MODUL 4 FAKTURERING, KREDITTKUNDER, VARETELLING M.M. NorgesGruppen Servicehandel AS - avd. MIX KARENSLYST ALLÉ 12-14 0278 OSLO
Innhold Innledning... 3 4.0 Fakturering... 4 4.0.1 Fakturering via kassaprogrammet... 4 4.0.2 Fakturering via bakromsprogrammet... 5 4.0.3 Endre layout på faktura... 6 4.1 Opprettelse av «Kunde» i bakromsprogrammet... 7 4.1.1 Panelet «Kunde»... 7 4.2 Fakturering av kredittkunder... 9 4.2.1 Generelt om utgående fakturaer... 9 4.2.2 Eksempel på utgående fakturaer fra bakromsprogrammet... 11 4.2.3 Utgående fakturaer fra kassaprogrammet... 12 4.3 Innbetaling av utestående beløp i kassaprogrammet... 13 4.3.1 Innbetaling via kassaprogrammet... 13 4.4 Programoppdateringer fra Data Nova... 14 4.4.1 Oppdatere bakromsprogrammet... 14 4.4.2 Oppdatere kassaprogrammet... 15 4.5 Varetelling... 16 4.5.1 Inngående varetelling... 16 4.5.2 Periodisk varetelling... 16 4.5.3 Varetelling med CPT-terminal... 17 4.5.4 Varetelling uten CPT-terminal... 19 4.5.5 Videre behandling av varetelling i bakromsprogrammet... 20 4.5.6 Varetelling av medisiner og videre behandling av disse... 23 4.6 Hvordan endre antall minutter for auto logout i kassen... 24 4.7 Hvordan skrive ut etiketter... 25 4.7.1 Hent opp HKs nye mal på etiketter... 25 4.7.2 Plasser etikettarkene riktig i printeren... 26 4.7.3 Utskrift av etiketter... 27 4.8 Hvordan få utskrift til kjøkkenskriver av visse varer/varegrupper... 28 4.8.1 Utskrift til kjøkkenskriver på varegruppenivå... 28 4.8.2 Utskrift til kjøkkenskriver på varenivå... 29 4.9 Hvordan kalibrere touchskjerm på kasse-pcen... 30 4.10 Hvordan endre budsjettert bruttofortjeneste for en varegruppe... 31 4.11 Hvordan endre salgsprisen for et utvalg varer i vareboken... 32 Side 1
Side 2
Innledning Denne modulen har til hensikt å gi deg videregående opplæring i bruk av både kassaprogrammet og bakromsprogrammet. Opplæringsmaterialet består av mange skjermbilder fra kasse-pcen. Skjermbildene er tatt fra ulike pilotbutikker og testmiljøet. Vi ber derfor om forståelse om mindre avvik mellom skjermbildene og den faktiske layouten i butikkene. Denne modulen er et «levende» dokument, det vil si at underkapitler vil etter hvert bli lagt til. Side 3
4.0 Fakturering Fakturering av kredittkunder kan gjøres både via kassaprogrammet og bakromsprogrammet. I kassaprogrammet begrenser faktureringen til kun én faktura om gangen, mens man i bakromsprogrammet kan fakturere for flere kjøp over en periode, i én og samme faktura. 4.0.1 Fakturering via kassaprogrammet Det er mulig å fakturere via kassaprogrammet rett etter du har registrert og gjennomført et kredittsalg. Figur 1: Registrere kredittsalg Registrerer kjøpet på en kunde. Søk med fornavn, etternavn eller telefonnummer, og deretter piltast ned. Når du har lagt til kredittkunden, er salget gjennomført. Kvitteringsskriveren skriver ut to kvitteringer; den ene skal kunden signere på som butikken skal beholde, og den andre er kundens kopi. Dersom din butikk ønsker å fakturere via kassaprogrammet, vil du få opp denne boksen. Velg «Ja», og en faktura vil automatisk skrives ut av din A4- skriver. Denne fakturaen går da kun på dette kjøpet. Figur 2: Fakturautskrift via kassaprogrammet Side 4
4.0.2 Fakturering via bakromsprogrammet I bakromsprogrammet er det mulig å fakturere både ett kjøp, eller flere kjøp over en periode. For å fakturere via bakromsprogrammet, må man inn i funksjonsmenyen «Utgående faktura». Gå inn i menyen «Faktura fra kvittering». Velg den kunden du ønsker å fakturere. Bestem hvilke fakturaer du ønsker å se ved å angi dato i feltet «Vis bare kvitteringer opprettet før valgt dato». Trykk deretter «Neste». Velg de kvitteringene du ønsker å fakturere. Du kan «Velge alle», eller «Angre alle». Velg «Samlefaktura per butikk». Dersom du ønsker å skrive ut faktura umiddelbart etter «Dann faktura», huker du av for «Skriv ut umiddelbart etter opprettelse», samt angi et antall. Når du trykker «Dann faktura», får du fakturaen i PDF i en «Print Review». Derfra kan du skrive ut. Hvis du ikke velger å skrive ut med én gang, får du en bekreftelse på at fakturaen er lagret. Side 5
