MØTEINNKALLING Hovedutvalg for oppvekst og kultur

Transkript

1 Ås kommune MØTEINNKALLING Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtetid: kl. 18:30 Møtested: NB: Brønnerud skole! Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Orientering Referatsaker 5/16 Referatsaker HOK Drøfting 2/16 Diskusjonsnotat. Organisering av barn og unges kommunestyre og ungdomsrådet. 3 Saker til behandling 25/16 Organisering av kulturområdet 6 26/16 Kommende utsmykkingsprosjekter 17 27/16 Representanter til frie plasser i ungdomsrådet 23 28/16 Follo barne- og ungdomsskole utbygging 26 29/16 Reduserte behovsprøvede betalingssatser i kulturskolen 32 30/16 Ad hoc utvalg for vurdering av miljøutvalg - Sluttrapport med anbefaling 25 31/16 Tiltaksplan for trafikksikkerhet 41 32/16 Tiltaksplan for idrett, nærmiljø og friluftsliv /00071

2 33/16 1. tertialrapport /16 Budsjettreguleringer 1. tertial Ås, Ivar Ekanger leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post v/jan Einbu. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 2 av 61

3 Orientering Referatsaker Referatsaker HOK / Referat SU-møte, Togrenda barnehager 2. Innkalling SU-møte Åsgård skole 3. Bevilgning til aktiv på dagtid-brev fra Ås IL Drøfting 2/16 Diskusjonsnotat. Organisering av barn og unges kommunestyre og ungdomsrådet. 16/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 3 av 61

4 Diskusjonsnotat til HOK Organisering og avgrensing av barn og unges kommunestyre og ungdomsrådet. Bakgrunn: I kommunestyrets heldagsmøte ble følgende vedtatt: Verbaldel punkt 21: Rådmannen må vurdere oppgave- og rollefordelingen mellom barn og unges kommunestyre og ungdomsrådet. Fremmes som egen sak for HOK innen juni Fakta: I 2012 hadde 74 prosent av kommunene et barne- og/eller ungdomsråd, og 24 prosent hadde barn og unges kommunestyre. Anslagsvis 10 prosent av kommunene hadde begge deler. En gjennomgang av et utvalg kommuner viser at det finnes en mengde ulike modeller for hvordan disse ordningene gjennomføres i praksis, se vedlegg. Forhold som økonomi, antall medlemmer, antall møter, mandat og innhold varierer i stor grad fra kommune til kommune. Det finnes med andre ord ingen «standard» modell. Ås kommune har både et barn og unges kommunestyre og et ungdomsråd. De har per i dag ingen tilknytning til hverandre, og har svært ulike roller, funksjoner og sammensetning. Barn og unges kommunestyre gjennomføres en gang i året. To representanter fra hvert elevråd på barneskoler og ungdomsskoler møtes i kommunestyresalen for å fordele kroner til tiltak for skolemiljø, og vedta hvem som skal få Ås kommunes miljøvernpris. Ungdomsrådet følger politisk møtekalender. Rådet består av 7 ungdommer og en representant fra HOK. Rådet har eget budsjett, og uttaler seg om politiske saker på linje med andre råd. Verbaldel punkt 21 ble drøftet i ungdomsrådet med følgende innspill: Er tidligere fordelte penger brukt etter hensikten? Kan det etableres en ordning hvor skolene sender søknad til ungdomsrådet, som deretter prioriterer blant de innsendte søknadene? Hvordan gjøres dette i våre nabokommuner? Hvordan gjøres dette i våre vennskapskommuner? Barn og unges kommunestyre er for et fåtall. Det går derfor ikke å bruke undervisningsargument som begrunnelse. Diskusjon: Hvorfor er det ønskelig med en eventuell endring fra dagens ordning i Ås? Hva er hovedutfordringene med dagens ordning? Hva vil Ås kommune med dagens barn og unges kommunestyre? Hva vil Ås kommune med dagens ungdomsråd? Hvordan skal disse eventuelt organiseres på en bedre måte? Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 4 av 61

5 Mulige alternativer: Beholde dagens ordning. Beholde dagens ordning, men styrke arbeidet inn i elevråd og skoler. Lage et tydeligere skille mellom barn og ungdom ved å ta ungdomsskolene ut av barn og unges kommunestyre. Legge ned barn og unges kommunestyre. Gi ungdomsrådet myndighet til å fordele penger etter søknad. Legge ned barn og unges kommunestyre. Inkludere barneskolene (7.trinn) i ungdomsrådet. Vedlegg: Eksempler fra nabokommuner: Noen andre eksempler: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 5 av 61

6 Saker til behandling HOK-25/16 Organisering av kulturområdet Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ungdomsrådet 9/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/ Administrasjonsutvalget 7/ Formannskap 35/ Arbeidsmiljøutvalget 7 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 25/ Administrasjonsutvalget 10/ Formannskap 52/ Kommunestyret Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. Det utlyses en 100 % stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. Lokalhistorisk arkiv tilføres 10% stilling til oppgaven 4. Ansvaret for ungdomshusene ligger i en overgangsfase direkte til oppvekstog kultursjefen 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Administrasjonsutvalgets innstilling : Saken utsettes til etter folkeavstemningen Formannskapets utsettelsesvedtak : Saken utsettes. Rådmannen bes utrede nærmere hvordan modell 3 kan implementeres til Formannskapets møte Saksfremlegg Rådmannens innstilling: 1. Det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. 4. Ungdomshusene legges organisatorisk til kulturskolen. 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Etatsjef oppvekst og kultur Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 6 av 61

