Tromsø, 10. september 2010 PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 2/2010-2012 Dato: 3. 5. september 2010 Sted: Grand Nordic hotell i Tromsø Møtetid: Fredag 3. kl 17:00 til søndag 5. kl 12:00 Navn Funksjon Tilstede Forfall Merknader Ole Gudmestad Leder X Karin Johnsen Nestleder X Aleksander Windstad Styremedlem X Pål Skjegstad Styremedlem X Ida Sophie Johansen Styremedlem X Bente Kroken Varamedlem X Geir-Tore Sjøthun Varamedlem X Kun fredag - Strategi Stig Ole Olsen Daglig leder X Kun fredag - Strategi Tron B Halvorsen Administr. X Kun fredag - Strategi Ann Karin Westby Administr X Kun fredag - Strategi Hugo Lavik Administr X Kun fredag - Strategi Saksoversikt: Sak 05/10-12: Strategiarbeid Sak 06/10-12: Daglig leder informerer Sak 07/10-12: Konstituering ansvar og arbeidsoppgaver Sak 08/10-12: Møteplan i regionen 2010/2011 Sak 09/10-12: Dispensasjonsreglementet Sak 10/10-12: Markedsarbeid Sak 11/10-12: Regionmesterskap 2011 tid og sted Sak 12/10-12: Økonomigjennomgang Resultat 1. halvår Sak 13/10-12: Status klubber og soner Sak 14/10-12: Eventuelt: Arbeidsutvalg (AU) Maler og struktur Fokusområder strateg SAKER:
Sak 05/10-12: Strategiarbeid Styret og administrasjonen hadde en gjennomgang i forhold til strategiarbeid på fredagen. Alle styremedlemmer og administrasjonen hadde forberedt en SWOT-analyse til dette arbeidet. Vi gjennomførte en kort prosess der vi sammen prøvde å finne de mest kritiske og viktigste punktene i SWOT. Hensikten med dette var å starte en prosess der vi skal tenke mer langsiktig og finne gode mål for de neste år. På søndagen jobbet styret videre med strategier og har lagt opp til et arbeid som skal prioriteres gjennomført innen utgangen av året. NHF sine strategier og Region nord sin handlingsplan er retningsgivende. Styret skal gjennomføre en strategiprosess som skal føre til et omforent strategisk dokument. Dette arbeidet skal være gjort innen utgangen av 2010. Forankring i regionen er viktig i dette arbeidet. Sak 06/10-12: Daglig leder informerer Stig Ole gikk igjennom alle prioriterte gjøremål og oppgaver i administrasjonen og hvordan det står til med: Organisasjon Spill og trening Marked Styret tar daglig leder sin informasjon til etteretning Sak 07/10-12: Konstituering ansvar og arbeidsoppgaver Det ble gjort en gjennomgang av viktige punkter i forhold til styrearbeid: Rolleavklaringer Styret/Administrasjon o Styrets ansvar o Styrets arbeidsform o Styrets strategioppgaver o Styrets organiseringsoppgaver o Styrets kontrolloppgaver o Styrets rolle i forhold til oppgavene o Styrets egenoppgaver o Struktur i styrearbeidet o Daglig leders ansvar o Forslag til ansvarsområder i styret Det ble mange gode diskusjoner rundt temaet
Styret tar orienteringen til etterretning, og forholder seg til dette i det videre arbeidet. Fordeling av ansvarsområder gjøres når vi har laget en strategiplan. Inntil da fordeles oppgavene i styret i h t kompetanse og kapasitet Sak 08/10-12: Møteplan i regionen 2010/2011 Følgende møteplan er foreslått: Styremøter 2010/11 Tromsø 3.-5. sept Døgnvill strategi som administrasjonen er med på. Tromsø 27. sept 1600-1700 Telefonmøte Tromsø 19. oktober1600-1700 Telefonmøte Tromsø 12. 14. nov Strategi - Handling Ifm Soneturnering Tromsø 14. des 1600-1700 Telefonmøte Sverige 14. 16. jan Ifm herre VM. Avventer opplegg fra NHF sentralt Alta 11. 13. februar 2011 Ifm Altaturneringen 2011 ENO 1. 3. april? Mars/april IFM regionmesterskapet Arbeidsutvalgsmøter 2010/11 Telefon 14. sept Telefonmøte Telefon 6. okt Telefonmøte Telefon 2. nov Telefonmøte Telefon 30. nov Telefonmøte Telefon 22. februar 2011 Telefonmøte Telefon 15. mars 2011 Telefonmøte Telefon 4. mai 2011 Telefonmøte Sonemøter 2010/11 Sone Salten Sone Hålogaland Sone Troms Sone Vest Finnmark Sone Øst Finnmark Regionale møter/temakonferanser/klubbmøter 2010/2011 NHF-møter 2010/11 Sted Dato Møte Kommentar Oslo 17. 18. sept Forbundsråd/Temako nferanse Bodø/Tromsø 25. 27. nov Ledermøte (leder, Møbelringencup daglig leder) Stavanger 11. 12. mars 2011 Forbundsråd/ledermø EM-kval NOR-CZE te Oslo 13. 15. mai 2011 Forbundstinget 2011
