VEDLEGG 4 NOTAT Til Kommunestyret Fra Rådmannen Saksbehandler Oppvekst- og kultursjef Implementering av modell 3, jf. F-sak 35/16, 11.05.2016. Organisering av kulturområdet: Formannskapet vedtok 11.05.2016 følgende: Saken utsettes. Rådmannen bes utrede nærmere hvordan modell 3 kan implementeres til Formannskapets møte 15.06.2016. Bakgrunn Betrakter man kultur i et bredt perspektiv kan man se på kultur som ramme rundt menneskers handlinger som en måte å tolke virkeligheten på og som et instrument for å møte samfunnsutfordringer. Kommunene er fundamentet i kultur-norge, gjennom kor og korps, kulturskoler og biblioteker. I 2015 brukte Ås kommune 3,9% av kommunens totale netto driftsutgifter på kultur. Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens netto driftsutgifter Ås Kostragruppe Akershus Landet 7 3,9 3,1 3,9 3,8 Fordeling av netto driftsutgifter innen kultursektoren i 2015 i % Ås Kostragruppe Akershus Landet 7 Netto driftsutgifter folkebibliotek 19,8 16,6 14,0 13,2 Netto driftsutgifter til kommunale idrettsbygg og 25,6 17,6 29,4 22,9 anlegg Netto driftsutgifter til kulturskoler 21,8 18,7 13,7 13,0 Netto driftsutgifter til kommunale kulturbygg 18,5 7,9 11,8 10,8 Kostratall Ås ligger omtrent på snittet i landet når det gjelder midler til kultur. Men Ås kommune har valgt en litt annen profil enn mange andre kommuner og i stor grad valgt å bruke kulturmidlene på kulturskolen, biblioteket og kulturbygget fundamentet i kultur- Norge. I HOK-sak 20/16 og formannskapssak 35 /16 la rådmannen fram forslag til 3 modeller. I dette notatet vurderer rådmannen modell 1 og 3 opp mot hverandre. Modell 2 er svært forskjellig fra modell 1 og 3, og rådmannen har således valgt ikke å omtale denne modellen i notatet. Vår ref.: 15/01632-11 Side 1 av 7
Modell 1 Oppvekst og kultursjef Fagrådgivere Barnehager, Grunnskoler, voksenopplæringen og PPS Kultur og fritidsleder (tidl. kulturhusleder) Rektor kulturskolen Biblioteksjef og virksomhetsleder for bibliotekene og lokalhistorisk arkiv Ungdoms- husene Kulturhuset Organiseringen beholdes i store trekk som i dag. Det ansettes en kultur- og fritidsleder etter nåværende kulturhusleders avgang, som vil få et større ansvarsområde og flere oppgaver samt et koordineringsansvar. Kultur- og fritidsleder skal i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et større strategisk ansvar for allmennkulturen og fritidskulturen samt et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom de virksomheter som driver kulturarbeid i Ås. Kultur- og fritidslederens hovedarbeidsoppgaver vil være: pådriver for utvikling av kulturfeltet samordne tilbudene på kulturområdet ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås samarbeide med interne og eksterne aktører planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfeltet søke kulturmidler I dag ligger biblioteksjef, kulturskolerektor og nåværende kulturhusleder direkte under oppvekst- og kultursjef. Det foreslås at dette videreføres. Rådmannens vurdering av modell 1 Rådmannen ser behovet for en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som samler kulturfeltet i større grad enn i dag og med en leder som har kunnskap, tid og kapasitet til å lede og koordinere området. Vår ref.: 15/01632-11 Side 2 av 7
Med denne modellen vil kommunen ha en kultur og fritidsleder om kan konsentrere seg helt om virksomheten og ikke dele tiden sin på flere virksomheter. Behovet for å styrke kommunens tjenesteytelse i forhold til idretten og fritidskulturlivet kan imøtekommes ved at leder får et koordineringsansvar med hensyn til de arbeidsoppgavene som kommunen ivaretar i dag innenfor ulike etater og virksomheter. I tillegg bør det utvikles samarbeidsarenaer med idretten og fritidskulturlivet. Modell 3 Prosjektgruppen hadde i sitt organiseringsforslag følgende forslag til organisering: Kultursjef Kulturskole Idrett Bibliotek Anlegg Kulturhus, kino, samfunnshus Frivillig arbeid Lag og foreninger Frivillighet, Fritid, Nærmiljø Barn og unge integrering Prosjektgruppen anbefalte å organisere kulturvirksomheten under en felles overbygning for å kunne bruke kulturmidlene på beste og mest effektive måte. Målsettingen for organiseringen er: Lage en slagkraftig enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne. Samle en tjeneste som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Arbeide for å få mer av studentene ved NMBUs fritids- og kulturkonsum til byen Bygge opp regionens beste kulturtilbud. Personell Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Vår ref.: 15/01632-11 Side 3 av 7
