DESENTRAL FAKTURABEHANDLING NTNU RUTINE OG TILLEGG

DESENTRAL FAKTURABEHANDLING NTNU RUTINE OG TILLEGG Sist oppdatert 03.06.2003 ncm K:\ok\regnskap\Regnskap ny\rutiner\rutiner11i Kontrollert\Leverandør\Desentral_fakturabehandling.doc Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 1 av 18

Innhold Desentral registrering av inngående faktura... 3 Registrere Faktura/kreditnota... 3 Registrere Fakturakonteringer... 6 Lagre... 7 Avslutte registrering... 7 Registrering av Kreditnota...8 Spørring hente frem faktura... 9 Avbryte spørring... 9 Nullstill post... 9 Endre registrert faktura...10 Rapporter... 10 Standardrapporter AP (leverandør)... 11 Registreringsrapport... 11 Standardrapporter GL (hovedbok)... 13 Standardrapporter AR (kunde)... 13 Se rapport... 13 TILLEGG... 15 Desentral registrering av fakturaer... 15 Informasjonsflyten... 15 Unntak... 15 Forenklet Navigatormeny... 16 Endre passord... 16 Nye hurtigtaster... 17 Mapping... 18 Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 2 av 18

Desentral registrering av inngående faktura Registrere Faktura/kreditnota Ansvarsområde: Naviger: Skjermbilde: Utføres av: Nøkkelhendelse: NTNU_DS Fakturabehandling Lev Registrering Faktura Fakturaer (NTNU) Ankomstfunksjonen på alle kontorer Motta inngående faktura/kreditnota! Motta faktura/rentenota/kreditnota! Kontroller at faktura/rente-/kreditnota er et originalbilag og inneholder tilstrekkelige opplysninger.! Fyll ut konteringsstempel. Naviger Registrering Faktura Du kommer til skjermbildet Fakturaer (NTNU) Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 3 av 18

1. Registrer følgende opplysninger: Type Valg (bruk kun en av disse to): Standard - for faktura Kreditnota - for kreditnota [ ] Sted: Skriv inn rett kostnadssted, evt søk med [Ctrl + L] KID dersom slik finnes Husk ALLE nullene i KID, også innledende. Andre felt skal ikke røres. NB Dersom KID-nummeret har > eller eller lignende bakerst, skal KID-nummeret IKKE skrives inn. KID skal ikke skrives inn på Kreditnota Resten av feltene benyttes foreløpig ikke ved NTNU Gå videre med OK Leverandør Velg leverandør fra liste [Ctrl + L]. Skjermbildet Leverandørnavn kommer opp. Oppgi en delverdi for å begrense listen, eller %-tegnet for å se alle verdier. Trykk på knappen Finn eller trykk [Enter]. Velg riktig Leverandør og trykk OK. Alternativt avgrense søket ved å skrive inn deler av leverandørnavnet og trykk [Tab]. Velg riktig leverandør. Leverandørnummer kommer opp automatisk. Dersom leverandøren IKKE er registrert, sendes fakturaen til Regnskasseksjonen. Leverandørnr. Som alternativ til leverandørnavn kan leverandørnummer angis direkte, eller man kan velge fra liste [Ctrl + L]. Leverandørnavnet kommer opp automatisk. Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 4 av 18

Bankkonto Velg riktig leverandørsted i form av bank-kontonummer. Hvis det er registrert kun ett sted kommer dette opp som standardverdi. Hvis det er registrert flere steder velger man fra liste med [Ctrl + L]. Du skal alltid sjekke at bankkonto på Faktura stemmer med bankkonto i systemet. Hvis den ikke gjør det, skal fakturaen sendes Regnskapsseksjonen Fakturadato Angi fakturadato på formatet dd.mm.åå. Alternativt kan man velge dato fra kalender ved å trykke [Ctrl + L]. Dagens dato kommer opp som standardverdi dersom man går forbi feltet ved hjelp av [TAB]. Fakturanr. Skriv inn Fakturanummer (ikke skriv innledende nuller, se eks nedenfor) Fakturanr: Du skriver: 98 45 89 984589 084589 84589 (sløyf innledende null) F04111 F04111 (ikke sløyf denne nullen) NB Dersom fakturanr mangler, må annen tekst/tall som sier noe om fakturaen legges inn, eks: TV-lisens: Lisensnr og periode, Abonnementsnr og periode, ved medl.kontingent, legg inn navn på inst. eller person osv. Innlegging av dagens dato forteller ingenting!! Fakturabeløp Angi totalbeløp på fakturaen (inkl avgifter, frakt og div gebyr): Positivt beløp ved Standard faktura (eks. 100,00) Negativt beløp ved Kreditnota (eks. 100,00) NB Sjekk at fakturabeløpet er det samme på faktura, giro og i Fakturabeløp-feltet. Valuta NOK er standard. Faktura med utenlandsk valuta sendes Regnskapsseksjonen Betingelser Når du har valgt leverandør vil systemet automatisk legge inn korrekte betingelser. Du kan overstyre den automatiske ved å legge inn en annen betingelse. Utfør Trykk [Enter] eller klikk på knappen [Konteringer] får å få tildelt midlertidig bilagsnummer og for å gå videre til konteringsbildet Bilagsnummer Midlertidig bilagsnummer tildeles automatisk for fakturaen (endelig bilagsnummer tildeles ved godkjenning) Skriv midlertidig bilagsnummer oppe i venstre hjørne på fakturaen Utfør Lagre med [Ctrl+S] eller diskettsymbol i menylinjen Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 5 av 18