7 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyret Vedlegg: 1. Utkast modell organisering kultur 2. Rapportering kulturhuset Organisering rådmannens anbefaling 4. Notat fra rådmannen om implementering av modell 3, jf. F-sak 35/16, Vedtak i saken sendes til: Rektor kulturskolen Biblioteksjef Etatssjef oppvekst- og kultursjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er et omforent ønske om å skape en sterkere og mer samlet kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som i større grad vektlegger kulturhuset som samlingspunkt for kulturen i Ås. Det foreslås at det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder når nåværende kulturleder slutter Kulturhusleder bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset, ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom kulturhuset, biblioteket, kulturskolen og andre virksomheter i Ås og ivareta enkelte av tidligere kulturleders oppgaver. Kulturhuslederen skal også utvide samarbeidet med det profesjonelle- og frivillige kulturlivet i Ås. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv. Ungdomshusene legges under kulturskolen. Fakta i saken Tidligere politisk behandling: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/ , og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 7 av 61

8 «Bestillingen» for arbeidet ble formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og var klart for behandling i Den ble det fremmet 2 saker for hovedutvalget for oppvekst- og kultur; Evaluering av kulturområdet sak 17/15 Evaluering av kulturhuset sak 18/15. I hovedutvalget for oppvekst- og kultur ble det følgende innstilling: Sakene utsettes inntil ny sak med følgende fremmes: 1. Vurdering av ulike organisasjonsformer knyttet til kulturområdet. 2. De økonomiske konsekvensene av de foreslåtte organisasjonsformene belyses. 3. Kulturområdet og aktivitetene diskuteres i eget møte i hovedutvalg for oppvekst og kultur før pkt. 1 og 2 ferdigstilles. Formannskapets vedtok følgende utsettelsesvedtak : Saken utsettes inntil hovedutvalg for oppvekst og kultur har ferdigbehandlet saken. Saken ble diskutert i hovedutvalget for oppvekst- og kultur den Kulturområdet i Ås kommune Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i 3 virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur - lag og foreninger, tilskudd mm,/ kulturhuset og ungdomshusene Nåværende organisering for kulturområdet i oppvekst- og kulturetaten Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 8 av 61

9 Rådmann Oppvekst og kultursjef Fagrådgivere Leder pedagogisk psykologisk leder Kulturleder Kulturskolerektor Biblioteksleder 9 rektorer, 6 barnehagestyrere Ungdomshusene Kultur skolen Lokalhistori sk arkiv 7 barneskoler Kulturhuset 2 biblioteksfilialer 2 ungdomsskoler inkl VO 7 barnehager Illustrasjon 1 Kulturhusets organisering i dag Kulturleder Rudolf Lyd 50% - ledighet i stilling Kino 50% 100% Ungdomshusene Kulturhuskoordinator Kulturhuskonsulent Ansvar for utleie - 100% Lys 50% - - ikke inne i budsjettet for 2016 Midgard Illustrasjon 2 Kulturleder går av med pensjon fra Det vil si at det blir ledig 100% stilling. Lydansvarlig, 50% stilling, som har vært i permisjon fra høsten 2015, har sagt opp sin stilling. Lysansvarlig, 50% stilling, har sluttet. Midlene til denne stillingen ble trukket inn i forbindelse med budsjettbehandlingen for Leder for ungdomshusene, kino, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent opprettholdes. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 9 av 61

10 Vurderinger Alternative organiseringsformer Ut fra prosjektgruppens anbefalinger og rådmannens ønske om en sterkere kulturenhet, tilbakemeldinger fra HOK-møtet samt samtaler med lederne innenfor kulturfeltet og tillitsvalgte er det utarbeidet 3 alternativer til organisering av kulturfeltet. 1. Modell 1 Rådmannens forslag Det er ønske om å skape en sterkere kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som styrker kulturfeltet og spesielt innholdet i kulturhuset og andre kulturarenaer. Det er ønskelig med en leder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Nåværende kulturlederstillingen får navnet kulturhusleder. Enheten får navnet Kulturhuset. Stillingen lyses ut. Se vedlagte organisasjonskart. I forbindelse med nytilsetting så bør stillingens arbeidsoppgaver vurderes. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid, for en større synergieffekt. Behovet for å styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet kan utvikles ved at kulturhusleder finner naturlige samarbeidspunkter med disse. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være: ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås samarbeide med interne og eksterne aktører planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfeltet søke kulturmidler diverse andre mindre oppgaver som i dag ivaretas av kulturleder. Oppvekst- og kultursjefen vil fortsatt ha det overordnede strategiske ansvaret for hele kulturområdet. Andre stillinger Det foreslås at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Arkivaren har god kunnskap om kulturminner og navnesaker og vil kunne ivareta dette feltet. Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. Midlene til denne økningen tas i inneværende år innenfor kulturbudsjettet. Ungdomshusene foreslås lagt under kulturskolen som er den virksomheten innen kulturområdet som spesifikt arbeider med barn og unge. På den måten Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 10 av 61

11 tydeliggjør man at kulturhuslederen skal konsentrere sin virksomhet om utvikling og drift av kulturhuset og tilsvarende arbeidsoppgaver. Stillingene som kinoansvarlig, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie, beholdes som i dag. 50% lydstilling har sagt opp stillingen sin. 50% lysstilling de økonomiske midlene - ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Det foreslås at lydstillingen ikke besettes, men at midlene til lydstillingen beholdes og at midlene til lys tilbakeføres i forbindelse med budsjett Det gjøres en avtale (etter en anbudsprosess) med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som etter avtale kan brukes til lyd og lys på arrangementer. Tilsvarende modell har f.eks. Askim kommune for sitt kulturhus. 2. Modell 2 leder av kulturskolen som leder av kulturområdet I denne modellen foreslås det at leder for kulturskolen blir kultursjef og har i samarbeid med biblioteksleder ansvar for hele kulturområdet. Kulturlederen går av med pensjon Han har ansvar for kulturhuset og allmennkulturlivet. Stillingen er 100%. I stedet for å lyse ut stillingen foreslås det at rektor for kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset og ungdomshusene i en 2-års prøveperiode. Han blir virksomhetsleder for kultur, fritid og kulturskole, i det daglige kalt kultursjef. Virksomheten får navnet Kultur og fritid. I denne enheten ligger kulturskolen med ressurssenter, ungdomshusene og allment kulturliv Biblioteksjef vil være en viktig samarbeidspartner. Etatsjef, kultursjef og biblioteksjef vil ha et felles ansvar for strategisk utvikling av kulturområdet i Ås gjennom jevnlige koordinerings- og planleggingsmøter. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 11 av 61