4.0.3 Endre layout på faktura I funksjonsmenyen «Faktura», og i menyen «Utskrift», kan du definere din faktura layout, samt skrive ut faktura som du ikke har skrevet ut tidligere. Figur 3: Faktura - Utskrift Dersom du ikke benytter egne giroark, er det lurt å huke av for «Skrive ut faktura uten giro» under «Utskriftsalternativer» og «Normal utskrift» under «Utskriftsvalg». Trykk deretter på «Utskrift av ikke skrevne faktura», og det vil åpne opp én eller flere Print Preview med fakturaer i PDF (kan være til flere fakturamottakere). Side 6
4.1 Opprettelse av «Kunde» i bakromsprogrammet Dette kapitlet vil lære hvordan du registrerer nye kunder i bakromsprogrammet. 4.1.1 Panelet «Kunde» For å opprette en ny kunde, må man inn i panelet «Kunde». Panelet kan du enkelt søke opp i hovedmenyen. Figur 4: Kunde-panelet 1. Angi kundenavn i boksen Kundeinformasjon kundenummer genereres når man til slutt lagrer opprettelsen av den nye kunden. 2. Angi adresse i boksen Postadresse 3. Angi postnummer i boksen Postadresse, og sted og fylke/land fylles ut automatisk 4. Angi postnummer i boksen Leveringsadresse, og sted og fylke/land fylles ut automatisk 5. Angi telefonnummer, mobilnummer og e-post i boksen Kommunikasjonsdetaljer 6. Angi kredittgrense og kjønn i boksen Annen informasjon. Opprettet dato er alltid dagens dato. 7. Angi betalingsvilkår (antallet dager kunden har på seg til å betale fakturaen) 8. Angi kredittype C (Kreditt) 9. Angi faktura leveringstype 10. Avlutt med å lagre 11. Hvis debitornummeret ikke automatisk blir satt som kundenummer, må du kopiere kundenummeret i feltet for debitornummer. Lagre igjen. Side 7
Det finnes flere kategorier av kredittype: P (Passiv): Hvis kunden er tilknyttet denne typen kan kunden kjøpe varer med kundekategori spesifikke rabatter, men ikke handle på kreditt. C (Kreditt): Hvis kunden er tilknyttet denne typen kan kunden handle på kreditt til et viss grense. U (Utmeldt): Kunden kan ikke lenger få kundekategori spesifikke tilbud eller handle på kreditt. Øvrige kredittyper kan MIX-butikker se bort ifra: O (Utgående) S (Småkreditt) I (Intern) B (Kreditt og småkreditt) Side 8
4.2 Fakturering av kredittkunder Dette kapitlet vil lære hvordan du registrerer nye kunder i bakromsprogrammet. 4.2.1 Generelt om utgående fakturaer For å generere fakturaer til kredittkunder, må du inn i panelet «Faktura». Panelet kan du enkelt søke opp i hovedmenyen. Første gang du skal lage fakturaer, er det lurt å se på utskriftinnstillingene og girodata først. Utskriftsinnstillingene finnes i undermenyen «Utskrift». Dersom du skriver ut faktura på vanlige A4- ark, anbefaler vi at du huker av for «Skrive ut faktura uten giro» og «Normal utskrift». Fyll inn informasjon om din butikk i «Girodata». Butikkens kontonummer skal fylles ut panelet «Firmainformasjon». Dette panelet må hentes opp utenom Faktura-panelet. Dobbeltklikk på butikknavnet i hierarkiet, og fyll deretter inn kontonummer. Dersom du ønsker å tillegge et fakturagebyr, kan dette også gjøres under Firmainformasjon. Fra «Vis faktura som ikke er printet ut» kan få en oversikt over fakturaer som ikke er blitt skrevet ut. Fra «Utskrift av ikke skrevne faktura» kan du skrive ut fakturaer som ikke er skrevet ut tidligere. Figur 5: Firmainformasjon - butikknavn Figur 6: Utskriftsinnstillinger Side 9
I undermenyen «Informasjon» kan du lete opp i fakturerte fakturaer og de detaljene for disse. I undermenyen «Åpne faktura» kan du finne oversikt over alle fakturaene du har generert og deres status på innbetaling. Figur 7: Undermenyen "Informasjon" Side 10
