VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 5 08.01.2014 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kirsti By Raaum, tlf. 97027352 MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmann Aud Norunn Strand Postboks 38 3371 VIKERSUND Tilsyn - MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Vi viser til tilsynet hos MODUM KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON den 15.11.2013. Vedtak om pålegg I brev med varsel om pålegg av 02.12.2013 fikk dere frist til 22.12.2013 for å komme med kommentarer. Vi har mottatt tilbakemelding fra dere. Tilbakemeldingen, datert 19.12.2013, arkivsnr. 13/3462, beskriver at kommunen ikke har noen kommentarer til tilsynsrapporten med varsel om pålegg, og at de er i gang med å oppfylle de varslede påleggene. Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljølovens 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. Vi gir følgende pålegg: Pålegg - Endring og omstilling - rutine (ref. 1) Arbeidsgiver skal iverksette rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, andre ledd bokstav d og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 av 5 Arbeidsgiver skal utarbeide rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette fremgår av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav d og e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Under tilsynet kom det frem at virksomheten har gjennomført endringer som kan ha medført uheldige arbeidsmiljøbelastninger, og at virksomheten ikke hadde rutine som sikrer at endringer blir risikovurdert under planlegging og gjennomføring. Det foreligger brudd på bestemmelsen om rutine for å vurdere arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer. Pålegg - Arbeidsmiljøutvalg - opplæring (ref. 2) Arbeidsgiver skal sørge for at medlemmene i arbeidsmiljøutvalget får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre sine verv på en forsvarlig måte. For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av kurs-/kompetansebevis som angir innhold, og varighet av opplæringen for alle dagens medlemmer i arbeidsmiljøutvalget i Modum kommune. Dersom varighet av opplæringen er kortene enn 40 timer, så må det vedlegges en avtale som viser at partene i felleskap er blitt enig om at det er forsvarlig med kortere opplæring ut fra en vurdering av problemenes karakter og omfang. Hjemmel: arbeidsmiljøloven 7-4 og 6-5 første ledd og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-18 Arbeidsgiver skal sørge for at medlemmer av arbeidsmiljøutvalget får den opplæring som er nødvendig for at de skal kunne utføre sine verv på forsvarlig måte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 7-4 og 6-5 første ledd, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-18.
VÅR REFERANSE 3 av 5 Hensikten med opplæringen er at medlemmene i arbeidsmiljøutvalget skal ha god kunnskap om arbeidsmiljø for å kunne ivareta funksjonen. Krav til innhold i opplæringen fremgår av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-18. Opplæringens varighet skal som hovedregel være minst 40 timer, og den skal gis snarest mulig etter nyvalg. Opplæringen skal blant annet gi innføring og orientering om arbeidsmiljøloven og andre lover som gjelder på området, og hvordan vernearbeidet drives. Opplæringen skal tilpasses den enkelte virksomhets behov og utfordringer. I virksomheter med særlig kompliserte arbeidsmiljøproblemer, bør det gis spesiell opplæring. Under tilsynet kom det frem at ikke alle medlemmene i arbeidsmiljøutvalget hadde gjennomført opplæring. Det foreligger brudd på bestemmelsen om opplæring av medlemmer i arbeidsmiljøutvalget. Pålegg - Arbeidstid - oversikt over arbeidstid (ref. 3) Arbeidsgiver skal sørge for at det foreligger en oversikt over arbeidstiden til den enkelte arbeidstaker. Oversikten må vise all tid arbeidstakeren har stått til arbeidsgivers disposisjon. For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt en beskrivelse som viser hvordan kommunen sikrer at tillitsvalgte får innsyn i oversikten over hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten bør inneholde: Hva som er avtalt arbeidstid pr. dag, pr. uke Hva som er merarbeid pr. dag, pr. uke Faktisk arbeidet timer pr. dag, pr. uke Hva som er overtid etter arbeidsmiljøloven Hviletid mellom to hovedarbeidsperioder Ukentlig hviletid Hvor mange timer den enkelte arbeidstaker har arbeidet i løpet av åtte uker Hjemmel: arbeidsmiljøloven 10-7 Arbeidsgiver skal sørge for at det foreligger en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 10-7.
VÅR REFERANSE 4 av 5 Den tid arbeidstaker står til disposisjon for arbeidsgiver skal registreres. Oversikten skal vise antall timer alminnelig arbeidstid (eventuelt gjennomsnittsberegnet arbeidstid) og overtid for den enkelte arbeidstaker. I tillegg må det eventuelt fremkomme av registreringene hvor mye av arbeidsdagen som utgjør pauser som ikke er definert som arbeidstid. Oversikten skal føres fortløpende. Registreringene av arbeidstiden skal være et verktøy for arbeidsgiver til å kunne føre løpende kontroll med arbeidstiden til den enkelte arbeidstaker. Dette innebærer: påse at arbeidstaker holder seg innenfor arbeidstidsbestemmelsene påse av arbeidstidsordningen er slik at arbeidstaker ikke utsettes for uheldige psykiske eller fysiske belasntninger, og slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn Arbeidsgiver kan legge frem en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. En slik oversikt skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidtakernes tillitsvalgte. Under tilsynet fremkom det at tillitsvalgte kun får tilgang til arbeidsplaner, og ikke hvor mye arbeidstakerne faktisk har arbeidet. Det foreligger brudd på bestemmelsen om at det skal foreligge en oversikt over arbeidstiden, og at den er tilgjengelig for de tillitsvalgte. Hva skjer hvis dere ikke oppfyller pålegget innen fristen? Hvis ikke pålegg er oppfylt innen fristen, kan vi ilegge dere tvangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Tvangsmulkt vil si at dere må betale et fastsatt beløp for hver dag eller hver uke fram til dere har oppfylt pålegget, eller at dere må betale et engangsbeløp. Vi kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil dere har oppfylt pålegget, jf. arbeidsmiljøloven 18-8. Dere kan klage Dere kan klage på dette vedtaket jf. forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra dere mottar dette brevet. For nærmere informasjon om klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter, se www.arbeidstilsynet.no/klage. Hva må dere gjøre? Dere må sende oss en skriftlig tilbakemelding for hvert enkelt punkt innen fristen. Tilbakemeldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller en stedfortreder. Tilbakemeldingen kan også undertegnes av verneombudet eller en representant for de ansatte.
VÅR REFERANSE 5 av 5 Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt. Med hilsen Arbeidstilsynet Tove Svensli tilsynsleder (sign.) Kirsti By Raaum seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: etatsverneombud Evy Aasmundrud hovedverneombud Trond Martinsen helse- og sosialsjef Nanna S. Nordhagen personalsjef Jorunn Marki hovedtillitsvalgt NSF Lena Liljedal hovedtillitsvalgt Fagforbundet Liv Jare Tømte