Gjerstad kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: kommunestyresalen, Almuestaua Dato: Tid: 18:30 Evt. lovlige forfall meldes til utvalgssekretær, Kai Høgbråt, tlf.: eller pr. e-post; - som sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Eddny Øybekk har meldt forfall. I hennes sted innkalles Nils Audun Gryting til å møte. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer May Yvonne Eng Medlem H Håkon Sundsli Medlem AP Knut Hagelia Medlem AP Ole Einar V. Seierdalen Medlem AP Knut Erik Ulltveit Medlem SP Guro Hem Vevstad Medlem SP Arne Bjørn Sunde Medlem SP Eddny Øybekk Medlem KRF Kai Ove Sandåker Medlem V Rune Hagestrand Medlem H Ragnhild Løvdal Medlem H Rolf Arne Skogli Medlem H Gunnar Fløystad Medlem H Morten Sverre Presthagen Medlem H Tone Elisabeth Sølvberg Medlem FRP Jan Fred Pedersen Medlem FRP Tone Vestøl Bråten Medlem SP Samuel Arnt Larsen Medlem AP Tanja Øverland Medlem AP Kjell Trygve Grunnsvoll Ordfører SP Inger Haldis Løite Varaordfører AP -1-

2 Saksliste Saksnr PS 14/66 PS 14/67 PS 14/68 PS 14/69 PS 14/70 PS 14/71 PS 14/72 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Ordføreren: Gjøremål m.v. siden forrige møte Rådmannen: Orienteringer fra administrasjonen KS: Nyhetsbrev nr. 9/2014 kan lastes ned fra KS nettsider Utvidelse av interkommunalt PPT-samarbeid Sekretariat for kontrollutvalg - godkjenning av selskapsavtale Vurdering av skolestruktur - mandat Kommunereform - status - veien videre Eventuelt -2-

3 PS14/66Godkjenningavprotokollfraforrigemøte -3-

4 PS14/67Referatsaker Ordføreren:Gjøremålm.v.sidenforrigemøte Rådmannen:Orienteringerfraadministrasjonen KS:Nyhetsbrevnr.9/2014kanlastesnedfraKSnettsider -4-

5 Gjerstad kommune Familiehuset Saksfremlegg Dato: Arkivref: /293-2 / 026 Elfi Brit Jonassen elfi.jonassen@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/68 Kommunestyret Utvidelse av interkommunalt PPT-samarbeid Rådmannens innstilling: 1. Gjerstad kommunestyre vedtar å tiltre den interkommunale pedagogisk psykologiske tjenesten (PPT) som i dag består av Risør, Tvedestrand og Vegårshei fra Et fremtidig PPT - samarbeid der Gjerstad også deltar, skal bygge videre på eksisterende samarbeidsavtale mellom Risør, Tvedestrand og Vegårshei. 3. Gjerstad kommune tilfører den eksisterende PP-tjenesten 1,65 årsverk det vil si: 1,5 fagstilling og 0,15 merkantil ressurs. Vedlegg: Samarbeidsavtale. Saksdokumenter: Saksopplysninger: Gjerstad kommune henvendte seg i 2013 til den interkommunale PP-tjenesten i vår region med ønske om å tiltre som medlem. Dette interkommunale samarbeidet består av kommunene Risør, Tvedestrand og Vegårshei, og henvendelsen er gjort til Risør kommune som vertskommune. Kort historikk: PPT i Gjerstad startet i sin tid som interkommunal tjeneste hvor Tvedestrand var vertskommune. Den gang besto tjenesten av flere fagprofesjoner enn hva tilfelle er i dag. Strukturendringer i statlige kompetansesentre og spesialisthelsetjenesten endret seg samtidig med kommunal PPT. I 1988 etablerte Gjerstad egen tjeneste som har vært organisert i ulike enheter fram til i dag. Fra starten av hadde vi psykolog samt egen merkantil ansatt på deling med andre enheter, i tillegg til spesialpedagoger. Etter hvert skjedde det en gradvis stillingsreduksjon i tjenesten. Da Familiehuset ble etablert i 2007, pågikk det parallelt en -5-