4.2.2 Eksempel på utgående fakturaer fra bakromsprogrammet For å fakturere kredittkunde må du inn i undermenyen «Faktura fra kvittering». Velg hvilke kredittkunder du ønsker å fakturere. Du kan fakturere én eller flere kunder samtidig. I dette eksempelet fakturerer vi kun én kredittkunde. Velg hvilke kvitteringer du ønsker å se. Dersom du f.eks. ønsker å fakturere kun for kjøp fra én måned om gangen, kan man f.eks. sette siste datoen i forrige måned i dette feltet. Trykk deretter «Neste». I det neste bildet kan du velge hvilke kvitteringer du ønsker å fakturere for. Du kan velge alle ved å trykke på «Velg»- kolonneoverskriften. I eksempelet merker vi for alle kredittkjøp som ikke er fakturert. Merk av at du ønsker å fakturere «Samlefaktura pr. butikk». Faktureringsdato blir satt til å være dagens dato med mindre du ønsker å endre denne. Figur 8: Fakturere kredittkunder Huk av for «Skriv ut umiddelbart etter opprettelse» dersom du ønsker å skrive ut med én gang fakturaen er generert. Hvis ikke kan dette gjøres i ettertid i undermenyen «Utskrift». Avslutt med å trykke på «Dann faktura». Et nytt vindu med forhåndsvisning av fakturaen kommer opp. Derfra kan du enkelt skrive ut fakturaen ved å trykke på «Printer»-ikonet i øvre venstre hjørne. Eventuelt kan du lagre i PDF og sende fakturaen per e-post til kunden. Figur 9: Forhåndsvisning fakturautskrift Side 11
4.2.3 Utgående fakturaer fra kassaprogrammet Det er mulig å generere og skrive ut faktura fra siste kredittsalg rett fra kassaprogrammet. Med «siste kredittsalg» menes at det ikke er mulig å generere faktura for flere kredittsalg, altså «samlefaktura» fra kassaprogrammet. En samlefaktura kan kun genereres fra bakromsprogrammet. For å generere faktura fra kassaprogrammet skal man foreta et normalt kredittsalg. Det vil si at man slår inn de varene kunden vil ha, og velger deretter «Kreditt» fra betalingsbildet. Etter at man har hentet opp riktig kredittkunde, vil man få spørsmål om man ønsker å skrive ut en faktura. Dersom du velger «Ja», vil printeren skrive ut den aktuelle fakturaen. Dette kredittsalget kan da ikke faktureres på nytt igjen fra bakromsprogrammet. Side 12
4.3 Innbetaling av utestående beløp i kassaprogrammet En kredittkunde kan betale inn deler eller hele utestående beløp enten via bankoverføring eller direkte i kassaprogrammet. En kunde kan betale en faktura direkte i kassaprogrammet, men da må kunden ha fakturanummeret tilgjengelig. Det er også mulig for en kunde betale ned et beløp før en faktura er generert på kredittsalget. Det innbetalte beløpet blir trukket fra den totale kredittgjelden. 4.3.1 Innbetaling via kassaprogrammet For å komme inn i innbetalingsmodusen i kassaprogrammet, må du først velge «Kreditt» uten at det er registrert varer i kvitteringsbildet. Da får du opp et valg om du ønsker å foreta en «Innbetaling». Trykk på «Innbetaling». Da kommer du i innbetalingsbildet. Figur 10: Hvordan komme inn i "Innbetaling"-modus Figur 11: Registrere en innbetaling Søk opp den aktuelle kunden med f.eks. kundens navn, og deretter «Enter». I eksempelet nedenfor ønsker kunden å delbetale et faktura på 2500 kr med et innskudd på 1000 kr. Skriv inn fakturanummer, beløp og evt. en kommentar i notatfeltet. Trykk deretter «OK» nederst til høyre. Innbetalingen skal nå ligge i kvitteringsbildet, og kunden kan betale inn dette beløpet enten med kort eller kontant. Side 13
