VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM OPPDRAGSGIVER... 2 1.1 Akershus fylkeskommune... 2 2 BESKRIVELSE OG OMFANG AV OPPDRAGET... 2 2.1 Datoer:... 2 3 KRAV TIL YTELSEN... 2 3.1 Kravtabell... 3 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 1 av 5
1 Om oppdragsgiver 1.1 Akershus fylkeskommune Akershus fylkeskommune er et regionalt folkevalgt organ og en sentral regional utviklingsaktør med ansvar for viktige samfunnsoppgaver som videregående opplæring, samferdsel, planlegging, miljø, næringsutvikling, kultur, tannhelse og folkehelse. Akershus fylkeskommune (AFK) er skoleeier for 34 videregående skoler, tre regionale veiledningssentre, to folkehøgskoler og grunnskole for elever i sosiale og medisinske institusjoner. Avdeling for videregående opplæring (AVO), en avdeling i AFKs sentraladministrasjon, ivaretar ansvaret. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.akershus.no. 2 Beskrivelse og omfang av oppdraget Akershus fylkeskommune ved avdeling for videregående opplæring (AVO) ønsker tilbud på konferanse og møtetjenester for et daglangt kurs fordelt på 4 ulike hele dager/datoer. Datoene er beskrevet i punkt 2.1 under. Det skal inngås én 1 kontrakt med én 1- tilbyder som kan levere konferanse og møtetjenester for alle 4 dagene beskrevet i kravspesifikasjonen. 2.1 Datoer: Lederutviklingskurs for ca. 300 ledere i fylkeskommunen. Det vil være 4 gjennomføringer i løpet av skoleåret 2014/15. Tidspunkt: Tirsdag 26. august 2014 Mandag 15. september 2014 Mandag 10. november 2014 Tirsdag 3. mars 2015 Samtlige datoer skal reserveres for oppdragsgiver frem til vedståelsesfristen. Oppdragsgivers krav, behov og ønsker for egnet kurs-/ konferansested er beskrevet i nedenstående kravskjema. 3 Krav til ytelsen Tilbyder skal beskrive, i tilbudet, hvordan samtlige punkter i kravspesifikasjonen vil bli ivaretatt. Tilbyder skal fylle ut kravtabellen under med besvarelse på om kravet er oppfylt eller ikke. Ved behov for lengre beskrivelse av hvordan kravene oppfylles, skal tilbyder vedlegge egen dokumentasjon bak skilleark 9 i tilbudet. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 5
3.1 Kravtabell Denne tabellen dokumenterer at alle «Skal-kravene» til konferanse og møtetjenesten er oppfylt. Kravene nedenfor består av skal krav (SK) og øvrige krav (ØK). Manglende utfyllelse av kravtabellen og oppfyllelse av «Skal-krav», vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Krav-ID Beskrivelse av krav Krav oppfylt (Ja/Nei/Delvis) Leverandørens svar og kommentar SK1 Beliggenhet Oslo og /eller sentrale deler av Akershus. Konferanse- og møtelokalene må ha en sentral plassering i forhold til offentlig kommunikasjon. Det må oppgis konkret adresse. Konferanse- og møtelokalenes plassering vurderes som et av tildelingskriteriene under tildelingskriteriet «reisetid for deltakerne». SK2 Kapasitet - kurslokaler Ett lokale som rommer 250-300 personer i gruppebordoppsett. De fleste gruppene er på mellom 4 og 9 personer, totalt ca. 38 bord. Hvordan bordene organiseres avklares nærmere med oppdragsgiver før den enkelte konferanse/møtedag. Lokalet skal reserveres for de 4 datoene beskrevet i punkt 2.1. SK3 SK3.1 Fasiliteter kurslokaler Lokalenes standard, størrelse, utforming, fasiliteter og tilgjengelig utstyr skal beskrives. Det skal være fri tilgang