6 prosess i nabokommunene om å gjøre PPT interkommunal igjen for 4 kommuner. Familiehuset ønsket sterkt å beholde PPT i arbeidet i den nye tverrfaglige enheten, og Gjerstad kommune ble derfor ikke med i det interkommunale samarbeidet om PPT som da ble etablert. Ordningen med PPT i egen regi har fungert godt fram til den seinere tid, men p.g.a. ressurssituasjonen i kommunen og stort press på denne tjenesten, er situasjonen nå endret. Dersom Gjerstad kommune tiltrer PPT- samarbeidet, vil det medføre en økning i bemanningen i den interkommunale tjenesten med 1,65 årsverk. Gjerstad kommune skal gå inn med 150 % fagstilling og 15 % merkantil stilling. Økonomi Økonomiske vurderinger viser at utvidelsen av samarbeidet får liten eller ingen økonomisk konsekvens for de tre nåværende kommunene, når utgiftene fordeles på nytt etter AEmodellen (40 % likedeling av kostnadene, og 60 % etter innbyggertall per 1. januar det enkelte år). Eksisterende samarbeidsavtale kan rulleres og tilpasses samarbeidet mellom fire kommuner, henholdsvis Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Gjerstad. I HP 2014 er PP-tjenesten i Gjerstad kommune redusert med 0,5 årsverk. Dette ble gjort utfra krav om stillingsreduksjoner i enhetene av rent økonomiske årsaker, selv om behovet for slike tjenester er like stort. Parallelt har det pågått en prosess for å se om Gjerstad kunne bli en del av den interkommunale tjenesten. Familiehuset har i dag en 100 % fagstilling. I tråd med samarbeidsavtalen legges det opp til at den skal overføres til Risør kommune. Dersom Gjerstad kommune velger å gå inn i dette samarbeidet, vil vi etter den gjeldende økonomiske modellen (40/60) få en årlig kostnad til PP-tjenesten på kroner. Ved å beholde tjenesten i egen kommune, vil det være behov for å bemanne opp igjen PPT for å kunne ha en tilfredsstillende tjeneste. Det vil bety en årlig kostnad på kroner, under forutsetning av at vi klarer å rekruttere i 0,5 stilling. Rådmannens vurdering/merknader: Kravene til tjenesten er økende, PPT er den eneste kommunale tjeneste som utøver sakkyndighetsarbeid, og det kreves testkompetanse på flere områder. Faglig drøftinger med fagpersoner som jobber etter det samme mandat og lovverk er viktig. Dette har vært avhjulpet via nettverksarbeid på tvers, og sårbarhet avhjelpes også ved å tilhøre Familiehuset. Kravene til tjenesten kombinert med den økonomiske situasjonen i kommunen, tilsier at vi bør inn i en interkommunal løsning. Med en bemanning på 1,5 fagstilling er det vanskelig å rekruttere, dette er stillinger med krav om spesialisering på masternivå. Ved en interkommunal PPT vil det for enheten Familiehuset og oppvekstenhetene i Gjerstad merkes ved at en dyktig medarbeider ikke vil ha sin daglige tilhørighet i enheten. PPT-arbeid videreføres i Gjerstad under et interkommunalt ansvar. Familiehuset vil bidra til at det skal ivaretas med gode møtearenaer og forpliktende samarbeid, jamfør samarbeidsavtalen. Det opprettholdes kontorfasilitet med tilgang til fagprogram i Familiehuset fortsatt. Det blir fast kontaktperson, og Gjerstad kommune vil med denne ordningen få tilgang på flere pedagogiskpsykologiske rådgivere. Leder av Familiehuset i Gjerstad kommune og leder av den interkommunale PP- tjenesten ser begge klare fordeler ved innlemmelse av Gjerstad kommune i PPT- samarbeidet. Tjenesten vil fremstå mer robust og mindre sårbar, og få større faglig bredde. PPT vil dermed kunne levere bedre, bredere og mer samlet fagkompetanse, samt være en mindre sårbar tjeneste, som vil være til det beste for brukerne. En utvidet PP- tjeneste vil kunne fremstå mer effektiv og fornuftig med hensyn til ressursbruk. Rådmannens konklusjon -6-

7 Gjerstad kommunestyre vedtar at Gjerstad kommune tiltrer den eksisterende interkommunale PP-tjenesten. Den interkommunale Pedagogisk Psykologisk Tjenesten vil fra og med innbefatte følgende fire kommuner; Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Gjerstad. Melding om vedtak sendes til: -7-

