Innherred samkommune Administrasjonssjefen NOTAT med oppfølging Styringsgruppen i Kvalitetskommuneprogrammet Prosjektansvarlig Trond Selseth Deres ref: Vår ref: ANWO 2008/628 Dato: 04.05.2009 Kvalitetsarbeid, trepartssamarbeid og veien videre... Hva nå? Notat til styringsgruppen i Kvalitetskommuneprogrammet Dette notatet er ment å være et diskusjonsgrunnlag for styringsgruppen i forkant av strategiske og administrative veivalg som skal gjøres i kvalitetsarbeidet i tiden framover. Bakgrunn Verdal kommune og Levanger kommune har deltatt i det nasjonale kvalitetskommuneprogrammet siden oppstarten i 2007. Innsatsområdene i programmet har kommunene selv valgt ut hovedsakelig basert på allerede eksisterende utviklingsog prosjektarbeid på det tidspunktet vi søkte om deltakelse, og delprosjektene har i stor grad hatt sin egen prosjektorganisering og mål- og framdriftsplan. Resultater og måloppnåelse i delprosjektene vil bli formidlet i løpet av 2009. Kvalitetskommuneprogrammets sentrale mål har vært å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte slik at innbyggeren merker en forbedring. Det har vært et særskilt mål å redusere sykefraværet i kommunesektoren. Den bærende ideen er at det er mer å hente i et konstruktivt samarbeid lokalt mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte (partssamarbeid) i forhold til utvikling av kvalitet og effektivitet i tjenestetilbudet. Partssamarbeid har lange tradisjoner i norsk arbeidsliv. Dette er regulert både gjennom lover og i avtaleverk. Tradisjonelt har partssamarbeidet vært et formalisert samarbeid mellom arbeidsgiverne (ledelsen) og de ansatte (tillitsvalgte). I kommunesektoren ble det administrative arbeidsgiveransvaret tydeliggjort gjennom ny kommunelov i 1992, og de folkevalgte fikk en mer perifer rolle knyttet til den daglige driften. Trepartssamarbeidet Trepartssamarbeidet som kjennetegnes ved et tettere samarbeid mellom både folkevalgte, administrasjon og tillitsvalgte er en utvidelse av det tradisjonelle partssamarbeidet, og er et sentralt element i kvalitetskommuneprogrammet. Trepartssamarbeidet er tenkt som motoren som skal sikre at målene i utviklingsarbeidet er klare og omforente, og at alle berørte parter trekker i samme retning. Hensikten har vært å etablere et klima og en kultur for samarbeid og åpenhet blant de som jobber direkte mot innbyggerne og de som legger rammer for arbeidet. Samarbeidet hviler på følgende bærebjelker: Prinsippet om konsensus; dvs. oppnå enighet gjennom dialog, ikke forhandlinger.
