MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Ås kommune MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget Møtetid: kl Møtested: Ås kulturhus, Lille sal Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Drøfting Saker til behandling 8/16 1. tertialrapport /16 Budsjettreguleringer 1. tertial /16 Organisering av kulturområdet 16 Ås, Ivar Ekanger Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00121

2 Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Drøfting Arbeidsmiljø, sykefravær m.m. Administrasjonsutvalget Side 2 av 26

3 Saker til behandling ADM-8/16 1. tertialrapport 2016 Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Arbeidsmiljøutvalget 2 Administrasjonsutvalget 8/ Hovedutvalg for helse og sosial 17/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø 29/ Formannskap 50/ Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1.tertialrapport 2016 tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget (orientering) Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Kontrollutvalget (til uttalelse) Formannskap Kommunestyret Vedlegg: 1. tertialrapport 2016 Vedtak i saken sendes til: Økonomisjef Administrasjonsutvalget Side 3 av 26

4 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Tertialrapportene er bygd opp etter samme struktur som handlingsprogram I tertialrapporten rapporteres det på økonomi (kap.2) og hovedsatsninger (kap.3). Denne tertialrapporten er første rapportering etter den nye malen for hovedsatsninger slik de framkommer i kapittel 4 i handlingsprogrammet. Da det er vedtatt mange delmål og innsatsområder med tilhørende tiltak i fireårsperioden, gis det kun rapportering på tiltak med rapporteringsfrist i løpet av våren og høsten Økonomiske konsekvenser: Se egen sak om budsjettreguleringer 1. tertial Konklusjon med begrunnelse: Tertialrapport er fast rapportering til kommunestyret. Rådmannen anbefaler at 1.tertialrapport 2016 tas til orientering. Administrasjonsutvalget Side 4 av 26

5 ADM-9/16 Budsjettreguleringer 1. tertial 2016 Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Administrasjonsutvalget 9/ Hovedutvalg for helse og sosial 18/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 4 Hovedutvalg for teknikk og miljø 30/ Formannskap 51/ Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Budsjettreguleringer per 1. tertial 2016 foretas i henhold til tabell 1 og Det tilsettes en fast stilling som psykolog dersom kommunen får delfinansiert stillingen med tilskuddsmidler. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskap Kommunestyret Vedlegg: Ingen Vedtak i saken sendes til: Etatsjefer Økonomiavdelingen Revisjonen Administrasjonsutvalget Side 5 av 26

6 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Vedtatt handlingsprogram innebærer et netto driftsresultat på ca1 %. Status per 1. tertial viser at prognosen for resultatet for 2016 blir omtrent som opprinnelig vedtatt. Helse og sosial har forventede merutgifter som følge av økte utgifter og underbudsjetterte poster innen sosialtjenesten og barnevern. Samtidig får kommunen økte skatteinntekter og lavere lønns- og pensjonsutgifter som bidrar til en styrking av resultatet. Rådmannen vil understreke at enhetene må styre stramt innenfor de rammene som nå foreslås justert, og at det ikke er rom for ytterligere budsjettreguleringer i Fakta i saken Rådmannen foreslår i denne saken forslag til reguleringer av budsjettet for Bakgrunnen for reguleringene er endrede budsjettforutsetninger og behov for styrking av enkelte tjenesteområder for å få realistiske budsjetter. Budsjettendringer per 1. tertial gjelder i utgangspunktet kun for Eventuelle tiltak som har helårseffekt i 2017 vil Rådmannen måtte foreslå som nye tiltak i Handlingsprogram Kommentarer til større poster Grunneiervederlag Ålerudmyra Kommunen har budsjettert med inntekter fra grunneiervederlag fra deponi på Ålerudmyra skytebane. Disse inntektene kommer først i Dette gir lavere inntekter i 2016 og tilsvarende forventede økte inntekter i Premieavvik Kommunen skal inntektsføre 18,1 mill. kr i premieavvik på pensjon i 2016 i henhold til økonomiregelverket for kommuner. Dette er ikke reelle inntekter og dette må utgiftsføres igjen i Forskyving av inntekter fra Ålerudmyra til 2017 kan bidra til å dekke den ekstraordinære pensjonskostnaden som kommer i Lønn og pensjon I statsbudsjettet for 2016 ble kommunesektoren kompensert for anslått pris- og lønnsvekst på 2,7 %, som bl.a. bygde på et lønnsvekstanslag på 2,7 %. I revidert statsbudsjett for 2016 anslås deflator til 2,6 %. Lønnsvekstanslaget er nedjustert til 2,4 %. Lavere lønnsvekst enn forutsatt utgjør ca 3 mill. kr i reduserte lønnskostnader i 2016 for Ås kommune. Finans Økte marginer fra bankene på utlån bidrar til at renteutgiftene blir høyere enn budsjettert. Samtidig får kommunen også noe økte marginer på bankinnskudd. Nettoeffekten er økte renteutgifter på ca 4,5 mill. kr. Avkastningen på kommunens kapitalforvaltning er omtrent null etter 1. tertial. Rådmannen foreslår derfor å redusere budsjettert avkastning med 3,2 mill. kr for Administrasjonsutvalget Side 6 av 26

