MØTEINNKALLING Formannskapet

Transkript

1 Ås kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtetid: kl Møtested: Ås kulturhus, Lille sal Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 26/15 1. tertialrapport /15 Budsjettreguleringer 1.tertial /15 Årsmelding med årsberetning /15 Ås kommunes årsregnskap /15 Rapport fra prosjektgruppe - Ny tertialrapport 18 31/15 Evaluering av kulturområdet 20 32/15 Evaluering av kulturhuset 25 33/15 Vaktmesterordningen i Ås kommune 29 34/15 Voksenopplæring - organisasjonsendring 35 35/15 Veien mot en bedre barnevernstjeneste i Ås kommune /15 Endringer i forskrift om foreldrebetaling i barnehager - nasjonal ordning for reduksjon i foreldrebetalingen 54 15/00120

2 37/15 Etterberegning tilskudd til private barnehager for /15 Forslag til videre organisering, finansiering og varighet av samarbeidet i vannområdet Morsa: Vansjø/Hobøl- og Hølenvassdraget med tilgrensende kystbekker og kystområder 60 39/15 Videre finansiering av PURA - videreføring av spleiselagsmodellen 69 40/15 Fritak for eiendomsskatt /15 Solbergtunet barnehage, sluttrapport med regnskap. 86 Ås, Johan Alnes Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Formannskapet Side 2 av 88

3 Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker 1. Nytt valgoppgjør til kommunestyret - varaplass nr. 4 for MDG, Erik Wegge Bergvik, jf. 15/ Innkalling til Nordre Follo Renseanlegg IKS styremøte Protokoll fra Kemneren i Follo representantskapet Innkalling til Nordre Follo Renseanlegg IKS styremøte Referat fra Nordre Follo Renseanlegg IKS styremøte Årsmelding 2014 Den Norske Kirke, Ås menighet Formannskapet Side 3 av 88

4 Saker til behandling F-26/15 1. tertialrapport 2015 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Administrasjonsutvalget Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur 13/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 21/ Formannskapet 26/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: AMU (orientering) Administrasjonsutvalg Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Kontrollutvalg (uttalelse) Formannskap Kommunestyre Vedlegg: (separat trykk/ nettbrett: Vedlegg til flere utvalg) 1. tertialrapport 2015 SAKSUTREDNING: Formannskapet Side 4 av 88

5 Fakta i saken Tertialrapportene er bygd opp etter samme struktur som handlingsprogram I tertialrapporten rapporteres det på følgende: - Tiltak beskrevet i handlingsprogrammet - Oppfølging av vedtak - Økonomi - Planoversikt 1. tertialrapport er en rapportering på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan. Da det er vedtatt mange mål med tilhørende tiltak, gis det ikke en uttømmende rapportering på hvert enkelt tiltak. Der det imidlertid er avvik mellom vedtatte tiltak og faktisk gjennomføring, blir dette rapportert. Mål og tiltak der det har vært aktivitet i perioden, og strategier og tiltak med høyt politisk fokus som er gjennomført fra mai til august, er også trukket frem. En prosjektgruppe sammensatt av medlemmer fra administrasjonen og politikere har sett på tiltak for å forbedre tertialrapporteringen. Økonomirapporteringen er endret i tråd med forslaget fra denne prosjektgruppen. Økonomiske konsekvenser: Se egen sak om budsjettreguleringer 1. tertial Konklusjon med begrunnelse: Tertialrapport er fast rapportering til kommunestyret. Rådmannen anbefaler at 1. tertialrapport 2015 tas til orientering. Formannskapet Side 5 av 88

6 F-27/15 Budsjettreguleringer 1.tertial 2015 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Charlotte Barbulla Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur 14/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 22/ Administrasjonsutvalget 4/ Formannskapet 27/ Arbeidsmiljøutvalget Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Budsjettregulering foretas i henhold til tabell 1 og Det vedtas økt låneopptak for 2015 på kr på kr. Dette gjelder opptak av for lite lån i henhold til vedtatt låneopptak fra 2014 på kr og kr som følge av nye lånebehov i Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for teknikk og miljø Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyre Vedlegg: Ingen Vedtak i saken sendes til: Etatssjefer Økonomiavdelingen Revisjonen Plankomiteen Formannskapet Side 6 av 88

7 SAKSUTREDNING: Vedtatt handlingsprogram innebærer et netto driftsresultat på 1,5 %. Status per 1. tertial viser at prognosen for resultatet for 2015 blir omtrent som opprinnelig vedtatt. Helse og sosial har store budsjettutfordringer, samtidig viser prognoser at sentrale inntektsposter kan økes. I 2014 ble det vedtatt opptak av lån på kr. Rådmannen tok opp et lån på kr. Resterende låneopptak må tas opp i 2015 for å sikre fullfinansiering av vedtatte prosjekter fra Dette utgjør et lånebehov på kr. I 2015 er det vedtatt finansiering av investeringsprosjekter med inntekter fra salg av Dyster Eldor på 20 mill. kr og Hangartomta på 5 mill. kr. Salg av disse prosjektene er utsatt og vil derfor ikke kunne finansiere investeringer i Det er derfor et finansieringsbehov på 25 mill. kr som følge av dette. Samtidig avslutter Rådmannen flere investeringsprosjekter med mindreforbruk og foreslår økninger i eksisterende og nye prosjekter. Netto innebærer endringer i prosjektrammer en innsparing på kr. Samlet sett er det behov for et økt låneopptak i 2015 på kr: Finansieringsbehov 2015 Utsatt salg av Dyster Eldor og Hangartomta Netto forbruk avsluttede prosjekter Overføring fra drift Netto lånebehov endringer i rammer Fullfinansiering av vedtatt låneopptak Samlet nytt låneopptak Behov for reguleringer av driftsbudsjettet for etatene Rådmannen foreslår følgende budsjettreguleringer for 2015 som følge endringer i rammebetingelser og nye prognoser per 1. tertial 2015: Tabell 1 Budsjettreguleringer innen drift Tabell 1. Budsjettreguleringer drift Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Sentraladministrasjonen 1. 10* Godtgjørelse kommunestyre og folkevalgte Tilskudd til organisasjoner/lag Gebyrinntekter * Lønn Kjøp fra kommuner/kemneren * Lønn eiendomsskatt Bidrag/overføring Krisesenter Uspesifisert kutt Statstilskudd Krisesenter Tilleggbevilgning K-sak 12/ Formannskapet Side 7 av 88

8 Tabell 1. Budsjettreguleringer drift Oppvekst og kultur Regnskap 2014 Oppr. budsjett 2015 Rev. budsjett 2015 Endring Nytt rev. budsjett Overføring investeringsregnskapet Kjøp fra Follo barne og u-skole Billettinntekter bibliotek Helse og sosial Øvrige bevilninger/ vedtatt kutt Kjøp fra andre private Øvrige bevilninger/ vedtatt kutt * Lønnsmidler helsestasjon Bidrag sosial omsorg/barnevern * * Lønn og driftsmidler Kjøp fra andre private Refusjon fra staten Ress.krev.brukere Egenbetaling langtidsopphold * Lønn kompetanseansvarlig * Lønn kompetanseansvarlig Kjøp fra kommuner Leie/leasing transportmidler Overføring investeringsregnskapet Annen brukerbetaling Tilskudd * Lønnsmidler/ vedtatt kutt Teknikk og miljø Øvrige bevilgninger Kjøp av inventar Vedlikehold av uteareal og veier Kjøp av maskiner og utstyr Vedlikehold av uteareal og veier Mater. Vedl.h. uteareal og veier Kjøp av maskiner og utstyr Vedlikehold av uteareal og veier Kjøp av maskiner og utstyr Vedlikehold uteareal og veier Konsulenttjenester * Lønn Flaggheising Øvrige bevilgninger Vedlikehold Fellesinntekter og -utgifter Vertskommunetilskudd Asylmottak Integreringstilskudd Konsulenttjenester - Eiendomsskatt Skatteinntekter Rammetilskudd Renteutgifter Renteinntekter Minimumsavdrag Annet Bruk av premiefond KLP Formannskapet Side 8 av 88

9 Avsetning til dispfond Kommentarer budsjettreguleringer drift 1.tertial 2015 Sentraladministrasjonen 1. Styrking av budsjettet som følge av økt godtgjørelse til kommunestyret og folkevalgte. 2. Økt godtgjørelse til kommunestyret og folkevalgte medfører økt tilskudd til politiske partier. 3. Budsjettet for gebyrinntektene vil ikke innfris og må tas ned. Dette dekkes opp med reduserte utgifter til seniortiltak, se pkt Effekten av nye avtaler på seniortiltak viser at det er rom for å ta ned budsjettet. Midlene overføres til plan og utvikling for å dekke opp for uteblitte gebyrinntekter, se pkt Driftsregnskap 2014 for Kemneren viser et mindreforbruk på 3,35 mill. kr. Representantskapet har vedtatt at overskuddet skal tilbakeføres eierkommunene i Ås kommune sin andel utgjør kr. 6. Det er avsatt kr i konsulentutgifter til forvaltning av eiendomsskatt, herunder kartlegging av eiendommer, taksering, juridisk rådgivning og klagebehandling, se HP s Ås kommune har engasjert en egen medarbeider til å utføre mest mulig av dette arbeidet, da dette totalt sett er mest økonomisk fordelaktig. Lønnsmidler til engasjementet omdisponeres fra konsulenttjenester, se pkt Overføring til Krisesenteret. Utbetalingen må sees i sammenheng med statstilskuddet som kommunen mottar til Krisesenteret, se pkt Etaten har et ufordelt kutt vedtatt i HP punkt 44. Kuttet dekkes inn ved at overføringen til Kemneren reduseres, se pkt Statstilskudd som mottas og overføres til Krisesenteret. Tilskuddet må sees i sammenheng med utbetalingen til Krisesenteret, se pkt Overføring av midler til oppgradering av scenerigg sceneteknisk investering i rigg ved Ås kinoteater. Se k-sak 12/ Overføring av midler fra driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet. Midlene skal benyttes til sceneteknisk investering i rigg ved Ås kinoteater. Se k-sak 12/15. Oppvekst og kultur 12. Follo barne- og ungdomsskole hadde merforbruk i 2014 som fordeles på eierkommunene. Ås kommunes andel er kr. Faktura er mottatt i I Fellesforslaget for budsjett 2015 som ble vedtatt av kommunestyret i ligger det inne en inntektsforventning på kr. Denne er urealistisk da biblioteket ikke er rustet for denne typen aktiviteter. Helse og sosial 14. I Fellesforslaget for budsjett 2015 som ble vedtatt av kommunestyret i å omorganisere tjenesteområder av forebyggende helsetjenester. Etatene for Helse og sosial og Oppvekst og kultur har et felles prosjekt for barn og unge innenfor PPS, helsestasjonen og barnevernet, se tiltak for oppvekst og kultur og tiltak for helse og sosial i HP side 47 og 65. Prosjektet ser på samarbeid på tvers av etatene og vil gi mulighet for gevinster på sikt men ikke før prosjektet er avsluttet. Prosjektet er fortsatt pågående så innsparingen for 2015 reverseres. Formannskapet Side 9 av 88

