Referat fra møte i. Tirsdag 02. sep. 2014, kl Tjøme kirkestue

Transkript

1 Referat fra møte i Tjøme kirkelige fellesråd Tirsdag 02. sep. 2014, kl Tjøme kirkestue Tilstede: Lyder Verne, Inga Bryde Claus, Odd Andreassen, Ordfører John Martiniussen, Marit Monsen, Bente Pedersen, Brooke Bakken (B): beslutningssaker (O):orienteringssaker Saksliste Åpningsord ved Lyder Verne: Bibeltekster for 13.søndag i treenighetstiden: Matt 25, /14 Innkalling, dagsorden og referat Innkalling, dagsorden og referat ble godkjent. 32/14 Ny kommunal representant fra (O) John Martiniussen tar over som kommunal representant til TKF med virkning fra /14 Sogneprest stilling (O) Sogneprest Svein Byholt sluttet i sin stilling fra 1.september. Stillingen er utlyst på bispekontorets nettside, samt på kirkens rekrutteringsportal (kirkejobb.no), NAV, og TKFs nettside. Søknadsfrist er 7.september. Neste bispedømmerådsmøte (tilsettingsinstans) er 8.oktober. 05/14 Interkirkelig samarbeid over kommune grenser (O) Punkter fra orienteringssaken: TKFs vedtak fra tidligere gjelder utredning av samarbeidsområder (ikke sammenslåing) mellom kirkelige fellesråd mellom Nøtterøy og Tjøme. Det eksisterer allerede samarbeid på enkelte tiltak. Utredning av samarbeidsområder er utsatt fra tidligere men forventet å fortsette igjen fra senere i høst. Ny kirkeverge Merete Stensrød Allum begynte hos Nøtterøy kirkelige fellesråd Kommunal representant orienterte om pågående politisk prosess. Det utredes to alternativer: sammenslåing av Tjøme og Nøtterøy, og sammenslåing av Tjøme, Nøtterøy og Tønsberg. Saken behandles av kommunestyre i oktober. 16/14 Toalettbygg på Gjervåg gravlund (O) Utkast av anbudsdokument forventes å være klar i uke 38. Kommunens prosjektleder følger opp prosessen. 19/14 Samarbeidsavtale mellom kirke og kommune (O) Avtalen ble vedtatt i juni møte. Den sendes videre til rådmann for saksbehandling til formannskapet.

2 35/14 Daglig leders orientering (O) - Kirkebyggdatabasen - inventar i Tjøme kirke. Tjøme kirkes Kirkeringen har kartlagt mye av inventar i Tjøme kirke med mål, bilder og informasjon. Informasjon er nå lagt inn i sentral register Kirkebyggdatabasen. - Sommerhjelp i 60 % stilling i perioden mellom 15.juni 15.august har fungert bra mens kirkegårdsbetjening har avviklet ferie. - Gravferdsstatus. - Kirketjener kurs. Lucian Riti tar nettbasert kirketjener kurs som er en del av Kirketjenerskolen fra KA. Hovedtemaer er el-anlegg, vedlikehold og bygg, og renhold. - Etter Alpha åpen møte med biskop Per Arne Dahl 07.okt. på Fredtun - Tariffavtale 2014 / lønnsendring er godkjent fra KA. - Mulighet for Gjennestad skoleprosjekt/samarbeid. I vedlikeholdsplan for Fredtun fra 2011 er det påpekt behov for opparbeiding av tomt. Barne- og ungdomsutvalget har lenge prioritert en oppgradering av tomta til uteaktiviteter. Gjennestad anleggsgartner linje er kontaktet i forbindelse med mulighet for skoleprosjektsamarbeid. - Fellesdag i prostiet 24.september avholdes i Eik kirke. Fokus er kirken i endring og mennesker i endring. Blant annet holder Coach og trosopplæringsmentor Toril Nygreen Grave, og ny Biskop Per Arne Dahl innlegg på dagen. - Lik og likskap høring, notat fra KA. Flere av forslagene vil redusere inntektsgrunnlaget for TKF dersom de blir innført. TKF leverer ikke høringssvar til notatet. 36/14 Fredtun utleie på ukentlig basis (B) TKF har fått henvendelse om ukentlig utleie av Fredtun. Fredtun har noe ledig kapasitet på dagtid på mandager, tirsdager, torsdager og fredager. Fredtun AU har deretter drøftet betingelser og forutsetninger for ukentlig leie og foreslår vedlagt leieavtale til formålet. 1. TKF vedtar utleieavtalen for ukentlig utleie som det foreligger. 37/14 Trosopplærer stilling (B) TKF vedtar å fortsette med 60 % fast trosopplærer stilling. Dersom lønnsmidler i fremtiden overstiger statstilskudd til trosopplæring må stillingsbrøk vurderes. 38/14 Budsjett 2015 (B) Se vedlagt budsjett (talloppstilling), budsjettnotat, og trosopplæringsbudsjett.

