Mamut Business Software Introduksjon Nyheter i Mamut Business Software 12.5 og Mamut Online Desktop 2.0
Copyright Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl. 9.00-16.00 alle hverdager Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: www.mamut.no E-post: sales@mamut.no 2009 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II
Ny versjon NY VERSJON Mamut lanserer med jevne mellomrom oppdateringer av Mamut Business Software. Disse oppdateringene kalles hovedversjoner, og blir tilsendt alle brukere med Mamut Serviceavtale, som ikke selv har lastet de ned. Vi anbefaler våre kunder å oppdatere til siste hovedversjon. Mellom hovedversjonene gjøres det tidvise forbedringer av eksisterende funksjonalitet. Disse versjonene tilgjengeliggjøres via Internett gjennom Service Releases. Det er viktig å merke seg at oppdateringer som er gjort i Service Releases ikke nødvendigvis angår alle brukere, da endringene ofte er avhengig av bruksmåte, samt hvilke funksjoner som er tilgjengelige i programmet. Versjon 12.5 av Mamut Business Software er nå lansert. Denne boken tar for seg de viktigste nyhetene siden siste hovedversjons Service Release, slik at du kan gjøre deg kjent med disse. I Del 1 er nyhetene omtalt i sammendrag, mens Del 2 inneholder utdrag fra de nye utgavene av introduksjonsbøkene. For at du som leser skal kunne se nyhetene i sammenheng, er enkelte avsnitt som omtaler endrede funksjoner tatt med i sin helhet i Del 2. Ønsker du oppdaterte utgaver av introduksjonsbøkene, kan du bestille disse hos Mamut. Avsnitt som delvis omtaler nye funksjoner er merket med et symbol i margen, slik at du lettere skal finne frem. Dokumentasjonen kan omtale tjenester og/eller funksjoner som ikke er inkludert i din løsning. Ønsker du å bestille eller få mer informasjon om dette, vennligst ta kontakt. Du kan sende e-post til mail@mamut.no eller ringe 23 20 35 00. Når du installerer en ny versjon av programmet, vil du også motta oppdatert hjelp. Du kan åpne hjelpen ved å trykke F1 på tastaturet når du står i et vindu, og informasjon om programvinduet vil vises. Du kan også bruke nettbasert hjelp, som nå er tilgjengelig fra programmet og inkluderer den mest oppdaterte informasjonen om betaversjonen av programmet du arbeider i. På våre nettsider kan du søke etter informasjon i artikler som kontinuerlig oppdateres og legges til. Basert på tilbakemeldinger fra kunder, publiserer vi svar på spørsmålene som oftest mottas av Mamut Supportsenter (FAQ-er). Du kan gjøre et artikkelsøk på www.mamut.no/support. Du finner installasjonsveiledning for oppdateringen på våre nettsider på www.mamut.no/oppdater. Hva var nytt i versjon 12? Dette dokumentet beskriver nyheter i versjon 12.5. I hjelp (F1) finner du mer informasjon om hva som var nytt i versjon 12, 12.2 og 12.3. Du kan også finne nyhetsdokumentasjon på våre nettsider på www.mamut.no/oppdater. Oppdatering fra versjon 11 Du finner mer dokumentasjon som omhandler oppdatering fra versjon 11 på våre nettsider på www.mamut.no/oppdater. III
Innhold Innhold Innhold... IV Del 1: Oversikt over nyheter... 1 Del 2: Utdrag fra introduksjonsbøkene... 9 Del 3: Mer informasjon... 53 Indeks... 61. IV
Del 1: Oversikt over nyheter I dette kapittelet: Generelle nyheter... 2 Kundeoppfølging... 3 Netthandel... 4 Lønn/Personal... 4 Lager... 6 Rapporter... 6 Salgsoppfølging... 7 Nytt i Mamut Online Desktop versjon 2.0... 8 1
Del 1 - Oversikt over nyheter GENERELLE NYHETER Mamut godkjent for Microsoft Windows 7 Som en av de første programvareprodusentene i verden, har Mamut fått sertifisert løsningene sine for Microsoft Windows 7, og har blitt tildelt logoen "Compatible with Windows 7" (kompatibel med Windows 7). Denne godkjenningen gjelder i sju europeiske land: Storbritannia, Irland, Norge, Sverige, Danmark, Nederland og Tyskland. Mamut har fått godkjent totalt 18 programvareløsninger i logoprogrammet. Les mer om anbefalte systemkrav på side 11. Utvidet hjelp på Internett Hjelp er nå tilgjengelig i ny, nettbasert utgave. Den nettbaserte utgaven inneholder den nyeste