10 15. Midler til brukere med nye behov reduseres for å dekke opp for økt aktivitet i etaten. 16. Uspesifisert kutt vedtatt i HP , se vedlegg 2 punkt 66. Kuttet dekkes inn ved at etaten får økte inntekter og ved å avslutte en avtale om kjøp av ekstern plass til en ressurs. Se punkter 22 og ,2 årsverk jordmor til prosjektet «Tidlig hjem» omgjøres til fast stilling fra januar ,0 årsverk vikariat helsesøster ved Ås helsestasjon i en periode på 5 måneder i NAV Ås hadde et høyt antall brukere med sosialhjelp som hovedinntekt ved årsskiftet, som har fått videreført vedtak i Barnevernet har et behov for 7,88 mill. kr men tilføres 5,66 mill. kr. Differansen mellom behov og tilførsel må enheten jobben med å spare inn. Se sak 15/ Kommunen har for få sykehjemsplasser og må kjøpe. Det er budsjettert med 2 plasser men p.t. kjøpes det 10 plasser. Dette behovet må videreføres for hele Revisors gjennomgang viser at det er inntektsført for høye refusjoner for ressurskrevende brukere i Inntekter langtidsplasser øker som følge av at flere plasser kjøpes ved Granås sykehjem. 23. Lønnsmidler til kompetanseansvarlig flyttes fra Dagtilbudet til Hjemmebaserte tjenester. Vedtak om midlene er fra HP Lønnsmidler til kompetanseansvarlig flyttes til Hjemmebaserte tjenester fra Dagtilbudet. Vedtak om midlene er fra HP Kommunen tar over oppgaver og kjøp av plass hos Aleris avsluttes. Dette gir en innsparing med halvårs effekt for Overføring av midler til investering da to biler tilhørende etaten er kostnadsført i investeringsregnskapet. 27. Overføring av midler til investering for å dekke opp for merforbruk i Brukerbetaling for personer som benytter seg av varmtvannstilbudet justeres ned. 29. Feil budsjettert tilskudd. Tilskuddet som ble mottatt i 2014 var relatert til Partnerskapsmidler som ikke mottas i Vedtak om innsparing på 0,3 årsverk ved Frisklivssentralen, se HP punkt 75. Grunnet tariffbestemmelser fordi den ansatte i stillingen var i svangerskapspermisjon blir det lønnsutgifter for 4,5 måned i Lønnsutgiftene for 2015 må tilføres budsjettet. Teknikk og miljø 31.Uspesifisert kutt vedtatt i HP Kuttet er fordelt ut på enhetene fra teknikk og miljø sentralt Uspesifisert kutt vedtatt i HP VIP(veg, idrett og park) sin andel av 0,5 % innsparingen utgjør kr. Kuttet dekkes inn ved at innkjøp av utstyr og vedlikehold av uteareal og veier reduseres. 42.Lønnsmidler til flaggheising/ firing etter arbeidstid. 43.Uspesifisert kutt vedtatt i HP Eiendomsavdelingen sin andel av 0,5 % innsparingen utgjør kr. Kuttet dekkes inn ved at rehabiliteringen av kjøkken og terrasse i Daginstitusjonen i Skoleveien 4 utsettes. Formannskapet Side 10 av 88

11 Fellesinntekter og -utgifter 44. Vertskommunetilskudd Asylmottak blir høyere enn forutsatt i opprinnelig budsjett. Videre er tilskudd fra UDI gjeldende 2014 ikke kommet med i regnskapet for 2014 og dette må inntektsføres i ,2 mill. kr. i integreringstilskudd for 2014 er ikke kommet med i regnskapet for 2014 og dette inntektsføres i Det er avsatt kr i konsulentutgifter til forvaltning av eiendomsskatt, herunder kartlegging av eiendommer, taksering, juridisk rådgivning og klagebehandling, se HP s Ås kommune har engasjert en egen medarbeider til å utføre mest mulig av dette arbeidet, da dette totalt sett er mest økonomisk fordelaktig. Lønnsmidler til engasjementet omdisponeres fra konsulenttjenester. Se pkt Skatteanslaget oppjusteres med 3 mill. kr. for Regjeringen foreslår å styrke kommunenes økonomi med 1,1 mrd. kr. i revidert budsjett. Et forsiktig anslag tilsier at Ås kommune får 2 mill. kr. i økt rammetilskudd i 2015 i forhold til opprinnelig budsjett Anslag for renteutgifter nedjusteres med 3 mill. kr. 50. Anslag for renteinntekter nedjusteres med 1 mill. kr. 51. I revisjonsrapport av 28. april 2015 anbefaler revisjonen at Ås kommune endrer prinsipp for beregning av minimumsavdrag. Det finnes to anerkjente metoder for beregning av minimumsavdrag. Modellen som Ås kommune benytter, beregner etter revisjonens vurdering minimumsavdraget for lavt i forhold til kommunens kapitalslit. Rådmannen tar dette til etterretning og foreslår å endre prinsipp fra og med Avdragskostnadene øker med 4 mill. kr. i 2015 som følge av dette. 52. Det budsjetteres med bruk av premiefond på 10 mill. kr fra KLP. I tillegg har Ås kommunen avsatt premiefond på 4 mill. kr. i egen balanse som må inntektsføres i 2015 etter anmodning fra revisjonen i revisjonsrapport av 28. april Samlet sett inntektsføres 14 mill. kr. i Avsetning av midler til disposisjonsfond. Formannskapet Side 11 av 88

12 Tabell 2 Budsjettreguleringer i investeringsbudsjettet Tabell 2. Budsjettreguleringer investering Regnskap 2014 Rev. budsjett 2015 Endring i budsjett 2015 Nytt rev. Budsjett 2015 Total ramme Scenerigg jf. K-sak12/ Overføring fra driftsregnskapet jf. K-sak 12/ * Biler HS, merforbruk fra * Overføring fra driftregnskapet dekning av innkjøp av biler fra Tomtekjøp Granheim overføring Tomtekjøp Granheim overføring Overføringer Inventar Solbergtunet - avsluttes med mindreforbruk Utvidelse Solbergtunet - avsluttes med mindreforbruk. Jf. K-sak 49/ Ombygging av Myrveien 16 - avsluttes Solbergtunet barnehage inventar del 2 avsluttes Kjøkkenutstyr til kulturhuset avsluttes Audiometre - avsluttes E-Bøker avsluttes Oppussing skolebygg Brønnerud avsluttes Rehab Rustad - avsluttes Prosjekter som avsluttes med mindreforbruk * Sikring av NAV kontor, ombygging, nytt prosjekt Digitalisering av byggesaksarkiv, fullfianansiering Hogstvetveien, Modulbugg 51/4, avsluttes * Inventar Åsgård skole moduler, nytt prosjekt Tilskudd Fjellveien 8 reduseres til siste beregning og ihht orientering i formannskapet Bjørnebekk, musikkbinge, avsluttes Nye prosjekter og prosjekter som avsluttes med merforbruk Garantifond Avsetning til garantifond Fullfiansiering av vedtatt låneopptak fra 2014, jf. K-sak 80/ Utsatt salgstart Dyster Eldor Utsatt salg av Hangar'n Økt finansieringsbehov Finansieringsbehov 2015 Utsatt salg av Dyster Eldor og Hangartomta Netto forbruk avsluttede prosjekter Overføring fra drift Netto lånebehov endringer i rammer Fullfinansiering av vedtatt låneopptak Samlet nytt låneopptak Kommentarer budsjettreguleringer investeringer 1.tertial 2015 Overføringer 1. Ny scenerigg, finansieres av driftsregnskapet. Se k-sak 12/ Ny scenerigg, finansieres av driftsregnskapet. Se k-sak 12/ Bilkjøp HS, merforbruk fra 2014, finansieres med overføring fra drift. 4. Bilkjøp HS, merforbruk fra 2014, finansieres med overføring fra drift. 5. Overføring av budsjettmidler fra prosjekt Granheim til tomtekjøp hvor kostnadene er belastet. Gjelder kjøp av tomt ved Solberg nær Granheimtunet. 6. Overføring av budsjettmidler fra prosjekt Granheim til tomtekjøp hvor kostnadene er belastet. Gjelder kjøp av tomt ved Solberg nær Granheimtunet. Formannskapet Side 12 av 88

13 Avsetning til ubundet investeringsfond 7. Inventar Solbergtunet barnehage, avsluttes med et stort mindreforbruk grunnet delfinansiering/avgrensning mellom drift og investering 8. Utvidelse Solbergtunet barnehage, avsluttes med et mindreforbruk. Skyldes overføring fra prosjektet Demenssenteret i oppstartfasen. Dette skulle ha blitt tatt til vurdering inn i HP, men uteglemt. 9. Ombygging av Myrveien 16 avsluttes med et mindreforbruk. Kostnadene fra 2014 ble fakturert Myrveien Solbergtunet barnehage inventar avd 2 avsluttes med et mindreforbruk. 11. Kjøkkenutstyr avsluttes med mindreforbruk. 12. Audiometre avsluttes med mindreforbruk. 13. E-Bøker avsluttes med mindreforbruk. 14. Oppussing skolebygg Brønnerud avsluttes med mindreforbruk. 15. Rehabilitering Rustad avsluttes med mindreforbruk. Bruk av ubundet investeringsfond 16. Mottakskontoret ved Nav Ås ombygges for å ivareta sikkerheten til de ansatte. Delfinansiering 50 % med fylket. 17. Fullfinansiering av digitalisering av byggesaksarkivet. Estimert ferdigstilt i Hogstvetveien modulbygg 51/4, avsluttet 2014 med et merforbruk. 19. Inventar Åsgård skole, moduler. 20. Tilskuddet til Fjellveien 8 justeres ihht siste beregninger. Tilskuddet har ikke vært justert etter mottak av tilskudd til trinn 1. Dette i henhold til orientering Bjørnebekk, musikkbinge avsluttes med et merforbruk Avsetning til garantifond 22. Vedtatt låneopptaket fra 2014 fullfinansieres nå. 23. Salgstart Dyster Eldor utsettes til Områdereguleringene er ikke ferdig. 24. Salgstart Hangar n utsatt til Grunnen må reguleres og lageret tømmes. Vurdering av eventuelle økonomiske konsekvenser: Rådmannens forslag til budsjettreguleringer per 1. tertial 2015 innebærer at prognose for netto driftsresultat opprettholdes på ca 1.5 %. Konklusjon med begrunnelse: Budsjettreguleringer foretas i henhold til tabell 1 og 2. Formannskapet Side 13 av 88

14 F-28/15 Årsmelding med årsberetning 2014 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 5/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 15/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 23/ Hovedutvalg for helse og sosial Administrasjonsutvalget Formannskapet 28/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Kommunalt råd for funksjonshemmede Ås eldreråd Ungdomsrådet Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Årsmelding 2014 med årsberetning 1.0 Formannskapet Side 14 av 88

15 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Årsmeldingen er en tilbakemelding på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan Årsmeldingens kapittel 2 utgjør «årsberetningen». Årsberetningen er den lovpålagte delen av rapporteringen, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Resterende del av dokumentet utgjør kommunens årsmelding. Denne er ikke en lovpålagt rapportering, men en viktig del av kommunens mål- og resultatstyring. Vurdering: Regnskapsåret 2014 var et økonomisk krevende år. Til tross for innføringen av eiendomsskatt på næring, viste budsjettet et marginalt positivt driftsresultat. Driftsresultatet for 2014 på 5,2 mill.kr er samlet sett i samsvar med budsjettet, men utgiftsveksten på enkelte tjenesteområder er bekymringsfull. Etatene hadde samlet sett et merforbruk, mens meravkastning på finansforvaltning og merinntekter i eiendomsskatt på næring likevel sikret et positivt driftsresultat. Økonomiske konsekvenser: Ås kommunes regnskap for 2014 viser et netto driftsresultat på 5,2 mill.kr, tilsvarende 0,4 prosent av driftsinntektene på mill. kr. Konklusjon med begrunnelse: Årsmelding med årsberetning 2014 tas til orientering. Formannskapet Side 15 av 88

