Navn på møte EBIR Styringsgruppemøte Møtedato 22. februar 2011 Møtetidspunkt 13:30-16:00 Møtetype EBIR Styringsgruppemøte Sted Møterom Lindøya 2 Deltakere Styringsgruppen for EBIR-prosjektet: 1. Bernt Reitan Jenssen Administrerende direktør (leder SG) 2. Ellen Marie Rogde Salgs- og markedsdirektør (EBIR prosjekteier) permisjon 3. Gøran Eriksen Fungerende Salgs- og markedsdirektør og EBIR prosjekteier 4. Christine Holtan Bøgh Kommunikasjonsdirektør ikke tilstede 5. Tore Kåss Utviklingsdirektør 6. Anders Finckenhagen Produksjonsdirektør ikke tilstede 7. Rune Pedersen Økonomidirektør ikke tilstede 8. Marit Leite Fungerende kvalitets- og prosjektdirektør 9. Espen Håkonsen Leder EBIR-drift 10. Morten Vårdal Styringsgruppemedlem fra Accenture ikke tilstede Prosjektledelsen for Ruter EBIR prosjektet stilte med følgende deltakere: 1. Marit Nielsen Prosjektleder 2. Alexander Løberg Faseleder (referent) Andre deltakere i møtet: 1. Tony Hæsken Delprosjektleder salg over internett 2. Erik Kolbjørnsen Produktansvarlig billetter 3. Hanne Breivik Prosjektleder NYPS Agenda for møtet: 1. Godkjenning av referat og oppfølging (aksjonspunkter) fra forrige møte 2. Beslutningssak 3. Status EBIR-drift Page 1 of 5
1. Godkjenning av referat og oppfølging fra forrige møte Referat fra SG møte 25.01 godkjent o Ingen kommentarer Aksjonspunkter fra SG møte 25.01 o Kommentarer på neste side Page 2 of 5
Kommentarer til aksjonspunkter: o Generelt EBIR SG møte er hovedarena for identifisering og oppfølging på aksjonspunkter knyttet til elektronisk billettering (eneste stedet hvor man ser helheten) EBIR-prosjektet avvikles ikke før alle issues er sortert videre på klare eiere samtidig som man har en annen hovedarena (møteplass) på ledelsesnivå for elektronisk billettering o Sak 4 Thales har kommet med en tilbakemelding om at endringsordren ikke lar seg levere før NYPS lanseringen Ruter har spurt om muligheter for omdisponering eventuelt innhenting av tilleggsressurser, men Thales har foreløpig gitt en negativ tilbakemelding EBIR SG er overrasket samt bekymret over tilbakemeldingen fra Thales da dette viser liten grad av fleksibilitet samtidig som det skaper usikkerhet i forhold til hvor god kontroll Thales har på NYPS leveransen Før det tas noen videre beslutning knyttet til lansering (aktiv markedsføring) av elektronisk Flexikort skal leder av EBIR-drift ta en ny kontakt samt eventuelt løfte saken til neste ledelsesnivå i Thales o Utfall av neste tilbakemelding fra Thales vil danne grunnlag i forhold til videre prosess og alternativer knyttet aktiv markedsføring av elektronisk Flexikort o Sak 7 Dette punktet må navneprosjektet ta eierskap for samt sikre involvering (forankring) hos andre operatører (NSB, etc.) Det er en klar føring fra EBIR SG om at navnet skal være norsk o Sak 10 Status på aksjonspunkt er ikke dekkende i forhold til hva som ble diskutert og kommentert i SG møte 25.01 Status forklarer noe i forhold til nedgangen men fortsatt er det en rekke punkter som må utredes og kvalitetssikres: o Oppfølging mot sjåfører (operatører) i forhold til kommunikasjon og retningslinjer som er gitt i forbindelse med elektronisk reisekort for skolebarn /-ungdom o Undersøke og kvalitetssikre teknisk stabilitet både på skolekortene samt utstyr (billettmaskiner) Gjennomgang av database for utgåtte (ugyldige) kort, etc. o Sikre at det er lik informasjon og prosess for bruk av skolekort i Oslo og Akershus For eksempel i forhold til avlesing av reisekort (skal alle lese av kortet eller ikke) Page 3 of 5
