ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ØKSNES KOMMUNE KONKURRANSEGRUNNLAG Brukerstyrt personlig assistanse Øksnes kommune Side 1 av 19
INNHOLDSFORTEGNELSE GENERELL INFORMASJON... 3 OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN... 4 BEHANDLING AV TILBUD... 5 TILDELING OG KONTRAKT... 6 TILBUDSBREV... 7 FORBEHOLD... 8 OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN... 9 KVALIFIKASJONSKRAV...11 KRAVSPESIFIKASJON...15 TILDELINGSKRITERIER...19 Øksnes kommune Side 2 av 19
GENERELL INFORMASJON Innledning Øksnes kommune skal etablere tjenestekonsesjoner for brukerstyrt personlig assistanse. I den forbindelse innbys det til åpen anbudskonkurranse om konsesjon etter del III i forskrift om offentlige anskaffelser om levering av den etterspurte tjenesten. Presentasjon av Øksnes kommune. Se http://www.oksnes.kommune.no Dagens behov i Øksnes kommune: BPA tjeneste for en kvinne nærmere 50 år. Totalt 91 timer per uke i perioden fra 01.09.2016 og inntil 1 år, med opsjon på ytterligere 1 år. Det vil være 10 timer hjelp til praktisk bistand hver dag. Tidsrom når vakt starter og slutter går fra 09:00 til 23:00. Tilsyn på natt ivaretas av nattpatruljen i Øksnes kommune. Nøkkelopplysninger om konkurransen Estimert volum Tilbudsfrist: 01.08.2016 Vedståelsesfrist: 01.11.2016 Mellom kr. 1.600 000 og 1.800.000 per år. Bruker har rett til å velge leverandør blant de som er tildelt konsesjon. Leverandøren er ikke garantert tjenestevolum. Spørsmålsfrist Spørsmål kan stilles fram til 25.07.2016. Levering av tilbud: Elektronisk levering av tilbud. Avlysning av søknadskonkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse søknadskonkurransen - før søknadsfrist uten nærmere begrunnelse - etter søknadsfrist når det foreligger saklig grunn for det. jfr FOA, 22-1 om fremgangsmåten ved avlysing og forkasting Avvisning Reglene for avvisning, følger av FOA 20-12 til 20-14. Eksempel på forhold som kan og i enkelte tilfeller skal føre til avvisning er: Øksnes kommune Side 3 av 19
For sent innlevert tilbud Manglende dokumentasjoner Avvik fra kravspesifikasjonen Avvik fra kontraktsvilkårene Avvik fra kvalifikasjonskrav Vesentlige forbehold OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN Den valgte anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsesprosess omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 30. juni 2006 nr. 41 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006. og endret ved forskrift 24. november 2006. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse del III, uprioriterte tjenester. Rettelser, presiseringer og endringer Innen utgangen av tilbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. FOA 20-5. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. Offentlighet For allment innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 3 og 23 (3) om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. Taushetsplikt Oppdragsgiveren plikter å forhindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være konkurransemessig viktig å holde hemmelig, jfr. FOA 3-6. Øksnes kommune Side 4 av 19
Oppdeling av leveransen Det skal etableres inntil 3 tjenestekonsesjoner basert på dette konkurransegrunnlaget. NS 8435:2011 skal benyttes som kontraktdokument. Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Språk Alt av tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen. Deposita, garantier og utgifter Det forlanges ikke gjennomføringsgarantier, bankgaranti eller deposita for avtaleperioden. Utgifter som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Innsynsrett Oppdragsgiver har rett til inspisere og kontrollere alle forhold ved valgte leverandør og dens underleverandør før kontrakt inngås. Dette gjelder før og i hele avtaleperioden. BEHANDLING AV TILBUD Tilbudsåpning Tilbudsåpning skjer elektronisk med minst 2 representanter for oppdragsgiver representert. Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne tilbud, kan det bli nødvendig med avklaringsmøter. Dette for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte tilbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje i henhold til forskriftens paragraf 21-1 (2). Øksnes kommune Side 5 av 19
