BEREDSKAP ALVORLIGE HENDELSER MYSEN SKOLE 17.08.2015
INNHOLD Beredskapsgruppe Mysen skole... 3 Om beredskapsplanen:... 4 Formålet med beredskapsplanen... 4 Etterarbeid og rapportering... 4 Ansvar og oppgaver for beredskapsledelsen... 5 Møtested for beredskapsledelsen... 5 Tiltakskort.... 6 Tiltakskort 1: Brann / vannskade... 6 Tiltakskort 2: Skadeverk / innbrudd / tyveri... 6 Tiltakskort 3: Ran / vold / trusler... 7 Tiltakskort 4: Personskade... 7 Tiltakskort 5: Bombetrussel... 8 Tiltakskort 6: Bygningsmessig / Teknisk svikt... 9 Tiltakskort 7: Dødsfall på skolen / i skoletiden... 9 Varslingsliste beredskapsledelse:...10 Støttepunkter...11 Oppgaver for beredskapsgruppas medlemmer ved krisesituasjoner...11 Kontakt med politiet....12 Førstehjelp:...12 Evakuering:...13 Varsle foresatte...14 Tilkall krisehjelp ved behov...15 Informasjonshåndtering og mediekontakt...15 Videre kontakt med skaddes foresatte...16 Informasjon...16 Elever:...16 Foresatte:...16 Støtte og omsorgstiltak...17 Etterarbeid...19 Sjekkliste for beredskapsgruppens medlemmer...20 2
Beredskapsgruppe Mysen skole Brannvesen tlf: 110 Politi tlf: 112 Ambulanse tlf: 113 Beredskapsgruppe ved Mysen skole: Leder beredskapsgruppe Thorfinn Oustorp, rektor Nestleder beredskapsgruppe Laila Studsrud, ass. rektor Medlemmer: Inger Johanne Authen Sentralbord, loggansvarlig Kari Høgvold SFO, loggføring ved behov Inger Fundingsrud Teamleder 1. 2. trinn Ida Røise Bye Teamleder 3. 4. trinn Susan Alvim Teamleder 5. 7. trinn Eileen Grøvdal Verneombud Rune Nygård Vaktmester Ved behov innkalles: Erik Unaas, ordfører Jan-Erik Buer, skolesjef Kriseteam Ansvar og oppgaver: Beredskapsleder vurderer hendelsens art og omfang, samt iverksetter eventuelle strakstiltak ut fra sin vurdering av situasjonen. Varsle øvrige medlemmer av beredskapsledelsen, samt avgjøre hvilke medlemmer, eventuelt underliggende enheter som skal innkalles. Gjennomføre førstemøte med vekt på: o Potensial/omfang o Fokus o Ressurser o Iverksette tiltak basert på fokuspunkter o Varsling o Informasjonsstrategi Føre aksjoner, situasjonsplott og logg, om mulig med fotodokumentasjon. Ha tydelig prioritering av: mennesker miljø materiell omdømme. Varsle/informere alle enhetene og personer som blir berørt. Klargjøre hvem som skal fronte media, og hvilken informasjon som er frigitt. 3
Om beredskapsplanen: Denne planen er utarbeidet for å dekke alle typer hendelser som Mysen skole blir involvert i hvor det er behov for krisehåndtering. Det gjelder både interne- og eksterne hendelser, samt hendelser som er av mer omdømmemessig karakter. Beredskapsledelsen er øverste strategiske ledelse ved alle kriser ved skolen, og skal sørge for en enhetlig og samordnet beredskap. Formålet med beredskapsplanen Formålet med beredskapsplanen er å sørge for at Mysen skole er proaktiv og systematisk i sin beredskapshåndtering. Beredskapsledelsen skal være forberedt på å kunne håndtere alle mulige scenarioer og trusler som skolen kan bli utsatt for. Eksempler på hendelser der beredskapsledelse skal settes: Hendelse på skolens område eller ved arrangementer i skolens regi, hvor situasjonen kan medføre personskade eller død. Hendelse på skolens område eller ved arrangementer i skolens regi, hvor situasjonen kan medføre skade på person, miljø, materiell eller omdømme. Hendelse i skolens kjernedrift som kan føre til tap av omdømme. Hendelse eller utvikling som over tid vil påføre skade for skolen hvis det ikke gripes inn, på person, miljø, materiell