Innherred samkommune - Administrasjonssjefen Side 2 av 7 Likeverdighet mellom partene; alles perspektiver har lik verdi. Dialogpreget kommunikasjon; kommunikasjon preget mer av lytting enn av argumentering. Kollektivt ansvar; at alle føler en forpliktelse og eierskap for å nå målene. Med andre ord representerer trepartssamarbeidet en ny dimensjon i tillegg til det tradisjonelle informasjons-, drøftings- og forhandlingsarenaene mellom partene i arbeidslivet. Det innebærer nye roller for så vel folkevalgte (må involvere seg mer), tillitsvalgte (mer forandringsagenter enn konservatorer ) og arbeidsgiver (redefinering av lederrollen). Erfaringer og status med trepartssamarbeid i våre kommuner Styringsgruppen Gjennom deltakelse i kvalitetskommuneprogrammet fra 2007, ble Levanger og Verdal utfordret til å skape/videreutvikle lokale arenaer for trepartssamarbeid. I hovedsak har dette skjedd ved at styringsgruppen i kvalitetskommuneprogrammet har bestått av representanter fra alle tre parter; 4 folkevalgte, 4 arbeidsgivere og 4 hovedtillitsvalgte. Styringsgruppen møtes 3-4 ganger årlig. Delprosjektgruppene består av både ledere og tillitsvalgte, men ingen folkevalgte. Dialogseminar Våre kommuner har de siste årene arrangert såkalte dialogseminar som bl.a. er en arena for trepartssamarbeidet. Erfaringene med disse dialogseminarene har i stor grad vært gode. Samtidig ser man at formen på dialogseminarene kan utvikles for å forbedre samhandlingen mellom partene. Utvalg Arbeidsmiljøutvalget (AMU) i Levanger kommune er organisert ved at både arbeidstaker og arbeidsgiver er representert med 4 representanter hver, arbeidsgiversiden består av to folkevalgte og to fra administrasjonen. I Verdal kommune er ikke de folkevalgte representert i AMU. Begge modellene har sine fordeler og ulemper. Administrasjonsutvalgene i begge kommuner består av folkevalgte og tillitsvalgte, der folkevalgte er i flertall. Rådmannen har møte-, tale- og forslagsrett, men har ingen stemmerett over saker som er til behandling. Administrasjonsutvalget er innrettet som et vedtaksorgan, og er i liten grad en prosess- og utviklingsarena. Det er gjennom året få saker til behandling, og disse er mer av formell karakter. Arena for dialog, drøfting og samhandling mellom ledelsen og de tillitsvalgte knyttes til faste møter, som Forum for tillitsvalgte i Levanger og de faste møtene som avholdes mellom de tillitsvalgte og rådmannen i Verdal. Her deltar ikke folkevalgte i samhandlingen. Utviklingsprosjekt Et konkret eksempel på trepartssamarbeid knyttet til direkte forbedringsarbeid for innbyggerne, finner vi i prosjektet Helsestasjon for eldre i Verdal kommune. Dette prosjektet er organisert med representanter både fra administrasjon, ansatte og folkevalgt. I tillegg er eldrerådet en sentral aktør i prosjektet. Våre erfaringer med trepartssamarbeidet som et redskap for kvalitetsforbedring har vært varierende, og det er grunn til å antyde at samarbeidet slik det er organisert til nå ikke har ført til ønskede målsettinger. Det er utfordrende å endre veletablerte roller, samtidig som de tradisjonelle rollene også skal ivaretas.
Innherred samkommune - Administrasjonssjefen Side 3 av 7 Veien videre Kvalitetskommuneprogrammet som prosjekt avsluttes i løpet av 2009, både sentralt og lokalt. Det betyr selvfølgelig ikke at våre kommuner skal avslutte arbeidet med kvalitetsforbedring av tjenestene. Dette må fortsette på alle nivå i vår organisasjon, også i svært stramme økonomiske tider som vi nå står overfor. Det er også viktig at man i løpet av 2009 diskuterer seg fram til om trepartssamarbeidet skal videreføres og videreutvikles, og evt. hvordan dette skal skje. På dialogseminaret i Åre i februar 2009, ble det gjennomført gruppearbeid der alle tre parter sammen ble involvert og utfordret til å identifisere samhandlingsformer