LYNGEN KOMMUNE MØTEBOK

1 LYNGEN KOMMUNE MØTEBOK BEHANDLINGSORGAN MØTE DATO SAKNR. formannskapet DATO: ARKIV NR. SAKSMAPPENR. SAKSBEHANDLER : 24.06.2005 614 03/01088 30 Hans Petter Myrland OVERSKRIFT PÅ SAKEN: KLAGEBEHANDLING MØBELANSKAFFELSER - LYNGSTUNET. SÆRLOVSHJEMMEL : Sakens dokumenter: I VEDRØRENDE LYNGEN KONE AS - -HEISANLEGG I LYNGEN - Norconsult AS, Narvik BYGGELEDER - VARSEL OM KONTRAKTSINNGÅELSE I BANKREMISSE - LYNGEN (ikke utfylt) I DEPOSITUM ANBUD LYNGEN (ikke utfylt) I ANBUD LYNGEN TAC controll systems as U OVERSENDELSE AV ANBUDSFORESPØRSLER M.V. ESPEN AURSAND ARKITEKTKONTOR A/S I BANKREMISSE Skjervøy byggeservice as I ANBUD LYNGEN Lars Berg - BANKREMISSE I BANKREMISS Selmer skanska I ANBUD LYNGEN, Espen Aursand Arkitektkontor AS NYBYGG I LYNGEN - Norconsult as VARSEL OM KONTRAKTSINNGÅELSE IHT FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 10-3 I LYNGEN - ELNAN LUFTHANDLINGSANLEGG I LYNGEN - HandiCare asa KONTRAKTER TAKHEISER I AVTALEDOKUMEN MELLOM Vann og Varme AS LYNGEN KOMMUNE OG VANN OG VARME AS I AVTALEDOKUMENT MELLOM LYNGEN KOMMUNE OG YORK York Kulde AS

2 KULDE AS I AVTALEDOKUMENT MELLOM LYNGEN KOMMUNE OG JUNO BYGG AS I VEDR. RESERVEKRAFT - LYNGEN I KONTRAKT HEISER - LYNGEN I AVTALEDOKUMENT MELLOM LYNGEN KOMMUNE OG SIEMENS AS I KONTRAKTGARANTI NS 3435 - JONO BYGG AS I DOKUMENTER - ANBUD OG KONTRAKTER VEDR. LYNGSEIDET I PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK LYNGEN I FORELØPIG FREMDRIFTSPLAN LYNGEN I LYNGEN - AVTALE PROSJEKTLEDER - BYGGETIDA I LYNGEN : SANITÆR, VARME OG SPRINKLERANLEGGET - FORSIKRINGSBEKREFTELSE I LYNGEN : ENTREPENØRGARANTI NR. 11017206 NOK. 1.275.000,-. I LYNGEN, ENTRE, 56 - AUTOMATISERINGSANLEGG - KONTRAKTER TIL UNDERSKRIVING I KLAGE VEDR. INNSTILLING PÅ KONTREHERING AV MØBLER - LYNGSTUNET U SVAR ANG. KLAGE VEDR. INNSTILLING PÅ KONTREHERING AV MØBLER - LYNGSTUNET S KLAGEBEHANDLING MØBELANSKAFFELSER - LYNGSTUNET. Juno Bygg AS as Reservekraft Sanne spesialheiser as Siemens AS Sparebanken Nord-Norge Troms kommunerevisjon, Distrikt 5 Norconsult AS AR-ING AS Norconsult Vann og varme, rørleggerfirma Euler Hermes Kredittforsikring Siemens AS Kontor Nor as Kontor Nor as Vedlegg: - Utlysningstekst i Doffin (Database offentlig anskaffelser) - Brev av 20.06.05 fra Espen Aursand - Varsel om kontrahering av anbud møbler 20.06.05 - Klage fra Kontor Nor A/S, dat. 22.06.05 - Brev fra Espen Aursand. Dat. 23.06.05 - Brev til kontor Nor A/S dat. 24.06.05

