Felles StudieAdministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-14-028 Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim (Leder), UiB Heidi Adolfsen (Nestleder), UiT Gunnar Bendheim; HiST Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannesen, UiA Hogne Ulla, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Monica Bakken Tina Lingjærde Bente Ringlund Bunæs Tid: Onsdag 22. oktober 2014 kl 10:00-15:00 Møtested: Det lille møterommet i 8. etg., FSAT, Forskningsveien 3b, Oslo se kart Henvendelse i resepsjonen for registrering FSAT-14-028 Innkalling møte i styret for FSAT 22. oktober 2014
Agenda Sak 1 Orienteringer - Tertialrapport for FS for 2. tertial - Orientering om NOM-opptak 2014 v/bente Ringlund Bunæs - Prosjektstatus - Svar til KD vedr. utkast til avtale med UiO - Status lokalisering Sak 2 Referat fra styremøte 15.9.14 Sak 3 Oversikt over vedtatte budsjett for SO og FS for 2014 Sak 4 Budsjett for FSAT for 2015 og 2016 Sak 5 Forslag til søknad om midler fra KD Sak 6 Presentasjon av målbilde for ny organisasjon Sak 7 Gjennomgang av effektmål for ny organisasjon Sak 8 Forslag til mandat for STAR gruppen Sak 9 Rekruttering Sak 10 Eventuelt Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Tertialrapport for FS for 2. tertial FS-14-091 Sak 1 Notat NOM-opptak april 2014 FSAT-14-048 Sak 1 Notat NOM-opptak oktober 2014 FSAT-14-049 Sak 1 Statusrapport organiseringsprosjektet FSAT-14-042 Sak 1 Svarbrev til KD vedrørende avtaleutkast FSAT-14-024-1 Sak 2 Referat fra møte i styret for FSAT 15. september FSAT-14-027 Sak 3 Vedtatte budsjett for SO og FS for 2014 FSAT-14-010-7 Sak 4 Budsjett for 2015 og 2016 FSAT-14-010-8 Sak 5 Forslag til søknad om midler fra KD til dekking av ekstraordinære utgifter 2015 FSAT-14-043 Sak 5 Forslag til søknad om midler 2016 FSAT-14-050 Sak 6 Målbilde FSAT-14-052 Sak 7 Notat effektmål for ny organisasjon FSAT-14-047 Sak 8 Mandat for STAR prosjektgruppen FS-14-106 Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Konstituert direktør FSAT FSAT-14-028 Innkalling møte i styret for FSAT 22. oktober 2014
Generelt Dette er en tertialrapport for FS for andre tertial 2014. Punktene i rapporten refererer til dokument FS-14-003 Arbeidsoppgaver 2014. Styret har valgt følgende hovedprioriteringer for 2014: 1. Ferdigstillelse av ny StudentWeb 2. Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprosessen 3. Ferdigstille utvikling og tilgjengeliggjøre rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR 4. Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter 5. Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering 6. Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem Til og med andre tertial har det i all hovedsak blitt arbeidet med ny StudentWeb, digital eksamen, integrasjoner og ny versjon av FS. Ny versjon inneholdt forbedret funksjonalitet for utdanningsplan, godkjenningsmodul, klargjøring for NOM-opptaket 2014 og støtte for ny felles mal for vitnemål. Det er brukt mer timer på ny StudentWeb enn budsjettert. Dette skyldes en hovedprioritering for å få ferdigutviklet ny StudentWeb så tidlig som mulig. De første delene ble levert til test før sommeren. Det er et større underforbruk i timer på brukerstøtte. Dette skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny StudentWeb. Det er brukt mindre tid enn budsjettert i fs-sekretariatet. Dette skyldes i all hovedsak en ubesatt stilling frem til medio mars, og at det fra 1. juli ikke er tilsatt daglig leder i fast stilling for FS. Omlegging til VPD er som planlagt fullført i sommer, etter en et års innføringsperiode. Arbeidet med utvikling og tilgjengeliggjøring av rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR går i hovedsak etter planen. Prognosen for tidsbruk for de ulike aktivitetene er endret noe. Størst endring er det på brukerstøtte og dokumentasjon, Prognosen for SøknadsWeb er økt fra 600 til 1000. Oppgradering av SøknadsWeb har tatt noe mer timer enn planlagt. Dette er den første applikasjonen som er oppgradert til ny teknisk plattform og fått nytt grafisk uttrykk. Endringene er gjennomført i 1. og 2. tertial, men testing er ikke fullført. Det vil derfor bli brukt noen flere timer før denne kan leveres. For øvrige web-applikasjoner er prognosen satt noe lavere enn budsjettert. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 1
