Versjon Kriseberedskap ved UiT Forhåndsdefinerte SBG-oppgaver. SBG-leder Udir Hvem eier. Liason Bindeledd Politistab -SBG

Transkript

1 Versjon Kriseberedskap ved UiT Forhåndsdefinerte SBG-oppgaver Funksjoner Oppgaver Liason Bindeledd Politistab -SBG SBG-leder Udir Hvem eier hendelsen? Personal- og Utdanningsdir Kom- BEA- IT-dir Leder organisasjonsdir dir dir berørt enhet Pårørendehåndtering Varsle politi og AT v/arbeidsulykke, dødsfall Debreefing Studentopplysninger Ytterligere varsling (naboer, dep,.. ) Informasjon Varling SBG utenom normal arbeidstid (Ovakt) Rigge beredskapsrom Oppnevnt fagperson til skadested Pårørendetelefoni Sikre Undervisningstilbud Sentralbord varsle SBG Kontakt m/brannvesen LOGG SBG hovedoppfølging Vurder behov for bistand fra gruppe 3 Pårørendesenter Kontakt m/politiet Materialsikring Skadebegrensning Sikre telefoni, data Status lokalt Oppfølging via fagperson Kontakt med m/politiet Info til studenter, Tilsette, media Tiltak: vann, brann, Innbrudd, adgangskontroll Bistå med opplysninger om ansatte, studenter Tilsattopplysninger Info-sentral Side 1 av 12 Versjon

2 SBG-LEDER - Oppgaver ved krisehåndtering Dato: SBG-leder (navn): Hendelse:.... Spørsmål / avklaringer Status/ tiltak som må iverksettes Ansvar Innkalling av SBG avklares: Gi beskjed til sentralbordet (normal arbeidstid) Gi beskjed til Ovakt (utenom ordinær arbeidstid) Få oversikt over hendelsen: Hva har skjedd og hva er problemet? Hvordan kan hendelsen utvikle seg? Tenk stort bilde og verste tilfelle. Ikke ha en vent og se holdning. Iverksett tiltak før jo heller. Målet er at innsatsen tidlig vil redusere mengden oppgaver/ utfordringer under krisehåndteringen og mengden problemer i etterkant. Definer Point-of-no-return og refokuser dersom situasjonen endrer seg. Etterspør hvilken varsling som er utført og avklar behov for ytterligere varsling 1 : Brann, politi, ambulanse, Statens strålevern? Ved alvorlig arbeidsulykke eller dødsfall skal politi og arbeidstilsynet varsles. Ved akutt forurensning skal brannvesenet varsles Departement, naboer til UiT? Ved ulykker i utlandet: Ved behov kontakt Norsk utenrikstjeneste og KRIPOS som har kontakt med de utenlandske myndighetene. Utenriksdepartementet telefon: KRIPOS telefon: Avklar - Hvem eier hendelsen? 1 Enhver leder av enhet ved UiT skal ved innmelding om alvorlig hendelse foreta innhenting av opplysninger jf første del av oppgave-skjema for Leder berørt enhet. Side 2 av 12 Versjon

3 Varsle leder av berørt enhet og avklar som eier hendelsen om intern faginnsats er varslet om verneombud er varslet om leder av berørt enhet skal møte i SBGs lokaler om det er utpekt fagperson på skadestedet og ev hvordan få kontakt med vedkommende Avklar med Politiet (02800) om de ønsker en liason. Etterspør pårørendehåndtering hos Pers-dir: Hva sier politiet mht pårørendehåndtering? Er informasjon som kan videreformidles til pårørende avklart med politiet? Bør UiT opprette pårørendetelefoni? Bør UiT opprette pårørendesenter/ -lokale? Etterspør informasjonshåndtering hos Kom-dir: Etterlys forslag til pressemelding og verifiser at denne er avklart med politiet. Godkjenn/ korriger pressemelding og vurder utsending. Tid og sted for møte m/presse? Aktuelt? Er krise-info side lagt ut på UiTs sider? Er telefonnummer for pårørende lagt ut? Etterspør materiell sikkerhet hos Bygg- og eiendomsdir: Finne en annen forkortelse? Ivaretas forhold omkring skadebegrensning og sikkerhet: vann, kjemikaliesøl, adgangskontroll, brannsikkerhet med mer. Kontakt med eier av bygningen opprettet? Side 3 av 12 Versjon