versjonen av hjelp, inkludert skjermbilder med eksempler, lenker til flere artikler og mer innhold som tidligere ikke har vært tilgjengelig. Hjelp gir deg relevant hjelp til det vinduet/den funksjonen du har foran deg på skjermen når du trykker F1 på tastaturet, eller klikker Hjelp. Nettbasert hjelp åpnes i Internet Explorer. Første gang du åpner hjelp i den nye versjonen, vil du få spørsmål om hvorvidt du ønsker å ta i bruk nettbasert hjelp. Svaret du gir her, vil gjelde som standard hver gang du åpner hjelp, men du kan når som helst endre denne innstillingen i brukerinnstillingene. Dersom du ikke er tilkoblet Internett, vil imidlertid systemet automatisk benytte den innebygde hjelpen, uavhengig av hva som er valgt som standard. Du kommer til innstillingen for valg av nettbasert hjelp via menyen Vis - Innstillinger - Bruker, fanekortet Annet. Du kan også åpne hjelp via menyen Hjelp - Innhold. Du kan lese mer om fanekortet Annet i brukerinnstillingene på side 13. Avbryt avslutning av programmet Dersom du har valgt Spør om det skal utføres automatisk sikkerhetskopiering i innstillingene for sikkerhetskopiering, under Fil - Sikkerhetskopiering - Innstillinger, vil systemet spørre om du vil ta en sikkerhetskopi før du avslutter programmet, etter nærmere bestemte regler i innstillingen. Det er nå lagt til en Avbryt-knapp, slik at du kan gå tilbake til programmet i tilfelle du likevel ikke ønsker å avslutte. Les deler av introduksjonsmanualens avsnitt om sikkerhetskopiering på side 13. 2
Kundeoppfølging KUNDEOPPFØLGING Opprett e-post fra en aktivitet Det er nå lettere å sende e-post direkte fra en åpen aktivitet. Ved å klikke på knappen Send e-post i aktivitetskortet åpnes en e-post med kontaktene og kontaktpersonene tilknyttet aktiviteten allerede lagt til i feltet Til. Dokumenter som er knyttet til aktiviteten, kan enkelt vedlegges ved å klikke på knappen Vedlegg. For å vise aktivitetskortet velger du Vis - Aktivitet - Ny aktivitet. Les introduksjonsmanualens beskrivelse av aktivitetsvinduet på side 16. Les mer om e-posteditoren i programmet på side 19. Kontoinformasjon Når du legger til en ny bankkonto på et kontaktkort, vil kontaktnavnet og postadressen automatisk settes inn i fanekortet Bankinfo i vinduet Kontoinformasjon. Når du redigerer eksisterende bankkontoer, kan navnet og adressen nå lett oppdateres ved å klikke på en knapp. Du åpner vinduet Kontoinformasjon ved å gå til Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging. Åpne kontakten du skal endre bankinfo for. På fanekortet Annen Info klikker du enten Ny eller Rediger ved siden av feltet Bankkonto. Les mer om vinduet Kontoinformasjon på side 21. Opprette masseutsendelser Veiviseren for kontaktutvalg er forbedret med en mer brukervennlig funksjonalitet for å opprette flettedokumenter. Et nytt alternativ for å opprette masseutsendelser via Microsoft Word har blitt lagt til. Ved å bruke dette alternativet blir du ledet gjennom prosessen med forklarende tekster underveis. Veiviseren for kontaktutvalg kan åpnes ved å velge Vis - E-post - Kontaktutvalg. Les mer om hvordan du oppretter masseutsendelser på side 22. Les mer om hvordan du oppretter dokumentmaler på side 23. Utvalgskriterier Når du sender e-post til en gruppe kontaktpersoner, er det nå lettere å filtrere de ønskede mottakerne siden inaktive kontaktpersoner nå er ekskludert fra utvalget. Du åpner kontaktutvalg ved å velge Vis - E-post - Kontaktutvalg. Les mer om kontaktutvalg i Hjelp. Prosjekt Prosjektmodulen inkluderer muligheten til å tilknytte kontakter som ennå ikke har blitt lagret. I tillegg er det nå mulig å opprette aktiviteter fra prosjekter selv om feltet Ansvarlig ikke har blitt fylt ut eller er satt til Ingen. Les mer om prosjekt i Hjelp. 3