Registrere Fakturakonteringer (Fordeling av kostnader/inntekter) Konteringer I dette skjermbildet (utsnitt) har du to muligheter: Hvis du på konteringsstempelet kun har én linje, føres denne på linje 1. Hvis du på stempelet har flere linjer, vil du føre en ny linje i skjermbildet for hver linje på konteringen (bruk pil ned for å ta i bruk ny linje). Du skal kun fylle ut Beløp, Kontostreng og Avgiftskode Skriv inn Beløp og trykk [Tab] Trykk [Ctrl + L] når markøren kommer til Kontosreng-feltet. Du får da opp dette bildet: Her skal du kun fylle ut: Art (alltid) Sted (alltid) Prosjekt (evt) Analyse (evt) Firma (evt) Avslutt med OK / [Enter] Når du har lagt inn ett eller flere beløp må du sjekke at de to beløpene oppe til høyre er like. Fakturasum = Konteringssum Dersom du har gjort noe feil eller hvis Fakturasum er forskjellig fra Konteringssum, blir fakturaen sperret. Konteringssum vil da stå med rød skrift. Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 6 av 18

Avgiftskode Trykk [Ctrl + L] for å se aktuelle valg. Velg riktig kode og trykk [Enter] Lagre Du er nå ferdig med registreringen og kan trykke [Ctrl + S] for å lagre, eller du kan velge kommando Fil " Lagre og fortsett Tips: Kommandoen Fil " Lagre og fortsett kan du iverksette med [Alt + F] og deretter R Send fakturaen snarest til Regnskapsseksjonen Du kan nå fortsette med faktura nr to osv. Avslutte registrering Når du er ferdig med registreringen og har lagret, kan du avslutte med kommando Fil Avslutt Oracle Applications Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 7 av 18

Registrering av Kreditnota Når du mottar en kreditnota, har det vært en faktura tidligere vedr. samme vare/tjeneste. Hvis fakturaen er betalt, og du vet at det ikke kommer en ny faktura i umiddelbar fremtid, kan du kontakte leverandøren og be om å få fakturabeløpet utbetalt til NTNUs konto. Dersom du har både faktura og kreditnota, kan du legge inn begge to: 1. Registrer faktura på ordinær måte. I rubrikken Betal alene står det en hake. Fjern haken før du trykker [Enter] og får midlertidig bilagsnummer. Bokfør kontering på ordinær måte. 2. Når Kreditnotaen føres, velges Kreditnota i feltet Type. Du får en melding (Notat), som du klikker [OK] på. Resten legges inn som ordinær faktura. Husk at betingelsene må være like på faktura og kreditnota (helst Kontant) NB Beløp legges inn med (minus) foran. 3. I Konteringen gjøres likedan med beløpet. Husk (minus) foran beløpet. Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 8 av 18

Spørring hente frem faktura Du kan hente frem registrerte fakturaer f.eks for å se om den er betalt. Ansvarsområde NTNU_DS Fakturabehandling Lev Fra Navigatormenyen velger du Registrering " Faktura Du kommer inn i det vanlige registreringsbildet Trykk [F11] for å gjøre klar til spørring Skriv inn ønskede søkekriterier: Maske% - alle som begynner med Maske (med STOR forbokstav) %aske% - alle med aske inni navnet %ulius%aske% - alle med både ulius og aske inni navnet %2000 alle fakturaer fra år 2000 Fra dette skjermbildet kan du spørre om f.eks Leverandør Navn (Husk STOR/liten bokstav) Leverandørnr Faktura Nummer Faktura Beløp Faktura Dato Kombinasjoner av navn, nummer osv Trykk [Ctrl + F11] for å utføre spørring Avbryte spørring En spørring kan avbrytes (før den er startet med [Ctrl + F11]) med [F4] Nullstill post Før du starter en spørring kan det være greit å nullstille posten (fjerne alt på linja). Plasser markør på ønsket linje Bruk ikon for Nullstill post : Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 9 av 18

