LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: 20.09.06 kl. 10.00 STED: Liss-salen Nordli Samfunnshus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 008/06 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Lierne kommune 2007 009/06 Orientering fra KomRev Trøndelag IKS- Forvaltningsrevisjon 010/06 Fremtidig lokalisering av KomSek Trøndelag IKS 011/06 Referatsaker Eventuelt Grong, 12.09.2006 Kåre Viken (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 per.morten.bjorgum@komsek.no Kopi: -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)
SAK 08/06 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR 2007 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I LIERNE KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg 20.09.2006 Per Morten Bjørgum 08/06 Lierne 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner følgende forslag til driftsbudsjett for 2007 for kontrollog tilsynsarbeidet i Lierne kommune med en total ramme på kr 401.500,00. Budsjett -07 10802 Ledergodtgjøring 5.000 10803 Møtegodtgjørelse 5.000 10804 Godtg tapt arbeidsfortj 2.000 10990 Arbeidsgiveravgift 1.000 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 1.500 11151 Bevertning ved møter 1.000 11501 Kurs- og oppholdsutgifter 25.000 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse innenf. 1.500 11601 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenf. 1.500 Kjøp av sekretariatstjenester 105.000 Kjøp av revisjonstjenester 253.000 Sum 401.500 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.06.2004. - Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. - Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger: I den nye forskriften om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner er det inntatt bestemmelser om budsjettbehandlingen. Av 18 går det fram at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge 2
formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Det går videre fram av merknadene til 1. ledd at: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Vurdering: Som i 2005 fremmes forslag om å samle alle budsjettposter som gjelder kontroll og tilsyn under samme ansvar, kalt kontroll og tilsyn. Fra kommunen er følgende erfaringstall innhentet: Budsjett - Regnskap -05 Budsjett -06 05 10802 Ledergodtgjørelse 5.000 5.000 5.000 10803 Møtegodtgjørelse 6.000 3.900 4.000 10804 Godtgjørelse tapt 2.000 1.250 2.000 arbeidsfortjenest 10990 Arbeidsgiveravgift 1.000 716,25 1.000 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 2.000 1.400 2.000 11151 Bevertning ved møter 0 546,40 0 11501 Kurs- og oppholdsutgifter 14.000 1.900 15.000 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse 2.000 336 2.000 innenf 11601 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenf. 1.000 1.310 1.000 11900 Husleie 0 710 0 11901 Leie av lokaler 0 990 0 13750 Kjøp av sekretariatstjenester 98.000 97.500 98.000 13750 Kjøp av revisjonstjenester 240.000 240.000 243.000 Sekretariatet har utarbeidet følgende forslag til budsjett basert på erfaringstall og tidligere vedtak, bla angående ledergodtgjørelse og møtegodtgjørelse. Foreslåtte budsjettposter refereres under med kommentarer. FORSLAG DRIFTSBUDSJETT FOR 2006 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET TJENESTE 10005: REVISJON OG KONTROLLUTVALG Post: Tekst: Beløp: 10802 Ledergodtgjørelse 5.000,00 Beløpet refererer seg til tidl. vedtak 10803 Møtegodtgjørelse Beløpet refererer seg til erfaringstall 5.000,00 10804 Godtgj. tapt arbeidsfortjeneste 2.000,00 Beløpet refererer seg til erfaringstall 3
10990 Arbeidsgiveravgift 1.000,00 Beløpet refererer seg til erfaringstall 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 1.500,00 3 abonnement på tidsskriftet Kommunerevisoren, kr 1.500 11151 Bevertning ved møter 1.000,00 Beløpet refererer seg til erfaringstall 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25.000,00 Kontrollutvalget er etter forskriftsendringen i 2004 gitt nye oppgaver og en mer sentral kontroll- og tilsynsrolle. Det vil være nyttig for utvalget å kune delta f.eks på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen som avvikles i januar hvert år. Deltakelse her stipuleres til ca. 8.000,- /deltaker, hvorav kr 5.000 i kursavgift og kr. 3.000 i reiseutgifter. 11600 Kjøregodtgjørelse 3.000,00 Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til møter,samt kjøring ved deltakelse på kurs/samlinger 13751 Kjøp av sekretariatstjenester (KomSek Trøndelag IKS) 105.000,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4 % jfr den kommunale deflator) 13752 Kjøp av revisjonstjenester (KomRev Trøndelag IKS) 253.000,00 Representantskapet for selskapet har enda ikke vedtatt budsjett for 2007, og et midlertidig beløp er hentet fra selskapets økonomiplan og justert for prisstigning (4% jfr den kommunale deflator) Dette gir følgende forslag satt inn i tabell: Budsjett -07 10802 Ledergodtgjøring 5.000 10803 Møtegodtgjørelse 5.000 10804 Godtg tapt arbeidsfortj 2.000 10990 Arbeidsgiveravgift 1.000 11001 Faglitteratur/tidsskrifter 1.500 11151 Bevertning ved møter 1.000 11501 Kurs- og oppholdsutgifter 25.000 11600 Kjøre- og diettgodtgjørelse innenf. 1.500 11601 Kjøre- og diettgodtgjørelse utenf. 1.500 Kjøp av sekretariatstjenester 105.000 Kjøp av revisjonstjenester 253.000 Sum 401.500 4