16 F-29/15 Ås kommunes årsregnskap 2014 GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Gjertrud Mathisen Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskapet 29/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Årsregnskapet til Ås kommune 2014 godkjennes. 2. Enhetene får overført inntil 1 % av netto mer-/mindreforbruk innenfor en ramme på kr 0 for hele kommunen. 3. Resterende av årets mindreforbruk på kr 5,3 mill.kr overføres generelt disposisjonsfond Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Årsregnskap Ås kommune revidert v pdf, Revisors beretning 2014 Ås kommune.pdf SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås kommunes regnskap for 2014 viser et netto driftsresultat på 5,2 mill.kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på 5,3 mill.kr. Formannskapet Side 16 av 88

17 Fakta i saken: I henhold til forskrift om årsregnskap skal kommunestyret vedta årsregnskapet innen 1. juli påfølgende år. Vurdering: Ås kommunes driftsresultat er samlet sett i samsvar med budsjett. Etatene har samlet sett et merforbruk, men meravkastning på finansforvaltning og merinntekter på eiendomsskatt på næring sikrer et positivt driftsresultat. Pensjon/premiefond. KLP avsetter midler på kommunens premiefond når avkastningen på pensjonsplasseringer eller når etterberegninger viser at innbetalt premie har vært for høy i forhold til reelle pensjonskostnader. Noen kommuner velger å automatisk redusere årets pensjonsutgift med årets tilførte midler på premiefond. Ås kommune har valgt å holde tilbake oppspart premiefond, slik at det kan brukes av premiefondet når pensjonsutgiftene øker mer enn forutsatt i budsjettet. Pensjonsutgiftene før bruk av premiefond ble høyere i 2014 enn budsjettert, i hovedsak på grunn av lønnsoppgjøret. 14 mill.kr av pensjonspremien ble finansiert av midler på premiefondet til KLP slik at netto pensjonskostnader er som budsjettert. Saldo på premiefondet pr er 11,4 mill.kr. Kjente, men ikke korrigerte feil i regnskapet for Følgende er blitt avdekket etter at regnskapet for 2014 ble avlagt : For mye inntektsført ressurskrevende brukere: 1,6 mill.kr For lite inntektsført integreringstilskudd: - 2,2 mill.kr For mye utgiftsført vekstkommunetilskudd - 0,5 mill.kr For lite utgiftsført avregning vann Oppegård kommune 1,5 mill.kr Sum for lite inntektsført/utgiftsført i regnskapet for 2014: 0,4 mill.kr For lite utgiftsført/inntektsført i 2014 bokføres i regnskapet for Rådmannen kommer tilbake til dette i budsjettreguleringer for 1. tertial I 2014 har det vært arbeidet med en grundig gjennomgang av alle innmeldte personer med pensjonsrettigheter i Ås kommune. Dette arbeidet ble avsluttet våren 2015 og viser at kommunen ikke har fått rapportert alle som har avsluttet sitt arbeidsforhold i Ås kommune. Dette skyldes en systemsvikt i rapporteringen fra kommunen til pensjonsselskapet. Dette har imidlertid ikke betydning for den enkeltes pensjon, da det gjøres en særskilt pensjonsberegning for hver pensjonist. For mye avsatt pensjonsreserve får kommunen tilbakeført fra KLP, jfr. 1. tertialrapport Konklusjon: Rådmannen anbefaler at årsregnskapet til Ås kommune 2014 godkjennes. Formannskapet Side 17 av 88

18 F-30/15 Rapport fra prosjektgruppe - Ny tertialrapport GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for teknikk og miljø 24/ Hovedutvalg for helse og sosial 12/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 16/ Formannskapet 30/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: Prosjektrapport «Forbedring av tertialrapporteringen 2015» tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Prosjektplan Forbedring av tertialrapporteringen 2015 Prosjektrapport Forbedring av tertialrapporteringen 2015 Vedtak i saken sendes til: Økonomisjefen Formannskapet Side 18 av 88

19 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Bakgrunnen for gjennomføringen av prosjektet er et felles ønske fra politikere og administrasjonen om å forbedre og forenkle rapporteringsprosessen knyttet til tertialrapporteringene. Kommunestyrets vedtok at det skulle nedsettes et ad hoc-utvalg fra politikere og administrasjonen. Prosjektgruppen skulle legge fram et forslag til forenkling og forbedring av tertialrapporteringen. Prosjektgruppen har vært ledet va økonomisjefen og har hatt følgende medlemmer: 1. Økonomirådgiver Charlotte Barbulla (sekretariat) 2. Controller Paul Roar Ågedal (sekretariat) 3. Plan og utviklingssjef Greta Løkhaug 4. Marianne Røed (Sp) 5. Ivar Ekanger (Ap), 6. Gro Haug (FrP) 7. Egil Ørbeck (H) Rådmannens ledergruppe har vært styringsgruppe for prosjektet. Prosjektgruppens rapport ble behandlet og godkjent av styringsgruppen Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen anbefaler at prosjektgruppens rapport tas til orientering. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskapet Side 19 av 88

20 F-31/15 Evaluering av kulturområdet GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Ås eldreråd 6/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 17/ Administrasjonsutvalget Formannskapet 31/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: Det omgjøres en stilling innen kulturområdet til kultursjef. Kultursjefen får ansvar for hele kulturområdet. Stillingen plasseres i direktelinje til oppvekst og kultursjefen. Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyre Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Evalueringsrapport kulturområdet Prosjektrapport kultur.pdf H:\dok\Prosjektplaner\2015\Prosjekt kultur\ Prosjektrapport kultur.pdf Vedtak i saken sendes til: Oppvekst og kultursjef Kulturleder Biblioteksjef Rektor kulturskolen Kulturhuskoordinator Formannskapet Side 20 av 88

21 SAKSUTREDNING: Sammendrag: På bakgrunn av kommunestyrevedtak i forbindelse med handlingsprogrammet ble det nedsatt en prosjektgruppe som skulle se på følgende: Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Prosjektgruppen konkluderte med at flere områder/oppgaver bør legges i en samlet kulturenhet som bør ledes av en kultursjef. Dette for å skape en sterk og funksjonell organisasjon. På bakgrunn av pågående diskusjoner om kommunestruktur, ønsker ikke rådmannen i første omgang å endre organisasjonen. Det er imidlertid ønskelig å få en kultursjef organisert under oppvekst og kultursjefen som kan ta et strategisk grep når det gjelder kulturområdet. Denne stillingen kan opprettes ved ledighet i en stilling innen kulturområdet. Fakta i saken: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/ , og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret «Bestillingen» for arbeidet er formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og forutsettes klart for behandling i kommunen i mai Prosjektrapporten vil bli behandlet i politiske utvalg i juni. Prosjektgruppe Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor Emil Schmidt, økonomisjef Sverre Strand Teigen, HOK Laila P. Nordsveen, HOK Linda Rasten,tillitsvalgt Referansegruppe Arne Hågensen, kulturleder Marianne Selvik, biblioteksjef Bjørn-Erik Pedersen, SLT koordinator Myfanwy Moore-Evensen, kulturhuskoordinator Tone Eng, leder Frivilligsentralen Lill Gustavsen Lokna, rådgiver org. og pers. Formannskapet Side 21 av 88

22 Nils Gunnerud har vært engasjert som ekstern rådgiver og prosjektleder. Prosjektgruppen har hatt 6 møter, hvorav 3 møter sammen med referansegruppen. I tillegg ble det 14.4 gjennomført en heldagsbefaring til Askim kommune for å se nærmere på organiseringen av kommunens kulturarbeid og driften av Askim kulturhus. Her deltok både referansegruppen og prosjektgruppen. Kulturområdet i Ås kommune I følge utkastet til kommuneplan for vil en vellykket utvikling i kommunen, med sterk vekst kunne «leses i befolkningens folkehelse og livskvalitet». Det vil si at kultur vil være et viktig bidrag for å nå kommuneplanens mål. Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i tre virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur(lag og foreninger, tilskudd mm, / kulturhuset / ungdomshusene Områder som ikke er organisert i denne enheten er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Vurdering: Prosjektgruppen har våren 2015 arbeidet med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. Gruppen har gjennomført en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av en kommunalt ansatt kultursjef. Denne enheten bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid Hensikten med forslaget til ny organisering er å etablere en mer robust og synlig kulturenhet. Det vil også være et potensiale å arbeide for mer ekstern finansiering av tiltak og prosjekter. Denne enheten skal arbeide med de oppgaver som de gjør i dag i tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens målsettinger. Målsetting for å organisere tjenestene i en samlet enhet vil være å Lage en slagkraftig enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne. Samle en tjeneste som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet som økningen i antall innbyggere og økningen av mer aktivitet på NMBU og gjøre kommunen best mulig forberedt Arbeide for å få mer av studentene ved NMBUs fritids- og kulturkonsum til Ås Bygge opp regionens beste kulturtilbud. Formannskapet Side 22 av 88

23 Rådmannen er ikke helt av samme oppfatning at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting ville også fordret en bredere høring ute i organisasjonen. I påvente av en avklaring av kommunerefomen, ønsker rådmannen i stor grad å beholde nåværende organisering. Det er imidlertid ønskelig å få en kultursjef som kan lede hele kulturområdet og arbeide strategisk. Det opprettes ikke en egen etat. Kultursjefen ligger under oppvekst- og kultursjefen. Rådmannen har allerede en stor ledergruppe og ønsker ikke utvide denne. Rådmannen foreslår at når en stillingsinnehaver innen kulturområdet slutter, omgjøres stillingen til kultursjef med ansvar for hele kulturområdet. Stillingen som kulturhuskoordinator omgjøres til kulturhusleder. Ungdomshusleder, som i dag ligger under kulturleder, legges direkte under kultursjef. Forslag til ny organisasjonsmodell: Oppvekst- og kultursjef Kultursjef Biblioteksjef Ungdomshusleder Kulturskolerektor Kulturhusleder Når denne organisasjonen er etablert og en har gjort noen erfaringer, kan man vurdere om andre personer, områder/deler av stillinger kan og bør legges under kultursjefen. Økonomiske konsekvenser: Selve organisasjonsendringen gir ingen økonomiske konsekvenser utover evnt lønnsbetingelser for kultursjef. Imidlertid ligger det inne et krav om innsparing på kultur med 1,5 mill i budsjettvedtaket som ikke er innarbeidet i saken. Formannskapet Side 23 av 88

24 Alternativer: Organiseringen beholdes som i dag. Biblioteksjef, kulturskolerektor og kulturleder ligger direkte under oppvekst- og kultursjef. Konklusjon med begrunnelse: Organiseringen på kulturområdet opprettholdes inntil videre som i dag. Når det er naturlig avgang i stillinger og det er mulig å gjøre endringer i stillingssammen-setningen, omgjøres en stilling til kultursjef. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Formannskapet Side 24 av 88

25 F-32/15 Evaluering av kulturhuset GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Ås eldreråd 7/ Kommunalt råd for funksjonshemmede Hovedutvalg for oppvekst og kultur 18/ Formannskapet 32/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: Rapporten tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Rådene Hovedutvalg oppvekst og kultur Formannskap Kommunestyre Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Rapport evaluering av kulturhuset Evaluering kulturhus.pdf Vedtak i saken sendes til: Rådmann Oppvekst og kultursjef Kulturleder Biblioteksjef Rektor kulturskolen Kulturhuskoordinator Formannskapet Side 25 av 88