7 Økt konsumprisindeks Samtidig som lønnsveksten reduseres blir konsumprisindeksen høyere enn budsjettert. I revidert statsbudsjett oppjusteres den fra 2,5% til 2,8%. Dette må enhetene dekke gjennom effektivisering, innsparing og gode innkjøp. Nytt tiltak - Psykolog Rådmannen foreslår i utgangspunktet ikke nye tiltak og årsverk i forslag til budsjettreguleringer per 1. og 2. tertial. Det er gjort et unntak fra dette i denne saken, da rådmannen foreslår at det tilsettes en fast stilling som psykolog rettet mot barn, unge og unge voksne. Dette på bakgrunn av at det er et stort behov for en styrking på dette området, samt at det i statsbudsjettet for 2016 er etablert en statlig tilskuddsordning til formålet. Det er anslått en årlig kostnad på kr og tilskudd på kr. Rådmannen har søkt om midler til en slik stilling med forbehold om kommunestyrets vedtak. Det er opp til kommunestyret å vedta om stillingen skal etableres. Reversert kutt Budsjettet for 2016 har innarbeidet et innsparingsforslag fra HP (side 92 pkt 73) på 1,4 mill. kroner innen barn og unge herunder forebyggende helse. Innsparingen var et ledd i arbeidet med et tverretatlig prosjekt for å bedre samordningen mellom tjenestene i Ås kommune innrettet mot barn og unge. Rådmannen ser at det ikke vil være hensiktsmessig å gjennomføre innsparingen. Rådmannen forslår derfor at gevinstene av prosjektet «Barn og unge» heller bør tas ut gjennom opprettholdelse av tilbudet til barn og unge, med befolkningsvekst, fremfor økonomiske besparelser. Investeringer Rådmannen foreslår i tabell 2a forslag til endringer i investeringsbudsjettet for Resterende bevilging fra avsluttede prosjekter med mindreforbruk overføres ubundet investeringsfond. Nye prosjekter finansieres med bruk av ubundet investeringsfond. Netto styrkes ubundet investeringsfond med kr. Vurdering: Behov for reguleringer av driftsbudsjettet for etatene Rådmannen foreslår følgende budsjettreguleringer for 2016 som følge endringer i rammebetingelser og nye prognoser per 1. tertial 2016: Tabell 1 Budsjettreguleringer i driftsbudsjettet. Tabell 1. Budsjettreguleringer drift (alle tall er i hele 1000) Regnskap 2015 Oppr. budsjett 2016 Rev. budsjett 2016 Endring Nytt rev. budsjett Sentraladministrasjonen TV aksjonen * Valg - kommunereformen Sentrumsreguleringsarbeid Kjøp fra kommuner/kemneren Administrasjonsutvalget Side 7 av 26

8 Tabell 1. Budsjettreguleringer drift (alle tall er i hele 1000) Regnskap 2015 Oppr. budsjett 2016 Rev. budsjett 2016 Endring Nytt rev. budsjett Oppdatering av matrikkel etter taksering Bidrag andre trossamfunn Oppvekst og kultur Gjestebarn fra Frogn kommune kom i mars for trinn midler fra UDIR Økt lærertetthet Trinn * * * Sekretær fra HS til OK på Brønnerud skole Assistent fra Frydenhaug til Brønnerud SFO Assistent fra Frydenhaug til Brønnerud SFO Grunnskolebeløp asylsøkere på Kroer utbetalt 2016 gjeldende Helse og sosial * * * Til disposisjon Helse- og sosialsjef (ress.krevende) Sekretær fra HS til OK på Brønnerud skole Andel av ny Psykologstilling - 1/2- årseffekt Prosjekt - Barn og unge, omprioritering Tilskudd ny Psykologstilling - 1/2- årseffekt Merforbruk på sosialhjelpsbidrag - for lavt budsjettert Flyktningentjenesten Topptur * *.340* * * Merforbruk blant annet grunnet flere forsterhjemsbarn refusjon fra staten Ressurskrevende brukere Merutgift grunnet flere beboere med 1:1-faktor merinntekter på Vederlagsinntekter Langtidsopphold Merutgifter grunnet beboere med høyere pleiefaktor Andel av ny Psykologstilling - 1/2- årseffekt Kjøp vedr. ACT-team * Feilpålagt innsparingskrav vedr. psykisk helse (fra 2014) Merforbruk pga ny ressurskrevende beboer * *.254 Redusere leasingutgifter forutsatt at kjøp av bil vedtas (investeringsregnskapet) Redusere leasingutgifter forutsatt at kjøp av bil vedtas (investeringsregnskapet) Administrasjonsutvalget Side 8 av 26