SAK 09/06 ORIENTERING FRA KOMREV TRØNDELAG IKS- FORVALTNINGSREVISJON Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg 20.09.2006 Per Morten Bjørgum 09/06 Lierne 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning. Vedlegg: Prosjektplan: Saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandlingen- utviklingsetaten Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger: KomRev Trøndelag IKS vil i møtet orientere om planlagt forvaltningsrevisjonsprosjekt: 1. Saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandlingen- utviklingsetaten Revisjonen har utarbeidet prosjektplan for prosjektet- denne er vedlagt. 5
SAK 010/06 FREMTIDIG LOKALISERING AV KOMSEK TRØNDELAG IKS Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg 20.09.06 Liv Tronstad 010/06 Lierne 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges frem til drøfting uten innstilling til vedtak Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) skal behandle sak om fremtidig lokalisering i sitt møte i oktober på grunnlag av vedtak gjort i representantskapets møte i mai 2006. Her gjengis utdrag fra representantskapets vedtak i sak 06/06: Det skal utredes mulighetene for en eventuell samlokalisering av ansatte i Steinkjer. Dersom samlokalisering blir aktuelt, må det vurderes en alternativ plassering til Steinkjer. I den forbindelse ønskes det synspunkter fra kontrollutvalgene på KomSek sin fremtidige lokalisering. I dag har KomSek 5,5 stillingshjemler til disposisjon. Selskapet er lokalisert med hovedkontor i Steinkjer med 3 ansatte i 2,5 stilling, og avdelingskontor i Namsos, Grong og Levanger bemannet med 1 stilling på hvert kontor. Ved avdelingskontorene er selskapet samlokalisert med KomRev Trøndelag IKS (KomRev). Når det gjelder bemanningen ved de 3 avdelingskontorene er selskapet i den situasjon at de ansatte har sluttet eller kommer til slutte innen kort tid. Selskapet er med dette i en meget vanskelig situasjon og har derfor utlyst to ledige stillinger. Før ansettese vil skje må den fremtidige lokaliseringen være klar. Daglig leders ønske om størst mulig samlokalisering av selskapets ansatte begrunnes med de ansattes arbeidsmiljø, og kvaliteten på de tjenester selskapet skal utføre for sine eierkommuner og kontrollutvalg. Ved en samlokalisering kan selskapet: bygge opp et større fagmiljø utnytte de ansattes ulike kompetanse bedre utvikle spesialkompetanse på fagområder etter kvalifikasjoner 6
øke muligheten for samarbeid og teamjobbing, og ha flere å spille på ved vanskelige saker få en større likhet på tjenester som leveres til kontrollutvalgene få større sikkerhet for god kvalitet på leverte tjenester, kvalitetssikring i travle tider kunne ta unna topper for hverandre ha muligheter til overlapping være bemannet også under ferieavvikling (sommerferie) bli mindre sårbar ved sykdom bli mindre sårbar dersom ansatte slutter utvikle et bedre arbeidsmiljø stå sterkere i forhold til å møte konkurranse utenfra stå sterkere i forhold til å konkurrere om oppdrag i kommuner utenfor eierkommunene redusere kostnader til interne møter ha mulighet til flere korte og uformelle møter etter behov få et bedre tilgjengelig arkiv når alt samles et sted Det finnes også motargumenter for samlokalisering slikt som: økte kostnader for selskapet i form av lengre kjøreavstand til de enkelte kommuner Dette kan til dels oppveies i form av effektivisering. større avstand mellom sekretariatet og revisjonen, som vil kreve faste rutiner for informasjonsutveksling. Når det gjelder fremtidig lokalisering er det fra daglig leders synspunkt store fordeler og sterkt ønskelig å samle hele kontoret ved Fylkets hus i Steinkjer. Et annet alternativ kan være å ha et avdelingskontor i tillegg til hovedkontoret på Steinkjer. Det er representantskapet som skal avgjøre spørsmålet om fremtidig lokalisering. Kontrollutvalgenes syn i saken vil bli presentert for representantskapet eller fremført av de ulike eieres representant i møtet. En ber kontrollutvalget vurdere hvor avgjørende det er for kontrollutvalgets arbeid at sekretariatet er lokalisert ved avdelingskontorene som i dag, sett opp mot de fordeler selskapet vil oppnå ved samlokalisering i form av arbeidsmiljø, gode kvalitetsmessige og sikre tjenester, kompetanseflyt, sårbarhet i forhold til tjenesteleveranse ved sykdom eller fratredelse. Steinkjer 4. september 2006 Liv Tronstad (sign) Kontrollsjef 7
SAK 011/06 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg 20.09.06 Per Morten Bjørgum 011/06 Lierne 06 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar referatene til etterretning. Vedlegg (sendes ut kun til utvalgets faste medlemmer): 1. Skatteregnskapet for Lierne kommune 1. halvår 2006, datert 12.07.06 2. Melding om politisk vedtak: Årsberetning for Lierne kommune 2006 3. Melding om politisk vedtak: Årsregnskap for Lierne kommune 2006 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: 8