3 1. TKF vedtar budsjettet for 2015 som det foreligger. Ved behov for mindre endringer (+/ ) har daglig leder fullmakt til å foreta endringene i dialog med fellesrådets leder. 2. TKF vedtar fremlagt trosopplæringsbudsjett for 2015 for Tjøme og Hvasser. 39/14 Tjøme kirkegård, Syd datakvalitet i gravferdsregister (B) Tjøme Syd er den eldste gravplass TKF forvalter. Datakvalitet i gravferdsregister for Tjøme Syd har behov for kvalitetssikring. Det er nylig opprettet tilgang til gravferdsdatabase på Ipad slik at det er enklere tilgang til informasjon mens man befinner seg på selve kirkegård. Datakvalitetsarbeid krever kjennskap til gravferdslover og forskrifter, samt medlemsregister og gamle arkiver og avtaler hos TKF. Det foreslås å øke stillingsbrøk med 20 % for menighetssekretær i en 3-måneders periode for å gjennomføre arbeidet. TKF vedtar å øke menighetssekretærs stilling med 20 % frem til for å gjennomføre datakvalitetsarbeid for gravregister for Tjøme Syd. 27/14 Tilsyn av elektrisk anlegg (B) Skagerak Energi kom på varslet tilsyn av elektrisk anlegg i kirkelige eiendommer i mai. Tilsyn var både teknisk og systemrettet (intern kontroll). Det er inngått avtale med Tjøme El-Installasjon for retting av tekniske avvik og for utskiftning av elektrisk anlegg i Tjøme kapell. For systemrettet avvik kreves det at organisasjon inngår avtale om internkontroll med et firma som utfører dette. I praksis betyr dette at en el-leverandør skal jevnlig kontrollere at systemet fungerer etter hensyn og at TKF har oppdatert dokumentasjon på systemet, rutiner og avvik. Tre leverandører er forespurt om pris for en slik avtale. TKF inngår avtale med Elektriker Per Johansen AS (Nøtterøy) for internkontroll av elektrisk anlegg. Kostnader knyttet til dette er beregnet til eks. mva og disse vil inngå som en del av driftsbudsjett. 12/14 Prioriterte tiltak 2014 (B) I mars ble det vedtatt prioriterte vedlikeholdsområder for Status for tiltak på alle eiendommer unntatt Tjøme kirke: Eiendom Tiltak Beløp (estimat) Status Gravplassene (Tjøme Nord, 1. Bolting prosjekt Utlegg, viderefaktureres Datakvalitet (lister) sikret.

4 Gjervåg, Hvasser) Gravplassene Gjervåg Fredtun Hvasser kirke 2. Beskjæring av trær langs allé 3. Drenering: Avfukter til kjelleren 4. Hengsle om dør (evakuering) 5. Pusse/male døpefont og lesestol 6. Skifte ut råteskadet kledning 7. Bedre lufting i grunnmur /under kirken 8. Male bårehus Utføres av steinhoggeri i september. Faktureres av TKF i oktober Utført til budsjettpris Avfukter gitt i gave til Fredtun hus. Ingen kostnader Utført. 5. Døpefont malt. Lesestol maling pågår Inngått avtale, forventes utført i oktober. 8. Skraping påbegynt av TKF stab. Tjøme kirke I samarbeid med Riksantikvaren er det anbefalt noen endringer til rekkefølge for utførselen av prioriterte tiltak relatert til Tjøme kirke. De aller fleste tiltak på Tjøme må søkes Riksantikvaren om. På tiltak som krever graving på middelalderkirkegrunn er det også nødvendig å involvere arkeolog for å sikre arkeologiske spor. 9. Takrennenedløp kobles til avløpsrør/bedre avledning av vann fra kirken 10. Bedre lufting i kryperommet under kirken Fremgangsmåte må kartlegges og evt. omsøkes. 10. Avventes. Dette etter anbefaling fra RA. 11. To nye el-kurser med uttak i koret 12. NY i 2014: Reparasjon av råteskader i klokketårnet på Tjøme, inkludert Uføres ifm retting av el-avvik. 12. Anbefalt av RA å rette snarest. Se også sak 39/14 for fullstendig detaljer.

5 kalkbehandling av vegger Totalt, inkl. mva a) TKF tar anbefaling fra Riksantikvaren om Tjøme kirke til følge og avventer bedre lufting i kryperommet under kirken. TKF prioriterer heller i 2014 å reparere råteskader i klokketårnet. b) Daglig leder får fullmakt til å justere internt i driftsbudsjett for å dekke inn overskytende kostnader tilsvarende cirka kr (i forhold til avsatt vedlikeholdsmidler fra 2013 overskudd). 39/14 Råteskader i klokketårn på Tjøme kirke (B) I tilstandsrapport er fuktighet og råteskade i klokketårnet på Tjøme kirke påpekt som nødvendig å reparere. I sommer er det kartlagt at det er gråråte som forårsaker skaden etter analyse fra Mycoteam AS. Videre er det kartlagt omfang av råteskade i en rapport fra rådgiver Frank Berg. I tillegg til beskrivelse av skadeomfang inneholder rapporten forslag til reparasjonsmetode med kostnadsprognose. Søknad om reparasjon er sendt til RA. Etter godkjenning blir det innhentet tilbud om å få utført arbeidet i kirken. For å sikre at Tjøme menighets perspektiver er representert kan det være hensiktsmessig å oppnevne en representant fra menigheten som deltar underveis i prosessen. a. Daglig leder får fullmakt til å innhente tilbud og inngå avtale basert på Riksantikvarens anbefaling. Det forutsettes at tilbud ligger innenfor prisestimat oppgitt i Sak 12/14+10% (totalt inkl mva). b. Tjøme menighets representant som følger prosessen er Odd Andreassen. 05.sep.2014 Brooke Bakken Sekretær