TILDELING OG KONTRAKT Valg av leverandør Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten, skal sendes samtidig til samtlige tilbydere med en redegjørelse for valget som er foretatt, jfr. forskriftens 22-3. Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med vinner av konkurransen etter at klagefristen er utløpt såfremt at ingen klager er mottatt. Kontraktsinnhold Kontrakten vil bestå av følgende innhold: a) Konkurransegrunnlaget b) Tilbudsbesvarelse c) Eventuelle avklaringer Øksnes kommune Side 6 av 19
TILBUDSBREV FIRMANAVN: Postadresse: Besøksadresse: Foretaksnummer: KONTAKTPERSONER: Navn Ansvarsområde Anbud/kontrakt Telefon direkte E-post Annet VEDSTÅELSESERKLÆRING: Det bes om vedståelse av tilbudet til 01.11.2016 Sted/dato:. Underskrift (ikke maskinskrevet) Øksnes kommune Side 7 av 19
FORBEHOLD Etter FOA Del II 20-13(1), d, e og f skal tilbudet avvises dersom: Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Det inneholder vesentlige forbehold mot kravspesifikasjonen Det på grunn av forbehold kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig) Øksnes kommune Side 8 av 19
OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN Organisasjon og eierstruktur Organisasjonen skal beskrives på en måte som gir en klar forståelse av dens struktur, eierskap, styre og daglig ledelse. Dersom leverandøren gjør vesentlige organisasjonsmessige endringer eller endrer eierstrukturen i avtaleperioden, skal dette rapporteres til kjøper v/ Innkjøpssjefen. Vedlegg nr: Beliggenhet Hovedkontorets beliggenhet: Eventuelle betjenende avdeling: Bedriftens kjerneområder Det skal redegjøres for bedriftens kjerneområder og eventuelle nye satsningsområder. Vedlegg nr: Økonomi Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Tilbyder bes levere kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 12 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Øksnes kommune Side 9 av 19
Erfaring Tilbyder bes fylle inn i matrisen tidligere leveranser som er relevant i forhold til denne forespørselen. Kundens navn Leveransens verdi pr år eks mva Tidspunkt fra til (mm.åååå) Kontaktperson/tlf.nr direkte 1. 2. 3. 4. Eventuelle tilleggsopplysninger i vedlegg. Øksnes kommune Side 10 av 19
KVALIFIKASJONSKRAV En tilbyder kan avvises fra anbudskonkurransen dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt, jfr FOA 20-12. Krav til attester vedrørende skatt og HMS Følgende attester skal vedlegges: Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring (Firmaattest) (Foretaksregisteret, Brønnøysund) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. (Skattefogden) Vedlegg nr: Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at leverandøren ikke er: - konkurs eller begjært konkurs - under gjeldsforhandling eller at det ikke er begjært gjeldsforhandling - under avvikling eller begjært tvangsoppløst (Konkursregisteret, Brønnøysund) Det kreves egenerklæring om HMS. Vennligst fyll ut oppdragsgivers vedlegg om egenerklæring HMS. Vedlegg nr: NB! Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist dato! Øksnes kommune Side 11 av 19
Krav til lønns- og arbeidsvilkår, ILO- 94 og ILOs åtte kjernekonvensjoner Leverandører til kommunen med tilhørende enheter plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkomne sted og yrke. Leverandører skal dersom kommunen ønsker det, framskaffe dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkår for de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår, og som innebærer utføring av arbeid skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Med kommunen menes også kommunale bedrifter, kommunale foretak og aksjeselskap. ILOs åtte kjernekonvensjoner dekker de såkalte grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet og regnes som grunnleggende på arbeidslivets område. Dette innebærer retten til å organisere seg og