26 SAKSUTREDNING: Sammendrag: I forbindelse med handlingsprogram 2015 ble det vedtatt at man skulle ha en gjennomgang av kulturhuset. Det ble engasjert en ekstern konsulent. Evalueringsrapporten om kulturhuset foreligger. Det er foreslått å gjøre investeringer i kulturhuset. Investeringene kan tas over noen år. Det er mulig å søke tippemidler til 30% av investeringene. Etter at det er vurdert om man skal gjøre investeringer, bør det legges fram en sak om programprofilen i kulturhuset. Hvilke arrangementer som kan gjennomføres, vil være avhengig av kulturhusets tilstand. Fakta i saken: I forbindelse med handlingsprogram 2015 ble det vedtatt at man skulle ha en gjennomgang av kulturhuset. Ekstern konsulent, Nils Gunnerud, ble engasjert til å gjennomføre denne jobben. Det ble nedsatt en styringsgruppe og referansegruppe bestående av: Prosjektgruppe Ellen Benestad Alexander Krohg Plur Emil Schmidt Sverre Strand Teigen Laila P. Nordsveen Linda Rasten Referansegruppe Arne Hågensen Marianne Selvik Bjørn-Erik Pedersen Myfanwy Moore-Evensen Tone Eng Lill Gustavsen Lokna Kultur og oppvekstsjef Kulturskolerektor Økonomisjef HOK HOK Tillitsvalgt Kulturleder Biblioteksjef SLT koordinator Kulturhuskoordinator Leder Frivilligsentralen Rådgiver org. og pers. Rådmannens ledergruppe var styringsgruppe. Prosjektet skulle vurdere organiseringen av følgende hovedområder i det kommunale kulturlivet: Kulturarenaer, inkludert kulturhuset og ungdomshusene Ungdomshusene er ikke vurdert i denne saken og må evt tas fatt i i etterkant. Det anbefales å vente med denne vurderingen inntil man har sett utbyggingsplanene for Åsgård skole. Disse kan ha innvirkning på videre bruk av Midtgard. Formannskapet Side 26 av 88

27 Ås kulturhus har hatt to hele driftsår etter nyåpningen. I kommunestyrets sak 31/12, vedrørende oppstarten var det anslått 100 kulturarrangementer i kinosalen og 50 arrangementer i kinovestibylen. Kino fast 2 dager i uken, til sammen 96 dager pr år. Det ville gitt aktivitetstilbud for publikum 246 dager pr år. Aktiviteten de to første driftsårene viser rundt 96 kinodager og 53 dager (snitt) med kulturarrangementer. Til sammen 149 dager med aktiviteter for publikum. Møterommene i 2. etg i kulturhuset har vært utleid ca 910 ganger pr år. 70% av dette har vært kommunens egen bruk. Med tre møterom, og en inndeling med 3 «økter» pr dag (dag, ettermiddag og kveld) er potensialet «økter» pr år. Vurdering: I gjennomsnitt tar det mellom 3 og 5 år og etablere en kulturhusvirksomhet i et nyoppstartet anlegg. Det tar tid å etablere et tilbud og å få publikum og leietagere til å benytte tilbudene. Kommunestyrets forventning om 246 dager med publikumsaktivitet har ikke vært realistisk med de ressurser en har hatt til rådighet. Dette og ut fra den forfatning kinosalen er i, har det vært fornuftig å legge flest arrangementene til kinovestibylen. Den har som kjent begrenset antall plasser. Konsekvensene av dette valget har vært at en har hatt et lavere publikumsbesøk enn det som er gjennomsnitt på landets kulturhus. Når en driftsorganisasjon er etablert, er det kun «små midler» som skal til for å trekke opp resultatene relativt mye. Er dette et ønske, må kommunestyret samtidig være tydelig på hva de forventer. Relevante momenter å evaluere / bestille på kan være Antall arrangementer, øvelser og forberedelser Antall publikum og aktive på scenen Fordeling av bruk mellom profesjonell / husets egne arr og lokalt kulturliv F.eks en fordeling på 70% lokalt og 30% profesjonelt. Programprofil kan være et evalueringskriterium da fokusert på f eks målgrupper som «Barn eller barnefamilier» Økonomiske konsekvenser: For å kunne øke tilbudet er det behov for oppgraderinger og investeringer, først og fremst i kinosalen med støttefunksjoner. Antatt kostnad mill kr. Dette kan gjøres trinnvis, for eksempel følgende trinn: Trinn 1 Publikums komfort (stoler, sal osv) 9,0 mill kr Trinn 2 Akustisk tilrettelegging, Sceneteknisk utstyr 7,4 12,6 mill kr Trinn 3 Støttefunksjoner for opptredende 5,0 mill kr Til investeringene i anlegget kan en søke spillemidler til inntil 30% av investeringen. Formannskapet Side 27 av 88

28 Samtidig som man gjør noe med publikumskomforten i kinosalen, vil man også kunne øke setekapasiteten. Ved å få inn flere seter, vil salen bli mer attraktiv for store artister og den vil også kunne brukes til foredragssal hvis det tilrettelegges for det.. Ved i tillegg å gjøre noen investeringer i møterommene i 2. etasje, vil man kunne leie ut salene oppe til møtearrangementer. I tillegg til å være en kulturarena, vil en oppgradert kinosal kunne brukes til f.eks. foredrag. Uten at det er gjort undersøkelser om behovet, så ser rådmannen at kulturhuset også kan være et konferansesenter med 3 møterom i forskjellige størrelser oppe samt kinosalen. Evt investeringer må vurderes ved utarbeidelse av budsjett og handlingsprogram for Alternativer: Fortsetter som i dag. Uten investeringer må man forvente at publikumsbesøket i vil bli omtrent som i dag. Salene oppe er flotte til kommunens eget bruk, men trenger noe mer investeringer hvis man også skal bruke salene til eksterne konferanseaktiviteter. Konklusjon med begrunnelse: Kulturhuset er et flott bygg. Det krever imidlertid noen investeringer for å oppdatere publikumkomforten, akustisk tilrettelegging etc. Dette må vurderes i forbindelse med budsjett og handlingsprogram for Når det er besluttet om det skal foretas investeringer i kulturhuset, må det utarbeides en programprofil for arrangementer i kulturhuset. Bruken av kulturhuset henger nøye sammen med hvilke investeringer som gjøres. Kan vedtaket påklages? Nei Formannskapet Side 28 av 88

29 F-33/15 Vaktmesterordningen i Ås kommune GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 13/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for teknikk og miljø 26/ Arbeidsmiljøutvalget 3/ Hovedutvalg for helse og sosial 14/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 19/ Formannskapet 33/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Dagens ordning med driftsoperatører samlet i Eiendomsavdelingen opprettholdes. 2. Det inngås et formalisert og forpliktende samarbeid med NAV, hvor NAV bidrar med mannskaper til gjennomføring av relevante serviceoppdrag i kommunens formålsbygg. 3. Mannskapene skal ledes av en kommunalt ansatt med relevant fagkompetanse. 4. Det etableres en ny hjemmel. Stillingen skal finansieres med omdisponeringer innenfor eksisterende budsjettrammer. 5. Ordningen skal evalueres våren Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Formannskapet Side 29 av 88

30 Vedlegg: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) 1. Vaktmestertjenester Rapport fra ad-hocutvalg 2. Regulering av ansvar, oppgaver, drifts- og vedlikeholdsutgifter for Ås kommunes formålsbygg 3. Vaktmester Driftspersonell Utfordringer i dag 4. Saksprotokoll , HTM-sak 109/13 Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Teknisk sjef Eiendomssjef Oppvekst og kultur sjef Helse og sosialsjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: HTM fattet i sak 109/2013 vedtak om opprettelse av et ad hoc-utvalg for vurdering av fremtidig vaktmesterordning ved skoler, barnehager og andre kommunale bygg. Utvalgets mandat var å vurdere dagens løsning opp i mot tidligere praksis med lokale vaktmestere med mål om optimalisering av det daglige vedlikeholdet. Utvalget har gjort en bred sammenstilling av dagens og tidligere løsning. Utvalget konkluderer med at dagens ordning med driftsoperatørene samlet i eiendomsavdelingen bør videreføres. Samtidig bør driftsavdelingen styrkes og skolene bør ansette eget driftspersonell for å ivareta maskiner, inventar, løsøre og øvrige driftsrelaterte serviceoppgaver. Med utgangspunkt i rapporten fra ad-hoc utvalget («Vaktmesterrapporten») er det gjennomført et internt prosjekt «Samhandling mellom Eiendom og brukerne av byggene» for å forankre prosessen i egen organisasjon. Prosjektgruppa ble ledet av Rådmannen, med representanter fra helse og sosial, barnehage, skole, hovedverneombud og eiendom. Prosjektgruppa hadde hovedfokus på arbeidsfordelingen mellom eiendom og brukerne. Resultatet av prosjektet fremkommer i revidert avtaleutkast for regulering av ansvar, oppgaver og drifts- og vedlikeholdsutgifter for Ås kommunes formålsbygg. Det er både i Vaktmesterrapporten og prosjektgruppa avdekket en del oppgaver som hverken eiendomsavdelingen eller brukerne har ressurser til å gjennomføre. Det har i ettertid vært diskutert ulike måter å løse disse oppgavene på innenfor dagens ressurssituasjon. Formannskapet Side 30 av 88

31 Fakta i saken: Ås kommunes bygningsportefølje, uten boliger, utgjør ca m 2. Samlet har kommunen drifts- og vedlikeholdsansvar for over 175 ulike objekter. Basert på normtall for vedlikehold av f.eks. skolebygg tilsvarer dette et årlig vedlikeholdsbehov på ca. 20 millioner kroner. Tidligere års vedlikeholdsetterslep kommer i tillegg. Brukerne av byggene er i all hovedsak godt fornøyd med den tekniske driften av bygningene. De større vedlikeholdsarbeidene oppfattes imidlertid som enten fullstendig fraværende, eller forsinket, i forhold til opplevd behov. I tillegg er det en rekke funksjoner som ikke blir dekket, slik som vedlikehold av inventar, maskiner og annet løsøre, samt øvrige forefallende arbeider, som det er lite hensiktsmessig å benytte pedagogisk eller administrativt personell til. Det HTM oppnevnte Ad-hoc utvalget foreslår at følgende tiltak innarbeides i økonomiog handlingsplanen: 1. Den sentrale driftskontrollen styrkes. 2. Driftsavdelingen styrkes for å kunne øke sitt nærvær spesielt ved skolene og bedre ivareta det forebyggende vedlikeholdet. 3. Skolene settes i stand til å ansette eget driftspersonell som kan ivareta maskiner, inventar og løsøre og de serviceoppgavene skolene har behov for å få dekket. 4. Kommunens kompetanse og kapasitet som innkjøper og avtalepartner ved offentlige anskaffelser og inngåelse av rammeavtaler styrkes. Av disse punktene er nr. 4 innarbeidet i HP og en ny innkjøper/vedlikeholdsplanlegger er ansatt. Punkt 1 er ivaretatt gjennom ansettelse av en ny driftsoperatør på sentral drift. Stillingen er imidlertid finansiert med omdisponering av stillingshjemler internt i driftsavdelingen, noe som går på bekostning av tilgjengelige ressurser for ordinære driftsoppgaver. Rådmannen vil forsøke å innarbeide en styrkning av driftsavdelingen i HP Hovedfokus i denne omgang er å finne en hensiktsmessig løsning på punkt 3. Savnet av den lokale vaktmesteren gjør seg mest gjeldende innfor oppgaver som flytting av møbler, oppheng av knagger og hyller, montering av enkelt utstyr, rydding og fjerning av overskudds- og utgått materiell etc. Dersom eiendomsavdelingen skal utføre denne type oppgaver vil det gå på bekostning av mer kritiske drifts- og vedlikeholdsoppdrag, noe som igjen vil medføre klare ulemper for brukerne. Det er med andre ord flere oppgaver å løse enn tilgjengelige ressurser. Det er en grunnleggende forutsetning at eiendomsavdelingen i første rekke må prioritere teknisk drift og verdibevarende vedlikehold. Dette er oppgaver som i økende grad krever teknisk fagkompetanse og forståelse. Ut i fra en slik vurdering er det mest formålstjenlig med en spesialisert eiendomsavdeling som har hovedfokus på eiendomsdrift, vedlikehold og nyetableringer. Styrkning av denne enheten bør gjennomføres for å sikre verdibevaring av kommunens nåværende og fremtidige investeringer. Det vil imidlertid ikke være hensiktsmessig å Formannskapet Side 31 av 88

