Midtre Namdal samkommune Administrasjonssjefen Saksmappe: 215/1243-1 Saksbehandler: Tor Brenne/Tore Ugseth Saksframlegg Rapport om status i barnevernet Utvalg Utvalgssak Møtedato Midtre Namdal samkommune - Komite barn, helse og velferd 23.3.215 Midtre Namdal samkommunestyre 27.3.215 Administrasjonssjefens innstilling Rapport om status i MNS barnevern tas til orientering. Rapporten oversendes til samarbeidskommunene. Hjemmel for vedtaket er:
Saksopplysninger / vurdering MNS barnevern har vært i en spesiell situasjon de siste årene med tilsynssak fra Fylkesmannen og anmeldelse for brudd på barnevernloven. Tilsynssaken ble lukket sommeren 214 og endelig avslutning på anmeldelsen kom etter at MNS godtok forelegget fra riksadvokaten i november 214. MNS har parallelt med dette drevet et utviklingsarbeid i nært samarbeid med Fylkesmannen for å bedre utvikle et robust og kompetent barnevern med riktig kapasitet og gode rutiner. Samkommunestyret vedtok i forbindelse med Handlingsprogram 214 218 (sak 59/14) å utvide utviklingsprosjektet med ett år. Ordfører i samkommunen har bedt om at samkommunestyret får seg forelagt en skriftlig rapport om status i barnevernet. Rapporten følger opp tidligere rapporter i sak 11/13 og sak 13/14. sutviklingen i MNS barnevern. MNS barnevern hadde i 213 et stort underskudd i forhold til budsjett. Det ble da iverksatt en rekke tiltak for å bedre rutinene. Dette er fulgt opp bl.a. med at: Det er ansatt kontorsjef i barnevernet som har styrket det administrative arbeidet betydelig. Administrasjonssjefen og ledelsen i barnevernet har tett løpende kontakt der regnskapsoppfølging er fast tema. Det er utviklet et månedlig rapporteringssystem til rådmennene som omfatter aktivitetsrapportering og en vurdering av regnskapsstatus på basis av aktivitet som supplement til regnskapsrapporter. Det er spesielt antallet barn under omsorg som er kostnadsdriver for kommunene. Rådmannsgruppen følger også utviklingen tett i sine faste møter. Systemet sikrer også bedre kvalitet i kvartalsrapporteringen. Rutinene med refusjon til BUF-etat er på plass og fungerer. Vi har fått ny fast tilsatt barnevernleder. et 214 er avsluttet, men ikke revidert og vedtatt av samkommunestyret. Foreløpige tall viser: Fordelingsnøkkel Ordning Namsos Overhalla Namdalseid Fosnes Sum Likt Innbygg Andre Barnevernadm. 9 866 6 3 786 1 976 271 1 34 826 554 117 9 866 1 % 9 % Barnevernstiltak, 244 2 724 6 1 533 971 52 16 427 746 26 238 2 724 6 1 % Barnevernstiltak, 251 3 953 415 3 11 6 263 63 563 938 24 788 3 953 415 1 % Barnevernstiltak, 252 18 299 135 12 462 15 2 163 688 2 335 828 1 337 469 18 299 135 1 % Sum 34 842 611 23 397 967 4 95 694 4 362 338 2 176 612 34 842 611 Ordning Namsos Overhalla Namdalseid Fosnes Sum Barnevernadm. 9 31 5 939 957 1 863 95 975 564 522 385 9 31 Barnevernstiltak, 244 1 17 9 1 5 12 1 17 Barnevernstiltak, 251 3 6 3 3 2 1 3 6 Barnevernstiltak, 252 19 87 11 3 3 847 2 515 1 425 19 87 Sum 33 158 21 139 957 6 11 95 3 74 564 2 167 385 33 158 Avvik A-konto innbetaling Ordning Namsos Overhalla Namdalseid Fosnes Sum Barnevernadm. 36 83 113 176 59 262 31 733 565 Barnevernstiltak, 244 633 971 42 16 377 746 14 238 1 554 6 Barnevernstiltak, 251 11 6-36 37 363 938-75 212 353 415 Barnevernstiltak, 252 1 162 15-1683 312-179 172-87 531-787 865 Sum 2 258 1-124 41 621 774 9 227 1 684 611 Avviket for administrasjon knyttet til husleieøkning var meldt i tertialrapport 2/14. I tillegg kom forelegg fra Riksadvokaten. Det ble videre meldt et avvik for Namsos kommunes tiltaksbudsjett