Aktiviteter 1. Forvaltning og vedlikehold Systemvedlikehold Systemvedlikehold i FS omfatter alle delsystemene som består av, FS-base, saksbehandlerklient, StudentWeb, SøknadsWeb, FagpersonWeb, EVU-web, EpN, LIST og FS-WebService. Feilretting, systemdokumentasjon, mindre tilpasninger, ekstern rapportering og standardisering: Løpende oppgaver. Feilretting Det er brukt noen timer på feilrettinger etter oppgradering av database og klient (36 timer). Oppgraderinger FS7.5, database og klient, ble distribuert 27. mars, og var i produksjon for de fleste institusjoner før påske. Denne inneholdt - ny løsning for vitnemål, som følger den nye vitnemålsmalen fra UHR. - bedre funksjonalitet for administrativ behandling av utdanningsplaner - visning av utestengning i bilder og rapporter det er aktuelt - ny godkjenningsmodul er fullført i denne omgang, før arbeidet kan fullføres ved innføring av ny StudentWeb og saksflytsystem. - lagt til rette for mer bruk av studentnr i stedet for fødselsnummer Arbeidet med oppgradering til Oracle 12 er så vidt startet. Dersom vi finner det forsvarlig, vil oppgradering til UTF-8 gjøres samtidig som Oracle 12. Dette vil avklares i løpet av høsten. Systemdokumentasjon Mindre tilpasninger Det er utført en del mindre tilpasninger i andre tertial, på grunnlag av prioriteringer gjort av planleggingsgruppa og andre ekspertgrupper, og ønsker som er kommet fra institusjonene (90 timer) Ekstern rapportering Kun mindre endringer ble utført til DBH-rapporteringen våren 2014. Ny Lånekasse-rapportering er produksjonssatt for forhåndsgodkjenninger - se WebServices. Standardisering Det har ikke pågått standardiseringsarbeid i første tertial, men det arbeides med innføring av standarder - se punkt om digitalisering av prosesser for studentmobilitet. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 2
VPD Virtual Private Database(ferdig sommeren 2014): Arbeidet med innføring av VPD ble fullført i mai 2014. Alle fem VPD demo- og prodbaser var da tatt i bruk. Med dette er et mangeårig prosjekt avsluttet, og vi har på databasesiden fått et miljø som er mye enklere å drifte. Institusjonsfusjoner (ferdig april 2014): Fusjonene til NMBU, HBV og UiT Norges arktiske universitet er fullført, og sluttrapport er levert. FS har bidratt i denne prosessen med utleie av prosjektleder til sammenslåingene for NMBU og HBV, og teknisk gjennomføring av sammenslåing av FS-basen for disse to. Det har også vært gitt noe hjelp til UiT-fusjonen. NITH, Westerdals og NISS fusjonerte våren 2014. Også for denne er det leid ut prosjektleder, og FS bidrar også her med teknisk gjennomføring av sammenlåingen av FS-basene. Arbeidet er påbegynt i april, og skal fullføres høsten 2014. Rutiner ved innføring av nye systemer og oppgradering av eksisterende (februar 2014): Det er laget nye rutiner for innføring og oppgradering av FS-systemet. Rutinene er dokumentert, og vedtatt, og satt i drift fra 1. august 2014. Arbeidet foregår i henhold til planen. Prognosen for tidsbruk er satt noe ned. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 Systemvedlikehold 5250 3500 3171 5000 FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 3