32 styrke denne enheten med ressurser for å tilfredsstille brukernes ønsker og behov innfor de omtalte oppgavene. Den opprinnelige ordningen med vaktmestere var forbeholdt skolene (se vedlegg 4). I dagens situasjon er det en rekke andre formålsbygg som har de samme behovene for bistand som skolene. Vi har store barnehager, sentrale bygg innen helse og omsorg og øvrige administrasjonsbygg. Med en betydelig befolkningsvekst er behovet for raske omstillinger og fleksibel arealutnyttelse nødvendig. Behovet for flytting og montering av møbler og øvrig inventar, oppheng av diverse utstyr, rydding og bortkjøring er en naturlig konsekvens av dette. De uløste oppgavene er i all hovedsak av enklere karakter, uten store krav til fagkompetanse. Rådmannen har derfor sett på muligheten for å benytte andre ressursgrupper i kommunen enn egne ansatte. I regi av NAV foregår det en rekke tiltak for å hjelpe ulike stønadsgrupper med å komme ut i lønnet arbeid igjen. Det er varslet strengere krav til arbeidstrening for personer med sosialstønad som hovedinntekt og det er et økende behov for meningsfylte arbeidsoppgaver. NAV Ås har en egen arbeidstreningsgruppe. I forbindelse med aktivitetsplikt for sosialhjelpsmottakere, som er vedtatt og forventes iverksatt i løpet av kort tid, er det behov for å utvide tilbudet om arbeidstrening. NAV har derfor behov for kommunale praksisplasser/arbeidsoppdrag. Rådmannen ser for seg at det etableres en fast «vaktmestergruppe». Gruppen skal bemannes fra NAV og arbeide tett opp i mot eksisterende arbeidstreningsgruppe. Kapasitet og kompetansen vil i stor grad variere på det som er av tilgjengelig arbeidskraft. For å sikre fremdrift, kvalitet og sikkerhetsmessige gjennomføring av de ulike oppgavene bør gruppen ledes av en inkluderende, effektiv person med god praktisk forståelse, gjerne fagarbeider. Stillingen foreslås lagt til NAV, men øremerket for ledelse og drift av «vaktmestergruppa». Stillingen foreslås finansiert med 50% fra helse og sosial og 50% fra oppvekst og kultur. Det forutsettes at lederen av gruppa samarbeider tett opp i mot eiendomsavdelingen i den grad det skal gjennomføres oppdrag som berører bygningstekniske forhold. Vurdering: Dagens situasjon medfører en betydelig grad av frustrasjon der hvor brukerne av formålsbyggene har enkle oppgaver som de hverken har utstyr eller kapasitet til å gjennomføre selv, og eiendomsavdelingen ikke har tilgjengelige ressurser. Det er fortsatt en forventning blant mange av brukerne at dette er «vaktmesteroppgaver» som eiendomsavdelingen skal løse. Det er dermed et behov for klart å definere og kommunisere ut hvor grensen for eiendomsavdelingens oppgaver går. Dette er tenkt løst gjennom inngåelse av avtale (vedlagt) mellom bruker og eiendomsavdelingen for hvert formålsbygg. Avtalen skal tydeliggjøre hvilke oppgaver som i hovedsak tilligger eiendomsavdelingen. Det vil fortsatt være rom for en viss fleksibilitet dersom eiendomsavdelingen allikevel er på bygget, men en tydeligere klargjøring av prioriterte oppgaver vil være hensiktsmessig for alle parter. Formannskapet Side 32 av 88

33 Det gjenstår da noen behov, hvor utfører hverken kan være bruker eller eiendomsavdelingen. Oppgavene er imidlertid sjelden av høy kompleksitet eller med krav om umiddelbar respons. Dette faller godt sammen med NAV sine behov for arbeidstreningsrelaterte oppgaver. Ved å tilføre beskjedne ledelses- og oppfølgingsressurser vil man raskt kunne oppnå en god effekt, både for NAV og brukerne av formålsbyggene. Økonomiske konsekvenser: Det tilføres en ny stillingshjemmel. Det er imidlertid forutsatt at denne må dekkes inn med en intern omfordeling innenfor eksisterende budsjett. NAV vil som følge av endrede krav ha et betydelig ansvar for å skaffe meningsfylte arbeidsoppgaver til sine brukere. Brukerne av formålsbyggene benytter i dag egne personellressurser for å løse flere av de omtalte oppgavene. Dette er en dårlig utnyttelse av kvalifisert fagpersonell innenfor helse og oppvekst og de faktiske kostnadene for å utføre enkle serviceoppgaver er høye. Samlet vil den foreslåtte løsningen medføre en bedre ressursutnyttelse enn dagens ordning. Legger man i tillegg til effekten av at løsningen kan bidra til at flere kommer seg ut i lønnet arbeid, vil ordningen på sikt bidra økonomisk positivt for kommunen. Alternativer: Det ansettes et driftsteam, øremerket for dekke enklere oppgaver som brukerne av formålsbyggene har. Driftsteamet legges til kultur og oppvekstetaten, men skal være tilgjengelig for brukerne av samtlige formålsbygg. For å dekke minimumsbehovet bør gruppen være på 3-4 personer. Imidlertid er dette lite realistisk ut i fra kommunens økonomiske situasjon og gruppen bør derfor begrenses til 2 personer. Alternativet er mer kostbart, men vil kunne sikre en mer stabil kapasitet og kvalitet. Maks potensiale for gjennomførte arbeidsoppgaver er betydelig mindre. Alternativet bidrar ikke til å avhjelpe NAV sitt behov for økt antall praksisplasser/arbeidsoppdrag. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannens anbefaling vil sikre en bedre ressursutnyttelse og en tydeligere definert eiendomsdrift. Gjennom å opprette en vaktmestergruppe i tett samarbeid med NAV vil man kunne løse mange oppgaver som i dag ikke blir løst, eller blir løst av personell tiltenkt andre oppgaver, med marginale ressurser. Løsningen har en tydelig sosial profil ved at kommunen legger til rette for meningsfylte oppgaver til sosialhjelpsmottakere. Formannskapet Side 33 av 88

34 For at ordningen skal fungere trenger den en tydelig og inkluderende leder, som kan samarbeide tett med NAV sine øvrige ressurser for å sikre seg en kontinuitet i tilgangen på arbeidskraft. Brukerne av kommunens formålsbygg må i tillegg planlegge og melde inn sine behov med en forståelse for at vaktmestergruppen kan trenge noe tid til å skaffe aktuelt personell og utstyr. Det er knyttet en viss usikkerhet til stabilitet og tilgang på arbeidskraft via NAV. Det er videre en viktig forutsetning av arbeidene gjennomføres i tråd med normale krav til kvalitet og utførelse, innen rimelig tid og med godt innarbeidede HMS rutiner. Det foreslås derfor at ordningen skal evalueres innen utgangen av Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskapet Side 34 av 88

35 F-34/15 Voksenopplæring - organisasjonsendring GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Kommunalt råd for funksjonshemmede 6/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/ Administrasjonsutvalget Formannskapet 34/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Særskilt tilrettelagt opplæring (STO) i voksenopplæringen legges organisatorisk til PPS i et 2-årig forsøksprosjekt med oppstart Det nedsettes et prosjekt i 2015 for å vurdere plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Kommunalt råd for funksjonshemmede Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Uttalelse fra lærerne i STO Vedtak i saken sendes til: Rektor voksenopplæringen Leder av PPS Oppvekst og kultursjef Formannskapet Side 35 av 88

36 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Rådmannen foreslår at STO organisatorisk legges under PPS fra i et 2-årig forsøksprosjekt. Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget, men opprettholder undervisningslokalene i Moerveien 10 inntil videre. Rådmannen ønsker at det nedsettes en prosjektgruppe som foretar en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Per i dag ser rådmannen 4 mulige alternativer for organiseringen av norsk og samfunnskunnskap: Opprettholdes som egen enhet Legges som en egen avdeling under Ås ungdomsskole Legges ned og plasser kjøpes i andre kommuner Går inn i en voksenopplæring i en eller flere andre kommuner og drifter sammen med dem/iks. Fakta i saken: I 2012 ble det foretatt en omorganisering av voksenopplæringen etter en periode med høyt konfliktnivå. Resultatet ble at grunnskoletilbudet ble nedlagt i Ås. Det ble i stedet vedtatt å kjøpe inntil 20 grunnskoleplasser fra Ski kommune. Enslige mindreårige flyktningers botilbud og fritidstilbud for funksjonshemmede ble overført til helse- og sosialetaten. Flyktningkonsulenten og programrådgiver ble overført til NAV. Ås voksenopplæringssenter består i dag av følgende tilbud: Norsk og samfunnskunnskap Særskilt tilpasset opplæring (spesialundervisning) Norsk og samfunnskunnskap Norsk, samfunnsfag og introduksjonsordningen er den største gruppen på VO og består av: Varierende antall elever Mange forskjellige nivåer Det gis både dagundervisning og kveldsundervisning Særskilt tilpasset opplæring (STO) STO består i dag av: 20 elever. Årsrammen i vedtakene: 1821 årstimer à 60 minutter Timeantallet til den enkelte varierer fra 2 timer til 6 timer/uke 9 elever har timene organisert som enetimer 9 elever har enetimer og gruppetimer 2 elever har bare gruppetimer. Spesialkompetanse: bliss, tegn til tale, rolltalk, pictogram Formannskapet Side 36 av 88