Del 1 - Oversikt over nyheter NETTHANDEL 4 BBS Netaxept Den nye Netaxept-integrasjonen er sikrere og mer fleksibel. Kunder kan nå betale med Visa, MasterCard/Eurocard og BankAxess (bankbetaling på nett). American Express, Diners og Dankort er også tilgjengelig som betalingsmetode for kundene dine. Salgsmodulen i Mamut Business Software støtter trekk av betalinger uten at du må logge deg inn på BBS Admin. Den støtter også rapportering av statusinformasjon for BBS-betalinger, presentert i en rapport, uten å måtte logge inn på BBS Admin. Kundereskontro i Mamut Business Software viser BBS-status og BBSreferanse. Den tilgjengelige funksjonaliteten avhenger av din lisens, samt avtalen du har tegnet med BBS. Les mer om BBS Netaxept på side 24. LØNN/PERSONAL Forbedrede innstillingsmuligheter i lønnsmodulen Nye innstillinger vil i større grad gjøre det mulig å tilpasse lønnsfunksjonaliteten til egne behov og styre funksjoner i registreringsbildet for enklere, sikrere og raskere lønnskjøring. Automatisk varsel når ansatte blir 60 år Arbeidstakere over 60 år har rett til ekstra ferie og skal dermed få forhøyet prosentsatsen for feriepenger med 2,3 prosentpoeng. Du kan nå angi om du ønsker automatisk varsling dersom det finnes ansatte i systemet over 60 år eller som blir 60 år i innestående år. Varselet vil vises når du åpner lønnsregistreringsvinduet, og vil forsvinne etter at du har vært inne på ansattkortet til de ansatte det gjelder, og merket av for at disse oppfyller kravet til 2,3 prosentpoeng ekstra feriepenger. Husk at du fortsatt må gjøre en manuell avsetning det året de ansatte fyller 59 år, slik at avsatte feriepenger stemmer med det som skal utbetales. Innstillingen for automatisk varsel finner du ved å gå til Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn, fanekortet Andre innstillinger. Automatisk tildeling av ansatt ID Du har nå muligheten til å velge om ansatte automatisk skal tildeles en numerisk ansatt ID ved opprettelse. Ansatte vil da få fortløpende nummer etter hvert som de opprettes. Du finner dette valget ved å gå til Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn, fanekortet Andre innstillinger. Merk også at det ikke lenger er mulig å ha to ansatte med identisk ID, dvs. at dersom du allerede har ansatte med lik ID i systemet, vil du få opp beskjed om å endre ID neste gang du prøver å lagre endringer på disse. Dette gjelder også for ansatte med blanke ansatt ID-er. Har du merket av for automatisk tildeling av ansatt ID, vil den tidligere ID-en overskrives med neste nummer i rekken. Andre forbedringer Innholdet i notatfeltet i lønnskjøringsvinduet kan nå lagres til neste lønnskjøring dersom du ønsker det. Du kan også velge om alle lønnsbeløp skal avrundes til nærmeste krone. Disse firmainnstillingene finner du ved å gå til Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn, fanekortet Andre innstillinger.
Lønn/Personal Det er også opprettet nye brukerinnstillinger som lar deg velge om du vil vise eller skjule fullførte prosjekter og hvorvidt du ønsker å lagre automatisk når du blar frem og tilbake mellom ansatte. Disse innstillingene vil gjelde både i ansattkortet og lønnsregistreringsvinduet. Brukerinnstillingene åpnes ved å klikke knappen Innstillinger i verktøylinja i ansattkortet, som åpnes via Vis - Lønn - Personalregister. Les mer om regnskapsinnstillinger for lønn på side 27. Les mer om brukerinnstillinger for lønn på side 30. Utvidet og mer oversiktlig behandling av trekk og firmabil Det vil nå være mulig å legge til en uendelig mengde trekk. Informasjon om trekkene og lagring av historikk er forbedret slik at behandling av pålagte trekk, PC-trekk og fagforeningstrekk blir enklere. I tillegg er behandlingen av firmabiler forbedret og registreringsbildet gjort mer oversiktlig. Du finner linker til registreringsvinduene for firmabil og de ulike trekkene på fanekortet Lønn i ansattkortet, som du åpner ved å velge Vis - Lønn - Personalregister - Lønn. Les mer om skattetrekk på side 31. Les mer om andre trekk på side 32. Les mer om provisjon på side 33. Les mer om firmabil på side 34. Enklere overgang til nytt år og forenklet periodisering av lønn Det er nå lagt opp et felt i lønnsregistreringsvinduet for å styre lønnskjøringsdatoen, slik at man enkelt kan kjøre lønn i perioder som avviker fra systemdato. Dette betyr at du eksempelvis enkelt kan