3 Saksopplysninger: Viser til brev fra Kontor Nor AS av 22/6-2005 vedrørende klage på innstilling på kontrahering av møbler. Vedtak om kontrahering av Vesterålen kontorservice AS er fattet av administrasjonssjefen på grunnlag av vedtak i Plan- og byggekomiteen i sak 12/2005 og de delegasjoner som er gitt for gjennomføring av vedtak. Innkjøpet er håndtert etter prosedyre for åpen anbudskonkurranse i, 4.1 i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) kap 2, over EØS terskelverdi. I utlysningsteksten på Doffin er følgende tildelingskriterier angitt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av (i uprioritert rekkefølge): 1. Leverings- eller ferdigstillingsdato. 2. Service og teknisk bistand etter levering. 3. Estetisk og funksjonell verdi. 4. Pris. 5. Kvalitet. I sammenstillingen er punktet Service og teknisk bistand etter levering gitt betegnelsen garanti, og omfatter vurdering av responstid og garantiomfang. Alle leverandører har bekreftet at de vil kunne ha tilstedeværelse i løpet av 24 timer, noe som er vurdert som tilfredsstillende i forbindelse med oppfølging av en møbelleveranse. Garantitid er oppgitt til å variere mellom 2 og 5 år. Etter en evaluering av mottatte og ikke forkastede anbud foreligger følgende sammenstilling som ligger til grunn for administrasjonssjefens vedtak: A n b yd ere T ilbud ssum L everingstid G aranti E stet./funk. M aterialkvalitet S um ex m va u ker V ekt 60 5 5 10 20 1 0 0 V esterålen k o n to rsen ter a s 1 4 0 1 1 2 1 7 2 P o e n g 6 0 5 2 1 0 1 6 9 3 K o n to r N o r a s 1 4 5 5 4 7 6 9 2 P o eng 5 8 4 2 1 0 1 6 8 9 J B in teriø r a s 1 7 5 4 7 4 0 7 2 P o eng 4 5 5 2 1 0 1 6 7 8 K in n a rp s a s a lt.1 1 8 5 7 1 8 0 7 5 P o eng 4 0 5 5 1 0 1 6 7 6 K jell A rn esen a s 2 0 4 6 7 6 6 9 5 P o eng 3 2 4 5 1 0 2 0 7 1 K in n a rp s a s a lt.2 2 1 3 4 2 0 0 7 5 P o eng 2 9 5 5 1 0 2 0 6 9 M id t-t rom s k o n to rservice a s 2 1 9 4 6 4 2 8 2 P o e n g 2 6 4 2 1 0 1 6 5 8 A n m e rk n in g e r: Leveringstid er beregnet ut fra leveringstid for ferdigstillet leveranse G arantitid er beregnet ut fra garantitiden for de n delen av leveransen som har lavest garantitid. E s te tik k e r vu rd e rt s o m tilfre d s stille n d e o g lik

4 Service og teknisk bistand etter levering er ikke tidskritisk for vanlige møbler, og det er derfor ikke gitt stor vekt ved sammenstillingen. Administrasjonens vurderinger: Som tabellen viser er begge de laveste tilbydere gitt samme poengsum for garanti (Service og teknisk bistand etter levering). Beste anbud har som det framkommer av sammenstillingen 93 poeng. Noe som er 4 poeng høyere enn klager. Prisavviket utgjør ca 54 000 kr og avvik i leveringstid 2 uker. For de øvrige forhold som er evaluert er beste tilbud og klager identiske. Administrasjonssjefen har besvart brevet fra klager med at innstilling til valg av leverandør opprettholdes. Klagen må derfor behandles av formannskapet som ordinær klagesak. På bakgrunn av forannevnte forhold og bestemmelsene i Forskrift om offentlige anskaffelser 8-2 Etter at kvalifikasjonene til de leverandører som ikke er avvist er vurdert i samsvar med reglene i 5-5 (kvalifikasjonskrav) til 5-16 (HMS-egenerklæring), skal kontrakt tildeles på grunnlag av kriterier fastlagt etter 10-2 (kriterier for valg av anbud) 1. Leverings- eller ferdigstillingsdato. 2. Service og teknisk bistand etter levering. 3. Estetisk og funksjonell verdi. 4. Pris. 5. Kvalitet. fremmer administrasjonssjefen saken til behandling i formannskapet med slik tilrådning Administrasjonssjefens innstilling til vedtak: Klage fra Kontor Nor AS på innstiling på kontrahering av møbler til Lyngstunet Helse-og Omsorgssenter avvises. LYNGEN KOMMUNE