4 Personaldirektør - Oppgaver ved krisehåndtering Dato:. Navn: Hendelse:.... Spørsmål/ avklaringer Status/ tiltak som må iverksettes Ansvar Før logg over egne aktiviteter. Avgi situasjonsrapport til IT-direktøren etter avtale. Ved alvorlig personskade eller dødsulykke: varsle politiet (bruk primært 02800, sekundært ) og arbeidstilsynet ( ). Varsel til arbeidstilsynet skal bekreftes skriftlig så snart som mulig. Skaff oversikt over involverte. Enhetene skal ha oversikt over tilsatte og studenter som ev er på reise, feltarbeid eller tokt. Avklar med politiet (bruk primært 02800, sekundært ) hvilken informasjon UiT kan gå ut med til pårørende. Avklar med politiet om de varsler pårørende. Er personer innlagt ved UNN vil UNN varsle pårørende. UiT har i dag ikke oversikt over tilsatte eller studenters pårørende. Avklar om politiet oppretter pårørendetelefoni, og hvilket telefonnummer pårørende ev kan ringe. Det kan fremkomme informasjon fra pårørende eller andre som politiet har behov for å få kjennskap til: be pårørende kontakte politiet på 02800, eller direkte til pårørendetelefoni i politiet dersom det er opprettet. Vurder behov for opprettelse av pårørendetelefoni i personalseksjonen ved UiT (se beredskapshåndboka kap 4). Leder av SBG avgjør om det skal opprettes. Opprett ev samarbeid mellom pårørendestab i politiet og UiTs pårørendetelefoni. UiT må bry seg om pårørende. Hjelp til med praktiske ting som bestilling av flybillett, hotell, sørge for møteplass ved UiT og lignende. Side 4 av 12 Versjon

5 Ved dødsfall tilby bistand til berørte enhet (se beredskapshåndboka kap 4). Gjennomføre nødvendig debrifing av involverte parter (se beredskapshåndboka kap 4). Vurder behov for juridisk oppfølging. Etterarbeid mot SBG Avtal tidspunkt for etterarbeid og oppfølging av hendelsen (samle løse tråder, har vi gjort det vi skulle, er det noe som må roes i land!) Avhold en debrief for SBG etter operasjonen Sørge for at operasjonen blir evaluert, herunder gjennomgå loggene i fellesskap Ev oppdater oppgaveskjemaene Avslutningsmøte for SBG: Sett møtedato Side 5 av 12 Versjon

6 Utdanningsdirektør - Oppgaver ved krisehåndtering Dato:. Navn: Hendelse:.... Spørsmål/ avklaringer Status/ tiltak som må iverksettes Ansvar Føre logg for egne aktiviteter. Studentopplysninger/ undervisningsanliggender: Skaffe informasjon relatert til studenter Berøres planlagt undervisning, eksamen av hendelsen? Behov for tiltak for å sikre undervisning, eksamen til studenter? Samarbeid med berørt enhet i forhold til forannevnte. Vurdere behov for å eventuelt varsle naboer på universitetsområdet, departementet (se varslingsliste kapittel 1 i beredskapshåndboka). Side 6 av 12 Versjon

7 Kommunikasjonsdirektør - Oppgaver ved krisehåndtering (se egen retningslinje om kriseinformasjonshåndtering, kap 4 i beredskapshåndboka) Dato:. Navn: Hendelse:.... Spørsmål/ avklaringer Status/ tiltak som må iverksettes Ansvar Føre logg over egne aktiviteter. Kontakt politiet umiddelbart ved ulykke: bruk primært 02800, sekundært , for å avklare hvilken informasjon UiT kan gå ut med til media (se kommentarer under *). Lage forslag til informasjon som skal ut til politi, fagperson, liason. Gjøre pressemeldingen klar for utsending. Leder av SBG godkjenner pressemeldingen før den sendes ut. Gå i dialog med aktuell enhet om samordning av informasjon til tilsatte/ studenter. Samordne informasjon til intern faginnsats (på skadestedet) og eventuell liason. Hold disse personene løpende orientert om beslutninger SBG tar. Vurdere behov for og ev innkall sentralbordtilsatte. Vurdere behov for opprettelse av informasjonssentral i Admbygget. * Politiet uttaler seg om: Eventuelle omkomne Tilstanden til eventuelle skadde - eller henviser til vedkommende sykehus Navn på omkomne eller skadde Omstendighetene rundt selve ulykken Årsaken til ulykken Redningsarbeidet Udir kan etter hvert uttale seg om: I hvilken sammenheng ulykken skjedde Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan tenkes å få for UiT Liason er UiTs utsendte til lokal redningssentral (politistasjonen i byen) og vil være bindeledd mellom SBG og politiet mht strategisk ledelse. Dette kan være aktuelt ved kriser av et større omfang. Side 7 av 12 Versjon