37 Opplæringsområder: Norsk: Muntlig, alternativ og supplerende kommunikasjon. Begrepsopplæring, rolltalk, skriftlig, norsk for døve, lese Matematikk: De 4 regneartene og hverdagsmatematikk Engelsk: Muntlig og skriftlig IKT: Tekstbehandling, søke på nettet, nettbank, mail, sms Støtte til kvalifisering i arbeidslivet Vedlikehold av ferdigheter Lyttetrening Elever Elever i alderen år Elever med dysleksi, ADHD, elever med stort sprik i kognitive forutsetninger, ervervet hjerneskade, kommunikasjonsvansker, autisme, elever med alternativ og supplerende kommunikasjon. Rolltalk, bliss, pictogram, døve elever og tegnspråkbruker STO og norsk og samfunnskunnskap er organisert under samme tak i Moerveien 10. Husleiekontrakten går ut våren 2016, men med en mulighet for noe forlengelse av kontrakten. I forbindelse med denne saken har det vært gjennomført 2 møter med alle de ansatte i STO. Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet og Fagforbundet har deltatt på møtene. Vurdering: STO I K-sak 9/12 sier rådmannen: Det er viktig at skoler er i utvikling og på lengre sikt vil rådmannen vurdere å se på organiseringen av spesialundervisningen opp mot organiseringen av spesialundervisningen for førskolebarn og organiseringen av PPS. Dette for å vurdere om man kan få en større grad av utnyttelse av kompetansen. Rådmannen ønsker nå å legge spesialundervisningen - STO - under PPS. PPS består i dag av: pedagogisk psykologisk rådgivningstjeneste spesialpedagogisk førskoleteam veiledningstjenesten det nyopprettede atferdsteamet (PIT) fra Det spesialpedagogiske førskoleteamet som består av spesialpedagoger, arbeider med barn med spesialpedagogiske behov i barnehager og hjemmet både individuelt og i grupper samt veiledning av foreldre og personalet i barnehagene. Personalet på STO har 250% stilling fordelt på 4 personer. De underviser stort sett elevene på skolen, men er også i hjemmet eller på arbeidsplassen. De har mye av den samme utdanningsbakgrunnen som det spesialpedagogiske førskoleteamet og arbeider på noe av den samme måten som det spesialpedagogiske førskoleteamet gjør i forhold til førskolebarn. Formannskapet Side 37 av 88

38 I møter med de ansatte i STO kom det fram at personalet i STO mener at de som jobber med voksenpedagogikk (norsk og samfunnskunnskap og særskilt tilpasset opplæring (STO)) burde være organisert under samme administrasjon. Rådmannen mener at det i dag er få synergieffekter mellom lærerne i norsk og samfunnskunnskap og STO. Ingen av elevene på STO har bakgrunn fra norsk og samfunnskunnskap. Slik var det også i Imidlertid gir en samlokalisering av STO og norsk og samfunnskunnskap mulighet for felles bruk av pedagogiske og digitale hjelpemidler, samt lærebøker og annet pedagogisk materiell. Samlokalisering og organisering av STO under PPS vil gi større muligheter for kompetansedeling/-utnyttelse. PPS underviser også voksne, f.eks innen logopedi da VO ikke innehar den kompetansen. Ved å organisere de ansatte i STO under PPS vil fagmiljøet bli større og til beste for alle parter. Rådmannen foreslår at STO organisatorisk legges under PPS fra i et 2-årig forsøksprosjekt. Det foretas en evaluering ca hvert ½ år, første gang januar Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget. Med utgangspunkt i at kommunen inntil våren 2016 (med mulighet for noe forlengelse) har undervisningslokaler for norsk og samfunnskunnskap i Moerveien 10, foreslår rådmannen at også STO opprettholder undervisningslokalene sine i Moerveien 10 inntil man har funnet mer permanente lokaler. Dette er også et ønske fra personalet i STO. Det må også i prosjektperioden gjøres en vurdering om flere av undervisningstimene kan foregå i boligene eller på arbeidsplassene til brukerne. Dette har vært ønskelig fra boligene til brukerne. Det vil blant annet ha betydning for antall rom STO trenger til sin undervisning. Norsk og samfunnsfag Det er i dag ca 180 deltakere i norsk og samfunnskunnskap og 6-8 lærere i varierende stillingsstørrelser. I forbindelse med forslag om organisasjonsendringer i VO har det vært avholdt 2 møter med de ansatte i norsk og samfunnsfag. Hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet har deltatt på møtene. Forslag til endringer ble diskutert. Rådmannen har konkludert med at det må foretas en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Per i dag ser rådmannen 4 mulige alternativer for organiseringen av norsk og samfunnskunnskap: Opprettholdes som egen enhet Legges som en egen avdeling under Ås ungdomsskole Legges ned og plasser kjøpes i andre kommuner Går inn i en voksenopplæring i en eller flere andre kommuner og drifter sammen med dem/iks. Formannskapet Side 38 av 88

39 Rådmannen foreslår at det nedsettes et prosjekt som bruker vinteren 2015 til å undersøke alternativene. Økonomiske konsekvenser: Ved en flytting av STO til PPS vil midler måtte overføres fra voksenopplæringen til PPS. Det får ellers ingen økonomiske konsekvenser. Når det gjelder økonomiske konsekvenser for norsk og samfunnskunnskap, må det vurderes i prosjektet. Alternativer: STO og norsk og samfunnskunnskap fortsetter å være en enhet og blir i voksenopplæringen. Det blir da ingen endringer fra slik det er i dag. Konklusjon med begrunnelse: Voksenopplæringen er en liten enhet med etter rådmannens oppfatning, 2 ganske forskjellige enheter; norsk og samfunnsfag og særskilt tilpasset opplæring (STO). Rådmannen kan ikke se at det i dag er synergieffekter som kommer elevene til gode mellom disse to enhetene. Det er derfor ønskelig å flytte STO til PPS da samlokalisering og organisering av STO under PPS gir større muligheter for kompetansedeling/utnyttelse og fagmiljøet vil bli større. Personalet får arbeidsplassene sine samlokalisert med PPS i Erik Johansenbygget, men opprettholder undervisningslokalene i Moerveien 10 inntil videre. Rådmannen mener det må foretas en gjennomgang av plasseringen av norsk og samfunnskunnskap fra høsten Det er ønskelig å nedsette et prosjekt for å se på hvilke alternativer som finnes. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Formannskapet Side 39 av 88

40 F-35/15 Veien mot en bedre barnevernstjeneste i Ås kommune GÅ TIL SAKSLISTE << Forrige sak Neste sak >> Saksbehandler: Marit Roxrud Leinhardt Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for helse og sosial 11/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21/ Formannskapet 35/ Kommunestyret Innstillinger fra utvalg som har fått saken til behandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se kommunens hjemmesider for publiserte protokoller etter møtene. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar saken til orientering. 2. Barnevernets budsjettrammer justeres ihht. budsjettregulering 1. tertial 2015 på bakgrunn av befolkningsøkning, nye lovpålagte oppgaver som følge av endringer i barnevernloven og stor økning i bekymringsmeldinger og antall saker. Ås, Trine Christensen Rådmann Marit R. Leinhardt Helse og sosialsjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Formannskap Kommunestyret Vedlegg trykket i saken: (Separat trykk/ Nettbrett: Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Vedlegg.1: Grafiske fremstillinger av utviklingen Vedlegg.2: Rutiner for refusjon for beredskapshjem og fosterhjem Vedtak i saken sendes til: Enhetsleder barnevernet Formannskapet Side 40 av 88

41 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås kommune har lagt ned en stor innsats for å sikre «et godt nok» barnevern. Tjenesten ble i sin tid lagt til NAV Ås som hadde store utfordringer ifht nav-reformen. Barnevernet ble dermed «borte» i NAV, både for ledelsen, brukerne, samarbeidspartnere og kommunen ellers. Rådmannen mener det var en viktig og riktig beslutning av kommunestyret å trekke barnevernet ut av NAV. Barnevernstjenesten har gjennomført et stort forbedringsarbeid på mange områder, samtidig med stor befolkningsvekst og en stor økning i antall bekymringsmeldinger og aktive saker. Årsverksveksten i barnevernet har utelukkende vært dekket av statlige øremerkede tilskuddsmidler frem til 2015 hvor tjenesten fikk tilført en stilling i kommunens budsjett. Den store økningen er bekymringsfull, også økonomisiden av dette. Det er avgjørende at tjenesten følger opp tiltakene som er trukket frem etter rådmannens gjennomgang. Forbedringsarbeidet etter Fylkesmannsavvik, nye lovkrav og «barnets beste» har hatt stor fokus frem til nå. Derfor mener rådmannen at økonomistyring må prioriteres i større grad fremover. Det er avgjørende at veksten i barnevernet stabiliseres og at man så langt det er mulig får kontroll på kostnadsutviklingen. Om nødvendig må kommunen redusere nivået på tiltak og tilbud fra barnevernet gjennom konkrete prioriteringer i fremtidige kommunestyrevedtak. Fakta i saken: Barnevernstjenesten er av rådmannen utfordret til å oppsummere de 4 siste år, og har rapportert følgende: ETABLERING AV BARNEVERNTJENESTEN SOM EGEN ENHET Kommunestyret vedtok våren 2011 å trekke barnevernet ut av Nav Ås og etablere barnevernet som en egen enhet i Helse- og sosialetaten. Egne lokaler for tjenesten ble anskaffet og enhetsleder ble ansatt flyttet enheten inn i egne lokaler. Det ble tidlig avdekket at tjenesten hadde store mangler. Dette ble forsterket etter et generelt tilsyn fra Fylkesmannen høsten Rapporten understreket alvoret og synliggjorde et behov for omfattende endringer. AVVIK SOM BLE AVDEKKET I BARNEVERNTJENESTEN I PERIODEN OKTOBER 2011 MAI Saksbehandling: Manglende tilstrekkelige rutiner i arbeidet med meldinger, undersøkelser, hjelpetiltak Fristoverskridelser Manglende tilstrekkelige dokumentasjon generelt Manglende tilstrekkelige dokumentasjon på overlevering av informasjon til barn og unge og på bruk av dem som informanter (FNs barnekonvensjon) Manglende tilstrekkelige tilbakemelding til melder Manglende tilstrekkelig evaluering av hjelpetiltak Mangelfull journalføring og uoversiktlige saksmapper Formannskapet Side 41 av 88

42 2. Styringssystem: Mangler tilstrekkelige retningslinjer for saksbehandling i barnevernet Mangler forskrift om internkontroll i tjenesten Det er ikke utarbeidet en samlet oversikt over interne rutiner Det foreligger ingen virksomhetsplan for enheten 3. Kompetanse: Det foreligger ikke en samlet opplæringsplan for de ansatte 4. Avvik i enkeltsaker: 6 saker (avdekket av Fylkesmannen i det generelle tilsynet) I tillegg til funnene i Fylkesmannens rapport, ble mange og til dels alvorlige avvik avdekket av barnevernstjenesten selv i perioden oktober 2011 april NYE OPPGAVER FOR ENHETEN - LUKKING AV EKSISTEREDE AVVIK OG FOREBYGGING AV NYE: Lukking av avvik i enkeltsaker Utarbeide en sjekkliste for saksbehandling i enheten Utarbeide nødvendige skjemaer for rapportering med veileder Nytt skjema for bekymringsmeldinger Starte arbeidet med nye retningslinjer for saksbehandlingen Starte arbeidet med internkontroll Utvikle nye interne organisasjonsrutiner Oppjustering av de merkantile funksjonene Gjennomgang av alle saksmapper og etablere nye rutiner for barnevernets arkiv. Gjennomgang av regnskap og budsjettrutiner Etablere nye samarbeidsrelasjoner med andre instanser Utarbeide en oversikt over eksisterende kompetanse og behovet for nye tiltak Hente inn ekstern veileder med vekt på fagutvikling FORUTSENINGER FOR Å KUNNE GJENNOMFØRE DISSE OPPGAVENE OG ENDRINGENE: Utnytte tjenestens ressurser på en rasjonell og effektiv måte Avgrense tjenestens arbeid til lovpålagte oppgaver Reetablere generalist-funksjonen Omgjøring av fagleder og familiekonsulent til saksbehandlerstillinger Det foretas en gjennomgang av alle arbeidsbeskrivelsene FØLGENDE ENDRINGER ER FORETATT I PERIODEN Behovet for omfattende endringer i tjenesten var stort. Ulike lovpålagte dokumenter for virksomheten måtte produseres, nytt arkivsystem måtte innføres og interne rutiner for det daglige arbeidet måtte på plass. 1. Organisasjon, rutiner og retningslinjer Etablering av en ny organisasjonsmodell (rendyrket generalistmodell) Formannskapet Side 42 av 88

