Referat for møte i Tjøme kirkelige fellesråd Torsdag 13. mar. 2014, kl.14.00 Tjøme kirkestue Tilstede: Forfall: Svein Byholt, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Lissbeth Sundby, Marit Monsen, Bente Pedersen, Brooke Bakken, Ordfører John Martiniussen Inga Bryde Claus (B): beslutningssaker (O):orienteringssaker Saksliste Åpningsord ved Svein Byholt: Introduksjon til ny biskop Per Arne Dahl og Eivind Skeies En faste salme 10/14 Innkalling, dagsorden og referat (møtebok) (B) Innkalling, dagsorden og referat ble godkjent som fremlagt. 03/14 Orgel i Hvasser kirke (O) Fremdrift: Orgelprosjektet er vel undervei. I møte er det vist bilder fra kirkerommet etter styrking og endringer til galleri og av orgel i produksjon i Tyskland. Orgelbygger ankommer Norge på førstkommende søndag og installasjon starter som planlagt fra mandag 17.03. Økonomi: Vedtektene fra TKF sak 05/13, 11.april.2013 var opplest og er fortsatt gjeldene for prosjektet: Pkt. 3. TKF vedtar videre å benytte inntil NOK 250.000 eks mva ved å belaste likviditetskontoen og benytte disposisjonsfondet til oppgjør for orgelprosjektet i Hvasser kirke. Pkt. 4. TKF vedtar videre å benytte inntil NOK 450.000 ved å midlertidig belaste likviditetskontoen og benytte disposisjonsfondet til mva-utlegg. MVA kompensasjon går i sin helhet tilbake til finansiering av prosjektet. Frem til 10.03.2013 har det påløpt 1.428.082 kr i kostnader relatert til orgel og nødvendig bygningsmessige endringer. Totale kostnad for prosjektets er fortsatt estimert til mellom 1,75 og 1,8 mnok (eks. MVA) og avhenger av EUR kurs utvikling. Finansiering av orgelet kommer fra innsamlede midler og bidrag fra TKF for nødvendig bygningsmessige endringer. I overkant av 1,5 mnok er samlet inn i gaver, bidrag og salg av litografi, og innsamling fortsetter. Resterende midler er vedtatt brukt fra disposisjonsfond. Risiko: Prosjektet har frem til dags dato gått etter planen. Økonomisk risiko ligger hovedsakelig i EUR kurs utvikling og uforutsette kostnader i forbindelse med den tekniske installasjonsperiode. Teknisk risiko gjenstår i forhold til integrasjon av orgelet i kirkerommet. I installasjonsperiode er det flere som vil jobbe i kirkerommet samtidig: maler, elektriker, byggmester, og orgelbygger, og mye skal klaffe.
Tidsmessig har prosjektet gått etter planen, og det er ikke tegn til at tidsplan ikke skal holde. 11/14 Tilstandsrapport for e (O) Tilstandsanalyse med tiltak og kostnadsoverslag er utarbeidet av Taksthuset Vestfold ved Helge Semb. I perioden 2004-2006 ble det utført vesentlig restaureringsarbeid i Tjøme kirke og utbedringer i Hvasser kirke. Det er nå 10 år siden den siste tilstandsrapport var utarbeidet. Rapporten er delt per kirke, og tiltak er kostnadsestimert og listet i prioritert rekkefølge. For Tjøme kirke er totale kostnader estimert til 451.000 kr, og for Hvasser kirke er kostnader estimert til 221.000 kr (inkl mva). Vedlikeholdsarbeid omtaler vedlikehold til byggets skall (utvendig), innvendig struktur, og inventar. Se også utsendt rapport for spesifisering av tiltak. 