og omdømme. Store materielle skader eller økonomiske tap. Ran eller trussel mot personer. Skadeverk, sabotasje eller terrorangrep. Forurensninger/utslipp. Etterarbeid og rapportering Etter en hendelse skal ivaretakelse av berørt personell ha høyeste prioritet og uten å hindres av andre former for etterarbeid. Skolen skal legge til rette for dette arbeidet ved å skaffe til veie aktuelle personer og dokumentasjon, herunder å støtte personer ved behov. Møter, etterarbeid og rapportering blir koordinert av beredskapsledelsen. 4
Ansvar og oppgaver for beredskapsledelsen Beredskapsledelsen skal starte arbeidet så raskt som mulig og basert på sjekklisten under. Beredskapsleder vurderer hendelsens art og omfang, samt iverksetter eventuelle strakstiltak Skaffe seg oversikt over situasjonen, hva har skjedd o Mennesker, situasjon, sted, hva er allerede gjort Varsle øvrige medlemmer av beredskapsledelsen, samt avgjøre hvilke medlemmer, eventuelt andre som skal innkalles Avgjøre roller og ansvar i beredskapsledelsen o Hvem gjør hva Føre aksjoner, situasjonsplott og logg, om mulig med fotodokumentasjon Gjennomføre førstemøte med vekt på: o Potensial/omfang basert på worst case tankegang; hvilke konsekvenser har hendelsen for skolen o Fokus o Ressurser o Iverksette tiltak basert på fokuspunkter o Varsling o Velge informasjonsstrategi Ha tydelig prioritering av: mennesker miljø materiell omdømme Varsle/informere alle enhetene og personer som blir berørt Klargjøre hvem som skal fronte media, og hvilken informasjon som er frigitt. Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen Mobilisere nok ressurser basert på worst case tankegang Informere internt og eksternt. Etablere pressesenter etter behov. Etablere pårørende apparat etter behov. Telefoner Pårørende mottak Vurdere behovet for psykososial støtte Møtested for beredskapsledelsen Beredskapsledelsen skal møte i møterom 1 2 i 3. etasje på Mysen skole. Utenom skolens område møter beredskapsgruppen i 3. etasje på Heggin 3. 5
Tiltakskort. Tiltakskort 1: Brann / vannskade Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/ Varsling iht. branninstruks Informasjon Brannvesen Vakt- alarmsentral Verifisere informasjon om skadeomfang Prioritering i forhold til personer miljø materiell Tiltak Evakuering av personell fra truede områder Førstehjelp (fysisk / psykisk) Etablere oppholdsområde for evakuert personell Skadebegrensning Evt. vakthold ved behov Rapportering/ Oppfølging av berørt personell etterarbeide Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak HMS / avviksmelding Observatør / meldingsmottaker Beredskapsledelse Beredskapsledelse Tiltakskort 2: Skadeverk / innbrudd / tyveri Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/ Varsle beredskapsledelse Informasjon Varsling til politi Varsling til kommunal ledelse Tiltak Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre / notere vitner (navn / telefon) Signalement (øyenvitner) Vakthold Gjenopprett sikring av område / verdier Registrere skader Sikring av verdier / gjenstander Rapportering/ Anmelde etterarbeide Rapportering Evaluering av forløp / beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak HMS / avviksmelding Observatør / meldingsmottaker Beredskapsledelse Beredskapsledelse/ Kommuneledelse 6
