Kontrollutvalget i Lavangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag, 7. juni 2016, kl. 9.00, Helsesenteret, møterom Båten. Sakskart Sak 01/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 9. desember 2015 Sak 02/16 Årsregnskap Lavangen kommune 2015 Sak 03/16 Revisjonsbrev nr. 2 Sak 04/16 Sak 05/16 Overordnet analyse Eventuelt, herunder; - Møteplan 2016 - Engasjementsbrev fra revisor - Uavhengighetserklæring (regnskapsrevisor) - Uavhengighetserklæring (forvaltningsrevisor) Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 31. mai 2016 Jon Rasdal Eliassen Kontrollutvalgets leder Narvik, 31. mai 2016 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet
Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 9. desember 2015 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte den 9. desember 2015 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 9. desember 2015
Protokoll Lavangen kontrollutvalg Dato: 9. desember 2015 kl 12.00 Sted: Helse- og sosialsenteret Til stede: Jon Rasdal Eliassen Unn Tove Bakkevoll I tillegg møtte: Sekretariatet Odd Olav Pedersen Sak 08/15 Nytt sekretariat til kontrollutvalget Enstemmig innstilling: Kontrollutvalget har vurdert to tilbud på sekretariatsfunksjonen. 1. Hålogaland revisjon 2. K-Sekretariatet IKS Kontrollutvalget innstiller på å inngå avtale med Hålogaland Revisjon i henhold til mottatt tilbud. Sak 09/15 Budsjett kontrollutvalget 2016 Enstemmig vedtak: Møtegodtgjørelse/telefongodtgj. kr. 11.000,- Abonnement fagtidsskrifter 3.000,- Bevertning 1.000,- Opplæring/kurs 10.000,- Skyssgodtgjørelse 1.000,- Konsulenttjenester 75.000,- Netto kr. 101.000,- Møtet hevet kl.: 14.00 Tennevoll, 9. desember 2015 Jon Rasdal Eliassen Unn Tove Bakkevoll
Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/16 Sakstittel: Årsregnskap Lavangen kommune 2015 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Lavangen kommunes årsregnskap for 2015. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Forskriften 7 inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides særregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 9 og 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 16; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30.06 Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15.april, jf. revisjonsforskriftens 5.
Årsregnskapet for Lavangen kommune 2015 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Årsregnskapet er avlagt og årsrapporten for 2015 er avlagt og datert 3.5.2016. Revisjonsberetning er avlagt Årsregnskapet til Lavangen kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 8.422.699. Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse, dvs resultat lik 0,-. Revisjonsberetningen for Lavangen kommune er en beretning med forbehold vedrørende manglende regnskapsføring av urealisert tap på kortsiktige fordringer, og med forbehold om budsjett. Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Rådmannens årsberetning for 2015 Årsregnskap Lavangen kommune 2015 Revisjonsberetning Lavangen kommune 2015
Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/16 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 2 Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 2 fra administrasjonssjefen. Saksopplysninger Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kommunen et nummerert brev nr. 2 i forbindelse med at de har avgitt revisjonsberetning på Lavangen kommunes årsregnskap for 2015. Revisor orienterer. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 2
Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/16 Sakstittel: Overordnet analyse Saksopplysninger En av kontrollutvalgets viktigste oppgaver er å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. For å sikre at kommunestyret velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. En slik plan skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Det kan videre være hensiktsmessig å oppdatere planen med jevne mellomrom. For å utarbeide en god plan, som får fram hvilke områder i kommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Sekretariatet gir kort redegjørelse for kravene til overordnet analyse. Vedlegg:
Lavangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 05/16 Sakstittel: Eventuelt, herunder; - Møteplan 2016 - Engasjementsbrev fra revisor - Uavhengighetserklæring fra regnskapsrevisor - Uavhengighetserklæring fra forvaltningsrevisor Saksopplysninger Vedlegg: Engasjementsbrev Lavangen kommune Uavhengighetserklæring fra regnskapsrevisor Uavhengighetserklæring fra forvaltningsrevisor