9 Tabell 1. Budsjettreguleringer drift (alle tall er i hele 1000) Regnskap 2015 Oppr. budsjett 2016 Rev. budsjett 2016 Endring Nytt rev. budsjett Teknikk og Miljø * Avgiftsparkering *.7*.222 Flytting av elever FDV Nordbytun Fellesinntekter og -utgifter Redusert lønnsvekst etter lønnsoppgjør Redusert pensjonspremie Rammetilskudd , Skatteinntekter , Eiendomsskatt Renteutgifter Renteinntekter Redusert avkastning everksmidler Ekstraordinære poster Grunneiervederlag Ålerudmyra Premieavvik KLP og SPK Amortifisert premieavvik KLP og SPK Avsetning til disposisjonsfond , Kommentarer budsjettreguleringer drift 1.tertial 2016 Sentraladministrasjonen 1. Styrking av budsjett som følge av å sette ut TV-aksjon mot en godtgjøring på kroner per gang per år. 2. For å gjennomføre folkeavstemning i forbindelse med kommunereformen er det behov for et budsjett på 0,6 mill. kroner. 3. Midler til områderegulering i Ås sentrum økes med 1,3 mill. kroner. Dette er til konsulenttjenester vedrørende utredninger som er bestilt gjennom Planprogram Ås sentralområde, vedtatt av kommunestyret i og gjelder driftsregnskapet. Midlene tas ut av investeringsregnskapet. 4. Kemneren har et mindreforbruk i 2015 som i hovedsak skyldes vakanser. Mindreforbruket i 2015 kommer til fratrekk fra kommunenes bidrag til kemneren i Ås kommunes andel av mindreforbruket utgjør 0,726 mill. kroner. 5. Kommunestyret har vedtatt taksering av boliger i 2016 med sikte på mulig innføring av eiendomsskatt i Da det tas sikte på å benytte data fra skatteetaten for verdsetting av ordinære boliger er det kun behov for taksering av fritidsboliger og våningshus. I forbindelse med taksering er det hensiktsmessig også å oppdatere matrikkelen med arealinformasjon. Det er imidlertid ikke avsatt midler til dette. Det foreslås derfor at bevilgningen til taksering økes med 0,7 mill. kroner slik at det også kan gjennomføres oppdatering av matrikkelen. 6. Bidrag til andre trossamfunn er budsjettert for lavt. Støtten skal tilsvare overføringene til Den norske kirken. Det er behov for en økning på 0,4 mill. kroner. Administrasjonsutvalget Side 9 av 26

10 Oppvekst og kultur 7. Faktura fra Frogn kommune på gjestebarn for 2015 kom i mars. Det ble ikke avsatt for denne i årsavslutningen. Det er derfor behov for å tilføre kroner i Refusjonen fra UDIR til barneskolene knyttet til styrking av økt lærerinnsats trinn blir høyere enn antatt. Inntekten reguleres derfor opp med 1,319 mill. kroner. 9. Kostnaden knyttet til økt lærerinnsats 1.-4.trinn må økes med 1,319 mill. kroner etter retningslinjer fra UDIR. Midlene fordeles på barneskolene. 10. Sekretær flyttet fra Helse og Sosialetaten til Brønnerud skole. Lønnsmidler for 55,38 % stilling overføres fra Helse og Sosialetaten ut året. 11. Assistent flyttet fra Frydenhaug barnehage til Brønnerud SFO. Brønnerud SFO budsjett tilføres midler. 12. Assistent flyttet fra Frydenhaug barnehage til Brønnerud SFO. Frydenhaugs budsjett reduseres tilsvarende. 13. Grunnskolebeløp asylsøkere på Kroer ble utbetalt 2016, og gjelder Budsjettet for refusjoner blir derfor økt. Helse og sosial 14. Bufferen til uforutsette ressurskrevende brukere reduseres med 2 mill. kroner omreguleres til Moer sykehjem, Demenssenteret og boligen i Dr. Sødringsvei. 15. Sekretær flyttet fra Helse og Sosialetaten til Brønnerud skole. Budsjettet på ansvar for administrasjonen på helse og sosial reguleres derfor ned med kroner. 16. Som følge av krav om kommunal egeninnsats ved tilsettelse av tilskuddsfinansiert psykologstilling styrkes Forebyggende Helse sitt lønnsbudsjett med kroner. Det er beregnet ½-årseffekt. 17. Budsjettet ved ansvar for forebyggende helse, inneholder tidligere innsparingsforslag fra HP (side 92 pkt 73) på 1,4 mill. kroner som Rådmannen ser at det ikke vil være hensiktsmessig å gjennomføre. Gevinstene av prosjektet vil bli tatt ut gjennom opprettholdelse av tilbudet til barn og unge fremfor økonomiske besparelser. 18. Tilskuddsfinansiert psykologstilling gir økte refusjoner på Forebyggende helse med kroner. Det er beregnet ½-årseffekt 19. Økningen på sosialhjelp i 2015 var ikke hensyntatt i sin helhet i ved utarbeidelsen av 2016-budsjettet. Rammen bør derfor økes med 5 mill. kroner for å gjøre budsjettet mer realistisk. 20. Bevilgning på kroner til flyktningetjenesten for årets topptur, et ledd i integreringsarbeidet. 21. Hele økningen av barnevernsutgiftene i 2015 ble ikke hensyntatt ved budsjettering av I tillegg har det vært en økning i antall fosterhjemsbarn. Det er behov for å øke rammen til barnevern med 5,5 mill. kroner. 22. En større andel av kostnadene i Helse og Sosialetaten er knyttet til ressurskrevende brukere. Dette gir grunnlag for å øke budsjetterte refusjoner med 6,5 mill. kroner knyttet til denne gruppen. 23. Det er behov for å øke lønnsbudsjett på Moer med 5 mill. kroner, da det blant annet er flere brukere enn tidligere med behov for 1:1-bemanning 24 timer i døgnet. Administrasjonsutvalget Side 10 av 26