Tiltakskort 3: Ran / vold / trusler Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/ Varsle beredskapsledelse Informasjon Varsling til politi Iverksett nødvendig hjelp / førstehjelp Varsling til kommunal ledelse Mottak / kontakt politi Tiltak Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre / notere vitner (navn / telefon) Skjerme berørte personer Signalement (øyenvitner) Mottak av politi Rapportering/ Ettervern (samle berørte, debrief, psykisk etterarbeide støtte) Anmelde Rapportering Oppfølging av berørt personell Evaluering av forløp / beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak HMS / avviksmelding Observatør / meldingsmottaker Beredskapsledelse Beredskapsledelse/ Kommuneledelse Tiltakskort 4: Personskade Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/ Iverksett nødvendig førstehjelp Informasjon Ring ambulanse 113 Varsle beredskapsledelse Tiltak Mottak av ambulanse (informere om hendelsesforløp) Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre / notere vitner (navn / telefon) Skjerme berørte personer Evt. ta vare på pårørende Rapportering/ Ettervern (samle berørte, debrief, psykisk etterarbeide støtte) Rapportering av skade Politi Arbeidstilsyn Oppfølging av berørt personell HMS / avviksmelding Evaluering av forløp / beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Observatør / meldingsmottaker Beredskapsledelse Beredskapsledelse/ Kommuneledelse 7
Tiltakskort 5: Bombetrussel Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/ Ring politi Informasjon Varsle beredskapsledelse Varsle kommunal ledelse Tiltak Vurdere trusselen Uspesifikk eller spesifikk? Er trusselen underbygd med krav, motiv, sted / tidsangivelse? Uspesifikk Spesifikk Observatør / meldingsmottaker Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeide Vent på politi Unngå evakuering hvis ingen andre indikasjoner Stille søk Evakuer ved funn Evakuer angitt område Evakuer tilstøtende arealer Gjennomfør søk (sammen med politi) Evakuert personell anvises oppsamlingsplass Informasjon til evakuert personell Ved telefonisk/muntlig trussel: Meldingsmottaker må notere: Hva som ble sagt. Stemme, tonefall, aksent Bakgrunnsstøy Skriftlig/elektronisk (eller annet) Sikre bevis/spor Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Observatør / meldingsmottaker 8
Tiltakskort 6: Bygningsmessig / Teknisk svikt Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/ Informasjon Varsle beredskapsledelse, evt. bygg og eiendom, vaktmester og teknisk vakt (993 68 773) Etablere kontaktperson på stedet. Tiltak Verifisere skadeomfang Prioritering i forhold til: personer miljø materiell Vurdere skadebegrensende tiltak Evakuering av elever / personell det det er behov Evakuerte anvises aktuell oppsamlingsplass Etablere vakthold / sikring ut fra behov Rapportering/ Rapportering av skade etterarbeide Politi Arbeidstilsyn Oppfølging av berørt personell HMS / avviksmelding Evaluering av forløp / beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Observatør / meldingsmottaker Beredskapsledelse Beredskapsledelse/ Kommuneledelse Tiltakskort 7: Dødsfall på skolen / i skoletiden Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/ Informasjon Varsle beredskapsledelse, evt. kommunalt kriseteam / politi Varsling av pårørende blir koordinert av beredskapsledelse / kriseteam / politi Tiltak Skjerme person og åsted mot uvedkommende og media Unngå spekulasjoner om årsak Forbered evt. mottak av pårørende Rapportering/ Rapportering av forløp: etterarbeide Politi Arbeidstilsyn Oppfølging av berørt personell HMS / avviksmelding Evaluering av forløp / beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Observatør / meldingsmottaker Beredskapsledelse Beredskapsledelse/ Kommuneledelse Dødsfall utenfor skoletiden, se beredskapsplan ved ulykker og død. 9
