal Kino i Kinosonen, stimulere til 3D-besøk, samarbeid med Kosmorama, utvikle kombinasjonsprodukter: kino/kafé/kiosk, satsing på europeisk film. I Kimen ønsker Trondheim Kino å etablere et moderne kafékonsept med sunn og kortreist mat. Tilbyder beskriver et kafékonsept som skal være innbydende og stemningsfull, der husets gjester føler seg velkommen og er godt ivaretatt. Det er også muligheter i å kunne tilby et stort antall gjester mat og drikke ved hjelp av mobile salgs- og serveringspunkter. Da det ikke er lagt til rette for større kjøkkenfasiliteter i huset, har tilbyder valgt å innlede samarbeid med Marias Kjøkken i Stjørdal for samtlige leveranser av fersk mat. Side6
Gjennom Marias Kjøkken mener tilbyder å kunne tilby stor kapasitet og variasjon mht. matservering også ved større arrangementer. Marias Kjøkken vil i kaféen servere retter basert på råvarer fra lokale aktører. I tillegg vil kaféen tilby varme og kalde kvalitetsdrikker (kaffe/te, smoothie, juice med mer). Trondheim Kino har avtale med, og har eierskap i, Location Norway, som utvikler kinokioskkonsepter som er spesialtilpasset kinogjengerens behov. Tilbyder har vurdert potensiale for besøk stort sett tilsvarende som Stjørdal kommune har gjort i tidligere utredninger. (60-90.000 besøkende) Tilbyder vil sammen med Stjørdal kommune være med å dele potensiale for inntekt samt risiko gjennom en avtale som inneholder fast leie, og en provisjonsleie av brutto omsetning på kino (kinobilletter, kinoreklame og salutleie), kiosk/kafe, og catering/matlevering til arrangementer. I utredningen «Kultorg 2015» som danner grunnlaget for drift av Kimen Kulturhuset er det stipulert en netto fortjeneste på servering og kino på 2,7 mill kr. Ved å velge ekstern drift kan FDV kostander for de lokalitetene som leies ut trekkes fra, det utgjør ca. 400.000,- pr år. I tillegg inkluderer investeringer av kinoteknisk utstyr i anbudet, det utgjør ca. 300.000,- pr år i kapitalkostnader. Kontraktslengden er på 10 år, med muligheter for opsjon på 10 nye år. Beregning (inkl. fratrekk FDV kostander og tillegg for investering av kinotekniskutstyr) med et scenario med 70.000 beøkende vil de årlige leieinntektene fra Trondheim Kino være 60.000,- høyere en det som er stipulert som netto fortjeneste i «Kultorg 2015» og som ligger inne i økonomiplan. Markedsføring er en faktor som ikke er vurdert i denne beregningen. Trondheim Kino arbeider målrettet med å nå både de brede masser og de spesielt interesserte. De har avtaler med filmdistributørene og gjennom mange kanaler, for å nå best mulig ut. Tilbyder vil inkludere Stjørdal i sin daglige annonse i Adresseavisen. De gjennomfører premiereaktiviteter i liten og stor skala som også vil være overførbare til Stjørdal. Eksempelvis besøk fra filmskapere på førvisninger, samarbeid med lokale aktører(bokhandel/bibliotek/næringsliv), festpremierer med mer. Ved å velge et samarbeid med Trondheim Kino fremfor egen kommunal drift vil innbyggerne i regionen få en kino som blir en del av en regional kinokjede med hovedkontor i Trøndelag, fremfor fjernstyrt fra andre deler av landet eller utlandet. Trondheim Kino inngår i den nyetablerte kjeden KinoNor. Den har i dag en markedsandel på 10% i Norge. Kjeden inkluderer 31 saler, 5 byer og 1,1 millioner billetter Stjørdal Kino vil bli organisert som et eget kinosenter i Trondheim Kino AS, hvor kinoen organisatorisk likestilles med de to kinosentrene (Prinsen og Nova) i Trondheim. Dermed blir daglig leder for kinoen i Stjørdal en del av driftsledelsen, som har ukentlige drifts- og markedsmøter med sine kollegaer. Side7
Overdragelse av tjenesten til annen arbeidsgiver anses som en virksomhetsoverdragelse i henhold til arbeidsmiljølovens (Aml) kap.16. Ny arbeidsgiver overtar som følge av virksomhetsoverdragelsen de kontraktsmessige forpliktelsene som påhviler arbeidsgiver for stillingene på kinoen, jfr. Aml kap. 16 16-2. Eventuelt ansatte som overtas fra kommunen vil få beholde sine vilkår, men overføres til den nye tariffavtalen. Trondheim Kino er medlem av Virke, som har avtaler med både Fagforbundet og Delta (kalt Kino-overenskomsten). Kinoen, kiosken og kaféen vil bli driftet av en felles organisasjon. I Kimen vil innbyggerne i regionen vil få god filmtilgang. Trondheim Kino legger opp til et daglig kinotilbud med ukentlig tilbud av matiné og baby-kino. Mulighet for besøk fra filmskapere og skuespillere ved premierer, få ta del i aktiviteter knyttet til filmfestival Kosmorama. Kinoen får full teknisk og administrativ støtte i umiddelbar fysisk nærhet, fordelaktige innkjøpsavtaler, og god kjennskap til publikum i Trøndelag. I tillegg vil Trondheim Kino kunne bringe nye aktører til Stjørdal gjennom sitt samarbeid med Kosmorama, Cinemateket i Trondheim, Filmklubben og Midtnorsk Filmsenter. Ved fortsatt kommunal drift av kinoen er Stjørdal kommune avhengig av å utvikle kompetansen i egen organisasjon, kinobransjen er i endring både når det gjelder tilbud, teknologi og markedsføring. Ved digitalisering av kinosalene er ikke synergier med bruk av felles tekniskstab vesentlig lenger. Ved fortsatt kommunal drift av kinoen må Stjørdal kommune vurdere alternativ driftsform for kafe og kiosk. Følgende momenter er avgjørende for at Rådmannen anbefaler ekstern drift av kino, kafe og kiosk i Kimen Kulturhus: sikrer et godt og variert kinotilbud for regionens innbyggere forutsigbar driftsøkonomi ved fast leie i tillegg til provisjonsleie bedre økonomiske forutsetninger enn ved kommunal drift gode markedsføringskanaler bidrar til god kompetanse i Kimen kulturhus spennende konsept for kafe, kiosk og servering Side8
PS121/14Godkjenningavprotokollen Side9