Møteinnkalling Tinn kontrollutvalg Dato: 25.04.2016 kl. 10:00 Møtested: Formannskapssalen, Rjukan Arkivsak: 15/09395 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgssekretær Beate Marie Dahl Eide, på e-post beatemarie.dahleide@temark.no eller på mobil 91739893 snarest mulig. Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/09395-20 Godkjenning av møteinnkalling til møte 25.04.2016 3 Møteprotokoll 2/16 15/09395-19 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 29.02.2016 4 Saker til behandling 8/16 16/03804-3 Referatsaker 25.04.2016 - Tinn kontrollutvalg 5 9/16 16/05527-3 10/16 16/05526-4 Tinn kommune Rjukanbadet KFs årsregnskap og årsberetning 2015 Tinn kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 - kontrollutvalgets uttalelse 6 8 11/16 15/10708-9 Plan for selskapskontroll 2016-2019 - Tinn kommune 10 12/16 16/02838-3 Eventuelt 25.04.2016 - Tinn kontrollutvalg 12 Sakene legges også ut på www.temark.no 1
Bø/Rjukan, 22.02.2016 For kontrollutvalgsleder Gunnar Odd Hagen Utvalgsekretær Beate Marie Dahl Eide 2
Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av møteinnkalling til møte 25.04.2016 Arkivsak-dok. 15/09395-20 Arkivkode. 033 1 Tinn kontrollutvalg 25.04.2016 2/16 Møteinnkalling til møte 25.04.2016 godkjennes. Møteinnkalling til møte 25.04.2016 godkjennes. 1) Møteinnkalling 25.04.2016-. 3
Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av møteprotokoll fra møte 29.02.2016 Arkivsak-dok. 15/09395-19 Arkivkode. 033 1 Tinn kontrollutvalg 25.04.2016 2/16 Møteprotokoll fra møte 29.02.2016 godkjennes. Møteprotokoll fra møte 29.02.2016 legges med dette frem for godkjenning. 1) Møteprotokoll fra møte 29.02.2016. Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 8/16 Referatsaker 25.04.2016 - Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/03804-3 Arkivkode. 033 1 Tinn kontrollutvalg 25.04.2016 8/16 Referatsakene tas til orientering. 1. Melding om vedtak fra Tinn kommunestyre 03.03.2016: Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Eiendomsforvaltning i Tinn kommune» (se vedlegg) 2. 1) Melding om vedtak fra Tinn kommunestyre 03.03.2016 5
9/16 Tinn kommune Rjukanbadet KFs årsregnskap og årsberetning 2015 Arkivsak-dok. 16/05527-3 Arkivkode. 210 1 Tinn kontrollutvalg 25.04.2016 9/16 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Tinn kommune Rjukanbadet KF for regnskapsåret 2015, med årsberetning. Utvalget baserer sin behandling på Telemark kommunerevisjon IKS sitt arbeid og revisors beretning. Kontrollutvalget har ingen merknader og anbefaler at årsregnskapet for Tinn kommune Rjukanbadet KF for 2015 med årsberetning, godkjennes. Uttalelsen og revisors rapport sendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet. Styret i Tinn Kommune Rjukanbadet KF vedtok årsregnskapet for 2015 i styremøte 29.3.2016. Revisor fikk fremlagt årsberetningen 14.03.2016. Årsregnskapet viser et negativt netto driftsresultat på kr 20 711, og et regnskapsmessig merforbruk på kr 20 711,-. Selskapet har ikke dekket inn fjorårets (2014) merforbruk på kr 84 529 gjennom tilpasninger i driften. Styret foreslår å dekke inn underskuddene i 2014 og 2015 ved bruk av disposisjonsfond. Etter inndekningen vil fondet da være på under kr 100 000, og vere altfor lavt til å dekke inn vedlikeholdsutgifter som skulle komme, eller fremtidige investeringer. Det er ikke foretatt investeringer i 2014, og det er derfor ikke lagt frem noe investeringsregnskap. Netto resultatgrad for foretaket er negativt, og likviditeten er forverret fra 2014. Revisjonen mener foretaket har tilfredsstillende rutiner for intern kontroll. Foretaket følger Tinn kommunes etiske retningslinjer. Det vises ellers til årsregnskap og årsmelding for 2015, og revisors beretning. - Rapport om revisjon revisjon av særregnskapet til Tinn kommune Rjukanbadet KF for 2015, datert 07.04.2016, og revisors beretning. -Årsregnskap og årsmelding Tinn kommune - Rjukanbadet KF 6
Vedlegg til sak 7
10/16 Tinn kommunes årsregnskap og årsberetning 2015 - kontrollutvalgets uttalelse Arkivsak-dok. 16/05526-4 Arkivkode. 210 1 Tinn kontrollutvalg 25.04.2016 10/16 Kontrollutvalgets uttalelse til Tinn kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Tinns kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet. Driftsregnskapet viser kr 466 561 412 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 13 331 193. Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Utvalget baserer sin behandling på revisjonens arbeid, revisors beretning og rapport til kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Tinns kommunes årsregnskap og årsmelding for 2015 godkjennes. Revisors rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2015, datert 07.04.2016 er vedlagt. Uttalelsen sendes til kommunestyret. Kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Bakgrunn for saken: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til kommunens årsregnskap til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet. I følge Forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal kommunens årsmelding fremlegges for kontrollutvalget før det gir sin uttalelse. Telemark kommunerevisjon IKS, som er kommunens revisor, har avlagt revisors beretning datert 07.04.2016. Beretningen er en normalberetning. Årsregnskap er formelt avlagt 12.02.2016. Fristen for å avlegge regnskap er 15.02 og årsberetning 31.03. Driftsregnskapet Driftsregnskapet viser kr 466 561 412 til fordeling drift og et netto driftsresultat på kr 20 492 745. Det er et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 13 331 193. 8
Tinn kommune har et netto driftsresultat på 3%, noe om er godt over det minimum anbefalte for å ha en sunn økonomi (1,75%). Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Investeringsbudsjettet er kraftig redusert sammenlignet med opprinnelig budsjett fra 2014. Dette har ført til at investeringsbudsjettet har vært et reellt styringsverktøy. Balanseregnskapet Revisor påpeker at enkelte poster i balanseregnskapet viser for høy verdi, og at det burde vært gjennomført nedskrivninger av enkelte sosiale lån og avskrivninger at antatte tap. Kundefordringer må følges tettere opp. Økonomisk situasjon Tinn kommune har redusert likviditeten sin fra 2014 til 2015, men har fremdeles en tilfredsstillende likviditet. Tinn kommune har et disposisjonsfond på ca 76 millioner kroner, hvorav det meste av fondet er disponert gjennom vedtatte bevilgninger. Disposisjonsfondet er redusert med vel 9 millioner fra 2014. 1) Rapport om revisjon av regnskapet for Tinn kommune for 2015, med vedlegg; Revisjonsberetning for 2015, datert 07.04.2016 2. Årsmelding og årsregnskap 2015 for Tinn kommune Vedlegg til sak 9
11/16 Plan for selskapskontroll 2016-2019 - Tinn kommune Arkivsak-dok. 15/10708-9 Arkivkode. 216 1 Tinn kontrollutvalg 25.04.2016 11/16 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2016-2019 som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1) Styresammensetning styreevaluering og valgprosess 2) Føringer for eierskap og opplæring av styrerepresentanter 3) Gjennomføring av virksomhet næringsarbeid 4) Samfunnsansvar habilitet, etikk og varsling, offentlig innsyn, anskaffelser Kontrollutvalget gis myndighet til å rullere planen i perioden. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte utarbeidelse av forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019 fra Telemark kommunerevisjon IKS i møte 24.08.2015, sak 25/15. Kommunelova 77 nr. 5 og kontrollutvalsforskrifta 13 slår fast at kontrollutvalget skal se til at det er kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskap m.m. Kontrollutvalget skal se til at kommunen får en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens eierskap. Analysen skal ha fokus på risiko og hva som er vesentlig i kommunens eierskap. Kommunestyret skal vedta planen. Dette skal senest skje innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert Telemark kommunerevisjon IKS foreslår i planen at det gjennomføres følgende selskapskontroller: 1) Styresammensetning styreevaluering og valgprosess Stikkprøver i selskap. Eierskapskontroll. Kan gjennomføres når som helst 2) Føringer for eierskap og opplæring av eierrepresentanter Kan ha stikkprøver i utvalgte selskap med delt eierskap, f.eks. Krossobanen AS eller IKA Kongsberg. Eierskapskontroll. Kan gjennomføres når som helst 10
3) Gjennomføring av virksomhet næringsarbeid Rjukan Næringsutvikling AS. Forvaltningsrevisjon. Kan gjennomføres når som helst 4) Samfunnsansvar habilitet, etikk og varsling, offentlig innsyn, anskaffelser Selskap velges ut fra formål og eierandel. F.eks. energiselskap, Tinn vann og avløp AS. Forvaltningsrevisjon. Kan gjennomføres når som helst Prosjektene er ikke i en prioritert rekkefølge fra TKR. Vurdering fra sekretariatet: Telemark kommunerevisjon IKS har valgt en ny måte å lage plan for selskapskontroll på, ved å løfte aktuelle tema på tvers av selskapene kommunen eier. Dette er et spennende, nytt grep, som sekretariatet ser som positivt, spesielt med tanke på læringen selskapskontroll er tenkt å gi for både kommunens organisasjon og det enkelte selskap. 1) Forslag til plan for selskapskontroll 2016-2019, fra Telemark kommunesrevisjon IKS, datert 08.04.2016 Vedlegg til sak 11
12/16 Eventuelt 25.04.2016 - Tinn kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/02838-3 Arkivkode. 033 1 Tinn kontrollutvalg 25.04.2016 12/16 12