Varslingsliste beredskapsledelse: Navn Funksjon Telefon: Thorfinn Oustorp thorfinn.oustorp@eidsberg.kommune.no Laila Studsrud laila.studsrud@eidsberg.kommune.no Kari Høgvold kari.hogvold@eidsberg.kommune.no Inger Johanne Authen inger.johanne.authen@eidsberg.kommune.no Ida Røise Bye ida.roise.bye@eidsberg.kommune.no Inger Fundingsrud inger.fundingsrud@eidsberg.kommune.no Susan Alvim susan.alvim@eidsberg.kommune.no Eileen Grøvdal eileen.grovdal@eidsberg.kommune.no Rune Nygård rune.nygard@eidsberg.kommune.no Evt. også kontakte Jan-Erik Buer jan-erik.buer@eidsberg.kommune.no Tom-Arne Tørfoss tom-arne.torfoss@eidsberg.kommune.no Arbeid Mobil Rektor 69702102 95838204 Ass. rektor 69702107 45254336 Daglig leder SFO 69702141 95140376 Førstesekretær 69702100 95773258 Teamleder 91717262 1. 2. trinn Teamleder 45445814 3. 4. trinn Teamleder 95877765 5. 7. trinn Verneombud 94439308 90662718 90662718 Skolesjef 69702077 90517499 Rådmann 69702012 92013827 Erik Unaas erik.unaas@eidsberg.kommune.no Kriseteamtelefon 97091698 Ordfører 69702011 90025953 10
Støttepunkter Oppgaver for beredskapsgruppas medlemmer ved krisesituasjoner Leder beredskapsgruppe skal koordinere krisehåndteringen på skolen i nært samarbeid med kommunens kriseledelse og nødetatene. Kontakte politiet Ha ansvaret for krisen i en akuttfase inntil politiet kommer til stedet Innkalle og lede beredskapsgruppas arbeid (når akuttfasen er over) Ansvar for kriseinformasjon (må koordineres med politiet) Ansvar for informasjon til de berørte (barn, elever, studenter, ansatte, pårørende) Tett kontakt med barnehage/utdanningsinstitusjonens eier (kommune, fylkeskommune, privat eier) Avgjøre, i samarbeid med kommunens kriseledelse og politiet, behov for pårørendetelefon og pårørendesenter Nestleder beredskapsgruppe Lede beredskapsgruppa når beredskapsleder er fraværende Vurdere, i samråd med virksomhetseier og politi, om etablering av støttetjeneste for pårørende og sørge for at informasjon blir kunngjort Ved behov: Etablere, bemanne og drifte et på forhånd definert pårørendesenter Skaffe oversikt over hvem som er berørt Opprette kontakt med PP-tjenesten Vaktmester Ivareta de bygningsmessige utfordringene Sørge for skadebegrensning ved skade på bygninger, materiell m.m. Sørge for videre sikkerhet på tjenestestedet de første akutte timene hvis krisen er av bygningsmessig eller materiellmessig art Følge opp på skadestedet og organisere eventuelt etterarbeid av teknisk karakter Loggbokansvarlig Den enkelte kriseleder har ansvar for at det blir ført loggbok med dato og klokkeslett for skriftlig og muntlig informasjon, alle avgjørelser som tas med mens kriseleder er operativ, samt utførte oppgaver. Eksempel på loggbok: Dato og Tiltak Utført Informasjon/avgjørelser/utførte oppgaver Klokkeslett 11
Kontakt med politiet. Politi: Ring 112 (ev. lokalt politi 02800) Ved ulykke med personskade skal politiet varsles umiddelbart. Ved behov oppgis virksomhetens interne varslingsliste til politiet. Ansvar: Virksomhetsleder/stedfortreder eller første person til stedet skal varsle politiet. Følg politiets råd for å sikre ansatte og barn/elever/studenter inntil politiet er på stedet. Hva vil politiet vite? Hvem ringer? Hva har skjedd? Hvor har det skjedd? Har vedkommende kontroll på gjerningsmannen/-mennene/vet hvor han/de er? Hvem er gjerningsperson? Beskrivelse? Hva slags våpen er sett? Hvor mange er skadet/døde? Kan noen møte politiet og påvise hvor eventuell gjerningsperson befinner seg/ kjentmann? Hvem er varslet? Er det iverksatt tiltak fra virksomhetens side? Førstehjelp: Ring lege/ambulanse. Telefon 113 Hold kontakt med AMK- sentralen til nødvendig hjelp er kommet. Der vil du få veiledning om hva du skal gjøre til kvalifisert personell kan overta. 12