Brukerstøtte og dokumentasjon Brukerstøtte, bestillingskurs og workshops hos institusjoner, FS-opplæring på nett, testing, oppdatering av dokumentasjon og rutinebeskrivelser, produkteier/prosjektleder for webapplikasjonene og deltakelse i ekspertgrupper: Løpende oppgaver. Kurs(våren og høsten 2014): Høsten 2014 blir det holdt kurs i kvalifikasjon og vitnemål, doktorgradsmodulen, utdanningsplaner og Nomination og SøknadsWeb.. Det skal holdes til sammen 8 kursdager. Ny brukerdokumentasjon: Prosjekt Brukerdokumentasjon går mot slutten. Dette prosjektet har gått gjennom all brukerdokumentasjon og laget mal for hvordan brukerdokumentasjon skal være. Vi har valgt å bruke vortex som verktøy, og har nå fått ekstern hjelp for å konvertere all tidligere dokumentasjon inn i vortex. Det nye systemet gjør prosessen med å oppdatere dokumentasjonen mye enklere. Det som gjenstår er å lage opplegg for å kunne komme rett fra fs-klienten og inn i dokumentasjonen. I tillegg må all dokumentasjon bearbeides for å følge ny mal. Når brukerdokumentasjonen er ferdig vil arbeid med å gjennomgå kursdokumentasjon starte. Deltakelse på FS-kontaktforum og brukerforum (oktober 2014): De fleste i gruppen deltar på fs-kontaktforum på Rica Nidelven i Trondheim i slutten av oktober. Det ble i perioden opprettet 875 saker, tilsvarende tall for 2. tertial 2013 var 962 saker. Det er et større underforbruk i timer på brukerstøtte. Dette skyldes utleie av ressurser til fusjonsarbeid, oppfølging av omlegging til VPD og prosjektledelse for ny StudentWeb. Arbeidet foregår i henhold til plan. Prognosen er økt med 50 timer på grunn av at overgangen for ny høgskole er utsatt til våren 2015. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 Brukerstøtte og dokumentasjon 8450 5633 4328 7000 Drift av FS 200 133 33 100 FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 4
Ny høgskole På grunn av manglende interne ressurser hos Atlantis Medisinske Høgskole, er overgangen utsatt til våren 2015. Prosjektledelse (mars-oktober 2014): Utsatt. Konvertering (mars-oktober 2014): Utsatt. Opplæring(høsten 2014): Utsatt. Igangsetting (oktober 2014): Utsatt. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 Prosjektledelse, brukerstøtte og konvertering 200 133 54 70 FS-sekretariatet Sekretariatet skal sørge for drift av Samarbeidstiltaket FS. FS-sekretariatet skal arrangere FS-Kontaktforum 30.-31.10. Temaer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet vil bl.a. være: Presentasjon av ny organisasjon, nytt fra FS, presentasjoner av RUST og webapplikasjonene, integrasjoner mot bl.a. public360 og digital eksamen. Lånekassen er invitert til å informere om sine tjenester. Det vil i tillegg gjennomføres et gruppearbeid for å vedta sjekklister for følgende prosesser: Semesterregistrering, Godkjenningssaker mot GAUS, Begrunnelse og klage på eksamen, samt Tilpasset eksamen. Planleggingsgruppa for FS tror at sjekklister vil kunne erstatte behovet for mer omfattende rutinebeskrivelser. Hvis FS-kontaktene er enige, planlegger vi et kontinuerlig arbeid med utarbeidelse av sjekklister med forankring på fremtidige FS-Kontaktforum. Avklaring og utredning av endringer til betalingsmodulen (oktober 2014-2015): Sekretariatet har gjennomgått Difi (Direktorat for forvaltning og IKT) kravene til EHF Elektronisk handelsfaktura, som er en standard for digital faktura. Så vidt vi ser krever standarden kun mindre endringer i FS-database og FS-klient. Disse vil kunne implementeres i ny FS-versjon våren 2015. Sekretariatet og utviklingsleder har videre hatt kontakt med representanter for IT og økonomiavdelingene ved Universitetet i Oslo, samt Uninett. Sekretariatet anbefaler en løsning der fakturareskontro lages i FS etter spesifikasjoner for EHF. FS kommuniserer videre med den enkelte institusjons aksesspunkt via WS (Webservices). Aksesspunktet vil deretter sende fakturaene til den enkelte virksomhet. Det gjenstår noen formelle avklaringer mot Uninett og deres leverandør av aksesspunkt, Capgemini, samt for de største universitetene som bruker Basware, før utvikling av integrasjonsløsning kan igangsettes. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 5