4.4 Programoppdateringer fra Data Nova Programoppdateringer kommer periodevis, og spesielt etter en periode hvor oppdagede feil og mangler blir rettet opp. For at butikkene skal få rettet opp disse feilene og manglene, og utbedringer av programvaren, må butikkene sørge for at de til enhver tid har siste versjon av både kassa- og bakromsprogrammet. Som hovedregel skal du alltid oppdatere bakromsprogrammet før du oppdaterer kassaprogrammet. Dette for å unngå at det oppstår problemer med synkronisering av databasen. MIX vil prøve å sende ut en tekstmelding i forkant av oppdateringene slik at butikkene er kjent med at disse kommer. 4.4.1 Oppdatere bakromsprogrammet Dersom du er inne i bakromsprogrammet, og det er kommet en ny programvareoppdatering fra Data Nova, får du beskjed om at det er oppdateringer tilgjengelig i ERP. Restart bakromsprogrammet. Når man starter opp bakromsprogrammet, starter oppdateringen. Når oppdateringen er ferdig, kommer man inn i bakromsprogrammet. Det er ikke mulig å komme inn i bakromsprogrammet før oppdateringen er ferdig. Ikke oppdater systemstatus før du har oppdatert kassaprogrammet også. Figur 12: Melding om tilgjengelig oppdatering i bakromsprogrammet Figur 13: Status oppdatering bakromsprogrammet Side 14
4.4.2 Oppdatere kassaprogrammet Det kommer opp en egen popup-melding når kassaprogrammet har fått en ny oppdatering fra Data Nova. Det er viktig at du ikke oppdaterer kassaprogrammet før du er sikker på at oppdateringen til bakromsprogrammet er i orden. Når du er klar for å oppdatere kassaprogrammet, velger du «Installer oppgradering», og følger anvisningene deretter. Figur 14: Pop-up melding om oppdatering i kassaprogrammet Side 15
4.5 Varetelling Vi skiller mellom inngående varetelling og periodisk varetelling. CPT-terminalen forenkler og forkorter varetellingsprosessen. CPT-terminalen kan enten leies (1500 kr inkl. mva pr uke) eller kjøpes (4000 kr inkl. mva + 1000 kr inkl. mva i årlig lisens). Prisene oppgitt i parentes er per 1. september 2014, og vi tar derfor forbehold om eventuelle prisendringer i fremtiden. Det er begrenset antall CPT-terminaler til utleie, så det er førstemann-til-mølla-prinsippet som gjelder. Ta kontakt med Data Nova direkte for leie eller kjøp av CPT-terminal. 4.5.1 Inngående varetelling Ved årsskiftet er det på tide å foreta varetelling. Alle næringsdrivende som har varelager, skal pr 31.12. foreta en nøyaktig fysisk opptelling av antall varer i varebeholdningen, og det skal skrives ut en varetellingsliste som signeres og dateres. Varetellingslisten skal i det minste inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkel vare (kostpris, salgspris med eller uten mva o.l.), samt en summeringskolonne for basisverdiene. Ved utarbeidelsen av vareopptellingslistene skal varelageret deles opp i hovedgrupper. Målet med lagertellingen er å sørge for at varebeholdningen i balanseregnskapet er oppført til dets rette verdi. Jo høyere lageret er, desto mindre blir varekostnaden i regnskapet for det året du avslutter. Jo lavere lagerverdi, dess høyere blir varekostnaden. Inngående varetelling nullstiller lagerbeholdningen i henhold til den fysiske tellingen. 4.5.2 Periodisk varetelling Periodisk varetelling kan foretas når som helst i løpet av året og er med å avgjøre om den fysiske lagerbeholdningen stemmer overens med teoretisk varetelling. Periodisk varetelling justerer ikke lagerbeholdningen i henhold til den fysiske tellingen. Korrigering av avvik i lagerbeholdning må gjøres manuelt gjennom svinnregistrering. Side 16
4.5.3 Varetelling med CPT-terminal 4.5.3.1 Forklaring av CPT-terminalen og de ulike tastene Strekkodeleser: Hold knappen holdes inne for å aktivere strekkodeleseren. Enter: Denne knappen benyttes som regel for å avslutte inntasting, f.eks. etter antall på bestilling. Kan også i enkelte tilfeller gi kommandoen «JA». Escape: Denne knappen benyttes til å avslutte en handling, eller gå fra en undermeny tilbake til hovedmenyen. Kan også i enkelte tilfeller gi Figur 15: CPT-terminal kommandoen «NEI». Tilbake: Denne knappen brukes til å slette tegn under inntasting, eller slette ordrelinjer når man går gjennom linjene i en bestilling. Pil opp/ned: Disse benyttes til å manøvrere i menyen til terminalen. Av/på-knapp: Hold knappen inne i et par sekunder