Endre detalj(er) i faktura som ikke er godkjent En faktura som er registrert (lagt inn), men som ikke er godkjent, kan endres. Dette kan du gjøre selv om du har fått midlertidig bilagsnummer. Dersom fakturaen er godkjent vil den være sperret for endring, så her er det ingen fare for feil! Du kan endre en eller flere enkeltdetaljer som beløp, kontering osv, eller du kan legge en helt ny faktura oppå den gamle hvis denne ikke skal benyttes. Hvis du gjør dette må du huske å påføre det midlertidige bilagsnummeret på den nye fakturaen, og slette det på den gamle. Søk opp aktuell faktura (se Spørring hente frem faktura på forrige side) Vi har to aktuelle vinduer: 1. Det første er Fakturaer 2. Det andre er Konteringer Hvis du kun skal endre i ett av skjermbildene bildet, gjør du slik: Hent frem faktura Endre detalj(er) Lagre med [Ctrl + S] Hvis du skal endre beløpet som står i begge skjermbildene må du utføre alle disse trinnene: Hent første skjermbilde (Fakturaer) Endre detalj(er) Lagre med [Ctrl + S] Hent andre skjermbilde (Konteringer) Endre detalj(er) Lagre med [Ctrl + S] Rapporter Pr i dag er det tre muligheter for å ta ut regnskapsrapporter fra Oracle: Discoverer Via Discoverer (hjelpeprogram) kan en hente posterings- og total(saldo)-rapporter for art, sted, prosjekt eller analyse. Kurshefte er tilgjengelig på Internett. Standardrapporter Standardrapporter kan (for desentrale brukere) hentes ut fra regnskapshovedbok, leverandørmodulen eller kundemodulen. Disse har et standard oppsett fra Oracleleverandøren og tilbudet er omfattende. Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 10 av 18

FSG-rapporter FSG-rapporter (Finacial Statement Generator) er skreddersydde saldo-rapporter fra regnskapshovedboka. Disse omtales ikke her. Standardrapporter AP (leverandør) Det finnes en rekke standardrapporter i leverandørreskontroen der du kan definere forskjellige utvalgskriterier og hva rapporten skal omfatte. Rapportene kan kjøres ut på skjerm eller papir. Når du er pålogget som fakturabehandler kan du fra Navigatormenyen velge Annet Prosessforespørsler Kjør Velg En enkelt prosessforespørsel Flytt markøren til feltet Navn og trykk [Ctrl + L] for å se aktuelle rapporter. Velg ønsket rapport Klikk på [Start]-knappen Når du har valgt en rapport må denne genereres av programmet. Dette kan ta litt tid. Registreringsrapport Rapport som viser hvilke registreringer du har gjort i løpet av en dag eller periode (dag, dager, uke, måned osv) Når du er pålogget som fakturabehandler kan du fra Navigatormenyen velge Annet Prosessforespørsler Kjør Flytt markøren til feltet Navn og trykk [Ctrl + L] for å se hvilke rapporter du kan velge mellom. Velg Faktura - register Klikk på [Start]-knappen Nytt parameterbilde kommer frem: Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 11 av 18

Fyll ut kun disse feltene: Registrert av Fra registrert dato Til registrert dato Regnskapsperiode De andre feltene skal ikke røres Trykk [Ctrl + L] og velg ditt eget brukernavn Første dato i perioden du vil undersøke Siste dato i perioden du vil undersøke Trykk [Ctrl + L] og velg aktuell periode Klikk [OK] for å starte Nytt vindu (Start prosessforespørsler) kommer på skjermen Klikk [Start] for å starte Nytt vindu (Prosessforespørsler) kommer på skjermen. Du kan se hvor langt forespørselen din har kommet Klikk [Oppdater data] av og til inntil du får meldingen Ferdigmeldt Når rapporten er fullført, velger du [Vis utdata] Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 12 av 18