Saksflytsystem (februar 2014-2015): Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse /utvikling av et saksflytsystem er en av hovedprioriteringene for 2014. I andre tertial ble det jobbet videre med å lage skisse for funksjonelle krav til saksflytsystemet, som vil danne beslutningsgrunnlag for endelig behandling i FSAT-styret. Drift av FS: Fra og med 1. januar 2014 overtok Samarbeidstiltaket FS det formelle driftsansvaret for FS med den tekniske driften hos UiO ved Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT). Overtakelsen av ansvaret for Drift av FS har vist behov for opprydning og forbedring av rutiner for blant annet passordendringer av systembrukere, driftsmeldinger ved planlagt nedetid og driftsstans, begrensning av direktetilganger til institusjonenes databaser, samt inngåelse av driftsavtale med USIT-drift. Dette arbeidet har krevet og vil kreve en del oppfølging av sekretariatet. Det er likevel all grunn til å tro at arbeidet har ført til betydelig større forutsigbarhet for institusjonene i forhold til planlagt nedetid, og en vesentlig profesjonalisering av bestillerfunksjonen mot USIT. Budsjetterte timer for 2014 er overskredet, men Sekretariatet mener likevel denne overskridelsen er nødvendig både ut fra sikkerhetsmessige og kvalitetsmessige hensyn. Søketjenesten GAUS: Søketjenesten GAUS (Godkjenning av utenlandske studier) er testet av prosjektgruppen og produksjonssatt i første tertial 2014. GAUS ble satt i produksjon 1.5.2014. Sluttrapport for utviklingsprosjektet ble sendt til KD 14.4.2014. Rapporten inneholdt også vurderinger rundt kost-nytte av import av NOKUTs vedtak fra NOKUTs nåværende base til GAUS. GAUS ble presentert på vårens FS-Kontaktforum, der institusjonene fikk informasjon om hvordan igangsette import fra FS til GAUS og hvordan få tilgang til GAUS-tjenesten. GAUS er nå tatt i bruk ved 26 av 51 FS-institusjoner. Det er avlevert ca 54 000 enkeltvedtak om godkjenning av utenlandsk utdanning. FS-sekretariatet følger opp institusjonene som ikke har tatt GAUS i bruk og har det som mål at tjenesten er i bruk i hele sektoren ved utgangen av 2014. Det er i tillegg startet en prosess for implementering av GAUS ved BI. Tilbakemeldingene på funksjonalitet i GAUS er positive. Institusjonene trekker frem både brukervennlig grensesnitt og meget god kvalitet på søk-funksjonalitet, som gjør det enkelt å raskt finne frem til relevante vedtak i GAUS. Institusjonene har påpekt varierende datakvalitet på vedtakene som er eksportert fra FS til GAUS. FSAT har derfor startet en prosess for heving av datakvalitet i GAUS. Det er bl.a. utarbeidet en sjekkliste (huskeliste) for innlegging av GAUS-data i FS. Det er planlagt at FS-institusjonene arbeider med å kvalitetssikre sjekklisten gjennom gruppearbeid på høstens FS-Kontaktforum 31.10.2014. Det er utarbeidet en nettside om GAUS med informasjon om hvordan igangsette tjenesten ved en FS-institusjon samt brukerveiledning for GAUS. Det er noe underforbruk i antall timer utført i 1. tertial enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak en ubesatt stilling frem til medio mars. Prognosen er satt ned noe da sekretariatet etter sommeren ikke har daglig leder på full tid. Arbeidet foregår i henhold til planen. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 6
Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. Tertial Prognose 2014 FS-sekretariat 5800 3867 3304 5400 Drift av FS 200 133 177 300 Forvaltning og vedlikehold Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 1. tertial Utførte timer 2. Tertial Prognose 2014 Systemvedlikehold 5 250 3500 3171 5 000 Brukerstøtte og dokumentasjon 8 450 5633 4328 7 000 Betalingskurs (ikke med I sum) (150) 0 0 Ny høgskole 200 133 54 70 FS-sekretariat 5 800 3867 3304 5400 Drift av FS FS-sekretariat 200 133 177 300 Drift av FS brukerstøtte 200 133 33 100 SUM 20 100 13400 11067 17 870 FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 7
2. Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet SøknadsWeb Integrasjon med RUST (desember 2014): Ikke utført. Teknisk oppgradering (ferdigstilles i januar 2014): I perioden har det blitt arbeidet med å oppgradere SøknadsWeb fra EAP5 til EAP6. Hoveddelen av arbeidet med oppgradering av SøknadsWeb ble fullført i 1. tertial, og testing av ny løsning er igangsatt. FUN (ferdigstilles i januar 2014): SøknadsWeb er gitt et moderne grensesnitt med FUN, og endringen kan leveres institusjonene når teknisk oppgradering er ferdig utviklet og testet. Det er i 2. tertial laget ny innloggingsløsning mot idporten. Det gjenstår noen mindre endringer i spørreskjema og innlogging før ny SøknadsWeb kan legges ut til test senere i høst. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Ingen endringer levert i første og andre tertial. Flere endringer/forbedringer er tatt inn i arbeidet med teknisk oppgradering. Oppgradering av SøknadsWeb har tatt noe mer timer enn planlagt. Dette er den første applikasjonen som er oppgradert til ny teknisk plattform og fått nytt grafisk uttrykk. Endringene er gjennomført i 1. og 2. tertial, men testing er ikke fullført. Det antas derfor at det blir brukt noen timer til før denne kan leveres. Øker prognosen fra 600 til 1000 timer. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. Tertial Prognose 2014 SøknadsWeb 600 400 834 1000 Nomination Design (desember 2014): Ikke påbegynt. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Kun mindre endringer i første tertial: Det er innført logging av hvem som nominerer (vises i fsklienten). Arbeidet totalt sett følger planen. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. Tertial Prognose 2014 Nomination 300 200 12 200 FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 8
FagpersonWeb Sensurregistrering (oktober 2014-2015): Arbeidet ikke startet Teknisk oppgradering (desember 2014): Arbeidet er startet i 2. tertial FUN (desember 2014): Arbeidet er startet i 2. tertial Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Arbeid med teknisk oppgradering og FUN er startet i andre tertial. Det er for UiO lagt til funksjonalitet for møtt-registrering. Deler av FagpersonWeb er oppdatert med nytt grensesnitt, som også er responsivt, dvs det fungerer også på mobile plattformer. Arbeidet følger planen. Prognosen er satt en del lavere, da vi regner at arbeidet med teknisk oppgradering og FUN ikke er så omfattende som med SøknadsWeb, og erfaringer fra arbeidet med SøknadsWeb kan videreføres i FagpersonWeb. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. Tertial Prognose 2014 FagpersonWeb 750 500 102 300 EVUweb Ny versjon av EVUweb ble lagt ut i januar 2014 som kun inneholdt feilrettinger. Resten av året er blir det trolig kun tid til nødvendige rettelser, men det kommer an på progresjonen i arbeidet med StudentWeb 3 og oppgraderingen av de resterende webapplikasjonene til FUN og ny versjon av JBossSeam. Teknisk oppgradering (desember 2014): Arbeidet ikke startet FUN (desember 2014): Arbeidet ikke staret Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Ingen endringer i andre tertial. Arbeid med teknisk oppgradering og FUN starter når jobben med FagpersonWeb er fullført. Arbeidet følger planen. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 EVUweb 330 220 0 200 FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 9
EpN EpN er tatt i bruk i produksjon vad alle institusjoner. Det er i etterkant av dette foretatt feilrettinger og mindre utbedringer. Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Arbeidet følger planen. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 EpN 450 300 106 300 RUST Feilretting og vedlikehold: Løpende oppgave. Ingen endringer i andre tertial. Endringer i UH-loven er kommet og konsesjon ble gitt av datatilsynet i august. Forventer produksjonssetting i september. Arbeidet følger planen. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 RUST 450 300 63 150 Datavarehuset STAR Anskaffe nytt rapport og presentasjonsverktøy (våren 2014): Anskaffelsesprosessen ble finalisert i andre tertial og det ble inngått en kontrakt mellom RAV Norge AS og Universitetet i Oslo for kjøp av verktøyet Tableau. Det ble laget en detaljert plan for etablering av driftsplattform(«fase 1») for Tableau og tidsplan for implementering av Tableau ved institusjonene i UH-sektor («Fase 2»). FS-sekretariatet har koordinert samarbeidet mellom RAV Norge AS, Gruppe for datavarehus ved FSAT og Gruppe for applikasjonsdrift ved USIT for å forberede implementering av Tableau. STAR kravspesifikasjon for rapporter: Arbeidsgruppen for STAR ble reetablert i andre tertial. Oppstartsmøte for STAR holdes i oktober. Brukerstøtte: Datavarehus bistår LIST-brukere med support og oppfølging. Det gis også support til forskere og andre som ikke bruker LIST selv men som ønsker data fra eget lærested. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 10
Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 Datavarehuset STAR 3750 2500 2479 3750 Videreutvikling av eksisterende funksjonalitet Budsjetterte Budsjetterte timer i 2014 timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 SøknadsWeb 600 400 834 1 000 Nomination 300 200 12 200 FagpersonWeb 750 500 102 300 EVUweb 330 220 0 200 Emneplanlegging på net - EpN 450 300 106 300 RUST 450 300 62 150 Datavarehuset STAR 3 750 2500 2479 3 750 SUM 6 630 4420 3595 5 900 FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 11
3. Utvikling av ny funksjonalitet WebService Feide Connect, samarbeid med institusjonene om utvikling, tekniske oppgraderinger og feilretting: Løpende oppgaver. Feide Connect Tjenester som er etterspurt er lagt ut i test, og FS er i stadig dialog med Uninett om endringer / forbedringer på disse. Foreløpig er ikke ferdigstilling av disse tjenestene tidsfestet fra Uninett. Det vil arbeides med i høst med å ta i bruk Feide Connect-tjenester i FSWS-applikasjoner. Samarbeid om utvikling FS har fått et eget track på Uninetts SUHS-konferanse i oktober, med integrasjon og WebService som tema. Tekniske oppgraderinger FS har vært i kontakt med institusjoner som har behov for å oppgradere sine tjenester i.f.m. oppgraderingen av FS Webservice. Disse har svart at oppgraderinger er på plass og testet. Oppgraderingen vil gjøres 1. desember. Feilretting FS Webservice har RT-vakter og løser innkomne feilsituasjoner. Endringer / oppgraderinger legges inn i Jira og prioriteres ved sprintmøter. Utveksling med digitale eksamenssystemer (pilot i mars, produksjon i juni): De første tjenestene for overføring av informasjon fra FS til digitale eksamenssystemer er utviklet, og satt i produksjon. Uninett har satt opp en tjenestebuss som benytter disse tjenestene. Tjenesten har vært testet med flere digitale eksamenssystemer. Resultatutveksling (våren 2014): Tjeneste for eksport av resultater, med tilhørende informasjon: Funksjoner for resultatutveksling er utviklet, og ble testet høsten 2013 mellom NTNU og HiST. Tjenesten er videreutviklet på grunnlag av erfaringene fra den testen, og flere tester er kjørt våren 2014. Tjenesten ble levert til institusjonenes test/demo-miljø før sommeren 2014, med planlagt produksjonssetting september 2014 hos alle institusjoner som vil delta i denne. Its learning (våren 2014): Tjenesten for eksport til Fronter er i ordinær produksjon, men med fortsatt oppfølging og justeringer. Tjenesten for eksport til its learning har blitt testet, og ble satt i produksjon av HiST 2. mai. Tjenesten er nå under test også ved andre institusjoner. Endringssendinger (høsten 2014): Både for Fronter og its learning integrasjonen er det lagt til rette for adskillig hyppigere overføringer, i form av endringssendinger. Er i første omgang tatt i bruk i ny løsning mot its learning. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 12