5 MØTEBOK BEHANDLINGSORGAN MØTE DATO SAKNR. formannskapet DATO: ARKIV NR. SAKSMAPPENR. SAKSBEHANDLER : 27.06.2005 614 03/01088 32 Hans Petter Myrland OVERSKRIFT PÅ SAKEN: MIDT - TROMS KONTORSERVICE A/S SÆRLOVSHJEMMEL : Sakens dokumenter: I VEDRØRENDE LYNGEN KONE AS - -HEISANLEGG I LYNGEN - Norconsult AS, Narvik BYGGELEDER - VARSEL OM KONTRAKTSINNGÅELSE I BANKREMISSE - LYNGEN (ikke utfylt) I DEPOSITUM ANBUD LYNGEN (ikke utfylt) I ANBUD LYNGEN TAC controll systems as U OVERSENDELSE AV ANBUDSFORESPØRSLER M.V. ESPEN AURSAND ARKITEKTKONTOR A/S I BANKREMISSE Skjervøy byggeservice as I ANBUD LYNGEN Lars Berg - BANKREMISSE I BANKREMISS Selmer skanska I ANBUD LYNGEN, Espen Aursand Arkitektkontor AS NYBYGG I LYNGEN - Norconsult as VARSEL OM KONTRAKTSINNGÅELSE IHT FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 10-3 I LYNGEN - ELNAN LUFTHANDLINGSANLEGG I LYNGEN - HandiCare asa KONTRAKTER TAKHEISER I AVTALEDOKUMEN MELLOM Vann og Varme AS LYNGEN KOMMUNE OG VANN OG VARME AS I AVTALEDOKUMENT MELLOM York Kulde AS LYNGEN KOMMUNE OG YORK KULDE AS I AVTALEDOKUMENT MELLOM Juno Bygg AS

6 LYNGEN KOMMUNE OG JUNO BYGG AS I VEDR. RESERVEKRAFT - LYNGEN I KONTRAKT HEISER - LYNGEN I AVTALEDOKUMENT MELLOM LYNGEN KOMMUNE OG SIEMENS AS I KONTRAKTGARANTI NS 3435 - JONO BYGG AS I DOKUMENTER - ANBUD OG KONTRAKTER VEDR. LYNGSEIDET I PROSJEKTADMINISTRATIV HÅNDBOK LYNGEN I FORELØPIG FREMDRIFTSPLAN LYNGEN I LYNGEN - AVTALE PROSJEKTLEDER - BYGGETIDA I LYNGEN : SANITÆR, VARME OG SPRINKLERANLEGGET - FORSIKRINGSBEKREFTELSE I LYNGEN : ENTREPENØRGARANTI NR. 11017206 NOK. 1.275.000,-. I LYNGEN, ENTRE, 56 - AUTOMATISERINGSANLEGG - KONTRAKTER TIL UNDERSKRIVING I KLAGE VEDR. INNSTILLING PÅ KONTREHERING AV MØBLER - LYNGSTUNET U SVAR ANG. KLAGE VEDR. INNSTILLING PÅ KONTREHERING AV MØBLER - LYNGSTUNET S KLAGEBEHANDLING MØBELANSKAFFELSER - LYNGSTUNET. I MIDT-TROMS KONTORSERVICE AS - KLAGE PÅ ANBUDSAVGJØRELSE S MIDT - TROMS KONTORSERVICE A/S as Reservekraft Sanne spesialheiser as Siemens AS Sparebanken Nord-Norge Troms kommunerevisjon, Distrikt 5 Norconsult AS AR-ING AS Norconsult Vann og varme, rørleggerfirma Euler Hermes Kredittforsikring Siemens AS Kontor Nor as Kontor Nor as Midt-Troms Kontorservice AS Vedlegg: - Utlysningstekst i Doffin (Database offentlig anskaffelser) - Brev av 20.06.05 fra Espen Aursand - Varsel om kontrahering av anbud møbler 20.06.05 - Klage dat. 24.06.05 - Brev til Midt- Troms Kontorservice A/S dat. 28.006.05