Standardrapporter GL (hovedbok) Det finnes en rekke standardrapporter i hovedboka der du kan definere forskjellige utvalgskriterier og hva rapporten skal omfatte. Rapportene kan kjøres ut på skjerm eller papir Når du er pålogget som saksbehandler kan du fra Navigatormenyen velge Annet " Prosessforespørsler " [Start en ny prosessforespørsel] " [OK] Følg samme prosedyre som i Standardrapporter Leverandør En nyttig rapport heter Kontoanalyse (180 tegn). Den kan gi opplysninger fra Regnskapshovedboka. I Regnskapshovedboka får du oversikt over samtlige inn- og utgående fakturaer. Fyll ut som vist nedenfor. Pass på at feltet Valgte kontokombinasjoner er tomt. I dette eksempelet søker vi etter alle arter (0000-ZZZZ) for k.stedet 450120 med samtlige prosjekt (000000-ZZZZZZ) osv. Standardrapporter AR (kunde) Det finnes en rekke standardrapporter i kundereskontroen der du kan definere forskjellige utvalgskriterier og hva rapporten skal omfatte. Rapportene kan kjøres ut på skjerm eller papir Når du er pålogget som saksbehandler kan du fra Navigatormenyen velge Kontroll Prosessforespørsler Kjør Følg samme prosedyre som i Standardrapporter Leverandør Se rapport Når du har bedt om en/flere rapporter, kan du be om å få se den/de. Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 13 av 18

Velg Vis på hovedmenyen Velg Prosessforespørsler Trykk [Søk etter] for å be om å se rapportene. Velg aktuell rapport og klikk [Vis utdata]. Rapporten vil deretter vises i Word eller en annen tekstbehandler. Når rapporten kommer frem i tekstbehandleren kan det ofte lønne seg å velge skrifttype Courier med 8 pkt. skriftstørrelse og liggende utskrift: (Fremgangsmåten gjelder i WordPad) 1. Trykk [Ctrl] + A for å merke hele rapporten 2. Velg Format Skrift Skrift=Courier og Størrelse=8 OK 3. Velg Fil Utskriftsformat Liggende OK Rapporten kan kopieres til Word eller Excel for videre bearbeiding. Du kan også lagre den for videre bearbeiding eller senere fremhenting Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 14 av 18

TILLEGG Desentral registrering av fakturaer Fra 2001 har alle enheter ved NTNU ankomstregistrert grunnleggende opplysninger vedr. egne innkommende fakturaer i regnskapssystemet. Den attesterte/kontrollerte, anviste og ankomstregistrerte fakturaen skal etter ankomstregistrering sendes Regnskapsseksjonen sentralt for fremhenting, tildeling av endelig bilagsnummer og postering. Informasjonsflyten Norsk faktura m/registr. leverandør Registrerer Leverandørreskontro AP Discovererrapporter Kundereskontro AR Regnskaphovedbok GL Pers/lønn SLP FSGrapporter Standardrapporter Unntak 1. Faktura med utenlandsk valuta skal sendes Regnskapsseksjonen 2. Faktura med ikke-registrert eller utenlandsk leverandør skal sendes Regnskapsseksjonen 3. Faktura der leverandørens bankkonto ikke stemmer med systemets bankkonto, skal sendes Regnskapsseksjonen 4. Arter under 4000, 9xxx-arter samt en del lønns/reisearter skal ikke benyttes Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 15 av 18

Forenklet Navigatormeny Ved oppstart har du en Navigator-meny med ett felt. Før musepilen til nederste høyre hjørne av menyen Klikk venstre mustast Dra mot høyre Still markøren på den kommandoen du bruker ofte (Registrering Faktura i eksemplet nedenfor) Klikk på [Legg til] Menyvalget legges nå inn i høyre menybilde og du kan taste tallet foran menyvalget, 1, for å starte arbeidet med fakturaer i stedet for å bruke mus. NB Ikke trykk [Enter] etter at du trykket 1-tallet. Endre passord Benytt kommando Rediger # Preferanser # Endre passord Nytt passord må - ha minst 8 tegn - ha både bokstav(er) og tall - ikke ha to like tegn etter hverandre Når du siden evt skifter passord kan du ikke bruke et passord som er benyttet de siste 700 dagene. Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 16 av 18

Nye hurtigtaster NB Merk at: Tidligere [F7] (start spørring) nå er [F11] Tidligere [F8] (utfør spørring) nå er [Ctrl + F11] Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 17 av 18

Mapping For at du skal få ønsket skjermbilde må du ha riktig mappe. Mappen avgjør bl.a. rekkefølge og bredde på de feltene du skal se på skjermen. Når du har startet opp programmet skal du ha dette skjermbildet: Hvis rekkefølgen på feltene (Type [ ] Leverandør Leverandørnr. osv) ikke er som ovenfor, klikker du på mappesymbolet (til venstre i ringen ovenfor) og velger DS Fakturabehandling Lev MELANDN Gjør tilsvarende i vinduet for konteringer. Der skal du velge mappen Desentral MELANDN Endret av: ncm Dato endret: 03.06.2003 Side 18 av 18