Samlet budsjett for virksomheten En samlet budsjettramme for kommunal del vil være mellom 30 og 40 mill kr, i tillegg ulike eksterne ordninger, egen inntjening på utleie mm. Rådmannens vurdering av modell 3 Rådmannen støtter mange av prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i en etat. I Ås kommune er områdene som prosjektgruppen foreslår samlet i en etat, fordelt på de 3 nåværende etater: Oppvekst og kulturetaten Oppvekst- og kulturetaten organiserer kulturskolen biblioteket, kulturhuset, samfunnshuset og kinoen. Etaten utbetaler også midler til kulturarrangementer som blir gjennomført av lokale lag og foreninger. Kulturskolen og biblioteket Både kulturskolen og biblioteket har erfarne ledere som har en klar profil for sine virksomheter og som har bygget sine virksomheter til å bli anerkjente nasjonalt og for kulturskolens del også internasjonalt. Dette er virksomheter som samarbeider med mange enheter i kommunen. De har også et meget godt nettverk utenfor kommunen. Kulturhuset Kulturhusets profil er fremdeles i en oppbyggingsfase. Det må fortsatt arbeides med forankringen i lokalmiljøet og finne tilbud som ikke konkurrerer med Aud Max, Kolben og Ski Rådhusteater, men er et supplement. Ungdomshusene Driver et variert tilbud som de hele tiden forsøker å endre i takt med ungdommenes behov. Er bra besøkt. Dette er et fristed for ungdom som ikke alltid finner seg til rette i organiserte fritidstilbud. Integrering Kulturskolen har etablert Ås internasjonale kultursenter med flerkulturelle tiltak i skoler og barnehager, store årlige kulturevenementer, flerkulturelle aktiviteter for barn, unge og familier, flerkulturelle arenaer i Ås og på Bjørnebekk asylmottak. Bibliotekene er et samlingssted for både voksne og barn med flerkulturell bakgrunn og det drives språkkafé for å bedre språkferdighetene i norsk. Etat for teknikk og miljø Etat for teknikk og miljø har ansvar for at idrettsanleggene og idrettsbyggene vedlikeholdes. De har også ansvar for bemanning i svømmehallene. Etaten utarbeider tiltaksplan for idrett, nærmiljø og friluftsliv, samt administrerer kommunens rolle knyttet til spillemiddelsøknader. Vår ref.: 15/01632-11 Side 4 av 7
Anlegg Drift og vedlikehold av idrettsanleggene er fordelt mellom enhet for eiendom og enhet for vei, idrett og natur. Eiendomsenheten har ansvaret for byggene, mens de utvendige idrettsanleggene ivaretas av enhet for vei, idrett og natur. Det er ingen hele stillinger knyttet til idrettsanleggene alene. Etatens ansvarsområde fordeles på flere ansatte som løser dette sammen med en rekke andre oppgaver. Dette gir en god fleksibilitet og bra utnyttelse av både mannskaper og utstyr. Skal idrettsanleggene skilles ut fra de øvrige kommunale driftsoppgavene, og driftes på samme måte, vil dette samlet sett kreve økte ressurser i forhold til dagens ordning. Med økte ressurser vil det være mulig å øke den kommunale innsatsen. Samtidig besitter idretten selv betydelige ressurser som kan utnyttes ved bedre samhandling enn det som er i dag. Dersom kommunen velger å løfte anleggene over i en egen etat bør det, med dagens økonomiske rammer, vurderes å overlate mer av driften til idretten selv og heller prioritere en kommunal koordineringsfunksjon. Helse og sosialetaten Helse og sosialetaten har ansvar for frivilligsentralen og forebyggende arbeid. Enhet for folkehelse og frivillighet består av følgende funksjoner: «den kommunale fysio- og ergoterapitjenesten, lokalt hjelpemiddellager, aktivitetssenter 1 ved Moer sykehjem, Frisklivssentralen og Frivilligsentralen». Folkehelsekoordinatorrollen er kun en del av enhetslederstillingen. Frivilligsentralen har 1 årsverk. Den skal være en møteplass for