framover. Under er listet opp et utdrag fra besvarelsene fra disse gruppearbeidene: Flere uformelle treffpunkt Mangler uformelle fora Forståelse utvikles underveis i kompliserte saker Temamøter i for- eller etterkant av formannskapsmøter/kommunestyremøter med de tre partene kan være mulig å gjennomføre. Saker kan fremmes der til drøfting, tidlig i prosessen Tro på samarbeid i tidlig fase todagers konferanse som denne i Åre Det finnes formaliserte organ, eks. samarbeidsutvalget i skole. Dette bør revitaliseres og brukes aktivt Vi er i dag for lite flinke til å bruke de formaliserte organ på alle nivå. I stedet for stadig å skape nye utvalg, bør vi ta i bruk de vi har Behov for felles skolering i forståelsen Brukes i sammenheng med økonomiplaner og langtidsbudsjett Politikerne, ansatte, ledelse på alle nivå og evt. brukergrupper bør spørres hvilke infodata de ønsker en gang i året, et temamøte Dialogseminar er et godt tiltak Flere fora med muligheter for dialog mellom de 3 parter bør finnes Verksted, idemyldring og ideskaping ut fra en felles forståelse av hvilke utfordringer som foreligger Bedre kvartalsrapporter som ivaretar samhandling Administrasjonsutvalget bør brukes mer som et dialog- og diskusjonsforum enn i dag Forslag til hvordan man kan organisere kvalitetsarbeidet, inkludert ivaretakelse av trepartssamarbeidet, i tiden framover A: OVERORDNET, STRATEGISK NIVÅ: 1. Fortsette årlige dialogseminar der alle tre parter deltar. Formen på seminarene bør videreutvikles. 2. Styringsgruppen for kvalitetskommuneprogrammet utgår, og erstattes av et felles administrasjonsutvalg (innenfor ISK3) bestående av alle tre parter fra begge kommuner. Alle tre parter har møte-, tale- og stemmerett. I tillegg til ordinære saker for administrasjonsutvalget, er utvalgets mandat å: a) gjennomarbeide en overordnet kvalitetspolitikk, formulere formålet med gjennomføring av bruker- og medarbeiderundersøkelsen og peke på retning for arbeidet (eks. gjennom mål). Arbeidet må sees i sammenheng og være direkte knyttet til vedtatte kommuneplaner og kommunedelplaner. b) gjennomgå resultater fra medarbeiderundersøkelser. c) gjennomgå resultater fra brukerundersøkelser. d) gjennomgå avviksrapporter fra tjenesteområdene.
Innherred samkommune - Administrasjonssjefen Side 4 av 7 e) etterspørre aktivitet og tiltak på grunnlag av utfordringer i medarbeiderundersøkelser, brukerundersøkelser og avviksrapporter. f) etterspørre grundigere informasjon fra enheter/virksomhetsområder hvis nødvendig. g) 4 enheter/virksomhetsområder møter i administrasjonsutvalget per år for å orientere og gi eksempler på kvalitetsarbeidet innenfor deres enhet/virksomhetsområde, med hovedfokus på hvordan brukerne involveres i det arbeidet. MERK: Arbeidsgruppen som har utarbeidet rapport om arbeidsgiveransvar, medbestemmelse og medbestemmelsesorganer i en ny samkommunesøknad, mener at det er lite sannsynlig at man i departementet får gjennomslag for et trepartssamarbeid innenfor rammen av administrasjonsutvalget. Gruppen mener likevel at det bør søkes om dispensasjon fra loven, og at KRD må utfordres på dette bl.a. fordi de forvalter Kvalitetskommuneprogrammet og dets målsettinger. Et eventuelt alternativ, dog ikke optimalt, kan være at et felles Arbeidsmiljøutvalg får utvidet mandat til å ivareta punktene 2a-2g (jfr. arbeidsgruppens innstilling). Det er viktig å påpeke at det uansett organisering, må defineres et administrativt ansvar for saksbehandling innenfor kvalitetsarbeidet, slik at man bl.a. sikrer at punktene 2a-2g blir satt på dagsorden. 