11 24. Vederlagsinntektene synes budsjettert for lavt med 3 mill. kroner. 25. Enkelte brukere krever høyere pleiefaktor enn vanlig. Dette gir behov for økt lønnsbudsjett i størrelsesorden 2 mill. kroner på demensomsorgen. 26. Som følge av krav om kommunal egeninnsats ved tilsettelse av tilskuddsfinansiert psykologstilling styrkes ansvar for psykisk helse sitt lønnsbudsjett med kroner. Det er beregnet ½-årseffekt 27. Samarbeidsavtalen med A-hus om ACT-team blir kroner dyrere enn antatt og det er behov for økte ressurser. Dette er en samarbeidsavtale mellom Akershus universitetssykehus og Follo-kommunene som går på «Aktivt oppsøkende lokalbasert behandling» til personer med alvorlig psykisk lidelse, omfattende tilleggsproblemer og lavt funksjonsnivå, som ikke nyttiggjør seg vanlige hjelpetiltak. 28. Vedtatt innsparing for psykisk helse i HP 2014 av kommunestyret på kroner kan ikke innfris da det viste til et tilskudd øremerket til særskilt formål, jf HP side 90, punkt Grunnet ny ressurskrevende beboer ved Dr. Sødringsvei, er det behov for å øke lønnsbudsjettet med kroner. 30. Kommunen løser ut leasingavtale ved å kjøpe biler der det er mest økonomisk hensiktsmessig. Budsjetterte kostnader på konto for leasingutgifter kan da reduseres med kroner. 31. Reduserte leasingsutgifter gir mulighet for å overføre kroner fra driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet. Teknikk og miljø 32. Tilrettelegging av avgiftsparkering i Ås kommune tar lengre tid enn antatt. Ny parkeringsforskrift trer i kraft 1/1-19 og forslaget må justeres i tråd med sentrumsreguleringen. Inntektsanslaget fra HP (punkt 48, side 70) reverseres med kroner. 33. Forventede ekstrakostnader på kroner knyttet til forvaltning drift og vedlikehold i forbindelse med flytting av klasser fra Solberg skole til Nordbytun ungdomsskole gir behov for å styrke budsjettet på eiendomsenheten. Fellesinntekter og -utgifter 34. Tariffoppgjøret 2016 viser lavere lønnsvekst enn Ås kommune forventet. Lønnspotten reduseres derfor med 3 mill. kroner 35. Pensjonspremien blir redusert med 5 mill. kroner i forhold til opprinnelig budsjett. 36. KS prognosemodell etter innbyggertall pr gir en reduksjon av rammetilskuddet til Ås kommune på 5,5 mill. kroner. 37. KS sin prognosemodell viser et høyere skatteanslag for Ås kommune en opprinnelig budsjettert. Budsjettet økes med 11 mill. kroner. 38. Inntektene på eiendomsskatt forventes 1 mill. kroner høyere enn antatt. 39. Renteutgiftene forventes 6,5 mill. kroner høyere en beregnet i opprinnelig budsjett. 40. Renteinntektene forventes 2 mill. kroner høyere enn opprinnelig budsjettert. 41. Budsjettert avkastning på E-verksmidlene reduseres med 3,2 mill. kroner grunnet forventet lavere avkastning enn budsjettert. Administrasjonsutvalget Side 11 av 26

12 Ekstraordinære poster 42. Grunneiervederlag på Ålerudmyra blir lavere enn antatt. Budsjettet justeres ned med 10 mill. kroner. 43. Beregningen fra KLP og SPK på Ås kommunes premieavvik blir 18,1 mill. kroner i inntekt som skal bokføres i Tilsvarende beløp skal kostnadsføres i Amortifisert premieavvik er premieavvik fra 2015 på 2,4 mill. kroner som kostnadsføres i Netto merutgifter per 1.tertial 2016 må dekkes av redusert avsetning til disposisjonsfond. Dette utgjør kr med rådmannens forslag til budsjettreguleringer. Administrasjonsutvalget Side 12 av 26

13 Tabell 2a Budsjettreguleringer i investeringsbudsjettet (tall i 1 000) Tabell 2. Budsjettreguleringer investering Regnskap 2015 Rev. Budsjett 2016 Endring i budsjett 2016 Nytt rev. Budsjett 2016 Total ramme Prosjekter som avsluttes med mindreforbruk: Kulturhuset Fasader Rehabilitering Rustad skole, k-sak 20/ Solberg gård Barnehagetiltak - Brønnerud, Solbergtunet, Nordbyskole og Skolehusvn Kroer skole ventilasjon, Låven Scenerigg kulturhuset VAR Møller Nordby Sum avslutning med mindreforbuk Prosjekter med økt finansieringsbehov: 8. 02* Mulighetsstudie - Granheim * Rustad Modulskole - forberedelser K-sak 19/ Kjøp av bil driftsavdelingen Helse- og sosial Kjøp av bil Driftsavdelingen Helse- og sosial Ombygging Nordbytun for å ta imot 6 og 7 klasse fra Solberg skole, jf k sak 6/ * Investering Follo Barne- og ungdomsskole K-sak 15/ Konsekvensutredning av Ås, plan og utvikling, mulighetsstudie * Åsgård skole planlegging Sum nye prosjekter og endringer av vedtatte prosjekter Netto endring i finansieringsbehov -957 Tabell 2b Finansiering av endringene i investeringsbudsjettet (tall i kr) Sum nye prosjekter og prosjekter med endringer (bruk av ubundet investeringsfond) Sum mindreforbruk avsluttede prosjekter (avsetning til ubundet investeringsfond) Sum avsetning til ubundet investeringsfond, konto Administrasjonsutvalget Side 13 av 26

