KONTRAHERING AV ARKITEKTER TIL OFFENTLIGE OPPDRAG - Eller: Kjøpes arkitektur i meter og kilo? Foredrag ved Difi-konferansen 2. november 2010 ved Konkurransesjef Per Rygh Norske Arkitekters Landsforbund Innledning Arkitekttjenester er i det alt vesentlige å betrakte som intellektuelle ytelser. Det handler om kreativt, skapende arbeide, som oftest med oppgavestillinger som innebærer avveining mellom en rekke ulike krav og alternativer, der en lang rekke ulike løsninger er mulig. Det konkrete resultat av arkitektens arbeide lar seg som oftest ikke på forhånd beskrive fra oppdragsgivers side, bortsett selvfølgelig fra de krav, behov og økonomiske rammer resultatet skal realiseres innenfor. Ofte vil det endelige resultat være ganske annerledes enn hva man som oppdragsgiver og fremtidig byggherre har evnet å se for seg. Av denne grunn er anbudskonkurranser sjelden en velegnet konkurranseform for tildeling av arkitektoppdrag. Konkurranseformer Som dere vet tilbyr Anskaffelsesforskriften 3 ulike prosedyrer for kjøp av tjenester: - Anbudskonkurranse (åpen eller begrenset) - Konkurranse med forhandling (i ett eller 2 trinn) - Plan og designkonkurranse (åpen eller begrenset)
I tillegg finnes det som heter Konkurransepreget dialog, men denne formen tillates bare benyttet i helt spesielle situasjoner. Da jeg antar at de 2 første formene er rimelig godt kjent for dere, velger jeg her å legge hovedvekt på Plan- og designkonkurransen, en konkurranseform som avviker vesentlig fra de øvrige konkurranseformer, og som tilsvarer det vi normalt betegner som Arkitektkonkurranse. La meg likevel først knytte noen ord til de 2 første formene. En anbudskonkurranse kan som dere vet ha 2 former, bestanbud eller lavest pris. Det kunngjøres årlig omlag 250 anbudskonkurranser om arkitekttjenester årlig i Norge, de aller fleste er åpne. Og: Så godt som alle er basert på bestanbud. Jeg kjenner bare til Fredrikstad kommune, som på bakgrunn av et politisk vedtak konsekvent holder seg til lavest pris som eneste kriterium. Heldigvis har det store flertall av erfarne innkjøpere forstått at rene priskonkurranser på utførelse av arkitekttjenester er svært lite hensiktsmessig. I bestanbudskonkurransen opererer man med flere konkurransekriterier i tillegg til pris (honorar). Faktisk trenger ikke prisen inngå i det hele tatt, man kan konkurrere om kompetanse alene, det er likevel snakk om en anbudskonkurranse. Men normalt tar man med kriterier som for eksempel: - firmaets kompetanse og erfaring - tilbudte saksbehandleres kompetanse og erfaring - firmaets kapasitet - relevante utførte tidligere prosjekter - oppgaveforståelse Ofte er det hensiktsmessig å angi en vekting av de ulike kriteriene. Da ligger tilbudt honorar gjerne på ca. 30 35 % av den samlede vurdering, slik vi for eksempel ser i Statsbyggs anbudskonkurranser. Konkurranse med forhandling avviker vesentlig fra en anbudskonkurranse, i og med at anbudskonkurranser jo ikke tillater forhandlinger overhode. Det er altså en mer fleksibel form for konkurranse, som absolutt kan være velegnet ved konkurranse om tjenesteoppdrag, der man jo som tidligere sagt vanskelig kan presisere oppgaven med den presisjon som et anbud gjerne krever.
Mange vil kanskje hevde at Konkurranse med forhandling ikke er tillatt ved oppdrag over øvre terskelverdi. Det er ikke riktig. Det foreligger flere unntak på denne hovedregelen, og i denne forbindelse er det naturlig å peke på følgende bestemmelse: 14-3. Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring (1) Oppdragsgiver kan benytte konkurranse med forhandling ved tildeling av kontrakter etter å ha offentliggjort en kunngjøring i henhold til 18-3 (kunngjøring av konkurranse), jf. 18-1 (fremgangsmåten ved kunngjøringer) i følgende tilfeller: c) ved tjenestekontrakter hvor tjenestene som skal leveres er av en slik art at det ikke i tilstrekkelig grad kan fastsettes så nøyaktige spesifikasjoner, at valg av det beste tilbudet kan skje etter reglene for åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Dette gjelder særlig tjenesteytelser i vedlegg 5 (prioriterte tjenester) kategori 6 (finansielle tjenester) og intellektuelle tjenesteytelser, som for eksempel tjenesteytelser vedrørende prosjektering av arbeid, eller Så til Plan- og designkonkurransen. 4-2. Prosedyrer I denne forskrift menes med: g) plan- og designkonkurranse: anskaffelsesprosedyre som for eksempel på områdene arealplanlegging, byplanlegging, arkitektog ingeniørarbeider eller databehandling, gjør det mulig for oppdragsgiver gjennom en konkurranse, med eller uten premiering, å få utarbeidet en plan eller design som deretter kåres av en jury. Juryens avgjørelse kan være bindende eller innstillende, Det karakteristiske ved denne konkurransetypen er at man velger det beste prosjektet (og følgelig det firma som har utformet dette forslaget), ikke som i anbudskonkurranser at man velger det firma som man antar er mest tjenlig å velge og så håper at dette firma kan komme til å lage et godt prosjekt.