Evakuering: Fremgangsmåte Hensikt Samling i klasserom/grupperom om disse ikke må evakueres, alternativt oppsøke anvist oppsamlingsplass. Ansvarlig for gruppen i den aktuelle timen tar seg av gruppen. Personell må være gjort kjent med hva de kan gjøre i et rom for å maksimere overlevelse legge seg ned, holde seg vekk fra vinduer og dører, søke mot sikre plasser, ikke tiltrekke seg oppmerksomhet. Vente på signal til faren er over. Rolig opptreden fra leders side for å roe ned berørte. Følge politiets anvisning. Oppnå best mulig beskyttelse. Unngå at noen løper rundt på området eller forlater området alene. Få kontroll over hvor de enkelte befinner seg. Sikre at det ikke skjer flere ulykker. Skjerme for synsinntrykk. Roe ned og gi rett informasjon. Gi rom for reaksjoner og gi hjelp til å bearbeide disse. Momentliste for samlingen Roe ned og trøste Gjør det legitimt å vise følelser. Oppfordring til å trøste hverandre. Vis selv nærhet; forsiktig berøring og trøst til de som trenger det mest. Informer om hva som har skjedd Når situasjonen begynner å roe seg, gi nøktern og saklig informasjon som er frigitt. Ikke gi mer detaljer og vonde opplysninger enn nødvendig. Forsikre om at de skal få vite mer så snart nye opplysninger er tilgjengelig. Oppfordre til ikke å spre informasjon, for å skjerme den rammede og familien, til situasjonen er mer avklart. Fortell hva som skal skje Om mulig vil skoledagen fortsette, og det blir anledning til å prate. Avklar om det er noen som ønsker å bli hentet av foresatte for å dra hjem. Avklar om det er noen som trenger å bli igjen for å snakke. Neste dag vil det bli orientert om situasjonen. 13
Varsle foresatte Prioritet og fremgangsmåte Den skaddes foresatte skal umiddelbart varsles. Følg politiets anvisning. Varsling av andre foreldre avhenger av alder, opplevelser, alvor og tilknytning til den skadde. Eksempel: Varsling av den skaddes foreldre 1. Forsikre deg om at du snakker med rette vedkommende. Er det (navn):. Mor/ far til. 2. Presentasjon av deg. Dette er. ved Mysen skole 3. Hva har skjedd? Barnet ditt er blitt skadet. Lege er kontaktet. Tilstand: Eventuelt: Vi kan ikke si noe om tilstanden. 4. Oppmøte. Vi vil be deg komme til 5. Varsling av andre. Vil du at vi skal varsle den andre foresatte? Er det andre du vil at vi skal varsle? Navn Relasjon.. Telefon Navn Relasjon.. Telefon 14
Tilkall krisehjelp ved behov Kriseteamet er faglig rådgiver i spørsmål om psykiske reaksjoner og helse. Oppgaver Teamet gir skolens ledelse, tilsatte og foreldre råd i håndtering av psykiske reaksjoner. Teamet er tilgjengelig for samtaler med barn/elever/studenter, foreldre og tilsatte. Teamet vurderer barn/elever/studenter, tilsatte og foreldres psykiske reaksjoner og helse, med tanke på videre oppfølging og eventuell behandling. Teamet gir råd for videre håndtering i virksomhetens regi. Teamet kan ta del i den videre oppfølgingen. Informasjonshåndtering og mediekontakt Målet med god informasjonshåndtering og mediekontakt er å sikre at informasjon formidles til alle aktuelle målgrupper så raskt og presist som mulig. For å unngå rykter og spekulasjoner må all informasjon være