for å slå enheten av. Dockingstasjon: Den delen av terminalen som er tilkoblet strøm og datamaskinen. Funksjon: Knappen benyttes i lag med andre knapper for å utføre spesialfunksjoner: 1. Hold Funksjon inne, og trykk på Enter: Lyset på terminalknappene skrus på. 2. Hold Funksjon inne og trykk på piltastene: Du stiller kontrasten på skjermbakgrunnen og skriften. Jo lysere bakgrunn, jo mer batteri bruker CPT-en. 4.5.3.2 Kontrollrutiner før start av varetelling med CPT-terminal 1. Gå inn i funksjonspanelet «Periodisk/Inngående varetelling» i bakromsprogrammet. Se til at det ikke ligger tellelister i tabellen. Dersom det ligger tellelister i tabellen, må disse skrives ut og slettes før ny varetelling starter. 2. Ta ut lagerrapport for nåværende beholdning (16.18 Nåværende beholdning av varer). Denne rapporten gir oversikt over nåværende teoretisk beholdning pr dato den er skrevet ut. 3. Skru på CPT-terminalen og sjekk at denne har riktig versjon (2.2 pr. 01.09.2014) og at batteriene er fulladet. 4. Trykk på ESC for å komme i hovedmenyen. Hvis du har brukt CPT-terminalen tidligere, vil du komme inn på den siden du sist var på da du skrudde CPT-terminalen av. 5. For å være sikker på at det ikke ligger gamle varer registrert på terminalen, må du slette det som ligger lagret på CPT-terminalen: [1] Bestilling [3] Slett Enter (blå knapp). (Bruk talltastene.) 6. Sørg for at CPT-terminalen har de korrekte innstillingene: a. [4] Innstillinger [3] Vareoppslag Skal strekkoden godkjennes mot vareregisteret ved bestilling? Enter (JA) Side 17
b. [4] Innstillinger [4] Slett bestilling Skal ordren slettes etter overføring? ESC (NEI). Vi anbefaler at du sletter siste telleliste manuelt etter at du er sikker på at overføringen er gått gjennom. PS! Viktig at du manuelt sletter tellelistene mellom hver telleomgang- og registrering: [1] Bestilling [3] Slett Enter (blå knapp). c. [4] Innstillinger [5] Sammenslåing Skal varer med like varenumre samles til én linje? Enter (JA) d. [4] Innstillinger [6] Neste side [3] Aut. 1 i antall Skal terminalen automatisk velge 1 som antall ved skanning av vare? ESC (NEI) e. Trykk ESC for å komme tilbake til hovedmenyen. 7. Overfør vareregisteret fra kassaprogrammet til CPT. a. CPT: Hovedmeny [3] Motta varereg Sett CPT-terminalen i dockingstasjonen b. I bakromsprogrammet: Trykke på tasten «Håndterminal» under funksjonsmenyen «Adminverktøy». Velg deretter «Overfør til CPT». Kassaprogrammet skal nå overføre hele vareregisteret til CPT-terminalen. Dette kan ta noen minutter, og det er ikke mulig å bruke kassaprogrammet mens dette pågår. 8. Når vareregisteret et overført til CPT-terminalen, kan varetellingen starte. 4.5.3.3 Rutiner under varetelling med CPT-terminal Under varetellingen er det viktig å påse at dockingstasjonen til CPT-terminalen til enhver tid er tilkoblet kassaprogrammet (Salgspunkt). Dersom denne ikke er koblet til kassaprogrammet, følg installasjonsveiledningen for terminalen (eget dokument). Klargjøring av CPT-terminalen for telling: ESC [1] Bestilling [2] Lag ny Hvordan bruke CPT-terminalen under telling: Skann varer ved å holde inne den gule knappen til man får et «pip», og angi antall. Dersom varen ikke gjenkjennes, får man et annerledes «pip». Trykk da på ESC for å telle videre. Vi anbefaler at du teller opptil 200 varelinjer om gangen. Hver varelinje kan ha flere varer, f.eks. 200 x Kvikk Lunsj er én varelinje. (Hvis man skanner mer enn 200 varelinjer om gangen, kan overføringen til kassaprogrammet ta lang tid). Hvordan overføre tellelisten fra CPT-terminalen over til kassaprogrammet (Salgspunkt): 1. ESC [4] Overfør Sett CPT-terminalen i dockingstasjonen 2. Gå inn på «Håndterminal» under «Adminverktøy» på kassaprogrammet, og velg «Hent inn fra CPT». 3. Varene som blir overført fra CPT-terminalen legger seg i kvitteringsbildet. 4. Gå inn på «Lagerfunksjoner» under «Adminverktøy» på kassaprogrammet, og velg «Varetelling». 5. Velg «Ja» ved spørsmålet «Ønsker du å legge disse varene til i varetelling?» 6. En tellekvittering for gjeldende kommer automatisk ut av bongskriveren. 7. Kontroller at varetellingen har gått over, og slett den eksisterende listen i CPT-terminalen før du begynner å telle videre. 8. Du skal telle og repetere de syv punktene ovenfor til du har talt alle varene i butikken din. Side 18