Det kan enda komme endringer i planen og noen møter er enda ikke satt Styret vedtar møteplanen. Sak 09/10-12: Dispensasjonsreglementet Styret oppfatter at det innfris for mange dispensasjoner ifm overårige spillere. Søknader fra klubbene som går på punktene 1-3 (psykisk handikap, fysisk handikap eller forsinket skolestart/intergreringssaker), skal administrasjonen være imøtekommende og løsningsorientert mot. Vi ønsker at Regionadministrasjonen finner gode løsninger sammen med klubbene. Det er under punkt 4 (sosiale årsaker, geografiske hensyn eller sportslig tilbud) at Styret ønsker en kraftig innskjerping i antall godkjente dispensasjoner. Her skal det være helt spesielle årsaker for at søknad blir innvilget. Følgende ordlyd legges inn i reglementet: Det kan totalt innvilges inntil 2 disp. per lag. I forbindelse med en kamp vil et lag ikke kunne ha med mer enn 1 overårig spiller på banen. Det kan gis dispensasjoner for følgende: 1. Psykisk handikap 2. Fysisk handikap 3. Forsinket skolestart t.o.m. den sesongen spilleren fyller 16 år 4. Sosiale årsaker, geografiske hensyn eller sportslig tilbud Søknader må dokumenteres grundig av klubbene. Å flytte laget opp en klasse må være vurdert. Lag i klassene 12-18, som får innvilget dispensasjon ifht. punkt 4 kan ikke bli seriemester/avdelingsvinner og har ikke rett til sluttspillsplass, men alle lagets kamper er tellende. I dispensasjoner innvilget under de øvrige punktene, har laget alle rettigheter. Dispensasjonen gjelder kun for seriespill underlagt NHF RN. Denne skal videre brukes med fornuft og kan inndras ved misbruk i forhold til intensjonen i ordningen. Sak 10/10-12: Markedsarbeid Styret var innom markedsarbeid flere ganger under møtet, men denne saken ble ikke diskutert isolert for seg. Saken utsettes til neste styremøte
Sak 11/10-12: Regionmesterskap 2011 tid og sted Det har i mange år vært diskusjoner om hvor og hvordan regionmesterskapene skal gjennomføres. Vi har både hatt delte arrangement i f t årsklasser, mens vi de siste årene har hatt fellesarrangement for alle klasser. På regiontinget for 4 år siden, ble det bestemt at regionmesterskapet skulle rulleres på henholdsvis Nordland, Troms og Finnmark. Alta gjennomførte det første regionmesterskapet etter denne modellen. På årets ting ble det foreslått å arrangere regionmesterskapet fast i Tromsø. Dette gikk ikke tinget med på og følgende vedtak ble fattet: Opprette sluttspillkomité som skal jobbe med RM og arbeidet legges fram på klubbledermøtet høsten 2010. Styret diskuterte saken og var rimelig åpne i forhold til spørsmålet. Styret oppnevner en komité som skal arbeide fram et forslag til organisering av RM. Komitéen skal bestå av følgende representanter: 1 repr fra hver sone Aleksander Windstad fra regionstyret (leder komiteen) Sonene melder inn representant til komiteen til regionstyret innen 1. oktober. Regionen har ikke råd til at disse fysisk skal gjennomføre møter. Arbeid i komitéen skal foregå pr telefon og/eller andre virtuelle medier. Styret anbefaler sterkt at mesterskapet i 2011 går 1. 3. april. Regionadministrasjonen bistår med faktaopplyninger rundt arrangementet. Arbeidet skal være ferdig 1. november 2010 Sak 12/10-12: Økonomigjennomgang Resultat 1. halvår Økonomigjennomgang DL. 80.000.- etter budsjett. Skyldes i stor grad inntektssvikt marked, aktivitetsnedgang og midler fra IK. DL prioriterer markedsarbeid og jobber med å få ned transportkostnader ut året. Det største problemet er manglende likviditet grunnet manglende betalingsevne eller vilje hos klubbene. Dette truer regionens fellesaktiviteter. 380 000 (kun opparbeidet i 2010) utestående hos klubbene. Styret tar orienteringen til etterretning og ber daglig leder prioritere markedsarbeid de nærmeste månedene. Daglig leder må også jobbe med å få inn utestående fordringer hos klubbene.
Sak 13/10-12: Status klubber og soner Daglig leder hadde en god orientering om status i regionen. Orienteringen skapte mange spørsmål rundt drift og aktivitet. Styret tar orienteringen til etterretning og vil bruke alle fakta i det videre strategiarbeidet Sak 14/10-12: Eventuelt: Arbeidsutvalg (AU) Styret vedtar at AU består av Leder, Nestleder, Pål Skjegstad og daglig leder. Arbeidsutvalget har møter etter møteplan hvis det er saker. I tillegg gjennomføres det møter hvis det dukker opp saker som må behandles raskt. Maler og struktur Leder og daglig leder lager nødvendige maler og struktur, slik at styret kan arbeide effektivt. Fokusområder strategi Følgende fokusområder ble bestemt at Region nord skal ha i det videre strategiarbeid: SPORT/SPILL ANLEGG ORGANISASJON MARKED ØKONOMI