retten til kollektive forhandlinger (herunder streikeretten), eliminasjon av alle former for tvangs- og slavearbeid, avskaffelse av barnearbeid og eliminasjon av alle former for diskriminering i arbeidslivet. Vennligst bekreft at De oppfyller vårt krav om lønns- og arbeidsvilkår som nevnt over og ILOs åtte kjernekonvensjoner, og dokumenter dette ved å fylle ut vedlagte egenerklæring om tilknytning til ILO-konvensjonen. (Vedlegg 2). Bekreftes Politiattest De som skal tjenestegjøre som assistenter for barn og personer med psykisk utviklingshemming skal ikke være siktet, tiltalt, ilagt forelegg eller være dømt for brudd på straffeloven 192, 193, 194, 195, 196, 197, 199, 200 (2), 201 bokstav c, 203 eller 204a. Dette innebærer at leverandøren skal sørge for at alle som skal tjenestegjøre som assistenter for barn og personer med psykisk utviklingshemming forelegger politiattest før tjenesten settes i gang. Dette gjelder uansett tilknytning til leverandøren. Vennligst bekreft og beskriv i vedlegg hvordan kravet sikres. Øksnes kommune Side 12 av 19
Forsikring Det kreves at søker har yrkesskadeforsikring og ansvarsforsikring Bekreft og dokumenter i vedlegg. Miljøledelsessystem Nedenfor følger et utdrag fra regjeringens handlingsplan om miljø- og samfunnsmessige offentlige anskaffelser: Et miljøledelsessystem er et internt styringssystem som skal bidra til at virksomheter på en mest mulig effektiv måte utarbeider og implementerer må og tiltak for å minske sin negative miljøpåvirkning. Innføring av miljøledelse innebærer at det gjennomføres en prosess med kartlegging av virksomhetens miljøpåvirkning, utarbeidelse av mål og plan for tiltak, samt iverksetting og overvåking av måloppnåelse. Det er viktig at systemet er forankret i den øverste ledelse, og at det oppdateres jevnlig (årlig eventuelt hvert tredje år). Et miljøledelsessystem kan være et forenklet system som er del av virksomhetens interne HMS system, eller det kan være et tredjeparts verifisert miljøstyringssystem som den nasjonale ordningen for små- og mellomstore bedrifter Miljøfyrtårn eller de internasjonale standardene ISO 14001 og EUs miljøstyrings- og miljørevisjonsordning EMAS. Det stilles krav om at leverandører til SIIS kommunene som et minimum har et enkelt internt miljøledelsessystem, eventuelt er miljøsertifisert tilsvarende Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS (se logo/eksempel på sertifikat for disse sertifiseringer nedenfor), eller skal få dette på plass innen rimelig tid etter avtale fra kontraktsinngåelse. Dette dokumenteres med interne rutiner om miljø, eller miljøsertifikat eller bekreftelse fra verifisert tredjepart. For små og nystartede bedrifter som ikke har et miljøledelsessystem på plass, må det skisseres og vedlegges en plan for hvordan og når dette blir gjennomført. Vennligst bekreft at De aksepterer: Bekreft: Øksnes kommune Side 13 av 19
Legg ved dokumentasjon på miljøledelsessystem internt i bedriften, eventuelt dokumentasjon på sertifisering, eller dokumentasjon på at bedriften blir sertifisert innen avtaleperiodens varighet. Krav til helse, miljø og sikkerhet Oppdragsgiver vektlegger at de leverandører som det inngås langsiktige avtaler med, har, eller jobber for å få et bevisst forhold til intern kontroll. I henhold til forskriftens 17-15 skal det kreves HMS egenerklæring. (Manglende erklæring medfører avvisning av tilbudet, ref. 20-12). I arbeidet med vurderingen av det gitte tilbudet kan det bli aktuelt å gå nærmere inn på detaljer i Deres system. Vi skal ha forelagt: innholdsfortegnelse for HMS-håndboken målsetting for HMS-arbeidet navn på HMS-ansvarlig Egenerklæring om HMS (se vedlegg 2) Vedlegg nr: Krav til kvalitetssikringssystem. Som dokumentasjon på at kvalitetssikring er satt i system, bes det om at det fra tilbyders kvalitetshåndbok vedlegges: innledning innholdsfortegnelse Dersom tilbyder er kvalitetssertifisert etter ISO 9001 standarden, kan gyldig sertifikat vedlegges istedenfor det ovennevnte. Vennligst bekreft at De har kvalitetssikringssystem i Deres bedrift: Øksnes kommune Side 14 av 19