FS200.040 Eksport av studieinformasjon (juni 2014): Omskriving av tjenesten for eksport av studieinformasjon fra FS for publisering på interne websider fullført, og er til testing ved flere institusjoner. Forhåndsgodkjenninger til Lånekassen (februar 2014): Ny tjeneste for leveranse av informasjon om forhåndsgodkjenning ble levert Lånekassen i januar, og er satt i produksjon ved alle institusjoner. Tjenesten brukes direkte av Lånekassen når studenten søker om lån for delstudier i utlandet. Tjenesten erstatter D-skjemaet som institusjonene hittil har måttet fylle og levere til studenten. Ved noen institusjoner kreves det rutineendringer for at tjenesten skal fungere. Det er holdt et erfaringsmøte med Lånekassa, og rutinene ved institusjonene er i hovedsak tilpasset den nye ordningen. Det vil foretas mindre endringer i tjenesten for å forenkle feilsøk, og det vil utvikles varsler når lånekassa spør etter data uten å finne dette. GAUS-klient (testmiljø klart i januar, produksjon til våren 2014): Klient for leveranse av godkjenningsinformasjon til GAUS ble utviklet og produksjonssatt i første tertial. TimeEdit (spesifikasjon klar september 2014-ferdig sommeren 2015): Denne er ikke påbegynt. FS-utvikler har vært på kurs slik at FS nå er sertifisert til å gjennomføre en slik integrasjon. Elektronisk semesterkort (mai 2014): HiOA fikk før påske på plass avtale med Computas om utvikling av app for semesterkvittering. FS har deltatt i spesifikasjonen av tjenesten, og har utviklet en integrasjon for leveranse av nødvendig informasjon til tjenesten. Det er kjørt en vellykket pilot høsten 2014 ved HiOA, der alle studenter har fått tilbud om å kunne benytte denne. Arbeidet følger planen. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 WebService 3 000 2000 1982 3 000 Ny StudentWeb Utvikling av ny StudentWeb (januar-oktober 2014): Det har i denne perioden blitt arbeidet mye med utvikling av ny StudentWeb. Utdanningsplaner og melding til undervisning og vurdering er i hovedsak fullført, og dette er de to største og mest kompliserte delene av StudentWeb. Test av ny StudentWeb (juni-oktober 2014): Institusjonene som deltar i StudentWeb-gruppen har fått tilgang til ny StudentWeb og deltar nå i testing av denne. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 13
Pilot av ny StudentWeb (november 2014): Det planlegges nå å kunne tilby ny StudentWeb for produksjonssetting ved noen få institusjoner fra desember 2014. Rulle ut ny StudentWeb i produksjon (januar 2015): Ikke startet Det er brukt en del mer tid enn budsjettert. Arbeidet foregår i henhold til plan. De første delene av ny StudentWeb er levert til test ved institusjonene, og nye versjoner rulles ut jevnlig. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 Ny StudentWeb 6 000 4000 6401 8 000 Digitalisering og videreutvikling på prioriterte områder Digital eksamen (2014-2015): FS er klargjort for å utveksle informasjon med digitale eksamenssystemer, og de første tjenestene for overføring er utviklet i første tertial. Uninett har satt opp en tjenestebuss som benytter disse tjenestene. Tjenestene er testet av flere eksamenssystemer. Digitale vitnemål og karakterutskrift (2014-2015): Det er opprettet en ny vitnemålsgruppe i regi av UHR som følger opp innfasing av ny løsning. Denne gruppen foreslår også ny mal for PhD-vitnemål, da den opprinnelige gruppen kun så på bachelor og master. Deler at funksjonaliteten for nytt vitnemål og DS er flyttet fra FS-klient til web-service, som en forberedelse på å automatisere denne prosessen med å lage digitale vitnemål og karakterutskrifter og å få frem selvbetjente løsninger for karakterutskrift. Dette gjelder pdf-generering, og satt i produksjon ved institusjonene. Digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering (oktober 2014-2015): Resultatutveksling: Funksjoner for resultatutveksling er utviklet, og er planlagt produksjonsstart september 2014. Løsningen ble testet av HiST og NTNU, og er etter dette videreutviklet. Stresstest er utført i 1. tertial, og det gjennomføres nå test ved flere institusjoner.. I forbindelse med semesterregistrering for høsten 2014 er institusjonene bedt om å starte opp med å hente inn akseptanse fra den enkelte student for å kunne hente denne informasjonen fra andre utdanningsinstitusjoner. Akseptanse kan i dag gjøres av studenter via StudentWeb, og dette vil også kunne gjøres i neste versjon av SøknadsWeb. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 14