43 Omgjøring av stillinger for å kunne utnytte den samlede kapasiteten i saksbehandling Opprydding og innføring av nytt arkivsystem. Utarbeidelse av sjekklister i saksbehandlingen Utarbeidelse av retningslinjer for saksbehandlingen klientmapper og klagebehandling melding og undersøkelse Iverksetting av hjelpetiltak plassering utenfor hjemmet refusjon og økonomi Utarbeidelse av internkontroll - kommunens organisering av tjenesten med organisasjonskart - styrings-, ansvars- og rapporteringslinjer - barneverntjenestens hovedoppgaver - mål og utfordringer for tjenesten - rutiner for behandling av avvik med rapporteringsskjemaer for det enkelte avvik og månedlige rapporteringer fra den enkelte saksbehandler på saksområdene Tilrettelegge for avviksrapportering og - kontroll i KSS, spesifikt for barnevernet Utarbeidelse av meldings- og rapportskjemaer med veiledere Utarbeidelse av interne rutiner - møter - arkiv - regnskap og utbetalinger m.m. - post - oppgave- og ansvarsbeskrivelse for ulike rutiner/prosedyrer Utarbeidelse av egen virksomhetsplan Utarbeidelse av egen kompetanseplan Fire nye tilsynssaker og nye gjennomgang av rutiner I forbindelse med disse nye tilsynssakene var det nødvendig å foreta en ny gjennomgang av saksbehandlingsrutinene og internkontrollen i tjenesten for å vurdere justeringer/endringer med tanke på å forebygge, avdekke og forhindre avvik. I tillegg ble de fire sakene gjennomgått, avvikene ble lukket og rapporteringsarbeidet til Fylkesmannen på disse avvikene startet. Oppsummering: Den månedlige rapporteringen i KSS (kvalitetssystemet) har gitt tilsiktet resultat ved at: - Det foretas en vurdering av avviket og den enkelte sak med tanke på korrigering. - Saksmengden vurderes hos den enkelte saksbehandler og det foretas nødvendige justeringer. - En sammenfattet oversikt overleveres på enhetsmøte månedlig for å synliggjøre på hvilke områder enheten følger godt opp og på hvilke områder avvik er blitt registrert. En viktig rettesnor i tjenesten er at retningslinjer, rutiner og registering av avvik oppleves å ha en nytteverdi for den enkelte medarbeider i det daglige arbeidet. En ensidig og for Formannskapet Side 43 av 88

44 sterk kontroll kan lett få en utilsiktet effekt. Men en samlet vurdering på bakgrunn av tilsynssakene tilsa at en forsterkning av internkontrollen var påkrevd. Som følge at dette fikk følgende oppgaver prioritet: Implementeringsarbeidet av «Retningslinjer for saksbehandling» i tjenesten som helhet - må få økt prioritet. Nytt sjekkskjema utarbeides og legges i den enkelte saksmappe. Saksbehandlerne kvitterer her for utførte oppgaver med dato. Rekruttere faglig leder med nødvendig kompetanse. Oppjustering av fagmøtene i enheten 2. Kompetanse Behovet for oppdatert kunnskap på ulike områder har vært stort. I tillegg har det vært behov for å tilrettelegge for implementeringer av nødvendige endringer i enheten. De årlige kursene i Familia ble utvidet (alle) Flere kursmoduler i arkivarbeid ble benyttet (1) Seminar «Tilbakemeldingskultur» (alle) Seminar «Den dialogiske samtalen» (alle) Etterutdanning i «Barnevern i et minoritetsperspektiv» (2) Forskningssirkelen (6) Etterutdanning «Barnesamtalen» (3) Kurser/konferanser og etterutdanning i «Vold i nære relasjoner» (alle) Kommunalt stipend til master i «Vold og traumatisk stress» (1) Kurs/seminarer i saksbehandling/lovverk (alle) Arbeidsseminar «Arbeidsmiljø» (alle) Kurs i Forvaltningsloven og dokumentasjonsarbeidets betydning i barnevernet ble gjennomført (alle) 3 ansatte deltar i «Forskningssirkelen» og 3 ansatte avslutter kurset i «Barnesamtalen» våren 2015 Felles grunnopplæring for nye ansatte i regionen ble drøftet i møte med barnevernlederne i Follo 7. november Nye hjelpemidler/verktøy kontorer Leasing bil (2013) Oppdatering av alle mobiltelefoner (2014) Betydelig oppjustering av datatekniske utstyr (datarommet) (2014) Utvidelse med to kontorer, 1 møterom og 1 venterom (2014) 4. Ansatte 2011: 1 enhetsleder, 1 faglig leder, 4,8 konsulenter (saksbehandlere), 1 tiltakskonsulent, 0,8 sekretær (Til sammen 8,6 stillinger) 2015: 1 enhetsleder, 1 faglig leder, 3 rådgivere, 4,8 konsulenter, 1 økonomikonsulent, 1 sekretær (Til sammen 13,8 stillinger) Formannskapet Side 44 av 88

45 Merknader: Statstilskudd til 4,2 av stillingene. 1 ny stilling i det kommunale budsjettet for Oppgaver utført ut over lovpålagte tjenester Handlingsplan mot vold i nære relasjoner Initiativ til Ungdata- undersøkelsen i Ås kommune Brukerundersøkelse Fagdag i Ås kommune, «FNs barnekonvensjon» Positivt oppvekstmiljø i Ås kommune (POM) Ungdomsteamet v/ ungdomsskolene Barneteamet v/ barneskolene 6. Deltakelse i eksterne samarbeidsfora Barnevernlederforum i Follo Styret i Barnevernvakten i Follo (styremedlem) Referansegruppe hos fylkesmannen - Barnesamtalen ENDRINGER I BARNEVERNLOVEN (BVL) FRA 1. JANUAR 2014 I 2014 trer en rekke endringer i barnevernloven i kraft. Lovendringene ble vedtatt ved Stortingets behandling av Prop. 106 L ( ) Endringer i barnevernloven. Dette gjelder blant annet kravet til forsvarlige tjenester, endringer i bvl. 4-4 om hjelpetiltak og en presisering av barneverntjenestens ansvar for barn etter en omsorgsovertakelse. Fristen for å bringe et vedtak i fylkesnemnda inn for domstolen kortes ned fra to til én måned. En av de viktigste endringene som er blitt foretatt er at barneverntjenestene etter bvl. 1-4 nå vil ha en lovfestet plikt til å yte forsvarlige tjenester. Forsvarlighetskravet gir rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes. Bestemmelsen gir Fylkesmannen adgang til å konstatere lovbrudd, enten alene eller i kombinasjon med andre bestemmelser i barnevernloven. Endringen gir også Fylkesmannen økt adgang til å utøve skjønn i tilsynssaker. I 3 av tilsynssakene Ås kommune hadde våren 2014, var en vesentlig del av vurderingene relatert til forsvarlighetsprinsippet og skjønn ble i stor grad utøvd. Som kjent er det ikke anledning til å påklage Fylkesmannens avgjørelser. I bvl. 4-4 tas ut eksemplene på hvilke hjelpetiltak som kan iverksettes. I stedet innføres en angivelse av hva som er formålet med hjelpetiltaket, som er å bidra til positiv endring hos barnet eller i familien. Fjerningen av eksemplene medfører likevel ingen begrensning av hvilke hjelpetiltak som kan benyttes. Formannskapet Side 45 av 88

46 Bvl endres for å understreke at barneverntjenesten har et løpende og helhetlig ansvar for barnet etter en omsorgsovertakelse. Endringen innebærer en presisering og tydeliggjøring av barneverntjenestens generelle oppfølgingsansvar, og herunder ansvaret for å følge utviklingen til barnet og foreldrene. Endringen vil også medføre en plikt for barneverntjenesten til å legge til rette for samvær med søsken, dersom hensynet til barnet ikke taler imot det. Det gjøres en endring i bvl 7-24 som innebærer at fristen for å bringe vedtak i fylkesnemnda inn for domstolen kortes ned fra to til én måned. Bvl. 8-4 endres slik at en kommune som har reist sak for fylkesnemnda, beholder ansvaret for saken selv om familien flytter til en annen kommune før fylkesnemnda har fattet vedtak. Bvl. 4-22: Styrking av tilsyn med barn i fosterhjem endringer i dagens tilsynsførerordning. Denne endringen pålegger kommunene økt ansvar for tilrettelegging og oppfølging av arbeidsområdet. Dette innebærer vesentlige nye arbeidsoppgaver for den kommunale barneverntjenesten. Bvl 2-3 b og 5-7: utvidelse av dagens tilsynshjemler slik at også andre statlige tjenester og tiltak enn institusjonene omfattes. Tilsynsmyndighetene får hjemmel til å føre tilsyn med hele tiltakskjeden i barnevernet. Andre viktige endringer i bvl: 2-2 m. fl: endringer i reglene for organisering og oppgavefordeling i statlig barnevern. 4-25: Tvangsplasseringer av barn og unge med alvorlige atferdsvansker er tidsavgrenset. Reglene for plasseringstidens lengde endres slik at eventuell forutgående akuttplassering skal inngå i den totale plasseringstiden 9-4 og 9-5: Reglene endres slik at departementet kan fastsette egne satser for statens betalingsansvar for fosterhjem. 4-1 om medvirkning og oppnevning av tillitsperson for barnet 3-5 om oppfølging av barn i fengsel Vurdering: Endringer og konsekvenser i barnevernstjenesten De store endringene som har funnet sted i barneverntjenesten har hatt mange og ulike konsekvenser i miljøet. Implementering av nye rutiner, nye retningslinjer for saksbehandlingen og ikke minst ny internkontroll har kostet mye, både i form av innsats og ressurser. Prosessen har vært krevende for enheten som helhet. Ser man dette i sammenheng med en kraftig økning i saksmengden, er det ikke unaturlig at dette har slått ut både i sykemeldinger, turbulens i arbeidsmiljøet og avvik i saksbehandlingen. Økt kompleksitet i sakene stiller store krav til kompetanse hos den enkelte saksbehandler. Av den grunn har kompetansebygging hatt prioritet i denne perioden. Med god hjelp av statlige midler er kommunen i dag godt på høyde med de fleste barneverntjenestene mht. faglig nivå. Formannskapet Side 46 av 88