kjøre desemberlønnen i januar ved å endre datoen for lønnskjøring. Riktige hittil i år-verdier og korrekt skattetrekk vil da vises i vinduet. Lønnsregistreringsvinduet åpnes via Vis - Lønn - Lønnsregistrering. Les mer om lønnsregistrering på side 35. Mulighet for valg av skattekort i første periode Det er nå mulig å benytte skattekort fra fjoråret når du kjører lønn i første periode i inneværende år, uten å måtte endre innstillinger på de ansatte. Skattekortet som skal benyttes, velges enkelt ved hjelp av en nedtrekksliste i lønnsregistreringsvinduet. Du kommer til lønnsregistreringsvinduet ved å velge Vis - Lønn - Lønnsregistrering. Les mer om registrering av skattekort på side 31. Nytt felt for navn på pensjonstilbyder I forbindelse med feltet Navn på pensjonstilbyder i Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift, er det nå lagt til et nytt felt i innstillingene for tjenestepensjon med samme navn. Feltet må fylles ut dersom din bedrift har avtale om pensjonsordning, slik at årsoppgaven blir riktig utfylt. Tilgjengelige filformater for xml-fil finner du nå i nedtrekkslisten Filformat. Innstillingene for tjenestepensjon finner du under Vis - Innstillinger - Regnskap - Modulinnstillinger - Lønn - fanekortet Tjenestepensjon. Du vil også få muligheten til å legge inn navn på pensjonstilbyder i veiviseren for Lønns- og trekkoppgaver, dersom dette ikke allerede er gjort. Les mer om tjenestepensjon på side 36. Les mer om fanekortet Tjenestepensjon i regnskapsinnstillinger for lønn på side 29. 5
Del 1 - Oversikt over nyheter LAGER Forbedret dokumentering for sporing av lagerbevegelser To nye rapporter er tilgjengelig fra vinduet Vareflyt for å dokumentere sporing av lagerbevegelser. Filteret i rapportene reflekterer filteret som er angitt i vinduet Vareflyt. Klikk knappen Skriv ut for å velge rapporten Sporing av lagerbevegelser eller Sporing av lagerbevegelser (med bilagsinformasjon). For å åpne vinduet Vareflyt velger du Vis - Lager - Lager. Velg Lagerbevegelser og reservasjoner og klikk deretter på knappen Vareflyt. Les mer om Vareflyt på side 39. Alfanumerisk varepartinummer Mamut Business Software støtter nå bruk av alfanumeriske numre for vareparti på alle typer lagerbevegelser. I tidligere versjoner har denne egenskapen for lagerbevegelser kun støttet bruk av nummer. Historisk lagerverdi Det er nå mulig å filtrere lagertransaksjoner basert på til og fra dato i rapporten Lagerverdiliste (lagerbevegelser). For å vise lagerverdi for en bestemt dato lar du feltet Lagerføringsdato stå tomt, og skriver inn datoen i feltet T.o.m. For et historisk utsnitt av lagerverdi, f.eks. for å se trender, angir du bestemte til og fra datoer. Les mer om historisk lagerverdi på side 40. RAPPORTER Rapporter En ny versjon av Mamut Virtual Printer, MVP 5, har blitt lagt til i systemet. Skriveren støtter Windows 7 og Windows Server 2008, de siste versjonene av Microsoft Windows. 6
Salgsoppfølging SALGSOPPFØLGING Knapp for Innkjøp i produktkortet Den nye knappen Kjøp dette produktet i fanekortet Leverandør i produktkortet gjør det mulig å opprette et nytt innkjøp fra den angitte leverandøren i det aktive produktet, eller legge til produktet i en ubehandlet innkjøpsordre for leverandøren. Se dokumentasjon til produktkortet på side 42. Forbedring av navn på e-postvedlegg Når en salgsrapport, som for eksempel en faktura, skrives ut til e-post, vil navnet på den vedlagte filen nå inneholde navnet på rapporten, nummeret på ordren, fakturaen eller kreditnotaen, samt navnet på firmadatabasen, basert på språket som er angitt for kunden/ordren. Se dokumentasjon om hvordan du skriver ut dokumenter som e-postvedlegg på side 43. Forbedret funksjonalitet for abonnementsfakturering Modulen Abonnementsfakturering inneholder nye innstillinger for frekvens. Dette gjør det mulig for kunder å gå inn i eksisterende abonnementer midt i abonnementsperioden til en redusert pris. Det er også mulig å sette opp et abonnement som er styrt av datoen for kundeavtalen, i stedet for selve abonnementet. Disse abonnementene vil inneholde en tekstlinje som vises i tilbud/ordre og faktura, som viser Til og Fra dato for abonnement, for å gjøre det lettere å lese disse. Ta kontakt med din programvareleverandør for å undersøke om funksjonen er tilgjengelig for din programversjon. Se mer om abonnementsfakturering på side 43. 7
