LabOra TID Brukerveiledning for Proster Velkommen som bruker av LabOra TID! For å logge deg på TID må du laste ned en påloggingsknapp til skrivebordet. Windows: Åpne Windows Explorer og lim inn denne lenken: http://s3.mylabora.com/europe/norge/tid/tidnorge.msi Mac: http://s3.mylabora.com/europe/norge/tid/tid%20-%20norge.pkg: Logg på med ditt brukernavn og passord fra Prostemodulen/Medarbeideren. Da vil det komme opp et vindu som ser slik ut: Litt om menyvalgene på venstre side: Min : Dette er prosten sine arbeidsplaner, timeregistrering osv. Men siden prosten ikke er innbefattet i den nye avtalen, vil det meste på denne siden være uaktuelt. Men det er en knapp som er viktig: Delegering. Her kan du gi tilgang til prostesekretær/prostesaksbehandler samme tilgang som prosten har. Og du kan gi tilgang til en vikar for prosten (i ferier/fravær) eller til andre. Trykk på Delegering og så på Ny delegering dersom du skal delegere til en annen prost i bispedømmet. Eller på Ny administrator dersom du skal gi tilgang til prostesekretær/prostesaksbehandler eller en annen prest. Skriv inn brukernavnet til vedkommende, og programmet vil finne personen. Organisasjon: Viser en oversikt over hele organisasjonen. Velg ditt prosti ved å klikke i oversikten på venstre side. Da kan man se sitt prosti og informasjon om prestenes ansettelse (timelønn + ukearbeidstid. Det er bispedømmekontoret som har lagt inn disse tallene, ta kontakt med dem dersom det ikke stemmer) og om beredskapsfaktor. Hvis man i et prosti ikke har bereskapsfaktor 1/7, kan man endre størrelsen for hver enkelt prest i prostiet her. 1(11)
Planlegging: Her kan du legge inn beredskap, ha oversikt over planer, timeregnskap og budsjett, og du kan legge inn timesaldo for prestene fra 1. arbeidsperiode. Arbeidsplan: Her kan du se prestenes arbeidsplaner. Programmet vil automatisk ta deg til den uken man er inne i. Men du kan velge andre uker ved å klikke på kalender-symbolet oppe til venstre eller klikke deg fram uke for uke med de små trekantene ved siden av kalender-symbolet. Et rødt utropstegn foran navnet på en prest betyr at det ikke finnes noen arbeidsplan for vedkommende i denne uken. Timeregistrering: Oversikt over timeregnskap. Velg prest og velg måned, og du ser oversikt over timeregnskap for vedkommende. Prosten kan her gå inn og om nødvendig lage, rediger og bekrefte et timeregnskap for en prest. Beredskap: Her kan prosten legge inn beredskap for prestene og ha oversikt over beredskap. Beredskapsmal: Her kan prosten redigere beredskaps-maler og legge til nye beredskaps-maler. Sykefravær: Her kan prosten registrere sykefravær for en prest. Dette er viktig fordi når presten er syk, kan man ikke forvente at vedkommende skal gå inn i TID og gjøre dette selv, derfor er det tilrettelagt for at både prest og prost kan gjøre dette. Legg til periode ) og velg fraværsårsak. Trykk på Sykefravær, og du vil se en liste med meldte fravær. Når en innmeldt sykemelding er undersøkt, trykk på det røde utropstegnet, og statusknappen vil bli en grønn hake. For å melde fra om sykdom, velg Ny sykefravær oppe til venstre. Velg om meldingen bare gjelder for en enkelt dag (klikk på: Legg til dag ) eller om det gjelder en periode (klikk på: 2(11)
Oversikt: Her kan prosten ha oversikt over arbeid, fri og beredskap i prostiet. Man kan se en uke eller man kan velge kortere eller lengre periode. Fravær vil vise med grønn farge. For å vise kun fravær, trykk på knappen Fravær øverst på linjen. Man kan velge antall dager for visningen ved å endre på tallet i den lille boksen øverst til høyre. Budsjett: Her har prosten oversikt over arbeid, beredskap og økonomi. Man kan velge tidsperiode, så oppdatere og få fram oversikten. Og man kan eksportere til Excel Saldo: Hvis man tar programmet i bruk midt i året, trenger man å legge inn timer fra Excel-arket som tidligere har vært i bruk. Det står per 