47 «Vold i nære relasjoner» er et område det er arbeidet mye med og hvor man i dag har en høy kompetanse. Samtidig er dette området både sammensatt og komplisert noe som igjen har gitt uforutsette utfordringer i arbeidet med å nedfelle klare rutiner for hvordan tjenesten skal håndtere slike saker. Skal det være automatikk i at alle voldssaker uavhengig av type vold, omfang, hyppighet og om de er pågående eller ikke, skal anmeldes? Hvilken posisjon gir dette barnevernet mht. hjelpetiltak overfor familiene? Skal barnevernet avvente politiets etterforskning før hjelpetiltak settes inn? Her gis det ulike signaler fra ulike statlige aktører noe som kompliserer arbeidet ytterligere. Dette saksområdet gir et godt bilde på flere saksområder i barneverntjenesten som er sammensatte og kompliserte. Selv små feil kan medføre alvorlige konsekvenser for både brukerne og barneverntjenesten. Rekruttering - kompetanse Rekruttering av nyansatte med nødvendig kompetanse har vært - og er vanskelig. Avstanden mellom kravet til en bachelor grad og kravet i den praktiske utøvelsen av arbeidet som saksbehandler i barnevernet synes å øke. Å rekruttere nye saksbehandlere innebærer i stor grad å tilrettelegge for opplæring i lovverk, saksbehandlingssystemet Familia og generelt sosialt arbeid. Dette er tidkrevende, men nødvendig. Utfordringen for Ås kommune samsvarer med situasjonen på landsbasis. Dette har blant annet resultert i at lønnsplassering i dag varierer sterkt mellom kommunene også i Follo-regionen. Konkurransen mellom kommunene er blitt merkbar i rekrutteringsarbeidet. Arbeidssituasjonen og arbeidsmiljøet Arbeidssituasjonen i enheten preges av labilitet. Forutsigbarhet og planlegging er ofte vanskelig. De akutte sakene kan både være dramatiske og være en påkjenning også rent følelsesmessig. I et lite miljø påvirker disse situasjonene enheten som helhet. Men over tid er det likevel et høyt og vedvarende arbeidspress som bidrar til den største slitasjen. Saksportefølgen i enheten ligger nærmere 20 saker pr. saksbehandler, og dette er høyere enn mange kommuner vi kan sammenligne oss med. Avstanden mellom statlige ideelle mål og krav og den kommunale virkelighet er stor. Av den grunn føler også mange medarbeidere at de kommer til kort. Det er når de daglige små dråpene med negative opplevelser blir for hyppige at de store utfordringene melder seg. Til tross for dette er i hovedsak hverdagen preget av godt humør, interesse og engasjement i barnevernstjenesten i Ås. Utfordringer i arbeidsmiljøet: Hvordan skape en nødvendig avstand (profesjonalitet) i bestemte situasjoner for å beskytte seg selv? Hvordan forhindre at dårlig samvittighet tærer og ødelegger kvaliteten i tjenesteproduksjonen og får konsekvenser for privatlivet? Hvordan aktivere en konstruktiv tilbakemeldingskultur i miljøet (leder og ansatte de ansatte i mellom)? Hvordan kan vi forebygge stress hos den enkelte og i miljøet generelt? For å kunne møte disse utfordringene er det satt i gang et forberedende arbeidet for å kunne styrke arbeidsmiljøet generelt. Det tas sikte på at dette prosjektet vil gå over tid. Formannskapet Side 47 av 88

48 Barneverntjenesten har etablert et samarbeid med ekstern faglig veileder. I tillegg er det hentet inn en person som skal ivareta den prosessorienterte veiledningen. Veiledningen vil gis til saksbehandlerne som gruppe, men det legges til rette for at den enkelte også kan motta veiledning individuelt når særlige behov/situasjoner oppstår. Offentlig fokus Barnevernet står høyt på dagsorden i den offentlige debatten, noe man ikke minst ser gjennom media. Det har imidlertid skjedd en endring i tilnærmingen til arbeidsområdet. I dag er oppmerksomheten i større grad rettet mot hva barnevernet ikke får gjort, enn mot at barnevernet gjør for mye slik det var tidligere. Fokuset ble tidligere rettet på at barnevernet urettmessig tok ungene fra enkelte familier. I dag fokuseres det på konsekvensene for barna hvis ikke barnevernet iverksetter tiltak overfor problemfamilier. Samtidig synligjøres konsekvensene om ikke barnevernet gjør sin jobb blant annet gjennom tilsyn, ved bøter, sivile søksmål og i Straffelovens 139. Dette fokuset er selvsagt riktig med tanke på barnets beste, med det reduserer ikke presset på barnevernet generelt og den enkelte saksbehandler spesielt. Til tross for høyt arbeidstempo og presset fra utsiden, er det viktig å understreke at det gjøres et godt faglig arbeid av de ansatte i barneverntjenesten i Ås kommune i dag. Ansettelsen av faglig leder i oktober 2014 har betydd mye for tjenesten. Det enkelte saksbehandler får tettere oppfølging og veiledning, noe som igjen gir større trygghet i arbeidet med den enkelte sak. Fagmøtene er blitt oppjustert og det er blitt noe større rom for kritiske refleksjoner på enhetens arbeid med tanke på justeringer/endringer. Fosterhjem beredskapshjem En av de prioriterte oppgavene i tjenesten i dag, er arbeidet med fosterhjem. Barnevernlovens regler om tilsyn med fosterhjem ble endret 1. februar Lovendringen innebærer at plikten til å føre tilsyn, nå er lagt til kommunen. Dette betyr at bortsett fra rekruttering av nye fosterhjem, er ansvaret for dette området i sin helhet lagt til kommunene. Av den grunn registrerte kommunen et behov for en egen koordinatorstilling for å kunne ivareta dette arbeidsområdet. Det ble søkt Fylkesmannen for 2014 om driftsmidler til dette. Søknaden ble innvilget og stillingen er nå besatt. Det arbeides nå med å utvikle retningslinjer og rutiner for å kunne tilrettelegge det faglige arbeidet med etablering, oppfølging (tilsyn) og forsterkning av fosterhjem på en forsvarlig måte. Bruken av beredskapshjem i påvente av fosterhjem, vil også være en del av dette arbeidet. Følgende oppgaver må avklares: - Utvelgelse av fosterforeldre barnets behov (Matchings metodikk) - Godkjenning - Oppfølging og veiledning i etableringsfasen - Tilrettelegge for rask bistand når nye utfordringer avdekkes - Tilrettelegge for tilgjengelighet for fosterhjemmene Ås barneverntjeneste har laget en egen sjekkliste for godkjenning av fosterhjem. I tillegg er det blitt utarbeidet nye rutiner for refusjon/utbetalinger for å kvalitetssikre dette arbeidet bedre: «Refusjon for tilsyn med fosterhjem» og «Refusjon av forsterket fosterhjem» (vedlegg 2). Formannskapet Side 48 av 88

49 I tillegg til koordinator er ca. 50 % av stillingen til økonomikonsulenten blitt lagt til dette arbeidet. Ytterligere en saksbehandlerstilling vil bli lagt til dette arbeidsområdet i nærmeste framtid. I løpet av mai måned vil det foreligge: «Rutiner for godkjenning og etablering av fosterhjem» og «Rutiner for oppfølging og forsterkning av fosterhjem» Saksmengde og bemanning Som det går fram av vedlegg (grafiske fremstillinger av utviklingen) har barneverntjenesten hatt en betydelig økning i saksmengde. En sammenligning av enkeltsaker i 2011 og 2015 viser at kompleksiteten også har økt betydelig. Tidligere ble unntaksvis juridisk kompetanse trukket inn av brukerne i saker. I dag er dette blitt regelen. For å kunne møte denne utviklingen og for å kunne ivareta barnets behov på en forsvarlig måte, er det også påkrevd at barneverntjenesten benytter juridisk ekspertise. I tillegg ligger det klare føringer på at saker som skal fremmes for Fylkesnemnda bør kunne vise til en sakkyndig utredning. Det betyr at tjenesten også her er avhengig av ekstern ekspertise. Globaliseringen har også i større grad gjort det nødvendig å forholde seg til UD, ambassader og offentlige myndigheter utenfor landes grenser. Dette er ofte tidkrevende, med mange språklige utfordringer og ikke minst så setter disse sakene høye krav til kompetanse i saksbehandlingen. Det å rekruttere medarbeidere med nødvendig erfaring fra saksbehandling, er en stor utfordring i barnevernet generelt. Det siste året har tjenesten ansatt 4 nye medarbeidere til saksbehandling. Bare en av disse har tilstrekkelig erfaring fra saksbehandling i barnevernet. I sin konsekvens betyr det at selv om stillinger er besatt, kan det ikke forvente at disse skal mestre en saksmengde på lik linje med andre. M.a.o. enkelte besatte stillinger har begrenset produktivitet. Pr. i dag har barneverntjenesten 2 ubesatte stillinger. 3 ansatte er under opplæring og har en portefølje hvor antallet saker og kompleksitet er avgrenset. I tillegg er det noe sykefravær / sykmeldinger. Til sammen representerer dette et underskudd på produktiv saksbehandlerkapasitet som tilsvarer 4 saksbehandlere. For å kunne dekke opp manglende saksbehandlingskapasitet har tjenesten hentet inn 5 konsulenter som til sammen representerer 2,5 stillinger (100 %). Firmaene som leverer disse konsulenttjenestene klarer ikke lenger å imøtekomme etterspørselen fra kommunene. Dette understreker alvorligheten for barnevernet generelt. Gapet mellom behov og eksisterende kapasitet er stort også i de øvrige Follo kommunene. Ås barneverntjeneste har pr. i dag ikke tilgjengelig den kapasitet som er nødvendig for å kunne håndtere pågangen av nye saker på en forsvarlig måte. Dette vil kunne bety fristoverskridelser og avvik i rapporteringssystemet i fremtiden. Økonomiske konsekvenser og utfordringer: Økonomiske nøkkeltall: Økonomisk utvikling , budsjett og regnskap for barnevernet. Formannskapet Side 49 av 88

50 Figuren viser den økonomiske utviklingen i perioden 2011 til Regnskapstallene fra 2013 til 2014 viser en økning i utgiftene tilsvarende 64 % og et budsjettavvik tilsvarende 39 % i Økonomiske nøkkeltall (Tall i hele tusen) Opprinnelig budsjett 2014 Revidert budsjett 2014 Regnskap 2014 Avvik Regnskap 2013 Budsjettavvik 2013 Lønn, sosiale utgifter og sykepengerefusjoner Andre driftsutgifter Driftsinntekter Driftsramme Tabellen viser økonomiske nøkkeltall for Det største budsjettavviket er for posten «Andre driftsutgifter». I posten på 18,9 mill. kr ligger det vesentligste av det som utbetales i tilknytning til enkeltsaker, men også en betydelig andel gjelder kjøp av konsulenttjenester til saksbehandling. På bakgrunn av den økonomiske utviklingen og overskridelsene på budsjettet, har Økonomiavdelingen foretatt en økonomisk kartlegging, utformet et risikobilde og gitt innspill på forslag til tiltak. Generelle betraktninger og tiltaksområder En hver offentlig tjeneste har et potensiale til forbedring av rutiner i den økonomiske forvaltningen. Dette gjelder også barneverntjenesten. Den økonomiske utviklingen er bekymringsfull, samtidig som at et sammensatt antall faktorer indikerer at budsjettet ikke har vært tilstrekkelig for å sikre den formidable oppryddingen, stor befolkningsøkning, lukking av avvik fra Fylkesmannen og en ønsket kvalitet på tjenesten. Den videre økonomistyringen er det en rekke tiltak som kan være aktuelle å implementere, men samtidig kan det medføre en rekke uønskede konsekvenser, på kort - og lengre sikt som vil kunne gi nye utfordringer og eventuelle avvik. Tiltaksområder som er i bearbeidelse eller til vurdering er blant annet: - Styrking av den interne kontrollen og bedre samhandlingen, internt i enheten og med andre enheter. - Økning i grunnbemanningen, og samtidig redusere omfanget av konsulentkjøp Formannskapet Side 50 av 88