12 Lokalhistorisk arkiv Biblioteksleder 2 biblioteksfilialer Kulturskolen Rådmann Oppvekst- og kultursjef Fagrådgivere Pedagogisk psykologisk tjeneste Kultursjef/ Kulturskolerektor Kulturhuset Ungdomshusene 9 rektorer 2 ungdomsskoler + VO 7 barneskoler 6 barnehagestyrere 7 barnehager Illustrasjon 3 Se også vedlagte organisasjonskart som viser hvordan virksomheten er tenkt sammensatt og som beskriver bredden i kommunens tjenesteytelse innenfor kulturområdet. Den nåværende kulturleders stillingsressurs foreslås ved denne modellen fordelt på følgende måte: 10% av kulturlederstillingen brukes til å øke stillingen til arkivaren i lokalhistorisk arkiv for å ivareta kulturminner og navnesaker (fra 50% til 60% stilling). Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. 50% av kulturlederstilling brukes til å øke inspektørstillingen (fra 50% til 100%) i kulturskolen. Vedkommende skal ivareta fag- og personalansvaret i kulturskolen når rektor i kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset. Som inspektør er det er i dag ansatt en i 50% engasjement. 40% av kulturlederstillingen brukes til å øke administrativ hjelp på kulturområdet for å ivareta den økte mengden med administrative oppgaver samt koordineringen av fritidskulturlivet som bør være et satsningsområde. Andre stillinger Stillingene som leder for ungdomshusene, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie beholdes som i dag. 50% lydstilling besettes ikke. I stedet gjøres avtale med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som brukes til lyd og lys på arrangementer etter avtale. 50% lysstilling som ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016 bør tilføres kultur og fritid fra Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 12 av 61

13 3. Modell 3 - Prosjektgruppens anbefaling: Prosjektgruppen som ble nedsatt etter kommunestyrevedtak i desember 2014, bestod av Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef, Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor, Emil Schmidt, økonomisjef, Sverre Strand Teigen, HOK, Laila P. Nordsveen, HOK, Linda Rasten, tillitsvalgt. Arbeidet ble ledet av innleid prosjektkonsulent Nils Gunnerud. Gruppen arbeidet våren 2015 med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. De gjennomførte en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av kultursjef. Denne enheten mener gruppen bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid. Hensikten med organiseringen Hensikten med den nye organiseringen er å etablere en robust og synlig kulturvirksomhet uten friske midler inn. Denne enheten skal videreføre arbeidet med dagens oppgaver. I tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens mål. Det er et ønske om å legge flere enheter inn i kulturenheten for å skape en enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne og som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Organisasjonskartet I en situasjon der en ikke kan forvente vesentlig vekst i budsjettrammene er det viktig å bruke midlene på beste og mest effektive måte. Av den grunn vil prosjektgruppen anbefale å etablere en kulturvirksomhet under en felles overbygning: Kultursjef Kulturskole Idrett Bibliotek Anlegg Kulturhus, kino, samfunnshus Frivillig arbeid Lag og foreninger Frivillighet, Fritid, Nærmiljø Barn og unge integrering Illustrasjon 4 Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 13 av 61

14 Områder som i dag ikke er organisert i denne enheten, er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen. Det er ikke gjort økonomiske beregninger i forhold til denne modellen. Rådmannens vurdering: Modell 1 Organiseringen beholdes i store trekk som i dag, men tydeliggjør kulturhusets viktige rolle som samfunns- og kulturarena, ved at man ansetter en leder for kulturhuset. I tillegg legges ungdomsklubbene under kulturskolen for å samle kulturtilbud for barn og unge under en enhet. Navnesaker og kulturdelen av kulturminner foreslås lagt til lokalhistorisk arkiv. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturfeltet i Ås ved å lage en organisering som tydeliggjør kulturhuset som et samlingspunkt for kulturen i Ås. Kulturskolen og biblioteket har i dag mange arrangementer og oppgaver som det ville være naturlig å samarbeide med leder for kulturhuset om. Med denne modellen vil kommunen ha en kulturhusleder som kan konsentrere seg helt om virksomheten og ikke dele tiden sin på flere virksomheter. Denne modellen gir også biblioteket og kulturskolen tid og kapasitet til å fortsette sin gode utvikling uten å måtte konsentrere seg om flere felt. Kulturhuslederen skal i tillegg til å lede og utvikle kulturhuset ivareta noen av tidligere kulturleders oppgaver. Det bør ansettes en kulturhusleder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid samt styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet. Det er i dag avsatt lite midler til å igangsette arrangementer i kulturhuset. For å få til en god utvikling må man trekke på lokale krefter. Kulturhuslederen må aktivt jobbe mot både det lokale og profesjonelle kulturlivet. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 14 av 61