8 -8-

9 -9-

10 -10-

11 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 033 Kai Høgbråt kai.hogbrat@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/69 Kommunestyret Sekretariat for kontrollutvalg - godkjenning av selskapsavtale Rådmannens innstilling: Gjerstad kommunestyre godkjenner selskapsavtale for Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Som representant og personlig vararepresentant til representantskapet velges: Representant Personlig vararepresentant Vedlegg: Selskapsavtale for Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Saksdokumenter: Kommunestyresak 2011/15 Kommunestyresak 2013/41 Kommunestyresak 2014/34 Saksopplysninger: Kommunestyret fattet slikt vedtak i sak 14/34 den 24.4.å. 1. Gjerstad kommune søker om å bli medeier i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS fra Endelig forslag til selskapsavtale legges frem for kommunestyret for godkjenning så snart fylkeskommunene/kommunene har fattet vedtak om å søke medlemskap og fordeling av eierandel er klargjort. Økonomiske konsekvenser: Kommunen må betale inn et innskudd på kr

12 Rådmannens vurdering/merknader: Arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger er generelt noe forsømt i kommunene, og Statsarkivet påpeker dette ved tilsynsbesøk. Arkivdanninga i selskapet kunne/burde vært omtalt i selskapsavtalen. Imidlertid vil det bli omtalt i kommunens arkivplan. Rådmannen har ingen andre kommentarer til saka. Den fremlagte selskapsavtale er ikke endret etter at tilbudet ble lagt fram. Rådmannen anbefaler å godkjenne selskapsavtalen. Valg av representanter til ulike styrer, råd og utvalg er et rent politisk valg og rådmannen fremmer ikke forslag på representanter. Melding om vedtak sendes til: Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKs, Postboks 4, 3833 Bø Økonomisjef -12-

13 -13-

14 -14-

15 -15-

16 -16-

17 -17-

18 -18-

19 Gjerstad kommune Plan-, nærings- og kulturenhet Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / Jørgen Dalaker jorgen.dalaker@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 14/70 Kommunestyret Vurdering av skolestruktur - mandat Rådmannens innstilling: Mandat: Vurdere mulige alternative modeller til dagens skolestruktur, og utrede de økonomiske, praktiske og kvalitetsmessige/faglige konsekvensene for de ulike alternativene. Følgende underpunkter inngår i mandatet 1) Kort beskrivelse av dagens skolestruktur. 2) Status for utnyttelse av skolenes bygningsmasse ved gjeldende skolestruktur. 3) Oversikt over dagens økonomiske og personellmessige ressursbruk i skolene. 4) Oversikt/prognoser over utviklingen av elevtallet i Gjerstad kommune i årene framover. 5) Kostnadsoverslag for nødvendige ombygginger/utvidelser av skolenes bygningsmasse ved ulike alternativer. 6) Mulige konsekvenser for undervisningskvaliteten og skolemiljøet. 7) Oversikt over personalbehov, både undervisningsstillinger og ledelse/administrasjon. 8) Kostnadsoverslag for nødvendig skoleskyss. 9) Innsparingspotensial, eventuelt merkostnader, ved de ulike alternativene. Arbeidet organiseres på følgende måte: Arbeidsgruppe bestående av: - Rektorer (3) - Teknisk (1) - Plan, næring og kultur (2) - Tillitsvalgt (1) Arbeidsgruppa velger selv leder og sekretær. -19-

20 Styringsgruppe: - Rådmann (1) - Økonomisjef (1) - Kommunalsjef (1) - Enhetsleder for administrasjonsenheten (1) - Ordfører (1) Rådmannen er leder av gruppa og kommunalsjef sekretær. Arbeidsgruppa og styringsgruppa kan utvides ved behov. Formannskapet er prosjekteier, og styringsgruppa rapporterer til formannskapet underveis. Frist: 1. mars 2015 Tidsramme for arbeidet sak til kommunestyret i juni Oppstartsmøte. - Prosessbeskrivelse. - Arbeidsfordeling i arbeidsgruppa. - Løpende arbeid - Høringsrunder. Saksopplysninger: I forbindelse med årets budsjettkonferanse vedtok Gjerstad kommunestyre i sak 14/57 den 18. juni 2014 følgende vedtak: Rådmannen bes fremme en egen sak til kommunestyret med forslag til mandat og organisering for å se på skolestrukturen i Gjerstad. Hensikten med arbeidet skal være å gi bedre undervisningskvalitet og bedre økonomisk handlingsrom for kommunen. Kommunen som skoleeier har et ansvar å levere god kvalitet i den offentlige skolen, og dette underbygges av lovverk, læreplaner og forskrifter. Samtidig er det økonomiske handlingsrommet til kommunene under konstant press, og kravet til effektivisering vokser for hvert år. Dette gjør at man også som skoleeier må vurdere organisatoriske og strukturellegrep som kan bidra med å øke det økonomiske handlingsrommet, uten at det går utover den kvaliteten som man ønsker at skolene skal levere. Gjerstad kommune har også tidligere sett på endringer i skolestrukturen, men dette har ikke resultert i konkrete endringer. Mandatet er slik formet at prosjektet har mulighet til å komme frem til flere alternative løsninger.i tillegg til de økonomiske, personalmessige og strukturelle konsekvensene, må også prosjektet se på konsekvensene for elever, foreldre og miljø. Arbeidsgruppe og styringsgruppe er slik sammensatt, at man skal kunne få best mulige faglige alternativer til behandling i kommunestyret i juni Formannskapet er satt til eier av prosjektet, og vil bli holdt informer løpende om progresjonen i prosjektet. Tanken bak dette er at det skal kunne være en bred politisk enighet i de vedtak som fattes videre i saken. -20-