4.5.4 Varetelling uten CPT-terminal 4.5.4.1 Forberedelser før registrering av varetelling Foreta telling av varene du har i butikken etter dine normale rutiner. Ta med én av hver vare til kassaområdet, gjerne i flere omganger. 4.5.4.2 Registrering av varetelling i kassaprogrammet (salgspunkt) Foreta telling av varene du har i butikken etter dine normale rutiner. Gjør deretter følgende: 1. Ta med én av hver vare til kassaområdet, gjerne i flere omganger. 2. Skann inn varene du har foretatt telling på slik at disse legger seg i kvitteringslinjen med korrekt antall. Dette gjøres ved at du f.eks. skanner inn 10*varenummer. 3. Når varene er skannet inn, gå inn i «Lagerfunksjoner» under funksjonsmenyen «Adminverktøy». Velg deretter «Varetelling». 4. Velg «Ja» på spørsmålet om du ønsker å legge varene til varetelling. 5. Kvitteringsskriveren skriver nå ut varetellingskvitteringen mens kassabildet viser «Lager varetellingskvittering. Vennligst vent.» 6. Når kvitteringen er skrevet ut er kvitteringsbildet tomt, og klar for neste omgang med vareskanning. 7. Gjenta stegene 1-6 til du har talt alle varene i butikken. Figur 16: Hvordan registrere varetelling i kassaprogrammet Side 19
4.5.5 Videre behandling av varetelling i bakromsprogrammet 4.5.5.1 Inngående varetelling Videre behandling av inngående varetelling foregår i bakromsprogrammet (ERP BackOffice). Åpne opp funksjonspanelet «Inngående varetelling». I tabellen ser du oversikten over alle tellekvitteringene dine. Dobbeltsjekk at du har like mange kvitteringer i tabellen som du har fysiske kvitteringsutskrifter. Dersom du har flere kvitteringsutskrifter enn linjer i tabellen, kan dette skyldes at overføringen fra kassaprogrammet ikke har gått gjennom. Vent i et par minutter, og opptil 10 minutter og sjekk igjen. Dersom du har flere linjer i Figur 17: Registrering av inngående varetelling tabellen enn fysiske kvitteringer, kan det skyldes at én telleomgang har blitt registrert to ganger. Dobbeltsjekk at det ikke finnes doble registreringer på samme varer. Hvis antallene stemmer, kan man trykke på «Dann sammendrag og behandle tellekvitteringer for oppdatering av lageret». Dersom du er sikker på at du har talt alle varene i butikken, og alle tellelistene er overført til bakromsprogrammet, kan du velge «Registrert som inngående beholdning». Hvis du ønsker å registrere flere tellelister, velg «Tilbake». Du ny vil få et nytt varsel om at tidligere opptalt beholdning vil bli nullstilt. Ønsker du å fortsette? Velg «Ja». Figur 18: Sammendrag av varetellingen Side 20
Varetelling må være ferdigbehandlet innen 7 dager, første tellekvitteringen er registrert. I tilfellet du må etterregistrere en tellekvittering, må du velge «Fortsett varetelling» etter at du har registrert varene i den første tabellen. Da registreres denne nye tellelisten på den eksisterende varetellingen. Når varetellingskvitteringene er behandlet, vil funksjonspanelet «Inngående varetelling» vise en tom tabell. Figur 19: Etterregistrering av tellekvittering Dersom det ligger ubehandlede varetellingskvitteringer, vil må få opp varsel om at det ligger ubehandlede varetellingskvitteringer for butikken ved oppstart av bakromsprogrammet. Figur 20: Varsel om ubehandlede tellekvitteringer Når varetellingskvitteringene er alle behandlet vil man få varsel om at behandling er ferdig. Figur 21: Behandling av inngående varetelling er ferdig Side 21