Del 1 - Oversikt over nyheter NYTT I MAMUT ONLINE DESKTOP VERSJON 2.0 Oppgradere Mamut Online Desktop Det er nå mulig å oppgradere Mamut Business Software som er synkronisert med Mamut Online Desktop, uten å måtte foreta førstegangs synkronisering. Dersom du tidligere har koblet til Mamut Online Desktop, vil firmadatabasen oppgraderes automatisk uten at du må synkronisere på nytt. Merk! Brukere kan ikke logge inn på Mamut Online Desktop under oppgraderingen. Økt stabilitet i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop Synkroniseringen mellom Mamut Business Software og Mamut Online Desktop har blitt forbedret for å legge til rette for økt trafikk. Hovedforbedringene inkluderer blant annet forbedret håndtering av ressurser under aktivering og synkronisering av data mellom Mamut Online Desktop og Mamut Business Software. Koble til Mamut Online Desktop Verktøylinjen på skrivebordet i Mamut Business Software inneholder nå en ny knapp for å koble til Mamut Online Desktop. Ved å klikke denne knappen vil det åpnes et vindu som forklarer hvordan du starter tilkoblingsprosessen. Knappen vil vises når du har registrert Mamut Online Desktop-lisensen for den aktuelle firmadatabasen. Timeregistrering Rapporter i Timeregistrering har nå fast kolonnebredde, og alle tilgjengelige felter inkluderes nå ved eksport av timesedler til Microsoft Excel. I visningene Liste og Kalender endres utvalget som vises til å inkludere timesedler i alle statuser i tilfeller hvor tidligere viste timesedler har endret status. Dersom statusen til en timeseddel har blitt endret i Mamut Business Software, vil derfor timesedler i alle statuser vises når du søker etter den timeseddelen i Mamut Online Desktop. Selskapsstatus Ved hjelp av de forskjellige vinduene i Selskapsstatus kan du hente og kontrollere de viktigste finansdataene for firmaet ditt. Formålet med Selskapsstatus er å dokumentere firmaets status for en bestemt periode. Selskapsstatus er også en visuell representasjon som kan brukes til presentasjoner. Det er også mulig å endre innholdet i rapportene. Selskapsstatus inneholder finansdata, grafiske fremstillinger og nøkkeltall, og gir en generell oversikt over firmaets økonomiske situasjon. Tallene vises for en angitt regnskapsperiode i Mamut Online Desktop, og er basert på informasjon hentet fra Mamut Business Software. Du kan lese mer om Selskapsstatus, og de øvrige nettbaserte funksjonene i Mamut Online Desktop i nettbasert hjelp på: http://help.mamut.com/no/onlinedesktop/rtm/onlinedesktop.htm. Les mer om hvordan du kommer i gang med Mamut Online Desktop på side 48. 8
Del 2: Utdrag fra introduksjonsbøkene I dette kapittelet: Generelle nyheter... 11 Mamut godkjent for Microsoft Windows 7... 11 Systemkrav... 11 Utvidet hjelp på Internett... 13 Brukerinnstillinger - Annet... 13 Om sikkerhetskopiering... 13 Innstillinger for sikkerhetskopiering... 15 Nyheter i kundeoppfølging... 16 Opprett e-post fra en aktivitet... 16 Aktivitetsvinduet... 16 E-posteditoren i programmet... 19 Kontoinformasjon... 20 Opprette masseutsendelser... 22 Opprette en ny dokumentmal... 23 Nyheter i netthandel... 24 BBS Netaxept... 24 Kom i gang med BBS Netaxept... 24 Fra kredittkortbetaling til innbetaling til oppgjørskonto... 25 Integrert funksjonalitet for BBS Netaxept... 26 Nyheter i lønn/personal... 27 Forbedrede innstillingsmuligheter i lønnsmodulen... 27 Regnskapsinnstillinger - Lønn... 27 Brukerinnstillinger for Lønn... 30 Behandling av trekk og firmabil... 31 Personalregister Lønn - Skattetrekk... 31 Personalregister Lønn - Andre trekk... 32 Personalregister Lønn - Provisjon... 33 Personalregister Lønn - Firmabil... 34 Forenklet periodisering av lønn... 35 Lønnsregistrering... 35 Om obligatorisk tjenestepensjon... 36