troverdig og tillitvekkende. Virksomheten skal legge så godt som mulig til rette for en forsvarlig mediedekning, samtidig som en skal beskytte elever, foreldre og ansatte mot det store medietrykket som oppstår. Dette gjøres i samråd og nært samarbeid med politiet og kriseledelse. Noen generelle råd: Sørg for å holde åpne kanaler og god nok bemanning til informasjonsoppgavene (samarbeid tett med politiet og kriseledelsen). Oppdater nettsidene fortløpende. Vær troverdig og vis empati/medfølelse. Bidra med faktainformasjon og unngå spekulasjoner. En og samme talsperson utad. (Kan være behov for flere enn en ved stort medietrykk. Avklar da at det går ut lik informasjon.) Mediene vil raskt stille spørsmål til krisehåndteringen. Vær forberedt på dette for å unngå å få en krise i krisen. 15
Videre kontakt med skaddes foresatte Skolen følger opp den/de skaddes foresatte for å få vite hvordan det går både med den/de skadde og foreldrene. Målsetning med kontakten Ansvar Vise omsorg Begrense usikkerhet og bekymring ved å kunne opplyse de andre om tilstanden. Hindre at det oppstår usanne rykter som kan bli belastende, ved å informere raskest mulig, med rett og tilstrekkelig innhold. Beredskapsledelsen er ansvarlig for innholdet i informasjonen. Beredskapsledelsen har ansvar for at informasjonen ivaretar personvernet. Informasjon Elever: Skolen holder andre berørte elever oppdatert på situasjonen til den/de skadde. Beredskapsledelsen har ansvar for at all informasjon som skal ut til elever og ansatte ivaretar personvernet. Informasjonen skal være klarert med foresatte. Ved forverring Gi elevene tid til mental forberedelse. Informasjonen må inneholde mest mulig fakta. Gi mulighet til å spørre, men gi kun helt sikre svar. Ved død Se heftet «Beredskapsplaner, rutiner HMS-arbeid» s.7. Foresatte: For foreldrene er det viktig å vite: Hva som har skjedd, for oppfølging av egne barn. Hva skolen kommer til å gjøre i forbindelse med ulykken. Hva foreldrene bør gjøre. Hva som er normale reaksjoner hos barn/unge. Informasjon kan gi via telefon, SMS, skriftlig informasjon eller på nett. 16
Støtte og omsorgstiltak Ved større ulykker eller annen alvorlig hendelse vil man få pågang fra pårørende og andre som vil ha behov for informasjon og ulike former for ivaretakelse. Kriseteam, sammen med politiet og beredskapsledelsen vurderer behov for og eventuelt sørger for at det opprettes omsorgssenter og/eller pårørendesenter. Pårørende svartelefon Ved krisesituasjoner/alvorlige hendelser der politiet er involvert, vil i første rekke politiet bestemme om det skal opprettes pårørendetelefon. I samråd men politiet kan kriseteamet bestemme at skolen skal opprette egen pårørendetelefon. Omsorgssenter: Omsorgssenteret skal være et sted hvor innsatspersonell, berørte ansatte og elever blir ivaretatt, får nødvendig informasjon og eventuell oppfølging i forbindelser med krisesituasjoner. Pårørendesenter: Pårørendesenter skal være et sted hvor pårørende møtes uforstyrret og får informasjon. Med pårørende menes familie og nært relaterte ansatte/elever som har vært involvert i hendelsen 17