14 Kommentarer budsjettreguleringer investeringer 1.tertial 2016 Avslutning av prosjekter med mindreforbruk 1. Prosjekt Fasader Kulturhuset foreslås avsluttet. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 2. Prosjektet Rehabilitering Rustad skole (fra 2009) er avsluttet. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 3. Prosjektet Solberg gård er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 4. Prosjekt Barnehagetiltak på Brønnerud, Solbergtunet, Nordby skole og skolehusveien er ferdigstilt. Resterende budsjett 1,375 mill. kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 5. Prosjektet Ventilasjon Kroer skole (låven) er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 6. Prosjektet Scenerigg kulturhuset er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 7. Prosjektet VAR Møller Nordby er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. Nye og endrede investeringsbehov 8. Utgifter knyttet til mulighetsstudie ved Granheim. 9. Det er vedtatt bygging av modulskole ved Ås stadion, jf K-sak 19/15 av og K-sak 33/16 av Det er kun avsatt midler til prosjektet fra og med I 2016 er det behov for et budsjett på 1 mill. kroner til Rustad modulskole, forberedelser og oppstart. 10. Det er ønskelig å kjøpe bil ved driftsavdeling i Helse og Sosialetaten i stedet for å lease. Det er behov for kroner til dette. 11. Bilkjøp til Driftsavdelingen ved Helse og Sosialetaten finansieres ved overføring fra driftsbudsjettet. Beløpet som foreslås overført er kroner. 12. I henhold til K-sak 6/16 er det behov for et budsjett på 2,741 mill. kroner i forbindelse med ombygging av Nordbytun ungdomsskole for å ta imot elever fra Solberg skole. 13. I henhold til K-sak 15/15 av er det behov for å styrke budsjettet for investeringen ved Follo Barne- og ungdomsskole. Ås sin andel gir behov for å styrke budsjettet med 5,807 mill. kroner. 14. Utgifter til Konsulenttjenester - konsekvensutredning av Ås, plan og utvikling mulighetsstudie, er påstartet og belastet driftsregnskapet. Prosjektet avvikles som investeringsprosjekt og kroner overføres derfor til ubundet investeringsfond. 15. Det ble i Handlingsprogram bevilget 8 mill. kr for 2015 til planlegging av utvidelse Åsgård skole. I handlingsprogram ble det bevilget ytterligere 8 mill. kr for Rådmannen foreslår at rammen nedjusteres med 8 mill. kr til totalt 8 mill. kr. Summen vil fortsatt være tilstrekkelig for å sikre nødvendig fremdrift i planlegging av prosjektet. Administrasjonsutvalget Side 14 av 26

15 Økonomiske konsekvenser: Rådmannens forslag til budsjettreguleringer per 1. tertial 2016 innebærer at prognose for netto driftsresultat opprettholdes på ca 1 %. Alternativer Ansettelse av Psykolog utsettes og vurderes i forbindelse med Handlingsprogram Konklusjon med begrunnelse: Budsjettreguleringer foretas i henhold til tabell 1 og 2. Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. Administrasjonsutvalget Side 15 av 26

16 ADM-10/16 Organisering av kulturområdet Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ungdomsrådet 9/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/ Administrasjonsutvalget 7/ Formannskap 35/ Arbeidsmiljøutvalget 7 Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalget 10/ Formannskap 52/ Kommunestyret Saken ble utsatt i Formannskapet , notat legges frem i vedlegg 4. Saken legges frem på nytt for HOK, Administrasjonsutvalg og Formannskap. Tidligere behandling: Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. Det utlyses en 100 % stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. Lokalhistorisk arkiv tilføres 10% stilling til oppgaven 4. Ansvaret for ungdomshusene ligger i en overgangsfase direkte til oppvekstog kultursjefen 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Administrasjonsutvalgets innstilling : Saken utsettes til etter folkeavstemningen Formannskapets utsettelsesvedtak : Saken utsettes. Rådmannen bes utrede nærmere hvordan modell 3 kan implementeres til Formannskapets møte Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. 4. Ungdomshusene legges organisatorisk til kulturskolen. 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Etatsjef oppvekst og kultur Administrasjonsutvalget Side 16 av 26