4.5.5.2 Periodisk varetelling Videre behandling av inngående varetelling foregår i bakromsprogrammet (ERP BackOffice). Åpne opp funksjonspanelet «Periodisk varetelling». I tabellen ser du oversikten over alle tellekvitteringene dine. Trykk på «Initialiser»-tasten. Du får spørsmål om du «Ønsker du virkelig å nullstille?». Velg «Ja». Dobbeltsjekk deretter at du har like mange kvitteringer i tabellen som du har fysiske kvitteringsutskrifter. Dersom du har flere kvitteringsutskrifter enn linjer i tabellen, kan dette skyldes at overføringen fra kassaprogrammet ikke har gått gjennom. Vent i et par minutter, og opptil 10 minutter og sjekk igjen. Figur 22: Periodisk varetelling Dersom du har flere linjer i tabellen enn fysiske kvitteringer, kan det skyldes at én telleomgang har blitt registrert to ganger. Dobbeltsjekk at det ikke finnes doble registreringer på samme varer. Hvis antallet kvitteringer og linjer i tabellen stemmer overens, velg «Dann sammendrag, og behandle tellekvitteringer før oppdatering av lageret». Dersom du er sikker på at alle tellekvitteringer er registrert, velger du «Registrer som periodisk beholdning». Trykk «Ja» på spørsmålet «Det peridiskelageret registeret vil bli nullstilt. Ønsker du å fortsette? Dersom du må etterregistrere, følger du samme metode som beskrevet for inngående varetelling. PS! Husk å trykke på «Initialiser» før du danner sammendraget. Når alle varetellingskvitteringene er ferdig behandlet, får du beskjed om at behandlingen er ferdig. Figur 23: Sammendrag av varetellingen Side 22
4.5.6 Varetelling av medisiner og videre behandling av disse Medisiner (Paracet, Ibux, Otrivin, etc.) er merket med varetypen «Medisin» for at kassaprogrammet ved salg av disse skal varsle om at det kun er lov til å selge kun én av hver type medisinpakke om gangen. Ved varetelling av disse varene må man derfor overkjøre denne regelen slik at det er mulig å registrere flere antall av samme medisinvare i kvitteringsbildet. Når du registrerer med enn én stykk av samme medisinvare i kvitteringsbildet i kassprogrammet, får du følgende varsel: «Det er ikke tillatt å selge mer enn 1 stykk av denne varen til samme kunde.». For å overkjøre denne regelen, trykk på «Utfør varetelling». Nå er det mulig å registrere så mange varer du ønsker i kvitteringsbildet. Alle typer salgstransaksjoner (bank, kontant, CashGuard, kredittsalg) er sperret for når man har valgt «Utfør varetelling». Det eneste systemet tillater, er å utføre lagertransaksjoner (Adminverktøy Lagerfunksjoner Varetelling/Varemottak). Figur 24: Varsel medisinvare Figur 25: Varetelling medisin Side 23
4.6 Hvordan endre antall minutter for auto logout i kassen Gå inn på funksjonspanelet «Firmainformasjon» i bakromsprogrammet. Dobbeltklikk på kassepunktet (ST/SU). Angi antallet minutter i feltet «Auto logout varighet i minutter» til det du ønsker. Avslutt med å «Lagre». Figur 26: Firmainformasjon Side 24
4.7 Hvordan skrive ut etiketter 4.7.1 Hent opp HKs nye mal på etiketter MIX Servicekontor har per 1. oktober 2014 utarbeidet en ny etikettmal. For utskrift av etiketter på ny mal, anbefales at eldre etikettmaler slettes, og ny mal hentes opp. Start med å hente opp funksjonspanelet «Etiketter og plakater». Nederst i dette panelet finner du en knapp som heter «Skriv ut etiketter». Trykk på knappen. I oversikten til høyre vil det ligge eldre etikettmaler. Slett disse malene. Figur 27: Slette gamle etikettmaler Side 25
Når oversikten til høyre er tom, trykker du på knappen «Synkronisere etikettmal». Du vil få en bekreftelse på at du har hentet opp siste oppdaterte etikettmal fra HK. Gå deretter «Tilbake». Figur 28: Synkronisere etikettmal mot HK 4.7.2 Plasser etikettarkene riktig i printeren Etikettarkene har en toppmarg som er et par millimeter kortere enn bunnmargen. Toppmargen er 21 mm. Bunnmargen er 25 mm. Pass på å legge arkene korrekt i printeren slik at etikettene kommer ut riktig med tanke på retning ift. topp- og bunnmarg. Figur 29: Etikettpapir Side 26