De ansatte: Når en elev blir alvorlig skadet, vil de ansatte bli utsatt for påkjenninger på mange områder: Håndtering av en akuttsituasjon Elevenes reaksjoner Å forholde seg til pårørende Å forholde seg til elevenes foreldre Å planlegge håndtering videre Egne reaksjoner Egne reaksjoner må gjerne settes til side for å ta hånd om alle de andre forholdene. Derfor er det viktig å gi rom for reaksjon og bearbeiding før de ansatte går hjem etter en traumatisk hendelse. Denne samlingen kan ha følgende innhold: 1. Kollegastøtte En fullstendig psykologisk debriefing krever litt større avstand til hendelsen, og bør eventuelt gjennomføres dagen etter. Samme dag handler det om: Å gi støtte til hverandre og vise omsorg for hvordan den enkelte har det. Fange opp om det er noen som trenger ekstra hjelp. Snakke kort gjennom det som har skjedd, for å gi den enkelte et helhetsbilde som kan minske eventuell skyldfølelse. 2. Planlegging av neste dag Oppfølging av den skadde og foreldrene Oppfølging av andre berørte Oppfølging av eventuell utøver av skade Kontakt med barns/medelevers foreldre Hjelpeapparat til å støtte seg på 18
Etterarbeid Debrifing Kriseteamet har ansvar for å vurdere den totale belastningen som personell utsettes for under en pågående kriseaksjon. På bakgrunn av dette har kriseteamet ansvar for at det settes i verk målrettede tiltak for å unngå senskader hos personer som har deltatt. Oppfølging av involverte Det kan være behov for videre oppfølging av involverte elever, ansatte og pårørende ved alvorlige hendelser. Evaluering og rapportering Skolen evaluerer og rapporterer til kommunens ledelse etter en større krisesituasjon. Rapporten bør blant annet inneholde følgende: Kortfattet beskrivelse av beredskapsgruppens oppgaver og innsats under aksjonen. Positive og negative erfaringer med samarbeidet med interne og eksterne aktører. Erfaringer med skolens varslingsrutiner og eventuelle forslag til forbedring. Eventuelle forslag til endringer i kriseberedskapsplanen. 19
Sjekkliste for beredskapsgruppens medlemmer Listen er en samling punkter som gruppen bør tenke gjennom før en eventuell krise skulle oppstå. Listen kan fungere som en sjekkliste ved en skrivebordsøvelse, men også som en påminnelse ved en eventuell krise. hva skal gjøres, av hvem og i hvilken rekkefølge. ANSVAR - LIKHET NÆRHET - SAMVIRKE ansvar den personen som har et ansvar i en normalsituasjon, har også dette ansvaret i tilfelle ekstraordinære hendelser likhet den organisasjonen som skal håndtere en krise, er mest mulig lik den daglige organisasjonen nærhet kriser skal håndteres på lavest mulig nivå samvirke beredskapsplanene skal lages i samarbeid med alle relevante etater i kommunen og lokalt politi HOVEDOPPGAVER AVKLARES Avklare ansvar Hvem eier krisen? Hvem skal vi forholde oss/rapportere til? Hvilke(t) bidrag er ønsket fra oss? Rollefordeling Har kriselederen avklart innbyrdes oppgaver? Hvem er mediekontakter? Hvem svarer hva på telefoner? Skal noe informasjon gis av politi, helsefaglig personell eller andre? Analysere situasjonen Hvilke informasjonsbehov vil oppstå? Hvilke målgrupper må ivaretas mht informasjon? Hvilke kanaler er mest hensiktsmessige for den enkelte målgruppe? Hvilket budskap skal gis når, og hvordan? Hvilke vinklinger vil mediene ha på sin dekning? Potensielle intervjuobjekter? Er omgivelsene godt kartlagt? Praktisk håndtering Er det opprettet møtested og møtetidspunkt for beredskapsgruppen/eventuelle pårørende/ansatte/kontakt med mediene? Får beredskapsgruppen direkte informasjon fra et eventuelt skadested? Er alle aktuelle informert (iht varslingslisten)? Er det lagt ut informasjon på nettet? Loggføres krisesituasjonen? Debrifing Er det sørget for debrifing og evaluering av kriseinformasjonsarbeidet? Er det sørget for at alle involverte får delta? Hvilket informasjonsbehov vil dukke opp i etterkant av krisen? 20