12/14 Prioriterte tiltak (B) I flere år har det pågått en kartlegging over eiendomsmessige behov. Høsten 2011/vinteren 2012 foretok Fellesrådet befaringer på alle eiendommene med sikte på å få en oppdatert oversikt over behov knyttet til eiendomsmassen. I 2011 er det innhentet tilstandsanalyse med prioriterte tiltaksliste for forsamlingshus Fredtun, og det er nå også utarbeidet en tilstandsanalyse for e. Alle tiltak som er påpekt og anbefalt er nå konsolidert i prioriterte tiltaksliste. Se også vedlagt liste over alle tiltak. I tillegg til orgelprosjekt i Hvasser kirke og toalettbygg på Gjervåg gravlund, prioriteres følgende tiltak i 2014 i tabellen under (ikke i prioritert rekkefølge). Utføring av tiltak er avhenging av at det finnes tilstrekkelig økonomi. Tiltakene er vedlikeholdsarbeid og deretter må dekkes over driftsbudsjett. Eiendom Tiltak Beløp Gravplassene 1. Bolting prosjekt Utlegg, viderefaktureres Gravplassene Gjervåg Fredtun Hvasser kirke 2. Beskjæring av trær langs allé 3. Drenering: Avfukter til kjelleren 4. Hengsle om dør (evakuering) 5. Pusse/male døpefont og lesestol 6. Skifte ut råteskadet kledning 7. Bedre lufting i grunnmur /under 14.000 15.000 6.000 10.000 33.000 15.000 25.000
Tjøme kirke 8. Male bårehus 9. Takrennenedløp kobles til avløpsrør/bedre avledning av vann fra 10. Bedre lufting i kryperommet under 11. To nye el-kurser med uttak i koret 24.000 41.500 13.000 Totalt, inkl. mva 196.500 04/14 Regnskap per 31.12.13 (B) Se vedlagt årsrapport og regnskap. Resultat for året er et mindreforbruk på kr 212.591, som tilsvarer 3 % av totalbudsjett. I hovedtrekk skyldes mindreforbruk vesentlig lavere pensjonskostnader enn budsjettert, lavere strømkostnader enn forventet og høyere renteinntekter enn forventet. Det foreslås å bruke mindreforbruk til å utføre tiltak relatert til vedlikeholdsetterslep på kirkelig eiendom. a) Regnskap og årsrapport 2013 godkjennes under forutsetning av en ren revisjonsberetning. b) Under forutsetning av godkjent revisjonsrapport disponerer TKF 2013 mindreforbruk kr 212.591 til styrking av 2014 driftsbudsjett. Styrket driftsbudsjett brukes til utføring av prioriterte vedlikeholdstiltak på kirkelig eiendom listet i vedtak 12/14. 05/14 Interkirkelig samarbeid over kommune grenser (O) Diskusjon ledet av fellesrådsleder. Kirkevergene på Tjøme, Nøtterøy, og Tønsberg møter igjen 18.03. og diskuterer samarbeid over kommunale grenser. I første omgang er det Nøtterøy og Tjøme som diskuterer samarbeid på gravferdsoppgaver og administrative oppgaver. 13/14 Daglig leders orientering (O) - Arbeid i administrasjonsutvalget (10% klokker stilling på Hvasser, stillingsbeskrivelser, menighetssekretær stilling) - Gravferdsavgiftsutvalg har utgitt NOU 2014:2 Lik og likskap. Følgende konklusjoner fra utredningen ble presentert: o Kremasjonsavgift fjernes. o Alle gravleggelser skal utløse 20 betalingsfrie år.
