VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 27.10.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Cathrine Louise Holme tlf 416 00 414 Trøgstad Kommune v/rådmann Postboks 34 1861 TRØGSTAD TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført ved Båstad skole i Trøgstad kommune den 15.06.09. Til stede fra skolens ledelsen og verneombud: Til stede fra skolens ansatte: Kåre Ruud, rektor Ewa-Karin S. Bakvrowitz, verneombud 4 stk ansatte, pedagoger,assistenter/sfo Til stede fra Arbeidstilsynet: Cathrine Holme, inspektør Lene Cecilie Skahjem, seniorinspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 13.10.09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i kommunen, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Generelt om skolen: Skolen er 50 år, består av skole/sfo og barnehage. Virksomheten har 11,2 årsverk fordelt på 20 ansatte i skole, barnehage og SFO. Skolen har 141 elever. Ansattegruppa oppleves å være stabil, med aldersspredning fra 33 år 63 år. Virksomheten kan vise til lavt sykefravær, korttidsfravær oppleves lite. Skolen benytter kommunens vaktmesterkorps ved behov, skolens renholdere er også ansatt i kommunen med arbeidsplass på skolen. I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Virksomheten har verneombud og verneombudet har gjennomført obligatorisk kurs i 2009. Både ledelse og ansatte fremhever det gode arbeidsmiljøet i virksomheten. Samarbeid på tvers av enheter i virksomheten fremheves, i tillegg til dialog og åpen-dør politikk mellom ledelse og ansatte. Miljøet oppleves som inkluderende og det tilrettelegges for et godt læringsmiljø. Skolen kartlegger arbeidsmiljøutfordringer løpende, og kan i tillegg vise til formelle kartleggingsverktøy som årlige medarbeidersamtaler, gjennomføring av kommunens årlige medarbeiderundersøkelse og årlige vernerunder med leder og verneombud. Skolen benytter kommunens avviksregistreringssystem. Virksomheten gjennomfører ukentlige personalmøter, planmøter og teammøter. Skolen er gjennom kommunen en IA-virksomhet, og både ledelse og ansatte opplever i hovedsak muligheter og vilje for tilrettelegging i forkant av og i etterkant av oppstått sykefravær. Skolen har skriftlige rutiner for sykefraværsoppfølging, og Arbeidstilsynet oppfatter rutinen som kjent blant ansatte. Skolen gjennomfører foreldreskole ved oppstart av nytt skoleår. Beskrevne arbeidsmiljøutfordringer ved skolen: Skolen opplever at økende pålagt dokumentasjonsplikt er omfattende tidstyv i arbeidsdagen. Dette får direkte konsekvens av mindre undervisningstid og tid med elevene. Utfordrende elevadferd skaper uro i undervisnings situasjonen, dette skaper utilfredshet og utilstrekkelighet for undervisningspersonell i arbeidshverdagen. Arbeidsdagene kan oppleves grenseløs i forhold til tilgjengelighet utover bundet arbeidstid.
VÅR REFERANSE 3 Kartlegging av arbeidsmiljø skaper frustrasjon i forhold til at funn ikke følges opp. Kartleggingsverktøyene oppleves lite konkrete. Kommunens arbeidsmiljøundersøkelse oppleves som lite reell og for generell, og er utfordrende å besvare. Skolen diskuterer kartleggingsfunn men ansatte opplever ikke at funnene forankres i reelle tiltak. Virksomheten opplever utfordringer relatert til å innfri individuelle tilrettelegging ut i fra organisatoriske utfordringer og ressurs mangel. Dette begrenser virksomhetens tilretteleggingsmuligheter overfor ansatte Arbeidstilsynet avdekket følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Skolen kan ikke vise til skriftlige handlingsplaner. Ansattes bevissthet i forhold til egen rolle i HMS arbeidet er mangelfull. Bevisstgjøring av vernetjenestens rolle i arbeidsmiljøet fremkom også mangelfull. Skolen var ikke kjent om kommunen har prosedyre på å sikre informasjon og medvirkning fra ansatte ved større omstillinger/endringer som vil få konsekvens for skolens arbeidshverdag. Skolen har ikke utarbeidet skriftlig rutine for håndtering av foreldre/elevklager Skolen har ikke utarbeidet skriftlig beredskapsplan for vold og trusselsituasjoner Skolen har ikke sikret regelmessig opplæring i vold og trusselsituasjoner i en egen rutine. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Begrunnelse og varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten mangler skriftlige planer for tiltak for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Virksomheten må utarbeide skriftlige planer for tiltak for å redusere risikoforhold i henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring 2. Arbeidsmiljøloven legger stor vekt på medvirkning i virksomhetens HMS-arbeid i flere av sine bestemmelser, jf arbeidsmiljøloven 2-3 (1), 3-1(1) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 3. Arbeidstakerne og tillitsvalgte har både en rett og en plikt til å medvirke i utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. For å sikre at arbeidstakerne får nødvendig informasjon og sikre medvirkning, plikter arbeidsgiver å iverksette tilstrekkelige arenaer for å ivareta ovennevnte lovkrav. På bakgrunn av det som
VÅR REFERANSE 4 fremkommer i tilsynet har ikke virksomheten tilstrekkelige arenaer hvor HMS er satt på møteagendaen. Virksomheten må sørge for å etablere faste møteplasser for alle ansatte i alle avdelinger for å sikre ansatte informasjon, kommunikasjon og medvirkning i det systematiske forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, jfr. arbeidsmiljøloven 2-3 jfr. internkontrollforskriften (best. nr. 544) 5, 2. ledd nr. 3 og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt bekreftelse på at faste møteplasser hvor HMS er satt på møteagendaen er etablert. 3. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Rutinen skal iht internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent blant ansatte. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 4. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Pålegg a): Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Pålegg b):
VÅR REFERANSE 5 Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Pålegg a): Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Pålegg b): Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan / rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 6. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7.
VÅR REFERANSE 6 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Frist for gjennomføring av påleggene: 30.03.2010 Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 30.11.09. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen Tilsynsleder (sign.) Cathrine Louise Holme inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Trøgstad Kommune v/hvo for skolene Postboks 34 1861 TRØGSTAD Båstad skole v/rektor Postboks 34 1861 TRØGSTAD Båstad skole v/lokalt verneombud Postboks 34 1861 TRØGSTAD