15 Modell 2 Det er viktig med en samordning av kulturfeltet for å få ut synergieffektene og samtidig ha et godt driv framover. Både biblioteket og kulturskolen er velfungerende institusjoner som ligger langt framme i utviklingen innen sine områder. Lederne i begge disse enhetene har arbeidet mange år i Ås kommune, har god lokalkunnskap og kjenner brukernes behov. Mange av kulturtilbudene springer ut fra deres virksomheter. Rådmannen ser at denne modellen har både fordeler og ulemper. Fordelen er at lokalkunnskapen ivaretas. Ulempen er at organisasjonen ikke tilføres noe nytt og at modellen kan være krevende å drive. Rektor på kulturskolen blir også kultursjef og skal ivareta både hele kulturområdet og kulturskolen. Det er stort, variert og sprikende område å være daglig leder for. Modell 3 Rådmannen støtter mange av prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. Ellers ligner modellen mye på modell 1. Økonomiske konsekvenser: Det er i denne saken ikke lagt fram noen endrede økonomiske forutsetninger. Det er heller ikke tatt høyde for innsparinger. Det er i dag god aktivitet i kulturhuset. Se vedlagte årsrapport for Det er i inneværende budsjett avsatt lite midler til lyd og lys i forbindelse med arrangementer. Midlene på kr til lys ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Lydmannen er i permisjon, men har nå sagt opp stillingen sin i Ås kommune. Fritidskulturlivet drives av enkeltpersoner, både profesjonelle og amatører, og organisasjoner uten særlige økonomiske midler. Hvis de skal betale både for leie av lokaler og lyd og lys, er det mange som ikke vil kunne bruke kulturhuset. Ønsker kommunen et aktivt kulturhus så må det være mulig å bruke huset uten altfor store kostnader for brukerne. I forbindelse med budsjettet for 2017 foreslås det at lønnsmidlene på kr til lys tilbakeføres (slik budsjettet for 2015 var) og at midlene til lyd opprettholdes. I tillegg forslås det å sette av midler til underskuddsgaranti i forbindelse med store arrangementer med nasjonalt kjente artister. Det vil medføre at det vil være litt lettere å booke inn dyre artister. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 15 av 61

16 Tillitsvalgtes uttalelser Saken er lagt fram for MFO, Musikernes fellesorganisasjon, UDF, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. De ønsker en egen leder for kulturområdet, og MFO ønsker i utgangspunktet at både kulturskolen og biblioteket ligger under en kultursjef som ivaretar hele feltet. Modell 2 mener fagforeningene vil tilføre rektor på kulturskolen for mange nye oppgaver. Det kan føre til at han blir perifer som leder av kulturskolen og føre til at det kan bli mangel på faglig ledelse og utvikling av kulturskolen og for liten tid til ivaretakelse av de ansatte både på kulturskolen og kulturhuset. De er av den oppfatning at det blir for mange arbeidsoppgaver på en person med en slik modell. De mener at modell 1 vil best ivareta de ansatte.. Konklusjon med begrunnelse: Det har vært mange runder for å komme fram til et forslag om organisering av kulturområdet. Ås kommune har særlig to områder innen kulturfeltet som gjennom flere år har pekt seg ut i positiv retning innen sitt felt; kulturskolen og biblioteket. Når kulturlederen i Ås nå går av med pensjon, så åpner det seg muligheter for å gjøre endringer innen kulturfeltet. Det foreslås i saken at oppvekst- og kulturetaten opprettholdes som i dag og at det ansettes en kulturhusleder som har ansvar for kulturhuset. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være å ha ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus, pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset og ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås. Det foreslås imidlertid at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Dette ivaretas innenfor budsjettet i For å sikre at kulturhuset har tilstrekkelige ressurser til ivaretagelse av teknisk utstyr, må budsjettet tilføres kr for lys. Disse midlene ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for I tillegg må midlene til lyd, kr , opprettholdes. Det foreslås at man gjennom anbud gjør en avtale med et firma som kan påta seg oppdrag med ivaretagelse av teknisk utstyr i kulturhuset og ivareta lyd og lys. Kan vedtaket påklages: Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 16 av 61

17 HOK-26/16 Kommende utsmykkingsprosjekter Saksbehandler: Svanhild Bergmo Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 26/ Rådmannens innstilling: 1. Utsmykkingsprosjekter for Demenssentret Moer, Solberg skole og Rustad skole igangsettes. 2. Det søkes KORO (Kunst i Offentlige Rom) om tilskudd for alle utsmykkingsprosjektene. Utsmykkingskomiteen vurderer om det kan søkes på andre relevante tilskuddsordninger. 3. Hovedutvalget for oppvekst og kultur nedsetter en utsmykningskomite for hvert av utsmykkingsprosjektene jfr. retningslinjens pkt. 2.3 Utsmykkingskomite for Demenssenteret Moer Utsmykkingskomite for Solberg skole Utsmykkingskomite for Rustad skole 4. Rådmannen velger en representant for byggherre og en representant for bruker til utsmykkingskomite for følgende utbyggingsprosjektet: Demenssenteret Moer Solberg skole Rustad skole Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Vedlegg: retningslinjer for kunstnerisk utsmykking...pdf Øvrige dokumenter som ligger i saken: Vedtak i hovedutvalg for oppvekst og kultur, HOK - 19/16 Vedtak i kommunestyret , K-sak 53/06 Vedtak i kommunestyret , K-sak 36/97 Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 17 av 61