på 1 5. Avviket ble ca. 4 høyere. For Namdalseid medførte nye fylkesnemndssaker på slutten av ytterligere utgifter utover det som MNS barnvern totaler ble meldt i tertialrapport 2/14. For Overhalla 45 ble mindreforbruket vesentlig større enn det 4 som ble meldt i tertialrapporten. Utviklingen 35 3 av budsjett og regnskapene presenteres i 25 figurene. Det er nå langt mer samsvar mellom 2 budsjett og regnskap, også i tiltaksbudsjettene. 15 Det er ved inngangen i året langt mindre 1 5 usikkerhet knyttet til om tiltaksbudsjettene vil holde enn tidligere. Det er fortsatt vanskelig å gi eksakte prognoser for tiltaksbudsjettene og MNS barnevern adm (inkl prosjekt 4819) da spesielt for de mindre kommunene. 12 Omsorgsovertakelse av en søskenflokk med 1 plassering i institusjon vil bety millionøkning i 8 regnskapet. Utviklingen i tiltaksbudsjettene 6 både til Fosnes og Namdalseid viser dette. På 4 den annen side virker dette andre veien om 2 tiltak oppheves. Overhalla er et eksempel på dette. Namsos kommune - Sum tiltak Overhalla kommune - sum tiltak 18 16 14 12 1 8 6 4 2 5 4 5 4 3 5 3 2 5 2 1 5 1 5 4 3 5 3 2 5 2 1 5 1 5 Namdalseid kommune - sum tiltak 1 8 1 6 1 4 1 2 1 8 6 4 2 Fosnes kommune - sum tiltak til egen kommunegruppe Kroner Netto driftsutgifter inkl. tiltak per innbygger -17 år 24 211 212 213 til Nord- Trønd. til landet u Oslo til egen kommunegruppe til Nord- Trønd. til landet u Oslo til egen kommunegruppe til Nord- Trønd. til landet u Oslo til egen kommunegruppe Kroner til Nord- Trønd. til landet u Oslo Kommune Kroner Kroner Namsos 1 473-55,4-41,4-59,1 3 997-34,2-34,6-35,4 5 537-16,8-21,6-18,9 7 432,7-9,5 3,3 Overhalla 1 786-4,8-28,9-5,4 3 429-53, -43,9-44,6 3 593-56,6-49,1-47,4 6 263-32,9-23,7-12,9 Namdalseid 1 96-23,6-24,2-47, 3 935-29,7-35,6-36,5 4 61-31,2-42,5-4,5 6 64-19,3-26,2-15,7 Fosnes 69-75,6-75,8-83,1 11 32 97,1 8,5 78,2 13 85 134,7 96,2 12,8 14 783 96,7 8, 15,5
Tabellen over viser kostratall for MNS-kommunene Oppsettet viser at Namsos, Overhalla og Namdalseid nærmer seg gjennomsnittet i kommunegruppen, NT og landet i utgifter til barnevernet. Fosnes har fortsatt store utgifter, men utgiftene er knyttet til noen få saker. Status drift Etter at det har vært samsvar mellom antall «innkomne meldinger» og antall «undersøkelse startet» i 213 har utviklingen vært negativ i 214. Dette skyldes i hovedsak lav bemanning på undersøkelse og en utfordrende drift i forhold til sykefravær. Antall meldinger er fortsatt høyt og forventes og stige i framtiden. Etter at ny leder ble ansatt og barnevernet har fått ansatt tilstrekkelig bemanning i fjerde kvartal 214, har det blitt startet flere undersøkelser noe som også har fortsatt i 215. Figuren viser behandlingstid av avsluttede undersøkelser i perioden fra 219-214. Her var det en positiv utvikling med lavere behandlingstid på de avsluttede undersøkelsene fram til første kvartal i 214 siden har tendensen igjen vært negativ. Behandlingstiden har gått opp, og det tar lengere tid fra det er besluttet at undersøkelse skal iverksettes til den faktisk blir iverksatt. Vi har nå en gjennomsnittlig behandlingstid på de avsluttede undersøkelsene på over tre måneder. Det forventes at dette vil fortsatt gå noe opp da det er et stort antall av undersøkelser som ikke er avsluttet, pr uke 11 har vi 94 undersøkelser som 28 venter på å bli igangsatt og 66 er i undersøkelse. Figur 3 viser at det var god kontroll på fristoverskridelsene fram til mai 214. Etter mai har antall saker med fristoverskridelser økt og denne tendensen er fortsatt stigende. En må også forvente at fristbruddene vil stige noe før en får tatt igjen etterslepet av undersøkelser siste halvår 214.