Kravspesifikasjon BPA- Øksnes kommune 1. Minimumskrav Alle krav i kravspesifikasjonen er minimumskrav og skal oppfylles og dokumenteres som forespurt. Manglende oppfyllelse av minimumskravene vil medføre at søknaden avvises fra videre behandling. Minimumskravene skal være oppfylt gjennom hele kontraktens og den enkelte oppdrags løpetid. Den enkelte bestilling på kontrakten kan ha lenger løpetid enn konsesjonsperioden. Mangelfullt oppfylte minimumskrav vil anses som vesentlig mislighold av kontrakten. 2. Krav til tjenesteoppdraget Leverandøren skal legge til rette for at tjenesten utføres i overensstemmelse med til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. I tillegg skal forhold som følger av rundskriv og veiledninger fra statlig eller kommunal myndighet ivaretas som forutsatt. 3. Arbeidsforhold og bemanning Det er leverandør som har arbeidsgiveransvaret for assistentene i BPA-ordningen. Leverandøren skal ha rutiner som sikrer assistentenes arbeidsforhold i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder system for HMS og internkontroll, jf. Punkt 12.3 i NS 8435. Videre skal leverandør ha et system for å ivareta rådgivning og veiledning ovenfor arbeidstakerne. Oppdragsgiver forutsetter at leverandør vil ha et særlig fokus på assistentenes arbeidsmiljø, jf. Arbeidsmiljølovens kapittel 4. Oppdragsgiver kan i kontraktsperioden kontrollere at leverandørene oppfyller sine forpliktelser i henhold til arbeidsmiljøloven. Leverandøren skal ha rutiner for opplæring av nyansatte og hvordan de sikrer veiledning av ansatte og arbeidsleder. Leverandør skal sikre at assistenter får faglig oppdatering i form av relevante kurs. Leverandør skal sikre at valgt verneombud får nødvendig kurs/opplæring. Det stilles ingen spesielle krav til formell kompetanse hos ansatte som skal fungere som assistenter utover krav som følger av til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Dersom oppdragsgiver etterspør høgskoleutdannede må leverandøren kunne levere dette. Leverandøren må ha kjennskap til prinsippene som ligger til grunn for BPA. Leverandørens ansatte som skal fungere som assistenter skal: Vise høflig, respektfull og livssynsnøytral framferd overfor bruker Arbeidet skal utføres med faglig god standard Ha gode nok språkkunnskaper i muntlig og skriftlig norsk slik at dialog med bruker/arbeidsleder ikke blir preget av misforståelser. Være fylt 18 år. Familie og andre nærstående av arbeidsleder skal generelt ikke ansettes som arbeidstakere. Familie og andre nærstående kan unntaksvis benyttes som vikar i enkelttilfeller der en arbeidstaker ikke kan møte i henhold til arbeidsplan, og i forbindelse med ferieavvikling i maksimum 3 uker sammenhengende per år. Rapport over omfanget leveres arbeidsgiver kvartalsvis. Øksnes kommune Side 15 av 19
4. Arbeidsmiljø Leverandør skal bidra med å legge til rette for et godt arbeidsmiljø i samråd med bruker/arbeidsleder. Det skal kunne settes av timer til personalmøter ved behov. Arbeidsleder skal få tilbud om å treffe og utveksle erfaringer med andre arbeidsledere. Tilbyder skal legge til rette for at slike sammenkomster/møter finner sted opptil et par ganger i året. Arbeidsleder skal vurdere nødvendige tiltak for oppfølging av hver enkelt assistent for å sikre et godt arbeidsmiljø. Leverandør skal legge til rette for at arbeidsleder får gjennomført dette på best mulig måte innenfor rimelige rammer. 5. Vikardekning Leverandøren skal ha rutiner for å bistå arbeidsleder med å skaffe nødvendig vikardekning. Vikarene må befinne seg i Øksnes kommune, og ha mulighet til å møte på kort varsel. Leverandøren skal beskrive sin rutine som sikrer dette. 6. Personopplysninger Leverandøren skal ha rutiner som overensstemmer med lover og forskrifter om innsamling, registrering og oppbevaring av sensitive personopplysninger. 7. Brukskonto Ved opphør av et oppdrag skal kommunen ha råderett over tilbakeføringen av alt som bruker har til gode i ordningen. Dette gjelder betaling for ubenyttede timer, tilgodehavende på brukskontoer o.l. Ved beløpsgrense på brukskonto, skal leverandør informere kommunen hvis beløpet overstiger maksgrensen, og overføre dette tilbake. Ved nådd maksgrense hver måned skal kommunen bestemme tilbakeføringsplan på dette. Leverandøren skal under ingen omstendigheter holde tilbake penger som er satt inn på brukskonto. Øksnes kommune Side 16 av 19