3. Brukerrådene fortsetter som før (eldrerådet, ungdomsrådet, rådet for likestilling av funksjonshemmede). Kommunene skal være en aktiv tilrettelegger for det arbeidet som skjer i, og med initiativ fra, rådene. I Verdal har rådene de siste årene blitt involvert i kommuneplan/-delplanarbeidet, i økonomiplanprosessene m.m. Dette bør fortsette. Levanger bør vurdere på hvilken måte rådene skal involveres i dette arbeidet. Det må løpende vurderes når og i hvilken grad brukerrådene skal involveres i kvalitetsarbeidet og i tjenesteutviklingen (kjerneoppgaver). B: TJENESTEOMRÅDENE Det bør vurderes om det skal etableres enten kommunevise eller felles kvalitetsutvalg for alle tjenesteområder. Det er allerede administrativt vedtatt at tjenesteområdet pleie- og omsorg oppretter et felles kvalitetsutvalg for begge kommuner. Dette organiseres på følgende måte: 1. Representasjon: a) Enhets-/virksomhetslederne for fagområdet pleie- og omsorg i begge kommuner (5 ledere) vil sikre lederforankring og nødvendig beslutningsmyndighet i de fleste tilfeller. b) Kommunelege 1 (alt. smittvernlege) og tilsynslege kan delta etter behov. c) Kommunalsjefene for helse og velferd kan delta etter behov. 2. Mandat: a) Godkjenne prosedyrer som skal inn i kvalitetssystemet Kvalitetslosen. b) Vurdere og om nødvendig godkjenne andre innspill fra arbeidsgruppene som arbeider for å legge inn dokumentasjon i Kvalitetslosen. c) Vurdere trender i forhold til klager og avvik, og eventuelt anmode om igangsetting av felles tiltak. d) Kvalitetsutvalget skal legge rammer for gjennomføring av brukerundersøkelser (eks: inndeling av brukergrupper og systematisere oppfølgingen av brukerundersøkelser).
Innherred samkommune - Administrasjonssjefen Side 5 av 7 e) Kvalitetsutvalget kan også ta opp resultatene av medarbeiderundersøkelsene og anmode om felles tiltak på felles utfordringer. C: ENHETSNIVÅ/VIRKSOMHETSNIVÅ: 1. Allerede etablerte medbestemmelsesfora (møter mellom ledelsen, tillitsvalgte og verneombud) danner i praksis lokale kvalitetsutvalg, og brukes til å gjennomgå bl.a. medarbeiderundersøkelser, brukerundersøkelser og avviksrapporter fra siste periode innenfor enheten/virksomhetsområdet. 2. Utvalg med folkevalgtrepresentanter og brukerrepresentanter videreføres og revitaliseres. Eksempel er samarbeidsutvalgene i skolen og barnehagene. I Levanger kommune er det samarbeidsutvalg innenfor alle tre pleie- og omsorgsdistrikt (institusjonene). I Verdal kommune er det ikke samarbeidsutvalg innenfor pleie- og omsorg. De lokale utvalgene får som mandat å gjennomgå medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser, peke på utfordringer, definere målsettinger (må sees i sammenheng med overordnede målsettinger) og foreslå tiltak for kvalitetsforbedring på grunnlag av disse. 3. Det defineres et klart ansvar for oppfølging av tiltak og måloppnåelse. Dette legges hos enhetsleder/virksomhetsleder. 4. Når det gjelder rapportering av tiltak og måloppnåelse, må det tenkes nytt. Vi har ikke i dag noe godt administrativt system som ivaretar enhetenes/ virksomhetsområdenes rapportering til rådmannen. Den 4. modulen i Kvalitetslosen (modul for Kommunal styring) kan være et egnet verktøy i så henseende. Rådmannen rapporterer hovedtrekkene av tiltak og måloppnåelse innenfor tjenesteområdene i kvartalsrapporter og årsrapporter til politisk nivå. Kvalitetsarbeidets myke sider Det kan være lett å få inntrykk av at kvalitetsarbeid i stor grad handler om formalisering, styring og kontroll. Det er imidlertid også viktig å ha fokus på de myke og nyskapende sidene ved kvalitetsarbeidet, og bidra til at disse også blir synliggjort og satt pris på på alle nivå i organisasjonen. Et av de overordnede målene med kvalitetskommuneprogrammet, har vært å forbedre kvaliteten på kommunens tjenester slik at innbyggerne (brukerne) merker en forbedring. Det vil si at fokuset sentralt har vært kvalitet i møte med brukeren. Verdal og Levanger har imidlertid i liten grad satt direkte fokus på denne dimensjonen i sine delprosjekter. For oss har fokuset i stor grad vært på systemnivå og medarbeidernivå (de to øverste sirklene i figuren på neste side).