2. mai, men det kan man bare glemme, programmet vil ta med de timer man legger inn ved oppstart, uansett når på året det er. Bundet tid (planlagt tid) saldo: = tallet til høyre øverst på Excel-arket. Fordi TID fungerer litt annerledes enn Excel-arket, vil minustimer i Excel måtte føres inn som pluss-timer i TID. Og evt. plusstimer må føres inn som minus-timer i TID. Ubundet tid saldo: = tallet nederst til høyre på Excel-arket: Overføring til uke 18. Her er pluss = pluss og minus = minus. Godkjenning: I dette vinduet foretar man godkjenning av timeregistrering, fravær og skjemaforslag (forslag til nye arbeidsplaner). 3(11)
1. Godkjenne søknad om ferie og permisjon Trykk på knappen Godkjenning i venstre meny-side. Det vil være et rødt utropstegn der dersom det ligger noe som skal godkjennes. Trykk på knappen Fravær. Det vil være et rødt utropstegn ved siden av knappen hvis det er kommet inn en søknad fra en prest. Dersom du klikker på linjen med status oransje, vil du også se kommentarer som presten evt. har lagt inn i søknaden. Ved å krysse av knappen for: Ikke behandlet vil du se kun de søknadene som ikke er behandlet. Dersom søknaden er ok, trykk på knappen Godkjenning i høyre meny-side. Dersom du vil at søknaden skal gå tilbake til presten, trykk Avvis. Et kommentar-felt vil dukke opp og du kan skrive inn dine kommentarer. Trykk på den nederste firkanten (Avvis). En godkjent søknad kan tilbakekalles ved å trykke på Tilbakekall. Skriv evt. inn kommentar og trykk på den nederste firkanten ( Tilbakekall ). Presten vil da kunne se at den godkjente søknaden er tilbakekalt og prostens kommentar. Godkjent ferie eller permisjon legges automatisk inn i prestens arbeidsplan. Det er mulig både å overføre fraværslister til PDF og ta direkte utskrift, se symbolene oppe til høyre i vinduet. 4(11)
2. Legge inn beredskap 2.1. Beredskapsmal Det er mulig å lage mange ulike beredskapsmaler. Beredskapsmaler vises bare for det enkelte prosti. I programmet ligger det to standardmaler (ukestart/ukeslutt) som kan brukes dersom beredskapen går fra torsdag til torsdag + maler til bruk på noen røde dager da man også skal legge inn beredskap mellom kl. 0800 og 1700. Disse må altså legges oppå allerede tildelt beredskap i de ukene det gjelder. Når man skal sette inn beredskap i arbeidsperioden, velger man først den malen man vil bruke og legger den ut på prestene på forskjellige uker. En beredskapsmal kan ikke gå over to uker, så hvis man har beredskap hele uker (f.eks. fra torsdag til torsdag), må man derfor ha 2 maler, en som dekker fra torsdag kveld til søndag midnatt, og en som dekker fra mandag kl. 0000 til torsdag morgen. Og så må man legge Ukeslutt-malen på en uke, og Ukestart-malen på neste uke. n man har ulike løsninger på Beredskaps-perioder, og det kan være at man enkelte dager har endringer, kan man lage nye beredskapsmaler som passer for ditt prosti og dine behov. Så legger man inn beredskap basert på riktige maler. For å lage en ny beredskapsmal, klikk på Planlegging og så på Beredskapsmal. Velg Ny mal i menyvalget på høyre side. Dette vinduet kommer opp: Gi først skjemaet et navn. Klikk på kategorien Beredskap oppe i høyre hjørne og hold nede musknappen, dra den inn på en dag og plasser den. Så kan du justere tidsrammen ved enten å klikke og dra i kanten (topp/bunn) av tidsperioden, eller dobbeltklikke og velge tid. Du kan flytte denne beredskapsbolken ved å dra den, eller du kan kopiere den til en annen dag ved å holde nede CTRL-tasten, klikke og dra. Når du er ferdig, klikk på Lagre og lukk oppe på menylinjen. 2.1. Legge inn beredskap Trykk på knappen Planlegging og deretter på Beredskap Velg først en Beredskapsmal Velg så: Ny periode i menyen helt til høyre. 5(11)