18 Vedtak i saken sendes til: Rådmann Oppvekst og kultursjef Teknisk sjef Helse og sosialsjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Ås kommune står foran flere kommunale utbygginger, og på bakgrunn av retningslinjer for utsmykking av kommunale bygg skal det nedsettes en utsmykkingskomite for byggeprosjektene Demenssenteret Moer, Solberg skole og Rustad skole. I følge 2 Ansvar og oppgaver i retningslinjene er det hovedutvalg for oppvekst og kultur som har hovedansvar for utsmykkingsoppgavene. Hovedutvalget for oppvekst og kultur skal: - Vurdere om det skal søkes tilskudd fra Utsmykkingsfondet - Oppnevne en utsmykkingskomite for hvert prosjekt - Utforme kontakt med utførende kunstner i henhold til Utsmykkingskomiteens standardavtale - Godkjenne utsmykkingsplanen etter at RSU Akershus (regionalt samarbeidsutvalg) har godkjent planen på faglig grunnlag. Hovedutvalget for oppvekst og kultur behandlet en politisk sak om kommende utsmykkingsprosjekter. Saken ble utsatt til møte med bakgrunn i uklarhet i ett punkt. I tillegg ønsket HOK at følgende tillegg ble innarbeidet i punkt 2: «Det søkes også andre relevante tilskuddsordninger» Rådmannen har på bakgrunn av dette omformulert punkt 2, 3, 4 og 5. Retningslinjer for kunstnerisk utsmykking av kommunale bygg og anlegg ble vedtatt i kommunestyret Retningslinjene bør gjennomgås og eventuelt endres når politisk sak om organisering av kulturområdet er ferdig behandlet og vedtatt. Fakta i saken: I årene framover er det planlagt bygging av flere kommunale bygg. Ås kommune har vedtatte retningslinjer for utsmykking av kommunale bygg. Retningslinjene sier at det skal avsettes 1% av prosjektkostnadene til kunstnerisk utsmykking. Disse retningslinjene gjelder for både rehabilitering av nåværende bygg og nybygg. Innen rammen av bevilgningene for hvert enkelt byggeprosjekt skal det avsettes midler til utsmykking. Demenssenteret Moer: Her er prosjektkostnadene kr ,- Dette innebærer en ramme for utsmykkingen kr ,- Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 18 av 61

19 Byggingen av Demenssenteret Moer er påbegynt. Etter planen skal det være ferdig seinhøstes Arkitekten her er W&B AS v/ Jorunn Westad. Solberg skole: Her er prosjektkostnaden kr Rammen for utsmykkingen blir kr Byggingen av Solberg skole vil starte sommer 2016 og planlagt ferdigstillelse er ved skolestart Arkitekten her er L2 arkitekter AS v/ Jon Inge Bruland. Rustad skole: Her er prosjektkostnadene kr Utsmykkingsrammen er på kr Byggingen av Rustad skole vil starte sommer 2017 og planlagt ferdigstillelse er ved skolestart Det er ikke klart hvilken arkitekt som skal følge prosjektet videre. Øvrige planlagte byggeprosjekter tas tak i etterhvert som disse blir aktuelle. Det vises til vedtatte retningslinjer for utsmykking. Disse retningslinjene er benyttet en gang tidligere under utsmykking av Moer sykehjem i perioden Det er hovedutvalget for oppvekst og kultur som har ansvar for utsmykkingsoppgavene. Det vises til retningslinjenes 2 ANSVAR OG OPPGAVER. Hovedutvalget skal vurdere om det skal søkes tilskudd fra Utsmykkingsfondet (KORO - Kunst i offentlige rom). Hensikten med ordningen er å stimulere kommuner og fylkeskommuner til å satse på kunst av høy kvalitet, i egne bygg eller uterom. I tillegg skal ordningen bidra til at kunstnere og andre fagfolk får økt sin kunnskap om kunst i offentlige rom. Det kan søkes forprosjektmidler til planlegging og utvikling av kunstprosjekter. Det kan søkes om delfinansiering av planlagte kommunale og fylkeskommunale prosjekter (normalt inntil 50 % av budsjett). Det er 2 søknadsrunder pr år, 1. februar og 1. september. I retningslinjene våre står det at det skal være: En representant for byggherren En representant for brukerne Byggets arkitekt En kunstnerisk konsulent utpekt av RSU Akershus. RSU er regionalt samarbeidsutvalg. Sekretariatet for dette ligger til Akershus Kunstsenter Ved «store utsmykkinger skal det suppleres med ekstra kunstnerisk konsulent» Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 19 av 61

20 2.3 i retningslinjene. Det er ikke nærmere spesifisert hvor grensen går mellom utsmykkinger og «store» utsmykkinger. I alle fall må dette vurderes i forhold til hvilken kunstfaglig kompetanse en forøvrig har i komitéen. Kommunen har, som tidligere nevnt, erfaring fra kun ett utsmykkingsprosjekt. Komitéen skal ha en representant fra byggherren. På Moer sykehjem var det en av hovedutvalgets medlemmer som hadde denne rollen. Hovedutvalget for oppvekst og kultur må ta stilling til hvem som bør utnevne representant for byggherre og bruker. Vurdering: Rådmannen vurderer det som mest hensiktsmessig at administrasjonen velger representant både for byggherre og for bruker. For byggherre kan denne representanten være prosjektleder for hvert enkelt prosjekt. Rådmannen forslår at oppvekst og kultursjef oppnevner brukerrepresentant for skoleutbyggingene, og helse og sosialsjef oppnevner brukerrepresentant for Demenssenteret Moer. Rådmannen foreslår også at KORO søkes om tilskudd. Kommunens retningslinjer oppfyller kravet som fondet har til organisering og gjennomføring av utsmykkingsprosessen. Det er viktig å merke seg at fondet ikke kan støtte prosjekter der kunstverk allerede er innkjøpt, eller der en har gjort avtale med kunstner. Imidlertid er det mulig å starte planleggingen før saken er behandlet i fondet. Rådmannen anbefaler utsmykkingskomiteen å undersøke om det finnes andre relevante tilskuddsordninger, og at det søkes om tilskudd på aktuelle tilskuddsordninger. I retningslinjene står det at ved «store» utsmykkinger kan komitéen suppleres med ekstra kunstnerisk konsulent. Etter rådmannens syn kan dette kun være aktuelt for Rustad skole sin del, når det gjelder de 3 utsmykkingsprosjektene det skal tas stilling til i denne saken.. (Utsmykkingsprosjektet får to konsulenter.) Kunstnerisk utsmykking forstås som billedkunst og kunsthåndverk satt inn i en arkitektonisk sammenheng. Erfaringen fra Moer sykehjem er at det er viktig å komme tidlig inn med et utsmykkingsprosjekt, - om utsmykkingen skal være en integrert del i byggeprosjektet. Framtidig utsmykking kan sees som et element i utforming av byggene, og som element i uteområder. Dette vil gi brukerne en kvalitet på arbeidsplassen som bidrar til trivsel og læring. Dette er sentralt om utsmykking skal være et element i bygningskroppen, - eller i materialvalg og belysning. For Demenssentret på Moer er dette for seint, - men det vil være muligheter for å vurdere dette for de to øvrige prosjektene. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 20 av 61