Innherred samkommune - Administrasjonssjefen Side 6 av 7 Etikk og etisk refleksjon Etikk og etisk refleksjon kan betegnes som en av kvalitetsarbeidets myke sider, og hører hjemme fortrinnsvis i de to nederste sirklene. Helse- og omsorgsdepartementet, KS og fagforbundene har satt i gang et prosjekt for å forbedre kompetansen omkring etikk og etisk refleksjon i norske kommuner. Verdal kommune er gjennom Undervisningssykehjemmet allerede innlemmet i dette arbeidet. Begge institusjonene i Verdal har allerede gjort seg gode erfaringer med refleksjonsgrupper som arbeidsform i utviklingsarbeidet. Hvorfor er det viktig å jobbe med etikk og etisk refleksjon? For å ivareta brukernes integritet, verdighet og behov for trygghet. For å kunne ta riktige valg i en presset hverdag. For å utvikle en god organisasjonskultur. For å utvikle møteplasser for etisk refleksjon og skape dialog på tvers av fag og mellom ulike nivåer i organisasjonen. Hva kan systematisk arbeid med etiske problemstillinger føre til? Styrket fagmiljø (motivasjon, kreativitet, mindre utbrenthet) Styrket omdømme (lettere å rekruttere, større forståelse) Styrket praksis (mindre bruk av tvang, økt brukermedvirkning, kloke avgjørelser, bedre tjenester) Prosjektet som er nevnt over, peker på ulike måter å arbeide med etisk refleksjon på i en organisasjon. Det kan være nødvendig for både Levanger og Verdal å vurdere om arbeidet framover i større grad skal fokusere på denne dimensjonen ved kvalitetsutviklingen, også innenfor flere tjenesteområder enn pleie- og omsorg. Eksempel på andre måter å arbeide med de myke sidene i kvalitetsarbeid Å synliggjøre godt (kvalitets)arbeid både internt og eksternt. Dette bidrar til intern lagbygging og ekstern omdømmebygging, og er særdeles viktig! Vi har i våre organisasjoner stadig fokus på viktigheten av dette, men har ikke greid å få en systematikk i arbeidet som er god. Hvem har og tar ansvar for dette? Hvordan unngå at arbeidet blir adhoc-arbeid og preget av tilfeldighet? Kåring av årlig kvalitetspris, kåring av årets beste ide. Noe å tenke på? Inspirasjons- og informasjonssamlinger for alle ansatte. Skal bidra til intern lagbygging og utveksling/spredning av erfaringer mellom enheter og avdelinger. Osv... bare fantasien setter grenser!
Innherred samkommune - Administrasjonssjefen Side 7 av 7 Viktig også her at det defineres et administrativt ansvar for evt. iverksetting og framdrift. Oppsummering Styringsgruppen utfordres til å diskutere og ta stilling til problemstillingene som er drøftet i notatet, og som er forsøkt belyst gjennom eksempler på hvordan man konkret kan utøve aktiviteten i tiden framover på ulike nivå i organisasjonen. Oppsummeringsmessig kan følgende spørsmål stilles: Er det ønskelig å fortsette/videreutvikle trepartssamarbeidet i våre kommuner? Hvorfor er det evt. viktig og hvordan kan det gjøres? Er det behov for å få en bedre kontroll og styring med kvalitetsarbeidet? Hvordan kan dette evt. gjøres? Hvordan framheve de myke verdiene i kvalitetsarbeidet? Hvordan synliggjøre, spre og sette pris på nyskapende utviklingsarbeid i alle ledd i organisasjonene våre? Er etikk og etisk refleksjon viktig for våre kommuner? For hvem? Hvordan sette fokus på dette i en travel hverdag?