2. Beslutningssaker Forankring av prosjektdefinisjon for delprosjekt salgsløsning på internett: o Gjennomgang og orientering av delprosjektleder Prosjektet fikk godkjenning til å gå videre, men EBIR SG hadde en rekke forhold som prosjektet må ta med videre samt rapportere status på i neste SG møte: Viktig at dagens leverandører informeres samt involveres i forhold til etablering av en uavhengig online ordredatabase o ACS, ERG og Thales må involveres (inviteres) på riktig tidspunkt i prosessen Dette er viktig i forhold til å sikre at dagens online infrastruktur i fremtiden kan brukes til å laste ned billetter (TX, TVM samt nye TP-er som blir online) Delprosjektet må definere (dokumentere) ønsket kundeatferd samt kundeforventninger til en slik løsning o Viktig å ha klart for seg hva som er ønskelig samt hva som eventuelt blir mellomstegene mot endelig mål (end game) o Det er viktig i forhold til kommunikasjon mot kunde Hvor mange steg skal (må) en kunde gjøre samt er det ulikt ustyr kunden kan benytte til å gjøre den samme handlingen (ny pick up device, eksisterende TVM / TX, etc.) Det er kritisk at løsningen tar høyde for neste generasjon billetteringssystem (reisekort som id bærer, ticketing as a service, etc.) o På kort sikt er det akseptabelt med et lite sidesteg bort fra hovedmål, men samtidig må det legges til rette at løsningen også skal fungere på ny plattform i fremtiden Delprosjektet må vurdere hvordan en slik løsning både kan implementeres og driftes på en mest mulig hensiktsmessig måte o Finnes det tilsvarende løsningen innen andre bransjer For eksempel flybransjen, ticketmaster, etc. Få til en nasjonal standard med involvering og støtte fra andre aktører og operatører (IO, NSB, etc.) o Hva er Ruter sin kjernevirksomhet og hvem skal drifte løsningen Hindre at Ruter kommer i samme situasjon som i dag i forhold til kortadministrasjon 2. Status EBIR-drift Leder av EBIR-drift orienterte og trakk frem det viktigste fra statusrapporten: o Det kom innspill fra EBIR SG i forhold til test av sperreporter som skal gjennomføres 8. og 10. mars I stedet for å gjennomføre test på flere stasjoner kan det være fornuftig å gjennomføre test på en stasjon over lengre tid For eksempel starte med test utenfor rush for blant annet å teste kundeatferd / kommunikasjon / informasjon for å høste læring før test i rushtiden Page 4 of 5
Viktig at det testes del for del samtidig som Ruter er åpen og ydmyk i forhold til informasjon knyttet til test(ene) o Media har skapt et bilde om at sperreporter aldri vil bli benyttet og en test vil fort vekke stor oppmerksomhet o Det er fortsatt avvik mellom teknisk oppetid og kundeopplevd oppetid, og EBIR-drift er i ferd med å ferdigstille nye rapporter som kan gi et mer reelt bilde av situasjonen som møter kundene Siden systemleverandørene ikke kan levere gode nok rapporter utvikler EBIRdrift egne rapporter som for eksempel ser på avganger på buss og trikk uten transaksjoner (har utstyr vært igangsatt, har det kommet inn transaksjoner, etc.) Dette er viktig med tanke på inntektssikring samt få et løpende bilde av kundeopplevd oppetid, men også nødvendig i forhold til oppfølging (sanksjoner) mot operatører Aksjonspunkter: Sak Saksbeskrivelse Ansvarlig Frist Status 1 Sikre at ERG utstyr støtter elektronisk Flexikort Hanne B. Omgående (automatisk en-sone trekk i hele Ruter området i NYPS) 2 Navnavklaring i forhold til sperreport / gate Margrete L. Må avklares 3 Definere eiere og aktiviteter knyttet til oppfølging av Marit N. Omgående skoleordningen (skolekort) Gøran E. 4 Ny kontakt med Thales i forhold til endringsordre for Espen H. Omgående gyldighetstid for elektronisk Flexikort 5 Sikre opprydding på området på JBT hvor TVM-er stod før Yngve S Omgående de ble flyttet i forbindelse med implementering av servicesenter 6 Foreløpig rapport for innføring og drifting av servicesenter (ting som har gått bra, forbedringsområder, etc.) Yngve S. 29.3.2011 7 Sikre mer og bredere informasjon samt mer og bredere involvering (eksempel med åpning av servicesenter som var bra, men som kunne vært enda bedre) Marit N. Gøran E. Omgående Page 5 of 5