de som ønsker hjelp og de som ønsker å hjelpe. Den skal være et bindeledd for lag og foreninger dersom de ønsker det. De skal bidra til å skape aktivitet og samarbeid i nærmiljøet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av disse personene i en kulturetat, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted i organisasjonen. Rådmannens samlede vurdering Rådmannens ser det som viktig at kommunens innbyggere får et godt kulturtilbud ut fra de ressursene som blir satt av til dette området hvert år. Hun er derfor usikker på om samling av ressursene i en etat vil føre til et bedre tilbud. En kulturetat vil ut fra prosjektgruppens vurdering i modell 3, bestå av opptil 50 årsverk. Til sammenligning har kulturområdet i oppvekst og kulturetaten i dag 38 av disse årsverkene. Det er få årsverk som eventuelt vil bli tilført, utover det oppvekst- og kulturetaten gir fra seg. Vår ref.: 15/01632-11 Side 5 av 7
Det vil også bli en liten etat sammenlignet med oppvekst- og kulturetaten som i dag har 495 årsverk, helse- og sosialetaten som har 387 årsverk og teknisk etat som har 102 årsverk. Budsjettene for en kulturetat per i dag på kr 23 mill - vil bli små sammenlignet med de andre etatene. F.eks har oppvekst og kulturetaten et budsjett på kr 350 mill. Rådmannen vurderer det som viktigere å få en person, kultur- og fritidsleder, som kan drive kulturhuset framover slik som i modell 1. I dag har kulturområdet først og fremst 3 bein å stå på kulturskolen, bibliotekene og kulturhuset. Å satse på utviklingen av kulturhuset sammen med en videreutvikling av kulturskolen og bibliotekene bør være et godt fundament for en kommunal kulturutvikling. Å utvikle kulturhuset til å bli «noe å regne med» i lokalmiljøet er etter rådmannens vurdering den viktigste prioriteringen på nåværende tidspunkt. Ved å få inn en kultur- og fritidsleder som også skal ha et koordineringsansvar for samarbeidet med idretten, lokale lag og foreninger og kulturvirksomheten som drives i de andre etatene, vil kulturområdet ha spennende utviklingsmuligheter. Velger man å opprette en egen etat, så må kulturområdet enten tilføres en ny stillingshjemmel, etatssjef, eller kulturhuslederstillingen må omgjøres til etatssjef. En etatssjef vil i mindre grad enn en kultur- og fritidsleder ha mulighet til å konsentrere seg om den direkte videreutviklingen av kulturhuset. En etatssjef har rådmannens myndighet innenfor sitt område, men jobber også sammen med rådmannen og hennes ledergruppe om styringen av hele kommunen og dermed er også andre oppgaver tilført stillingen. Etatssjefen arbeider gjennom andre ledere og går kun i spesielle tilfeller inn i den direkte styringen av en virksomhet. Etatsjefen vil i tillegg til ansvaret for kulturhuset, ha ansvaret for bibliotek og kulturskolen og evt andre enheter. Kulturhuset må derfor ha en leder som kan ta seg av den daglige virksomheten og drive utviklingen av kulturhuset. Konklusjon Kommunen står foran en mulig kommunereform og sammenslåing med andre kommuner. Et endelig svar på dette har man ikke før sommeren 2017. En sammenslåing med andre kommuner, kan føre til helt andre organisasjonsformer enn det som finnes i dag i Ås kommune. Skulle resultatet av kommunereformen bli at Ås kommune opprettholdes som i dag, er dagens organisering av Ås kommune moden for en endring. Mye har skjedd siden omorganiseringen i Ås kommune i 2002/03 ikke minst har kommunen vokst med nesten 5000 innbyggere. Og kanskje skal derfor ikke kultur i framtiden være en del av oppvekst og kulturetaten. Men fram til det foreligger et endelig svar på kommunesammenslåingen, så vil rådmannen anbefale at det ansettes en kultur- og fritidsleder. Ettersom kulturhuslederen har gått av og ingen er konstituert i hans stilling, er det nå oppgaver som ikke blir utført. Vår ref.: 15/01632-11 Side 6 av 7
Å opprette en ny etat med etatssjef på nåværende tidspunkt kan vanskeliggjøre fremtidige prosesser. En leder for kulturhuset vil man uansett om det blir kommunesammenslåing eller en evt omorganisering ha behov for. Ethvert kulturhus trenger en daglig leder. Vår ref.: 15/01632-11 Side 7 av 7