17 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyret Vedlegg: 1. Utkast modell organisering kultur 2. Rapportering kulturhuset Organisering rådmannens anbefaling 4. Notat fra rådmannen om implementering av modell 3, jf. F-sak 35/16, Vedtak i saken sendes til: Rektor kulturskolen Biblioteksjef Etatssjef oppvekst- og kultursjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er et omforent ønske om å skape en sterkere og mer samlet kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som i større grad vektlegger kulturhuset som samlingspunkt for kulturen i Ås. Det foreslås at det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder når nåværende kulturleder slutter Kulturhusleder bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset, ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom kulturhuset, biblioteket, kulturskolen og andre virksomheter i Ås og ivareta enkelte av tidligere kulturleders oppgaver. Kulturhuslederen skal også utvide samarbeidet med det profesjonelle- og frivillige kulturlivet i Ås. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv. Ungdomshusene legges under kulturskolen. Fakta i saken Tidligere politisk behandling: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/ , og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret Administrasjonsutvalget Side 17 av 26

18 «Bestillingen» for arbeidet ble formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og var klart for behandling i Den ble det fremmet 2 saker for hovedutvalget for oppvekst- og kultur; Evaluering av kulturområdet sak 17/15 Evaluering av kulturhuset sak 18/15. I hovedutvalget for oppvekst- og kultur ble det følgende innstilling: Sakene utsettes inntil ny sak med følgende fremmes: 1. Vurdering av ulike organisasjonsformer knyttet til kulturområdet. 2. De økonomiske konsekvensene av de foreslåtte organisasjonsformene belyses. 3. Kulturområdet og aktivitetene diskuteres i eget møte i hovedutvalg for oppvekst og kultur før pkt. 1 og 2 ferdigstilles. Formannskapets vedtok følgende utsettelsesvedtak : Saken utsettes inntil hovedutvalg for oppvekst og kultur har ferdigbehandlet saken. Saken ble diskutert i hovedutvalget for oppvekst- og kultur den Kulturområdet i Ås kommune Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i 3 virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur - lag og foreninger, tilskudd mm,/ kulturhuset og ungdomshusene Administrasjonsutvalget Side 18 av 26

19 Nåværende organisering for kulturområdet i oppvekst- og kulturetaten Rådmann Oppvekst og kultursjef Fagrådgivere Leder pedagogisk psykologisk leder Kulturleder Kulturskolerektor Biblioteksleder 9 rektorer, 6 barnehagestyrere Ungdomshusene Kultur skolen Lokalhistori sk arkiv 7 barneskoler Kulturhuset 2 biblioteksfilialer 2 ungdomsskoler inkl VO 7 barnehager Illustrasjon 1 Kulturhusets organisering i dag Kulturleder Rudolf Lyd 50% - ledighet i stilling Kino 50% 100% Ungdomshusene Kulturhuskoordinator Kulturhuskonsulent Ansvar for utleie - 100% Lys 50% - - ikke inne i budsjettet for 2016 Midgard Illustrasjon 2 Kulturleder går av med pensjon fra Det vil si at det blir ledig 100% stilling. Lydansvarlig, 50% stilling, som har vært i permisjon fra høsten 2015, har sagt opp sin stilling. Lysansvarlig, 50% stilling, har sluttet. Midlene til denne stillingen ble trukket inn i forbindelse med budsjettbehandlingen for Leder for ungdomshusene, kino, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent opprettholdes. Administrasjonsutvalget Side 19 av 26

20 Vurderinger Alternative organiseringsformer Ut fra prosjektgruppens anbefalinger og rådmannens ønske om en sterkere kulturenhet, tilbakemeldinger fra HOK-møtet samt samtaler med lederne innenfor kulturfeltet og tillitsvalgte er det utarbeidet 3 alternativer til organisering av kulturfeltet. 1. Modell 1 Rådmannens forslag Det er ønske om å skape en sterkere kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som styrker kulturfeltet og spesielt innholdet i kulturhuset og andre kulturarenaer. Det er ønskelig med en leder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Nåværende kulturlederstillingen får navnet kulturhusleder. Enheten får navnet Kulturhuset. Stillingen lyses ut. Se vedlagte organisasjonskart. I forbindelse med nytilsetting så bør stillingens arbeidsoppgaver vurderes. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid, for en større synergieffekt. Behovet for å styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet kan utvikles ved at kulturhusleder finner naturlige samarbeidspunkter med disse. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være: ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås samarbeide med interne og eksterne aktører planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfeltet søke kulturmidler diverse andre mindre oppgaver som i dag ivaretas av kulturleder. Oppvekst- og kultursjefen vil fortsatt ha det overordnede strategiske ansvaret for hele kulturområdet. Andre stillinger Det foreslås at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Arkivaren har god kunnskap om kulturminner og navnesaker og vil kunne ivareta dette feltet. Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. Midlene til denne økningen tas i inneværende år innenfor kulturbudsjettet. Ungdomshusene foreslås lagt under kulturskolen som er den virksomheten innen kulturområdet som spesifikt arbeider med barn og unge. På den måten Administrasjonsutvalget Side 20 av 26