8 Bygg- og eiendomsdirektør - Oppgaver ved krisehåndtering Dato:. Navn: Hendelse:.... Spørsmål/ avklaringer Status/ tiltak som må iverksettes Ansvar Før logg over egne aktiviteter. Etterspør informasjon om hendelsen hos innringer: Hva har skjedd og hva er problemet? Hvordan kan hendelsen utvikle seg? Tenk stort bilde og verste tilfelle. Etterspør hvilken varsling som er utført og avklar behov for ytterligere varsling: Brann, politi, ambulanse, Statens strålevern? Ved alvorlig arbeidsulykke eller dødsfall skal politi og arbeidstilsynet varsles. Normalt besørger personaldirektøren dette. Ved akutt forurensning er brannvesenet varslet? Berørt enhet, leder? Departement, naboer til UiT, eier? VARSLE redningstjeneste hvis dette ikke allerede er utført! Brann-110, Politi-112, Ambulanse-113 Kontakt Udir eller neste på varslingslisten. Overbring informasjon. Skal SBG innkalles? Utenom ordinær arbeidstid avklar ytterligere innkalling av SBG v hj a Ovakt tlf Utenom ordinær arbiedstid Side 8 av 12 Versjon

9 Ivareta materiell sikkerhet: Innhent informasjon på status (driftspersonell, enhet, vekter, enhet) vann, kjemikaliesøl, adgangskontroll, brannsikkerhet mv Iverksett skadebegrensning, sikring, avsperring Kontakt eier hvis det er leid lokale. Avklar m/politi anliggende mht bevisforspillelse Støttepersonell til Bygg- og eiendomsavd.: Ovakt, vaktselskap, støttepersonell, saneringsfirma etc. Side 9 av 12 Versjon

10 IT-direktør - Oppgaver ved krisehåndtering Dato:. Navn: Hendelse:.... Spørsmål/ avklaringer Status/ tiltak som må iverksettes Ansvar Være logg-fører for SBG. Rigge Styrerommet. Beredskapskasse hentes Data og telefonapparat kobles opp på møterommet Sett opp whiteboard Disponibel ressurs for SBG-leder Ivareta telefoni, IKT behov: Innhent bistand hvis det er behov ifbm telefonsystem, økt IKT-verktøy informasjon på status og behov for support Side 10 av 12 Versjon

11 LEDER berørt enhet - Oppgaver ved krisehåndtering Dato:. Leder enhet (navn): Hendelse:.... Spørsmål/ avklaringer Status/ tiltak som må iverksettes Ansvar Føre logg over egne aktiviteter Ved melding om hendelsen ved egen enhet innhent informasjon: Hva har skjedd og hva er problemet? Hvordan kan hendelsen utvikle seg? Tenk stort bilde og verste tilfelle. Etterspør hvilken varsling som er utført og avklar behov for ytterligere varsling: Brann, politi, ambulanse, Statens strålevern? Ved alvorlig arbeidsulykke eller dødsfall skal politi og arbeidstilsynet varsles. Personaldirektøren besørger normalt dette. Ved akutt forurensning er brannvesenet varslet? VARSLE redningstjeneste hvis dette ikke allerede er utført! Brann-110, Politi-112, Ambulanse-113 VARSLE SBG om hendelse via internt nødnummer tlf VARSLE egen innsatsgruppe, egen stedfortreder, instituttleder Møt opp på styrerommet, Administrasjonsbygget Enhver leders oppgave ved hendelse Side 11 av 12 Versjon

12 Aktuell bistand til SBG: Utpekt fagperson på skadestedet; ressurs for politi Etterspør hos lokal innsatsgruppe: ev evakuering, håndtering av skadde, etc. Avklare som eier hendelsen m/sbg-leder Bistå personaldirektører mht informasjon om pårørende og studenter. Opprydding og sikring av eget materiale. NB! Avklar med Bygg- og eiendomsdirektør om politiet har gitt klarsignal til at tiltak kan iverksettes på skadested slik at ikke bevismateriale blir forspilt. Side 12 av 12 Versjon