21 Rådmannens vurdering/merknader: Dette er en omfattende og krevende utredning som vil legge beslag på mye tid og ressurser i flere enheter. Uansett ser rådmannen behov for å få fram mest mulig pålitelige beregninger og bakgrunnsmateriale om skolene våre, slik at en kan få et grundig og faktabasert grunnlag for en vurdering av skolestrukturen i Gjerstad kommune. Alle tall og oversikter vil nødvendigvis ikke kunne gis helt nøyaktig, noe må baseres på kalkyler, beregninger og erfaringstall. Det vil også måtte vurderes underveis hvor langt inn i detaljer en slik utredning har tid og kapasitet til å gå, og hva det er behov for. Skolenes behov for ressurser vil også variere over tid, og fra år til år. Likevel mener rådmannen at en slik utredning vil kunne gi et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag når framtidas skolestruktur i Gjerstad skal vurderes. Prosessen om ny kommunestruktur som regjeringen har satt i gang, vil ha betydning også for en debatt om skolestruktur i Gjerstad. Diskusjoner og drøftinger er allerede i gang i vårt område, selv om ikke noe er konkret ennå. Utfallet av denne prosessen vil kunne være avgjørende for hvordan det vil være riktig å planlegge og tenke om framtida, og for de valg som må gjøres når vi skal bestemme strukturen på det kommunale tjenestetilbudet, også skolestrukturen. Likevel er det vanskelig å ta høyde for dette i den utredningen om skolestruktur som det her legges opp til. Siden vi ikke vet noe konkret om hvilke sammenslåingskonstellasjoner som eventuelt vil berøre Gjerstad, mener rådmannen at vi må avgrense oss til å få fram fakta og vurderingsgrunnlag for egen kommune, ut fra slik som situasjonen er nå. Ellers ville det bli en nesten umulig oppgave hvis også alternativer med andre kommuner skulle vurderes i denne sammenhengen. Melding om vedtak sendes til: -21-

22 Gjerstad kommune Administrasjonsenheten Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 002 Ikke fordelt til saksbehandler Saksnr Utvalg Møtedato 14/71 Kommunestyret Kommunereform - status - veien videre Rådmannens innstilling: Ingen innstilling. Vedlegg: Innstilling fra ad-hoc utvalget Saksdokumenter: Kommunestyresak 14/51. Saksopplysninger: Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 14/51: Med bakgrunn i kommunereformen er Gjerstad kommunestyre åpen for sonderinger med andre kommuner. Det nedsettes et ad-hoc utvalg som skal sondere mot nabokommunene og komme med tilbakemelding til kommunestyret underveis i prosessen. På bakgrunn av dette kan kommunestyret ta stilling til videre arbeid med en eventuell utredning av en ny kommune. Ad-hoc utvalget skal bestå av: - Ordfører. - Varaordfører. - Kai Ove Sandåker (Rune Hagestrand som varamedlem). - Rådmannen oppnevner en sekretær Rådmannens vurdering/merknader: Rådmannen viser til innstillinga fra utvalget, og har ikke noen spesielle kommentarer til saka. Melding om vedtak sendes til: -22-

23 -23-

24 -24-

25 -25-

26 -26-

27 -27-

28 PS14/72Eventuelt -28-