Saksopplysninger: Viser til brev fra Midt-Troms Kontorservice A/S av 24/6-2005 vedrørende klage på innstilling på kontrahering av møbler. 7 Vedtak om kontrahering av Vesterålen kontorservice AS er fattet av administrasjonssjefen på grunnlag av vedtak i Plan- og byggekomiteen i sak 12/2005 og de delegasjoner som er gitt for gjennomføring av vedtak. Innkjøpet er håndtert etter prosedyre for åpen anbudskonkurranse i, 4.1 i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) kap 2, over EØS terskelverdi. I utlysningsteksten på Doffin er følgende tildelingskriterier angitt: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av (i uprioritert rekkefølge): 1. Leverings- eller ferdigstillingsdato. 2. Service og teknisk bistand etter levering. 3. Estetisk og funksjonell verdi. 4. Pris. 5. Kvalitet. I sammenstillingen er punktet Service og teknisk bistand etter levering gitt betegnelsen garanti, og omfatter vurdering av responstid og garantiomfang. Alle leverandører har bekreftet at de vil kunne ha tilstedeværelse i løpet av 24 timer, noe som er vurdert som tilfredsstillende i forbindelse med oppfølging av en møbelleveranse. Garantitid er oppgitt til å variere mellom 2 og 5 år. Etter en evaluering av mottatte og ikke forkastede anbud foreligger følgende sammenstilling som ligger til grunn for administrasjonssjefens vedtak: A n b yd ere T ilbud ssum L everingstid G aranti E stet./funk. M aterialkvalitet S um ex m va u ker V ekt 60 5 5 10 20 1 0 0 V esterålen k o n to rsen ter a s 1 4 0 1 1 2 1 7 2 P o e n g 6 0 5 2 1 0 1 6 9 3 K o n to r N o r a s 1 4 5 5 4 7 6 9 2 P o eng 5 8 4 2 1 0 1 6 8 9 J B in teriø r a s 1 7 5 4 7 4 0 7 2 P o eng 4 5 5 2 1 0 1 6 7 8 K in n a rp s a s a lt.1 1 8 5 7 1 8 0 7 5 P o eng 4 0 5 5 1 0 1 6 7 6 K jell A rn esen a s 2 0 4 6 7 6 6 9 5 P o eng 3 2 4 5 1 0 2 0 7 1 K in n a rp s a s a lt.2 2 1 3 4 2 0 0 7 5 P o eng 2 9 5 5 1 0 2 0 6 9 M id t-t rom s k o n to rservice a s 2 1 9 4 6 4 2 8 2 P o e n g 2 6 4 2 1 0 1 6 5 8 A n m e rk n in g e r: Leveringstid er beregnet ut fra leveringstid for ferdigstillet leveranse G arantitid er beregnet ut fra garantitiden for de n delen av leveransen som har lavest garantitid. E s te tik k e r vu rd e rt s o m tilfre d s stille n d e o g lik Service og teknisk bistand etter levering er ikke tidskritisk for vanlige møbler, og det er derfor ikke gitt stor vekt ved sammenstillingen.

8 Administrasjonens vurderinger: Som tabellen viser er både laveste tilbydere og klager gitt samme poengsum for garanti (Service og teknisk bistand etter levering). Beste anbud har som det framkommer av sammenstillingen 93 poeng. Noe som er 35 poeng høyere enn klager. Prisavviket utgjør ca 793 500 kr og avvik i leveringstid 1 uke. For de øvrige forhold som er evaluert er beste tilbud og klager identiske. Administrasjonssjefen har besvart brevet fra klager med at innstilling til valg av leverandør opprettholdes. Klagen må derfor behandles av formannskapet som ordinær klagesak. På bakgrunn av forannevnte forhold og bestemmelsene i Forskrift om offentlige anskaffelser 8-2 Etter at kvalifikasjonene til de leverandører som ikke er avvist er vurdert i samsvar med reglene i 5-5 (kvalifikasjonskrav) til 5-16 (HMS-egenerklæring), skal kontrakt tildeles på grunnlag av kriterier fastlagt etter 10-2 (kriterier for valg av anbud) 1. Leverings- eller ferdigstillingsdato. 2. Service og teknisk bistand etter levering. 3. Estetisk og funksjonell verdi. 4. Pris. 5. Kvalitet. fremmer administrasjonssjefen saken til behandling i formannskapet med slik tilrådning Administrasjonssjefens innstilling til vedtak: Klage fra Midt Troms Kontorservice A/S på innstiling og kontrahering av møbler til Lyngstunet Helse-og Omsorgssenter avvises.