o Fordi folk er knyttet til flere steder, skal det ikke bli krevd betaling for gravleggelse for mennesker som ikke bor i soknet. o Festeavgiften skal fortsatt bli fastsatt lokalt, men skal være den samme for alle festede graver innenfor kommunen. o Dersom utredningskonklusjoner blir iverksatt i lov og forskrift er konsekvensen at kirkelig fellesråd har færre inntektskilder, og mindre inntekter til å finansiere gravferdsvirksomhet. - Navnet minnelund er en kommende trend i Norge. En navnet minnelund er et offentlig gravsted med et felles gravminne for flere. Oftest er dette et urne gravsted. Avdødes navn, samt fødsels- og dødsdato monteres på et felles minnesmerke. Minnelund stelles av gravplassbetjening. Daglig leder utarbeider en sak om dette til senere møte. - Strategikonferanse 1.april i Drammen. To medlemmer fra rådet deltar i tillegg til daglig leder. - Registrering av inventar i kirkebyggdatabasen pågår både på Hvasser og Tjøme. - Orienteringsmøte med rådmann 19.03. 14/14 Reguleringsplan for Fredtunveien 3 (O) Reguleringsplan for naboeiendom til Fredtun er lagt ut til offentlig ettersyn med frist 28.mars. Hovedformålet med planen er tilrettelegging for bygging av tre 4- mannsboliger med tilhørende garasjer. Planområdet er 3,3 dekar. Saksdokumentasjon finnes på Tjøme kommunes nettside: https://www.tjome.kommune.no/nyheter/forslag-til-reguleringsplan-forfredtunveien-3-tjome-kommune-offentlig-ettersyn.aspx Kirkevergen presiserer igjen merknader som er sendt i tidligere nabovarsel perioder. Bemerkningene omhandler: 1) støy og høy musikk fra forsamlingshus Fredtun, 2) sterk fortetning av området, 3) lokasjon av lekeplass og gjerde, 4) bygging forutsettes fire meter fra grensen, 5) kjøring over og parkering på Fredtun tomt, og 6) behov for gjerde eller fysisk sperre mellom tomtene. I tillegg bemerkes det at tungtrafikk kjører over Fredtunveien og behov for å reparere skader i veien etter bygningsarbeid. 15/14 Barnebord til Tjøme kirke (B) Som en del av trosopplæring virksomhet er det nå installert barnebord og 2 benker i Tjøme kirke. Bjørn Ahlgren har laget møblene tilpasset til kirkerommet og kostnad beløper seg til kr 7.290. Trosopplæringsregnskap for 2013 resulterte i et lite overskudd i 2013 som er avsatt på bundet fond. Kostnader relatert til møblene er foreslått dekt fra Trosopplæring bundet fond. Kr. 7.290 fra Trosopplæring bundet fond (55199009)benyttes til kjøp av barnebord og benker til Tjøme kirke. Midlene overføres fra likviditetskonto (51020009) til drift.
16/14 Gjervåg gravlund toalettbygg (O) Eventuelt I arbeid med å skrive anbudsdokument er det behov for arkitekttegninger. Videre vil det også være behov for detaljtegninger for bygget. Tjøme kommunes prosjektleder har innhentet tilbud fra arkitektfirma Ola Roald i Tønsberg. Tilbud er for skisser, søknadsunderlag, funksjonsbeskrivelse men ekskluderer oppfølging i byggeperioden. Dette gjøres på timepris til cirka kr 53.000 eller til fastpris for kr 62.000 (eks mva). 17/14 Varmepumpe på Fredtun (B) Varmepumpe på Fredtun har sluttet å fungere og den bør erstattes for å holde tilstrekkelig varme i storsalen. Det er innhentet tilbud fra Bergans Mekanikk og kjøp av varmepumpe inkludert installasjon er priset til kr 12.800 eks mva. Fond Fredtun vedlikehold, utbedring og oppgradering (55699012) benyttes til å kjøpe varmepumpe; dette finansieres ved å belaste bankkonto Fredtun og selvassuranse (51020010). 18/14 Samarbeidsavtale med kommune og kirkelig fellesråd (O) For å holde et godt samarbeidsklima mellom kirkelig fellesråd og kommunen, har Flå kommune og Nes kommune inngått en formell samarbeidsavtale med Flå og Nes kirkelige fellesråd. Kirkevergen orienterte kort om avtalen og målsetning. Saken settes på agenda til neste TKF møte. 17.mar.2014 Odd Andreassen Leder