4.7.3 Utskrift av etiketter Etikettarkene har en toppmarg som er et par millimeter kortere Nå kan du velge hvilke utvalg av varer du ønsker etikettutskrift på. Det er mulig å søke på varer i søkelinjen, «velge alle» (klikk på kolonneoverskriften «velg»), eller et utvalg av varer. Trykk «Skriv ut etiketter». Klikk på etikettmalen. Trykk «Skriv ut etiketter». En ny boks kommer opp, og viser forhåndsvisning for utskrift av etikettene. Herfra kan du trykke på «printer»-ikonet i øvre venstre hjørne og skrive ut etikettene på din printer. Figur 30: Utskrift av etiketter Side 27
4.8 Hvordan få utskrift til kjøkkenskriver av visse varer/varegrupper Utskrift på kjøkkenskriver vedvaresalg kan defineres varegruppenivå og varenivå. Dersom din butikk ønsker utskrift til kjøkkenskriver ved salg av alle varer som ligger i varegruppen «Fastfood», så kan man definere utskrift på varegruppenivå. Dersom du ønsker utskrift til kjøkkenskriver på et fåtall varer innenfor en varegruppe, må du definere utskrift til kjøkkenskriver på varenivå. Utskrift til kjøkkenskriver må konfigureres av butikken selv. Dette skyldes at kjøkkenskriveren er unik per butikk (tilsvarende printer). Dersom du har bestilt kjøkkenskriver, vil programvaren for kjøkkenskriveren (driver) være ferdig installert. 4.8.1 Utskrift til kjøkkenskriver på varegruppenivå For å definere utskrift til kjøkkenskriver på varegruppenivå, må man gå inn i funksjonspanelet «Varegruppe» i bakromsprogrammet. Søk opp den aktuelle varegruppen. Velg «Kjøkkenskriver» i rullegardinen til høyre. Avslutt med å «Lagre». Figur 31: Varegruppe og utskrift til kjøkkenskriver Side 28
4.8.2 Utskrift til kjøkkenskriver på varenivå For å definere utskrift til kjøkkenskriver på varenivå, må man gå inn i funksjonspanelet «Vareregister» i bakromsprogrammet. Søk opp den aktuelle varen. Velg «Kjøkkenskriver» i feltet for «Kjøkkenskriver» i «Varedetaljer»-boksen. Avslutt med å «Lagre». Her vil «kjøkkenet» få utskrift på kjøkkenskriver når en kunde har kjøpt en is med strøssel. Dersom samme kunde også har kjøpt f.eks. pinneis fra Hennig-Olsen, vil dette ikke komme på kjøkkenskriveren. Kun definerte varer i varegruppen «6301 ISKREM OG TILBEHØR» vil komme ut på kjøkkenskriver. Figur 32: Varer og utskrift til kjøkkenskriver Side 29
4.9 Hvordan kalibrere touchskjerm på kasse-pcen Kalibrering av touchskjerm kan ofte hjelpe dersom du synes at touchskjermen ikke er presis i forhold til hvor du trykker på skjermen med fingeren. For å kalibrere touchskjermen, må du finne ikonet til høyre på Skrivebordet. Dobbeltklikk på dette ikonet. Gå inn på «Tools» (Verktøy), og velg «4 Points Calibration» Figur 34: Kalibreringsverktøy Figur 33: 4 Points Calibration Når du har valgt «4 Points Calibration», vil bakgrunnen til PC-skjermen være hvit. I alle hjørnene til skjermen, vil du få beskjed om å trykke i midten av den røde sirkelen til den grå sirkelen sier «OK». Du skal ikke trykke på den grå sirkelen med tall i. Når dette er gjort for alle fire hjørner på skjermen, kan du åpne kassa- og bakromsprogrammet og bruke touchskjermen som normalt. Forhåpentligvis er fingeravtrykket mer presist enn tidligere. Side 30
4.10 Hvordan endre budsjettert bruttofortjeneste for en varegruppe Åpne opp funksjonspanelet «Varegruppe» i bakromsprogrammet. Følg stegene som beskrevet i figuren nedenfor. Figur 35: Hvordan endre budsjettert bruttofortjeneste for en varegruppe Side 31
4.11 Hvordan endre salgsprisen for et utvalg varer i vareboken Åpne opp funksjonspanelet «Vareregister» i bakromsprogrammet. Følg stegene som beskrevet i figuren nedenfor. Figur 36: Hvordan endre salgsprisen for et utvalg varer i vareboken Side 32