Nordforum-prosjekt: Arkitektur for resultatutveksling mellom nordisk høyere utdanning er spesifisert, og en demonstrasjonstjeneste er utviklet. Denne ble vist denne frem på EUNIS i juni 2014. Det er under utarbeidelse en søknad om Erasmus+ midler for å fullføre dette prosjektet. Prosjekt "Erasmus Without Paper". Søknad om støtte fra Erasmus+ ble sendt 29. april 2014. Svaret var dessverre negativt, og det er dermed ikke gitt midler til prosjektet i denne omgang. Dette er et prosjekt som har partnere fra Italia (ledes av Universitetet i Roma), Belgia, Nederland, Spania, Tyskland, Østerrike, Irland, Sverige og Norge. FS deltar med ledelse av WorkPackage for standardisering, datamodellering og dataformater, og vil også delta i utvikling av pilot. Hvordan prosjektet tas videre er pr nå uklart, men det er ønskelig å gå en runde til med Erasmus for å få gjennomført dette. Det forsøkes også å settes i gang et nytt prosjekt "European Digital Graduate Recruitment Alliance". Også for dette planlegges søknad til Erasmus+, men dette vil ikke skje før i 2015. FS vil da delta som leder for WorkPackage "Needs Analysis, State-of-the-Art, Best Practices". Prosjekt "EMREX". EMREX er et prosjekt initiert av Nordforum for digital utveksling av resultatinformasjon på tvers av landegrensene. Det er i andre tertial gjennomført beskrevet en arkitektur for dette, og det er utviklet testapplikasjoner for tjenesten i Norge og Finland. Disse tjenestene er koblet sammen, og utveksler data mellom testmiljøer. Tjenesten ble vist frem under EUNIS-konferansen juni 2014. I vår ble det sendt inn en presøknad for å kunne søke om Erasmus+ -midler for gjennomføring av prosjektet. Svaret på denne var positiv, og søknad om midler er sendt inn i oktober, bl a med støtte fra KD. Opptak (mars 2014): Klargjøring for opptaket ble levert med FS7.5 (slutten av mars) Godkjenningsmodulen (2014-2015): Godkjenningsmodulen ble i første tertial oppgradert med de siste endringene som kan utføres før ny StudentWeb er på plass. Videre digitalisering av modulen forutsetter ny StudentWeb, og i neste omgang også et saksflytsystem. Undervisningsmodulen (2014-oktober2015): Første møte i ekspertgruppe for ny undervisningsmodul ble avholdt første tertial, og aktivitetsdekomponering er ferdigstilt. I andre tertial er det arbeidet med ny datamodell, og denne vil ferdigstilles i september. Integrasjon mot folkeregisteret (mai 2014-2015): Ikke startet efaktura (oktober 2014-mars 2015): Arbeidet med utredning av efaktura-løsning i FS er i hovedsak fullført. Det gjenstår å få helt avklart om FS kan benytte de samme avtalene og kontaktpunktene som institusjonene allerede bruker for utsending av efakturaer fra økonomisystemene. Det er i denne omgang kontakt med Universitetet i Oslo og Uninett for å få avklart dette. FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 15
Det har vært underforbruk av timer i første tertial, men arbeidet følger planen. Klargjøring av opptaket 2014 inneholdt få endringer fra SO, det ble derfor brukt lite timer på dette. Store utviklingsoppgaver som endringer i undervisningsmodulen vil ikke startes før kravspesifikasjon er klar i høst. Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 Digitalisering og videreutvikling på prioriterte områder 3 120 2080 1403 2 500 Utvikling av ny funksjonalitet Budsjetterte timer i 2014 Budsjetterte timer 2. tertial Utførte timer 2. tertial Prognose 2014 WebService 3 000 2000 1982 3 000 Ny StudentWeb 6 000 2000 6401 8 000 SUM 9 000 6000 8383 11 000 Eksamensprosessen Vitnemål og karakterutskrift Studentmobilitet og internasjonalisering Godkjenningsmodulen Undervisningsmodulen efaktura Integrasjon mot folkeregisteret 3120 2080 1403 2 500 SUM 3 120 2080 1403 2 500 SUM 12 120 8080 9786 13 500 FS-14-091 Tertialrapport 2. tertial 2014 Felles studentsystem 16