Sett en startdato og sluttdato. Vinduet som vises ser da slik ut: For å se hvilken beredskapsmal du har valgt og hvordan den ser ut, trykk på Beredskapsmal på toppen av menylinjen. I eksempelet her går beredskap fra onsdag ettermiddag til søndag midnatt. Hvis ikke alle prestene skal ha bereskap, kan du velge hvilke du vil se ved å trykke på knappen: Velg ansatt oppe i høyre hjørne. Velg der hvilke prester som skal vises. Sett inn beredskap ved å klikke inn i firkantene for den enkelte prest. Dersom bereskapsmalen er delt i to og man ønsker å legge inn hele uker: Gjenta prosessen, men velg da først en annen beredskapsmal. Velg så: Ny periode i menyen til høyre. Og sett samme periode som ovenfor. Vinduet som da kommer opp, ser slik ut: Den lilla fargen viser hvor man har brukt beredskapsmalen Ukeslutt, og bruker man så malen Ukestart kan man da krysse av for samme prest i uken etterpå, dermed får presten beredskap fra torsdag til torsdag. Husk ellers at du kan lage dine egne beredskapsmaler så mange du vil. De bereskapsmalene du lager vil være bare for ditt prosti. Før arbeidsplaner blir godkjent, må beredskap være lagt ferdig for at programmet skal telle riktig. Beredskap blir låst for prestene når skjemaforslag blir godkjent. Dersom man i arbeidsperioden må endre beredskap, så er det enklest å bytte mellom to prester, uten å endre på noe i programmet. For endringer vil påvirke tellingen. Derfor kan man ikke tildele beredskap eller endre beredskap for prest etter at en arbeidsplan er godkjent. 6(11)
Ellers vil jo alle tall og timer bli feil. Se bildet under: Hvis man må endre: Gå til Godkjenning, velge Skjemaforslag, velg prest og trykke på Tilbakekall i menyen til høyre. Først da kan man redigere skjemaet og så må godkjenningsprosedyren gjøres på nytt. Hvis man prøver å redigere en periode med godkjente skjemaforslag, vil man få beskjed om at det ikke er mulig å fjerne beredskapen, og knappene vil være grå: Da må altså skjemaforslaget først tilbakekalles. 7(11)
3. Godkjenne skjemaforslag/arbeidsplan En prest kan lage et skjemaforslag til ny arbeidsplan og sende den til prosten. Se Brukerveiledning for prester. Dersom det foreligger skjemaforslag til godkjenning, vil det vise med et rødt utropstegn når du står på Godkjenning. Klikk på Godkjenning og så på Skjemaforslag I listen over prester vil det vise et rødt utropstegn ved den presten som har sendt inn et forslag. Velg det skjemaet du vil se på ved å trykke på feltet til høyre for Skjemanavn oppe på menylinjen og velg så aktuelt skjema. De skjema som er godkjent, står med grønn skrift, de skjema som ikke er godkjent, står med oransje skrift. Normaltimer er nå synlig i arbeidsplanen. Normaltimer (for en prest som arbeider 35,5, timer) = 28, 4 timer x antall uker i perioden minus de timene man får tildelt ekstra på grunn evt. beredskap i perioden. Spesielt for røde dager: Hvis det er rød dag i en uke, vil TID automatisk legge inn mindre arbeidstid den uken, fordi en rød dag er en fridag. Hvis man arbeider på en rød dag, vil man få disse arbeidstimene registrert som normaltid, og når man kommer til timeregnskapet, vil man i tillegg få 100% timer ekstra der for den samme arbeidstiden. 8(11)
Gå gjennom ukene skjemaet varer. Dersom presten bruker Medarbeideren, vil avtaler fra Medarbeideren vise og fortelle hvilke oppgaver som ligger der som gjør at vedkommende prest kanskje må arbeide kveld eller helg. Hvis ikke, er det mulig for presten å legge inn kommentarer på arbeid på kveld/helger. I kolonnen til høyre vil det vise en del tall under overskriften Beregnet tid i planperioden. Planlagt mer-/mindre-tid i planperiode er tallet som vil endre på ut-saldo i forhold til inn-saldo. Øverst oppe til høyre vil det stå den planlagte tiden i gjeldende uke og hvor mange timer som er planlagt i denne planperioden (ikke ubundet tid). I tallene nederst finner man: - Tilleggslønn i perioden. - Dager med arbeid + Gjennomsnittlig ukesarbeidstid. - Info om beredskap i perioden. (Antall timer og antall dager). - Knappen Ekstra info vil gi deg mer info fra