Det er fortsatt en dreining av tiltak fra hjelpetiltak i hjemmet til økende grad av omsorgssaker som krever tiltak utenfor hjemmet i barneverntjenesten. Dette er kostnadskrevende tiltak både bemanningsmessig og kostnader til det enkelte tiltaket. Som denne figuren viser er det fortsatt avvik på at det enkelte barn skal ha tiltaksplaner og omsorgsplaner. Det er iverksatt tiltak for å få dette endret ved at leder ikke godkjenner vedtak uten at det foreligger en tiltaksplan. Iverksatte tiltak: Bemanning: Barneverntjenesten har vært lavt bemannet over tid. Dette skyldes i hovedsak sykefravær av kort og langvarig karakter. Den første målsettingen til ny leder å få på plass tilstrekkelig bemanning for å ivareta oppgavene. Pr januar 215 var alle stillingshjemler besatt. Mange av de som er tilsatt er i tidsbegrensede avtaler grunnet ikke avklarte arbeidsforhold hos de som ikke går i stillingene sine. For å få bukt med fristbruddene er det i tillegg engasjert en stilling i tre måneder med bruk av utviklingsmidler. Organisering. Tjenesten ble våren 212 organisert med inndeling i to team; undersøkelse og tiltak. Hensikten var å bedre faglig kvalitet gjennom spesialisering av oppgaver. Siden høsten 213 har tjenesten hatt tre tiltakskonsulenter ansatt, og som har vært organisert som en tiltaksgruppe som påtar seg arbeid med tiltak i familier på bestilling fra hovedsakelig tiltaksteamet. I oktober 214 ble det besluttet å dele tiltaksteamet inn i to for å bygge opp et eget omsorgsteam med hovedansvar å følge opp barn under omsorg. Antallet barn under omsorg har økt betydelig de siste årene, og en så det nødvendig med omsorgsteam for å ivareta oppgaven med oppfølging. Undersøkelsesteamet og tiltaksteamet har en barnevernkonsulent med funksjon som teamleder. Nestleder har teamlederansvar for omsorgsteamet. Kontakten mellom tiltaksteamet og tiltaksgruppa er tett og gruppa jobber med oppdrag de får fra teamet i form av tiltaksplaner for enkeltbarn som har vedtak om hjelpetiltak etter barnevernloven. Virksomhetsplan for barneverntjenesten. For 215 er det utarbeidet en virksomhetsplan for tjenesten for å møte blant annet utfordringene som er beskrevet ovenfor. Hovedoppgaven for barneverntjenesten er: Å beskytte og verne barn mot oppvekstforhold som kan være skadelig for deres utvikling. Tjenesten skal være ekstra oppmerksom på å utvikle god og forsvarlig kvalitet i alle ledd av barneverntjenestens oppgaver Alle teamene har utarbeidet handlingsplaner for å nå målsettingen.
Undersøkelsesteamet plan: Innen utgangen av 215 skal 7% av alle undersøkelser utføres innen lovpålagt frist på tre måneder. Undersøkelsesrapporten er et godt arbeidsverktøy som gir familiene og tjenesten presis informasjon om hva undersøkelsen har bestått av, og hvilke vurderinger og konklusjoner som er gjort. Alle maler er gode arbeidsverktøy som gjør undersøkelsesarbeidet mere effektivt og faglig forsvarlig i forhold til aktuelle lovbestemmelser i barnevernlovgivningen. Tiltaksteamets plan: Tiltaksteamet har innen 31.12.15 utarbeidet tiltaksplan og foreløpige omsorgsplaner for alle barn som har hjelpetiltak. 25 % av alle tiltaksplaner (tilsvarer tretti tiltaksplaner) er evaluert innen 31.12.15. Alt arbeid dokumenteres. Tiltaksteamet jobber endringsrettet inn i familiene som mottar hjelpetiltak. Kompenserende tiltak brukes i mindre grad. Tiltaksteamet sikrer at barnas stemme høres, synliggjøres og vektlegges. Omsorgsteamets plan: Omsorgsteamet skal ivareta alle lovpålagte oppgaver for barn plassert utenfor hjemmet etter bestemmelsene i barnevernloven. Omsorgsteamet skal etterstrebe å ha lik praksis i forhold til oppfølging og samarbeid med alle fosterhjem. Omsorgsteamet skal som team ivareta alle teamets oppgaver, jf. mål 1 og 2. Administrasjonens plan: Gi forsvarlig juridisk rådgivning innenfor barnevernretten til saksbehandlerne i tjenesten. Kvalitetssikring av budsjettoppfølging. Tydeligere rollefordeling av administrative oppgaver Få bedre lønnsrutiner i alle ledd Scanning av post i Familia Mottak av nyansatte Ledelse og ledelsesteamets plan Ferdigstille virksomhetsplan innen februar Øke tjenestens lederkompetanse Utviklingsprosjektet skal gi synlige resultat i form av kvalitetsforbedring i alle ledd i tjenesten Tjenesten skal ha en ledelse og teamledelse som er tydelig, tilstedeværende og faglig oppdatert. Plan for utviklingsprosjektet: Utviklingsprosjektet for MNS barnevern omtales slik i «Handlingsprogrammet for 215-218»: Mye av arbeidet for å ivareta målsettingene ble igangsatt gjennom organisasjons- og utviklingsprosjektet, men ble dessverre tidlig 214 lagt bort grunnet mere presserende oppgaver i egen organisasjon. Prosjektleder har fungert som nestleder og fungerende leder i