21 tydeliggjør man at kulturhuslederen skal konsentrere sin virksomhet om utvikling og drift av kulturhuset og tilsvarende arbeidsoppgaver. Stillingene som kinoansvarlig, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie, beholdes som i dag. 50% lydstilling har sagt opp stillingen sin. 50% lysstilling de økonomiske midlene - ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Det foreslås at lydstillingen ikke besettes, men at midlene til lydstillingen beholdes og at midlene til lys tilbakeføres i forbindelse med budsjett Det gjøres en avtale (etter en anbudsprosess) med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som etter avtale kan brukes til lyd og lys på arrangementer. Tilsvarende modell har f.eks. Askim kommune for sitt kulturhus. 2. Modell 2 leder av kulturskolen som leder av kulturområdet I denne modellen foreslås det at leder for kulturskolen blir kultursjef og har i samarbeid med biblioteksleder ansvar for hele kulturområdet. Kulturlederen går av med pensjon Han har ansvar for kulturhuset og allmennkulturlivet. Stillingen er 100%. I stedet for å lyse ut stillingen foreslås det at rektor for kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset og ungdomshusene i en 2-års prøveperiode. Han blir virksomhetsleder for kultur, fritid og kulturskole, i det daglige kalt kultursjef. Virksomheten får navnet Kultur og fritid. I denne enheten ligger kulturskolen med ressurssenter, ungdomshusene og allment kulturliv Biblioteksjef vil være en viktig samarbeidspartner. Etatsjef, kultursjef og biblioteksjef vil ha et felles ansvar for strategisk utvikling av kulturområdet i Ås gjennom jevnlige koordinerings- og planleggingsmøter. Administrasjonsutvalget Side 21 av 26

22 Lokalhistorisk arkiv Biblioteksleder 2 biblioteksfilialer Kulturskolen Rådmann Oppvekst- og kultursjef Fagrådgivere Pedagogisk psykologisk tjeneste Kultursjef/ Kulturskolerektor Kulturhuset Ungdomshusene 9 rektorer 2 ungdomsskoler + VO 7 barneskoler 6 barnehagestyrere 7 barnehager Illustrasjon 3 Se også vedlagte organisasjonskart som viser hvordan virksomheten er tenkt sammensatt og som beskriver bredden i kommunens tjenesteytelse innenfor kulturområdet. Den nåværende kulturleders stillingsressurs foreslås ved denne modellen fordelt på følgende måte: 10% av kulturlederstillingen brukes til å øke stillingen til arkivaren i lokalhistorisk arkiv for å ivareta kulturminner og navnesaker (fra 50% til 60% stilling). Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. 50% av kulturlederstilling brukes til å øke inspektørstillingen (fra 50% til 100%) i kulturskolen. Vedkommende skal ivareta fag- og personalansvaret i kulturskolen når rektor i kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset. Som inspektør er det er i dag ansatt en i 50% engasjement. 40% av kulturlederstillingen brukes til å øke administrativ hjelp på kulturområdet for å ivareta den økte mengden med administrative oppgaver samt koordineringen av fritidskulturlivet som bør være et satsningsområde. Andre stillinger Stillingene som leder for ungdomshusene, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie beholdes som i dag. 50% lydstilling besettes ikke. I stedet gjøres avtale med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som brukes til lyd og lys på arrangementer etter avtale. 50% lysstilling som ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016 bør tilføres kultur og fritid fra Administrasjonsutvalget Side 22 av 26

23 3. Modell 3 - Prosjektgruppens anbefaling: Prosjektgruppen som ble nedsatt etter kommunestyrevedtak i desember 2014, bestod av Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef, Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor, Emil Schmidt, økonomisjef, Sverre Strand Teigen, HOK, Laila P. Nordsveen, HOK, Linda Rasten, tillitsvalgt. Arbeidet ble ledet av innleid prosjektkonsulent Nils Gunnerud. Gruppen arbeidet våren 2015 med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. De gjennomførte en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av kultursjef. Denne enheten mener gruppen bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid. Hensikten med organiseringen Hensikten med den nye organiseringen er å etablere en robust og synlig kulturvirksomhet uten friske midler inn. Denne enheten skal videreføre arbeidet med dagens oppgaver. I tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens mål. Det er et ønske om å legge flere enheter inn i kulturenheten for å skape en enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne og som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Organisasjonskartet I en situasjon der en ikke kan forvente vesentlig vekst i budsjettrammene er det viktig å bruke midlene på beste og mest effektive måte. Av den grunn vil prosjektgruppen anbefale å etablere en kulturvirksomhet under en felles overbygning: Kultursjef Kulturskole Idrett Bibliotek Anlegg Kulturhus, kino, samfunnshus Frivillig arbeid Lag og foreninger Frivillighet, Fritid, Nærmiljø Barn og unge integrering Illustrasjon 4 Administrasjonsutvalget Side 23 av 26