Nyheter i lager... 39 Forbedret dokumentering for sporing av lagerbevegelser... 39 Vareflyt-vinduet... 39 Historisk lagerverdi... 40 Nyheter i salgsoppfølging... 42 Knapp for Innkjøp i produktkortet... 42 Produkt - Fanekortet Leverandør... 42 Forbedring av navn på e-postvedlegg... 43 Skrive ut som e-postvedlegg... 43 Forbedret funksjonalitet for abonnementsfakturering... 43 Abonnementsfakturering... 43 Abonnementsregisteret... 45 Abonnementsvinduet... 46 Håndtere abonnementsfaktura med årlig fakturering... 47 Nyheter i Mamut Online Desktop versjon 2.0... 48 Koble til Mamut Online Desktop... 48 Kom i gang med Mamut Online Desktop... 48 10
Generelle nyheter GENERELLE NYHETER Mamut godkjent for Microsoft Windows 7 Systemkrav Om systemkravene Systemkravene omtaler minimumskrav og anbefalte krav for installasjoner på arbeidsstasjonen og enbruker. På server opererer vi kun med anbefalte krav. Et anbefalt krav er hva vi mener er godt nok til å ha en god hverdag i bruken av våre løsninger. Det betyr imidlertid ikke at programmet vil slutte å fungere selv om de anbefalte kravene ikke er oppfylt. Systemkrav Mamut Business Software 12.5 - Arbeidsstasjon/Enbruker Hardware Windows Operativsystem Microsoft Office Harddiskplass Internett Minimum 1.6 GHz prosessor eller høyere. 1 Gb RAM eller mer. Windows 7. Windows Vista. Windows XP med SP 2 eller nyere. Office 2003 eller høyere. Disken må ha minimum 600 Mb ledig plass. Mamut Online Desktop krever bredbåndslinje. Anbefalt 2 GHz prosessor eller høyere. 2 Gb RAM eller mer. Windows 7. Windows Vista. Windows XP med SP 2 eller nyere. Office 2003 eller høyere. Disken må ha minimum 4 Gb ledig plass for bedre generell ytelse. Mamut Online Desktop krever bredbåndslinje. 11
Del 2 - Utdrag fra introduksjonsbøkene Systemkrav Mamut Business Software 12.5 - Server/Flerbruker Hardware SQL Server Windows Operativsystem Microsoft Office Harddiskplass Internett Anbefalt 2 til 5 brukere, normal mengde transaksjoner i systemet 2 GHz prosessor eller høyere. 3 Gb RAM. Microsoft SQL Server 2005 Express. Installeres når systemet tas i bruk. Windows 2003 Server med SP 1 eller nyere. Windows 2008 Server. Office 2003 eller høyere. Office kreves på servermaskinen bare dersom Mamut Business Software skal benyttes direkte på server. Disken må ha minimum 10 Gb ledig plass Plassbehovet er avhengig av databasestørrelse, samt dokumentområder. Mamut Online Desktop krever bredbåndslinje. Anbefalt 5 til 25 brukere, og/eller stor mengde transaksjoner i systemet 2 GHz prosessor eller høyere. 3 Gb RAM. Microsoft SQL Server 2005 Standard Edition. Windows 2003 Server med SP 1 eller nyere. Windows 2008 Server. Office 2003 eller høyere. Office kreves på servermaskinen bare dersom Mamut Business Software skal benyttes direkte på server. Disken må ha minimum 10 Gb ledig plass Plassbehovet er avhengig av database-størrelse, samt dokumentområder. Mamut Online Desktop krever bredbåndslinje. Varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Faktorer som påvirker server-anbefalingene Anbefalingen gjelder for bruk av Mamut Business Software. Dersom serveren brukes til andre formål bør kravene oppjusteres. Antall samtidige brukere. Antall transaksjoner som gjøres i databasen. Variant av produktet Microsoft SQL Server. Disse har ulik ytelse. Du kan lese mer om andre versjoner av Microsoft SQL Server 2005 på våre hjemmesider. Harddiskplass Plassbehovet på server og enbruker er avhengig av databasestørrelsen, samt størrelsen på dokumentområdet. Dokumentområdet brukes av systemet til å lagre dokumentfiler, bildefiler, rapportfiler og annet som ikke er en del av selve databasen. 12