til trådløst internett fra kurs- og konferanserommene. SK3.2 Ett avlastningsbord til kursholdere / kursmateriell. SK3.3 Projektor og moderne AV (audiovisuelt) utstyr med tilkoblingsmuligheter for HDMI/VGA fra bærbar PC. SK3.4 Mikrofon SK3.5 Whiteboard og flippover SK3.6 Toaletter i umiddelbar nærhet til kursrom SK3.7 God lyskvalitet SK3.8 God luftkvalitet i tråd med Arbeidstilsynets veiledning for klima og luftkvalitet på arbeidsplassen av 1.1.2006 SK3.9 Skjøteledning/ladepunkter for PC i rommet, minimum 30 punkter SK3.10 Merking av alle 38 gruppebord med skolenavn VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 5
SK3.11 Registreringsbord utenfor lokalet med plass til 4 personer SK3.12 Mulighet for å ta utskrift av/ kopiere opp diverse kursmateriale ved behov (A 4 format). SK4 En kursvert / teknisk bistand tilgjengelig fra kl. 08.30 17.00. SK5 Møtepakke Pris oppgitt i prisskjema (vedlegg 4) skal inkludere leie av kurslokale (SK2 og alle tilbudte fasiliteter: SK3, SK4) Møtepakke skal også inkludere følgende til alle deltakere: Kaffe, te, oppskåret frukt, nøtter og isvann tilgjengelig i kursrommet hele dagen fra kl. 08.30 17.00. Kaffe/te + kake-pause ila. ettermiddagen. SK6 SK7 Lunsjpakke Pris oppgitt i prisskjema (vedlegg 4) skal inkludere bespisning iht. SK7. Bespisning Lunsj: Koldtbord, buffet eller lignende (ikke håndmat som baguetter e.l.) Tilbudt lunsj skal skal beskrives utførlig. Det kreves at tilbyder kan tilby bespisning for allergikere (melk, gluten, nøtter, fisk, skalldyr mv) og at dette fremkommer av beskrivelsen. Leverandør skal på forespørsel kunne informere gjester om hvilke råvarer som er brukt i alle retter som serveres. Bespisning er en del av av kravet SK6, lunsjpakke. Oppdragsgiver skal kun faktureres for faktisk konsumerte enheter i forhold til oppdragsgivers bestilling. Øvrig drikke under oppholdet/ måltider skal hver enkelt deltaker (gjest) bestille og betale selv. SK8 Universell utforming Det er krav om universell utforming av lokalene, herunder kursrom, toaletter og serveringssted, samt god tilgjengelighet mellom de ulike sonene. Det skal tas hensyn til personer med nedsatt syn, hørsel, bevegelse, astma / allergi. Parkering og adkomst skal også tas hensyn til. Norsk Standard, NS 11010 «Tilgjengelige reiselivsmål» skal etterleves. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 5
SK9 Tilbud/kampanjer Dersom konferanse/møtestedet har kampanjepriser eller andre tilbud, som er gunstigere enn avtalens betingelser, skal det til en hver tid uoppfordret faktureres laveste pris. Tilbyder skal beskrive hvordan kravet vil bli ivaretatt. SK10 Endring og avbestilling av den enkelte gjennomføring Oppdragsgiver skal kunne korrigere det endelige antall deltakere for den enkelte gjennomføring uten kostnad for oppdragsgiver iht. kanselleringsfrister i nedenstående tabell. Kanseleringsfrist Andel som kan korrigeres /avbestilles uten kostnad 90 dager 100 % 60 dager 75 % 30 dager 50 % 15 dager 25 % 48 timer 10 % ØK1 Det er ønskelig med pauseareale i umiddelbar nærhet til kursrom enkel adgang til utendørsareal ØK2 ØK3 Det er ønskelig at kursrom og spisefasiliteter er i samme bygning. Parkering Det er ønskelig at tilbyder tilbyr rimelige parkeringsmuligheter i gangavstand til kurslokalet. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 5