9. Kapasitetstak Leverandøren skal tilby tjenester det er tildelt tjenestekonsesjon for til brukere bosatt i Øksnes kommune. Leverandøren må i sin søknad oppgi hvor mange timer BPA som maksimalt kan bli tilbudt pr. uke, omtalt som kapasitetstak. Levering av tjenester forutsetter at brukerne velger tjenester fra leverandøren. Kapasitetstaket kan ikke reduseres i konsesjonsperioden. En leverandør kan ikke si nei til en ny bruker med mindre leverandøren har nådd sitt oppgitte kapasitetstak. Bruker som leverandøren allerede leverer tjenester til kan få vedtak om utvidelse av tjenesten. Leverandøren skal da utvide sin leveranse til bruker i henhold til nytt vedtak, uavhengig av om kapasitetstak er nådd. Dette kan medføre at leverandøren i perioder må levere tjenester ut over det avtalte kapasitetstaket. Leverandøren kan i slike situasjoner ikke ta imot oppdrag fra nye brukere før det igjen er ledig kapasitet. 10. Markedsføring Markedsføring av tjenestene Leverandør gis tillatelse til å markedsføre sine tjenester utover den informasjon som gis fra Oppdragsgiver/kommunen. Markedsføringen skal skje i henhold til norsk lov. Markedsføringen skal ikke foretas når leverandøren utfører de bestilte tjenestene hos bruker. Alle brukere med BPA tjenester i kommunen vil bli informert om hvilke leverandører som har fått innvilget konsesjon. Oppdragsgiver/kommunen kan formidle leverandørens informasjon til bruker. Markedsføring av tilleggstjenester Leverandør gis anledning til å markedsføre tilleggstjenester utover vedtakets rammer, overfor bruker. Det må da klart fremkomme at tjenestene fullt ut må betales av bruker, og at det er frivillig å kjøpe disse tjenestene. 11. Forbud mot å motta gaver Ansatte og andre enkeltpersoner som leverandøren svarer for kan bare ta imot gaver og lignende av ubetydelig verdi fra bruker. Ansatte og andre enkeltpersoner leverandøren har ansvar for plikter å gi avkall på testamentariske gaver i tilknytning til tjenesteforholdet. Øksnes kommune Side 17 av 19
12. Avvisning av søknader Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise søknader fra leverandører som er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, eller i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Dette vil også gjelde systematiske brudd på bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Leverandører som blir avvist vil få en skriftlig tilbakemelding med begrunnelse på avvisningen. 13. Eventuelt Eventuelle forbehold skal komme klart frem i eget vedlegg fra leverandøren. Vesentlige forbehold i søknaden kan resultere i avvisning. Prisregulering Pris er fast fra inngåelse av kontrakt og 1 år fram i tid og deretter reguleres hvert år iht SSB s konsumprisindeks i samsvar med endring i indeks pr. 01.01. samme år. Øksnes kommune Side 18 av 19
Tildelingskriterier For de to sistnevnte tildelingskriteriene vil det gis poeng fra 0-10, hvor 10 er toppscore. Tildelingskriteriene vil evalueres basert på et innkjøpsfaglig skjønn av faggruppe. Pris (50 %) Oppdragsgiver har satt en maksimum pris per time på kr. 400.- Beste pris lavere enn satt maksimum pris vil får toppscore. Tilbud pris per time kr.. Rekrutteringsprosessen (vektet 25 %) Tilbyder bes beskrive hvordan rekrutteringsprosessen gjennomføres i bedriften og hvilke personlige egenskaper arbeidstakere bør/må ha. Oppgaveforståelse (vektet 25 %) Tilbyder bes beskrive sin oppdragsforståelse knyttet til gjennomføring av tjenesten for Øksnes kommune. Beskrivelsen må eksempelvis også inkludere back up løsninger ved sykdom etc hos fast personell. Øksnes kommune Side 19 av 19