Generelle nyheter Utvidet hjelp på Internett Brukerinnstillinger - Annet I brukerinnstillingene, fanekortet Annet, kan du sette flere innstillinger som kan være med å forenkle din oppstart og bruk av programmet. Standard firmadatabase: Merkes av og ønsket firmadatabase velges i nedtrekkslisten. Valgt firmadatabase vil åpnes automatisk ved pålogging. Språk: Hver bruker kan bruke programmet på sitt eget Språk, under betingelse av at språket som ønskes er tilgjengelig. Merk at programmet må startes på nytt før innstillingene trer i kraft. Vindu ved åpning av firmadatabase: Gir direkte tilgang til nøkkeltall for logistikk, økonomi, salg, eller valgt modul ved åpning av firmadatabasen. Åpne minikalender ved åpning av firmadatabase: Merkes av dersom du ønsker at en minikalender skal åpnes automatisk ved åpning av firmadatabase. Skilletegn: Som standard vil det være merket av for at programmet skal følge regionale innstillinger på maskinen. Dersom du ønsker å endre desimalskilletegn eller tusenskilletegn må markeringen for å følge regionale innstillinger fjernes og ønsket tegn velges i nedtrekkslisten. Alternativer for hjelp: Velg om du vil bruke nettbasert eller innebygget hjelp. Nettbasert hjelp krever Internett-tilkobling, men dersom du har valgt dette, og ikke er tilkoblet Internett, vil systemet automatisk benytte den innebygde hjelpen i stedet. Notat: I feltet Notat kan du legge inn notater vedrørende brukeren eller brukeren kan legge inn egne notater. Om sikkerhetskopiering Viktigheten av sikkerhetskopiering kan aldri understrekes godt nok. Dessverre er det mange som først forstår denne viktigheten den dagen uhellet er ute og behovet for å tilbakekopiere en sikkerhetskopi oppstår. Dette kan f.eks. være etter PC-krasj, tyveri eller brann. Har du ikke en sikkerhetskopi å tilbakekopiere, betyr det at du har mistet all informasjon som var registrert i programmet og at du må begynne helt på nytt igjen. Brukeren, eller systemansvarlig, er selv ansvarlig for å opprette en rutine for sikkerhetskopiering av datafiler (backup). Hyppighet Hvor ofte det bør sikkerhetskopieres avhenger av hvor ofte programmet brukes og måten det brukes på, men som en hovedregel bør du ta sikkerhetskopi hver dag når du er ferdig med å jobbe i programmet. Som 13
Del 2 - Utdrag fra introduksjonsbøkene standard vil du få spørsmål om å foreta en sikkerhetskopiering automatisk hver gang du avslutter Mamut Business Software. Svarer du Ja på dette spørsmålet, vil du alltid ha en oppdatert sikkerhetskopi tilgjengelig. Merk! Dersom du ikke får spørsmål om du vil foreta sikkerhetskopiering når du avslutter, kan det skyldes at innstillingene for sikkerhetskopiering er endret. Ved en eventuell systemkrasj vil det være både tidkrevende og vanskelig å rekonstruere databasen. Ved aktiv bruk anbefales det derfor å ta daglige sikkerhetskopier. Sikkerhetskopieringen kan tilrettelegges etter egne behov og lagringsmuligheter, og du kan ved manuell sikkerhetskopiering velge om du vil ta sikkerhetskopi av en eller flere firmadatabaser om gangen. Det er mulig å opprette tilgangskontroller, slik at kun utvalgte brukere kan utføre sikkerhetskopiering. Oppbevaring Sikkerhetskopier kan tas til harddisk, til en delt mappe i nettverk eller til eksterne media som USB-enheter, eksterne harddisker eller lignende. Det anbefales å oppbevare minst en fullstendig sikkerhetskopi separat fra maskinen der programmet benyttes, i tilfelle denne maskinen blir skadet eller stjålet. 14 Tips! Det finnes en rekke applikasjoner på markedet for rutinemessig sikkerhetskopiering til andre maskiner/områder/enheter. Windows operativsystem har også et mer generelt verktøy for dette. Dette heter Microsoft Backup, og startes via [Start]-menyen. Her velger du Programmer/Tilbehør/Systemverktøy/Sikkerhetskopi. Du får da opp et vindu som kan minne om Windows Explorer, men med mulighet til å krysse av hver enkelt fil eller katalog. Sikkerhetskopi tas av de filene og katalogene som er krysset av. Microsoft Backup er først og fremst beregnet til sikkerhetskopiering av større datamengder, for eksempel til tape. Passordbeskyttelse av sikkerhetskopi Dersom du ønsker å passordbeskytte sikkerhetskopiene dine er dette fult mulig. Vær dog oppmerksom på at du må huske passordet for å kunne tilbakeføre sikkerhetskopien. Mamut Supportsenter vil ikke kunne hjelpe deg med passordet dersom du skulle glemme det. Tilbakekopiering av sikkerhetskopi Sikkerhetskopiene tilbakeføres ved hjelp av en veiviser. Data i programmet overskrives da med data fra sikkerhetskopien, slik at dine firmadatabaser tilbakeføres til den tilstand de var i da sikkerhetskopien ble utført. Har du registrert data etter dette, vil disse gå tapt. Les mer om tilbakekopiering av sikkerhetskopi i eget avsnitt. Om databasen Programmets database består av firmadatabasefiler og systemfiler. Firmadatabasefilene inneholder data for de forskjellige firmadatabasene mens systemfiler inneholder data som er felles for alle firmadatabaser. Eksempel på systemfiler er brukerinformasjon og brukertilgang. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork Mamut Online Backup/Mamut Teamwork lar deg utføre sikker og effektiv sikkerhetskopiering, samt trygg og brukervennlig distribusjon av dine filer! Gjennom Mamut Open Services tilbyr Mamut kostnadsfri Online Backup til alle virksomheter og privatpersoner. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Tjenesten erstatter ikke din sikkerhetskopiering fra programmet, men kan hjelpe deg med å lagre sikkerhetskopien du
Generelle nyheter tar ved hjelp av programmets egen funksjon for dette, på en sikker måte. Les mer om tjenesten på www.mamut.no/onlinebackup. Innstillinger for sikkerhetskopiering Under innstillinger for sikkerhetskopiering kan du bestemme standard filbane ved sikkerhetskopiering og sette innstillinger for om det skal utføres automatisk sikkerhetskopiering ved avslutning av programmet. Standardinnstillinger Standard filbane for sikkerhetskopiering: Her setter du hvilken katalog programmet skal benytte ved automatisk sikkerhetskopiering, og som programmet skal foreslå ved manuell sikkerhetskopiering. Du kan enten skrive inn banen direkte i feltet, eller klikke knappen Velg katalog for å bla deg frem til katalogen. Systemet spør om du vil opprette katalogen du angir, dersom den ikke finnes allerede. Over: Eksempel på lokal filbane Over: Eksempel på nettverksfilbane Automatisk sikkerhetskopi Automatisk sikkerhetskopiering ved avslutning av programmet: Her kan du velge om det skal tas automatisk sikkerhetskopi ved avslutning av programmet. Den automatiske sikkerhetskopieringen utføres kun ved avslutning av programmet. Har du for eksempel satt den til å kjøre en gang per uke, vil systemet foreslå å kjøre sikkerhetskopien neste gang du avslutter programmet, etter at en uke har gått. Ved automatisk sikkerhetskopiering vil sikkerhetskopien inneholde alle systemdatabaser og filer for den tilhørende systemdatabasen. Spør om det skal utføres automatisk sikkerhetskopiering: Valget merkes av for å få spørsmål om automatisk sikkerhetskopiering skal utføres ved avslutning av programmet. Alternativt vil sikkerhetskopien tas uten spørsmål, dersom du har valgt dette over. Inkluder dokumenter og bilder: Fjerner du markeringen for å ta med dokumenter og bilder i den automatiske sikkerhetskopien, vil sikkerhetskopieringen gå raskere og ikke ta så mye plass. Innstillingen gjelder automatiske sikkerhetskopieringer ved avslutning av programmet. 15
Del 2 - Utdrag fra introduksjonsbøkene NYHETER I KUNDEOPPFØLGING Opprett e-post fra en aktivitet Aktivitetsvinduet 16 Verktøylinjen Fra verktøylinjen kan du opprette ny post, lagre, slette med mer..ny aktivitet:.sjekk tilgjengelighet: Her kan du se en Tidsplan for ansatte og ressurser som er tilknyttet aktiviteten..dupliser aktivitet: Ved hjelp av funksjonen for duplisering av aktivitet kan du duplisere en aktivitet en eller flere ganger..åpne tilhørende element i MS Outlook: Vises kun dersom du benytter integrasjon med Microsoft Outlook. Send e-post: Åpner en ny e-postmelding. Kontakter som er tilknyttet aktiviteten, og som har registrert e- postadresse, vil automatisk legges til som mottakere. Emnet på aktiviteten blir lagt til som emne på e-posten. I e-postmeldingen kan du legge ved dokumenter som er tilknyttet aktiviteten..brukerinnstillinger: I brukerinnstillingene kan du blant annet bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut, og sette standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter.