Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: kommunestyresalen, Almuestaua Dato: 18.12.2013 Tid: 18:00 Evt. lovlige forfall meldes kommunens sentralbord, tlf.: 37119700, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Fra Høyre har Rolf Arne Skogli meldt forfall. I hans sted innkalles Elise Aasbø. Etter ordinært kommunestyre inviteres kommunestyremedlemmene og inviterte gjester til en festlig juleavslutning i Almuestauas 2. etasje. Dette er planlagt å starte ca. kl 21. Her vil 4 ansatte motta gavekort og diplom for 25-års kommunal tjeneste. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ragnhild Løvdal Medlem H Samuel Arnt Larsen Medlem AP Kai Ove Sandåker Medlem V Arne Bjørn Sunde Medlem SP Knut Hagelia Medlem AP Håkon Sundsli Medlem AP Knut Erik Ulltveit Medlem SP Tone Vestøl Bråten Medlem SP Eddny Øybekk Medlem KRF Tone Elisabeth Sølvberg Medlem FRP Jan Fred Pedersen Medlem FRP Rune Hagestrand Medlem H Guro Hem Vevstad Medlem SP Ole Einar V. Seierdalen Medlem AP Lasse Fosse Medlem AP Rolf Arne Skogli Medlem H Gunnar Fløystad Medlem H Morten Sverre Presthagen Medlem H May Yvonne Eng Medlem H Kjell Trygve Grunnsvoll Ordfører SP Inger Haldis Løite Varaordfører AP
Saksliste Saksnr PS 13/79 PS 13/80 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Ordføreren: Gjøremål mv. siden forrige møte Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen KS: Nyhetsbrev nr 12/2013 (deles ut i møtet) Aust-Agder fylkesrevisjon: Orientering om status i saken om ny sekretariatsordning for kontrollutvalget Referat fra Gjerstad skoles miljøutvalg den 4.12.13 (deles ut i møtet) Referat fra Gjerstad skoles samarbeidsutvalg den 4.12.13 (deles ut i møtet) Norsk sykepleierforbund: Uttale til handlingsprogrammet (deles ut i møtet) Undervisningsforbundet v/gjerstad skole: Uttalelse til budsjett (deles ut i møtet) PS 13/81 Godkjenning av adresseparseller og veinavn i Gjerstad kommune - endelig vedtak PS 13/82 Møteplan for 2014 - utsatt sak PS 13/83 Handlingsplan HMS for 2014 PS 13/84 PS 13/85 Handlingsprogram 2014-2017, årsplan 2014 og avgiftsfastsettelse for 2014 Eventuelt
PS 13/79 Godkjenning av protokoll fra forrige møte
PS 13/80 Referatsaker Ordføreren: Gjøremål mv. siden forrige møte Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen KS: Nyhetsbrev nr 12/2013 (deles ut i møtet) Aust-Agder fylkesrevisjon: Orientering om status i saken om ny sekretariatsordning for kontrollutvalget Referat fra Gjerstad skoles miljøutvalg den 4.12.13 (deles ut i møtet) Referat fra Gjerstad skoles samarbeidsutvalg den 4.12.13 (deles ut i møtet) Norsk sykepleierforbund: Uttale til handlingsprogrammet (deles ut i møtet) Undervisningsforbundet v/gjerstad skole: Uttalelse til budsjett (deles ut i møtet) PS 13/81 Godkjenning av adresseparseller og veinavn i Gjerstad kommune - endelig vedtak
Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 14.11.2013 2012/1166-3 / 033 Kai Høgbråt 37 11 97 50 kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 13/77 Kommunestyret 21.11.2013 13/82 Kommunestyret 18.12.2013 Møteplan for 2014 Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner ordførers nye forslag til møteplan. Kommunestyret gir ordføreren/leder av administrasjonsutvalget fullmakt til å endre møtedatoer, evt. avlyse møter, dersom det skulle være nødvendig. Saksprotokoll i Kommunestyret - 21.11.2013 Saken ble vedtatt utsatt til desembermøtet. Vedlegg: Saksopplysninger: Ordføreren foreslår følgende møteplan 2014: K. styret F.skap Adm. Utvalg Januar 23. 14. 14. Februar 20. 4. 4. Mars 20. 11. 11. April 24. 8. 8. Mai 22. 6. 6. Juni 26. 3./24. 3./24. Juli August 21. 26. 26. September 25. 9. 9.
Oktober 23. 7. 7. November 20. 4./25. 4./25. Desember 17. 9. 9. Møtestart kl 18:30
Ordførerens nye forslag til møteplan: K. styret F.skap Adm. Utvalg Januar 23. 14. 14. Februar 20. 4. Mars 20. 11. 11. April 24. 8. Mai 22. 6. 6. Juni 26. 3./24. Juli August 21. 26. 26. September 25. 9. Oktober 23. 7. 7. November 20. 4. Desember 17. 2. 2. Møtestart kl 18:30 Rådmannens vurdering/merknader: Møtene holdes fortsatt på kveldstid. Forslag til møteplan er lagt opp til å ikke komme i konflikt med vinterferien, 3. - 9. mars og påske 17.-21. april. Siste skoledag før sommerferien er 19. juni. Julemøtet er satt opp onsdag 17. desember for ikke å komme i konflikt med juleavslutninger på skoler og barnehager som trolig legges til torsdag 18. desember. Melding om vedtak sendes til:
Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 11.11.2013 2013/742-19 / 442 Birger Løvdal 37 11 97 97 birger.lovdal@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 13/23 Arbeidsmiljøutvalg 03.12.2013 13/24 Administrasjonsutvalg 25.11.2013 13/83 Kommunestyret 18.12.2013 Handlingsplan HMS for 2014 Rådmannens innstilling: Kommunestyret i Gjerstad tar vernerunden for 2013, og forslag til HMS tiltak med prioriteringer for 2014 til etterretning. Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg - 03.12.2013 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg - 25.11.2013 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt.
Vedlegg til saken: Forslag til gjennomføring av større HMS tiltak i Gjerstad kommune for år 2014 Saksdokumenter: Vedtatt HMS handlingsplan for 2013 Sjekkliste HMS 2013 i QM+ og aktuelle grafer Rapporterte avvik 2 fra enhetene Sykefraværsstatistikk de 8 første månedene i 2013. Saksopplysninger: HMS -handlingsplan utarbeides med bakgrunn i gjennomført vernerunde i hver av kommunens enheter. Enhetsleder og verneombud skal iht. HMS-kvalitetsbok generell del, gjennomføre årlige vernerunder innenfor sitt verneområde. Hver av kommunens 9 enheter er et eget verneområde med et valgt verneombud. Visedal barnehage har to verneombud. Det er også valgt et felles hovedverneombud for hele kommunen. Listen nedenfor viser hvem som fungerer som hovedverneombud og verneombud høsten 2013. Hovedverneombud for Gjerstad kommune: Inger Lise Sundsli Verneombud Visedal barnehage: Laila Aasbø (Renstøl) og Hege Aasbø (Alvheim) Verneombud Fiane skole: Helga Pettersen Verneombud Gjerstad skole: Marit Lohne Presthagen Verneombud Abel ungdomsskole: Harald Færsnes Verneombud pleie og omsorg: Anne Jorunn Moen Verneombud administrasjonsenheten: Cecilie Løvdal Verneombud Familiehuset: Helga Kårevik Tveit Verneombud samfunn og teknikk: Henning Eng Verneombud NAV Gjerstad: Darren Frey Renholdere tilhører det verneområdet hvor de i sitt arbeid oppholder seg mest. Ansatte på spesielle vilkår (sysselsatte, praktikanter m.m.) tilhører det verneområdet hvor de arbeider. Før vernerunden har alle ansatte fått anledning til å fylle ut en sjekkliste i QM+ for å kartlegge arbeidsmiljøet. Av i alt ca. 320 ansatte har 117 benyttet denne muligheten. Innspill og merknader som kom frem i arbeidsmiljøundersøkelsen ble fulgt opp i vernerundene på de enkelte arbeidsplassene. Tiltaksplan HMS for 2014 er utarbeidet på grunnlag av vernerunder og tilbakemeldinger fra enhetene. Verneombudene har i egne møter 12.juni og 26. november 2013 gjennomgått disse og gitt sin tilslutning til foreslåtte tiltak som kan bedre arbeidsmiljøet i kommunen. Disse tiltakene må senere koordineres og prioriteres i kommunens årsplan og budsjett for 2014. Bare avvik 2 som medfører store utgifter, eller er av vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, blir tatt med i HMS tiltak som søkes gjennomført. Utgifter til tiltak under kr. 100.000,- forutsettes gjennomført over ordinært driftsbudsjett. Enkelte avvik som enhetene har rapportert i skjema 2 er alt utført og lukket i etterkant av vernerunden. Noen tiltak løses også innenfor ordinær drift i enhetene i år, eventuelt i samarbeid med enhet for samfunn og teknikk.
Avtalen som Gjerstad kommune har med Vestmar bedriftshelsetjeneste ivaretar kommunens behov for råd og veiledning innen; - Konflikthåndtering - Dialogmøter - Funksjonsvurdering - Utvikling av forebyggende tiltak - Fysisk arbeidsmiljø og ergonomi - Kvalitetssystem iht. intern kontrollforskrift HMS Rådmannens vurdering/merknader: Det har over flere år vært gjennomført et godt og systematisk arbeid med arbeidsmiljøtiltak i Gjerstad kommune. For kommunens ansatte viser dette seg i et gjennomgående høyt jobbnærvær og god trivsel på jobb. Men det vil alltid være forbedringspunkter, noe som tas på alvor når den årlige vernerunden gjennomføres. Kommunen har i tillegg etablert et web basert HMS og kvalitetssystem, QM+, som alle ansatte skal benytte til å sende melding om uønskede hendelser, men også forslag til tiltak som er positivt for arbeidsmiljøet. Nytt i år er etablering av Møteplassen. Dette er et forum som møtes ca. én gang i måneden der fokus er IA arbeid og jobbnærvær. Her møter Vestmar bedriftshelsetjeneste, Arbeidslivsenteret i Aust Agder, aktuelle representanter fra NAV og kommunal IA-rådgiver som faste deltakere. På møteplassen kan tillitsvalgte, verneombud, enhetsledere eller andre med delegert fullmakt, ta opp saker man har behov/ønske om å drøfte med noen, få innspill, veiledning i hva en gjør videre og lignende. Sakene diskuteres i utgangspunktet på generelt grunnlag og behandles konfidensielt. Møteplassen er et lavterskeltilbud. I løpet av året er møteplassen blitt et innarbeidet begrep som oppleves nyttig i arbeidet med HMS og jobbnærvær. Fra mai 2011 ble det inngått avtale med Vestmar BHT om kjøp av bedriftshelsetjenester. Gjennom året har alle enhetene og arbeidsplassene hatt tilbud om besøk av Vestmar BHT. De har fokus på psykososialt arbeidsmiljø, tilbud om funksjonsvurderinger, foretar kartlegging av arbeidsmiljø ved behov, gir råd og veiledning om fysisk arbeidsmiljø, ergonomi, konflikthåndtering m.v. Det meste som kommer frem i vernerundene blir håndtert på den enkelte enhet, evt. i samarbeid med enhet for Samfunn og teknikk som har ansvar for det bygningsmessige. Større HMS tiltak blir vurdert gjennomført som investerings eller vedlikehold. Rådmannen har prioritert disse i eget vedlegg til saken.
VEDLEGG til HMS tiltaksplan 2014
Med bakgrunn i vernerunden 2013 er et det kommet inn følgende forslag til større HMS tiltak i Gjerstad kommune for år 2014 (avvik 2): Verne - område Beskrevet avvik med begrunnelse (avvik 2) Forslag til tiltak / kommentar Kommentar vedrørende budsjett 2014 Familiehuset Støy, manglende lydisolering mellom rom er et påtrengende problem. Man hører samtalens innhold i naborommet, hører gråt, at det snakkes i telefon, at det er høylytt argumentasjon. Støyreduserende vegger og dører i aktuelle rom. Enhet for Samfunn og teknikk har fremmet forslag til støyreduserende tiltak i budsjettet for 2014. Det mest alvorlige gjelder; Kontorene til flyktningetjenesten Kontor og samtalerom psykisk helse Kontorene til barneverntjenesten Kontoret til enhetsleder Gjerstad skole Inneklima datarom; Det er for høy temperatur som ikke kan reguleres, sensor viser feil verdier. Rommet blir ofte alt for varmt. Inneklima flere rom; det forekommer trekk / for lav temperatur, spesielt på kaldeste vinteren. Kontroll og service på ventilasjonsanleggene Gjennomgang av kommunens ventilasjonsanlegg er startet i 2013. Det er foreslått investeringsmidler i 2014 til solavskjerming på kommunale bygg. Prioritering ikke foretatt Uheldige reflekser eller blending, for eks. i dataskjerm: Kontorplass på arbeidsrom 2 er veldig sjenert av sterk sol.
Verne - område Beskrevet avvik med begrunnelse (avvik 2) Forslag til tiltak / kommentar Kommentar vedrørende budsjett 2014 Fiane skole Det vises til notat fra vernerunden 20.juni 2013. Se eget vedlegg. Stort etterslep på vedlikehold. Lage en prioritert plan for gjennomføring av reparasjon og oppgradering mv. Visedal barnehage Renstøl: Ventilasjon og luft oppleves ikke god. Spesielt i gamle bygget Halvparten av de ansatte har ikke garderobe. Byggene trenger maling. Alvheim; Personalet mangler garderobe Renstøl og Alvheim; Kontroll og service på ventilasjonsanleggene Garderober; Ombygging / tilbygg? Plan for maling av byggene på Renstøl. Tilbygg som skal romme garderober for ansatte påbegynnes i 2013. Det er foreslått investeringsmidler i 2014 til solavskjerming på kommunale bygg. Prioritering ikke foretatt. Utvendig maling vurderes iht. tidligere avsatte midler til ekstraordinært vedlikehold. Ventilasjon og luft oppleves ikke god. Renhold oppleves ikke tilfredsstillende. Alle rom benyttes til spising og lek hver dag, og trenger et hyppigere renhold for å være i i henhold til krav gitt i forskrift for miljøretta helsevern. Solavskjerming på ene enden av bygget. Vurdere renholdfrekvens og plan. Markiser evt. persienner? Ansatte ved begge avdelingene melder opplevelse av høyt arbeidspress, og at dette henger sammen med ressurser knyttet til bemanning. Bemanning?
Verne - område Beskrevet avvik med begrunnelse (avvik 2) Forslag til tiltak / kommentar Kommentar vedrørende budsjett 2014 Pleie og omsorg Hoppehagen 10, 14 og 15 Fukt, slitt og ødelagt kjøkkeninnredning (fra 1991) på felleskjøkken HH 14. Nytt kjøkken HH 10, 14 og 15; Enhet for Samfunn og teknikk har prioritert utvendige vedlikeholdsoppgaver i budsjett 2014. Gulvbelegg / betong sprukket. Blir lukt og vanskelig å holde rent. Dårlig lys i kjøkken i 2.etg. HH 10 Gjerstadheimen Løse ledninger / padder på beboerrom Tørr luft og dårlig inneklima. Reparere betonggulv og legge nytt belegg Montere lys i taket Montere flere kontakter Kontroll og service på ventilasjonsanleggene Gjerstadheimen; Ventilasjonssystemet vil bli oppgradert i forbindelse med utbedring av varmeanlegget i 2013 Flere kontakter; prioritere innenfor ordinært vedlikehold. Hus I og II; Hus I og II Høy temperatur på soldager Solavskjerming i fellesrom begge hus. Det er foreslått investeringsmidler i 2014 til solavskjerming på kommunale bygg. Prioritering ikke foretatt. Dagsenter i u.etg. Gamlebanken Montere elektrisk vifte i ventil, og gjøre ferdig ventil Ventil på Dagsenter; prioritere innenfor ordinært vedlikehold. Dårlig inneklima NAV Gjerstad Kommer frem i vernerundeundersøkelsen over flere år at det er problemer med lyd mellom kontorene og ut i gang. Vurdere støydempende vegger og dører i aktuelle rom. Enhet for Samfunn og teknikk har fremmet forslag til støyreduserende tiltak i budsjettet for 2014. Følgende enheter har ikke levert avvik 2 skjema; Abel ungdomsskole, Administrasjonsenheten, enhet for samfunn og teknikk og NAV
Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: 14.11.2013 2013/713-17 / 145 Espen Grimsland 37 11 97 36 espen.grimsland@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 13/32 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 04.12.2013 13/24 Arbeidsmiljøutvalg 03.12.2013 13/82 Formannskapet 25.11.2013 13/25 Administrasjonsutvalg 25.11.2013 13/47 Eldreråd 12.12.2013 13/84 Kommunestyret 18.12.2013 Handlingsprogram 2014-2017, årsplan 2014 og avgiftsfastsettelse for 2014 Formannskapets tilråding til (identisk med rådmannens innstilling): V e d t a k: 1. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til handlingsprogram for 2014-2017 og årsplan for 2014 slik det foreligger. 2. Kommunestyret vedtar rådmannens forslag til avgifter, gebyrer og egenandeler for 2014 slik det foreligger. 3. I medhold av eigedomsskattelova 2 og 3 skrives eiendomsskatt ut med 4,5 promille i hele kommunen i 2014. Saksprotokoll i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne - 04.12.2013 Rådet hadde følgende kommentarer/merknader til Handlingsprogrammet: Pkt. 2.5, nest siste strekpunkt, tillegg: Det bør arrangeres et fellesmøte med alle lag og foreninger hvert år. Pkt. 2.5, endring av siste linje under siste strekpunkt: inkludert alle med nedsatt funksjonsevne. Videre kom det fram følende forslag: Rådet ser med bekymring på driftsbudsjettet (ramma) til enhet for pleie og omsorg. Rådet er noe i tvil om noen av investeringene er helt nødvendige. Dette ble enstemmig vedtatt.
Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg - 03.12.2013 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Formannskapet - 25.11.2013 Økonomisjef Espen Grimsland møtte i denne saka. Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Administrasjonsutvalg - 25.11.2013 Det var en del kommentarer fra representantene, blant annet ifht ansatte og nedbemanning, om utbytte fra Agder energi, om nedskjæringer i PLO og en merknad om at forslaget i dag må vedtas med forbehold og at innspill fra behandling i AMU (3.des.) må tas med i den videre behandlingen. Med disse forbehold ble rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Saksprotokoll i Eldrerådet 12.12.13 Eldrerådets behandling vil bli lagt fram/delt ut i møtet. Vedlegg: Rådmannens forslag til handlingsprogram og årsplan, inklusiv forslag til avgiftsfastsettelse for 2014. Saksopplysninger: Rådmannen legger med dette fram forslag til handlingsprogram 2014-2017 (økonomiplan) og årsplan for 2014 (årsbudsjett) framstilt i ett dokument. Som vedlegg til handlingsprogrammet legger rådmannen også fram forslag til avgiftsfastsettelse for 2014. Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen viser til sine kommentarer i handlingsprogrammet. Melding om vedtak sendes til: Fylkesmannen i Aust-Agder.
PS 13/85 Eventuelt