214 og har derfor ikke kunnet ivareta arbeidsoppgavene som prosjektleder. Målet er at Utviklingsprosjektet i barnevernet gjennomføres som planlagt. Prosjektet skal i neste år bl.a.: a. Sluttføre utvikling og innføring av elektronisk rutinehåndbok knyttet til saksbehandlingssystemet b. Etablere et fungerende internkontrollsystem c. Etablere gode måleindikatorer for resultatmåling og rapportering d. Utvikle den samlede kompetansen i tjenesten med økonomisk/administrativ kompetanse og psykologisk kompetanse e. Sluttføre analysen over ressurs og kompetansebehovet i MNS barnevern I forbindelse med lederskifte i tjenesten høsten 214 kom en til at Utviklingsprosjektet burde legges inn i tjenesten ved at barnevernleder tar ansvar for utvikling av tjenesten i det daglige arbeidet fra høsten 214. Punktene fra a) til e) i MNS sitt Handlingsprogram hører naturlig inn i det fortløpende arbeidet som tjenesten må utføre for å utvikle en faglig forsvarlig praksis. Implementering av endring og utvikling er en forutsetning for å lykkes med prosjektet, og det må informeres og arbeides aktivt med ulike oppgavene i avdelingsmøter, teammøter og ledelsesmøter. I en periode der barneverntjenesten er opptatt med å ivareta de interne utviklingsoppgaver samtidig med oppfølging i saksarbeidet, er det nødvendig med nedsatt aktivitet i forhold til samarbeidsparter på generelt nivå. Dette må tjenesten ha som mål å arbeide aktivt med når strukturen er fastsatt, og oppgavefordelingen er tydelig. Implementering av endringer henger tett sammen med kvalitetskontrollen som gjøres i alle ledd i tjenesten: Mottak/vurdering av meldinger Igangsetting/planlegging av undersøkelser Henleggelser av undersøkelser Planlegging/igangsetting av hjelpetiltak Oppfølging av hjelpetiltak Beslutning om omsorgsovertagelse Planlegging/gjennomføring av saker i Fylkesnemnd/rettssystem Oppfølging av barn, deres biologiske foreldre og deres fosterhjem etter plassering
Utviklingsprosjekt MNS barnevern. Framdriftsplan. OPPGAVE HVA ANSVAR PLANLAGT UTFØRT Funksjonell teaminndeling Tre team: undersøkelse, tiltak og omsorg Ledelsesteamet. Alle. November 214 Møtestruktur som Faste obligatoriske møter: Lederteamet. Oktober 214 ivaretar oppgaveløsning avdelingsmøte, ledelsesmøter, teammøter, personal Besette stillingshjemler Leie inn i engasjement for Lederteamet. Januar 215 a) Elektronisk rutinehåndbok i MNS sitt «Kvalitetssystem» b) Etablere et fungerende internkontrollsystem c) Etablere gode måleindikatorer for resultatmåling og rapportering d) Utvikle den samlede kompetansen i tjenesten med øk./adm. kompetanse og psykologisk kompetanse e) Sluttføre analysen over ressurs- og kompetansebehovet i MNS barnevern sykmeldte Opplæring fra IT-avdelingen Barnevernleder og Januar 215 kontorsjef Innhenting av rutiner fra Barnevernleder og Februar 215 andre tjenester nestleder Planlegging av Ledelsesteamet 26. og 27. rutinehåndboka februar 215 Bearbeidelse av rutiner Teamene hver for Mars-juni 215 teamvis seg ledet av teamleder Overføring til elektronisk Nestleder/ Mars-juni 215 håndbok Implementering av rutinene Alle, spesielt Gjennom året ledelsesteamet Implementering av rutinene i Alle Gjennom året hvert team Opplæring i hvordan avvik Teamledere, leder Innen Juni meldes 215 Avvikshåndterering Leder, admleder Fortløpende Bruke nøkkeltall i Familia Teamledere Fortløpende Ved gjennomgang saker Utarbeide skjematisk Kontorsjef Hver mnd framstilling av nøkkeltall Presentasjon av resultat til administrasjon og politikere Barnevernleder og kontorsjef Kvartalsvis Ansette kontorsjef Administrasjonssjef Mai 214 Ansette psykolog Administrasjonssjef August 214 Utlysning/ansettelse psykolog Vurdere resultat opp mot ressurs- og kompetansebehov for de kommende årene, sett ifht utviklingstrekk og faglige krav. Barnevernleder Mars 215 Barnevernleder og kontorsjef Siste kvartal 215, men vurderes kontinuerlig.