24 Områder som i dag ikke er organisert i denne enheten, er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen. Det er ikke gjort økonomiske beregninger i forhold til denne modellen. Rådmannens vurdering: Modell 1 Organiseringen beholdes i store trekk som i dag, men tydeliggjør kulturhusets viktige rolle som samfunns- og kulturarena, ved at man ansetter en leder for kulturhuset. I tillegg legges ungdomsklubbene under kulturskolen for å samle kulturtilbud for barn og unge under en enhet. Navnesaker og kulturdelen av kulturminner foreslås lagt til lokalhistorisk arkiv. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturfeltet i Ås ved å lage en organisering som tydeliggjør kulturhuset som et samlingspunkt for kulturen i Ås. Kulturskolen og biblioteket har i dag mange arrangementer og oppgaver som det ville være naturlig å samarbeide med leder for kulturhuset om. Med denne modellen vil kommunen ha en kulturhusleder som kan konsentrere seg helt om virksomheten og ikke dele tiden sin på flere virksomheter. Denne modellen gir også biblioteket og kulturskolen tid og kapasitet til å fortsette sin gode utvikling uten å måtte konsentrere seg om flere felt. Kulturhuslederen skal i tillegg til å lede og utvikle kulturhuset ivareta noen av tidligere kulturleders oppgaver. Det bør ansettes en kulturhusleder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid samt styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet. Det er i dag avsatt lite midler til å igangsette arrangementer i kulturhuset. For å få til en god utvikling må man trekke på lokale krefter. Kulturhuslederen må aktivt jobbe mot både det lokale og profesjonelle kulturlivet. Modell 2 Administrasjonsutvalget Side 24 av 26

25 Det er viktig med en samordning av kulturfeltet for å få ut synergieffektene og samtidig ha et godt driv framover. Både biblioteket og kulturskolen er velfungerende institusjoner som ligger langt framme i utviklingen innen sine områder. Lederne i begge disse enhetene har arbeidet mange år i Ås kommune, har god lokalkunnskap og kjenner brukernes behov. Mange av kulturtilbudene springer ut fra deres virksomheter. Rådmannen ser at denne modellen har både fordeler og ulemper. Fordelen er at lokalkunnskapen ivaretas. Ulempen er at organisasjonen ikke tilføres noe nytt og at modellen kan være krevende å drive. Rektor på kulturskolen blir også kultursjef og skal ivareta både hele kulturområdet og kulturskolen. Det er stort, variert og sprikende område å være daglig leder for. Modell 3 Rådmannen støtter mange av prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. Ellers ligner modellen mye på modell 1. Økonomiske konsekvenser: Det er i denne saken ikke lagt fram noen endrede økonomiske forutsetninger. Det er heller ikke tatt høyde for innsparinger. Det er i dag god aktivitet i kulturhuset. Se vedlagte årsrapport for Det er i inneværende budsjett avsatt lite midler til lyd og lys i forbindelse med arrangementer. Midlene på kr til lys ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Lydmannen er i permisjon, men har nå sagt opp stillingen sin i Ås kommune. Fritidskulturlivet drives av enkeltpersoner, både profesjonelle og amatører, og organisasjoner uten særlige økonomiske midler. Hvis de skal betale både for leie av lokaler og lyd og lys, er det mange som ikke vil kunne bruke kulturhuset. Ønsker kommunen et aktivt kulturhus så må det være mulig å bruke huset uten altfor store kostnader for brukerne. I forbindelse med budsjettet for 2017 foreslås det at lønnsmidlene på kr til lys tilbakeføres (slik budsjettet for 2015 var) og at midlene til lyd opprettholdes. I tillegg forslås det å sette av midler til underskuddsgaranti i forbindelse med store arrangementer med nasjonalt kjente artister. Det vil medføre at det vil være litt lettere å booke inn dyre artister. Administrasjonsutvalget Side 25 av 26

26 Tillitsvalgtes uttalelser Saken er lagt fram for MFO, Musikernes fellesorganisasjon, UDF, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. De ønsker en egen leder for kulturområdet, og MFO ønsker i utgangspunktet at både kulturskolen og biblioteket ligger under en kultursjef som ivaretar hele feltet. Modell 2 mener fagforeningene vil tilføre rektor på kulturskolen for mange nye oppgaver. Det kan føre til at han blir perifer som leder av kulturskolen og føre til at det kan bli mangel på faglig ledelse og utvikling av kulturskolen og for liten tid til ivaretakelse av de ansatte både på kulturskolen og kulturhuset. De er av den oppfatning at det blir for mange arbeidsoppgaver på en person med en slik modell. De mener at modell 1 vil best ivareta de ansatte.. Konklusjon med begrunnelse: Det har vært mange runder for å komme fram til et forslag om organisering av kulturområdet. Ås kommune har særlig to områder innen kulturfeltet som gjennom flere år har pekt seg ut i positiv retning innen sitt felt; kulturskolen og biblioteket. Når kulturlederen i Ås nå går av med pensjon, så åpner det seg muligheter for å gjøre endringer innen kulturfeltet. Det foreslås i saken at oppvekst- og kulturetaten opprettholdes som i dag og at det ansettes en kulturhusleder som har ansvar for kulturhuset. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være å ha ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus, pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset og ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås. Det foreslås imidlertid at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Dette ivaretas innenfor budsjettet i For å sikre at kulturhuset har tilstrekkelige ressurser til ivaretagelse av teknisk utstyr, må budsjettet tilføres kr for lys. Disse midlene ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for I tillegg må midlene til lyd, kr , opprettholdes. Det foreslås at man gjennom anbud gjør en avtale med et firma som kan påta seg oppdrag med ivaretagelse av teknisk utstyr i kulturhuset og ivareta lyd og lys. Kan vedtaket påklages: Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Administrasjonsutvalget Side 26 av 26