21 For skole- og barnehagebygg vurderer rådmannen også utsmykking som del av uterommet som aktuelt. Det finnes mange eksempler der en har bygget lekeskulpturer, som i tillegg til å ha en funksjon i forbindelse med lek, - har en utforming hvor en har vektlagt kunstneriske kvaliteter. Utsmykkingskomitéen utarbeider en utsmykkingsplan for hvert enkelt bygg/prosjekt. En utsmykkingsplan kan ha følgende innhold: beskrivelse av bygget vedlagt et sett tegninger for bygget hensikten med utsmykkingen i forhold til byggets art og bruk begrunnelse for valg av type kunstverk og plassering av kunstverk (forutsetningsvis i de deler av bygget som er tilgjengelig for allmenheten) beskrivelse av kunstverk (angivelse av materiale, størrelse m.m.) forslag til utførende kunstner(e) og dokumentasjon på kunstners faglige bakgrunn eget budsjett for utsmykkingskostnader og finansieringskilder Hovedutvalget for oppvekst og kultur får denne saken tilbake når utsmykkingsplan er utarbeidet. Hovedutvalget skal godkjenne utsmykkingsplanen, jfr. retningslinjenes 2.5. Retningslinjene for kunstnerisk utsmykking av kommunale bygg og anlegg i Ås ble vedtatt første gang i 1997, jf. K-sak 36/97 av I 2006 ble disse endret til gjeldende retningslinjer, jf. K-sak 53/06 av Rådmannen ser at det er hensiktsmessig å gjennomgå og vurdere disse på nytt. Dette for å ha retningslinjer som er oppdatert og hensiktsmessige å ha for kommunen i utbyggingssaker. En av konsekvensene av dagens retningslinjer er at det vil føre til høye økonomiske kostnader. Gjennomgang av retningslinjene anbefales gjennomført når den politiske behandlingen av organisering av kulturområdet er ferdigbehandlet. Saken skal behandles på nytt i formannskap Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen har på bakgrunn av vedtak i HOK omformulert punkt 2, 3, 4 og 5. Dette er for å klargjøre hvem som kan foreslå representant for byggherre og bruker til utsmykkingskomitéene. Rådmannen fremmer sak om kommende utsmykkingsprosjekter med disse endringene i innstillingen, men med samme innhold i saksframlegget som ble fremmet i hovedutvalget for oppvekst og kultur Tillegg i saksfremlegg er at rådmannen foreslår at det søkes om andre relevante tilskuddsordninger der det er mulig. Rådmannen foreslår også at retningslinjer for kunstnerisk utsmykking av kommunale bygg og anlegg i Ås gjennomgås og vurderes for eventuelle oppdateringer. Dette må gjøres i egen politisk sak, og vil ikke fremgå i rådmannens innstilling. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 21 av 61

22 Rådmannen anbefaler at retningslinjene gjennomgås og eventuelt endres når politisk sak om organisering av kulturområdet er ferdig behandlet og vedtatt. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 22 av 61

23 HOK-27/16 Representanter til frie plasser i ungdomsrådet Saksbehandler: Bjørn-Erik Pedersen Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 27/ Rådmannens innstilling: 1. Som representant til ungdomsrådet oppnevnes: 2. Som representant til ungdomsrådet oppnevnes: Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) Øvrige dokumenter som ligger i saken: K-74/13 HOK-10/14 UR-2/15 Vedtak i saken sendes til: Oppvekst- og kultursjef Politisk sekretariat Ungdomsrådet SLT-Koordinator Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 23 av 61

24 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Kommunestyret vedtok at det skulle opprettes ungdomsråd i Ås kommune. I K-74/13, kulepunkt 3 heter det: Rådet skal ha følgende sammensetting: - 1 representant fra elevrådet ved Ås ungdomsskole - 1 representant blant elevene på Ås ungdomsskole - 1 representant fra elevrådet på Nordbytun ungdomsskole - 1 representant blant elevene på Nordbytun ungdomsskole - 1 representant fra elevrådet på Ås videregående skole. Personen må være bosatt i Ås kommune. - Inntil 2 ungdommer som representerer lag og foreninger, ungdomsklubbene, uorganisert ungdom og/eller andre kan søke Hovedutvalg for oppvekst og kultur (HOK) om plass i ungdomsrådet. HOK oppnevner blant de søkende 2 representanter. Ungdomsrådet har i sak UR-2/15 laget et årshjul for valg av representanter, hvor kulepunkt 4 lyder: - To frie plasser utlyses i mai hvert år. Plassene oppnevnes i HOK sitt siste møte før sommeren. Ungdomsrådet ser per i dag slik ut: 1. Martin Aktmyr. Representant for elevrådet på Nordbytun ungdomsskole. Sitter frem til september Mina Eileen Skaufel. Representant blant elevene på Nordbytun ungdomsskole. Sitter frem til september Sara Aurora Nestegard. Representant for elevrådet Ås ungdomsskole. Sitter frem til september Mathias Zakariassen. Representant blant elevene på Ås ungdomsskole. Sitter frem til september Yonatan Bisrat. Representant for elevrådet på Ås videregående. Sitter ut Halfdan Holm. Fri plass frem til juni Oliver Gilberg. Fri plass frem til juni Utlysningen av de frie plassene er lagt ut på kommunens hjemmeside, den har blitt omtalt i Ås avis og Østlandets blad og den har blitt delt i stort omfang på facebook. Det har ved søknadsfristens utløp kommet inn fire søknader. Vurdering: Det foreligger få utvalgskriterier ut over kulepunkt 3 i K-74/13. Rådmannen understreker allikevel at det bør etterstrebes en tilnærmet lik fordeling av kjønn, spredning i geografisk tilhørighet og spredning i alder. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 24 av 61

25 Økonomiske konsekvenser: Møtegodtgjørelse for representant i ungdomsrådet er for tiden 200 kroner per møte. Med anslagsvis 8 møter i året vil dette for to representanter utgjøre en årlig utgift på rundt 3000 kroner. Ungdomsrådet har et eget budsjett som dekker disse utgiftene. Alternativer: I henhold til K-74/13 kulepunkt 3 siste ledd skal HOK oppnevne to representanter blant de søkende til de frie plassene. Følgende personer har sendt inn søknad. 1. Sofie Sleipnes. Bosatt i Ås sentrum. Begynner i 1.klasse. 2. Halfdan Holm. Bosatt i Ås sentrum. Begynner i 2.klasse. 3. Viktoria Leinhardt. Bosatt i Ås sentrum. Begynner i 10.klasse. 4. Oliver Gilberg. Bosatt i Ås sentrum. Begynner i 3.klasse. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 25 av 61

26 HOK-28/16 Follo barne- og ungdomsskole utbygging Saksbehandler: Helen Ohnstad Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 28/ Formannskap 57/ Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Follo barne- og ungdomsskole rehabiliteres og bygges om i henhold til vedlagte prosjektskisse. Totale prosjektkostnader beløper seg til 85 millioner kr. eks. moms. 2. Fordelingen av kostnadene mellom eierkommunene blir slik som det framgår i saksutredningen. Ås kommunes andel blir kr Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: A) Skisser av mulige framtidige løsninger Øvrige dokumenter som ligger i saken: Vedtak Kommunestyret , sak 15/15 Vedtak i saken sendes til: Ås kommune v/oppvekst og kultursjef Ski kommune v/kommunalsjef Jane Short Aurlien Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 26 av 61

27 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det vises til tidligere sak om rehabilitering/påbygg/ombygging av Follo barne- og ungdomsskole, fremmet i alle de syv eierkommunene før jul I denne saken ble det presentert to ulike alternativer: Alternativ 1 hadde en estimert kostnadsramme på 39,6 millioner kroner og ble valgt av to kommuner. Alternativ 2 hadde en estimert kostnadsramme på 104,5 millioner kroner og ble valgt av fire kommuner. En kommune valgte ikke å behandle saken. Med bakgrunn i dette ble rådmannen i Ski bedt av ordførerne i eierkommunene om å finne et tredje mulig alternativ. Virksomhet Eiendom i Ski ba tre «ferdighusleverandører» om å lage mulighetsstudier for å finne ut om byggekostnadene kunne reduseres ved bruk av prefabrikkerte løsninger, samt løse arealbehovene i en bygning, men i to etasjer. Etter rådmannens vurdering gir det nye alternativet en god løsning for skolens elever og ansatte. Flere kommuner velger nå prefabrikkerte skolebygg (eks. Sandnes, Oslo m.fl.). Skolen har hatt mulighetsstudiet til gjennomsyn. Skolen vurderer dette som et godt alternativ. Fakta i saken: Nærmere om de ulike alternativene til en prefabrikkert løsning: Dette er en byggemetode der skolen i stedet for å bygges tradisjonelt på stedet, fabrikkeres i ferdige seksjoner som transporteres til tomta og monteres raskt på grunnmur/fundament. Fordelen er rasjonell bygging uavhengig av værforhold, og også kortere byggetid. De tre leverandører har stipulert kvadratmeterprisen til mellom og kroner og lagt til grunn arealer fra 3000 til 3800 kvm. Skolens romprogram ble lagt til grunn for beregningen. Entreprisekostnader for en helt ny skole (administrasjon, skolebygg og gymsal) varierer mellom 54 og 60 millioner kroner i de tre forslagene. Leverandørene hadde ikke tatt med kostnader til rivning, fundamentering, ansvarlig søker, annen tekniske installasjoner og varmekilde i sine forslag. Dette utgjør ca. 8,3 millioner kr i tillegg til bygningskostnadene. I tillegg kommer nødvendige kostnader til opparbeiding av uteområder, inventar og nødvendige reserver. Anbefaling: Basert på prisene som er oppgitt av leverandørene og opplysninger om at arealene kan utnyttes på en enda bedre måte, anbefales at: Arealet planlegges til omkring m2. Skolens romprogram legges til grunn. Utomhusarealene planlegges tilrettelagt slik at de fungerer bedre for brukergruppen enn nå. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 27 av 61