På denne måten skaffer man seg på et tidlig tidspunkt et godt beslutningsgrunnlag. Man får flere gode forslag å velge mellom, i en åpen konkurranse svært mange, man er ikke avhengig av at ett firma som har vunnet en anbudskonkurranse over tid skal utvikle flere ulike alternativer. I Norge avholdes det årlig 40 50 PD-konkurranser om offentlige oppdrag. De aller fleste er begrensede konkurranser, men 8-10 er åpne. Konkurranseobjektene varierer i type og størrelse, fra nytt Nasjonalmuseum, Munchmuseum eller operabygg i Kristiansund til barnehager, små utescener og kraftmaster. Hva kjennetegner en PD-konkurranse En PD-konkurranse dreier seg altså om at flere firmaer samtidig utarbeider forslag til løsning, det være seg utforming av et nytt bygg eller en planoppgave, på grunnlag av et konkurranseprogram. Disse forslagene leveres inn innen fastsatt frist i anonymisert stand og blir bedømt av en jury som er uavhengig av konkurransedeltakerne. Juryen kårer konkurransens vinner og premierer eller rangerer en eller flere av de øvrige. Deretter åpnes de innleverte navnekonvolutter og deltakernes identitet avdekkes. Juryen bør være bredt sammensatt og forskriften krever at min. 1/3 av antall jurymedlemmer har samme kompetanse som konkurransedeltakerne, altså i denne sammenheng være arkitekter. Juryen utarbeider en grundig rapport der deres vurderinger og konklusjoner er nedtegnet og avgir en innstilling om det videre arbeide med prosjektet, herunder hvilket firma (fortrinns vinneren) som bør tildeles prosjekteringsoppdraget. Selve PD-konkurransen inneholder normalt ikke noe tilbud på honorar for utførelse av det etterfølgende oppdrag. Å fastsette dette overlates til forhandlinger mellom oppdragsgiver og vinner etter konkurransens avslutning. I noen tilfeller ønsker man likevel å inkludere honorartilbud allerede i konkurransefasen. Da er det vanlig å benytte det vi gjerne kaller 2-konvolutt systemet. Da foreligger honorartilbudet i en separat, lukket konvolutt som juryen åpner først etter at de har protokollert sin
bedømmelse av de innleverte forslag og rangert disse. Man åpner så konvoluttene og vurderer tilbudene sett i forhold til den kvalitative vurdering som allerede er foretatt. Da kan rent teoretisk den situasjon oppstå at man Innstiller på at en annen enn konkurransens vinner blir tildelt det etterfølgende oppdrag, men dette skjer svært sjelden. Premier/honorar Selv om forskriftens definisjon åpner for at en PD-konkurranse kan foregå uten premiering, skjer dette heldigvis aldri i Norge. Dersom man gjorde det, ville man garantert ikke få noen kvalifisert deltakelse. Man skal huske på at det man ber om i en arkitektkonkurranse er et meget betydelig arbeide som krever tid, kompetanse og innlevelse i den aktuelle situasjon og oppgavestilling. Man spør ikke etter allerede foreliggende løsninger som en slags hyllevare. I en åpen konkurranse opererer man gjerne med en samlet premiepott som juryen så etter eget skjønn fordeler på et antall av de beste utkastene. I en begrenset konkurranse derimot, er den helt dominerende metoden i dag at alle de utvalgte deltakere mottar et på forhånd fastsatt likt honorar, forutsatt at de leverer det materiale som er krevet i programmet. Av og til setter man opp et ekstra beløp som tilfaller vinneren som en slag ekstra gulrot. Etter vår vurdering er dette ikke nødvendig, for det er jo det å bli tildelt det etterfølgende oppdrag som er den egentlige premie, og det som gjør at man som oftest nedlegger en innsats verdt minst 2-3 ganger det honorar som er avtalt. Prekvalifisering Noen ord om prekvalifisering, altså den utvelgelsesprosess som innleder en begrenset konkurranse, enten det er anbud- eller Plan- og designkonkurranse. Som oftest resulterer er Doffin-kunngjøring i 20 40 søknader om deltakelse i en begrenset konkurranse, dersom opplegg og betingelser er tilfredsstillende. Å sette opp fornuftige kriterier for hvem av disse som skal velges ut er viktig. En god sammensetning av deltakerne, oftest 4-6 kan være
vesentlig for et vellykket konkurranseutfall. Det er i denne sammenheng viktig å huske på at en prekvalifisering ikke er en konkurranse i seg selv. Det er ikke slik at oppdragsgiver er pliktig til å finne frem til de av søkerne som er objektivt sett best kvalifisert. Det handler om å identifisere de av søkerne som er gode nok, og blant disse igjen bruke et saklig skjønn for å finne den gruppe deltakere man anser seg best tjent med å ha med seg. Anskaffelsesforskriftens veileder benytter her uttrykket en dynamisk sammensetning av deltakergruppen. Med det tenker vi på at deltakerne bør være ulike både i forhold til geografi, alder, firmastørrelse, faglig ståsted, osv.., fordi man da må anta at konkurransebesvarelsene vil komme til å belyse oppgavestillingen på en bredest mulig måte. Gjennomføring av en PD-konkurranse For mange vil kanskje det å arrangere en PD-konkurranse fremstå som noe veldig usikkert og krevende. Vi skal ikke legge skjul på at det medfører betydelige arbeide og kostnader, men gevinsten er gjerne desto større. Det er da også slik at man lett kan skaffe seg den nødvendige assistanse i en slik prosess, dersom man ikke har de nødvendige ressurser i egen stab. En rekke arkitektfirmaer og konsulentfirmaer har betydelig erfaring med å påta seg denne type oppdrag. Dessuten er det altså slik, for å avslutte med litt reklame, at NAL har et eget Konkurransesekretariat, som vi driver sammen med næringsorganisasjonen Arkitektbedriftene i Norge, som dere gjerne kan kontakte for gode råd og bistand.