planen. - Arbeidstimer på lør/søn + morgen/kveld + røde dager + natt Dersom forslaget er ok, kan du godkjenne det, og dette blir den godkjente arbeidsplan for perioden. Dersom du vil redigere forslaget, kan du trykke på Rediger i høyre kolonne og redigere. Trykk på Lagre og lukk, og du kan gå inn og justere forslaget. Hvis du vil avvise forslaget, trykk Avvis. Et kommentarfelt kommer opp, og du kan skrive inn dine kommentarer og så trykke på firkanten nederst Avvis. For å ha oversikt over hvor mye hver enkelt arbeider og hva det medfører av økonomi, kan man gå til Planlegging og Budsjett, da vil dette vinduet komme opp: Velg periode du vil se på ved å klikke på dato-feltene øverst, og så på Oppdater. Prosten vil her ha oversikt over (alle tall gjelder den valgte perioden) - Antall arbeidstimer - Dager med arbeid - Gjennomsnitttlig ukentlig arbeidstid - Beredskap antall timer og antall dager 9(11)
- Ekstra timer og ekstra kostnader - Bereskapsoversikt: Natt + morgen/kveld Denne samme oversikt vil også bispedømmekontoret ha. For prosti og for hele bispedømmet. Budsjettet kan skrives ut til Excel. 4. Godkjenne timeregistrering Når en prest har lagt inn faktisk arbeidstid, kan du gå inn og se hvor mye vedkommende har arbeidet. Klikk på Planlegging, deretter på navnet på Timeregistrering og finn så presten i listen. Klikk på navnet til presten, og timeregistreringen for vedkommende kommer opp. Velg måned i meny-nedtrekket på toppen av siden. Du kan også redigere i dette vinduet. Klikk på Rediger i menyen til høyre. Det vil si at du kan legge inn/fjerne arbeidstid. (Men dette gjelder kun i spesielle tilfeller, vanligvis vil presten selv legg inn dette!). Lagre og lukk når du er ferdig. Det er mulig å overføre timeregistreringen til PDF og å ta direkte utskrift. Det er viktig at prestene sender inn timeregistrering hver måned når måneden er slutt. Se brukermanual for prestene. Prosten skal godkjenne en måned. Klikk på Godkjenning Dersom det ligger bekreftede skjema og venter på godkjenning fra prosten, vil det vise et rødt utropstegn bak Timeregistrering under Godkjenning. Og når man klikker på Timeregistrering og velger måned, vil følgende vindu komme opp (her er januar 2016 valgt): Et tidsregnskap kan ha følgende status: - Rødbrun farge: Ikke bekreftet - Gul farge: Bekreftet av prest, men ikke godkjent av prost - Grønn farge: Bekreftet av prest og godkjent av prost 10(11)
Klikk på symbolet mellom boksen og navnet på presten for å se på tidsregnskapet før det skal godkjennes. I det vinduet som da kommer opp, kan du ikke redigere, bare se hvordan det ser ut. Klikk på det røde krysset oppe i venstre hjørnet (Avbryt) for å komme tilbake til godkjennings-vinduet. Klikk i den lille firkanten foran navnet på presten og klikk Lås opp hvis du vil at presten skal endre på noe før godkjenning. Presten kan da gå inn i måneden og endre, og så sende skjemaet på nytt for godkjenning. Hvis alt er ok: Klikk i den lille firkanten foran navnet på den presten du vil godkjenne og klikk Godkjenn. Den utgående saldoen som presten har (pluss/minus-timer) vil da bli overført som en Inn-saldo på neste måned. 5. Support I avtalen mellom Agrando AS og bispedømmet ligger det at man har fri support. I Brukerveiledningen for prester, står det: De aller fleste av spørsmålene knyttet til Arbeidsplan/Timeregistrering handler om forståelse både av programmet og av avtaler/hvordan timer regnes ut. Agrando AS kan ikke ha support på disse utfordringene. All support og alle spørsmål må derfor rettes til prost/bispedømmekontor, som så evt. kan kontakte Agrando AS. Agrando AS gir prost/prostesekretær fri support på alt som har med tekniske spørsmål å gjøre, og med ting i programmet som er feil/ikke fungerer. Men Agrando AS kan ikke svare på spørsmål som har med forståelse av avtalen som er inngått, og på spørsmål som man finner svar på ved å lese brukermanualen. 11(11)