28 Det legges til rette for en eventuell utvidelse av skolen ved å avsette areal til et senere byggetrinn. Det rives m2, som er dagens skolebygg. Rådmannen anbefaler en fremdrift med åtte måneder til anskaffelser og forprosjekt, og en byggetid på inntil ett år. Det vil være svært viktig for brukergruppen at dagens bygningsmasse driftes ut ett skoleår, og at nytt skolebygg står klart til bruk 13 måneder senere. Rivning av eksisterende bygg gjennomføres i skolenes sommerferie. De midlertidige løsningene for byggeperioden må være etablert og i drift før skolenes sommerferie. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 28 av 61

29 Totale prosjektkostnader: Vurderinger I dette alternativet blir fordelingen mellom eierkommunene slik: Kommune Eierandel/ skoleplasser Forprosjektmidler 2015 (tidl. bevilgning) Investeringsmidler 2016 (eks moms) Ski kommune Oppegård kommune Nesodden kommune Ås kommune Frogn kommune Vestby kommune Enebakk kommune Sum * Summen er forutsatt bygging i Ved senere oppstart påløper prisøkning pr år på ca. 2-3% Vurdering: Rådmannen vurderer den anbefalte løsning som et godt alternativ og mener at leverandørene har klart å svare ut mange av forutsetningene som ligger i det opprinnelige romprogrammet. Det er mulig at man kan gå noe ned på arealet ved en grundigere prosess enn det mulighetsstudiet ga rom og tid for. I de presenterte løsningene er arealet økt noe på grunn av bruk av prefabrikkerte løsninger. Skolen påpeker at dette vil kunne dekke skolens behov for Bedre lagringsplass (mye utstyr til elever med fysisk funksjonsnedsettelse) Bedre løsninger for skolehelsetjenesten Bedre kunne ivareta brannsikkerheten og rømningsveier ved at det tilrettelegges for lagerrom Rådmannen er ellers opptatt av en fortettet og effektiv romløsning fordi: Elevene slipper å ha lange gangavstander til ulike rom og aktiviteter. Dette er spesielt sårbart på grunn av elever med nedsatt funksjonsevne både fysisk og i forhold til å orientere seg/finne fram. Flere av skolens elever har også ekstra store utfordringer ved overganger og bruker lang tid på å bli trygg i de fysiske omgivelsene. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 29 av 61

30 Det blir mindre støy når gangareal begrenses og man unngår lange korridorer Dette igjen fører til at elever som er lydsensitive får en bedre skoledag og vi unngår utagering på grunn av trigging av lyd og uro. Utearealet ved skolen vil bli mer helhetlig ved en sammenhengende bygning i to etasjer. Dette igjen betyr en bedre utnyttelse av lekeareal og en bedre oversikt over uteområdet både for elever og ansatte. Sikkerhetsmessig er det også en fordel med en bygningsmasse, der man kan ha kontroll over hvem som kommer og går inn i bygningen. En slik kontroll er ikke mulig med dagens løsning. Denne planlagte løsningen svarer også ut ønsket fra de kommunene som gikk inn for alternativ 2 i forhold til en total oppgradering. Rådmannen har vurdert fordeler og ulemper med alternativ 3 opp mot tidligere alternativer. Fordeler: Skolen får mindre grunnflate, noe som gir større uteområder. Bedre og mer tilpassede løsninger for elever og lærere. Kortere avstand mellom administrasjon og skole. Bedre sikkerhetsmessig. Standardiserte løsninger gir store mulighet til endringer og tilbygg senere. Prefabrikkerte løsninger gir en betydelig raskere nybygging. Nybygg er rimeligere enn totalrehabilitering. Ulemper: Nybygging nødvendiggjør at skolen i en periode, ett skoleår, må driftes et annet sted/steder. I tillegg må det forventes at skolen kan driftes og vedlikeholdes både enklere og rimeligere enn dagens skolebygninger. Kvaliteten på et helt eller delvis prefabrikkert bygg skal være like god som på et helt eller delvis plassbygd bygg. Det betyr at alle krav til bygningsmessige standarder som f eks TEK 10 må oppfylles. I en utlysning på bygging vil det også bli åpnet for å levere anbud med begge byggemetoder. Det vil uansett valg av byggemetode også bli lagt vekt på estetikk. Når det gjelder midlertidige løsninger i byggeperioden er det ønskelig at skolen får låne/leie eksisterende lokaler i Ski eller i andre kommuner. Dette fordi paviljonger/brakkeløsninger ikke vil kunne fungere like godt for denne elevgruppen. Den beste løsningen er å flytte hele skolen, men dersom det ikke er mulig ser skolen for seg en løsning der den deles opp i f.eks. tre ulike team og at det blir satt inn en avdelingsleder på hvert sted. En tilsvarende løsning er nylig gjort ved en skole i Drammen, som har noenlunde samme elevgruppe. Både ansatte og elever er klar over, og forberedt på at det kan bli et krevende år. Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 30 av 61

31 Under forutsetning av at alle kommuner denne gang fatter likelydende vedtak vil det være mulig å ha ny Follo barne- og ungdomsskole oppe og i full drift fra skolestart Økonomiske konsekvenser: Økonomien framgår av de totale prosjektkostnadene med til sammen 85,0 millioner kroner. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: I tidligere saker er det beskrevet et stort vedlikeholdsetterslep og hvor noe må gjøre med bygget både på kort og lang sikt. Alternativer: Det vedtas ikke bygging av ny Follo barne- og ungdomsskole. Da må rehabilitering av eksisterende bygninger utredes. Konklusjon med begrunnelse: Follo barne- og ungdomsskole bygges i henhold til vedlagte prosjektskisse. Dette vil gi skolen et godt alternativ og det svarer også ut de forutsetninger som ligger i det opprinnelige romprogrammet. Kan vedtaket påklages? Nei Hovedutvalg for oppvekst og kultur Side 31 av 61